秘書學(xué)第二章

第二章秘書工作的起源與開展第一節(jié)秘書工作的起源一、傳說中的秘書工作《尚書·舜典》《呂氏春秋·先識》二、有文字記載的秘書工作甲骨卜辭從對文字發(fā)端和演進的考察中，可以知道，早在殷商甲骨文產(chǎn)生以前的三干年間，我國秘書工作賴以產(chǎn)生的一個條件--文字，已經(jīng)具備。

三、產(chǎn)生秘書工作的條件一、西周至春秋戰(zhàn)國時期的秘書工作“士〞的出現(xiàn)新的文書載體：竹木簡牘文書封泥制度太史、內(nèi)史、御史、尚書、左徙門客。。。。。。第二節(jié)我國秘書工作的開展雖有士之奔波游說，出謀劃策，也有了丞相、宰相等的類似秘書的人物和相應(yīng)的官署，秘書官員多以刻事、記事、記言、主政等到各種雜合的身份出現(xiàn)。著名的人物故事有：毛遂自薦跟從平原君使楚救趙；馮諼為孟嘗君“薛國市義〞、營造“三窟〞；蘇秦刺股懸梁負六國相印合縱攻強秦等。

一、西周至春秋戰(zhàn)國時期的秘書工作

二、秦漢時期的秘書工作

三公府：御史大夫、丞相、太魏秘書機構(gòu)的擴大和書寫工具的進步：毛筆與紙張尚書臺與秘書監(jiān)東漢：我國歷史上第一次出現(xiàn)以秘書冠名的秘書官職。秦漢兩代奠定了古代秘書工作的根本框架。

三、魏晉南北朝時期的秘書工作

秘書令、中書令、秘書監(jiān)、錄事參軍、記室內(nèi)省事令、閣下記室令、記室督。。。曹操曾設(shè)秘書令，是我國歷史上第一次出現(xiàn)的現(xiàn)代“秘書〞一詞涵義根本相同的古代秘書官職。不久，魏文帝曹丕即位，“置中書令，典尚書奏事；而秘書改令為監(jiān)〞〔《晉書·百官志》〕四、隋唐時期的秘書工作三省制：中書省、門下省、尚書省尚書省下設(shè)六部：吏、戶、禮、兵、刑、工五、宋元時期的秘書工作宋朝時期，由于唐末以來藩鎮(zhèn)割據(jù)與北方契丹族的嚴重威脅，實行了前所未有的中央集權(quán)的封建專制，建立了一整套以皇權(quán)為中心的龐大的封建官僚機構(gòu)。作為階級統(tǒng)治工具之一的秘書工作，在隋唐根底上有了重大變革和開展。一、實行軍政分立的方法；二、秘書機構(gòu)比唐朝龐雜，職務(wù)分工更加細密。其中，朝廷三省中的秘書機構(gòu)逐漸專業(yè)化，成為一個較為完整的系列；皇宮秘書機構(gòu)翰林學(xué)士院繼續(xù)開展；信訪機構(gòu)演進為鼓院、檢院兩個系統(tǒng)；秘書人員的選拔制度更趨專業(yè)化；文書、檔案工作全面別離，秘書工作制度較唐朝又有開展。五、宋元時期的秘書工作元朝參照宋、遼、金舊制，設(shè)立了中書省，而其長官中書令那么由太子兼任，防止權(quán)力外泄。為了加強對地方的控制，在全國設(shè)行中書省和行樞密院。行中書省是按照地區(qū)設(shè)置的，全國分設(shè)十一個，由皇帝親自控制，指派大批官員往各地代中央行事。在戰(zhàn)爭期間，樞密院設(shè)立前線指揮機構(gòu)，稱行樞密院。行樞密院掌各地軍事機要，統(tǒng)帥各地軍隊。元朝統(tǒng)治者對秘書人員的選拔很嚴格；文書制度也日趨完善；中央還建立了通政院管理各地驛站，并設(shè)立了急傳鋪，負責(zé)傳遞緊急文書，大大提高了文書的傳遞速度，是中央與地方之間的信息渠道更加暢通，掌握各地的情報更加及時。六、明清時期的秘書工作明朝作為我國封建社會后期階段，封建主義君主專制制度大幅度加強。明太祖朱元璋取締了丞相一職，由皇帝親自處理政務(wù)，設(shè)立六部作為中央政務(wù)中樞，有六部尚書分任國務(wù)，各自對皇帝負責(zé)。這一改變，一方面造成了皇權(quán)的高度集中；另一方面，導(dǎo)致了皇帝處理政務(wù)的數(shù)量也隨之劇增，于是，皇帝開始設(shè)立陣容龐大、數(shù)量眾多的秘書機構(gòu)，強化秘書工作，依靠專職秘書機構(gòu)直接指揮國事，處理政務(wù)，從而推動了秘書工作的開展。由于實際上代替了丞相的職位，中央秘書機構(gòu)和秘書官吏的實際地位也隨之提高，在國家管理活動中起到了重要作用。各項業(yè)務(wù)工作制度進一步健全，趨于完備。秘書人員主要來自科舉出身者，文化水平高，從而高了秘書工作的質(zhì)量。

