內(nèi)部控制規(guī)范-銷售與收款

內(nèi)部控制規(guī)范—銷售與收款第一章總則第一條為了加強銷售與收款業(yè)務的內(nèi)部控制和管理，規(guī)范銷售與收款行為，防范銷售與收款過程中的差錯和舞弊，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和財政部等五部委《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等有關規(guī)定，制定本規(guī)范。第二條本規(guī)范所稱銷售與收款，主要是指企業(yè)銷售商品取得貨款的行為。企業(yè)提供勞務與收款，應當參照本規(guī)范進行內(nèi)部控制。第三條本規(guī)范適用于集團公司及其全資、控股企業(yè)以及企業(yè)的分支機構、事業(yè)部、項目部（以下簡稱各企業(yè)）。第四條企業(yè)負責人對本企業(yè)銷售與收款內(nèi)部控制的建立健全和有效實施以及銷售與收款業(yè)務的真實性、合法性負責。第五條各企業(yè)應根據(jù)本辦法，建立適合本企業(yè)的內(nèi)控制度并組織實施。第六條企業(yè)應明確銷售收入的確認條件、銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)方法、應收賬款的催收管理、往來款項的定期核對、壞賬準備的計提依據(jù)、壞賬核銷的審批程序、銷售退回的條件與驗收程序、與銷售有關的憑證記錄的管理要求等。第二章職責分工與授權批準第七條企業(yè)應當建立銷售與收款業(yè)務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責權限，確保辦理銷售與收款業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。銷售與收款的不相容崗位至少應當包括：（一）客戶信用調(diào)查評估與銷售合同的審批簽訂；（二）銷售與合同的審批、簽訂與辦理發(fā)貨；（三）銷售貨款的確認、回收與相關會計記錄；（四）銷售退回貨物的驗收、處置與相關會計記錄；（五）銷售業(yè)務經(jīng)辦與發(fā)票開具、管理；（六）壞賬準備的計提與審批、壞賬的核銷與審批。第八條有條件的企業(yè)可以設立專門的信用管理部門或崗位，負責制定企業(yè)信用政策，監(jiān)督各部門信用政策執(zhí)行情況。信用管理崗位與銷售業(yè)務崗位應分設。企業(yè)應當合理采用科學的信用管理技術，不斷收集、健全客戶信用資料，建立客戶信用檔案或者數(shù)據(jù)庫，并不斷更新。第九條信用政策應當明確規(guī)定定期（或至少每年一次）對客戶資信情況進行評估，并就不同的客戶明確信用額度、回款期限、折扣標準、失信情況等應采取的應對措施等。第十條有條件的企業(yè)，可以運用計算機信息網(wǎng)絡技術集成企業(yè)分、子公司或業(yè)務分部的銷售發(fā)貨信息與授權情況，防止向未經(jīng)信用授權客戶發(fā)貨，并防止客戶以較低的信用條件同時與企業(yè)兩個或兩個以上的分、子公司進行交易而損害企業(yè)利益。第十一條企業(yè)應當建立銷售與收款業(yè)務授權和審核批準制度，明確銷售與收款業(yè)務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人的職責范圍和工作要求。嚴禁未經(jīng)授權的機構和人員經(jīng)辦銷售與收款業(yè)務。審批人員應當根據(jù)銷售與收款授權批準制度的規(guī)定，在授權范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權限。經(jīng)辦人應當在職責范圍內(nèi)，按照審批人的批準意見辦理銷售與收款業(yè)務。對于審批人超越授權范圍審批的銷售與收款業(yè)務，經(jīng)辦人員有權拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈嗖块T報告。第十二條企業(yè)應當配備合格的人員辦理銷售與收款業(yè)務。辦理銷售與收款業(yè)務的人員應當具備良好的業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德。