Excel在會計中的應(yīng)用

Excel在會計中的運用韶關(guān)學(xué)院韶州師范分院——數(shù)學(xué)系陳冰目錄第一章：Excel概述第二章：Excel進(jìn)階第三章：Excel高級運用第四章：Excel在會計憑證中的運用第五章：Excel在會計賬簿中的運用第六章：Excel在會計報表中的運用第七章：Excel在會計核算流程中的運用第八章：Excel在應(yīng)收賬款管理中的運用第九章：Excel在工資核算中的運用第十章：Excel在固定資產(chǎn)管理中的運用第十一章：Excel財務(wù)分析中的運用第一章Excel概述1.Excel任務(wù)界面2.自定義任務(wù)環(huán)境1.1Excel任務(wù)界面任務(wù)表標(biāo)簽列標(biāo)活動單元格行號工具欄標(biāo)題欄義務(wù)窗格菜單欄繪圖工具欄稱號框公式編輯框Excel的任務(wù)界面與word的任務(wù)界面有著類似的標(biāo)題欄、菜單、工具欄，也有自已獨特的功能界面，如稱號框、任務(wù)表標(biāo)簽、公式編輯框、行號、列標(biāo)等。1.1Excel的任務(wù)界面義務(wù)窗格標(biāo)題欄菜單欄工具欄稱號框和編輯欄任務(wù)表區(qū)域任務(wù)表標(biāo)簽形狀欄程度、垂直滾動條1.1義務(wù)窗格1.2標(biāo)題欄1.3菜單欄1.4工具欄1.5稱號與編輯欄1.6任務(wù)表區(qū)域1.7任務(wù)表標(biāo)簽1.2自定義任務(wù)環(huán)境設(shè)置屏幕顯示設(shè)置默許值自定義工具欄定制菜單1、設(shè)置屏幕顯示“選擇——工具〞翻開選項對話框。①、顯示②、批注③、對象④、窗口選項2、設(shè)置默許值①、顯示和隱藏關(guān)于工具欄的屏幕顯示②、顯示和隱藏運用過的任務(wù)簿③、設(shè)置默許文件位置④、設(shè)置任務(wù)表中的字體和大小Excel的版面專為表格設(shè)計，從屏幕上看每個單元格都帶有淺灰色的邊框線，但是實踐打印時不會出現(xiàn)任何線條，根據(jù)需求可以取消網(wǎng)格線。網(wǎng)格線、自動分頁符的隱藏與顯示設(shè)置默許任務(wù)目錄選擇“工具〞>“選項〞菜單，在翻開的對話框中選擇“常規(guī)〞選項卡。設(shè)置表格內(nèi)容運用的默許字體與字號在“選項〞對話框中的“常規(guī)〞選項卡中，可設(shè)置表格內(nèi)容運用的默許字體與字號。3、自定義工具欄選擇“工具〞--“自定義〞4、定制菜單①、向菜單中添加命令②、設(shè)置菜單的顯示及翻開方式第二章Excel進(jìn)階1、根本操作2、公式3、函數(shù)2.1根本操作2.1.1Excel的操作對象1.單元格2.任務(wù)表3.任務(wù)簿4.任務(wù)范圍單元格Excel中的每一張任務(wù)表都是由多個長方形的“存儲單元〞組成，這些長方形的“存儲單元〞即是單元格。這是Excel最小的最小的單位。輸入的數(shù)據(jù)就保管在這些單元格中，這此數(shù)據(jù)可是字符串、數(shù)學(xué)、公式等不同類型的內(nèi)容。列標(biāo)和行號：Excel運用字母標(biāo)識列，從A到IV，共256列，這些字母稱為列標(biāo)；運用數(shù)字標(biāo)識行，從1到65536，共65536行。每個單元格經(jīng)過“列標(biāo)+行號〞來表示單元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的單元格。稱號框和公式編輯框稱號框用來對Excel電子表格中的單元格進(jìn)展命名和稱號的顯示。利用稱號框，用戶可以快速定位到相應(yīng)的稱號區(qū)域。公式編輯框用于輸入和顯示公式或函數(shù)的區(qū)域。任務(wù)薄任務(wù)簿是處置和存儲數(shù)據(jù)的文件。標(biāo)題欄上顯示的是當(dāng)前任務(wù)簿的名字。Excel默許的任務(wù)簿稱號為“book1〞。每個任務(wù)簿包含多個任務(wù)表，默許形狀任務(wù)薄包含３張任務(wù)表，但是３張任務(wù)表往往不能滿足用戶的需求，所以一個任務(wù)簿中能夠包含多張任務(wù)表，最多時一個任務(wù)簿中能夠包含255張任務(wù)表。任務(wù)表任務(wù)表是由單元格組成，在excel中一張任務(wù)表由256×65536個單元格組成。Excel中默許新建的任務(wù)簿包含3個任務(wù)表，任務(wù)表的標(biāo)簽名為sheet1、sheet2、sheet3。能夠經(jīng)過單擊任務(wù)表標(biāo)簽在不同的任務(wù)表之間進(jìn)展切換。2.1.2創(chuàng)建新任務(wù)簿在Excel中可以新建空白任務(wù)簿，也可以利用已有任務(wù)簿創(chuàng)建，還可以運用系統(tǒng)帶的模板新建任務(wù)簿。1.新建空白任務(wù)簿啟動Excel2003時，系統(tǒng)自動創(chuàng)建一個新的默許的任務(wù)簿文件，其稱號為“Book1〞。要新建任務(wù)簿，可運用下面兩種方法。運用工具按鈕單擊“常用〞工具欄上的“新建〞按鈕，即可建立一個新的空白任務(wù)簿。運用菜單選擇“文件〞>“新建〞菜單，翻開“新建任務(wù)簿〞義務(wù)窗格，單擊其中的“空白任務(wù)簿〞超鏈接。2.根據(jù)現(xiàn)有任務(wù)簿新建假設(shè)要新建的任務(wù)簿與以前創(chuàng)建的任務(wù)簿很類似，可以單擊“新建任務(wù)簿〞義務(wù)窗格中的“根據(jù)現(xiàn)有任務(wù)簿〞超鏈接，翻開“根據(jù)現(xiàn)有任務(wù)簿新建〞對話框，在其中選擇用于創(chuàng)建新任務(wù)簿的原有任務(wù)簿文件，單擊“創(chuàng)建〞按鈕即可。3.根據(jù)模板創(chuàng)建在“新建任務(wù)簿〞義務(wù)窗格中單擊“本機上的模板〞超鏈接，翻開“模板〞對話框，然后在“電子方案表格〞選項卡中選擇一個模板款式，單擊“確定〞按鈕即可。2.1.3編輯任務(wù)表表間切換單擊表標(biāo)簽，可以進(jìn)展表格間的切換。