Microsoft Excel應(yīng)用基本知識(shí)20110426

MicrosoftExcel基本應(yīng)用知識(shí)2011年4月26日1

目錄Excel概述公式和函數(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)操作常用統(tǒng)計(jì)圖表2Excel簡(jiǎn)介關(guān)于Excel

Excel是美國(guó)微軟公司開(kāi)發(fā)的Windows環(huán)境下運(yùn)行的電子表格系統(tǒng)，微軟公司先后推出了多個(gè)不同版本。主要功能

Excel的文件管理功能；Excel的電子表格功能；Excel的數(shù)據(jù)管理功能；Excel的數(shù)據(jù)圖表功能；Excel的數(shù)據(jù)分析功能；啟動(dòng)與退出啟動(dòng)的常用方法如下：一、[開(kāi)始][程序][MicrosoftExcel]。二、雙擊桌面上的Excel快捷方式圖標(biāo)。三、資源瀏覽，雙擊Excel文件。退出的常用方法有如下兩種：

一、[文件]→[退出]。

二、單擊應(yīng)用程序窗口的關(guān)閉按鈕

3Excel簡(jiǎn)介Excel工作界面由Excel應(yīng)用程序窗口和Excel文件窗口兩個(gè)部分組成。4文檔題欄菜單欄工具欄編輯欄文件標(biāo)題列標(biāo)簽行標(biāo)簽單元格垂直滾動(dòng)條工作表標(biāo)簽標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕狀態(tài)欄水平滾動(dòng)條幾個(gè)重要概念

Excel工作簿：即Excel文件，或稱活頁(yè)夾，其擴(kuò)展名為“.xls”。

工作表：一張由行和列組成的巨大的二維表，共有65536行256列。

單元格：工作表中的每個(gè)小矩形，由行和列的交叉構(gòu)成，是工作表的最小單位。

單元地址：由列號(hào)和行號(hào)組成，指出某單元在工作表中的位置。

當(dāng)前單元格：即活動(dòng)單元，指當(dāng)前正在操作的單元格，由黑色線框住。小結(jié)

(1)在Excel應(yīng)用程序窗口中可打開(kāi)多個(gè)Excel文件。

(2)一個(gè)Excel文件含有多個(gè)工作表。

(3)一個(gè)Excel工作表有65536行256列共65536×256個(gè)單元格。5Excel簡(jiǎn)介

Excel文件操作，與Word文檔操作方法相類似。

創(chuàng)建新的Excel工作簿

1)啟動(dòng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建并打開(kāi)一個(gè)新的臨時(shí)的Excel工作簿“Book1.xls”。

2)啟動(dòng)后，創(chuàng)建新文件有三種操作方式。圖標(biāo)操作；菜單操作：[文件][新建]；鍵盤命令操作：Ctrl+N

打開(kāi)已有Excel文件

1）在新建工作簿任務(wù)面板上面的列表中選擇需要打開(kāi)的文件

2）打開(kāi)新近關(guān)閉的文件：[文件][<文件名>]3）菜單操作：[文件]→[打開(kāi)]4）單擊常規(guī)工具欄中的“打開(kāi)”按鈕

5）按快捷鍵Ctrl+O

注：后三種操作方法將顯示打開(kāi)對(duì)話框（見(jiàn)下頁(yè)）。6Excel基本操作—文件操作(一)7文件操作保存文件

1）[文件][保存]:不改變文件名。

2）[文件][另存為]:一般改變文件名，包括盤符、目錄或文件名的改變。

3）單擊常規(guī)工具欄上的保存按鈕。4）快捷按鈕Ctrl+S或Shift+F12關(guān)閉文件文件打印預(yù)覽

操作：[文件][打印預(yù)覽]；或者，單擊“常用”工具欄中的“打印預(yù)覽”圖標(biāo)。文件的打印

操作：[文件][打印]8Excel基本操作—文件操作(二)

練習(xí)：1.在桌面新建一個(gè)文件名為“e1.xls”的文件，該文件包含以下數(shù)據(jù)。

2.在桌面新建一個(gè)“e1.txt”文件，在其中包括以下數(shù)據(jù)，并用Excel將其打開(kāi)。

電子表格的基本原理

7）保護(hù)工作簿或工作表操作：[工具][保護(hù)]/[審閱][保護(hù)工作表]

9電子表格的基本操作

編輯工作表是指對(duì)Excel工作表中單元數(shù)據(jù)內(nèi)容的修改，主要包括：數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的填充、修改、移動(dòng)、復(fù)制、刪除和清除、查找和替換、撤消和恢復(fù)等操作。10Excel基本操作—編輯工作表

