某地產(chǎn)公司《企業(yè)行政管理制度》

企業(yè)管理體系行政管理制度2010-8-2第一編 2行政管理制度 2第一章文件管理制度 2第一節(jié)總則 2第二節(jié)文件分類(lèi) 2第三節(jié)文件格式 3第四節(jié)收文 3第五節(jié)辦文 4第六節(jié)發(fā)文 4第七節(jié)其他 4第二章檔案管理制度 6第一節(jié)檔案范圍 6第二節(jié)檔案分類(lèi)及編號(hào) 6第三節(jié)機(jī)要檔案 7第四節(jié)檔案裝訂 7第五節(jié)保存期限 7第六節(jié)保管部門(mén) 8第七節(jié)檔案移交 8第八節(jié)檔案查閱 8第九節(jié)檔案銷(xiāo)毀 9第十節(jié)其他 9第三章印章使用管理規(guī)定 10第四章證照管理制度 18第五章證明函管理制度 21第六章會(huì)議管理制度 24第七章辦公用品管理規(guī)定 25第八章公司車(chē)輛管理規(guī)定 26第九章通訊費(fèi)用管理制度 27第十章非工程采購(gòu)及收貨管理制度 28第一編行政管理制度第一章文件管理制度第一節(jié)總則一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化。二、公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認(rèn)真做好文件的管理工作，有效地為公司發(fā)展服務(wù)。三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件由辦公室統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節(jié)文件分類(lèi)文件系指集團(tuán)公司以及各下屬公司、部門(mén)對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)布和收到的上行、下行、平行類(lèi)正式公文，包括但不限于計(jì)劃、總結(jié)、決議、決定、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通告以及紀(jì)要等。文件管理工作指文件的起草、審批、打印、收發(fā)、登記、存檔、保管、銷(xiāo)毀等過(guò)程的管理與控制。一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強(qiáng)制性行政措施，用“規(guī)定”。二、決定、決議。對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，包括機(jī)構(gòu)變更、人事任免等事宜，用“決定”。經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”。三、通知、通告、通報(bào)。發(fā)布規(guī)節(jié)制度，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文，要求下級(jí)部門(mén)辦理和共同執(zhí)行事項(xiàng)，用“通知”；公布應(yīng)當(dāng)普遍遵守周知之事項(xiàng)，用“通告”；表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況，用“通報(bào)”；四、請(qǐng)示、報(bào)告。向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，用“報(bào)告”。五、批復(fù)。答復(fù)請(qǐng)示事宜或?qū)ο录?jí)部署工作，用“批復(fù)”。六、函。商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等；同級(jí)或不相隸屬部門(mén)間協(xié)商、通報(bào)工作事宜，用“函”。七、記錄會(huì)議主要內(nèi)容和所做工作安排傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)者共同遵守的，用“會(huì)議紀(jì)要”。第三節(jié)文件格式公司文件參照?qǐng)?zhí)行GB/T9704-1999《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況的需要，以“紅頭文件”的形式發(fā)出，具體要求如下：一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位（部門(mén)）、抄報(bào)（送）單位（部門(mén)）等部份組成。二、文件標(biāo)題為二號(hào)黑體字，要求簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容，選用公文類(lèi)別準(zhǔn)確。三、發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。四、公司發(fā)文代號(hào)分為四種：①“xxx發(fā)”、②“xxx人發(fā)”、③“xxx客發(fā)”。冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力，對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告，日?！皒xx發(fā)”用于公司及各部門(mén)的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文，由辦公室統(tǒng)一編號(hào)；“xxx人發(fā)”、“xxx客發(fā)”分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶(hù)服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文，文件由發(fā)文部門(mén)自行編號(hào)，辦公室統(tǒng)一認(rèn)定。（公司其他部門(mén)均以“xxx發(fā)”的代號(hào)發(fā)文，以②、③代號(hào)發(fā)文，須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。）五、文件必須蓋章或簽字。