科技案卷構(gòu)成的一般要求

科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T11822-20231一、分類二、組卷三、卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)四、案卷封面的編制五、案卷脊背的編制六、卷內(nèi)目錄的編制七、卷內(nèi)備考表的編制八、案卷目錄的編制九、案卷的裝訂、裝盒與排列上架2一、分類按工程性質(zhì)分類按專業(yè)分類按區(qū)域、流域分類3二、組卷1.卷的概念⑴案卷file由互有聯(lián)系的假設(shè)干文件組合而成的檔案保管單位。⑵組卷filing立卷，即組織案卷，將假設(shè)干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。2.組卷原那么遵循基建文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)基建文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。3.組卷方法4案卷卷內(nèi)備考表卷內(nèi)文件N卷內(nèi)文件2卷內(nèi)文件1卷內(nèi)目錄案卷封面5文件有機(jī)聯(lián)系某一工程或單位工程、分局部項(xiàng)工程的文件某一問題、事故處理形成的一組文件請(qǐng)示與批復(fù)一組會(huì)議材料就某一變更事項(xiàng)產(chǎn)生的報(bào)告、批復(fù)、洽商材料等系統(tǒng)編號(hào)的變更令、變更通知單、工程聯(lián)系單等設(shè)備選購、開箱、試運(yùn)行三階段形成的文件，自成體系、互為聯(lián)系某一組實(shí)驗(yàn)記錄維修記錄6五種組卷方法按單項(xiàng)工程組卷按專業(yè)性質(zhì)組卷按階段組卷按問題組卷按文件材料名稱組卷7組卷方法1.按建設(shè)程序，分階段組卷。2.立項(xiàng)審批文件可根據(jù)審批事項(xiàng)的內(nèi)在聯(lián)系，按問題組卷。3.設(shè)計(jì)根底文件可按問題、專業(yè)、形成單位等組卷。4.設(shè)計(jì)文件可按照設(shè)計(jì)的不同階段和專業(yè)、形成單位等組卷。5.工程管理文件可按問題并結(jié)合時(shí)間等組卷。如：征地拆遷方案、投資、統(tǒng)計(jì)、管理招投標(biāo)及合同管理專項(xiàng)申請(qǐng)、批復(fù)86.施工技術(shù)文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；——施工管理文件按工作程序并結(jié)合問題組卷；——原材料質(zhì)量保證文件如屬共用的，那么按單位工程整理組卷，如屬專用的，那么按分部工程分別整理組卷；——各項(xiàng)施工原始文件除各單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表及匯總文件可按單位工程集中整理組卷外，其余文件材料按照單位、分部、分項(xiàng)工程，結(jié)合施工工序，歸入相應(yīng)局部，分別整理組卷；——設(shè)備文件材料按專業(yè)、臺(tái)件等組卷；——竣工圖按照建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等專業(yè)順序組卷，并編制設(shè)計(jì)變更一覽表。97.監(jiān)理文件可根據(jù)其工作內(nèi)容，按照監(jiān)理工作依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、方案進(jìn)度控制文件、費(fèi)用控制文件、平安管理文件、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志等，分別整理組卷；平行檢驗(yàn)及獨(dú)立抽檢的文件材料按單位工程分別進(jìn)行整理組卷。有的也可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段、文種等組卷。8.竣工驗(yàn)收文件可按照單位工程、專業(yè)〔各專項(xiàng)驗(yàn)收等〕分別整理組卷。10三、卷內(nèi)文件的排列與頁號(hào)編寫〔一〕卷內(nèi)文件的排列常用方法：1.按文件材料形成的時(shí)間順序排列2.按圖樣材料和文件的編號(hào)順序排列3.按文件材料的重要程度排列4.按文件材料的形式特征排列5.案卷內(nèi)密不可分的文件材料應(yīng)排在一起11具體是：1.管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列。如：會(huì)議紀(jì)要〔專題會(huì)議〕招投標(biāo)及合同文件2.施工管理文件按工作程序結(jié)合問題的重要程度依次排列；原材料質(zhì)量保證文件按產(chǎn)品種類或使用部位分別依次排列；按各單位、分部、分項(xiàng)分別整理組卷的文件，依照施工工序，按開工批準(zhǔn)、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)驗(yàn)、各項(xiàng)施工原始記錄、試驗(yàn)檢測(cè)及工程質(zhì)量控制〔評(píng)定、驗(yàn)收〕、平安管理、事故處理等往來文件材料，依次進(jìn)行排列。3.設(shè)備文件按依據(jù)性材料、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、隨機(jī)文件、運(yùn)行維護(hù)等順序依次排列。4.圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。12印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后〔如批復(fù)在前，請(qǐng)示在后〕；譯文在前，原文在后；設(shè)計(jì)文件材料目錄在前，設(shè)計(jì)圖樣文件在后；綜合性的文件在前，素材性的文件在后；文字材料在前，圖樣在后。13〔二〕卷內(nèi)文件頁號(hào)的編寫1.案卷內(nèi)基建文件以件為單位編寫頁號(hào)，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。——頁號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫?！骷g不連續(xù)編頁號(hào)?！撎?hào)的填寫位置：雙面書寫的文件材料，正面在右下角、反面在左下角；單面書寫的文件材料，在其右下角。圖樣的頁號(hào)編寫在右下角，或標(biāo)題欄外右上方。2.已有頁號(hào)的文件可不再重新編寫頁號(hào)。如成套圖樣、印刷成冊(cè)的文件。3.卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。14四、案卷封面的編制

