大學計算機基礎教程及實訓指導課件第五部分 電子表格處理軟件Excel 2003

1第五部分電子表格處理軟件Excel2003本章拓展知識2Excel2003應用基礎

Excel工作窗口

編輯工作表數(shù)據(jù)公式與函數(shù)工作表格式化圖表與數(shù)據(jù)庫應用打印工作表3①Excel工作窗口Excel工作窗口行號列號單元格地址：C2工作表1編輯欄單元格地址4①Excel基本概念Excel2003應用基礎

工作簿、工作表、單元格工作簿工作表單元格5l.工作簿工作簿:

是Excel存儲和處理數(shù)據(jù)的文件，它由若干個工作表和圖表組成。工作簿以文件的形式存放在磁盤上，也就是說一個工作簿就是一個文件，其擴展名是.XLS

在工作簿內有若干工作表和圖表，在默認情況下,一個工作簿中可有3張工作表。一個工作簿最多可以容納255張工作表,分別以Sheet1、Sheet2、Shee3……Sheet255來命名。在實際應用中，用戶可以為工作表自定義名字。①Excel基本概念Excel2003應用基礎6①Excel基本概念Excel2003應用基礎

2.工作表工作表:

用于存儲和分析處理數(shù)據(jù)。工作表由行和列組成，各行各列都包含若干個單元格。在工作表中，可以完成對數(shù)據(jù)的處理，也可以嵌入有關的圖表。列號：自左向右采用字母編號，從A到Z，再從AA、AB、……到AZ,再從BA、BB……到BZ,依此類推，一直到IV。行號：自上而下從1到65536。一個工作表最多可以包含255列、65536行。7①Excel基本概念Excel2003應用基礎

3.單元格單元格：是組成工作表的最基本的單位，也是組織數(shù)據(jù)的最基本的單元。在工作表區(qū)域內每行和每列的交叉點就是一個單元格。單元格的地址：列名+行號組成。

例如：”A2”表示：A列第2行的單元格。鼠標激活的單元格稱作“當前單元格”,或叫“活動單元格”，用一個黑粗輪廓線顯示出來，其地址顯示在“名稱框”中。單元格區(qū)域一組相鄰的呈矩形的單元格。如A1:C3，B2:D5等。8單元格或單元格區(qū)域的選定點擊行號點擊選定某個單元格選定單元格區(qū)域Excel工作窗口9數(shù)據(jù)類型輸入數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)“自動填充”單元格數(shù)據(jù)的格式化編輯單元格②編輯工作表數(shù)據(jù)Excel2003應用基礎10輸入數(shù)據(jù)數(shù)值文本公式插入超級鏈接函數(shù)單元格引用日期時間數(shù)據(jù)類型11單元格中以輸入“=”號開始的數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)認為輸入的數(shù)據(jù)是一個數(shù)學表達式，即公式；當以“

’”開始的數(shù)據(jù)或直接輸入文字時，為文本型數(shù)據(jù)，尤其是當用數(shù)字作為文本數(shù)據(jù)類型時用此方式?jīng)Q定輸入數(shù)據(jù)的類型極為方便；直接輸入的數(shù)字系統(tǒng)默認為數(shù)值型數(shù)據(jù)。Excel以3種方式確認輸入數(shù)據(jù)的類型編輯工作表12輸入數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)填充

2.各類數(shù)據(jù)的輸入方法

⑴輸入數(shù)值數(shù)值是指能參與數(shù)學運算的數(shù)據(jù)。表示數(shù)值的方法有兩種:日常計數(shù)法和科學計數(shù)法。需要注意以下幾點：

①在默認狀態(tài)下，數(shù)值在單元格中按右對齊方式顯示。②輸入分數(shù)時，要在分數(shù)前加數(shù)字0,且0與分數(shù)間加一個空格，例如，01/3，以避免 與日期相混淆。③正數(shù)前的+可以省略，即100與+100相同。④負數(shù)前應加負號或將數(shù)據(jù)放在小括號中也可，即-12與（12）相同。13輸入數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)填充

2、各類數(shù)據(jù)的輸入方法⑵輸入文字文字是指當字符串處理的數(shù)據(jù)，文字數(shù)據(jù)一般可直接輸入。在默認狀態(tài)下，文字數(shù)據(jù)在單元格中按左對齊格式顯示。需要注意以下幾點：