六、密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。八、正文根據(jù)實(shí)際情況，使用四號(hào)宋體字，文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、表達(dá)規(guī)范，層次分明，條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準(zhǔn)確，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確。九、一事一題，不得以同一文件涵蓋兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上不同類(lèi)型的議事內(nèi)容。十、附注中用包括主題詞、打印、校對(duì)、抄送部門(mén)、打印份數(shù)、存檔份數(shù)等內(nèi)容，其中主題詞要求為三號(hào)加粗宋體字，內(nèi)容為標(biāo)題中兩個(gè)主要詞匯加上公文類(lèi)別；另外打印與校對(duì)不得為同一人。十一、發(fā)文單位必須注明全稱(chēng)，發(fā)文時(shí)間使用大寫(xiě)數(shù)字。十二、多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。十三、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排，左側(cè)留裝訂位。十四、文件紙一般使用A4型。第四節(jié)收文一、收文一律使用《哈爾濱市東方城市建設(shè)綜合開(kāi)發(fā)有限責(zé)任公司收文簿》登記。收文不分種類(lèi)、性質(zhì)，采取統(tǒng)一編號(hào)，一文一號(hào)；無(wú)論通過(guò)何種途徑發(fā)送至公司的外來(lái)文件，均由總裁辦負(fù)責(zé)簽收并登記編號(hào)，其他部門(mén)簽收者也應(yīng)轉(zhuǎn)至總裁辦進(jìn)行登記并處理。文件登記后，總裁辦應(yīng)填寫(xiě)文件閱批單，根據(jù)文件內(nèi)容所涉及部門(mén)，報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示，并按批示組織傳閱或交有關(guān)部門(mén)辦理，實(shí)施催辦。二、外單位來(lái)文均由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人收文，由辦公室統(tǒng)一拆封、登記，根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。第五節(jié)辦文一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。二、辦文由辦公室統(tǒng)一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。四、文件的催辦由辦公室負(fù)責(zé)，防止漏辦或延誤。五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。六、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。七、文件辦理完畢后，統(tǒng)一交由辦公室指定專(zhuān)人保管、立卷歸檔。第六節(jié)發(fā)文一、發(fā)文一律使用《哈爾濱市東方城市建設(shè)綜合開(kāi)發(fā)有限責(zé)任公司發(fā)文稿紙》，具體要求如下：1、填寫(xiě)文件簽批單，擬稿人簽字后由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行核稿，主管經(jīng)理在“擬稿單位領(lǐng)導(dǎo)”欄簽批意見(jiàn)；交總裁辦主任審核并簽批意見(jiàn)，明確并上報(bào)簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)；2、以集團(tuán)公司名義發(fā)出的文件，原則上一律由總裁簽發(fā)；以部門(mén)名義發(fā)出文件，經(jīng)總裁授權(quán)，可由主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理簽發(fā)；3、行文單位在報(bào)送簽發(fā)之前，應(yīng)認(rèn)真做好審核工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批文件應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，并簽署明確意見(jiàn)、姓名和時(shí)間，簽批時(shí)須使用鋼筆或碳素筆。4、文件簽發(fā)后由總裁辦統(tǒng)一打印下發(fā)；無(wú)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，總裁辦不得用印。二、發(fā)文程序如下：1、公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)理簽發(fā)→辦公室統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案2、對(duì)外發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)理/總裁簽發(fā)→辦公室統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案第七節(jié)其他一、時(shí)限要求：1、特急：限４個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。2、急：限８?jìng)€(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。3、平：限１６個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。二、文件的保密要求：1、絕密文件：閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門(mén)，并由發(fā)文部門(mén)保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。