Excel中，當(dāng)前的表格標(biāo)簽為白色，默許的非當(dāng)前表格為淺灰色。假設(shè)要選擇相鄰的多張任務(wù)表，可以經(jīng)過shift鍵+單擊實現(xiàn)；假設(shè)要選擇不相鄰的多張任務(wù)表，可以經(jīng)過ctrl+單擊實現(xiàn)。多表的選擇選擇相鄰的多張任務(wù)表選擇不相鄰的多張任務(wù)表2.1.3編輯任務(wù)表標(biāo)簽的重命名在表標(biāo)簽上雙擊鼠標(biāo)，當(dāng)光標(biāo)變成“I〞形狀后，即可進(jìn)展編輯修正形狀，對表標(biāo)簽進(jìn)展重命名。2.1.3編輯任務(wù)表更改標(biāo)簽的顏色在表格的上方，單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出快捷菜單，選擇任務(wù)表標(biāo)簽顏色命令，如圖在彈出的顏色面板中，選擇所需求的顏色，然后單擊確定按鈕，單擊另外一個任務(wù)表后，即可看到效果。如圖2.1.3編輯任務(wù)表添加任務(wù)表在任務(wù)表標(biāo)簽上單鼠標(biāo)右鍵，彈出快捷菜單，然后選擇【插入】命令，在彈出的對話框中選擇【任務(wù)表】即可2.1.3編輯任務(wù)表在任務(wù)表標(biāo)簽上單鼠標(biāo)右鍵，彈出快捷菜單，然后選擇【刪除】命令刪除任務(wù)表2.1.3編輯任務(wù)表挪動、復(fù)制任務(wù)表在表標(biāo)簽上，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇挪動或復(fù)制任務(wù)表命令，彈出對話框單擊“任務(wù)簿〞下拉列表，可以選擇任務(wù)表要挪動到的位置即可。假設(shè)選擇“建立副本〞選項，那么表示復(fù)制任務(wù)的操作。2.1.3編輯任務(wù)表在任務(wù)簿內(nèi)可以進(jìn)展任務(wù)表的位置挪動，即單擊一個任務(wù)表的表標(biāo)簽，然后進(jìn)展拖動，可以調(diào)整任務(wù)表的前后陳列順序。調(diào)整任務(wù)表顯示順序拖動過程中出現(xiàn)的黑色倒立的三角形表示拖開任務(wù)表將要插入的位置。2.1.3編輯任務(wù)表輸入表格內(nèi)容數(shù)據(jù)是任務(wù)表中重要的組成部分。常用的數(shù)據(jù)輸入類型包括數(shù)字、文字、日期以及時間等常量數(shù)據(jù)。輸入表格根本數(shù)據(jù)在任務(wù)表中輸入的根本數(shù)據(jù)普通包括數(shù)值型數(shù)據(jù)和字符型數(shù)據(jù)。數(shù)值型數(shù)據(jù)由數(shù)字0~9、正號、負(fù)號、小數(shù)點、分?jǐn)?shù)號“/〞、百分號“％〞、指數(shù)符號“E〞或“e〞、貨幣符號“￥〞或“$〞和千位分隔號“，〞等組成。1．?dāng)?shù)值型數(shù)據(jù)的輸入輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)時，Excel自動將其沿單元格右邊對齊。假設(shè)要輸入負(fù)數(shù)，必需在數(shù)字前加一個負(fù)號“－〞，或給數(shù)字加上圓括號。例如，輸入“－5〞或“〔5〕〞都可在單元格中得到－5。假設(shè)要輸入分?jǐn)?shù)，如1/3，應(yīng)先輸入“0〞和一個空格，然后輸入“1/3〞。假設(shè)要輸入日期和時間，日期的格式為月/日/年；時間的格式為小時：分：秒，也可經(jīng)過單元格格式對話框設(shè)置日期和時間的格式。假設(shè)要輸入百分?jǐn)?shù)，可以直接在數(shù)值后輸入百分號。假設(shè)要輸入小數(shù)，普通可以直接在指定的位置輸入小數(shù)點即可。2．字符型數(shù)據(jù)的輸入字符型數(shù)據(jù)是指字母、漢字或其他字符開頭的數(shù)據(jù)。默許情況下，字符型數(shù)據(jù)沿單元格左邊對齊。假設(shè)數(shù)據(jù)全部由數(shù)字組成，例如，郵政編碼、學(xué)號等，輸入時應(yīng)在數(shù)據(jù)前輸入單引號“’〞。在已建立的任務(wù)表中輸入根本數(shù)據(jù)，其操作步驟見視頻2-1。以自動填充方式輸入學(xué)號在輸入“姓名〞與各科分?jǐn)?shù)時，我們是直接在單元格中輸入的。下面以輸入學(xué)生學(xué)號，向大家引見快速、高效的數(shù)據(jù)輸入方法——自動填充。利用公式求出學(xué)生總分公式就是對任務(wù)表中的數(shù)值進(jìn)展計算的等式。根據(jù)前面輸入的信息，此處我們利用一個函數(shù)公式來求各學(xué)生的總分成果。關(guān)于公式和函數(shù)后面有詳細(xì)引見。利用拖動方法復(fù)制公式在Excel中，構(gòu)造一樣只是運算數(shù)有所變化的公式，是可以復(fù)制的。我們曾經(jīng)算出了第一個學(xué)生的總分，對于其他學(xué)生的總分就可以用復(fù)制公式的方法得到，這樣可以大大地提高效率。格式化任務(wù)表以上我們完成了一切數(shù)據(jù)的輸入，接下來將運用Excel提供的豐富的格式化命令對表格進(jìn)展格式化。單元格、行與列的選擇在合并單元格、調(diào)整行高與列寬等一些格式設(shè)置之前，先引見一下單元格、行與列等的選擇方法。1．單元格及單元格區(qū)域的選擇選擇單元格用鼠標(biāo)指向單元格，單擊鼠標(biāo)左鍵選定該單元格。用鍵盤的上、下、左、右方向鍵挪動到指定的單元格。運用功能鍵選定單元格選定單元格區(qū)域單擊所要選擇單元格區(qū)域的第一個單元格，如A2。按住鼠標(biāo)左鍵，拖動鼠標(biāo)到最后一個單元格G5，釋放鼠標(biāo)左鍵，活動單元格隨著鼠標(biāo)的拖動而不斷變化，選定的區(qū)域反相顯示。行與列的選擇在對任務(wù)表進(jìn)展格式化時，經(jīng)常需求選擇整行〔列〕，有時需求選定多行〔列〕或不延續(xù)的行〔列〕。選擇行的方法如下。將鼠標(biāo)指針移到所要選擇行的行號處，此時指針變?yōu)橄蛴业募^，單擊鼠標(biāo)左鍵，整行被選中。