①純數(shù)字字符串的輸入方法，比如，郵政編碼、電話號碼等，輸入時要在數(shù)字前加一個單引號。例如，’050011。②如果輸入的文字串的首字符是等號=，則應先輸入單引號。例如，要輸入“=70”

三個字符,需鍵入’=70。14輸入數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)填充

2、各類數(shù)據(jù)的輸入方法⑶輸入日期和時間Excel將日期和時間當作數(shù)字處理，默認情況下也是右對齊顯示在單元格中。輸入日期時可以用“-”（減號）或“/”

分割年、月、日各部分。例如，2007/11/20。輸入時間時，可用“:”（冒號）分隔時、分、秒，例如12:35:50。若輸入當天的日期，按組合鍵“Ctrl+;”。若輸入當前的時間，按組合鍵“Ctrl+Shift+;”。15

文本（字母、數(shù)字、漢字和各種符號的組合

）數(shù)字（數(shù)值、公式或函數(shù)）日期時間（2010-02-27，09:30:55）邏輯值（True/False）出錯值（“#NAME？”）編輯工作表數(shù)據(jù)類型16編輯工作表數(shù)據(jù)“自動填充”

自動填充可以在工作表的單元格中鍵入重復的或遞增的數(shù)據(jù)。“填充柄”位于當前活動單元格或一個選擇區(qū)域范圍的右下角，將鼠標指向單元格右下角時鼠標指針變?yōu)楹谏氖中螆D標“╋”時，表明“自動填充”功能已生成拖拽鼠標即可施加操作。建立一系列的標簽、數(shù)值或日期，只需拖動該指針穿越擬填充的單元格后松開鼠標。伴隨拖動，Excel將在一個彈出框中顯示該序列中的下一個值，松開鼠標即填充生效。17⒊自動填充數(shù)據(jù)自動填充有以下幾種情況：⑴復制數(shù)據(jù)當原始值為純字符和純數(shù)字時，拖動填充柄則復制數(shù)據(jù)。⑵增值為1的數(shù)據(jù)填充若原始值為純數(shù)字數(shù)據(jù)，按住Ctrl鍵同時拖動該單元格的填充柄，則該數(shù)字的值自動增值1。18⒊自動填充數(shù)據(jù)(3)輸入任意步長的序列方法一:

用鼠標拖拽的法；方法二：使用【序列】對話框：選擇【編輯】菜單→【填充】命令，從級聯(lián)菜單中選擇【序列】命令。19⒊自動填充數(shù)據(jù)⑷自定義序列

Excel為用戶提供了一些常用序列，可以在某一單元格中輸入已定義序列的任意值，拖動填充柄即可快速填充該序列。用戶還可以定義系統(tǒng)沒有定義過的序列，方法是：執(zhí)行【工具】菜單→【選項】命令，彈出【選項】對話框，選擇【自定義序列】選項卡，在此選項卡中設置。例如：excel課堂練習120在單元格輸入數(shù)據(jù)時，有時需要對輸入的數(shù)據(jù)范圍加以限制。例如輸入學生成績有效范圍為0～100，為防止無效數(shù)據(jù)，可以通過設置數(shù)據(jù)有效性來實現(xiàn)。操作方法是：

⑴選擇要進行有效性檢查的單元格區(qū)域。⑵執(zhí)行【數(shù)據(jù)】菜單→【有效性】命令，在系統(tǒng)彈出的選項卡中設置完成。例如：數(shù)據(jù)有效性.xls⒍輸入數(shù)據(jù)的有效性設置21編輯單元格編輯工作表

單個或多個單元格的清除單個或多個單元格的刪除單個或多個單元格數(shù)據(jù)之間的移動單個或多個單元格數(shù)據(jù)之間的復制

選擇性粘貼注意：清除單元格是指清除單元格中的內容，而單元格本身保持不變。

22編輯單元格編輯工作表添加批注

插入單元格插入行、列撤銷與回復查找與替換行高、列寬23管理工作表工作表間切換刪除工作表移動工作表命名工作表插入工作表復制工作表sheet1工作表格式化24管理工作簿