數(shù)據(jù)的分類數(shù)據(jù)的輸入數(shù)據(jù)的填充設(shè)置單元格格式設(shè)置工作表格式凍結(jié)窗格一個(gè)單元格可以保存三種類型的數(shù)據(jù)

1）數(shù)值型數(shù)據(jù)

可以進(jìn)行運(yùn)算的數(shù)據(jù)。可有：數(shù)字、數(shù)值、公式、函數(shù)、日期、時(shí)間等十多種顯示形式。

2）正文型數(shù)據(jù)或字符型數(shù)據(jù)

不能進(jìn)行運(yùn)算的數(shù)據(jù)。

3）公式11編輯工作表—數(shù)據(jù)的分類

數(shù)據(jù)的輸入

正文的輸入

操作：直接輸入正文型數(shù)據(jù)的內(nèi)容。

數(shù)字的輸入

操作：直接輸入數(shù)字。

公式的輸入

格式要求：1）由等號(hào)開(kāi)始。2）等號(hào)后面是由運(yùn)算符、單元地址、數(shù)值、正文等組成的表達(dá)式。12編輯工作表—數(shù)據(jù)的輸入

數(shù)據(jù)類型

數(shù)值；文本；公式在工作表中輸入文本和數(shù)值（單元格格式）

數(shù)值可以精確到15位有效數(shù)字，超過(guò)部分會(huì)用0替代，當(dāng)輸入信用卡號(hào)或身份證號(hào)等內(nèi)容時(shí)，可以將單元格預(yù)格式化為“文本”，或可以在數(shù)字前加一個(gè)單引號(hào)。文本較長(zhǎng)時(shí)，可以使用“縮小字體填充”和“自動(dòng)換行”功能。在工作表中輸入日期和時(shí)間

Excel能夠識(shí)別的最早日期：1900年1月1日；注意要避免百年問(wèn)題

輸入與編輯工作表數(shù)據(jù)輸入格式備注6-26-022002年6月26日6-26-20022002年6月26日6/26/022002年6月26日6/26/20022002年6月26日6-26/022002年6月26日june26,20022002年6月26日jun26本年的6月26日june26本年的6月26日6/26本年的6月26日6-26本年的6月26日輸入內(nèi)容備注11:30:00am11:30a.m.11:30:00AM11:30a.m.11:30pm11:30p.m.11:3011:30a.m.6/1/0211:302002年6月1日上午11:30

數(shù)據(jù)的輸入

函數(shù)的輸入

1）函數(shù)是系統(tǒng)研制者定義好的供用戶直接引用的特殊的公式。

2）函數(shù)格式：函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2，…）

3）函數(shù)的輸入方法由等號(hào)開(kāi)始，直接按函數(shù)的格式輸入函數(shù)表達(dá)式。如：=SUM（A1：B6）

[插入]→[函數(shù)]…單擊“粘貼函數(shù)”按鈕，彈出“粘貼函數(shù)”對(duì)話框。

14編輯工作表—數(shù)據(jù)的輸入練習(xí)：利用函數(shù)求三個(gè)地區(qū)的平均值數(shù)據(jù)的填充自動(dòng)填充

操作：（拖動(dòng)“填充柄”進(jìn)行填充）

1）輸入初始單元數(shù)據(jù)，1個(gè)或2個(gè)單元格。

2）選定包含初始值的單元格。

3）指向“填充柄”并拖動(dòng)填充柄經(jīng)過(guò)待填充區(qū)域。編輯填充操作對(duì)一些有規(guī)則的數(shù)據(jù)（等差，等比，星期

星期日等）．利用“開(kāi)始＂菜單中的＂填充＂

15編輯工作表—數(shù)據(jù)的填充練習(xí)：利用函數(shù)求三個(gè)地區(qū)的平均值

設(shè)置單元格格式

數(shù)字格式

Excel數(shù)值型數(shù)據(jù)共有12種顯示格式。對(duì)齊格式水平對(duì)齊、垂直對(duì)齊、自動(dòng)換行、縮小字體填充、合并單元格、增加縮進(jìn)等。字體格式字體、字形、字號(hào)、顏色、下劃線、特殊效果等。邊框格式提供線形、顏色以及線的位置。底紋圖案給選取的單元格設(shè)置背景顏色和圖案效果。單元格保護(hù)保護(hù)工作表操作：[工具][保護(hù)][保護(hù)工作表]。只有在保護(hù)工作表的情況下生效。16編輯工作表—設(shè)置單元格格式