企業(yè)應當根據(jù)具體情況對辦理銷售業(yè)務的人員進行崗位輪換或者管區(qū)、管戶的調(diào)整，防范銷售人員將企業(yè)客戶資源變?yōu)閭€人私屬資源從事舞弊活動，損害企業(yè)利益的風險。第三章銷售與發(fā)貨控制第十三條企業(yè)對銷售業(yè)務應當建立嚴格的預算管理制度，制定銷售目標，建立銷售管理責任制。第十四條企業(yè)應當建立銷售定價控制制度，制定價目表、折扣政策、收款政策，定期審閱并嚴格執(zhí)行。第十五條企業(yè)在選擇客戶時，應當充分了解和考慮客戶的信譽、財務狀況等有關情況，防范賬款不能回收的風險。第十六條企業(yè)應當加強對賒銷業(yè)務的管理。賒銷業(yè)務應遵循規(guī)定的銷售政策和信用政策及程序。對符合賒銷條件的客戶，應經(jīng)審批人批準后方可辦理賒銷業(yè)務；超出銷售政策和信用政策規(guī)定的賒銷業(yè)務，應當實行集體決策審批。第十七條企業(yè)應當按照規(guī)定的程序辦理銷售和發(fā)貨業(yè)務。（一）銷售談判。企業(yè)在銷售合同訂立前，應當指定專門人員就銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判。對談判中涉及的重要事項，應當有完整的書面記錄。（二）合同審批。企業(yè)應當建立健全銷售合同審批制度，明確說明具體的審批程序及所涉及的部門人員，并根據(jù)企業(yè)的實際情況明確界定不同合同金額審批的具體權限分配等（即權限分配表）。審批人員應當對銷售合同草案中提出的銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴格審查。金額較大或重要的銷售合同，應當征詢企業(yè)法律顧問的意見。有條件的企業(yè)，可以指定內(nèi)部審計機構等對銷售合同草案進行初審。（三）合同訂立。銷售合同草案經(jīng)審批同意后，企業(yè)應當授權有關人員與客戶簽訂正式銷售合同。簽訂合同應當符合《中華人民共和國合同法》的規(guī)定。銷售合同應當明確與銷售商品相聯(lián)系的所有權和風險與報酬的轉(zhuǎn)移時點。凡是電話訂貨、傳真訂貨、口頭訂貨的，都要補簽正式的合同。無對方蓋章確認的單邊合同無效。（四）組織銷售。企業(yè)銷售部門應當按照經(jīng)批準的銷售合同編制銷售計劃，向發(fā)貨部門下達銷售通知單，同時編制銷售發(fā)票通知單，并經(jīng)審批后下達給財會部門，由財會部門或經(jīng)授權的有關部門在開具銷售發(fā)票前對客戶信用情況及實際出庫記錄憑證進行審查無誤后，根據(jù)銷售發(fā)票通知單向客戶開出銷售發(fā)票。編制銷售發(fā)票通知單的人員與開具銷售發(fā)票的人員應當相互分離。（五）組織發(fā)貨。企業(yè)發(fā)貨部門應當對銷售發(fā)貨單據(jù)進行審核，嚴格按照銷售通知單所列的發(fā)貨品種和規(guī)格、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨時間、發(fā)貨方式組織發(fā)貨，并建立貨物出庫、發(fā)運等環(huán)節(jié)的崗位責任制，確保貨物的安全發(fā)運。第十八條企業(yè)應當建立銷售退回管理制度。企業(yè)的銷售退回必須經(jīng)銷售主管審批后方可執(zhí)行。銷售退回的貨物應當由質(zhì)檢部門檢驗和倉儲部門清點后方可入庫。質(zhì)檢部門應當對客戶退回的貨物進行檢驗,查明退貨原因和責任分擔情況，填寫檢驗證明，交信用、財務和銷售部門備查；倉儲部門應當在清點貨物、注明退回貨物的品種和數(shù)量后填制退貨接收報告；財會部門應當對檢驗證明、退貨接收報告以及退貨方出具的退貨憑證等進行審核后辦理相應的退款事宜，銷售和質(zhì)量檢驗部門應建立退貨統(tǒng)計表，落實責任人，定期向管理層反映，作為企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟責任制考評的依據(jù)。第十九條企業(yè)應當在銷售與發(fā)貨各環(huán)節(jié)設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的銷售登記制度，并加強銷售訂單、銷售合同、銷售計劃、銷售通知單、發(fā)貨憑證、運貨憑證、銷售發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。第二十條銷售部門應當設置銷售臺賬，及時反映各種商品、勞務等銷售的開單、發(fā)貨、收款情況，并由相關人員對銷售合同執(zhí)行情況進行定期跟蹤審閱。