Access數(shù)據(jù)庫技術(shù)與應(yīng)用教程課件第6章 報(bào)表

第六章報(bào)表報(bào)表是Access數(shù)據(jù)庫對象之一，主要用來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的打印。在數(shù)據(jù)處理過程中，數(shù)據(jù)表、查詢或SQL語句是主要的數(shù)據(jù)源，窗體是重要的數(shù)據(jù)輸入信息格式，而報(bào)表則是數(shù)據(jù)輸出處理的有效方式。本章節(jié)目錄6.1報(bào)表的概述6.2

報(bào)表的創(chuàng)建6.3

報(bào)表的使用6.4

報(bào)表的打印輸出6.1

報(bào)表的概述Access2003系統(tǒng)提供的報(bào)表主要有4種類型，分別是縱欄式報(bào)表、表格式報(bào)表、圖表報(bào)表和標(biāo)簽報(bào)表。1．縱欄式報(bào)表顯示方式類似于窗體的格式，在報(bào)表的界面上以垂直方式顯示記錄，數(shù)據(jù)表的字段名和字段內(nèi)容一起顯示在報(bào)表的主體節(jié)內(nèi)。2．表格式報(bào)表顯示方式類似于數(shù)據(jù)表的格式，主要以行、列的形式顯示記錄，一頁可以顯示多條記錄，適合輸出記錄較多的數(shù)據(jù)表，便于閱覽。

3．圖表報(bào)表數(shù)據(jù)以圖表方式顯示，類似Excel中的圖表，以便更加直觀的顯示數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。4．標(biāo)簽報(bào)表一種特殊類型的報(bào)表，將數(shù)據(jù)做成標(biāo)簽形式，一頁中顯示許多標(biāo)簽。

6.1.1報(bào)表的類型6.1.2報(bào)表的結(jié)構(gòu)1．報(bào)表的7個節(jié)

(a)默認(rèn)設(shè)置報(bào)表結(jié)構(gòu)(b)增加報(bào)表頁眉/頁腳(c)報(bào)表完整結(jié)構(gòu)報(bào)表的內(nèi)容以“節(jié)”劃分，每個節(jié)都有特定用途，輸出時按一定順序顯示各節(jié)的信息。在設(shè)計(jì)視圖中，完整的報(bào)表對象結(jié)構(gòu)包含以下7個節(jié)：（1）報(bào)表頁眉節(jié)在報(bào)表的開始處，用來顯示報(bào)表標(biāo)題或說明性文字，只在報(bào)表的第一頁打印一次。一般用來設(shè)計(jì)報(bào)表的標(biāo)題。（2）頁面頁眉節(jié)在報(bào)表的每一頁的頂部，一般用來顯示數(shù)據(jù)列標(biāo)題或記錄的分組標(biāo)題。一個頁面只能有一個頁面頁眉。（3）組頁眉節(jié)是輸出分組的有關(guān)信息，一般用來設(shè)計(jì)分組的標(biāo)題或提示信息。（4）主體節(jié)是報(bào)表顯示數(shù)據(jù)的主要區(qū)域，一般用來處理每條記錄，按照指定字段顯示一條或多條記錄。（5）組頁腳節(jié)組頁腳節(jié)也是輸出分組的有關(guān)信息，一般用來設(shè)計(jì)每組需要輸出的信息，如分組的一些小計(jì)＼平均值等。（6）頁面頁腳節(jié)頁面頁腳在報(bào)表每頁的底部，用來顯示本頁的頁碼信息。一個頁面只能有一個頁面頁腳。（7）報(bào)表頁腳節(jié)報(bào)表頁腳節(jié)在報(bào)表的結(jié)束處，用來顯示整個報(bào)表的匯總結(jié)果及報(bào)表的生成時間，在報(bào)表數(shù)據(jù)結(jié)束處打印。說明：單擊“視圖”→“報(bào)表頁眉、頁腳”菜單項(xiàng)，才能顯示報(bào)表頁眉節(jié)和報(bào)表頁腳節(jié)。單擊“視圖”→“排序與分組”菜單項(xiàng)，才能顯示組頁眉節(jié)和組頁腳節(jié)。2.節(jié)的“格式”屬性

