“電子目錄接收和電子檔案管理”解決的核心問題

電子目錄接納和電子檔案管理--處理方案、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)特點目錄系統(tǒng)處理的中心問題系統(tǒng)功能系統(tǒng)特點“電子目錄接納和電子檔案管理〞處理的中心問題如何建立科學、有序、可行的區(qū)域電子目錄中心和電子檔案中心實施方案如何處理區(qū)域檔案數(shù)字化的方法如何建立電子文檔的管理系統(tǒng)如何處理區(qū)域電子目錄和電子檔案的利用方式區(qū)域電子目錄中心和電子檔案中心實施方案該實施方案是根據(jù)我國區(qū)域行政管理和檔案管理體制的實踐情況而設計，由五個部分組成：即制定方案、有序開展；調(diào)查摸底，選定試點；目的管理，列入考核；編印手冊，開展培訓；業(yè)務指點、技術支持等。其要點是三列入，將數(shù)字化檔案館作為一個系統(tǒng)工程列入當?shù)貒窠?jīng)濟和社會事業(yè)開展規(guī)劃；列入當?shù)匦畔⒒_展方案和規(guī)劃概要，如將檔案管理系統(tǒng)作為我區(qū)十三個信息化子系統(tǒng)之一；制定本地域數(shù)字化檔案館〔室〕五年乃到十年方案。其次制定了一個詳細的、可行的電子目錄接納和電子檔案管理進度表，和試點推行運用單位目的管理考核規(guī)范。如何處理區(qū)域檔案數(shù)字化的方法根據(jù)區(qū)域檔案的構成來源，我們對電子目錄和電子檔案庫的建立采取三種方法：對已進館的館藏檔案采用由暫時工錄入的方法，長期聘請，采取計件制。對每年接納的單位檔案我們從1999年下半年開場，要求凡移交進館的檔案必需同時移交電子目錄，鼓勵移交電子檔案。對今后檔案定期進館的單位采取試點、推行和全面運用三個階段，涉及市級機關、鎮(zhèn)鄉(xiāng)、事業(yè)、企業(yè)、學校等各種類型的單位。同時對試點單位采取“共建、共享、共進〞政策，即館室共建數(shù)據(jù)庫，共享雙方信息化成果，共同推進區(qū)域檔案數(shù)字化進程。對電子目錄和電子檔案的接納，我們對移交單位采取“三個一致〞的方法：一致檔案管理軟件、一致數(shù)據(jù)庫構造、一致檔案原文存儲格式。其次我們經(jīng)過印發(fā)文件提出移交要求、召開檔案移交單位會議，電子目錄錄入要求培訓、進展大量的業(yè)務指點等方法進展數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量控制。其三，我們在實際過程中制定了“蕭山市檔案館電子目錄和電子檔案接納進館暫行規(guī)定〞。其四是對電子目錄和電子檔案的交接作了一些探求。移交載體采用軟磁盤、光盤刻錄、網(wǎng)上移交〔、FTP和遠程訪問等〕等方式。如何建立電子文檔的管理系統(tǒng)電子文檔管理方式全宗—分類庫分類綜合庫15大類數(shù)據(jù)庫構造規(guī)那么平安性搜集階段交接階段管理階段利用階段備份機制五種存儲體系管理制度<電子目錄接納和電子檔案管理暫行規(guī)定><電子目錄接納和電子檔案數(shù)據(jù)庫構造規(guī)那么><電子目錄和電子檔案管理任務人員職責>。如何建立區(qū)域電子目錄和電子檔案的利用方式一是單機利用，作為各基層檔案室向網(wǎng)絡化利用的過渡二是局域網(wǎng)利用，量子PDE2000數(shù)字化檔案館管理系統(tǒng)〔網(wǎng)絡版〕可供檔案查閱室和各任務站運用，員工經(jīng)過科室、用戶名和密碼訪問相應權限的數(shù)據(jù)，如數(shù)據(jù)的只讀與修正權限、電子原文的查看權限、嚴密數(shù)據(jù)的查看權限。三是允許進館序列單位撥號遠程訪問區(qū)域檔案館的電子目錄中心。四是經(jīng)過區(qū)政府內(nèi)部網(wǎng)〔各鎮(zhèn)政府所在地和區(qū)級機關各部門經(jīng)過光纖相連〕，專門放置一臺檔案效力器，構建一個蕭山區(qū)檔案數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)。五是經(jīng)過英特網(wǎng)面向社會公眾。開放檔案允許公眾訪問和閱讀下載；限制檔案和嚴密檔案經(jīng)過不同的權限設置和密鑰體系允許有關人員訪問。如何建立區(qū)域電子目錄和電子檔案的利用方式區(qū)域數(shù)字檔案神經(jīng)系統(tǒng)所謂區(qū)域數(shù)字檔案神經(jīng)系統(tǒng)在整體上相當于人的神經(jīng)系統(tǒng)。它提供了完美集成的檔案信息流，在正確的時間到達系統(tǒng)的正確地方。區(qū)域數(shù)字檔案神經(jīng)系統(tǒng)由區(qū)域數(shù)字檔案館和進館序列單位數(shù)字檔案室組成，其基石就是該課題研討并還在實施的數(shù)字檔案館〔室〕的電子目錄庫〔包括文件級條目、專題數(shù)據(jù)庫等〕和電子檔案庫〔珍貴常用檔案、多媒體檔案的數(shù)字化存儲與利用〕。這些數(shù)字檔案館〔室〕使檔案任務者能迅速感知其環(huán)境并做出反響、覺察區(qū)域經(jīng)濟社會的挑戰(zhàn)和社會公眾的需求，然后組織及時的反響，最大限制地滿足利用者的要求。如何普及提高區(qū)域檔案任務者的電子文檔管理程度電子文檔管理手冊資源網(wǎng)站教師和技術支持工程師系統(tǒng)功能數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)業(yè)務流程管理系統(tǒng)網(wǎng)上檔案館網(wǎng)上檔案室系統(tǒng)特點系統(tǒng)在數(shù)據(jù)搜集上思索了不同來源的全面兼容性系統(tǒng)對進館數(shù)據(jù)建立了嚴厲的驗