旅游景區(qū)企業(yè)行政管理制度

XX市XX旅游發(fā)展有限責任公司行政管理制度二零零八年一月目錄一、辦公室組織架構(gòu)圖二、辦公室崗位職責三、行政管理制度（一）辦公秩序管理（二）打印、復印、傳真管理（三）車輛管理（四）電話費用管理（五）會議管理（六）印章管理（七）公文管理（八）檔案管理（九）辦公用品管理（十）工裝管理（十一）業(yè)務接待管理（十二）附錄一、辦公室組織架構(gòu)圖辦公室主管 辦公室主管 駕駛員保安辦公室專干駕駛員保安辦公室專干 二、辦公室崗位職責1．辦公室主管工作職責掌握黨和國家有關(guān)政治、經(jīng)濟、文化和企業(yè)的方針、政策及其最新動態(tài)和信息，為領導當好參謀。根據(jù)總經(jīng)理的指令，負責組織有關(guān)人員起草計劃、指示、報告、總結(jié)、通知等公文函件，并審核簽發(fā)前的文稿。負責組織編制、修訂集團公司總部的規(guī)章制度。根據(jù)總經(jīng)理辦公會議組織有關(guān)人員做好會議記錄，整理會議紀要。協(xié)助總經(jīng)理或副總經(jīng)理協(xié)調(diào)平衡各部門關(guān)系及其工作安排。匯總各部門執(zhí)行規(guī)章制度及其工作情況，及時向總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公會報告。負責組織有關(guān)人員做好公文的收發(fā)、傳遞、打印、通訊、文書檔案和印章管理工作。負責組織公司重大的公關(guān)、慶典、宣傳和重要會議等活動。負責組織有關(guān)人員做好商標管理、國土管理、工商登記和法律事務等管理工作。負責做好來訪、來信和投訴的受理、處置和報告等工作。根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定，組織安排公司人員的衣、食、住、行等行政事務管理工作。負責本部門直接下屬崗位人員的培訓、工作布置、檢查和評價工作。定期聽取直接下級述職和向直接上級述職。完成上級交辦的其它有關(guān)事宜。2．辦公室專干工作職責日常事務負責起草公司綜合性的業(yè)務報告、總結(jié)、計劃、決議、通知、簡報等公文函件。協(xié)助辦公室主管建立健全各項規(guī)章制度，并協(xié)助監(jiān)督執(zhí)行。參加有關(guān)會議，做好會議記錄，編寫會議紀要和決議，了解各項決定、決議的落實情況，及時反饋信息。負責做好公司大事記。負責管理好公司印章。檔案管理負責公司各類檔案的收集、整理、保管和統(tǒng)計工作，按期完成文書檔案的立卷歸檔工作。負責文件、檔案的借閱工作。負責鑒定、銷毀超過保管期限的檔案。物品管理負責辦公用品的采購、管理和發(fā)放。負責公司設備的管理。3．駕駛員工作職責服從調(diào)度派遣，不講價錢，服務到位，工作時間不得離崗，隨叫隨到，不得無故或借故不出車。掌握車輛狀況，做好出車前檢查及準備工作，車輛如有問題必須提前發(fā)現(xiàn)，提前報告。認真學習交通法規(guī)，增強法制觀念，文明禮貌行車，確保安全，杜絕交通事故。樹立良好的工作態(tài)度和工作作風，嚴禁執(zhí)行任務中喝酒、擅自離開自己車輛及違章操作。愛護車輛，做到勤檢查、勤保養(yǎng)、勤維修，車輛整潔，設備齊全，無異常響聲，安全可靠。自覺遵守規(guī)章制度，節(jié)約油料和配件，不得擅自購買或維修，應按級請示同意后執(zhí)行。不得公車私用，不得擅自將車輛交他人駕駛，因公動用他人車輛，應承擔所用車輛的衛(wèi)生清潔工作。做好行車記錄，妥善保管和攜帶隨車證件，嚴格交接登記手續(xù)，不得丟失車輛、牌證等。嚴守保密規(guī)劃，不得傳播領導的談話。完成上級交辦的其它有關(guān)事宜。4．保安工作職責日常保衛(wèi)遵守公司各項規(guī)章制度，按時上崗接班，對管轄區(qū)域的安全負有重大責任，樹立高度的事業(yè)心和責任感，在崗不睡覺、不吸煙、不擅離崗位、不做與執(zhí)勤無關(guān)的事情。