（1）高度“高度”屬性用來設(shè)置節(jié)的高度。對于沒有控件的節(jié)，將節(jié)的“高度”屬性設(shè)置為0，該節(jié)被隱藏。對于有控件的節(jié)，如果控件高度不為0，節(jié)的高度就無法設(shè)置為0。節(jié)的高度可以拖動鼠標(biāo)調(diào)整。（2）可見性“可見性”屬性用來設(shè)置節(jié)的內(nèi)容是否顯示。如果將節(jié)的“可見性”屬性設(shè)置為“否”，該節(jié)區(qū)域不可見。（3）背景色“背景色”屬性用來設(shè)置節(jié)的背景色。整個報(bào)表沒有“背景色”屬性，只能在每個節(jié)中單獨(dú)設(shè)置。（4）特殊效果“特殊效果”屬性用來設(shè)置節(jié)的特殊效果。節(jié)的特殊效果有3種：平面、凸起、凹陷。說明：節(jié)沒有“寬度”屬性，報(bào)表有“寬度”屬性，在任何一個節(jié)中拖動鼠標(biāo)改變寬度，都是改變整個報(bào)表的寬度。

6.1.3報(bào)表的視圖在報(bào)表的設(shè)計(jì)與顯示中經(jīng)常要用到報(bào)表的視圖方式，因?yàn)樵诓煌囊晥D方式下可完成不同的操作。報(bào)表的視圖方式只要有三種：設(shè)計(jì)視圖、打印預(yù)覽和版面預(yù)覽。（1）設(shè)計(jì)視圖，用于創(chuàng)建和編輯報(bào)表結(jié)構(gòu)。在設(shè)計(jì)視圖添加各種控件，設(shè)置數(shù)據(jù)來源，定義和調(diào)整報(bào)表布局。（2）打印預(yù)覽視圖，用于查看報(bào)表的頁面輸出形態(tài)。在設(shè)計(jì)視圖建立的報(bào)表，主要用打印預(yù)覽視圖查看效果。（3）版面預(yù)覽視圖，用于查看報(bào)表的版面設(shè)置。在該視圖中，報(bào)表只顯示幾個記錄作為示例。說明：在不同視圖之間進(jìn)行切換通常用2種方法：方法1：單擊窗口左上角的“視圖”按鈕，選擇一種視圖。方法2：“視圖”菜單→選擇一種視圖。

圖6-6單擊“視圖”按鈕圖6-7單擊“視圖”菜單6.2報(bào)表的創(chuàng)建在報(bào)表的創(chuàng)建過程中，使用最多的就是“使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表”，它對于報(bào)表的設(shè)計(jì)非常重要。報(bào)表設(shè)計(jì)具有數(shù)據(jù)量多、布局要求高等特點(diǎn)，如果完全依靠設(shè)計(jì)視圖中手工設(shè)定每一項(xiàng)，將會十分復(fù)雜。使用向?qū)В斎胱约旱脑O(shè)計(jì)思想，依靠系統(tǒng)自動完成報(bào)表設(shè)計(jì)，并且在設(shè)計(jì)視圖中加以修飾，這樣不僅可以簡化復(fù)雜的手工布局過程，而且還可以使設(shè)計(jì)出來的報(bào)表更加合理、更加美觀。6.2.1使用“自動創(chuàng)建報(bào)表”創(chuàng)建報(bào)表使用“自動創(chuàng)建報(bào)表”可以選擇數(shù)據(jù)源、縱欄式版面或表格版面，但不能選擇報(bào)表的格式，也無法選擇出現(xiàn)報(bào)表中的字段，所創(chuàng)建的報(bào)表包含了數(shù)據(jù)源的所有字段和記錄。

6.2.2使用各類報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表1．使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表2．使用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表3．使用“標(biāo)簽向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表6.2.3使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表使用“自動創(chuàng)建報(bào)表”與“向?qū)А钡姆椒▌?chuàng)建報(bào)表，操作簡單，容易掌握，但是模式固定而又缺少變化，報(bào)表的格式不能隨心所欲，所以，還要學(xué)習(xí)使用“設(shè)計(jì)視圖”創(chuàng)建報(bào)表。6.2.4幾種創(chuàng)建報(bào)表方法的對比創(chuàng)建報(bào)表方法優(yōu)點(diǎn)與特點(diǎn)不足自動創(chuàng)建報(bào)表：縱欄式操作最簡單每頁顯示記錄比較少自動創(chuàng)建報(bào)表：表格式操作簡單，且每頁可以顯示較多記錄——報(bào)表向?qū)Р僮骱唵?，可以根?jù)系統(tǒng)提示，完成設(shè)計(jì)分組字段、排序字段等操作操作步驟比較多圖表向?qū)Р僮骱唵危荒苁褂么朔椒ㄔO(shè)計(jì)該類報(bào)表——標(biāo)簽向?qū)Р僮骱唵?，只能使用此方法設(shè)計(jì)該類報(bào)表——設(shè)計(jì)視圖能創(chuàng)建不同風(fēng)格的報(bào)表，能使用系統(tǒng)提供的所有工具。可以在此視圖中修改前幾種方法創(chuàng)建的報(bào)表。需要熟練掌握工具箱的使用6.3報(bào)表的使用1.報(bào)表的常用屬性（1）記錄源定義了報(bào)表的數(shù)據(jù)源，將報(bào)表與某個數(shù)據(jù)表或查詢綁定。屬性框中也可以輸入SQL語句。（2）篩選用來定義篩選條件，在屬性框中輸入條件表達(dá)式，使報(bào)表只輸出符合條件的記錄。（3）打開篩選用來定義篩選條件是否生效，如果選“否”，即使有篩選條件也不起作用，如果選“是”，報(bào)表將按篩選條件的要求顯示記錄。