六、明清時期的秘書工作清初，國家機構(gòu)的設(shè)置與各項工作制度全面效仿明制，因此，清朝的秘書工作不但未落后于前代，反而在明朝的根底上繼續(xù)向前開展。清統(tǒng)治者在吸取歷代經(jīng)驗的根底上，一度扭轉(zhuǎn)了明朝中后期以來秘書工作衰退的現(xiàn)象，解決了宦官秘書干政問題，并采用嚴密的防范措施，有效地控制住了中央主要秘書部門的越權(quán)問題；同時，秘書機構(gòu)和人員仍具有較寬的職掌，且功能更全；文書檔案等各項工作也開展完善。尤其是被皇帝緊緊控制的軍機處，制度周密，人員精干，辦事迅速，效率甚高，是協(xié)助皇帝處理國務(wù)的得力輔助機構(gòu)，其工作制度和軍機處人員的選拔制度已高度完善。因此，清代是我國古代秘書工作的高度強化時期。但是，這種高度強化的結(jié)果只是在中央主要秘書機構(gòu)起了明顯的作用，而在部院和地方政府中，卻在一定程度上由書吏和幕僚控制著實際政務(wù)，導(dǎo)致官吏徇私舞弊、官場昏暗，以致史稱“清與吏胥共天下〞。在這也從一個方面說明封建制度已走向腐朽沒落。

七、辛亥革命時期的秘書工作

承政廳秘書長政府文秘1911年建立中華民國，建立大總統(tǒng)府，效法資本主義國家的政體，成立國務(wù)院，并設(shè)立了秘書廳、廳下設(shè)秘書長、秘書。是我國行政建制史上秘書廳設(shè)置的由來。

八、國民黨政府的秘書工作

改革第一是健全了秘書機構(gòu)第二是規(guī)定了各級秘書機構(gòu)的職責(zé)范圍與秘書人員的任職條件。第三是改革文書工作秘書長秘書處

九、中國共產(chǎn)黨建黨初期及抗日戰(zhàn)爭時期的秘書工作

毛澤東是中共文獻記載中的第一位秘書在中共文獻記載里，“秘書〞字樣最早見于1923年4月，而特別有意思的是，這位秘書就是后來成為中共最高領(lǐng)導(dǎo)人的毛澤東。時任中共湘區(qū)區(qū)委書記的毛澤東，到在上海的中央工作了兩個月，既參與中央的領(lǐng)導(dǎo)工作，又兼任秘書，負責(zé)起草文件、處理文書、會議記錄、保管檔案等工作。