值班人員要提高警惕，發(fā)現(xiàn)異常情況要果斷處理，消除隱患，并向領導匯報。禮貌待人，語言文明盡量避免與他人發(fā)生爭執(zhí)，問題難以解決及時上報上級處理。對外來人員要詳細詢問，做好登記記錄。夜間對重要區(qū)域嚴格細致的檢查，對發(fā)現(xiàn)或發(fā)生的事情要進行記錄。景區(qū)保衛(wèi)負責旅游區(qū)游覽秩序、日常安全保衛(wèi)及接待衛(wèi)生工作；負責協(xié)助基礎設施部做好施工人員和車輛進出的安全管理；負責施工現(xiàn)場人員工作秩序的監(jiān)督管理；負責接待中施工現(xiàn)場的控制和接待中的秩序維護及景區(qū)安全；負責停車場的管理；負責對車輛排放廢氣、噪聲的檢查和向游客提醒車輛污染環(huán)境的問題。完成上級交辦的其它有關(guān)事宜。三、行政管理制度第一章辦公秩序管理一、公司員工必須嚴格遵守作息時間，按時上下班，不得遲到、早退和曠工。二、出席正式場合必須著工裝；周一至周五必須著工裝,周六、周日除外。三、上班時間不得相互聊天、竄崗、打私人電話、吃東西，不得干私活，未經(jīng)批準，不得因私事會客。四、上班時間無事不得離崗，因公外出要向主管領導請假。五、遵守勞動紀律，不遲到、不早退、不曠工，服從工作安排。六、嚴禁用工作電腦玩游戲。七、嚴格遵守保密制度，未經(jīng)許可，不得向外界傳播或提供公司有關(guān)內(nèi)控資料、文件。八、物品擺放整齊，茶杯放在桌子靠墻邊上角，報紙要上架，下班時不留雜物在桌上，椅凳要擺放整齊。九、注重儀容儀表，行為舉止大方得體。遇到領導、賓客、同事要面帶微笑，主動問好或點頭致意。十、在崗位上要坐姿端正，電話鈴響三聲之內(nèi)要接聽，用禮貌語問候?qū)Ψ剑蟪鏊诓?室)名稱。十一、辦公區(qū)域大門由保安員負責開關(guān)。下班后，要人走關(guān)燈、關(guān)空調(diào)、關(guān)門窗，清理垃圾，將電器設備的電源斷開后方可離開。十二、辦公室不得存放易燃、易爆物品，報紙、資料等易燃物要及時清理和處理。十三、發(fā)現(xiàn)不安全隱患和形跡可疑或有不法行為的人或事，及時果斷處理。第二章打印、復印、傳真管理制度打印、復印、傳真的管理部門為辦公室。打印、復印、傳真承辦范圍為管理文件、合同及各類相關(guān)資料，私人資料恕不接待。三、有打印機的部門自行打印，注意控制打印紙用量。四、各部門在進行傳真或接收傳真時，要填寫《傳真收、發(fā)文登記表》（表一）。五、除存檔文件、外發(fā)文件及其他重要文件外一律利用廢紙，要求一張紙用兩次。第三章車輛管理一、公司車輛由辦公室統(tǒng)一管理、調(diào)度，并指派專人駕駛、保養(yǎng)并負責維修、檢驗、清潔等。二、車輛使用按先上級、后下級；先急事、后一般事；先滿足工作任務、接待任務，后其他事的原則安排。除公司領導或各部門到有關(guān)部門、工地辦事外，單獨一人在城區(qū)辦事，原則上不安排車輛。三、各部門公務用車，應事先填妥《用車申請單》（表二），辦公室核準后調(diào)派，無《用車申請單》禁止駕駛員出車。四、外單位借車，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可安排。五、除特殊情況并經(jīng)辦公室領導同意外，車輛夜間不得在外過夜，駕駛員須將車輛停放公司院內(nèi)。如不遵守，由此造成的一切后果自負。六、車輛實需維修的項目由駕駛員填報《車輛維修申請單》(表三)，屬一般性小修保養(yǎng)和易損件更換，由辦公室審批簽批后，進行修理。對較大數(shù)額的維修項目，由辦公室審核報總經(jīng)理批準后進行修理。七、辦公室統(tǒng)一購買加油卡，駕駛員憑卡加油。特殊情況可由駕駛員憑票報銷油費。豐田吉普車每100公里按16升耗油量計算；現(xiàn)代吉普車每100公里按17升耗油量計算。九、實行車輛行車里程，油料消耗月報制度。