2.1.4修飾任務(wù)表1、設(shè)置單元格格式2、格式化行和列3、自動套用格式4、運用款式經(jīng)過合并單元格制造表頭當(dāng)輸入文本較長，文本周圍有多余的空白單元格時，可以經(jīng)過合并單元格來處理。例如，普通情況下，我們都是將標(biāo)題設(shè)置在表格的中間。調(diào)整任務(wù)表的行高與列寬在Excel中，可以運用兩種方法來改動行高和列寬。第一種：直接運用鼠標(biāo)拖動來快速調(diào)整；第二種：經(jīng)過執(zhí)行Excel菜單中的命令或快捷菜單中的命令，可以對行高和列寬準(zhǔn)確設(shè)定。下面運用第二種方法準(zhǔn)確調(diào)整任務(wù)表的行高與列寬，其操作步驟見視頻2-5。為單元格設(shè)置字體調(diào)整好表格的行高和列寬后，在Excel中可以對表格中文字的字體、字形、字號等進(jìn)展修飾美化調(diào)整單元格的對齊方式單元格中數(shù)據(jù)的各種對齊方式都是相對于單元格上下左右的位置而言的。默許情況下，單元格的文本靠左對齊，數(shù)字靠右對齊，邏輯值和錯誤值居中對齊。在日常任務(wù)中，可根據(jù)實踐需求重新設(shè)置單元格中數(shù)據(jù)的對齊方式，另外，用戶還可以隨意地旋轉(zhuǎn)字符的角度。為表格添加邊框在Excel任務(wù)表中，雖然從屏幕上看每個單元格都帶有淺灰色的邊框線，但是實踐打印時不會出現(xiàn)任何線條。為了使表格中的內(nèi)容顯示得更為明晰明了，添加表格的視覺效果，我們可以為表格添加邊框。為表格添加底紋為了進(jìn)一步加強表格的表現(xiàn)力，還可以為選定的單元格或整個表格添加底紋圖案。保管任務(wù)簿

