檔案室管管理制度

檔案室管理制度為加強(qiáng)公司檔案的保存和管理，確保公司檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，特制定本檔案室管理制度。一、總則本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員。檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，保證各類檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、安全并便于檢索。立檔、存檔、題名、整理、傳輸和銷毀檔案，應(yīng)明確負(fù)責(zé)人、審核人和審批人，并確保操作規(guī)范、及時(shí)、準(zhǔn)確。檔案管理工作要在保持秘密與充分反映實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)信息資源的最優(yōu)效應(yīng)。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理員的職責(zé)在公司檔案室內(nèi)負(fù)責(zé)檔案整理、收納、傳輸、借閱和歸檔等工作；負(fù)責(zé)公司檔案的分類和存檔，確保檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可靠性和安全性；定期檢查和評價(jià)檔案庫房條件，防止發(fā)生火災(zāi)、爆炸、盜竊等安全事件；負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化處理、電子化歸檔和信息安全保密工作，做好檔案數(shù)字化存儲備份工作；提供檔案咨詢、查詢、復(fù)印和傳閱服務(wù)，答復(fù)來自內(nèi)外部的檔案查詢請求。2.檔案管理委員會職責(zé)制定檔案管理工作規(guī)范和制度，指導(dǎo)檔案管理人員的工作；按照國家和公司的相關(guān)法規(guī)要求制定檔案管理計(jì)劃、政策、標(biāo)準(zhǔn)和指南；監(jiān)督、管理公司檔案管理工作的開展，協(xié)調(diào)解決檔案管理中的難題和矛盾；安排和組織檔案管理人員的培訓(xùn)和進(jìn)修工作；審核各部門的檔案流轉(zhuǎn)申請并批準(zhǔn)檔案出借或流轉(zhuǎn)。三、檔案保存期限檔案的保存期限應(yīng)堅(jiān)持國家檔案管理規(guī)定和公司相關(guān)規(guī)定，在原則上不得少于下列保存期限：檔案分類保存期限人事檔案終身保管合同、協(xié)議檔案20年會議、決議檔案30年財(cái)務(wù)、稅務(wù)檔案30年科研、技術(shù)檔案30年項(xiàng)目檔案10年其他檔案5年以上保存期限僅為參考，具體檔案的保存期限應(yīng)視具體情況而定，并在檔案管理委員會的審批下執(zhí)行。四、檔案編制及題名規(guī)則為保證各類檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、便于查閱，規(guī)范檔案編制，采用編全題名法。1.編制規(guī)則對于外來文獻(xiàn)，需標(biāo)注來源、編號、日期、分類、頁碼等內(nèi)容；檔案必須遵循全面、客觀、準(zhǔn)確、規(guī)范的原則編訂，不得抹煞和弄虛作假；檔案應(yīng)按照年度順序編制，以下劃線隔開編號和題名，如：2000_01_公司章程；檔案在編目時(shí)可以采取簡寫方式，但在文件的封面和存檔盒上要標(biāo)注完整題名。2.題名規(guī)則各級檔案主題論和各專題論文要按照論主、論題的先后順序用簡短的詞語掛在題名前，同時(shí)題名要與文件內(nèi)容相符；公文要掛上主送、批發(fā)單位全稱和郵政編碼，主題詞必須根據(jù)實(shí)際內(nèi)容確定。五、檔案出借與傳輸檔案出借與傳輸應(yīng)符合以下要求：檔案的出借應(yīng)事先報(bào)備檔案管理委員會，由該委員會批準(zhǔn)后辦理；出借的檔案應(yīng)做好轉(zhuǎn)交記錄，交接人員應(yīng)簽署接收證明；檔案傳輸途中嚴(yán)格保密，避免遺失、丟失、損毀、泄露；檔案傳輸應(yīng)留有傳輸記錄，標(biāo)明傳輸日期、名稱、數(shù)量等信息。六、檔案銷毀檔案銷毀應(yīng)符合國家檔案管理法規(guī)及公司規(guī)定，堅(jiān)持先審批、再銷毀的原則。銷毀過程中必須注意信息安全，防止泄露。銷毀前應(yīng)提前做好銷毀記錄和銷毀報(bào)告，包括檔案題名、檔案號、保管期限、銷毀日期