說明：“篩選”屬性要與“打開篩選”屬性聯(lián)合使用。6.3.1報(bào)表的常用屬性及工具箱的使用

（4）排序依據(jù)用來定義記錄的排序條件，通常指定字段作為排序依據(jù)。（5）啟動排序用來定義排序條件是否生效，如果選“是”，報(bào)表按排序條件將記錄排序顯示。（6）標(biāo)題用來定義顯示在報(bào)表標(biāo)題欄中的字符，如果不設(shè)置“標(biāo)題”屬性，標(biāo)題欄默認(rèn)顯示報(bào)表保存在數(shù)據(jù)庫中的名稱。報(bào)表本身沒有“名稱”屬性。

2.報(bào)表工具箱的使用

一般系統(tǒng)會在報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中自動彈出工具箱，若沒有彈出，可以選擇Access的“視圖”菜單下的“工具箱”命令，就可以彈出報(bào)表的工具箱。要熟練使用報(bào)表工具箱中的工具，就必須了解各種工具的用途。

6.3.2．報(bào)表控件的使用報(bào)表是容器對象，創(chuàng)建報(bào)表的主要內(nèi)容就是在報(bào)表中添加各種控件。報(bào)表關(guān)于控件的操作步驟與窗體很相似。報(bào)表最常使用的控件是綁定文本框和計(jì)算文本框。其中，計(jì)算文本框在報(bào)表中的主要用途有：顯示報(bào)表頁碼、顯示當(dāng)前日期或時間、生成計(jì)算字段、顯示統(tǒng)計(jì)結(jié)果。1.報(bào)表中使用計(jì)算文本框（1）顯示頁碼、日期和時間報(bào)表通常有許多頁，顯示當(dāng)前頁碼和總頁數(shù)是必要操作，頁碼的計(jì)算用計(jì)算文本框控件實(shí)現(xiàn)。用表達(dá)式[page]計(jì)算當(dāng)前頁，用表達(dá)式[pages]計(jì)算總頁數(shù)。表達(dá)式顯示格式示例="第"&[page]&"頁"第n頁第2頁=[page]&"/"&[pages]n/m2/10="第"&[page]&"頁，總"&[pages]&"頁"第n頁，總m頁第2頁，總10頁表6-3頁碼的常用顯示格式表達(dá)式功能=#2010-9-6#顯示指定日期2010年9月6日=date()顯示計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)前日期=time()顯示計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)前時間=now()顯示計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)前日期和時間表6-4日期和時間的主要顯示格式【例6-1】顯示頁碼、日期、時間要求：以“學(xué)生信息”表為數(shù)據(jù)源建立報(bào)表，報(bào)表頁腳顯示頁碼及系統(tǒng)日期時間。操作步驟：①打開“成績管理.mdb”數(shù)據(jù)庫。②單擊報(bào)表對象→單擊“新建”按鈕→選“設(shè)計(jì)視圖”→數(shù)據(jù)源為：學(xué)生信息→以“頁碼日期時間”為名保存報(bào)表。③頁面頁眉節(jié)建立標(biāo)簽→標(biāo)簽標(biāo)題為：學(xué)生信息。④向主體節(jié)拖入４個字段：姓名、性別、年齡、照片→設(shè)置照片的“高度”屬性和“寬度”屬性都是2.5cm→在字段下方畫直線→布局控件。⑤頁面頁腳節(jié)建立未綁定文本框→輸入表達(dá)式：=“第”&[page]&“頁/總”&[pages]&“頁”→刪除附加標(biāo)簽。⑥頁面頁腳節(jié)建立未綁定文本框→輸入表達(dá)式：=now()→刪除附加標(biāo)簽。如圖6-29所示。⑦轉(zhuǎn)到打印預(yù)覽視圖，頁面頁腳顯示結(jié)果如圖6-30所示。