2、機(jī)密文件：閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。3、秘密文件：閱后立即保存在文件柜內(nèi)。三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。1、文件傳閱后統(tǒng)一由總裁辦存檔，因辦理有關(guān)事宜需要使用文件者，總裁辦可提供復(fù)印件，必須使用原件者須由總裁批準(zhǔn)后辦理借用手續(xù)。部門(mén)及個(gè)人不得保存應(yīng)予歸檔之文件。2、無(wú)存檔價(jià)值和存查必要，或失去時(shí)效性的文件，經(jīng)總裁辦鑒別并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以定期銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀文件應(yīng)進(jìn)行登記，并由總裁辦指定專(zhuān)人監(jiān)督，由總裁辦實(shí)施。第二章檔案管理制度檔案是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。各部門(mén)必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。第一節(jié)檔案范圍本規(guī)定所稱(chēng)的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的各種文件，具有保存價(jià)值的文件、圖紙、圖表、圖片、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、方案、電腦盤(pán)片、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件、軟件、音像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄都必須立卷、歸檔。其中，文件包括：規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。第二節(jié)檔案分類(lèi)及編號(hào)一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門(mén)可分為八大類(lèi)：1、文件檔案：由集團(tuán)收發(fā)并歸檔、立卷的公文材料；2、音像檔案：記錄集團(tuán)重大活動(dòng)而攝制的照片、光盤(pán)、錄象帶、錄音帶等音像制品；3、人事檔案：集團(tuán)管理員工的應(yīng)聘登記表、入職登記表、勞動(dòng)合同書(shū)及其附件、個(gè)人身份、學(xué)歷、職稱(chēng)證明、工資定級(jí)以及調(diào)整憑證、崗位變動(dòng)憑證、獎(jiǎng)懲紀(jì)律和培訓(xùn)記錄等；4、合同檔案：以集團(tuán)公司名義對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同文本；5、項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目審批單以及所附原始資料、針對(duì)項(xiàng)目所做的市場(chǎng)調(diào)查、可行性分析、項(xiàng)目定位、規(guī)劃、投資效益分析、立項(xiàng)決策等相關(guān)材料（含會(huì)議紀(jì)要）；招拍掛相關(guān)手續(xù)、記錄以及立項(xiàng)、報(bào)批手續(xù)；6、工程檔案：設(shè)計(jì)方案、施工圖紙以及評(píng)審、變更記錄；工程招標(biāo)、報(bào)建的相關(guān)手續(xù)、資料；對(duì)施工單位的考核評(píng)價(jià)記錄；竣工驗(yàn)收手續(xù)及相關(guān)資料；建管交接的手續(xù)及相關(guān)資料等；7、營(yíng)銷(xiāo)檔案：營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、客戶(hù)資料、客戶(hù)回訪以及滿(mǎn)意度測(cè)量記錄、降價(jià)審批手續(xù)、房屋交接驗(yàn)收手續(xù)等；8、財(cái)務(wù)檔案：依照《會(huì)計(jì)法》以及其他國(guó)家有關(guān)規(guī)定，應(yīng)當(dāng)建檔保存的會(huì)計(jì)帳目、報(bào)表、憑證以及審計(jì)資料等。二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明：絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見(jiàn)本制度第三節(jié)第二條。三、檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)。依照類(lèi)別進(jìn)行編碼如下：1、確定檔案類(lèi)別，并以英文大寫(xiě)字母予以區(qū)分：檔案類(lèi)別編碼文件檔案A音像檔案B人事檔案C合同檔案D項(xiàng)目檔案E工程檔案F營(yíng)銷(xiāo)檔案G財(cái)務(wù)檔案H2、類(lèi)別編碼后以?xún)晌粩?shù)標(biāo)明檔案存入年份，如2008年存入即標(biāo)為“05”3、年份編碼后以三位數(shù)標(biāo)明存入次序，如2008年以16序位存入的案卷則標(biāo)為“04、類(lèi)別編碼、年份編碼和序位編碼之間以“—”號(hào)相隔，共同組成完整的案卷編號(hào)，如2008年以第25序位存入的工程檔案，其編號(hào)為“F—08—025四、歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》（附表1）。第三節(jié)機(jī)要檔案一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。其中：二、劃分標(biāo)準(zhǔn)：絕密檔案包括：公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在200萬(wàn)元以上的重大合同。