檔號(hào)：（案卷題名）

立卷單位

起止日期

保管期限

密級(jí)封面式樣印制在卷盒正外表，也可采用內(nèi)封面形式15案卷封面編制1.案卷題名——主要包括建設(shè)工程名稱或代號(hào)、階段名稱、文件類型名稱等〔例如〕2.立卷單位——填寫負(fù)責(zé)組卷的部門或單位〔與舊標(biāo)準(zhǔn)有區(qū)別〕3.起止日期——填寫案卷內(nèi)基建文件形成的最早和最晚的時(shí)間〔年、月、日〕4.保管期限——填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限5.密級(jí)——填寫卷內(nèi)基建文件的最高密級(jí)6.檔號(hào)〔例如〕——由全宗號(hào)、分類號(hào)〔或工程代號(hào)或目錄號(hào)〕、案卷號(hào)組成16

例：淮北礦業(yè)集團(tuán)袁店一礦凈水、供水站工程配電、照明竣工圖袁店一礦凈水、供水站工程——單項(xiàng)工程配電、照明—————————專業(yè)性質(zhì)竣工圖—————————文件材料名稱17檔號(hào)例如01F·13·15—11

案卷號(hào)

單項(xiàng)工程代號(hào)

工業(yè)建筑類代號(hào)

基建檔案類別代號(hào)全宗號(hào)18五、案卷脊背的編制1.脊背工程⑴保管期限⑵檔號(hào)⑶案卷題名2.脊背工程可根據(jù)需要選擇填寫。3.案卷脊背印制在卷盒側(cè)面。（保管期限）檔號(hào)案卷題名19六、卷內(nèi)目錄的編制序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁數(shù)備注檔號(hào)卷內(nèi)目錄20卷內(nèi)目錄編制①序號(hào)——用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個(gè)文件一個(gè)號(hào)②文件編號(hào)——填寫文件文號(hào)或型號(hào)或圖號(hào)或代字、代號(hào)等③責(zé)任者——填寫文件形成者或第一責(zé)任者④文件題名——填寫文件全稱。文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名⑤日期——填寫文件形成的時(shí)間〔年、月、日〕⑥頁數(shù)——填寫每件文件總頁數(shù)⑦備注——填寫需說明的情況(需要時(shí)填寫)⑧檔號(hào)21七、卷內(nèi)備考表的編制互見號(hào)：說明：

