采購組織結(jié)構(gòu)課件

采購組織結(jié)構(gòu)1.采購管理組織設置的原那么采購管理部門應該依據(jù)以下原那么進行設置：部門設置應同企業(yè)的性質(zhì)和規(guī)模相適應部門設置應同企業(yè)采購目標、方針相適應部門設置應同企業(yè)的管理水平相適應第一節(jié)概述如果企業(yè)規(guī)模較小，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)較單一，設置單一的采購部門并直接向總經(jīng)理匯報工作較好一些企業(yè)的規(guī)模較大，如大型的跨國公司或國內(nèi)的大型國有企業(yè)，還有一些企業(yè)業(yè)務較多、管理繁雜。這樣的企業(yè)可以設置獨立的采購部門體系，并向分管采購的副總經(jīng)理匯報工作對于一些規(guī)模大、產(chǎn)品種類多、原材料需求差異性大、各子公司的地理位置距離遠的企業(yè)，可采用較為分散的采購設置模式例如：總經(jīng)理行政副總經(jīng)理業(yè)務副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理倉儲生管管制采購制造品管隸屬于生產(chǎn)部2.采購組織在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中的地位總經(jīng)理行政副總經(jīng)理業(yè)務副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理人事采購財務計算機中心生產(chǎn)管制倉儲制造品管隸屬于行政部其他部門副總經(jīng)理總經(jīng)理資材部副總經(jīng)理生產(chǎn)部副總經(jīng)理采購跟催文書處理儲運生產(chǎn)計劃生產(chǎn)管制生產(chǎn)日報物料管制倉儲運輸收發(fā)料儲運隸屬于資材部總經(jīng)理人事副總經(jīng)理業(yè)務副總經(jīng)理財務副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理采購副總經(jīng)理生產(chǎn)管制倉儲制造品管隸屬于高級管理層第二節(jié)采購組織的類型1.分散型組織各預算單位自行開展采購活動的一種采購實施形式。

分散的采購組織結(jié)構(gòu)公司總部職能部門職能部門子公司A采購、生產(chǎn)、市場/銷售子公司B采購、生產(chǎn)、市場/銷售子公司C采購、生產(chǎn)、市場/銷售優(yōu)點缺點自主性、靈活性、多樣性

可在本地采購，受當?shù)貧g迎有利于部門間競爭

造成供應商分散和混亂技術(shù)人員短缺，成本上升重復采購，分支間缺乏溝通缺乏財務控制過量的地方采購分散型采購組織的特點適用：擁有多樣化經(jīng)營單位結(jié)構(gòu)的跨行業(yè)公司2.集中型采購組織由一個部門統(tǒng)一組織本系統(tǒng)的采購活動的采購實施模式。集中的采購組織結(jié)構(gòu)公司總部采購總部職能部門子公司A生產(chǎn)、市場/銷售子公司B生產(chǎn)、市場/銷售子公司C生產(chǎn)、市場/銷售優(yōu)缺點比較：優(yōu)點缺點規(guī)模效應標準化，節(jié)省人員和工作量，有利于采購戰(zhàn)略的實施有利于財務管理利于更好的全面庫存管理和材料利用避免因為供應短缺而引起集團部門間的競爭。上下級之間的抱怨對系統(tǒng)的反抗過高的管理費用對市場的反應較慢

