電子檔案的形成與歸檔

電子檔案的形成及歸檔1/3/20241.電子檔案的形成及歸檔1.電子檔案的產(chǎn)生2.電子文件的特性3.電子文件歸檔的組織管理4.電子文件的收集與積累5.電子文件的整理與歸檔6.電子文件的鑒定工作7.電子文件使用的載體與歸檔載體的推薦8.電子檔案的保存與維護(hù)9.電子檔案的利用與管理10.保證電子文件信息平安的技術(shù)措施11.保證電子文件信息平安的管理措施12.管理電子檔案的設(shè)備配置

1/3/20242.1.電子檔案的形成1.1電子計(jì)算機(jī)的誕生及開展為電子檔案的形成創(chuàng)造了先決的技術(shù)條件。1.2電子計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，辦公自動化的進(jìn)一步開展和深化，特別是電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的飛速開展，是形成電子檔案的源動力。1/3/20243.2.電子文件的特性2.1電子文件是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物。2.2電子文件對設(shè)備的依賴性。2.3電子文件載體的非直讀性。2.4電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性及對元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性。2.5電子文件信息與載體的相別離性。1/3/20244.2.1電子文件是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物

電子文件是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。人們在計(jì)算機(jī)屏幕上看到由文字、圖形等構(gòu)成的電子文件形態(tài)只不過是電子文件的某種輸出形式而已。而在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無論是傳輸還是存儲等處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。

1/3/20245.2.2電子文件對設(shè)備的依賴性電子文件的形成和各種處理均是在計(jì)算機(jī)等設(shè)備的支持下完成的，離開計(jì)算機(jī)等設(shè)備，電子文件既看不見也摸不著。其對設(shè)備依賴性主要表達(dá)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。例如電子文件對其他設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理。不同軟、硬件環(huán)境形成的電子文件載體，有時難以互換。1/3/20246.2.3電子文件載體的非直讀性電子文件的非直讀性表達(dá)在很多方面。一是數(shù)字編碼記錄于載體上肉眼無法分辨，何況磁載體上的“磁疇〞極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理性質(zhì)，根本不可能看到。此外載體上的信息記錄密度極大，例如一張容量可達(dá)600MB一4000MB的光盤，刻寫激光斑點(diǎn)的直徑小于百萬分之一毫米，可存35萬張打印紙上的文字信息，或10萬頁圖形信息。即使在高倍顯微鏡下可以看見光盤上的記錄痕跡，也不可能讀懂那些小點(diǎn)表示什么。另外，載體上的數(shù)字信息往往進(jìn)行了壓縮編碼、加密等處理，即使有設(shè)備，如果不解壓解密也不能讀取其內(nèi)容。以上種種因素均決定了電子文件載體的非直讀性。1/3/20247.2.4電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性及對元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性〔一〕電子文件的信息物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往是不一致的。同一份電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續(xù)存放，甚至可以存放在不同的載體上，而不影響其正常地顯示輸出。在電子文件信息的處理過程中，其物理結(jié)構(gòu)經(jīng)常發(fā)生變化，而其邏輯結(jié)構(gòu)卻可以保持不變。電子文件的邏輯結(jié)構(gòu)通常也需要專門的信息予以描述，當(dāng)然這些信息可能是隱含的，無特殊需要而不顯示出來。正是由于這種原因，電子文件的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)之間關(guān)系是很復(fù)雜的。在電子文件歸檔時，如何保持其物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜關(guān)系，是保證電子文件不被破壞而必須注意的關(guān)鍵問題之一。1/3/20248.2.4電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜

性及對元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性〔二〕電子文件的這種元數(shù)據(jù)必須特意附在文件信息中，否那么將無法恢復(fù)電子文件的原貌。此外，紙質(zhì)文陣由于在傳遞和處理過程中離不開行政部門的實(shí)際往來和人工辦理各種手續(xù)，那么其生成和運(yùn)作的背景信息也就自然地記錄在文件上了。電子文件的運(yùn)作往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)于的，操作者互不見面,表達(dá)行政背景關(guān)系的信息可能存放在其他地方。如不特意提供或補(bǔ)充這些元數(shù)據(jù)或背景信息，就可能給電子文件的運(yùn)作和歸檔帶來問題。1/3/20249.2.5電子文件信息與