保管與翻開任務(wù)簿在建立文件并輸入數(shù)據(jù)后必需將其保管，以確保文件在日后還可以運用。翻開任務(wù)簿假設(shè)要翻開一個已建立的任務(wù)簿，可按如下的操作步驟進(jìn)展。

2.1.5打印任務(wù)表制造好任務(wù)表后，假設(shè)要打印任務(wù)表，只需單擊工具欄上的“打印〞按鈕，即可按照Excel默許設(shè)置開場打印。但是，不同行業(yè)的用戶需求的打印報告款式是不同的，每個用戶都能夠會有本人的特殊要求。Excel為了滿足用戶的需求，提供了許多用來設(shè)置或調(diào)整打印效果的適用功能，如設(shè)置打印區(qū)域、進(jìn)展打印預(yù)覽、設(shè)置打印方向、打印時的縮放、頁眉和頁腳等，操作步驟見視頻2-11。在用戶選定了打印區(qū)域并設(shè)置好打印頁面后，即可正式打印任務(wù)表了。打印時，根據(jù)需求還可對打印范圍、打印份數(shù)等進(jìn)展設(shè)置。2.2公式1、公式的概述2、公式的根本操作3、公式的援用4、公式的錯誤與審核5、數(shù)組計算2.2公式公式是指運用運算符和函數(shù)對任務(wù)表中的數(shù)值進(jìn)展計算的等式。公式必需以等號〔=〕開場，用于闡明其后的字符為公式，緊隨等號之后的是需求進(jìn)展計算的元素〔操作數(shù)〕，各操作數(shù)之間用運算符分隔。公式“=PI()*A2^2〞2.2.1公式中的運算符運算符是指表示運算關(guān)系的符號。MicrosoftExcel包含4種類型的運算符：算術(shù)運算符、比較運算符、文本運算符和援用運算符。算術(shù)運算符可以完成根本的數(shù)學(xué)運算算術(shù)運算符比較運算符可以比較兩個數(shù)值的大小，其結(jié)果是一個邏輯值，即TRUE或FALSE比較運算符