圖6-29控件布局圖6-30在報(bào)表中顯示頁碼及日期時間【例6-2】建立計(jì)算字段要求：以“工資”表為數(shù)據(jù)源建立報(bào)表，建立“扣除”和“實(shí)發(fā)工資”字段，其中，“扣除”字段的值是“實(shí)發(fā)工資”字段值的10%。操作步驟：①打開“工資管理.mdb”數(shù)據(jù)庫→以“工資”表為數(shù)據(jù)源建立報(bào)表→以“實(shí)發(fā)工資”為名保存報(bào)表。②將“教師編號”、“基本工資”、“獎金”字段拖入主體節(jié)→將附加標(biāo)簽剪切到頁面頁眉節(jié)→將文本框排成一行→將標(biāo)簽排成一行。③建立未綁定文本框→將附加標(biāo)簽剪切到頁面頁眉節(jié)→標(biāo)簽標(biāo)題為：扣除→定義文本框的名稱為：t1→文本框輸入表達(dá)式：=[基本工資]*0.1。④建立未綁定文本框→將附加標(biāo)簽剪切到頁面頁眉節(jié)→標(biāo)簽標(biāo)題為：實(shí)發(fā)工資→文本框輸入表達(dá)式：=[基本工資]+[獎金]-t1。⑤按住Shift鍵在頁面頁眉節(jié)標(biāo)簽控件下方畫一條直線。⑥拖動鼠標(biāo)選中所有“數(shù)字”型字段→“文本對齊”屬性：左→“格式”屬性：固定→“小數(shù)位數(shù)”屬性：2。⑦布局控件，如圖6-31所示。⑧轉(zhuǎn)到打印預(yù)覽視圖。顯示結(jié)果如圖6-32所示。圖6-31建立計(jì)算字段圖6-32顯示“實(shí)發(fā)工資”報(bào)表【例6-3】顯示統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要求：以“學(xué)生信息”表為數(shù)據(jù)源建立報(bào)表，顯示學(xué)生人數(shù)和平均年齡。操作步驟：①打開“成績管理.mdb”數(shù)據(jù)庫→用設(shè)計(jì)視圖新建報(bào)表→以“學(xué)生人數(shù)”為名保存報(bào)表。②將“學(xué)號”、“姓名”、“性別”、“年齡”字段拖入主體節(jié)→將附加標(biāo)簽剪切到頁面頁眉節(jié)→將文本框排成一行→將標(biāo)簽排成一行。③“視圖”菜單→“報(bào)表頁眉/頁腳”，顯示報(bào)表頁眉節(jié)與報(bào)表頁腳節(jié)。④在報(bào)表頁腳節(jié)建立未綁定文本框→文本框輸入表達(dá)式：=count([學(xué)號])→附加標(biāo)簽標(biāo)題為：學(xué)生人數(shù)。⑤在報(bào)表頁腳節(jié)建立未綁定文本框→輸入表達(dá)式：=avg([年齡])→附加標(biāo)簽標(biāo)題為：平均年齡→文本框“格式”屬性：固定→“小數(shù)位數(shù)”屬性：2。如圖6-33所示。⑥轉(zhuǎn)到版面預(yù)覽視圖。報(bào)表頁腳顯示結(jié)果如圖6-34所示。圖6-33報(bào)表頁腳建立計(jì)算文本框圖6-34計(jì)算文本框顯示統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)【例6-4】使用條件格式要求：將“實(shí)發(fā)工資”報(bào)表中基本工資低于2000元的值加粗傾斜下劃線顯示。操作步驟：①打開“工資管理.mdb”數(shù)據(jù)庫→用設(shè)計(jì)視圖打開“實(shí)發(fā)工資”報(bào)表。②單擊“基本工資”文本框→“格式”菜單→“條件格式”→在條件的3個輸入框中分別設(shè)置：字段值為、小于、2000→單擊加粗、傾斜、下劃線按鈕，如圖6-35所示。③轉(zhuǎn)到打印預(yù)覽視圖。顯示結(jié)果如圖6-36所示。圖6-35定義條件格式圖6-36滿足條件的值加粗傾斜下劃線顯示