駕駛員每月底將《月度出車記錄》（表四）報給辦公室，由辦公室負責統(tǒng)計、考核。十、駕駛員應做到合理用車，節(jié)約用油，將油耗控制在指標以內(nèi)，特殊情況需增補油票的，須報公司領導批準。十一、駕駛員不得私自出賣油料和將油料贈送他人，如有發(fā)現(xiàn)，按貪污論處。十二、辦公室應按時辦好車輛保險、養(yǎng)路費繳納等各項手續(xù)，車輛有關(guān)證件及資料由駕駛員妥善保管。十三、下列情況，違反交通規(guī)則或事故的經(jīng)濟損失及責任由駕駛員負擔：（1）無照駕駛；（2）未經(jīng)許可將車借予他人使用；（3）違反交通規(guī)則引起的交通肇事；（4）違反交通規(guī)則，其罰款由駕駛?cè)藛T負擔。十四、意外事故、不可抗拒原因造成的車輛事故由公司酌情研究處理。第四章電話費用管理一、本公司的電話，主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務之用，不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。二、電話的管理由辦公室統(tǒng)籌負責。三、員工打電話，用語應盡量簡潔、明確，以減少通話時間。四、如產(chǎn)生較大數(shù)額的長途話費，或撥打聲訊臺的費用，由部門負責人說明原因或承擔相應費用。第五章會議管理會議分類、組織及主題公司會議分為：董事會會議、總經(jīng)理辦公會、行政例會、專題會。董事會會議1．一年召開一次，由董事長召集、主持。2．參加人員為公司董事會成員、監(jiān)事。董事長可視需要邀請部門負責人列席會議。3．由辦公室收集議題，提交會議討論、決策。4．辦公室做好會議記錄，并撰寫會議紀要或會議決議，經(jīng)公司全體董事簽名認可后發(fā)送有關(guān)人員并存檔?？偨?jīng)理辦公會5．一月召開一次，特殊情況可臨時召開，由總經(jīng)理負責召集、主持，總經(jīng)理因公外出，由副總經(jīng)理負責召集、主持。6．參加人員為公司領導、各部門主管以上（含主管）負責人。由會議召集人提出列席人員名單。7．由辦公室收集議題，提交會議討論、決策。8．辦公室派人記錄，并撰寫會議紀要，經(jīng)公司領導批示后發(fā)送有關(guān)人員并存檔。行政例會9．每周召開一次。由總經(jīng)理或由總經(jīng)理臨時指派其他負責人召集、主持。10．參加人員為公司領導、各部門主管以上（含主管）負責人。11．各部（室）經(jīng)理（主管）在會上匯報上周主要工作和本周工作安排，提出需要公司領導決策的事宜和其它相關(guān)建議。12．由辦公室記錄并撰寫《本周工作重點》發(fā)送公司領導和各部（室）。專題會13．需進行專題研究的事項，應召開專題會。專題會可根據(jù)部門的需要隨時召開。14．由業(yè)務分管領導負責召集、主持，有關(guān)人員參加。15．有關(guān)職能部門派人記錄，并撰寫會議紀要，經(jīng)公司領導批示后發(fā)送有關(guān)人員并存檔。16．分管領導會后應向總經(jīng)理報告會議情況，呈送會議紀要備案。二、會議通知及會議紀律17．會議資料由有關(guān)職能部門準備，辦公室安排會議地點，布置會場，通知有關(guān)人員參加會議。18．參加會議人員要了解會議時間、地點、內(nèi)容，帶齊有關(guān)資料，做好發(fā)言準備，準時參加。19．與會人員要遵守會場紀律，認真聽取發(fā)言，并隨時作好記錄，不得交頭接耳，不得做與會議無關(guān)的事，必須關(guān)閉通訊工具或?qū)⑹謾C調(diào)成無聲狀態(tài)。如遇特殊情況需中途離席，應向會議主持請假。三、會議決定事項的落實20．專題會決定事項，由有關(guān)職能部門督促落實，及時反饋給主管領導。21．董事會會議、總經(jīng)理辦公會決定事項，由辦公室傳達并跟蹤督辦，落實情況及時掌握，及時反饋給公司領導。第六章印章管理一、印章的分類：