更新默認工作表的數(shù)量切換工作表重命名工作表插入工作表移動（復制）工作表隱藏（取消隱藏）工作表25③公式與函數(shù)Excel2003應用基礎

公式是電子表格的核心，意指一個等式，也稱為表達式，計算結果為一個值。

公式由數(shù)值和操作符兩個基本部分組成；數(shù)值可以是一個具體的數(shù)字，如123、-55；也可以是單元格引用（地址），如A1、G6或AH66；甚至可以是被命名為單元格區(qū)域?！安僮鞣卑ㄋ阈g運算符、關系運算符和文本運算符。

？26公式

公式一般由運算符、單元格標識、數(shù)據(jù)值、函數(shù)等組成，它可以像文字、數(shù)值及日期一樣存放在單元格中，但存放公式的單元格一般顯示的是公式的結果，只有當該單元格為活動單元格時其公式才顯示在編輯欄中。公式必須以等號（=）開頭，以區(qū)別于其它數(shù)據(jù)。27公式

在如圖的工作表中，要在F3單元格中求總計，步驟如下：先單擊F3單元格，然后輸入公式:“=B3+C3+D3”，最后鍵入Enter鍵，即可在F3單元格中顯示出計算結果，而在編輯欄中仍然可以顯示當前單元格的公式。圖5-23公式及自動填充自動求和插入函數(shù)編輯公式28公式

1.建立和輸入公式需要說明以下幾點:⑴在公式中輸入B3、C3、D3單元地址時，還可以用鼠標直接單擊相應的單元格即可。⑵當任意更改B3、C3、D3單元格的值時，Excel會自動按原公式重新計算F3單元格的值。⑶由于經(jīng)常用到求和公式，Excel提供了一個【自動求和】工具，單擊【常用】工具欄中的【自動求和】按鈕（∑）,則在當前單元格中自動插入求和函數(shù)。29公式2.公式中的運算符Excel提供了四種運算符：引用運算符、算術運算符、字符運算符和比較運算符。表4-7給出了四種運算符的優(yōu)先次序及運算符號。優(yōu)先次序類別高↓低引用運算:(冒號),(逗號)(空格)算術運算%(百分號)^(乘方)*(乘)/(除)+(加)-(減)字符運算&比較運算=(等于)<(小于)<=(小于等于)>(大于)>=(大于等于)<>(不等于)30運算符⑴引用運算：它是電子表格特有的運算，可實現(xiàn)單元格的合并運算。引用運算符有三個，即冒號、逗號和空格。①冒號（:）運算符用來表示一個單元格區(qū)域。例如，A1:B3指定了A1、A2、A3、Bl、B2、B3共六個單元格。②逗號（,）運算符將多個單元格區(qū)域聯(lián)合引用，即逗號前后單元格區(qū)域同時引用，例如,“A1,B2,C3”,同時指定了三個單元格，而“C1，D1:D3”指定了C1、D1、D2、D3共四個單元格。③空格運算符為單元格區(qū)域交叉引用，即引用兩個或兩個以上單元格區(qū)域的重疊部分。例如，“Al:B3A3:C3”

指定了A3和B3兩個單元格。31運算符⑵字符運算符（&）是將兩或多個字符串連成一個字符串。⑶算術運算和關系運算與數(shù)學中的概念類似在一個公式中括號的優(yōu)先級最高，算術運算中百分比符號（%）級別最高，依次是乘方（^）、乘（*）和除（/）、加減最低。同一級別的運算符按照從左到右的次序運算。32公式的自動填充在一個單元格中輸入公式后，如果相鄰的單元格要進行同樣的計算，一個一個地重復輸入公式，將是一件非常麻煩的工作，而且容易出錯。Excel提供了公式自動填充功能，方法是：單擊已有公式所在的單元格，拖動該單元格右下角的填充柄，直到經(jīng)過要進行同樣計算的單元格區(qū)域即可。33

函數(shù)是預先定義好的公式，用來進行數(shù)學、文字、邏輯運算，或者查找工作區(qū)的有關信息，運算結果得到一個值。Excel提供一個龐大的函數(shù)庫，利用函數(shù)可以完成復雜的計算，從簡單的求和運算到雙精度資產分期結算等都可以實現(xiàn)。函數(shù)由函數(shù)名和一對括號組成，括號中是函數(shù)的參數(shù)，括號前后不能有空格。函數(shù)參數(shù)可以是數(shù)字、文字、邏輯值、數(shù)組或者單元格的引用，也可以是常量或者公式。函數(shù)中還可包含其他函數(shù)，即函數(shù)的嵌套使用。