【例6-5】使用條件函數(shù)要求：將“學(xué)生信息”表中有唱歌愛好的人錄取到合唱團(tuán)中，錄取信息用文本顯示。操作步驟：①打開“成績管理.mdb”數(shù)據(jù)庫→以“學(xué)生信息”表為數(shù)據(jù)源建立報(bào)表→以“合唱團(tuán)”為名保存報(bào)表。②將“學(xué)號”、“姓名”、“性別”字段拖入主體節(jié)→將附加標(biāo)簽剪切到頁面頁眉節(jié)→將文本框排成一行→將標(biāo)簽排成一行。③建立未綁定文本框→將附加標(biāo)簽剪切到頁面頁眉節(jié)→標(biāo)簽標(biāo)題為：合唱團(tuán)→文本框中輸入表達(dá)式：=iif(instr([備注],"唱歌")<>0,"錄取","不錄取")。④在頁面頁眉節(jié)的標(biāo)簽控件下方加一條直線→布局報(bào)表中各控件。⑤轉(zhuǎn)到打印預(yù)覽視圖。顯示結(jié)果如圖6-37所示。圖6-37錄取信息用文本顯示

2.報(bào)表中使用復(fù)選框復(fù)選框控件用來顯示“是/否”型數(shù)據(jù)，當(dāng)值為“真”時復(fù)選框中顯示對勾，當(dāng)值為“假”時復(fù)選框中空白。（1）用復(fù)選框顯示“是/否”型字段在報(bào)表中將復(fù)選框控件與“是/否”型字段綁定，就可以用復(fù)選框顯示該字段的值。（2）用復(fù)選框顯示計(jì)算結(jié)果用復(fù)選框控件顯示計(jì)算結(jié)果，要借助條件函數(shù)iif，如果條件成立，函數(shù)返回“真”，否則，函數(shù)返回“假”。

【例6-6】用復(fù)選框顯示“是/否”型字段的值要求：用復(fù)選框顯示“學(xué)生信息”表中的“團(tuán)員否”字段。操作步驟：①打開“成績管理.mdb”數(shù)據(jù)庫→以“學(xué)生信息”表為數(shù)據(jù)源建立報(bào)表→以“團(tuán)員否”為名保存報(bào)表。②將“學(xué)號”、“姓名”、“性別”字段拖入主體節(jié)→將附加標(biāo)簽剪切到頁面頁眉節(jié)→將文本框排成一行→將標(biāo)簽排成一行。③在主體節(jié)建立復(fù)選框控件→將附加標(biāo)簽剪切到頁面頁眉節(jié)→標(biāo)簽標(biāo)題為：團(tuán)員否。④在頁面頁眉節(jié)的標(biāo)簽控件下方加一條直線。⑤單擊復(fù)選框→“控件來源”屬性選：團(tuán)員否。⑥轉(zhuǎn)到打印預(yù)覽視圖。顯示結(jié)果如圖6-38所示。圖6-38用復(fù)選框顯示“團(tuán)員否”字段

【例6-7】用復(fù)選框顯示計(jì)算結(jié)果要求：將“學(xué)生信息”表中有唱歌愛好的人錄取到合唱團(tuán)，錄取信息用復(fù)選框顯示。操作步驟：①打開“成績管理.mdb”數(shù)據(jù)庫→以“學(xué)生信息”表為數(shù)據(jù)源建立報(bào)表→以“合唱團(tuán)錄取”為名保存報(bào)表。②將“學(xué)號”、“姓名”、“性別”字段拖入主體節(jié)→將附加標(biāo)簽剪切到頁面頁眉節(jié)→將文本框排成一行→將標(biāo)簽排成一行。③主體節(jié)建立復(fù)選框→將附加標(biāo)簽剪切到頁面頁眉節(jié)→標(biāo)簽標(biāo)題為：錄取否。④在頁面頁眉節(jié)的標(biāo)簽控件下方加一條直線。⑤單擊復(fù)選框→“控件來源”屬性輸入：=iif(instr([備注],"唱歌")<>0,true,false)。⑥轉(zhuǎn)到打印預(yù)覽視圖。顯示結(jié)果如圖6-39所示。圖6-39錄取信息用復(fù)選框顯示3.使用聚合函數(shù)顯示非記錄源數(shù)據(jù)無論窗體還是報(bào)表，如果計(jì)算表達(dá)式中的字段都來自當(dāng)前數(shù)據(jù)源，顯然具有一定的局限性。為此，Access專門提供了一些函數(shù)，用來計(jì)算外部數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)，這樣的函數(shù)稱為聚合函數(shù)。