機(jī)密檔案包括：1、財(cái)務(wù)資料；2、公司重要會(huì)議紀(jì)要；3、公司經(jīng)營(yíng)情況；4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同；5、技術(shù)資料；6、金額在10萬(wàn)-200萬(wàn)元的合同。秘密檔案包括：1、重要項(xiàng)目資料；2、項(xiàng)目合同協(xié)議。第四節(jié)檔案裝訂一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號(hào)。第五節(jié)保存期限檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：一、永久保存：1、公司章程；2、股東名簿；3、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要；4、公司證照；5、各級(jí)批文；6、印鑒；7、公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃；8、公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)；9、年度財(cái)務(wù)報(bào)表；10、技術(shù)資料；11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；12、人事資料；13、大型活動(dòng)圖片、音像資料；14、其他核定須永久保存的文書(shū)。二、十五年保存：1、會(huì)計(jì)憑證；2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)三、五年保存：1、期滿(mǎn)或解除的合同協(xié)議；2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案；3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書(shū)。四、一年保存：1、部門(mén)工作計(jì)劃及工作總結(jié)；2、完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)求報(bào)告；3、完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書(shū)。五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)辦永久保存，使用部門(mén)視其有效期限予以保存。第六節(jié)保管部門(mén)一、財(cái)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)機(jī)要檔案由計(jì)財(cái)部部負(fù)責(zé)保管。二、人事專(zhuān)項(xiàng)機(jī)要檔案由總經(jīng)辦人力專(zhuān)員負(fù)責(zé)保管。三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由總經(jīng)辦主任或副主任保管。四、其他檔案均由總裁辦負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理，并設(shè)檔案室，專(zhuān)門(mén)用于保管合同、項(xiàng)目、工程、營(yíng)銷(xiāo)等專(zhuān)項(xiàng)檔案；檔案室屬集團(tuán)公司機(jī)要重地，除總裁辦負(fù)責(zé)檔案室管理的專(zhuān)職人員外，其他人一律不得進(jìn)入。五、檔案員應(yīng)妥善保存檔案室鑰匙。除總裁特別批準(zhǔn)外，任何人不得單獨(dú)進(jìn)入檔案室。六、檔案室應(yīng)使用具有防火及防盜功能的檔案柜，配備消防設(shè)施。并采取防蛀、防潮等措施，確保檔案的保存期限。第七節(jié)檔案移交一、公司各類(lèi)證照、批文在頒發(fā)之日起移交辦公室。二、公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交辦公室。三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交辦公室。四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理。五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的1月和7月。六、檔案移交須填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》（附表2）。七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份，移交雙方各一份，辦公室留存一份。第八節(jié)檔案查閱一、因工作需要需查閱檔案時(shí)，須填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)單》（附表3），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可查閱。1、填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》，注明借閱理由，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和主管經(jīng)理分別簽字批準(zhǔn)后方可借閱（需在檔案管理員指定位置閱讀）；2、如需自檔案室調(diào)走檔案，須填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》并經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、主管經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，但原則上應(yīng)使用復(fù)印件，并在復(fù)印件上加蓋“受控”節(jié)；無(wú)特殊原因，不得將檔案材料帶出公司，必須帶出者須經(jīng)總裁批準(zhǔn)。