載體的相別離性電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，甚至可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體，其內(nèi)容信息卻不發(fā)生任何變化。同樣，還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個或多個接收者。在一些對保密有特殊要求的網(wǎng)絡(luò)中，還采取把電子文件分解后分別通過不同的途徑傳遞，存放在不同地點(diǎn)的不同設(shè)備上，只是在需要時才臨時把文件裝配起來。這些情況，不僅造成電子文件與載體的別離性，也使長期處于共享計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源環(huán)境的使用者冷淡了對電子文件存儲于哪臺計(jì)算機(jī)、哪個載體以及什么位置的關(guān)心。這個特征給電子文沖的保管帶來許多新的問題，處理不好，會直接影響其真實(shí)性、完整性和可靠性。1/3/202410.2.5電子文件信息與載體的相別離性文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成電子文件的內(nèi)容，這就造成了電子文件的多媒體集成性，使得電子文件的信息形態(tài)及其組成要比紙質(zhì)文件等復(fù)雜得多。例如不同的載體往往適合存儲不同種類媒體的信息，就會造成同一份電子文件中的文、圖、聲、像在存儲時的載體別離現(xiàn)象。如果脫機(jī)保管，就可能造成混亂，甚至破壞電子文件的完整性。1/3/202411.3.電子文件歸檔的組織管理3.1加強(qiáng)電子文件歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)。3.2明確電子文件歸檔的工作程序、內(nèi)容和要求。3.3要采取措施，保證電子文件歸檔的質(zhì)量要求。1/3/202412.3.1加強(qiáng)電子文件

歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)

從電子文件的形成到歸檔，跨躍了多個部門。這些部門往往通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)成一個有機(jī)的整體，有時工作互有交錯，職責(zé)界界限難以區(qū)分清楚。所以，應(yīng)加強(qiáng)組織管理，由主管部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)。1/3/202413.3.2明確電子文件歸檔的

工作程序、內(nèi)容和要求電子文件的歸檔，應(yīng)按歸檔工作程序和步驟進(jìn)行，這樣才能有效地保證歸檔的電子文件的真實(shí)性、完整性；有利于歸檔工作的全過程管理；有利于較好地執(zhí)行有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)或標(biāo)準(zhǔn)。一般來說，電子文件的歸檔工作程序包括：一是電子文件形成簽署、審批；二是收集積累；三是編制目錄；四是整理需歸檔的電子文件；五是鑒定歸檔的電子文件，確定歸檔電子文件的檔案屬性；六是檢測歸檔的電子文件；七是編制歸檔說明；八是存入磁、光介質(zhì)〔含壓縮歸檔等方式〕；九是復(fù)制備份；十是確定載體標(biāo)識。1/3/202414.3.3要采取措施，保證電子

文件歸檔的質(zhì)量要求歸檔工作是由文件管理轉(zhuǎn)換為檔案管理的根底，它的質(zhì)量關(guān)系到整個檔案管理水平，因此必須有質(zhì)量控制措施，以保證這項(xiàng)工作的正常進(jìn)行。應(yīng)當(dāng)搞好檔案部門和電子文件形成單位的協(xié)調(diào)工作，使電子文件管理和電子檔案管理形成一個有機(jī)的整體，防止相互推諉扯皮?？紤]電子文件產(chǎn)生的環(huán)境不盡相同，把歸檔工作“納入有關(guān)管理制度〞、“納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍〞，從根本上保證電子文件的形成與歸檔工作不脫節(jié)。要嚴(yán)格電子文件歸檔的檢查、檢測程序和制度等。1/3/202415.4.電子文件的收集與積累4.1電子文件收集積累的重要性。4.2電子文件的收集積累范圍，按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.3電子文件的收集積累方法。1/3/202416.4.1電子文件收集積累的重要性電子文件的形成到電子文件的歸檔有一段時間間隔，在這一段時間內(nèi)，電子文件有被更改的可能，而且修改可做到不留一點(diǎn)痕跡。因此，為保證歸檔的電子文件的真實(shí)性，電子文件的收集積累工作必須從電子文件形成階段就開始。1/3/202417.4.2電子文件的收集積累范圍，

按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行對于起輔助作用或正式作用的電子文件，那么應(yīng)及時收集積累，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件建立標(biāo)識關(guān)系。尤其是對“無紙化〞系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。與紙質(zhì)文件不同，電子文件的讀取、復(fù)原，離不開其生成的技術(shù)設(shè)備條件、相關(guān)軟件和元數(shù)據(jù)，所以電子文件收集、積累還必須包括這些內(nèi)容。1/3/202418.4.3電子文件的收集積累方法電子文件的收集積累往往是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行，由于記錄系統(tǒng)有自動記錄的功能，可用它來記載電子文件的形成、修改、刪除、責(zé)任者、入數(shù)據(jù)庫時間等。

用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進(jìn)行登記、簽署，對于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進(jìn)行，并存有備份件，防止出現(xiàn)過失。1/3/202419.5.電子文件的整理與歸檔1.電子文件的整理。2.電子文件的歸檔。(1)確定電子文件的歸檔范圍(2)明確歸檔時間。(3)歸檔份數(shù)。(4)對電子文件歸檔的要求，(5)歸檔方法。