公司的印章根據(jù)用途、類別分為：公司公章、財務專用章、法定代表人私章。

二、具體內(nèi)容：

（一）管理：

1.各類印章的使用須嚴格登記程序，完成審批手續(xù)后方可用?。徊环弦?guī)定和不經(jīng)主管領導簽發(fā)的文件、資料、合同等，公章保管人有權(quán)拒印。

2.任何情況不得攜出各類公章或外借。若因工作需要，確須將印章帶出，需提交申請，經(jīng)總經(jīng)理批準，方可帶出。公章帶出期間，只可將公章用于申請事由，并對公章的使用承擔一切責任。

3.各類公章的保管人嚴格執(zhí)行公司印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而違規(guī)用章。

4.印章保管人員不在時由總經(jīng)理指定人代管，雙方做好印章的交接手續(xù)。

（二）各類印章的使用范圍：

1．公司公章的使用范圍：公司對外簽發(fā)的文件；公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件；由公司出具的證明及有關(guān)資料；公司對外提供的財務報告；公司章程、協(xié)議；員工的調(diào)動、任免及聘用；公司合同。

2．財務專用章及法人章主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務。

（三）各類印章的管理：

1．公司公章的保管與使用：

1）公司公章由辦公室負責保管與使用。

2）使用公章須履行登記手續(xù)，由經(jīng)辦人至辦公室填寫《公章使用登記表》（表五），寫明用印事由，并經(jīng)部門負責人審核同意后，方可用印。

3）以公司名義上報、外送、下發(fā)的文件、資料等，經(jīng)由總經(jīng)理審閱批準，辦公室主任同意后方可加蓋印章。

4）任何人不得以任何事由要求在空白書面上加蓋公章。

2．公司財務專用章、法人章的保管與使用：

1)公司財務專用章由財務部經(jīng)理負責保管，財務部經(jīng)理不在時，由財務部經(jīng)理指定人代管；法定代表人私章由財務部出納負責保管。

2)公司財務專用章與法定代表人私章不得交與銀行出納員自行保管和使用。

3）任何人不得以任何事由在空白書面上加蓋財務專用章和法人章。

三、失職責任

由于審批人的過錯決定或者印章保管人的過錯行為履行蓋章手續(xù)而導致公司遭受經(jīng)濟損失的，責任人應當負責賠償或者由公司酌情處以相應的經(jīng)濟處罰。第七章公文管理公文種類1．決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排。2．決議：適用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。3．指示：適用于對下級單位部署工作，闡明工作活動的指導原則。4．意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。5．規(guī)定：適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范。6．通知：適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級單位辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。7．通報：適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。8．報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級單位的詢問。9．請示：適用于向上級單位請求指示、批準。10．批復：適用于答復下級單位請示事項。11．函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題；向有關(guān)主管部門請求批準等。12．會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。二、公文格式1．公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、發(fā)文字號、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送單位、份數(shù)、經(jīng)辦單位和聯(lián)系電話等部分組成。

2．發(fā)文單位應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位應當排列在前。3．秘密公文應當分別標明“秘密”、“機密”，一般對內(nèi)公文標明“內(nèi)文”。4．發(fā)文字號，包括單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。5．公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應當標明發(fā)文單位，并準確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。6．公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。7．公文除會議紀要外，應當加蓋公章。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦單位加蓋公章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文單位都應當加蓋公章。8．成文時間，以領導人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領導人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。9．文件應當標注主題詞；上報的文件，應當按照上級單位的要求標注主題詞。三、行文規(guī)則1．各級單位的行文關(guān)系，應當根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。2．向下級單位的重要行文，應當同時抄報直接上級單位。3．單位之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級單位有權(quán)責令糾正或撤銷。4．各級單位一般不得越級請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄報被越過的上級單位。5．“請示”應當一文一事，并附呈簽；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級單位。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。6．“報告”中不得夾帶請示事項。7．受雙重領導的單位向上級單位請示，應當寫明主送單位和抄送單位，由主送單位負責答復。上級單位向受雙重領導的下級單位行文，必要時應抄送其另一上級單位。四、發(fā)文程序（圖一）1．以公司名義行文，由擬稿人按發(fā)文格式（表六）撰文后，交部門經(jīng)理核稿簽字（表七）。2．將部門經(jīng)理簽字的文稿，送辦公室登記編號。3．文件打印、校對好后，轉(zhuǎn)呈公司領導簽發(fā)。4．領導簽發(fā)后，經(jīng)打印，擬稿人核對，加蓋公司公章發(fā)出并登記。5．領導簽字批件及一份正文交檔案室存檔。6．需要改的文件，由原文件起草人擬制，按以上程序辦理。五、收文程序（圖二）1．政府部門、集團公司下發(fā)給公司的公文，各景區(qū)、總部各部（室）上報公司的公文統(tǒng)一歸口公司辦公室管理。2．辦公室收到外來文件后，進行拆封、清點、編號、登記，并及時提出擬辦意見，分送有關(guān)領導閱批，或者交有關(guān)部門辦理。3．承辦單位要根據(jù)公文要求和領導指示，認真辦理，并將辦理結(jié)果及時向辦公室反映，由辦公室向有關(guān)領導匯報。文件傳閱或辦理后，由單位負責同志簽字或注明辦理情況，并及時退還辦公室，不得積壓。4．緊急公文，應當提出辦理時限。承辦單位不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本單位辦理的，應當迅速退回交辦的辦公室并說明理由。5．領導和各部門負責人外出開會，帶回的會議文件應及時送交辦公室按收文程序辦理。第八章檔案管理前言旅游檔案是旅游事業(yè)的歷史記錄,是開發(fā)旅游資源,服務旅游事業(yè)發(fā)展的物質(zhì)基礎。隨著社會與經(jīng)濟的發(fā)展，旅游檔案在旅游工作中的重要性越來越突出，規(guī)范旅游檔案的分類是公司很重要的一項工作。為了提高檔案管理的科學化、規(guī)范化、數(shù)字化和標準化水平，更好地為公司經(jīng)營生產(chǎn)、管理工作服務，特制定本暫行辦法。一、公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限的劃分1.公司級檔案管理范圍，由公司行政部專人管理并負責一切借閱、復印、傳遞相關(guān)事宜。公司級檔案包括以下文件：（1）公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；

（2）公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；

（3）財務管理、資金貸、業(yè)務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等）；

（4）政府、項目批文、合同；（5）上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

（6）公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等）；

（7）工程進度計劃控制文件（含各業(yè)務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙；

（8）公司及各部門月度、年中、年度工作計劃及資金計劃；

（9）公司簽定的各類合同；

（10）公司有效證件、印章；

（11）公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

（12）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；（13）其他具有法律效力及保存價值的文件。2.部門檔案管理范圍，由各部門指定專(兼)職文書管理，于每季度末交檔案清單至公司備案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部門級檔案文件如下：

