合同檔案管理辦法合同審批流程

合同檔案管理辦法（合同審批流程）1.引言2.合同檔案管理流程2.1合同歸檔流程合同起草：相關(guān)部門(mén)或人員根據(jù)需要起草合同，并填寫(xiě)合同起草表。合同審批：合同起草人將合同起草表和合同正文提交給合同審批人，合同審批人對(duì)合同進(jìn)行審核，并填寫(xiě)審批意見(jiàn)。合同簽訂：合同審批通過(guò)后，合同簽訂人將合同正本簽署，并將簽署后的合同正本、合同起草表和審批意見(jiàn)歸檔。合同備案：合同簽訂后的5個(gè)工作日內(nèi)，合同備案人將合同備案表填寫(xiě)完整，并歸檔于合同檔案庫(kù)。2.2合同查詢(xún)與檢索流程合同查詢(xún)：相關(guān)部門(mén)或人員需要查詢(xún)合同時(shí)，向合同管理人員提交合同查詢(xún)申請(qǐng)，并提供合同查詢(xún)依據(jù)。合同檢索：合同管理人員根據(jù)合同查詢(xún)申請(qǐng)，通過(guò)合同管理系統(tǒng)進(jìn)行合同檢索，并提供查詢(xún)結(jié)果。合同提?。翰樵?xún)申請(qǐng)人對(duì)查詢(xún)結(jié)果進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)后，合同管理人員提供合同副本。3.合同檔案管理責(zé)任和權(quán)限3.1合同起草責(zé)任和權(quán)限合同起草人負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行合同起草，并填寫(xiě)合同起草表。合同起草人需要確保合同中的條款和內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)和公司政策，并妥善保存相關(guān)合同備查證明材料。合同起草人可以向合同審批人提供輔助材料和解釋說(shuō)明。3.2合同審批責(zé)任和權(quán)限合同審批人負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審核，確保合同的合規(guī)性和合理性。合同審批人需要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成合同的審批，并填寫(xiě)審批意見(jiàn)。合同審批人擁有合同審批的決策權(quán)，并需按照公司政策和程序進(jìn)行審批。3.3合同簽訂責(zé)任和權(quán)限合同簽訂人需要在簽署后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)將合同正本歸檔，并妥善保存。3.4合同歸檔責(zé)任和權(quán)限合同歸檔人負(fù)責(zé)對(duì)簽署后的合同進(jìn)行歸檔，包括將合同正本、合同起草表和審批意見(jiàn)整理并存檔。合同歸檔人需要妥善保存合同檔案，并按照合同歸檔規(guī)定進(jìn)行管理。3.5合同備案責(zé)任和權(quán)限合同備案人負(fù)責(zé)將簽署后的合同備案登記表填寫(xiě)完整，并進(jìn)行歸檔。合同備案人需要妥善保存合同備案表，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。3.6合同查詢(xún)與檢索責(zé)任和權(quán)限合同查詢(xún)申請(qǐng)人負(fù)責(zé)提供合同查詢(xún)依據(jù)，并向合同管理人員提交合同查詢(xún)申請(qǐng)。合同管理人員負(fù)責(zé)根據(jù)合同查詢(xún)申請(qǐng)進(jìn)行合同檢索，并提供合同提取。4.合同檔案管理制度4.1合同檔案庫(kù)公司建立合同檔案庫(kù)，用于存放合同相關(guān)文件和備案材料。合同檔案庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防盜等安全設(shè)施和措施，確保合同檔案的安全性和完整性。4.2合同管理系統(tǒng)公司建立合同管理系統(tǒng)，用于管理合同的起草、審批、簽訂、歸檔和查詢(xún)等流程。4.3合同備案登記表公司制定合同備案登記表，用于記錄合同備案的相關(guān)信息。合同備案登記表應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、合同簽訂日期、合同歸檔位置等信息。5.合同檔案管理的監(jiān)督和評(píng)估5.1合同檔案管理的監(jiān)督公司內(nèi)設(shè)合同管理監(jiān)督員，負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案管理的監(jiān)督和檢查。合同管理監(jiān)督員定期對(duì)合同檔案管理情況進(jìn)行檢查，并提出改進(jìn)建議和措施。5.2合同檔案管理的評(píng)估公司每年進(jìn)行合同檔案管理的定期評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括合