2022年中藥保健品企業(yè)組織架構(gòu)及部門職責

中藥保健品企業(yè)組織架構(gòu)及部門職責2022年2月

目 錄一、組織架構(gòu) 3二、主要部門職責 41、 行政部 42、 財務(wù)部 43、 銷售部 44、 質(zhì)量部 45、 技術(shù)開發(fā)部 46、 GMP辦公室 57、 物料部 58、 工程部 59、 生產(chǎn)部 5附件：主要業(yè)務(wù)流程 5

中藥保健品企業(yè)組織架構(gòu)及部門職責一、組織架構(gòu)

二、主要部門職責行政部組織編制員工培訓計劃并組織實施。配合各部門對各崗位人員的技術(shù)水平、業(yè)務(wù)能力、GMP知識及職業(yè)道德規(guī)范進行考核。建立及保管人事檔案、文書檔案、健康檔案、員工培訓檔案。制定人事、勞資管理制度并組織實施。財務(wù)部負責制定財務(wù)工作計劃，經(jīng)批準后具體組織實施。按照國家財務(wù)制度，嚴格審核款項收付，合理使用資金，審核各項財務(wù)報表并及時上報。按照經(jīng)濟核算制的原則，定期檢查、分析財務(wù)計劃、預算的執(zhí)行情況，考核資金使用效果，揭露經(jīng)營管理中的問題。做好日常記帳和資金出納工作。銷售部負責編制年度、季度、月份銷售計劃；制訂、修訂銷售政策；有關(guān)銷售業(yè)務(wù)的洽談、合同的簽署及管理。負責產(chǎn)品的發(fā)運、貨款回籠、業(yè)務(wù)提成結(jié)算工作。負責宣傳材料、宣傳品的制作及廣告宣傳工作；負責組織市場調(diào)研工作。負責產(chǎn)品的退貨和收回工作。質(zhì)量部負責產(chǎn)品生產(chǎn)全過程質(zhì)量檢驗與質(zhì)量保證，負責產(chǎn)品自檢工作以及供應廠商審計。用戶投訴及不良反應的調(diào)查處理。技術(shù)開發(fā)部負責公司技術(shù)工作，從事“新工藝”、“新技術(shù)”、“新配方”的研究、推廣，新產(chǎn)品的研究、開發(fā)、申報及注冊工作。編制、修訂、審核新產(chǎn)品工藝規(guī)程、批生產(chǎn)記錄等有關(guān)生產(chǎn)工藝、技術(shù)方面的文件。負責開發(fā)部小試實驗室的使用、維護和管理。GMP辦公室負責文件編寫工作；建設(shè)與監(jiān)督；GMP申報。物料部負責物料管理文件的編寫、審核、修訂、實施。負責編制物料代碼系統(tǒng)和各種相關(guān)的記錄、狀態(tài)標志。根據(jù)生產(chǎn)計劃，制訂物料采購計劃，并組織實施。按GMP要求做好物料的采購、進倉、儲存、發(fā)放等的管理工作及成品的保管、發(fā)放。工程部負責廠房與設(shè)施、設(shè)備管理文件設(shè)備的維修、保養(yǎng)、使用規(guī)程及SOP的編寫、審核、修訂、實施。負責對全公司的公用工程設(shè)備、設(shè)施及生產(chǎn)設(shè)備、機修設(shè)備、倉貯設(shè)備、檢驗設(shè)備進行綜合管理。對生產(chǎn)設(shè)備、潔凈區(qū)、純化水系統(tǒng)、空調(diào)凈化系統(tǒng)、壓縮空氣系統(tǒng)、計量器具、壓力容器、模具等嚴格按照有關(guān)制度進行管理。生產(chǎn)部制定并實施生產(chǎn)計劃，負責生產(chǎn)管理工作。解決生產(chǎn)過程的技術(shù)問題。附件：主要業(yè)務(wù)流程1、采購流程（1）供應商管理流程1）供應商初選：初選時物料管理供應組根據(jù)物料的質(zhì)量標準對供貨廠商作初步的了解，包括廠家一般情況介紹、工藝衛(wèi)生、質(zhì)量管理、產(chǎn)品品種及工廠信譽等，選擇比較滿意的供貨廠家或信譽較好的供貨商進行質(zhì)量審計。2）供應商質(zhì)量審計：審計小組統(tǒng)一審計目標，列出需審計的物料品種及質(zhì)量要求；按品種和供貨廠家產(chǎn)品情況決定調(diào)查地點，在同一廠家或同一區(qū)域盡可能購買到其他需要的物料；審計前需了解到供貨廠家應處于正常生產(chǎn)狀態(tài)，保證審計過程能看到運行中的作業(yè)情況；審計開始應保證供貨廠家關(guān)鍵性人員如生產(chǎn)管理和質(zhì)量管理的廠級領(lǐng)導或部門負責人、供應商的有關(guān)領(lǐng)導人在場并到會；向供貨廠家和供應商表明本廠質(zhì)量審計的目的和要求、區(qū)域，并索取有關(guān)產(chǎn)品的質(zhì)量標準。3）初步評價：審計小組對匯總了解到和實地調(diào)查的情況作一初步評價，并出具初評結(jié)果。4）取樣及檢驗：以初評滿意的供貨廠家，索取小樣，取樣批次由審計小組決定，取樣操作由供貨廠家進行，樣品帶回交由質(zhì)量部QC組檢驗；小樣的檢驗，必要時質(zhì)量部根據(jù)小樣性質(zhì)安排進行穩(wěn)定性考察。5）工藝驗證：從質(zhì)量審計滿意、樣品檢驗合格的廠家采購1~3批成品相應量的原輔料、包裝材料進行工藝驗證。