文本運算符可以將一個或多個文本字符串連

接為一個組合文本，文本運算符只需一個：&〔和號〕，其含義是將兩個文本值銜接或串聯(lián)起來產(chǎn)生一個延續(xù)的文本值，如“North〞&“wind〞的

結(jié)果是“Northwind〞。援用運算符可以將單元格區(qū)域合并計算，它包括冒號、逗號和空格文本運算符2.2.2公式中的運算順序Excel根據(jù)公式中運算符的特定順序從左到右計算公式。假設(shè)公式中同時用到多個運算符，對于同一級的運算，那么按照從等號開場從左到右進(jìn)展運算；對于不同級的運算符，那么按照運算符的優(yōu)先級進(jìn)展運算。假設(shè)要更改求值的順序，需將公式中要先計算的部分用括號括起來2.2.2創(chuàng)建公式公式內(nèi)容可以直接在單元格中輸入，也可以在編輯欄中輸入。

在單元格中輸入2.2.2挪動和復(fù)制公式挪動后的單元格援用不變挪動前的單元格當(dāng)復(fù)制公式時，單元格援用將根據(jù)所用援用類型而變化2.2.3公式中的援用設(shè)置援用的作用在于標(biāo)識任務(wù)表中的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所運用的數(shù)據(jù)的位置。經(jīng)過援用，可以在公式中運用任務(wù)表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個公式中運用同一個單元格的數(shù)值，還可以援用同一個任務(wù)簿中不同任務(wù)表上的單元格和其他任務(wù)簿中的數(shù)據(jù)。援用不同任務(wù)簿中的單元格稱為鏈接。當(dāng)創(chuàng)建包含援用的公式時，公式和單元格中的數(shù)據(jù)就聯(lián)絡(luò)到一同，公式的計算值取決于援用單元格中的值，當(dāng)單元格中的值發(fā)生變化時，公式的計算值也隨之發(fā)生變化。2.2.3選擇公式中援用的單元格在運用援用單元格前，需求先選擇單元格。選擇要輸入公式的單元格并輸入“=〞號用鼠標(biāo)單擊單元格C3輸入“+〞，再單擊要援用的單元格，然后依此類推完成公式的輸入后按【Enter】鍵或單擊編輯欄上的“輸入〞按鈕，計算出結(jié)果2.2.3認(rèn)識援用類型直接用列標(biāo)和行號表示單元格。默許情況下，新公式運用相對援用。在相對援用中，假設(shè)公式所在單元格的位置改動，援用也隨之改動，假設(shè)多行或多列地復(fù)制公式，援用會自動調(diào)整。

相對援用在表示單元格的列標(biāo)或行號前加$符號的單元格援用被稱為絕對援用。絕對援用的最大特點是在操作〔例如復(fù)制或挪動〕過程中，公式中的單元格地址一直堅持不變。

相對援用混合引器具有絕對列和相對行，或是絕對行和相對列。絕對援用列采用$A1、$B1等方式。假設(shè)公式所在單元格的位置改動，那么相對援用改動，而絕對援用不變。假設(shè)多行或多列地復(fù)制公式，相對援用自動調(diào)整，而絕對援用不做調(diào)整。假設(shè)將一個混合援用“=A$1〞從A2復(fù)制到B2，它將從“=A$1〞調(diào)整到“=B$1〞?；旌显?.2.3同一任務(wù)簿中的單元格援用在同一任務(wù)簿中，不同任務(wù)表中的單元格或單元格區(qū)域可以相互援用，這種援用稱為三維援用。三維援用單元格的普通表示方法為“任務(wù)表標(biāo)簽！單元格〞。2.2.3不同任務(wù)簿間單元格的援用在當(dāng)前任務(wù)表中還可以援用其他任務(wù)簿中的單元格或區(qū)域的數(shù)據(jù)或公式。首先翻開要援用單元格所在的任務(wù)簿以及目的任務(wù)簿。