銷售臺賬應當附有客戶訂單、銷售合同、客戶簽收回執(zhí)等相關購貨單據(jù)。第四章收款控制第二十一條企業(yè)應當按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》等規(guī)定，及時辦理銷售收款業(yè)務。對以銀行轉(zhuǎn)賬方式辦理的銷售收款，應當通過企業(yè)核定的賬戶進行結(jié)算。第二十二條企業(yè)應當將銷售收入及時入賬，不得賬外設賬，不得擅自坐支現(xiàn)金。銷售人員應當避免接觸銷售現(xiàn)款。第二十三條企業(yè)確認商品銷售收入，必須同時滿足以下條件：（一）業(yè)已將商品所有權上的主要風險和報酬轉(zhuǎn)移給購貨方；（二）企業(yè)既沒有保留通常與所有權相聯(lián)系的繼續(xù)管理權，也沒有對已售出的商品實施有效控制；（三）收入的金額能夠可靠地計量；（四）相關的經(jīng)濟利益很可能流入企業(yè)；（五）相關的已發(fā)生或?qū)l(fā)生的成本能夠可靠地計量。第二十四條企業(yè)應當建立應收賬款賬齡分析制度和逾期應收賬款催收制度。銷售部門應當負責應收賬款的催收，催收記錄（包括往來函電）要妥善保存，財會部門應當督促銷售部門加緊催收。對催收無效的逾期應收賬款可通過法律程序予以解決。應收賬款應分類管理，針對不同性質(zhì)的應收款項，采取不同方法和程序。應嚴格區(qū)分并明確收款責任，建立科學、合理的催收獎勵制度以及責任追究和處罰制度，以有利于及時清理催收欠款，保證企業(yè)營運資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)效率。第二十五條企業(yè)應當按客戶設置應收賬款臺賬，及時登記并評估每一客戶應收賬款余額增減變動情況和信用額度使用情況。企業(yè)對長期往來客戶應當建立起完善的客戶檔案，建立客戶信息的動態(tài)管理系統(tǒng)，并及時更新。第二十六條企業(yè)對于可能成為壞賬的應收賬款，應當按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定計提壞賬準備，并按照權限范圍和審批程序進行審批。對確定發(fā)生的各項壞賬，應當查明原因，明確責任，并在履行規(guī)定的審批程序后做出會計處理。第二十七條企業(yè)應當建立對銷售與收款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機構或人員的職責權限，定期或不定期地進行檢查。企業(yè)監(jiān)督檢查機構或人員應通過實施符合性測試和實質(zhì)性測試檢查銷售與收款業(yè)務內(nèi)部控制制度是否健全，各項規(guī)定是否得到有效執(zhí)行。企業(yè)核銷的壞賬應當進行備查登記，做到賬銷案存。已核銷的壞賬又收回時應當及時入賬，防止形成賬外款。第二十八條企業(yè)應當結(jié)合銷售政策和信用政策，明確應收票據(jù)的受理范圍和管理措施。企業(yè)應當加強對應收票據(jù)合法性、真實性的審查，防止購貨方以虛假票據(jù)進行欺詐。企業(yè)應收票據(jù)的取得和貼現(xiàn)必須經(jīng)由保管票據(jù)以外的主管人員的書面批準。企業(yè)應當有專人保管應收票據(jù)，對于即將到期的應收票據(jù)，應當及時向付款人提示付款；已貼現(xiàn)但仍承擔收款風險的票據(jù)應當在備查簿中登記，以便日后追蹤管理。企業(yè)應當制定逾期票據(jù)的沖銷管理程序和逾期票據(jù)追索監(jiān)控制度。第二十九條企業(yè)應當定期抽查、核對銷售業(yè)務記錄、銷售收款會計記錄、商品出庫記錄和庫存商品實物記錄，及時發(fā)現(xiàn)并處理銷售與收款中存在的問題；同時，還應定期對庫存商品進行盤點。第三十條企業(yè)應當定期（一年至少一次）與往來客戶主要通過人員實地核對、書面函證等方式,核對應收賬款、應收票據(jù)、預收賬款等往來款項并應取得有效的回執(zhí)。如有不符，應當查明原因，及時處理。第五章監(jiān)督檢查第三十一條企業(yè)應當建立對銷售與收款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機構或人員的職責權限，定期或不定期地進行檢查。