適用：適用于下屬的經(jīng)營單位購置產(chǎn)品的相同或類似的公司3.集中/分散的采購組織結(jié)構(gòu)〔混合型〕在公司總部的管理層子上設立采購部門，同時各個經(jīng)營單位也有自己的采購部門。公司采購部門和各經(jīng)營部門采購有著明顯的分工。公司總部采購總部職能部門子公司A子公司B子公司C采購生產(chǎn)營銷采購生產(chǎn)營銷采購生產(chǎn)營銷這種結(jié)構(gòu)形式結(jié)合了兩種采購組織的有點，能夠做到分散和集中的有效結(jié)合。集中和分散需考慮的標準：采購需求的通用性地理位置供給市場結(jié)構(gòu)所需的專門技術(shù)價格波動客戶需求4.跨部門采購職能小組結(jié)構(gòu)采購組織中比較新穎的一種組織形式，其做法是在公司總部設立采購總部，同時在各經(jīng)營單位也分設采購部門，各經(jīng)營單位的采購經(jīng)理既負責本部門的采購，向本單位的主管匯報，同時也需要向CPO匯報以取得本部門的采購與公司的政策相適宜。這種組織表達了采購的靈活性。CEO部門1部門2部門3部門4首席采購總監(jiān)（CPO）采購經(jīng)理1采購經(jīng)理2采購經(jīng)理3采購經(jīng)理4各部門對甲類商品的采購需求各部門對已類商品的采購需求各部門對某類商品的采購需求…………5.采購外包和“虛擬組織〞a.外包本企業(yè)的采購并缺乏以提供組織所需要的競爭優(yōu)勢，將采購活動外包給一個更先進的、在戰(zhàn)略上具有主動性的組織那么可以獲得這種競爭優(yōu)勢；現(xiàn)有的采購組織結(jié)構(gòu)不能應對迅速的變化；現(xiàn)有的組織和程序不能使采購戰(zhàn)略高效。b.虛擬采購組織一個具有中心緊密、外圍松散特征的結(jié)構(gòu)，能夠提高企業(yè)經(jīng)營層面上的集中度和靈活性。中心為采購專家組成的緊密核心，外圍是流動的企業(yè)經(jīng)營方面的專家。核心層負責采購流程、采購戰(zhàn)略、職業(yè)開展以及采購過程中的員工招聘、培訓和開展。采購部門結(jié)構(gòu)圖采購調(diào)研部門流程管理部門采購部一采購部二采購部三采購經(jīng)理采購主管庫存主管庫存計劃庫房主管第三節(jié)采購組織內(nèi)部的設計采購組織內(nèi)部的設計各個企業(yè)有所不同，如：采購部經(jīng)理采購課課長稽催課課長管理課課長研究課課長原料組組長燃料組組長設備組組長辦公用品組長維修組組長鉛采購員鉛采購員化學品采購員電器采購員機械采購員某金屬制造公司組織表主要會按以下的角度來設計采購部門：1.按采購地區(qū)設計采購總部國際采購國內(nèi)采購東北地區(qū)華東地區(qū)華南地區(qū)歐洲地區(qū)美洲地區(qū)亞洲地區(qū)2.按物品類別設計

采購總部采購一部采購二部采購三部辦公用品電子零件采購部采購三課采購二課采購一課電子零件(包括集成電路、開關(guān)、電阻、連接器、變壓器、電熱調(diào)節(jié)器、制動器、機黽器等）機械制品(包含塑料膠品、機器設備、模具等）工程發(fā)包事務用品維護機械維護水電某電子公司采購部組織表3.按采購功能設計采購總部開發(fā)來源議價招標

比價議標

決標簽

約

稽催履

約

供應處內(nèi)購課外購課接轄課資訊課結(jié)報組議價組訪價組綜合組履約組訂約組報關(guān)組驗收組提貨組資訊組稽催組物料管理組某國防科技單位采購組織表4.混合式編組實際上采購組織設計時通常同時考慮多種因素。采購處內(nèi)購課原料課外購課主要原料助劑染料某人造纖維制造公司采購組織表采購作業(yè)方式之優(yōu)劣比較按作業(yè)方式來分可分為兩種：一貫式和分段式1.一貫作業(yè)的組織方式優(yōu)點：一位采購人員可綜理全部采購過程，權(quán)責相當清楚。符合規(guī)模經(jīng)濟的原那么。和供給商的關(guān)系良好。由于對供給商有取舍的權(quán)力，故可增強及時交貨及改善品質(zhì)的管理效能。缺點：一位采購人員負責全部過程的各項作業(yè)，工作相當繁復，且無法專精。采購案從頭至尾，全由一人包辦所有過程，使采購人員掌握生殺大權(quán)，難免滋生弊端。采購人員常因某一采購案件之羈絆，而無法進行其他的案件，致采購完成效率偏低。2.分段式作業(yè)的組織方式優(yōu)點：每位采購員只負責采購過程中的一局部，熟能生巧，減少錯誤的時機，并提高辦事效率。一方面是分工合作，另一方面那么內(nèi)部牽制，除非全體人員沆瀣一氣，否那么勾串不易。采購過程每一階段均由專業(yè)人員負責，應可提升采購作業(yè)的品質(zhì)。缺點：采購過程由不同人員分段處理，發(fā)收轉(zhuǎn)接手續(xù)較多，延誤時效。各自為政，無人負責；且購用之間，接手人員太多，徒增聯(lián)系上的困難。采購人員的工作滿足感比較低，因其對任何采購案件均無完整之決定權(quán)。第四節(jié)、采購組織的職責