生產(chǎn)過程中觀察和記錄可能出現(xiàn)的偏差，然后將試生產(chǎn)的成品和研究開發(fā)的產(chǎn)品進行對照、檢查，比較結(jié)果。必要時進行貯藏穩(wěn)定性考察，符合質(zhì)量要求的可作為本廠的原輔料、包裝材料的供貨合作廠商。6）出具終評報告：質(zhì)量部綜合所取得的資料及工藝驗證的結(jié)果進行評價，符合質(zhì)量要求并能保證供貨渠道和價格適宜的，作為本廠的原輔料、包裝材料的供貨廠家。并將評價結(jié)果及時通知物料部。7）供應商的定期審計及監(jiān)督性審計：1）供貨廠家1-2年定期審計一次，審計結(jié)果由質(zhì)量部歸檔，如出現(xiàn)質(zhì)量問題，隨時進行審計，以提高供貨廠家的質(zhì)量意識；2）供貨廠家如供貨產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝改變、設(shè)備改變、生產(chǎn)環(huán)境變動等，應進行適時的監(jiān)督性審計。（2）采購流程1）采購計劃的編制：物料部計劃組以生產(chǎn)計劃為依據(jù)編制物料采購計劃，采購計劃應提前15天編制下達；將生產(chǎn)計劃中各不同品種所需要的物料列出品名和數(shù)量，不同品種所需的同一物料匯總，編制成物料采購計劃；2）供應商詢價：物料部采購員根據(jù)采購計劃在公司合格的供應商名錄中挑選合適的供應商進行詢價，在不同供應商中對采購價格、品質(zhì)等條件進行對比，選擇最優(yōu)的供應商進行合作；3）簽訂采購合同：根據(jù)挑選好的供應商簽訂采購合同，約定好物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準和要求、包裝和運輸方式，到貨日期、結(jié)算方式等，并根據(jù)合同要求支付一定比例的定金；4）入庫：材料到貨后，原材料存放在材料待驗區(qū)內(nèi)，采購員與倉庫保管員辦理交接手續(xù)，由質(zhì)量檢查員進行抽樣驗收；5）實驗檢驗：由質(zhì)量部開具送檢單，將原材料取樣，由原料實驗員進行實驗檢測，并將結(jié)果反映到送檢單；6）出具合格證：物料檢驗完畢后，QA按物料檢驗報告單結(jié)果填寫發(fā)放合格證或不合格證。合格物料則按物料件數(shù)發(fā)放相應的“合格證”。不合格物料則發(fā)放相應數(shù)量的“不合格證”；7）支付貨款：采購驗收合格后，財務(wù)部根據(jù)合同約定支付剩余款項。2、生產(chǎn)流程（1）口服液（2）膠囊3、銷售流程公司主要采用“經(jīng)銷與零售相結(jié)合，以經(jīng)銷為主”的銷售方式。公司的收入主要來自于經(jīng)銷收入，其次為零售收入，報告期內(nèi)公司經(jīng)銷收入持續(xù)增長。（1）經(jīng)銷模式銷售流程公司與經(jīng)銷商的合作方式為買斷式銷售。公司建立了嚴格的銷售回款政策，客戶采購前須與公司簽訂銷售合同，客戶提貨前必須先支付一部分定金，公司給予客戶的信用期限較短，通?？蛻繇氃谙乱淮翁嶝浨爸Ц锻昵按嗡胸浛睢＂僦朴嗕N售計劃：銷售計劃分年度計劃、季度計劃和月度計劃。當市場發(fā)生變化或生產(chǎn)發(fā)生異常情況時，要及時調(diào)整銷售計劃，以免產(chǎn)品和資金積壓或影響合同的履行；銷售計劃一經(jīng)確定，要采取各種措施和促銷手段保證銷售計劃的按時完成或超額完成；②簽訂銷售合同：公司與主要經(jīng)銷商簽訂長期合作協(xié)議，合同時間一般為一年；在客戶每次提貨前，需要與公司再次簽訂采購合同，約定具體采購數(shù)量、金額；③支付定金：公司銷售采用預收定金的方式進行銷售，客戶每次提貨前需要預付一部分定金，一般不少于30%；④上門提貨：公司銷售貨物采用客戶上門自提模式進行發(fā)貨，公司不承擔運輸費用及運輸過程中的貨物毀損風險，部分客戶根據(jù)其自身提出要求，可約定由公司將貨物提交給第三方物流公司，非因質(zhì)量原因，客戶無故不得退貨；⑤開具銷售發(fā)票：在客戶提貨完成后，由公司財務(wù)與客戶對賬后，根據(jù)銷售數(shù)量開具銷售發(fā)票；⑥收到貨款：公司給予客戶一定的信用期限，通常不超過3個月，客戶需在信用期限內(nèi)支付貨款，在支付上一批貨款之前，客戶不得再次提貨。（2）零售模式銷售流程公司零售客戶主要系個人客戶，采用現(xiàn)場結(jié)算，先款后貨方式進行銷售，公司建立了嚴格的零售內(nèi)部控制制度，銷售與收款權(quán)責分開。零售模式采用現(xiàn)金收款及POS機刷卡相結(jié)合模式。公司已基本杜絕現(xiàn)金收款銷售。個人客戶銷售業(yè)務(wù)未簽訂銷售合同，公司向個人開具發(fā)貨單，收到個人客戶貨款后，再開具出庫單，個人客戶提貨后，開具銷售發(fā)票。①開具發(fā)貨單：公司銷售人員根據(jù)客戶需求一式3聯(lián)發(fā)貨單，并由銷售部負責人在發(fā)貨單上簽字。②交款：客戶憑發(fā)貨單到出納處交款，交款一般采用POS機刷卡模式，客戶憑POS機刷卡單交到公司會