企業(yè)監(jiān)督檢查機構或人員應通過實施符合性測試和實質(zhì)性測試檢查銷售與收款業(yè)務內(nèi)部控制制度是否健全，各項規(guī)定是否得到有效執(zhí)行。第三十二條銷售與收款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：（一）銷售與收款業(yè)務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在銷售與收款業(yè)務不相容職務混崗的現(xiàn)象。（二）銷售與收款業(yè)務授權批準制度的執(zhí)行情況。重點檢查授權批準手續(xù)是否健全，是否存在越權審批行為。（三）銷售的管理情況。重點檢查信用政策、銷售政策的執(zhí)行是否符合規(guī)定。（四）收款的管理情況。重點檢查企業(yè)銷售收入是否及時入賬，應收賬款的催收是否有效，壞賬核銷和應收票據(jù)的管理是否符合規(guī)定。（五）銷售退回的管理情況。重點檢查銷售退回手續(xù)是否齊全、退回貨物是否及時入庫。第三十三條對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的銷售與收款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，企業(yè)應當采取措施，及時加以糾正和完善。附件：銷售與收款業(yè)務簡易流程圖

工程扣款作業(yè)指引編制人編制日期審核人簽發(fā)人修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人簽發(fā)人目的加強工程管理，使扣款審批規(guī)范化，并確?？劭畹膶嵤?。適用范圍集團所屬所有工程項目。術語和定義工程扣款：由于承包商的責任給甲方帶來的損失，或甲方代為付款的項目等，甲方在工程結(jié)算款中的扣款。4.職責4.1成本管理中心4.1.1負責在工程清算審批中審核工程扣款金額執(zhí)行情況；4.2區(qū)域公司4.2.1區(qū)域公司負責工程扣款項目的經(jīng)辦；4.2.2區(qū)域公司成本管理部門負責審核工程扣款金額并報總經(jīng)理確認；4.3物業(yè)公司4.3.1區(qū)域公司撤銷后，工程、設備保修期內(nèi)的工程扣款由物業(yè)公司主辦；5.工作要求5.1工程扣款主要類型5.1.1各類工程、設備在保修期內(nèi)被損壞，且原施工單位因各種原因不能提供保修，甲方另行委托他人維修的費用扣款。5.1.2各類工程、設備因質(zhì)量問題造成甲方賠償費用的扣款。5.1.3各項甲方代付的造價咨詢等費用的扣款。5.1.4乙方違反現(xiàn)場文明施工等，甲方進行的強制性扣款。5.1.5因承包單位上報的結(jié)算高估冒算而導致的扣款。5.1.5.1在合同中明確：結(jié)算時報送的結(jié)算造價最終核減額在審核總價5％以內(nèi)（含5％）的造價咨詢酬金由發(fā)包單位支付，若結(jié)算造價最終核減額超出5％，則因造價超出部分而引起的造價咨詢酬金之增加部分由承包單位支付；若承包單位報送的結(jié)算金額超出最終審定結(jié)算金額10％（含10％）時，承包單位除支付造價咨詢酬金外，發(fā)包單位應進一步扣款（扣款比例、金額根據(jù)不同的工程項目在合同中約定），直至取消今后對海爾地產(chǎn)集團工程的投標資格。5.2確立《扣款通知單》5.2.1發(fā)生扣款事項時，主辦人填報《扣款通知單》，需簡述扣款理由及相關資料。5.2.2主辦人應要求被扣款單位簽字及蓋章確認扣款事實；若被扣款單位拒絕簽字確認并且沒有書面表明拒簽意見，則主辦人在“被扣款單位確認”一欄中表明拒絕扣款的原因，并提出強行扣款的要求。5.2.3區(qū)域公司總經(jīng)理對《扣款通知單》審批后，原件將由區(qū)域公司財務管理部存單，復印件抄送扣款主辦人及成本管理中心備存。5.3扣款的實施5.3.1工程結(jié)算或支付工程尾款時，主辦人核查該工程的扣款情況，并根據(jù)復印件從區(qū)域公司財務管理部處換取《扣款通知單》原件，作為結(jié)算或工程尾款的扣款依據(jù)。5.3.2成本管理中心復核區(qū)域公司上報的結(jié)算及保修金付款中的扣款單，確認是否有遺漏。6.支持性文件無7.相關記錄及表格7.1《工程扣款通知單》工程扣款通知單編號：項目名稱扣款金額扣款單位eq\o\ad(被扣款單位,)主辦部門職責及意見1、主辦人簡述扣原由2、提供需扣款的原始資料，請被扣款單位簽字蓋章3、如被扣款單位拒