函數(shù)功能DCount返回指定記錄集的記錄個數(shù)DAvg返回指定記錄集中某個字段列數(shù)據(jù)的平均值DSum返回指定記錄集中某個數(shù)字型字段列數(shù)據(jù)的和DMax返回指定記錄集中某個字段列數(shù)據(jù)的最大值DMin返回指定記錄集中某個字段列數(shù)據(jù)的最小值DLookup返回指定記錄集中某個字段的值DCount函數(shù)：返回指定記錄集中的記錄個數(shù)。格式：Dcount（"字段"，"記錄集"，"條件表達(dá)式"）說明：（1）記錄集可以是表名或查詢名，字段必須是記錄集中的字段。（2）條件表達(dá)式部分可以省略。如果指定條件，函數(shù)返回滿足條件的記錄個數(shù)，如果省略條件，函數(shù)返回記錄集全體記錄個數(shù)。（3）函數(shù)中的各部分要用引號括起來。舉例如下：（1）計(jì)算“教師”表中女教師的人數(shù)。DCount（"教師編號"，"教師"，"性別='女'"）（2）計(jì)算“學(xué)生信息”表的記錄個數(shù)。DCount（"學(xué)號"，"學(xué)生信息"）DAvg函數(shù)：返回指定記錄集中某個字段列數(shù)據(jù)的平均值。格式：DAvg（"字段"，"記錄集"，"條件表達(dá)式"）說明：如果指定條件，對字段滿足條件的數(shù)據(jù)求平均值，如果省略條件，對字段全體數(shù)據(jù)求平均值。舉例如下：（1）計(jì)算“教師”表中女教師的平均年齡。DAvg（"年齡"，"教師"，"性別='女'"）（2）計(jì)算“學(xué)生信息”表的平均年齡。DAvg（"年齡"，"學(xué)生信息"）DSum函數(shù)：返回指定記錄集中某個字段列數(shù)據(jù)的和。格式：DSum（"字段"，"記錄集"，"條件表達(dá)式"）說明：如果指定條件，對字段滿足條件的值求和，如果省略條件，對字段全部值求和。舉例如下：（1）計(jì)算“工資”表中基本工資在2000元以上（含2000元）的獎金總額。DSum（"獎金"，"工資"，"基本工資>=2000"）（2）計(jì)算“工資”表的獎金總額。DSum（"獎金"，"工資"）DMax函數(shù)：返回指定記錄集中某個字段列數(shù)據(jù)的最大值。格式：DMax（"字段"，"記錄集"，"條件表達(dá)式"）說明：如果指定條件，對字段滿足條件的數(shù)據(jù)求最大值，如果省略條件，對字段全體數(shù)據(jù)求最大值。舉例如下：（1）計(jì)算“工資”表中基本工資在2000元以上（含2000元）的最高獎金。DMax（"獎金"，"工資"，"基本工資>=2000"）（2）計(jì)算“工資”表的最高獎金。DMax（“獎金”，“工資”）DMin函數(shù)：返回指定記錄集中某個字段列數(shù)據(jù)的最小值。格式：DMin（"字段"，"記錄集"，"條件表達(dá)式"）說明：如果指定條件，對字段滿足條件的數(shù)據(jù)求最小值，如果省略條件，對字段全體數(shù)據(jù)求最小值。舉例如下：（1）計(jì)算“工資”表中基本工資在2000元以上（含2000元）的最低獎金。DMin（"獎金"，"工資"，"基本工資>=2000"）（2）計(jì)算“工資”表的最低獎金。DMin（"獎金"，"工資"）DLookup函數(shù)返回指定記錄集中某個字段列的值。使用DLookup函數(shù)，外部表與當(dāng)前表在條件表達(dá)式中以相關(guān)字段建立聯(lián)系。格式：DLookup（"外部字段"，"外部表"，"條件表達(dá)式"）說明：如果字段有多個值符合條件，DLookup函數(shù)只返回第一個字段值。舉例如下：顯示“部門”表中“名稱”字段的值，其中，“部門”表是外部表，“名稱”和“部門編號”是外部表的字段，“所屬部門”是當(dāng)前表的字段。DLookup("名稱","部門","部門編號='"&所屬部門&"'")【例6-8】用DLookup函數(shù)顯示外部字段的值要求：報(bào)表的數(shù)據(jù)源是“員工”表，使用DLookup函數(shù)顯示“部門”表中“名稱”字段的值?！皢T工”表如圖6-40所示?！安块T”表如圖6-41所示。