（1）各部門報請總經(jīng)理批復的工作聯(lián)系單、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；

（2）部門例會會議紀要；

（3）各部門與其相關(guān)業(yè)務單位函件管理；

（4）招投標文件管理；（5）人事勞資檔案及信息管理(由人力資源部統(tǒng)一管理)；（6）儀器、設備維修保養(yǎng)資料；

（7）客戶、特約商家資料及信息管理；

（8）公司的媒體宣傳資料、銷售報表；

（9）財務會計憑證、賬冊、月度、年度財務報表（由財務部統(tǒng)一管理）。3.各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由行政部負責歸檔。4.工程項目立項、國土、規(guī)劃、設計及技術(shù)登圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由工程部負責。5.各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由工程部、市場營銷部等業(yè)務部門按業(yè)務分工負責歸檔。6.一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。二、公司檔案管理準則

1.公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制，即堅持部門收集、管理文件材料的制度。由行政部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。行政部設立專門檔案室，配備專人分管公司主體檔案工作。2.根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。3.公司應有庫房或場地和必要的設施及保護設備保管檔案，確保檔案的安全。

4.檔案管理部門及負責人

（1）公司檔案管理部門為行政部；

（2）公司立檔單位為各部門；

（3）檔案管理責任人：各部門負責人與專(兼)職文書；

（4）各部門均應明確指定專(兼)職文書，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。5.各部門專(兼)職文書的職責

（1）了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

（2）認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每季度末前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

（3）承辦人員需借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材。三、檔案管理、歸檔文件整理1.各部門以公司名義或中心名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、項目方案、函等文件均應由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔，抄送行政部檔案室備案。

2.各部門都要建立健全平時歸卷制度。公文承辦人對處理完畢或批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交專(兼)職文書集中統(tǒng)一歸卷。

3.一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

4.歸檔時限

各部門專(兼)職文書就文件歸檔工作應做到每日進行。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應做到及時處理，切忌拖拉積壓。

5.歸檔文件的整理

（1）歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。

（2）歸檔材料應完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起。（3）歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數(shù)，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件，重要文件的草稿各為一件。（4）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（5）卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

（6）整理文件時應遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

（7）歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。

（8）案卷整理的幅面應以A4紙為準(210mm*297mm),材料過窄或小于A4幅面的粘貼在A4的幅面并留出左側(cè)裝訂線；材料過寬應按A4的幅面折疊整齊，折疊時盡量減少折疊次數(shù)，同時折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認的，應附抄件。

（9）歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂。應在歸檔文件左側(cè)預留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。

（10）歸檔材料必須文字清楚，嚴禁作涂改、貼補或其他任何技術(shù)處。

（11）存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件)，必須復印一份后將復印件與原件一并存檔。

（12）文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補或托裱后再歸檔，修裱時應注意盡量保持文件的原貌。

6.歸檔文件的移交

（1）檔案室對于日常抄送副件進行登記，并依據(jù)登記情況于每季度末定期與部門文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。接收檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊,一式兩份，寫明案卷標題,卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量,移交時間,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。

（2）移交檔案時，應同時移交相關(guān)文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對后，對電子文檔進行整理保存。存檔后，電子文檔之文件名，更改為“檔案號+文件標題”。同一檔案中有多個電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號命名的電子文件夾內(nèi)。(3)檔案部門及主辦部門有責任征集重要聲像資料，由攝錄人員整理，檔案部門協(xié)助。四、歸檔文件（實體）分類分類辦法詳見《檔案實體分類編號暫行辦法》。

五、檔案的鑒定

從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值。六、檔案的保管期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特者之外，一般為分為永久、長期、短期三種。（1）長期保存：公司章程；股東名冊；組織規(guī)程及制度性規(guī)定；董事會及股東會議事紀錄；財務報表；政府機關(guān)許可證書或核準文件；不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；工程設計圖；預算、決算書類；會計憑證；事業(yè)計劃資料；期滿或解除之合約；其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

（2）對在一定時間內(nèi)有利用價值的檔案分為長期或短期保存。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件做短期保存，其余資料原則上均為長期保存。（3）凡是介于兩種保管期限的檔案，其保管期限一律從長。

七、檔案密級

公司檔案文書分機密、密、普通三個等級，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。

（1）“機密”文書含：公司之相關(guān)政府批文、會計憑證、財務報表、資金合同、相關(guān)財務往來文件、與其他經(jīng)濟組織的合作合同、公司章程、股東會及董事會會議紀要（決議）、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、其他經(jīng)核定為機密的文書。

（2）“密”文件含：公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件、公司各類經(jīng)濟合同、設計方案及圖紙、預決算書、重要工作計劃、重要會議紀要。

（3）“普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。八、檔案借閱、利用工作（1）檔案資料的借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料的借閱需先請示分管領導并填寫《檔案借閱申請表》（表八）送辦公室主任核批。（2）借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。機密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱，不予借出。