十、解放戰(zhàn)爭時期的秘書工作

解放區(qū)人民政府秘書機構(gòu)——秘書廳

1948年8月，原晉察冀邊區(qū)政府和晉冀魯豫邊區(qū)政府合并，成立了華北

人民政府，它是中央人民政府正式成立前中共領(lǐng)導(dǎo)下的一個規(guī)模最大、機構(gòu)

設(shè)置最健全的政府機構(gòu)，為以后中華人民共和國中央人民政府的建立和各省

市人民政府的組建積累了珍貴的經(jīng)驗。華北人民政府設(shè)有專門的秘書機構(gòu)─

─秘書廳，秘書廳與各部、委、院并列。秘書廳由秘書長領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一負責(zé)政

府機關(guān)的秘書工作。

1949年2月，人民解放軍進駐北平，隨后成立了北平市人民政府，由葉

劍英同志任市長。北平市人民政府的機構(gòu)設(shè)置吸收了華北人民政府的經(jīng)驗，

設(shè)立了秘書長領(lǐng)導(dǎo)下的秘書廳，秘書廳下再設(shè)二級機構(gòu)秘書處、行政處、人

事處、新聞處、交際處(接待處)、調(diào)查研究室等。這種機構(gòu)設(shè)置的模式為新

中國成立后各級人民政府秘書機構(gòu)的設(shè)置提供了有益的經(jīng)驗。古代秘書機構(gòu)和秘書名稱演變商——太史寮西周——太史寮加以開展，使之成型戰(zhàn)國——史官的職責(zé)起了變化，不僅參與決策、草擬公文、而且是國君的重要隨從?！踩纾呵取城亍O(shè)承相府、太尉府、御史大夫漢——尚書臺魏晉南北朝——秘書令隋唐——中書、門下、尚書宋——中書省，內(nèi)有主事房、催驅(qū)房元——中書省明——通政司清——依次設(shè)“內(nèi)三院〞；南書房；軍機處

第三節(jié)國外秘書概況一、美國的秘書與秘書工作〔一〕美國對秘書的定義國際職業(yè)秘書聯(lián)合會對秘書的定義是:“秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊助手:她(他)掌握有辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實際行動顯示出主動性和正確判斷的能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定?！懊绹钱?dāng)今世界經(jīng)濟最興旺、科技最強盛的資本主義國家。在美國，秘書是一項興盛的職業(yè)，數(shù)百萬秘書分布于各行各業(yè)，形成一個龐大的職業(yè)群，其職業(yè)化程度相當(dāng)成熟，專業(yè)化水平相當(dāng)興旺，為各國現(xiàn)代秘書職業(yè)的開展提供了可資借鑒的經(jīng)驗?！捕趁绹貢姆诸?、行政秘書〔1〕B級秘書小公司的管理人員或者大公司中的低層管理人員，工作職責(zé)是“執(zhí)行范圍有限的秘書職務(wù)〞，相當(dāng)于LR－l級。工作任務(wù)大致包括口授、安排約會和公務(wù)旅行、答復(fù)日常信函和保管文件檔案等，內(nèi)容以事務(wù)性事項為主，范圍比較確定?！?〕A級秘書“執(zhí)行范圍不定的秘書職務(wù)〞。工作任務(wù)要負責(zé)較為復(fù)雜的工作，因此要求具有關(guān)于本公司的經(jīng)營實踐和組織結(jié)構(gòu)等方面的知識，具有中級以上的秘書工作和行政工作技能。〔二〕美國秘書的分類〔3〕經(jīng)理秘書高級行政首腦或者企事業(yè)單位中的高層決策人員,是“執(zhí)行全部秘書和行政職務(wù)〞的職位。工作任務(wù)要負責(zé)方案、方案的制定和調(diào)整，并負責(zé)使之按時完成，還要為經(jīng)理辦理各種行政方面的具體事務(wù)等。因此要求具有關(guān)于本公司的經(jīng)營實踐和組織結(jié)構(gòu)等方面的知識，并掌握秘書和行政工作的高級技能。可以看出，B級秘書、A級秘書和經(jīng)理秘書，實際上是分別為各類企業(yè)組織和社會團體的基層、中層和高層領(lǐng)導(dǎo)人配備的三種秘書職位，其職級分別屬于低級、中級和高級。〔二〕美國秘書的分類2、通信秘書〔1〕文字處理員〔2〕首席文字處理員〔三〕美國秘書的考試