圖6-40“員工”表圖6-41“部門”表操作步驟：①打開“工資管理.mdb”數(shù)據(jù)庫→以“員工”表為數(shù)據(jù)源建立報(bào)表→以“員工報(bào)表”為名保存報(bào)表。②將“編號”、“姓名”、“性別”字段拖入主體節(jié)→將附加標(biāo)簽剪切到頁面頁眉節(jié)→將文本框排成一行→將標(biāo)簽排成一行。③主體節(jié)建立未綁定型文本框→將附加標(biāo)簽剪切到頁面頁眉節(jié)→標(biāo)簽標(biāo)題為：部門。④在頁面頁眉節(jié)的標(biāo)簽控件下方加一條直線。⑤單擊文本框→輸入表達(dá)式：=dlookup("名稱","部門","部門編號='"&所屬部門&"'")。⑥轉(zhuǎn)到打印預(yù)覽視圖。顯示結(jié)果如圖6-42所示。圖6-42顯示外部表字段值說明：相同的引號不能連在一起使用，所以單引號與雙引號交叉使用，條件表達(dá)式“所屬部門”后面的引號是兩個雙引號夾著中間的一個單引號。另外，條件表達(dá)式中先寫外部表的字段，當(dāng)前表的字段寫在等號右邊。【例6-9】使用DCount、DSum、DAvg、DMax函數(shù)要求：建立報(bào)表，顯示教師人數(shù)、平均年齡、工資總額、最高獎金。操作步驟：①打開“工資管理.mdb”數(shù)據(jù)庫→用設(shè)計(jì)視圖建立無數(shù)據(jù)源報(bào)表→以“聚合函數(shù)”為名保存報(bào)表。②在主體節(jié)建立4個未綁定型文本框→附加標(biāo)簽的標(biāo)題分別為：教師人數(shù)、平均年齡、工資總額、最高獎金→文本框的名稱分別為：t1、t2、t3、t4。③單擊文本框t1→輸入表達(dá)式：=dcount("教師編號","教師")④單擊文本框t2→輸入表達(dá)式：=davg("年齡","教師")→“格式”屬性：固定→“小數(shù)位數(shù)”屬性：2。⑤單擊文本框t3→輸入表達(dá)式：=dsum("基本工資","工資")→“格式”屬性：固定→“小數(shù)位數(shù)”屬性：2。⑥單擊文本框t4→輸入表達(dá)式：=dmax("獎金","工資")→“格式”屬性：固定→“小數(shù)位數(shù)”屬性：2。⑦選取全體文本框→“文本對齊”屬性：左。⑧轉(zhuǎn)到打印預(yù)覽視圖。顯示結(jié)果如圖6-43所示。圖6-43使用聚合函數(shù)6.3.3．?dāng)?shù)據(jù)排序與分組數(shù)據(jù)排序是指按照某個指定順序排列記錄的操作。默認(rèn)情況下，數(shù)據(jù)按輸入的先后順序顯示。數(shù)據(jù)分組是按照某個字段值相同與否將記錄劃分成組的操作，分組以后可以對組內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。1．?dāng)?shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)排序的核心是定義排序順序，指定報(bào)表中一個或幾個字段作為排序字段，按排序字段的值升序或降序顯示記錄。按排序以后的順序顯示記錄，方便對數(shù)據(jù)的了解和查詢。如果排序字段有多個，系統(tǒng)首先按第一個排序字段進(jìn)行排序，當(dāng)?shù)谝粋€字段的值相同時，再按第二個排序字段進(jìn)行排序，…。定義排序字段和排序方式用“視圖”菜單中的“排序與分組”命令。2.數(shù)據(jù)分組如果報(bào)表中某個字段有相同的值，就可以將字段值相同的記錄劃分成一組，然后對同組數(shù)據(jù)做統(tǒng)計(jì)操作。分組統(tǒng)計(jì)得到的數(shù)據(jù)放在組頁腳中。定義分組字段用“視圖”菜單中的“排序與分組”命令。【例6-10】數(shù)據(jù)排序要求：按報(bào)表中“性別”和“年齡”字段排序，其中，“性別”字段為升序排序，“年齡”字段為降序排序。操作步驟：（1）打開“成績管理.mdb”數(shù)據(jù)庫→以“學(xué)生信息”表為數(shù)據(jù)源建立報(bào)表→以“排序”為名保存報(bào)表。（2）將“學(xué)號”、“姓名”、“性別”、“年齡”字段拖入主體節(jié)→將附加標(biāo)簽剪切到頁面頁眉節(jié)→將文本框排成一行→將標(biāo)簽排成一行。（3）在頁面頁眉節(jié)的標(biāo)簽控件下方加一條直線。（4）“視圖”菜單→“排序與分組”→在左邊列中選“性別”和“年齡”字段→在右邊列中分別選“升序”和“降序”。如圖6-44所示。（5）轉(zhuǎn)到打印預(yù)覽視圖。顯示結(jié)果如圖6-45所示。圖6-44定義排序字段和排序方式圖6-45按“性別”和“年齡”字段排序【例6-11】數(shù)據(jù)分組要求：按報(bào)表中“性別”字段分組，統(tǒng)計(jì)各組人數(shù)和平均年齡。操作步驟：（1）打開“成績管理.mdb”數(shù)據(jù)庫→以“學(xué)生信息”表為數(shù)據(jù)源建立報(bào)表→以“分組”為名保存報(bào)表。（2）“視圖”菜單→“排序與分組”→分組字段選：性別→組頁眉選：是→組頁腳選：是→排序選：降序。如圖6-46所示。（3）將“性別”字段拖入組頁眉節(jié)→將附加標(biāo)簽剪切到頁面頁眉節(jié)。（4）將“學(xué)號”、“姓名”、“年齡”字段拖入主體節(jié)→將附加標(biāo)簽剪切到頁面頁眉節(jié)。（5）將頁面頁眉節(jié)的標(biāo)簽排成一行→在標(biāo)簽下方加一條直線。（6）在組頁腳節(jié)建立未綁定型文本框控件→附加標(biāo)簽的標(biāo)題為：人數(shù)→文本框中輸入表達(dá)式：=count([學(xué)號])→“文本對齊”屬性：左→“字體粗細(xì)”屬性：加粗。（7）在組頁腳節(jié)建立未綁定型文本框控件→附加標(biāo)簽的標(biāo)題為：平均年齡→文本框中輸入表達(dá)式：=avg([年齡])→“格式”屬性：固定→“小數(shù)位數(shù)”屬性：2→“文本對齊”屬性：左→“字體粗細(xì)”屬性：加粗。報(bào)表布局如圖6-47所示。（8）轉(zhuǎn)到打印預(yù)覽視圖。顯示結(jié)果如圖6-48所示。圖6-46定義分組字段圖6-47分組統(tǒng)計(jì)報(bào)表布局圖6-48分組統(tǒng)計(jì)6.3.4．優(yōu)化報(bào)表1．設(shè)置報(bào)表格式為了使報(bào)表美觀、實(shí)用，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了6種報(bào)表格式。在創(chuàng)建報(bào)表的過程中或報(bào)表設(shè)計(jì)完成之后，打開報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖方式，選擇Access的“格式”菜單下的“自動套用格式”命令，彈出對話框，有6種報(bào)表格式供用戶選擇，并且可以在打印預(yù)覽視圖中查看報(bào)表設(shè)計(jì)效果。