（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導。九、檔案的銷毀（1）公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。（2）對于多余、重復、過時和無保存價值的或是某些到了銷毀期的檔案，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》（表九）交辦公室主任審核總經(jīng)理批準后執(zhí)行。（3）凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準后方可銷毀；一般的資料由辦公室主任批準后方可銷毀。（4）經(jīng)批準銷毀的公司檔案資料，檔案管理員必須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。（5）如果對銷毀沒有疑義，應即刻予以銷毀。在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。十、檔案保管

（1）防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全；

（2）公司應有場地和必要的設施及保護設備保管檔案，確保檔案的安全。檔案管理人員應定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結(jié)實牢固。

（3）每年須定期對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。

附則

一、檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進行管理，提高管理效率。

二、本辦法由行政部解釋、補充，由公司總經(jīng)理批準頒行。第九章辦公用品管理一、辦公用品的范圍本規(guī)定中的辦公用品包括：公司給員工個人配置的通訊工具（對講機）、辦公桌椅和員工日常工作所需的辦公文具。公司給部門配置的文件柜、傳真機、打印機、復印機、飲水機、取暖器等。公司公用的辦公設備。公司為部門購置的書籍、雜志和報刊。二、辦公用品申購程序1．各部門根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況，一般每月15日前編制并提報下月辦公用品需求計劃，填寫《辦公用品申購單》（表十），部門負責人審簽后報辦公室。逾期未提交需求計劃部門，不予發(fā)放，特殊情況由總經(jīng)理審核批準。2．辦公室根據(jù)實際情況給予審核并制定月度采購計劃及預算，報辦公室主任與財務部經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準后進行采購。3．辦公室根據(jù)審簽的辦公用品購置計劃，與財務部人員共同采購，并于月底完成。4．辦公用品購買之后，由辦公室驗收入庫。5．每月1-5日，各部門根據(jù)辦公用品領用計劃填寫《辦公用品領用單》（表十一），由辦公室審核、總經(jīng)理批準后到辦公室領用，其它時間不予辦理（特殊情況外）。6．管理品自第二次領用起須以舊換新，如有故障或損壞，應及時申請修理或以舊換新，如遺失應由領用人或領用部門照價賠償。7．員工到崗時，所需辦公用品由部門報請辦公室審批后領用。員工離職時，須根據(jù)有關(guān)規(guī)定與管理員交接辦公用品。8．辦公室需建立和登記辦公用品臺賬，做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理。管理員須定期或不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。9．管理員須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。三、除以上范圍內(nèi)的辦公用品以外，部門專用物資由申購部門派人與辦公室、財務部共同采購（參加財務制度之《采購流程》）。第十章工裝管理一、原則上由員工試用起，統(tǒng)一發(fā)放工裝。二、工裝由辦公室統(tǒng)一定制和發(fā)放。員工負責定時自行清洗熨燙工裝，要保持其整潔和完好無損。任何部門和個人不得隨意更改工裝款式和損壞工裝。損壞和遺失自費補做。三、工裝分類1．工裝包括：男式西裝二件套、長袖襯衣、短袖襯衣、皮鞋女式西裝三件套、長袖襯衣、短袖襯衣、皮鞋2.工裝分為正副總經(jīng)理級、部門經(jīng)理級、主管與員工級三類。四、工裝年限1.西裝(每人兩套)每兩年更換，一般在年初領用。2.襯衣(每人兩件)每兩年更換，長袖襯衣一般在十月份領用，短袖襯衣一般在五月份領用。3.皮鞋(每人一雙)由個人采購，每年更換，一般在三月份領用。4.對新進員工，第一次發(fā)放相應季節(jié)的工裝。五、工裝領用1.各部門員工領用工裝，需由部門開出領用單，領用人以及部門經(jīng)理簽字，辦公室核實登記后予以發(fā)放。未到規(guī)定使用年限而需更換工裝的，費用自理。