立卷人：

年月日

檢查人：

年月日卷內(nèi)備考表檔號(hào)：排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面22卷內(nèi)備考表編制1.說明——標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題2.立卷人——由立卷責(zé)任者簽名3.立卷日期——填寫完成立卷的時(shí)間4.檢查人——由案卷質(zhì)量審核者簽名5.檢查日期——填寫案卷質(zhì)量審核的時(shí)間6.互見號(hào)——填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)，并注明其載體類型7.檔號(hào)23八、案卷目錄的編制序號(hào)檔號(hào)案卷題名總頁數(shù)保管期限備注案卷目錄24

案卷目錄1、序號(hào)，應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號(hào)。2、檔號(hào)、案卷題名、保管期限。3、總頁數(shù)，應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和。4、備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級(jí)、互見號(hào)或存放位置等信息。25九、案卷的裝訂、裝盒與排列上架1.整卷裝訂2.以件為單位裝訂◆應(yīng)在每件文件首頁空白處加蓋檔號(hào)章◆超出卷盒幅面的基建文件應(yīng)疊裝◆破損的基建文件應(yīng)修復(fù)◆圖紙可不裝訂，但同一個(gè)工程應(yīng)統(tǒng)一3.裝盒4.分類排列法〔單位：mm〕01F·12·13·5226

檔號(hào):

（案卷題名）

立卷單位起止日期保管期限密級(jí)●●●27“件〞的劃分：科技檔案按“件〞裝訂。是指在保存科技檔案卷級(jí)管理的根底上。對(duì)不整卷裝訂的案卷，以卷內(nèi)每份科技文件材料為單位實(shí)施的裝訂。按“件〞裝訂應(yīng)包括以下內(nèi)容：1．劃分“件〞。簡(jiǎn)單地說，就是將原來科技檔案案卷內(nèi)的一份。即一條目錄，作為一件。假設(shè)原來目錄過細(xì)，為了到達(dá)簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。還可通過整合“幾小件〞組成“一大件〞。具體做法：(1)對(duì)科技綜合管理性文件，采用《規(guī)那么》中“件〞的界定標(biāo)準(zhǔn)〔一般以每份文件為一件〕。(2)對(duì)科技檔案界定“件〞時(shí)，分兩種情況考慮：一局部歸檔文件是以自然件的形式出現(xiàn)的，就以其自然件定為一件〔如：工程概況、開工報(bào)告、竣工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)等〕。一局部歸檔文件材料雖也以自然件形式出現(xiàn)．但它們共性明顯且聯(lián)系甚密。那么采取從“粗〞界定。將假設(shè)干小件組“大件〞?！踩纾阂粋€(gè)單位工程的隱蔽工程驗(yàn)收記錄，分部工程驗(yàn)收等可各為一件；對(duì)同一科研成果的評(píng)價(jià)材料，雖其責(zé)任者不同，但屬同一事由，也應(yīng)視為一件。282、裝訂根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)提出的“裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求〞。我認(rèn)為裝訂材料應(yīng)具備保護(hù)檔案、操作簡(jiǎn)便、經(jīng)濟(jì)實(shí)用三個(gè)要求。常用的方法是：⑴線裝式，如“三孔一線〞和縫紉機(jī)軋邊等。從保護(hù)檔案的角度看，線裝無疑是最好的方式。一般厚度的用縫紉機(jī)在文件左側(cè)或左上角軋邊。較厚的那么采用傳統(tǒng)的“三孔一線〞法在“件〞的左側(cè)裝訂。⑵穿孔式⑶粘接式⑷使用變形材料裝訂方式⑸無酸紙封套套裝式，這幾種方式都存在一定的弊端，我們不般不采用。在文件裝訂前，對(duì)所有的歸檔文件撤除金屬物：不同幅面的科技文件材料要統(tǒng)一折疊為A4型幅面，破損的要先修復(fù)。29