2．添加報(bào)表背景圖案為了使報(bào)表更加美觀，可以給報(bào)表添加背景圖案。在創(chuàng)建報(bào)表的過程中或報(bào)表設(shè)計(jì)完成之后，打開報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖方式，鼠標(biāo)右擊報(bào)表標(biāo)題欄，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，則彈出“報(bào)表”屬性對話框。在“報(bào)表”屬性對話框中單擊“圖片”欄，彈出“插入圖片”對話框，單擊“圖片”欄右側(cè)的“…”按鈕，彈出“查找圖片”對話框，從指定位置、圖片名稱，可將指定圖片添加到報(bào)表中，還可以設(shè)置圖片類型。關(guān)閉該對話框后，再選擇“視圖”菜單下的“打印預(yù)覽”命令，就可以看到報(bào)表的設(shè)計(jì)效果。3．添加分頁符分頁符控件可以使報(bào)表強(qiáng)制分頁，使分頁符后面的內(nèi)容另起一頁顯示。分頁符以短虛線標(biāo)記顯示在報(bào)表的左邊。選中分頁符后用Delete鍵即可刪除。4．創(chuàng)建子報(bào)表如果一個報(bào)表顯示在其他報(bào)表中，稱該報(bào)表為子報(bào)表。如果一個報(bào)表中嵌入了其他報(bào)表，稱該報(bào)表為主報(bào)表。主報(bào)表既可以包含子報(bào)表，也可以包含子窗體。子報(bào)表可