人事檔案管理崗職責(zé)

第頁共頁人事檔案管理崗職責(zé)人事檔案管理崗是企業(yè)人力資源部門中非常重要的一環(huán)，主要負(fù)責(zé)企業(yè)員工的檔案管理工作。以下是人事檔案管理崗的主要職責(zé)：一、員工檔案建立與管理1.根據(jù)公司的招聘流程，負(fù)責(zé)新員工檔案的建立工作，包括員工的個(gè)人信息、入職材料的收集和整理等。2.按照公司規(guī)定的檔案分類與編碼標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)員工檔案進(jìn)行管理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.負(fù)責(zé)員工檔案的存檔與歸檔，建立相應(yīng)的檔案借閱和歸還流程，確保檔案的安全和保密。4.定期檢查檔案的完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正，確保檔案的正確性和可用性。5.負(fù)責(zé)員工離職檔案的處理，包括離職手續(xù)文件的整理和歸檔、結(jié)清工資等離職事項(xiàng)的處理。二、檔案信息的維護(hù)與更新1.負(fù)責(zé)員工個(gè)人信息的維護(hù)與更新，包括個(gè)人基本信息、個(gè)人證件信息等，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.跟進(jìn)員工變動(dòng)情況，及時(shí)更新檔案信息，包括員工職務(wù)變動(dòng)、薪酬變動(dòng)、考核結(jié)果等。3.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入與整理，確保檔案信息的一致性和規(guī)范性。三、檔案的保密與安全1.負(fù)責(zé)制定和實(shí)施檔案保密制度，確保員工檔案信息的保密性和安全性。2.負(fù)責(zé)檔案室的安全管理，包括檔案室進(jìn)出人員的控制、檔案室溫濕度環(huán)境的維護(hù)等，確保檔案的安全存放。3.根據(jù)企業(yè)的保密要求，對(duì)于涉及保密信息的檔案進(jìn)行特殊處理，確保保密事項(xiàng)不被泄露。四、檔案的查詢與借閱1.負(fù)責(zé)處理員工檔案的查詢與借閱請(qǐng)求，確保查詢與借閱的合法性和及時(shí)性。2.建立檔案查詢和借閱申請(qǐng)流程，核實(shí)申請(qǐng)人身份和目的，保證檔案的正常使用。3.對(duì)于檔案的借閱及歸還過程進(jìn)行管理，包括登記借閱信息、跟進(jìn)歸還情況等，確保檔案的追蹤和控制。五、檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與優(yōu)化1.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)與更新，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整，提高檔案管理效率和工作質(zhì)量。3.培訓(xùn)新員工使用檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的正確使用和操作。六、與其他部門的協(xié)作與溝通1.與招聘部門、人力資源部門、薪酬部門等部門保持溝通，及時(shí)獲取員工有關(guān)檔案的信息，確保檔案信息的更新和完善。2.與公司內(nèi)部相關(guān)部門合作，完成員工檔案相關(guān)事務(wù)，如員工離職手續(xù)、員工調(diào)動(dòng)手續(xù)等。3.協(xié)助人力資源部門進(jìn)行工作統(tǒng)計(jì)與分析，提供有關(guān)檔案信息的報(bào)表。綜上所述，人事檔案管理崗的職責(zé)非常重要，直接影響著企業(yè)員工檔案的整體管理質(zhì)量和人力資源管理的效能。