公司文件編號(hào)管理制度

文件編號(hào)管理制度

1.目的

確保公司重要文件具有唯一編號(hào)，便于文件的識(shí)別、追溯和控

制，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.適用范圍

本制度適用于本公司經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，所涉及的全部文件的編

號(hào)、版號(hào)以及分發(fā)編號(hào)的標(biāo)識(shí)管理。

3.總則

1.

凡本公司需進(jìn)行編號(hào)管理的文件、資料，在編號(hào)時(shí)均應(yīng)按照

本規(guī)定的要求接受管理；本規(guī)定不適用于黨務(wù)文件。

2.

由企業(yè)發(fā)展部負(fù)責(zé)制訂公司文件分類(lèi)的編號(hào)方法，并指導(dǎo)各

部門(mén)專(zhuān)職人員執(zhí)行。

3.

根據(jù)文件類(lèi)型和內(nèi)容進(jìn)行編號(hào)分類(lèi)，便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利

用。

4.

文件類(lèi)別

4.1

文件

1.

管理制度

2.

技術(shù)文件

3.

合同(招投標(biāo))

4.

外來(lái)文件

4.2

記錄

1.

會(huì)議記錄

2.

檢查記錄

3.

工作總結(jié)(周報(bào)、月報(bào))

4.

工作計(jì)劃

5.文件編號(hào)規(guī)則

5.1

編碼元素使用規(guī)則

5.1.1

公司名稱(chēng)

公司全稱(chēng)：湖南華熠智能工程有限公司

簡(jiǎn)稱(chēng)：HNHY

5.1.2

部門(mén)代號(hào)

QF--企業(yè)發(fā)展部 ZH--綜合部 ZX--管理咨詢(xún)部

GC--硬件研發(fā)部 RJ--軟件研發(fā)部

5.1.3

日期代號(hào)

統(tǒng)一采用“yyxx”的格式，例如“1101”代表該文件是

2011

年

1

月制定的。

5.1.4

流水號(hào)

統(tǒng)一采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編碼，例如 ：“001”代表第一份文

件。

5.1.5

文件版本編號(hào)

下面是對(duì)文件版本進(jìn)行編號(hào)要遵守的標(biāo)準(zhǔn)：

起草版本的編號(hào)為

0.1,

0.2,

0.3,

...,

0.10。版本編號(hào)可以

根據(jù)項(xiàng)目需要延伸到若干層。例如，

0.1,

0.1.1,

0.1.1.1。一旦

文件版本得以確認(rèn)后，版本編號(hào)應(yīng)該始自 1.0。版本編號(hào)不斷變化

為：

1.0,

1.1,

1.2,

...,

1.10。項(xiàng)目可以根據(jù)需要將版本編號(hào)晉

升為

2.0，2.1,

2.2

等。

5.2

文件編碼結(jié)構(gòu)

LYKJ/XX—XX—XX—YYXX—nnn

流水號(hào)(000-999)

日期代號(hào)(年年月月)

文件類(lèi)型

部門(mén)代號(hào)

企業(yè)代號(hào)/文件(記錄)

5.3

文件分類(lèi)編碼規(guī)則

5.3.1

規(guī)章制度和管理文件

格式：LYKJ/WJ-QF-ZD-vdd

格式說(shuō)明：公司名稱(chēng)/文件類(lèi)別-部門(mén)縮寫(xiě)-制度縮寫(xiě)-版本號(hào)

5.3.2

合同(招投標(biāo))協(xié)議

格式：LYKJ/WJ-QF-T-yyxx-nnn

格式說(shuō)明：公司名稱(chēng)/文件類(lèi)別-部門(mén)縮寫(xiě)-合同類(lèi)型-年月-流水號(hào)

T：合同類(lèi)型（S-銷(xiāo)售合同；P-采購(gòu)合同；C-合作協(xié)議；H-勞動(dòng)合同；

T-技術(shù)開(kāi)發(fā)合同；O-其他合同）

5.3.3

外來(lái)文件

格式：LYKJ/WJ-AA-RM-yyxx-nnn

格式說(shuō)明：公司名稱(chēng)/文件類(lèi)別-外來(lái)公司名稱(chēng)-需求相關(guān)-年月-

流水號(hào)

驗(yàn)收測(cè)試計(jì)劃

（Acceptance

Test

Plan）

ATP

驗(yàn)收測(cè)試報(bào)告

（Acceptance

Test

Report）

ATR

檢查單

（Check

List）

CL

程序修改報(bào)告

（Code

Difference

Report）

CDR

軟件構(gòu)成設(shè)計(jì)文件

（Software

Component

Design

Document）

CDD

具體設(shè)計(jì)文件

（Detail

Design

Document）

DDD

軟件功能設(shè)計(jì)文件

（Software

Function

Design

Document）

FDD

軟件功能說(shuō)明書(shū)

（Software

Function

Specification）

FS

手冊(cè)

（Hand

Book）

HB

系統(tǒng)集成測(cè)試計(jì)劃

（System

Integration

Test

Plan）

ITestPlan

系統(tǒng)集成測(cè)試報(bào)告

（System

Integration

ITestRep

果要使用，應(yīng)該遵守下面表格中的標(biāo)準(zhǔn)。

5.3.4

技術(shù)文件

格式：LYKJ/WJ-RJ-（AB）BB-yyxx-vdd

格式說(shuō)明：公司名稱(chēng)/文件類(lèi)別-部門(mén)縮寫(xiě)-（項(xiàng)目名稱(chēng)）工作過(guò)

程名稱(chēng)-年月-版本號(hào)

相應(yīng)工作過(guò)程名稱(chēng)的簡(jiǎn)稱(chēng)（例如 SPP，SRS）不是必需的，但如

Test

Report）

組間協(xié)作文件

（Intergroup

Coordination

Document）

ICD

初步設(shè)計(jì)文件

（Preliminary

Design

Document）

PDD

軟件配置管理文件

（Software

Configuration

Management

Plan

Document）

SCM

軟件開(kāi)發(fā)策劃文件

（Software

Development

Plan

Document）

SDP

軟件項(xiàng)目策劃文件

（Software

Project

Plan

Document）

SPP

軟件質(zhì)量保證計(jì)劃

（Software

Quality

Assurance

Plan）

SQA

軟件需求規(guī)格說(shuō)明

（Software

Requirements

Specification）

SRS

工作說(shuō)明

（Statement

of

Work）

SOW

子系統(tǒng)測(cè)試計(jì)劃

（Sub-System

Test

Plan）

SSTP

子系統(tǒng)測(cè)試報(bào)告

（Sub-System

Test

Report）

SSTR

子系統(tǒng)測(cè)試腳本

（Sub-System

Test

Script）

SSTS

軟件維護(hù)計(jì)劃

（Sustaining

Plan）

SP

系統(tǒng)操作描述

（System

Operations

Description）

SOD

系統(tǒng)測(cè)試計(jì)劃

（System

Test

Plan）

STestPlan

系統(tǒng)測(cè)試報(bào)告

（System

Test

Report）

STestRep

培訓(xùn)計(jì)劃

（Training

Plan）

TP

5.3.5

會(huì)議記錄

格式：LYKJ/JL-QF-HY-yyxx-nnn

格式說(shuō)明：公司名稱(chēng)/文件類(lèi)別-部門(mén)縮寫(xiě)-會(huì)議縮寫(xiě)-年月-流水