對外而言：選擇/管理供給商，和供給商保持良好的關(guān)系；對內(nèi)而言：控制采購流程；保證采購質(zhì)量和交貨周期，能夠滿足公司生產(chǎn)和市場的需要。供給商選擇與評價協(xié)調(diào)各分采購部門的采購工作與企業(yè)其他部門溝通，制定采購方案，且將重要的采購方案報上級批準制定采購制度和設計合理的采購流程控制采購風險完成采購人員的培訓和組織的調(diào)整共同商品的訂貨和結(jié)算處理1.采購總部的職責2.下級采購部門的職責執(zhí)行采購總部制定的采購方案，組織具體的采購活動；對于本局部特有物品的采購，尋找適宜的供給商，并且和供給商進行談判；核對請購單所購物料的技術(shù)標準和技術(shù)標準；市場信息的收集，價格變化的調(diào)查分析。采購相關(guān)人員的職責1.采購經(jīng)理〔1〕擬訂采購部門工作方針與目標；〔2〕負責主要原料或物料之采購；〔3〕編制年度采購方案與預算；〔4〕簽核訂購單與合約；〔5〕采購制度之建立與改善；〔6〕撰寫部門周報或月報；〔7〕主持采購人員教育訓練；〔8〕建立與供給商的良好關(guān)系；〔9〕督導采購部門全盤業(yè)務及人員考核；〔10〕主持或參與采購相關(guān)業(yè)務的會議，并做好部門間的協(xié)調(diào)工作。2.采購科長〔1〕分派采購人員及助理的日常工作；〔2〕負責次要原料或物料之采購；〔3〕協(xié)助采購人員與供給商談判價格、付款方式、交貨日期等；〔4〕采購進度之追蹤；〔5〕審核一般物料采購案；〔6〕市場調(diào)查；〔7〕供給商之考核。3.采購員〔1〕經(jīng)辦一般性物料采購；〔2〕查訪廠商；〔3〕與供給商談判價格、付款方式、交貨日期等；〔4〕確認交貨日期等；〔5〕一般索賠案件之處理；〔6〕處理退貨；〔7〕收集價格情報及替代品資料。一位從事家電配件銷售的朋友頗有感觸地說，現(xiàn)在的采購人員把戲翻新，供給商無所適從。據(jù)他介紹，P公司的采購員A是一位“高手〞，為此，此采購員常常受到公司的表彰。A的“高招〞是：一方面采取多家同時供給的方式，挑起供給商之間對回扣的攀比；另一方面又大肆壓低供給商的配件價格，以獲取公司的高額獎金和表彰。供給商由于回扣不斷增高而價格又不斷降低的壓力，無法對配件生產(chǎn)進行“精耕細作〞，導致配件質(zhì)量的不斷下降，而企業(yè)由于只憑表象來評采購人員，在一定程度上助長了采購人員的暗箱操作，損害了企業(yè)的利益。思考：企業(yè)的采購人員應該具備什么樣的素質(zhì)？企業(yè)如何評估采購人員，又如何杜絕采購過程中的“回扣〞問題？能力方面價值分析能力預測能力表達能力專業(yè)知識品質(zhì)方面臨財不茍得敬業(yè)精神虛心與耐心采購人員應具備的能力和品質(zhì)附：采購人員應掌握的知識知識產(chǎn)權(quán)法律概念采購談判竟標與評價客戶關(guān)系管理有效采購技術(shù)供給商的差異管理法律常識采購的財務根底國際貿(mào)易及風險分析合同模式及管理異國文化背景差異多文化背景團隊的協(xié)同采購及篩選策略的培訓戰(zhàn)略供給商關(guān)系管理采購流程電子化管理采購合同電子化供給商資料的電子化管理思考題：在特定條件下如何選擇恰當?shù)慕Y(jié)構(gòu)單一產(chǎn)品/多廠址生產(chǎn)多種產(chǎn)品/多廠址生產(chǎn)，產(chǎn)品之間相互關(guān)聯(lián)多種產(chǎn)品/多廠址生產(chǎn)，產(chǎn)品之間沒有聯(lián)系遇到以上情況時，該如何選擇采購組織？五、采購授權(quán)為了圓滿執(zhí)行工作并達成目標，一個企業(yè)或機構(gòu)會授與采購部門以下四種決策權(quán)。供給商之選擇；交易價格及條件之決定；采購標準之確認；與潛在供給商之接觸聯(lián)系。