？34輸入函數(shù)①②公式與函數(shù)③352、函數(shù)的格式

=函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2，…）

例如：=sum(A1:B3,C4:D6)36含義：單元格作為一個整體以單元格地址的描述形式參與運算稱為單元格引用。引用方式：

相對引用

絕對引用

混合引用單元格引用公式與函數(shù)37相對引用例如：在G2中輸入函數(shù)“＝SUM(D2:F2)”相對引用是指當把一個含有單元格地址的公式復制到一個新的位置或者用一個公式填入一個區(qū)域時，公式中的單元格地址會隨著改變。38絕對引用例如：在G2中輸入函數(shù)“＝SUM($D$2:$F$2)”設置絕對地址需在行號和列號前加符號“$”絕對引用是指在把公式復制或填入到新位置時，使其中的單元格地址保持不變。39混合引用混合引用是指在一個單元格地址中，既有絕對地址引用又有相對地址引用。例如：在G2中輸入函數(shù)“＝SUM($D2:$F2)”40三維引用引用其他工作表的單元格地址。方式：工作表標簽名！單元格地址例如：sheet2！D3+C6412、函數(shù)的格式

=函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2，…）

例如：=sum(A1:B3,C4:D6)常用函數(shù)：——P189

sum，average，count，max,min，

sumif，COUNTIFCounta（統(tǒng)計非空的數(shù)目）

rank（排位函數(shù)）——190頻率分布函數(shù)（FREQUENCY）——P19742日期函數(shù)

邏輯函數(shù)

條件函數(shù)if邏輯與and邏輯或or43工作表格式化Excel2003應用基礎設置單元格格式設置工作表的格式44格式化基本操作單元格的格式化調整列寬和行高表格套用樣式條件格式工作表格式化45編輯工作表單元格數(shù)據(jù)的格式化46設置單元格格式工作表格式化47編輯工作表單元格數(shù)據(jù)的格式化自動套用格式

條件格式

48圖表用圖形描述工作表中的數(shù)據(jù)圖表的應用

Excel2003應用基礎49圖表要素

數(shù)據(jù)系列：是要繪制的數(shù)據(jù)的集合，它來自于工作表中的一行或一列的數(shù)據(jù)，各數(shù)據(jù)系列的顏色和圖案各不相同。圖例圖表標題分類軸數(shù)值軸數(shù)值軸標題數(shù)據(jù)系列繪圖區(qū)分類軸標題圖表區(qū)數(shù)據(jù)點50數(shù)據(jù)點：圖表中繪出的單個的值，即一個數(shù)據(jù)點對應一個單元格的數(shù)值。數(shù)據(jù)點可以用條形、柱形、折線、餅形、點等形式表示。數(shù)據(jù)系列：一個數(shù)據(jù)系列就是圖表中所要繪出的一組數(shù)據(jù)點，它們來自工作表的一行或一列。圖表中的每個數(shù)據(jù)系列用獨有的顏色或圖案區(qū)分。一個圖表中可以有多個數(shù)據(jù)系列?！獔D表中的列坐標分類：用分類組織數(shù)據(jù)系列中的值。——行坐標說明：建立圖表時，按行組織分類/按列組織分類，根據(jù)具體情況來決定。坐標軸標記：圖例：用來標示圖表中所用到的各種數(shù)據(jù)。圖表的應用

51創(chuàng)建圖表編輯圖表創(chuàng)建特殊效果圖表與數(shù)據(jù)庫應用圖表操作52創(chuàng)建圖表建立圖表數(shù)據(jù)區(qū)“插入”菜單中執(zhí)行“圖表”命令在“圖表類型”表中選擇圖表類型單擊“下一步”選擇建立嵌入或獨立圖表圖表操作53示例54編輯圖表編輯工作表的曲線類型、圖例等圖表工具欄圖表操作55數(shù)據(jù)庫應用