“國際行政管理者協(xié)會〞每年舉辦“特許職業(yè)秘書考試〞，于世界設(shè)250個考場同時進行，報考條件很嚴，高中生要有6年秘書工齡，大學(xué)生要有共６年的大學(xué)學(xué)齡和秘書工齡才能報考。有學(xué)士學(xué)位的人須完成一年經(jīng)過證明的工作經(jīng)驗亦能報考?？荚嚳颇繛椋浩髽I(yè)法、企業(yè)行為科學(xué)、企業(yè)管理、人際學(xué)、秘書會計學(xué)、秘書技能、辦公室秘書工作程序等。考試連續(xù)進行12小時。1980年曾有6000人報考，1000人合格。合格者獲“特許職業(yè)秘書〞資格〔簡稱CPS〕。在美國，所有秘書都期望獲此資格，以求個人有所開展。

自1952年起，"國際行政管理者協(xié)會"還將每年4月最后一個工作周定為"秘書周"，該周的星期三定為秘書節(jié)，并舉行相關(guān)的慶?；顒?。舉行這樣的慶祝會被認為是為了認同辦公室里工作的秘書的奉獻，和吸引更多的人從事秘書或行政工作。2000年，"國際行政管理者協(xié)會"宣布將秘書周和秘書日改名為行政專員周和行政專員日，與當(dāng)今不斷變化的工作名稱和職責(zé)增加保持一致。〔四〕秘書任職資格要求

美國“全美秘書協(xié)會〞對秘書的職業(yè)要求

1.像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人；2.像政治家一樣有靈敏的頭腦；3.像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度；4.有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗；5.有良好的速記能力以及文字功夫；6.諳熟各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系；7.能熟練地使用各種辦公自動化設(shè)備；8.具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識；9.能熟練地對各種文件資料進行整理歸類?！参濉吃O(shè)有全國秘書協(xié)會“國際行政管理者協(xié)會會〞，是世界上30多個國家和地區(qū)的秘書成員交流秘書工作經(jīng)驗的中心和聚集互通信息的陣地。其前身為“國際職業(yè)秘書協(xié)會〞〔PROFESSIONALSECRETARIESINTERNATIONAL〕，是當(dāng)今世界有名的跨國性的職業(yè)組織。該組織成立于1942年，原名美國全國秘書協(xié)會，其總部設(shè)于美國密蘇里州堪薩斯城。會員4萬多人，700家分支機構(gòu)，除美國的在職秘書外，包括歐、亞、拉美各洲30多個國家和地區(qū)，如英國、德國、意大利、瑞士、挪威、比利時、冰島、澳大利亞、日本、菲律賓、馬來西亞、新加坡、印度尼西亞、香港、臺灣、巴西、秘魯、哥倫比亞、玻利維亞、巴拿馬以及南非等等。其宗旨是：作為秘書的代言機構(gòu)，維護秘書的合法利益；通過連續(xù)教育，提高秘書人員的素質(zhì)和水平；介紹最新技術(shù)，增強業(yè)務(wù)技能，提高秘書的職業(yè)地位。"國際行政管理者協(xié)會"提供給會員的刊物有：

《秘書》雜志:為國際秘書領(lǐng)域主要刊物，交流介紹秘書工作方面的新思想、新觀念、新動態(tài)、新技術(shù)

《秘書工作范例》:為國際職業(yè)秘書協(xié)會同各分支機構(gòu)中企業(yè)經(jīng)理代表人物合作創(chuàng)辦的一種多方面綜合論述刊物，適用于各種辦公室環(huán)境，反映秘書職責(zé)的共同特性