3、列入秘級(jí)的檔案材料不得借閱，特殊情況下須經(jīng)總裁批準(zhǔn)方可。4、檔案管理人員在辦理借閱手續(xù)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真審核是否符合審批程序，并進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括借閱人、借閱檔案名稱(chēng)、頁(yè)數(shù)、編號(hào)、要求返還時(shí)間以及借閱人、審批領(lǐng)導(dǎo)簽字。到達(dá)返還期后，管理人員應(yīng)督促借閱人將借用檔案及時(shí)返還。二、各類(lèi)檔案的查閱須部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門(mén)檔案查閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或查閱機(jī)要檔案資料須總裁核準(zhǔn)。（保密性檔案的范圍見(jiàn)《機(jī)要檔案管理制度》）。三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案查閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。四、調(diào)檔人必須是《檔案查閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。五、《檔案查閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。六、檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí)。七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié)檔案銷(xiāo)毀一、超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷(xiāo)毀。二、需銷(xiāo)毀的檔案由保管部門(mén)填報(bào)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》（附表4），經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。三、部門(mén)內(nèi)部檔案由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀；機(jī)要檔案由總裁核準(zhǔn)銷(xiāo)毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀。四、銷(xiāo)毀檔案須兩人以上人員共同完成，辦公室指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》（附表5）。五、檔案銷(xiāo)毀每半年進(jìn)行一次，即每年的1月和7月。第十節(jié)其他一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。二、所有檔案應(yīng)有專(zhuān)柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場(chǎng)所。四、本制度附件包括：《機(jī)要檔案管理制度》。五、以上表格均由辦公室統(tǒng)一編號(hào)。六、各部門(mén)必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。第三章印章使用管理規(guī)定一、根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權(quán)益不受損害，杜絕失誤發(fā)生，特規(guī)定如下印章使用辦法。二、印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門(mén)提出申請(qǐng)，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù)，填寫(xiě)《印章管理登記表》，備案并留好印章樣圖。三、總經(jīng)理通過(guò)授權(quán)賦予一些部門(mén)對(duì)其部門(mén)（專(zhuān)業(yè)）印章的保管權(quán)和使用權(quán)。由被授權(quán)人在總經(jīng)辦簽字領(lǐng)取印章，指定專(zhuān)人保管。 公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規(guī)定見(jiàn)附表（附表1）。印章由指定保管人專(zhuān)人妥善保管。保管人對(duì)所負(fù)責(zé)的印章丟失或盜用，所引起的經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任等負(fù)全部責(zé)任。當(dāng)印章管理人變動(dòng)或印章在經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意調(diào)走時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)“印章管理登記表”。印章的使用1、每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫(xiě)《印章使用審批單》，并經(jīng)指定的審批負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審批人要按公司有關(guān)規(guī)定審查要加蓋印章的文本內(nèi)容是否在授權(quán)的范圍內(nèi)，審批通過(guò)后通知印章保管人員后，方可使用印章。審批人對(duì)文本加蓋印證后的一切經(jīng)濟(jì)損失和法律義務(wù)負(fù)主要責(zé)任。印章保管人須將加蓋印章的文本連同《印章使用審批單》歸檔保存。2、公司印章原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理提出書(shū)面借用申請(qǐng)，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可借走，借用時(shí)須填寫(xiě)《印章借用申請(qǐng)表》（見(jiàn)附表3），并必須兩人以上一起辦理借用手續(xù)，在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當(dāng)天歸還，不得延誤。