1/3/202420.6.電子文件的鑒定工作〔一〕

電子文件的歸檔鑒定工作，是指鑒別檔案的價值，確定其保管期限，并據(jù)此刪除已收集積累但無保存價值的電子文件，并予以銷毀。也可以說，是保證歸檔電子文件準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，確定檔案屬性的工作。1/3/202421.6.電子文件的鑒定工作〔二〕電子文件的鑒定內(nèi)容，主要表達(dá)在兩個方面：一是歸檔電子文件的原始性、準(zhǔn)確性、完整性。即是否是形成時的，或通過審批更改的電子文件；是否是產(chǎn)品定型技術(shù)狀態(tài)或經(jīng)過事務(wù)處理并有結(jié)果的電子文件，是否是組成完整的系統(tǒng)的電子文件。二是確定電子文件的價值和保管期限。這主要取決于電子文件內(nèi)容所含信息的價值及社會對它的需要，要根據(jù)國家關(guān)于檔案保管期限表確定其保管期限。1/3/202422.7.電子文件使用的載體及歸檔載體的推薦1、電子文件使用的載體介紹。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的開展，信息數(shù)字化記錄技術(shù)也在不斷地開展。目前，信息數(shù)字化記錄載本育磁性、光學(xué)性和磁光性等類型。2、電子文件歸檔應(yīng)選擇記錄載體。選擇載體的依據(jù)是：〔1〕盡量選擇有國際和國家標(biāo)準(zhǔn)的載體；〔2〕有開展前途的，其使用的軟硬件應(yīng)有多個供給渠道；〔3〕載體內(nèi)在性能穩(wěn)定。耐久性得到公認(rèn)；〔4〕能較方便地進(jìn)行保護(hù)；〔5〕載體及其記錄所必備的軟硬件，價格廉價并為用戶所能接受；〔6〕能較容易地檢測出載體的質(zhì)變現(xiàn)象，以便能在載體變化之前將文件復(fù)制到新的載體上。1/3/202423.8.電子檔案的保存與維護(hù)1.要保證電子檔案載體物理上的平安。2.要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。3.要保證電子檔案的原始性。4.要保證電子檔案的可理解性。5.要對電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)。1/3/202424.8.1要保證電子檔案載體

物理上的平安電子檔案是以脫機(jī)方式存儲在磁、光介質(zhì)上，所以，要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應(yīng)到達(dá)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等。1/3/202425.8.2要保證電子檔案

內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確

電子檔案來自各個方面，往往是在不同的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的，且在內(nèi)容的格式編徘上也不盡一致，這種在技術(shù)和形式上的差異，必然導(dǎo)致在以后復(fù)原時，所采用的技術(shù)與方法的不同。因此，除對電子檔案本身進(jìn)行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換。1/3/202426.8.3要保證電子檔案的原始性

對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行復(fù)原顯示?？刹捎靡韵氯N方法：一是保存電子檔案相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲在一起，恢復(fù)時，使之按本來的面目進(jìn)行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，因?yàn)檫@是最為穩(wěn)妥的永久保存方法。1/3/202427.8.4要保證電子檔案的可理解性

對一份電子檔案的內(nèi)容來說，常常有不被人完全理解的情況。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包括：元數(shù)據(jù)；物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的關(guān)系；相關(guān)的電子檔案名稱、存儲位置及相互關(guān)系；與電子檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息等。1/3/202428.8.5要對電子檔案載體進(jìn)行

有效的檢測與維護(hù)

電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測，應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位。應(yīng)每四年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保存的時間不少于四年。1/3/202429.9.電子檔案的利用與管理1、電子檔案提供利用的方法。

〔1〕提供拷貝，檔案部門向利用者提供載體拷貝時，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺?！?〕通信傳輸。即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案?！?〕直接利用。是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢的一種方法。2、電子檔案的利用管理。(1)使用權(quán)限的審核?！?〕拷貝的提供與回收。〔3〕利用中的平安措施。1/3/202430.10.保證電子文件信息

平安的技術(shù)措施電子文件是高科技的產(chǎn)物，信息平安技術(shù)對于維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性至關(guān)重要。目前這方面的技術(shù)主要有：1.簽署技術(shù)。2.加密技術(shù)。3.身份驗(yàn)證。4.防火墻。5.防寫措施。1/3/202431.11.保證電子文件信息

平安的管理措施1、電子文件的制作過程要責(zé)任清楚。2、電子文件形成后應(yīng)及時進(jìn)行積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動。3、建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度。4、建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度。5、加強(qiáng)對電子文件利用活動的管理。6、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)。1/3/202432.12.檔案館管理電子

檔案的設(shè)備配置1、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。2、存儲及輸出設(shè)備。3、軟件和程序。4、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)。

1/3/202433.12.1數(shù)