合同檔案管理制度范文

第頁共頁合同檔案管理制度范文第一章總則第一條為加強(qiáng)公司合同檔案管理工作，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，制定本制度。第二條公司的合同檔案管理工作必須遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，確保合同檔案的安全、完整和可追溯。第三條合同檔案管理工作的負(fù)責(zé)單位是公司的檔案管理部門，具體負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、借閱和銷毀等各項(xiàng)工作。第四條合同檔案管理工作應(yīng)以信息化為基礎(chǔ)，通過合同檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的錄入、查詢、借閱和銷毀等操作。第二章合同檔案的收集和整理第五條公司的各個(gè)部門在簽訂合同后，應(yīng)及時(shí)將合同副本交到檔案管理部門進(jìn)行登記。檔案管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的收集流程和文件，確保合同及時(shí)收集到位。第六條合同檔案的整理應(yīng)按照一定的分類原則進(jìn)行。合同檔案可以按照合同類型、簽訂時(shí)間、合同編號(hào)等進(jìn)行分類整理，也可以根據(jù)需要設(shè)立其他分類標(biāo)準(zhǔn)。第七條合同檔案的整理應(yīng)做到精確、完整和規(guī)范，各類合同按照分類原則整理到相應(yīng)的案卷中，并編制檔案目錄，方便后續(xù)的查詢和使用。第八條合同檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和調(diào)整，確保合同檔案的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。第三章合同檔案的歸檔和借閱第九條合同檔案的歸檔應(yīng)按照固定的流程進(jìn)行。在將合同檔案歸檔之前，需經(jīng)過檔案管理部門的審核，并進(jìn)行記錄和登記。第十條合同檔案歸檔后，需進(jìn)行封存和標(biāo)記，確保合同檔案的完整和安全。合同檔案的標(biāo)志應(yīng)包括檔案編號(hào)、收集時(shí)間、分類類別等信息。第十一條合同檔案可以根據(jù)需要進(jìn)行借閱，但需經(jīng)過檔案管理部門的書面審批和登記。借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，并承諾合同檔案的安全和完整。第十二條合同檔案的借閱時(shí)間一般不得超過15個(gè)工作日，超過時(shí)間需重新申請。借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，禁止將合同檔案帶出公司。第四章合同檔案的銷毀第十三條合同檔案的銷毀必須經(jīng)過檔案管理部門的審核和批準(zhǔn)，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。銷毀應(yīng)記錄銷毀時(shí)間、銷毀方式和銷毀人員等信息。第十四條合同檔案的銷毀應(yīng)按照一定的周期進(jìn)行，一般可視合同的保管期限和需要進(jìn)行歸檔的合同數(shù)量來確定。第十五條合同檔案的銷毀應(yīng)進(jìn)行備份和歸檔，以備后續(xù)需要進(jìn)行檢索和查詢。第五章管理制度的監(jiān)督和評(píng)估第十六條公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估。并根據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行工作改進(jìn)和提升。第十七條公司的各個(gè)部門應(yīng)配合檔案管理部門的工作，保證合同檔案的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。第十八條檔案管理部門可以根據(jù)需要設(shè)置工作評(píng)估考核，對(duì)合同檔案管理工作進(jìn)行績效評(píng)估。第六章附則第十九條合同檔案管理制度的解釋權(quán)和修訂權(quán)歸公司的檔案管理部門所有。第二十條本制度自發(fā)布之日起正式生效，具體操作事宜將由公司的檔案管理部門詳細(xì)制定并公布。第二十一條本制度的解釋權(quán)歸公司所有，如有疑問，可向公司檔案管理部門咨詢。第二十二條本制度的修訂將根據(jù)公司的需要進(jìn)行，修訂后將重新發(fā)布并實(shí)施。本合同檔案管理制度范文是一個(gè)通用的模