2.工裝費用由公司承擔，員工在離職時：1）在公司工作一年者，承擔工裝費用的70%，工裝歸員工所有；2）在公司工作一至兩年者，承擔工裝費用的30%，工裝歸員工所有；3）在公司工作兩年以上者，工裝歸員工所有。六、工裝制作費用標準1.西裝：正副總經(jīng)理服每套3000元左右；部門經(jīng)理服每套2000元以內(nèi)；主管及員工服每套1000元以內(nèi)。2.襯衣：正副總經(jīng)理服每件400元左右；部門經(jīng)理服每件200元以內(nèi)；主管及員工服每件80元以內(nèi)。3.皮鞋：正副總經(jīng)理鞋每雙800元左右；部門經(jīng)理鞋每雙400元以內(nèi)；員工鞋每雙150元以內(nèi)。第十一章業(yè)務接待管理業(yè)務接待范圍1.上級公司、政府部門到本公司檢查工作及兄弟單位來人聯(lián)系工作的接待。2.業(yè)務部門外出聯(lián)系工作所發(fā)生的必要招待。辦公室為公司接待的承辦部門和接待工作的管理部門，主要負責接待本公司的上級單位領導、兄弟公司領導、公司邀請客人及承擔公司綜合性接待工作。其它人員負責對口接待，由各對口部門負責，辦公室協(xié)調(diào)各部門完成好接待任務。三、公務接待要堅持“務實、節(jié)儉”的原則，做到有利公務、熱情周到、勤儉節(jié)約、大方得體。四、有關(guān)接待費的申請、批準、記帳、結(jié)算等，一律按本規(guī)定程序辦理。凡不按本規(guī)定辦理者，任何對外接待與交際的開支，公司一律不負責任。五、接待程序1.接待部門根據(jù)具體情況，認為需要公司接待者，必須填寫《接待審批表》（表十二），報總經(jīng)理審批后，交辦公室安排。如遇特殊情況總經(jīng)理未及時審批，應口頭匯報，事后補辦《接待審批表》。2.申請部門憑《接待審批表》至財務部借支招待費用。待接待工作結(jié)束后，將收據(jù)和發(fā)票憑證至財務部結(jié)賬。第十二章附錄檔案實體分類編號暫行辦法一、總則檔案分類原則，是以公司全部檔案為對象，根據(jù)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學管理和開發(fā)利用。二、檔案類別的設置1.檔案的類別共設置七個大類，即：黨群工作類（Ａ）、行政管理類（B）、經(jīng)營管理類（Ｃ）、生產(chǎn)技術(shù)管理類（Ｄ）、基本建設類（Ｅ）、設備儀器類（Ｆ）、會計檔案類（Ｇ）、特殊載體檔案類（H）。2.根據(jù)職能活動和檔案形成的特點，每個大類下設置若干個二級類目（屬類），按需要可設置三級類目。（見附表）3.錄音、錄像、照片、計算機軟盤（磁盤）和其他紙質(zhì)載體形式的檔案，其形成和反映的內(nèi)容、作用與紙質(zhì)載體檔案有著不可分割的聯(lián)系，不單獨設置類目，視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)載體檔案對應分類編號。4.各部門根據(jù)分類辦法組織整理案卷，以利于分類標識和管理。三、分類標識方法1.企業(yè)檔案實體分類的標識符號采用英文字母順序標識一級類目（大類）；采用阿拉伯數(shù)字“雙位制”標識二級類目（屬類）。2.檔案實體排架和編號要反映七個基本大類，從實際出發(fā)，做到科學合理，經(jīng)濟實用，保證利用檔案的系統(tǒng)性和有效性。2.1ＡＢＣＤＥＦＧ類的案卷排架，按大類一年度一屬類進行排列，不區(qū)分保管期限特征，但同一屬類內(nèi)按永久、長期、短期順序排列，案卷順序號按大類流水編號，流水號編制到“９９９”時，重新從“１”另行編號，并用案卷目錄號加以區(qū)別。檔案編號（檔號）由目錄號、分類號、案卷順序號構(gòu)成。檔案編號標識舉例示意：A1·A12·010A１表示目錄號，即Ａ類的第一本目錄；A表示分類的一級類目，即大類代號；12表示分類二級類目，即屬類代號；010表示案卷順序號。2.2特殊載體檔案，按載體類別分別編號．即按照片、錄音帶、錄像片、軟盤、光盤、實物、榮譽檔案分別編號，用特殊載體（TZ）·類別［照片（Z）、錄音帶（Y）、錄像帶（X）、軟盤（R）光盤（G）、實物（SW）］·順序號標識。示例：TZ·R·001；TZ·Z·001．．．．．．