Excel的格式工具1）格式工具欄

2）單元格格式對(duì)話框17

Excel的格式工具

3）自動(dòng)套用格式的使用

18

在查看表格時(shí)還會(huì)經(jīng)常遇到這種情況：在拖動(dòng)滾動(dòng)條查看工作表后面的內(nèi)容時(shí)看不到行標(biāo)題和列標(biāo)題,給我們的查閱帶來(lái)很大的不便。[視圖]-[凍結(jié)窗格]

19編輯工作表—凍結(jié)窗格練習(xí)：凍結(jié)首行公式函數(shù)20Excel公式和函數(shù)的使用

公式的格式公式=操作數(shù)+運(yùn)算符

要求：1）由等號(hào)開(kāi)始；2）等號(hào)后面是由操作數(shù)和運(yùn)算符組成的表達(dá)式。

操作數(shù)：可以是數(shù)字、單元地址、字符、區(qū)域名、區(qū)域、函數(shù)等。

運(yùn)算符：

1）算術(shù)運(yùn)算符：可以完成基本的數(shù)學(xué)運(yùn)算，并產(chǎn)生數(shù)字結(jié)果。21Excel公式和函數(shù)的使用－－公式2）比較運(yùn)算符：可以比較兩個(gè)數(shù)值，并產(chǎn)生邏輯值True或False。22Excel公式和函數(shù)的使用－－公式3）文本運(yùn)算符“&”:可以將一個(gè)或多個(gè)文本連接為一個(gè)組合文本。234）括號(hào)：（）5）運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)（）>算術(shù)運(yùn)算符>文本運(yùn)算符>比較運(yùn)算符，（）最優(yōu)先。Excel公式和函數(shù)的使用－－公式

公式的改變

1)改變被引用的單元數(shù)據(jù)時(shí)，公式的值相應(yīng)地改變。

2)移動(dòng)公式時(shí)，其引用的單元地址不改變，值也不變。

3)移動(dòng)被引用的單元數(shù)據(jù)時(shí)，公式中被引用的地址相應(yīng)地改變，其值不改變。公式的復(fù)制公式在復(fù)制過(guò)程中，其引用的相對(duì)地址將相應(yīng)地發(fā)生改變，其結(jié)果也將改變。24Excel公式和函數(shù)的使用－－公式

格式

函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2，…）參數(shù)的取值范圍是：常數(shù)、單元格、區(qū)域、區(qū)域名、邏輯值、文本、公式、其他函數(shù)。now()函數(shù)沒(méi)有參數(shù)。25Excel公式和函數(shù)的使用－－函數(shù)

函數(shù)的輸入方法

方法一：由等號(hào)開(kāi)始，按照函數(shù)的格式直接輸入函數(shù)表達(dá)式。如：=SUM（A1：B6），=DATE（99，10，1）。方法二：

1)[插入][函數(shù)][…]。2)選擇函數(shù)，確定后進(jìn)入?yún)?shù)提示框。3)輸入或選擇函數(shù)的參數(shù)。4)確定。方法三：?jiǎn)螕簟罢迟N函數(shù)”按鈕26Excel公式和函數(shù)的使用－－函數(shù)常用函數(shù)27Excel公式和函數(shù)的使用－－函數(shù)例：數(shù)據(jù)-文本分列文本分列日期計(jì)算：=DATEDIF(W2,Y2,"D")計(jì)數(shù)：==COUNTIF(AC2:AC80,">0")年齡計(jì)算虛年的計(jì)算

=YEAR(TODAY())-YEAR(C3)實(shí)足年齡的計(jì)算

=DATEDIF(C3,TODAY(),"y")

TODAY()也可以是指定日期數(shù)據(jù)排序自動(dòng)篩選32Excel數(shù)據(jù)庫(kù)操作

當(dāng)排序含有公式的數(shù)據(jù)列表時(shí)，應(yīng)該謹(jǐn)慎行事。

簡(jiǎn)單排序

步驟：1)選擇參與排序的數(shù)據(jù)區(qū)域2)單擊工具欄中的升序或降序按鈕33Excel數(shù)據(jù)庫(kù)操作－－數(shù)據(jù)排序復(fù)雜排序