⒈基本概念⑴數(shù)據(jù)庫：指的就是一個數(shù)據(jù)清單，即一個二維表，它由若干行和列組成。當我們在一個工作表內只放置一個數(shù)據(jù)庫時，這個工作表又稱為【數(shù)據(jù)庫工作表】，此時數(shù)據(jù)清單、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫工作表是同一個概念。⑵字段：字段是數(shù)據(jù)庫中最基本的數(shù)據(jù)項，它是二維表中的列，每個字段都有一個字段名（即列標題），其下面有若干個字段值。⑶記錄：記錄就是二維表中的【行】，它是一組字段值的組合，一個記錄用于描述一個實體對象。⑷數(shù)據(jù)庫結構：所有字段的集合就是數(shù)據(jù)庫的結構.56⒉建立數(shù)據(jù)庫的原則⑴在一個工作表中，最好只建立一個數(shù)據(jù)清單，即盡量避免一個工作表中建立多個數(shù)據(jù)庫。⑵在一個數(shù)據(jù)清單中不能有空行或空列。⑶一個工作表內除了數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)外，可以有其它不屬于該數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，但是數(shù)據(jù)庫和其它數(shù)據(jù)之間必須至少留有一個空行和空列。⑷字段名必須位于數(shù)據(jù)庫區(qū)域的第一行。⑸字段名所在的單元格的格式應該與字段值所在的單元格的格式有所不同。但是每一列除字段名外的單元格應具有一樣的格式。57

建立清單排序篩選分類匯總以表單方式管理數(shù)據(jù)對表中指定單元格區(qū)域的記錄按行或列進行升序、降序或多關鍵字排序指將不符合條件的記錄暫時隱藏起來，只顯示符合條件的記錄對清單中的記錄按某一字段分類，然后對每一類做統(tǒng)計工作。數(shù)據(jù)庫應用數(shù)據(jù)庫操作58建立數(shù)據(jù)庫/輸入數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫操作59排序選擇關鍵字排序方式數(shù)據(jù)庫操作60篩選記錄

通過篩選數(shù)據(jù)庫中的記錄，可以只顯示滿足指定條件的記錄，而將其它記錄隱藏起來不顯示。篩選分為：“自動篩選”“高級篩選”61篩選記錄

⒈自動篩選。自動篩選可以快速、方便地篩選出數(shù)據(jù)庫中滿足條件的記錄。操作步驟如下：⑴單擊數(shù)據(jù)庫中的任意一單元格。⑵選擇【數(shù)據(jù)】菜單→【篩選】→【自動篩選】命令。62篩選數(shù)據(jù)庫操作63篩選記錄

【例】顯示所有職稱是講師的記錄。【例】顯示所有職稱是講師的女教師的記錄【例】顯示職稱字段中職稱為空的記錄，即沒有職稱的記錄?！纠匡@示基本工資最高的前5個人的記錄?！纠匡@示出基本工資在1500元到2500元之間的所有記錄?！纠亢Y選出所有姓李和姓劉的記錄64篩選記錄

⒉高級篩選自動篩選一次只能用某一列的最多兩個條件進行篩選，高級篩選不僅可以同時按兩列或兩列以上的條件進行篩選，也可以用單列中的三個或更多的條件。采用高級篩選方式可以在保留原數(shù)據(jù)庫顯示的情況下，將篩選出來的記錄顯示到工作表的其它空余位置。65篩選記錄

⒉高級篩選要使用【高級篩選】命令，必須在工作表中建立一個條件區(qū)域，條件區(qū)域與數(shù)據(jù)清單之間至少有一空白行（或列）。條件區(qū)域的建立方法：當向條件區(qū)域輸入篩選條件時將數(shù)據(jù)清單中含有待篩選值的字段名復制到條件區(qū)域的第一個單元格中，然后在下面的行中輸入篩選條件。篩選條件在條件在同一行中的所有條件是“與”的關系；篩選條件在不同行上的條件是“或”的關系。

（a）“與”的關系（b）“或”的關系66篩選記錄

【例】在“教師情基本況登記表”中，篩選出基本工資大于2500元的副教授的記錄?！纠亢Y選職稱是教授或者學歷是研究生的記錄?！纠亢Y選出生物系中工齡大于5年的研究生的記錄。【例】篩選出1970年以前出生姓李的記錄。【例】在所有性別為女的記錄中，篩選出職稱是教授或副教授或講師的記錄。