任務(wù)簿任務(wù)表單元格

按【Enter】鍵，自動輸入了“D部〞的銷售數(shù)量值2.2.4公式中的錯誤和審核1.公式前往的錯誤值當(dāng)輸入的公式不符合格式或其他要求，就無法顯示運算的結(jié)果，此時該單元格中會顯示錯誤值信息，如“#####！〞、“#DIV/0！〞和“#N/A〞等2.公式審核Excel提供了公式審核功能，運用戶可以跟蹤公式的援用或從屬單元格，也可以檢查公式中的錯誤。假設(shè)一個或多個任務(wù)表的不同單元格設(shè)置了公式，要想查看其內(nèi)容和計算結(jié)果，必需在不同單元格或任務(wù)表中轉(zhuǎn)換。為此，Excel2003添加了一個名為監(jiān)視窗口的工具，它能將另一任務(wù)表內(nèi)與編輯內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)，開啟成一個可挪動的小窗口，假設(shè)更改現(xiàn)有的任務(wù)表內(nèi)容，監(jiān)視窗口中的關(guān)聯(lián)的內(nèi)容也會跟著矯正。選擇單元格然后單擊〞添加監(jiān)視“按鈕Excel2003會自動對輸入的公式進(jìn)展檢查，假設(shè)發(fā)生錯誤，在單元格的左上角會出現(xiàn)一個綠色的小三角檢查公式錯誤選中含有錯誤的單元格，還會出現(xiàn)按鈕，單擊該按鈕，會翻開一個快捷菜單，其中提供理處理此錯誤的方法此時假設(shè)要檢查公式里的錯誤，可單擊“公式審核〞工具欄上的“錯誤檢查〞按鈕單擊顯示計算步驟按鈕，翻開“公式求值〞對話框，顯示公式的計算步驟單擊〞選項“按鈕，翻開“選項〞對話框，對檢查規(guī)那么進(jìn)展設(shè)置2.2.5數(shù)組公式數(shù)組公式用于對兩組或多組被稱為數(shù)組參數(shù)的數(shù)值進(jìn)展運算，然后前往一種或多種結(jié)果，運用它能完成對數(shù)據(jù)的復(fù)雜排序。每個數(shù)組參數(shù)必需有一樣數(shù)量的行和列。數(shù)組區(qū)域共用一個公式；數(shù)組常量是用作參數(shù)的一組常量。一.數(shù)組公式的建立方法數(shù)組公式的創(chuàng)建方法很簡單：在單元格中輸入公式后按【Ctrl+Shift+Enter】組合鍵即可生成數(shù)組公式。1．用數(shù)組公式計算兩個數(shù)據(jù)區(qū)域的乘積

選擇放置結(jié)果的單元格區(qū)域輸入公式按下【Ctrl+Shift+Enter】組合鍵2．用數(shù)組公式計算多列數(shù)據(jù)之和

選擇單元格區(qū)域輸入公式按【Ctrl+Shift+Enter】組合鍵3．輸入數(shù)組常量

選擇單元格區(qū)域并輸入數(shù)組公式={10;20;30;40}按【Ctrl+Shift+Enter】組合鍵二.運用數(shù)組公式的規(guī)那么輸入數(shù)組公式時，首先選擇用來保管計算結(jié)果的單元格區(qū)域，假設(shè)計算公式將產(chǎn)生多個計算結(jié)果，必需選擇一個與計算結(jié)果所需大小和外形都一樣的單元格區(qū)域。數(shù)組公式輸入完成后，按下【Ctrl+Shift+Enter】組合鍵，這時在公式編輯欄中可以看見公式的兩邊加上了花括號，表示該公式是一個數(shù)組公式。在數(shù)組公式