印章外借期間的使用由部門(mén)負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)。3、員工如需要公司出具有關(guān)證明，本人應(yīng)先提出書(shū)面申請(qǐng)，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)辦簽字后方可蓋章。責(zé)任1、印章使用責(zé)任人（簽字人）對(duì)印章負(fù)有經(jīng)濟(jì)、行政、法律責(zé)任。監(jiān)印人員對(duì)違反規(guī)定的簽印有權(quán)拒絕用章，印章保管人員不得私自動(dòng)用印章。若非法使用印2、若印章在使用、保管過(guò)程中不慎遺失，則追究責(zé)任人相應(yīng)的行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任，給予嚴(yán)厲的處分，并賠償所發(fā)生的一切費(fèi)用。序號(hào)印章名稱(chēng)使用范圍保管部門(mén)使用審批人使用規(guī)定備注1公章公司對(duì)外所有正式文件,對(duì)內(nèi)通知等正式行文總經(jīng)辦總裁、總經(jīng)理或授權(quán)人2財(cái)務(wù)專(zhuān)用章公司正式財(cái)務(wù)文件、報(bào)告、證明、票據(jù)等計(jì)財(cái)部計(jì)財(cái)部經(jīng)理財(cái)務(wù)報(bào)表使用時(shí)，由計(jì)財(cái)部經(jīng)理審批，除支票用印按照《財(cái)務(wù)管理制度》相關(guān)規(guī)定外，其余均由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)3合同專(zhuān)用章公司各類(lèi)合同總經(jīng)辦參見(jiàn)《合同管理規(guī)定》參見(jiàn)《合同管理規(guī)定》財(cái)務(wù)合同需總經(jīng)理核準(zhǔn)4法定代表人?。ㄖ保┲庇?jì)財(cái)部見(jiàn)《財(cái)務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定見(jiàn)《財(cái)務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定5法定代表人?。ǔ蓖猓┕菊降暮贤?，財(cái)務(wù)報(bào)表文件、票據(jù)總經(jīng)辦總經(jīng)理或授權(quán)人《合同管理規(guī)定》6總經(jīng)辦章一、行政：公司物品進(jìn)出證明二、人事：1.公司人事證2.員工聘用、解聘等各類(lèi)通知3.工資發(fā)放,調(diào)整通知4.對(duì)口單位函件往來(lái)總經(jīng)辦總經(jīng)辦主任重大事項(xiàng)與外單位人員出具證明，需總經(jīng)理審批8工程專(zhuān)用印章1.工程施工告示2.工程建設(shè)中與相關(guān)單位的非正式函件往來(lái)工程建設(shè)維護(hù)中心工程建設(shè)維護(hù)中心負(fù)責(zé)人哈爾濱市東方城市建設(shè)綜合開(kāi)發(fā)有限責(zé)任公司印章銷(xiāo)毀登記表印章名稱(chēng)材質(zhì)形狀啟用時(shí)間、文件廢止時(shí)間、文件銷(xiāo)毀原因銷(xiāo)毀人監(jiān)銷(xiāo)人印模印章制發(fā)單位負(fù)責(zé)人審批審批意見(jiàn)：簽名：日期：公司領(lǐng)導(dǎo)審批審批意見(jiàn)：簽名：日期：哈爾濱市東方城市建設(shè)綜合開(kāi)發(fā)有限責(zé)任公司印章檔案移交登記表序號(hào)印章檔號(hào)*印章名稱(chēng)印章保管人材質(zhì)形狀啟用時(shí)間、文件廢止時(shí)間、文件廢止原因保管期限□永久□定期(15年)印模移交單位（蓋章）：負(fù)責(zé)人：移交經(jīng)手人：日期：接收單位（蓋章）：負(fù)責(zé)人：移交經(jīng)手人：日期：注：*標(biāo)記項(xiàng)為總經(jīng)辦填寫(xiě)；本表一式兩份，移交單位、接收單位各存一份；印模頁(yè)（一式兩份）與印章檔案一并歸檔；材質(zhì)和形狀標(biāo)注時(shí)均以印面材料為準(zhǔn)。公司印章使用審批單部門(mén)年月日事由用印數(shù)：經(jīng)辦人部門(mén)經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)辦制公司印章使用審批單部門(mén)年月日事由用印數(shù)：經(jīng)辦人部門(mén)經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)辦制公司印章使用審批單部門(mén)年月日事由用印數(shù)：經(jīng)辦人部門(mén)經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)辦制公司印章使用審批單部門(mén)年月日事由用印數(shù)：經(jīng)辦人部門(mén)經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)辦制第四章證照管理制度公司證照由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人統(tǒng)一管理。證照是指由上級(jí)主管部門(mén)頒發(fā)的各類(lèi)證書(shū)、批文等。證照的使用包括借用、復(fù)印等。證照使用必須填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)表》。證照借用程序：借用人申請(qǐng)→部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理審核→總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保管人。