步驟：

1)選擇參與排序的數(shù)據(jù)區(qū)域。2)[數(shù)據(jù)][排序]。3)選擇關(guān)鍵字和排序方向。

例：對(duì)“數(shù).xls”據(jù)進(jìn)行操作，性別為主要關(guān)鍵字，年齡為次要關(guān)鍵字。34Excel數(shù)據(jù)庫(kù)操作－－數(shù)據(jù)排序復(fù)雜排序注意：若需要使用多于三個(gè)字段進(jìn)行排序，例如有五個(gè)字段：字段1、2、3、4、5，可以先通過(guò)字段3、4、5進(jìn)行排序，然后再通過(guò)字段1和字段2進(jìn)行排序。即先進(jìn)行三個(gè)字段（最不重要）字段，當(dāng)進(jìn)行第二次排序時(shí)，它們?nèi)耘f保持原有的順序。35Excel數(shù)據(jù)庫(kù)操作－－數(shù)據(jù)排序

篩選指只顯示滿足條件的數(shù)據(jù)記錄。有自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選兩種方法。操作步驟：

1)光標(biāo)位于數(shù)據(jù)列表上。2)[數(shù)據(jù)]→[篩選]→[自動(dòng)篩選]。

3)單擊篩選按鈕，取值或選取自定義后給出篩選條件。

4)取消篩選：[數(shù)據(jù)]→[篩選]→[自動(dòng)篩選]36Excel數(shù)據(jù)庫(kù)操作－－自動(dòng)篩選篩選按鈕

37Excel數(shù)據(jù)庫(kù)操作－－自動(dòng)篩選Excel圖表區(qū)域的組成創(chuàng)建統(tǒng)計(jì)圖的一般步驟圖表的編輯與修飾常用統(tǒng)計(jì)圖舉例38Excel的統(tǒng)計(jì)圖表功能39Excel的統(tǒng)計(jì)圖表功能－－圖表區(qū)域組成Excel圖表是根據(jù)已有的數(shù)據(jù)生成的，它的構(gòu)成包括數(shù)據(jù)區(qū)域和圖表區(qū)域。圖表區(qū)繪圖區(qū)Y軸標(biāo)題Y軸刻度線標(biāo)簽圖表標(biāo)題圖例數(shù)據(jù)系列X軸X軸分類標(biāo)簽

下面通過(guò)一個(gè)線圖的例子，來(lái)詳細(xì)說(shuō)明Excel創(chuàng)建統(tǒng)計(jì)圖的方法。例：1997年～2003年甲、乙、丙三地區(qū)肺結(jié)核的發(fā)生例數(shù)如下表所示，試比較三地區(qū)肺結(jié)核發(fā)生例數(shù)的變化趨勢(shì)。40Excel的統(tǒng)計(jì)圖表功能－－創(chuàng)建統(tǒng)計(jì)圖的步驟線圖（linegraph）：在直角坐標(biāo)系中用線段的升降表達(dá)一事物的量隨另一事物的量變化的趨勢(shì)，或者某事物的量隨時(shí)間變化的過(guò)程。

第一步：選取單元格區(qū)域B4：D10中的數(shù)據(jù)，單擊圖表向?qū)?，得如下截圖，并選擇折線圖。41Excel的統(tǒng)計(jì)圖表功能－－創(chuàng)建統(tǒng)計(jì)圖的步驟

第二步：?jiǎn)螕簟跋乱徊健卑粹o，將彈處下面對(duì)話框。數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)⒆詣?dòng)顯示“＝=Sheet1!$B$4:$D$10”，系列產(chǎn)生在“列”，符合要求。對(duì)于較復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)圖，通常需要選擇“系列”修改圖形。42Excel的統(tǒng)計(jì)圖表功能－－創(chuàng)建統(tǒng)計(jì)圖的步驟

第三步：?jiǎn)螕簟跋乱徊健卑粹o，將彈處下面對(duì)話框。在“圖表標(biāo)題”下方填入“圖三地區(qū)1997年～2003年肺結(jié)核的發(fā)病情況”，在“數(shù)值(X)軸”下方填入“年份”，“數(shù)值(Y)軸”下方填入“例數(shù)”。另外，在該對(duì)話框中還可設(shè)置坐標(biāo)軸、網(wǎng)格線、圖例、數(shù)據(jù)表。43Excel的統(tǒng)計(jì)圖表功能－－創(chuàng)建統(tǒng)計(jì)圖的步驟

第四步：?jiǎn)螕簟跋乱徊健卑粹o，將彈出下面對(duì)話框。在該對(duì)話框中既可將圖表放在新的工作