附表：檔案實體分類編號表檔案分類檔案名稱分類號基本范圍黨群工作類（A）包括黨務工作及組織、宣傳、紀檢工作中的種種文件材料以及共青團、工會等組織形成的各種文件材料等黨務綜合A11黨委綜合性工作，黨委有關(guān)會議，黨員代表大會，黨委辦公室和其他黨務性工作組織、宣傳工作A12黨的組織建設，黨費管理，理論教育，各種工作活動宣傳，思想政治工作，精神文明建設紀檢工作A13黨風治理，黨紀檢查，案件審理工作等工會工作A14職工代表大會，職工民主管理，勞動福利，文體活動，組織建設，會費管理，先進職工管理，技術(shù)比賽共青團工作思想政治工作，團員大會，團員管理，團費管理，青少年工作行政事務類（B）行政管理綜合B11綜合性工作，政策法規(guī)，經(jīng)理辦公室工作，干部會議，信息工作，機構(gòu)設置，行政工作制度行政事務B12各部門或直屬各單位的創(chuàng)立、合并、撤銷、更換名稱；行政工作年度計劃、總結(jié)；集團頒發(fā)的并需要執(zhí)行的決議、決定、指示等；需貫徹的法規(guī)性文件；上級機關(guān)給予的優(yōu)惠性扶持政策；公司向上級的請示及上級的批復；信訪材料及處理材料審計監(jiān)察B13審計業(yè)務綜合管理，專項審計工作活動，法律事務，政紀監(jiān)察，違紀案件審理工作勞動管理B14勞資綜合管理，定員定編，勞動調(diào)配，勞動工作計劃與統(tǒng)計，工資管理，勞動保護人事管理B15人事業(yè)務綜合管理，干部、職工管理，干部考核、任免、聘用、獎懲等后勤福利B16各項管理制度，辦公用品發(fā)放標準，勞動安全保證等材料，醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)工作培訓工作B17教育業(yè)務綜合管理，職工在職業(yè)務技術(shù)教育和培訓，先進與個人表彰材料武裝保衛(wèi)B18安全保障，人防工作，治安、消防工作管理制度、計劃、總結(jié)和匯報經(jīng)營管理類（C）經(jīng)營管理綜合C11企業(yè)發(fā)展計劃，經(jīng)營戰(zhàn)略決策，經(jīng)營方針，企業(yè)改制，投資管理，市場預測，經(jīng)營法規(guī)，企業(yè)管理制度，工作標準；年度經(jīng)濟工作會議通知、記錄、紀要、政策等材料；各種經(jīng)營工作會議通知、紀要等經(jīng)營決策與企業(yè)管理C12會議材料、紀要、決議等；董事會工作會議通知、紀要、決議等；年度經(jīng)營計劃、投資方案、年度預算財務管理C13財務業(yè)務綜合管理，資金固定資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理，成本管理，價格管理，財務計劃，會計管理，稅務、信貸和優(yōu)惠政策管理物資管理C14物資綜合業(yè)務管理，倉庫管理，廢舊物資處理，勞動保護用品介紹等產(chǎn)品銷售C15市場分析，游客調(diào)查，洽談，銷售合同、協(xié)議，廣告設計、宣傳，產(chǎn)品介紹等（以營銷部門重大產(chǎn)品的推介活動資料、網(wǎng)站資料為主）計劃統(tǒng)計C16綜合計劃管理，企業(yè)中、長期經(jīng)營計劃，年（季）度計劃，各項專業(yè)技術(shù)，各種計劃，統(tǒng)計報表，綜合性統(tǒng)計分析生產(chǎn)技術(shù)管理類（D）生產(chǎn)調(diào)度D11生產(chǎn)組織，調(diào)度指揮安全管理D12安全生產(chǎn)管理，工傷事故管理，職工安全教育環(huán)境保護D13環(huán)境保護檢測與控制，污染治理質(zhì)量管理D14全面質(zhì)量管理，產(chǎn)品質(zhì)量檢測與控制工作科技管理D15科技綜合管理，新產(chǎn)品、新技術(shù)研發(fā)，科技成果管理，技術(shù)改造，合理化建議，專利管理，技術(shù)引進、轉(zhuǎn)讓，其他相關(guān)技術(shù)合同、協(xié)議等標準化工作D16企業(yè)技術(shù)標準化管理工作，各種技術(shù)標準檔案檔案和信息管理D17企業(yè)檔案管理工作，各類基本數(shù)據(jù)庫管理，計算機信息系統(tǒng)管理型工作，技術(shù)情報、圖書、資料管理，各種專業(yè)會議等文件資料能量管理D18能量消耗定額管理，節(jié)能降耗工作基本建設類(E)每個單項工程項目應包括工程前期依據(jù)性文件，工程勘探測繪，設計施工，竣工驗收，工程創(chuàng)優(yōu)全過程的文件材料基本建設綜合E11基建綜合管理，房地產(chǎn)憑證，紅線圖，總平面圖辦公建筑E12生活建筑E13雪峰山漂流項目E14古城項目E15小江項目E16構(gòu)筑物建筑E17環(huán)境與綠化E18設備儀器類(F)包括設備購置報批、購置合同及安裝、調(diào)試和驗收過程的技術(shù)性、憑證性文件材料，設備儀器的維修、改進、改裝、轉(zhuǎn)讓和報廢的文件材料等。設備儀器綜合F11專用設備F12輔助設備F13會計檔案類（G）會計檔案綜合G11會計報表G12會計賬簿G13會計憑證G14特殊載體類檔案（H）各項重大活動，領導主要講話，營銷部門重大產(chǎn)品推介活動的聲像資料，公司組織類的實物類檔案實物檔案SW營業(yè)執(zhí)照，組織機構(gòu)代碼證，消防許可證，衛(wèi)生許可證等組織類實物檔案；榮譽檔案RY黨和國家以及上級機關(guān)授予單位或個人的獎章、獎狀、獎旗、獎匾、榮譽證書、名人檔案、名人墨寶等具有保存價值的檔案材料軟盤（R）光盤（G）R\G錄音帶Y錄像帶X表一傳真收發(fā)登記表傳真件名稱收發(fā)時間發(fā)件單位或發(fā)件人收件單位或收件人收發(fā)人簽名