證照復(fù)印程序：借用人申請(qǐng)→部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人。如需使用原件，則須總經(jīng)理核準(zhǔn)。證照復(fù)印件必須加蓋“再?gòu)?fù)印無(wú)效章”。證照保管人必須做出登記，認(rèn)真填寫(xiě)《證照使用登記表》。第五章證明函管理制度證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)等。公司證明函由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人統(tǒng)一管理。使用證明函必須填寫(xiě)《證明函使用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)后方可。法定代表人證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)須經(jīng)主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)。使用證明函必須做好登記，填寫(xiě)《證明函使用登記表》。嚴(yán)禁開(kāi)出空白證明函或外借證明函。證明函開(kāi)出后，使用人應(yīng)妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失；如證明函未使用，應(yīng)立即退還總經(jīng)辦?？偨?jīng)辦應(yīng)妥善保管證明函存根。第六章會(huì)議管理制度一、總經(jīng)理辦公例會(huì)1、總經(jīng)理辦公例會(huì)分工作例會(huì)和專(zhuān)題會(huì)議。2、工作例會(huì)于每周一定期召開(kāi)，由總經(jīng)理主持。會(huì)議由總經(jīng)辦召集。3、專(zhuān)題會(huì)議必須由主管副總經(jīng)理提議，總經(jīng)理同意后方可召開(kāi)。4、總經(jīng)理會(huì)議都應(yīng)做好會(huì)議記錄，必要時(shí)應(yīng)形成會(huì)議決議。二、部門(mén)主管工作例會(huì)1、部門(mén)主管工作例會(huì)于每周一定期召開(kāi)。2、公司經(jīng)營(yíng)班領(lǐng)導(dǎo)至少應(yīng)有一人出席，由總經(jīng)理召集、總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持。三、重大事項(xiàng)專(zhuān)題會(huì)議1、需由部門(mén)經(jīng)理提議，由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排。2、會(huì)議由部門(mén)經(jīng)理召集、主持，由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)。四、部門(mén)內(nèi)工作例會(huì)1、部門(mén)內(nèi)工作例會(huì)召開(kāi)時(shí)間由部門(mén)自定。2、部門(mén)經(jīng)理主持。五、以上會(huì)議共同事項(xiàng)：1、專(zhuān)題會(huì)議的召開(kāi)應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)議提案表》。2、會(huì)議經(jīng)核準(zhǔn)召開(kāi)后，由總經(jīng)辦發(fā)《會(huì)議通知單》或會(huì)議通知。3、所有會(huì)議應(yīng)做好會(huì)議記錄。4、會(huì)后形成會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)傳達(dá)會(huì)議精神。5、以上第一、二、三項(xiàng)會(huì)議的會(huì)務(wù)工作由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排。6、與會(huì)者應(yīng)做好會(huì)議準(zhǔn)備，準(zhǔn)時(shí)出席。7、因故無(wú)法出席或無(wú)法準(zhǔn)時(shí)出席者，原則上應(yīng)以書(shū)面形式請(qǐng)假，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則作無(wú)故缺席處理。8、由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議考勤工作。9、會(huì)間應(yīng)關(guān)閉通訊工具，或?qū)⑵湎?。六、?huì)議室管理：參照《會(huì)議室管理規(guī)程》第七章辦公用品管理規(guī)定為使辦公用品管理合理、有效，進(jìn)一步做到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司的具體情況，特制定本規(guī)定。一、本規(guī)定將辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。1、消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復(fù)寫(xiě)紙、卷宗、標(biāo)簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、釘書(shū)釘?shù)取?、管理消耗品：鋼筆、簽字筆、白板筆、修正液、打（復(fù)）印紙等。3、管理品：剪刀、美工刀、釘書(shū)機(jī)、打孔機(jī)、計(jì)算器、印泥、筆筒等。二、辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門(mén)領(lǐng)用兩種。個(gè)人領(lǐng)用，系個(gè)人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、直尺等。部門(mén)領(lǐng)用，系部門(mén)共同使用用品，如打孔機(jī)、大型釘書(shū)機(jī)等。三、消耗品及管理消耗品每月25日申請(qǐng)一次，管理品每季度末的十日內(nèi)申請(qǐng)一次，原則上不再另行申請(qǐng)。