《職業(yè)秘書道德準那么》:建立和傳播職業(yè)行為標準，表達秘書的職業(yè)道德觀念。

二、日本的秘書與秘書工作

秘書一詞，日語解釋為秘密藏書之意。溯其源，同我國古代指宮禁中秘藏的書籍同出一轍，秘書原系指物而非指人，故其由來與我國古代屬同一沿革。日本的秘書是官職，相當(dāng)于中央政府一級的副部長或部長助理，是行政首長，而不完全是幕僚或從事文字工作的，故而日本政府的秘書機構(gòu)如下：日本內(nèi)閣官房，是日本內(nèi)閣的辦事機構(gòu)，也是內(nèi)閣主要的輔助機構(gòu)之一。內(nèi)閣官房主要任務(wù)為負責(zé)安排內(nèi)閣會議議程，負責(zé)內(nèi)閣的日常事務(wù)，收集重要情報進行調(diào)查研究，向內(nèi)閣提出制定重要政策的根據(jù)?？偫砀怯煽偫泶蟪加H自擔(dān)任首長的行政機關(guān)。以總理府總務(wù)長官為行政領(lǐng)導(dǎo)的部門，稱之為總理府本府。大臣官房負責(zé)秘書處工作，保管官印和機密文件。官內(nèi)廳，是皇室的一個重要辦事機構(gòu)，主要掌握皇室事務(wù)并保管國璽，掌管天皇有關(guān)國事行為的事務(wù)，直屬于內(nèi)閣總理大臣管轄的總理府。官內(nèi)廳長官下設(shè)次長、侍從長等，協(xié)助官內(nèi)廳長官工作。

〔一〕日本對秘書的定義

1.日本學(xué)者認為秘書是“幫助上司處理各種事務(wù)的公務(wù)人員〞；還有通俗的說法：“秘書是全能運發(fā)動〞。這突出說明了秘書的工作范圍是隨著領(lǐng)導(dǎo)人的工作范圍而變化的，“賦予性〞強，是很難明確界定的，同時也強調(diào)了秘書為領(lǐng)導(dǎo)人效勞的“直接性〞。日本社會具有東西交融的特點，它對秘書必須絕對忠于領(lǐng)導(dǎo)的要求特別強烈。

2.政府機關(guān)和社會團體中日常事務(wù)的負責(zé)人?！捕橙毡久貢姆诸?、見習(xí)秘書未受過專門的秘書教育，主要任務(wù)是值班、接、送信、來訪接待等效勞性工作。2、初級秘書2—3年秘書工作的實踐經(jīng)驗3、中級秘書4—5年秘書工作的實踐經(jīng)驗，工作上能獨當(dāng)一面。4、高級秘書相當(dāng)于秘書長，領(lǐng)導(dǎo)者名副其實的助手。

〔三〕日本秘書教育考核體系

1、秘書的培養(yǎng)教育學(xué)校教育：在職業(yè)高中開設(shè)秘書課程、開辦秘書專門學(xué)校、在大學(xué)進行實驗性的大學(xué)秘書教育。社會教育：上崗培訓(xùn)、崗?fù)馀嘤?xùn)、函授教育、專業(yè)交流。

2、秘書的資格考試

日本文部省認定的秘書技能測試日本秘書協(xié)會自立標準組織的考試考試課程為17門，分別為：根底課：經(jīng)濟學(xué)、定量研究學(xué)、法律入門、組織行為、辦公室管理入門；專業(yè)根底課：會計入門、商業(yè)法、信息網(wǎng)絡(luò)學(xué)、人事管理；專業(yè)課：共8門，其中必修課4門，即會議學(xué)、公司法、系統(tǒng)管理、、管理原理和技巧；選修課4門，可以選修與秘書工作密切相關(guān)的秘書業(yè)務(wù)、財務(wù)會計