四、各部門(mén)于每年的1月25日填報(bào)《部門(mén)年度固定資產(chǎn)申購(gòu)單》，交總經(jīng)辦匯總，并會(huì)同計(jì)財(cái)部共同擬定《公司年度固定資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃》。五、原則上，每人每月發(fā)放圓珠筆芯或簽字筆芯一支，便條紙及信紙各一本。每人每季發(fā)膠水一瓶、大頭針、回形針、釘書(shū)釘各一盒、筆記本一本。不夠用者，可經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)后另行申請(qǐng)。六、每人及每部門(mén)設(shè)立“辦公用品領(lǐng)用登記卡”一張，由總經(jīng)辦統(tǒng)一保管，并控制辦公用品的領(lǐng)用狀況。七、總經(jīng)辦可向文具批發(fā)商采購(gòu)，其必需品、采購(gòu)不易或耗用量大者，應(yīng)酌量存庫(kù)。八、新進(jìn)人員到職時(shí)按“新員工辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)”在總經(jīng)辦部門(mén)領(lǐng)用，離職時(shí)，應(yīng)將剩余辦公用品一并退還總經(jīng)辦。九、印刷品（如信紙、信封、表格等），除各部門(mén)特殊表單外，其印刷、保管均由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。第八章公司車(chē)輛管理規(guī)定為加強(qiáng)公司車(chē)輛的保管及有效運(yùn)用，特制訂本制度。二、本制度適用于公司所有車(chē)輛的使用、申請(qǐng)及開(kāi)車(chē)前后應(yīng)辦的手續(xù)，如檢查、保養(yǎng)、修理及使用中交通法規(guī)的違規(guī)和車(chē)輛損害處理等。三、本公司的所有車(chē)輛統(tǒng)一由總經(jīng)辦管理，并指派專(zhuān)職司機(jī)駕駛并負(fù)責(zé)保養(yǎng)。四、各部門(mén)需要使用車(chē)輛時(shí)，應(yīng)事先填寫(xiě)《派車(chē)單》，經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)后交總經(jīng)辦統(tǒng)一調(diào)派?？偨?jīng)辦經(jīng)理簽字同意后交專(zhuān)職司機(jī)，司機(jī)必須按單行車(chē)，用車(chē)人不按派車(chē)單行駛，司機(jī)有權(quán)拒絕，如有特殊情況，應(yīng)及時(shí)通知總經(jīng)辦。五、用車(chē)原則：1、部門(mén)經(jīng)理級(jí)以上人員因工作需要可申請(qǐng)用車(chē)；2、公司其他員工因工作急需用車(chē)者，需由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)，方可申請(qǐng)用車(chē)。六、公司非公用派車(chē)：1、部門(mén)經(jīng)理級(jí)以上員工因私人性事務(wù)用車(chē)，需填寫(xiě)申請(qǐng)單后，經(jīng)報(bào)總經(jīng)理審批同意，總經(jīng)辦可根據(jù)公司用車(chē)情況進(jìn)行調(diào)派。經(jīng)呈準(zhǔn)的私人性事務(wù)用車(chē)，申請(qǐng)人應(yīng)該負(fù)擔(dān)使用里程的油資及過(guò)路橋費(fèi)停車(chē)費(fèi)及專(zhuān)職司機(jī)的誤餐補(bǔ)助等其它相關(guān)費(fèi)用。原則上，公司私人性事務(wù)用車(chē)應(yīng)由公司指定的專(zhuān)職司機(jī)或者有駕駛執(zhí)照的公司員工（需經(jīng)總經(jīng)辦及總經(jīng)理同意）駕駛，非公司員工不得駕駛本公司車(chē)輛。七、車(chē)輛的維修及保養(yǎng)1、車(chē)輛需隨時(shí)保持整潔，保證性能良好。車(chē)輛專(zhuān)任司機(jī)應(yīng)每周實(shí)施定期檢查及保養(yǎng)，以維持機(jī)件的壽命，確保行車(chē)安全；2、車(chē)輛的有關(guān)證照及保險(xiǎn)資料統(tǒng)一由總經(jīng)辦保管，總經(jīng)辦統(tǒng)一建立汽車(chē)檔案，并負(fù)責(zé)按時(shí)進(jìn)行車(chē)輛的保養(yǎng)、年檢及過(guò)橋費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)等定期費(fèi)用的繳納。3、車(chē)輛的保養(yǎng)和維修原則上在公司指定廠家進(jìn)行。如需大修要與廠家簽定協(xié)議，車(chē)輛維修完畢需當(dāng)場(chǎng)進(jìn)行驗(yàn)車(chē)，確保維修質(zhì)量，要求廠家出具修車(chē)費(fèi)用決算單交回公司以便與廠方結(jié)算時(shí)對(duì)帳。八、車(chē)輛安全 1、為保障行車(chē)安全，司機(jī)在行車(chē)前應(yīng)注意休息并不得飲酒；2、每次出車(chē)前應(yīng)檢查車(chē)況，如車(chē)燈、水箱、剎車(chē)系統(tǒng)、輪胎等，如發(fā)現(xiàn)損壞或其它問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告總經(jīng)辦.3、節(jié)假日或夜間，公司車(chē)輛原則上應(yīng)停放在公司指定的停車(chē)場(chǎng)。如遇特殊情況九、違規(guī)和事故的處理：1、超速、超載、任意停放及違反交通規(guī)則之一切罰款由駕駛?cè)俗孕胸?fù)責(zé)。指定駕駛?cè)巳绨衍?chē)隨便交由其他人駕駛而發(fā)生違規(guī)，車(chē)損等之罰款或損修全由指定駕駛?cè)素?fù)責(zé)賠償；2、無(wú)照駕駛發(fā)生車(chē)禍全部賠償由駕駛?cè)俗孕胸?fù)責(zé)；有照駕駛?cè)缦当旧聿僮鞑划?dāng)發(fā)生車(chē)禍全部由駕駛?cè)俗孕胸?fù)責(zé)。十、另參照《車(chē)輛管理操作規(guī)程》第九章通訊費(fèi)用管理制度一、本規(guī)定所指的通訊費(fèi)是指