Project2007 新手學習指導

Project2007學習指導第01章項目管理概述近年來，項目管理思想得到了空前的應用，項目管理已成為全球管理的新熱點。越來越多的企業(yè)引入了項目管理，一些跨國企業(yè)也把項目管理作為自己主要的運作模式和提高企業(yè)運作效率的解決方案，由此可見，項目管理在當今經(jīng)濟社會中起著重要作用。教學重點與難點項目的概念、特性、周期項目管理的概念、要素1.1項目管理的發(fā)展概述項目管理作為一門新興學科，得到了迅猛的發(fā)展和不斷的完善。1.1.1項目管理的發(fā)展階段項目管理是在第二次世界大戰(zhàn)后期發(fā)展起來的新管理技術之一，其發(fā)展大致經(jīng)歷的階段如表所示。時間代表二千多年前我國的長城、古羅馬的供水渠、埃及的金字塔20世紀40年代(萌芽)美國把研制第一顆原子彈的任務作為一個項目來管理，命名“曼哈頓計劃”20世紀50年代后期(成熟)美國出現(xiàn)了關鍵路線法（CPM）和計劃評審技術（PERT），并應用于“阿波羅”載人登月計劃中，取得巨大成功20世紀70~80年代(傳播和推廣)以美國為首的項目管理協(xié)會(PMI)推出了項目管理知識體系指南，并從最初的軍事項目擴展到各種類型的民用項目20世紀90年代至今(新的發(fā)展)應用領域進一步擴大，尤其在新興產(chǎn)業(yè)中得到了迅速的發(fā)展，例如電訊、軟件、信息、金融、醫(yī)藥等現(xiàn)代項目中，管理任務已不僅僅是執(zhí)行任務，而且還要開發(fā)項目、經(jīng)營項目，以及為經(jīng)營項目完成后形成的設施、產(chǎn)品和其他成果準備必要的條件1.1.2項目管理的發(fā)展趨勢隨著經(jīng)濟全球化，區(qū)域一體化的發(fā)展，項目管理已成為經(jīng)濟發(fā)展的重要構(gòu)成因素。它對項目的發(fā)展與成功起到至關重要的作用，它的靈活性也適應了企業(yè)產(chǎn)品多變的要求。因此，深入而廣泛地開展項目管理實踐活動，提高項目管理水平，是時代發(fā)展的需要，是經(jīng)濟發(fā)展的客觀要求。項目管理的應用范圍擴大從偏重技術管理到注重人的管理信息技術平臺為項目管理解決更復雜的現(xiàn)實問題提供了可能1.2項目及其特性項目是指在一定約束條件下（主要是限定資金、限定時間等），為完成某一獨特的產(chǎn)品或服務具有特定目標的一次性任務。例如三峽工程、北京申辦2008年奧運會、建造一座大水壩、研制一種新藥等都是項目。1.2.1項目的特性各種不同的項目，其內(nèi)容是千差萬別的。但它們都具有相似的特性。目標性、獨特的性質(zhì)、一次性、可限制性、不確定性、不可挽回性1.2.2項目的三要素任何項目都會在范圍、時間和費用3個方面受到約束，這就是項目管理的三要素(有時也稱項目三角形)，它們中的任何一個發(fā)生變化就會影響其他兩個，其定義如下：范圍：項目的目標和任務，以及完成這些目標和任務所需的工作。時間：反映在項目日程中的完成項目所需的時間。費用：即項目的預算，它取決于資源的成本。這些資源包括完成任務所需的人員、設備和材料。1.2.3項目的生命周期一個項目的生命周期就是從定義項目目標、制定項目計劃直至最終完成項目的過程，具體包括下述階段。定義項目目標、制定項目計劃、發(fā)布項目計劃、跟蹤項目進度并調(diào)整計劃完成項目并存檔1.3項目管理及其特點項目管理是項目管理者在有限的資源約束下，運用系統(tǒng)的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部工作進行有效的管理，即對項目的投資決策開始到項目結(jié)束的全過程進行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價，以達到項目的目標。1.3.1項目管理的知識領域項目管理的知識領域是指作為了項目經(jīng)理必須具備與掌握的重要知識與能力，這些知識領域涉及很的管理工具和技術，用來幫助項目經(jīng)理與項目組成員完成項目的管理。項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質(zhì)量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理、項目采購管理、項目綜合管理1.3.2現(xiàn)代項目管理的特點隨著知識經(jīng)濟的飛速發(fā)展，項目管理模式將在企業(yè)競爭及經(jīng)濟發(fā)展中扮演著日益重要的角色。項目管理的對象是項目或被當作項目來處理的事務。項目管理的全過程都貫穿著系統(tǒng)工程的思想。依據(jù)“整體—分解—綜合”的原理，把項目分解成多個責任單元。項目管理的組織具有特殊性，其管理的組織是臨時性、開放性的，組織結(jié)構(gòu)為矩陣結(jié)構(gòu)。項目管理的方式為目標管理，是一種多層次的目標管理方式。項目管理者以綜合協(xié)調(diào)者的身份向各方面的專家講明應承擔的責任，協(xié)商確定時間，經(jīng)費，工作標準的限定條件。項目管理的體制是一種基于團隊管理的個人負責制。項目經(jīng)理對項目結(jié)果全面負責。項目管理的要點是創(chuàng)造和保持是項目順利進行的環(huán)境。項目管理師管理過程不是技術過程。項目管理的方法，工具和手段具有先進性和開放性。第02章Project2007快速入門Project2007是美國Microsoft公司推出的項目規(guī)劃和管理軟件，是MicrosoftOffice系統(tǒng)產(chǎn)品中的一員。項目管理人員、業(yè)務管理人員和計劃人員可以使用它獨立地管理和規(guī)劃項目。用戶只有充分掌握和了解MicrosoftProject的功能、工作界面、常用視圖和選擇數(shù)據(jù)域等基本知識后，才能更好了地學習Project的應用。教學重點與難點Project2007的工作界面在Project2007中選擇數(shù)據(jù)域Project2007的視圖方式2.1MicrosoftProject2007介紹項目管理離不開管理工具的支持，這是所有項目管理工作者的共識。Project2007是Microsoft發(fā)布的中文版Office2007軟件包中基于Windows操作系統(tǒng)的項目管理軟件，它以其強大的功能、友好的界面吸引了眾多的用戶，成為目前最受歡迎的項目管理軟件之一。2.1.1在對項目進行管理時，常常需要制定項目范圍；確保項目時間；節(jié)省項目成本；應對項目風險；與項目干系人及工作組成員溝通；對人力資源進行管理合理利用；確定項目質(zhì)量；管理項目采購招標以及為了確保各項工作有機協(xié)調(diào)配合進行綜合管理等。共享項目信息、編制和組織信息、跟蹤項目、方案的優(yōu)化度分析、信息計算、檢測和維護2.1.2從使用者的角度Project2007可分為MicrosoftProjectProfessional2007、MicrosoftProjectServer2007和MicrosoftOfficeProjectWebAccess2007這３部分。2.2Project2007的工作界面啟動ProjectProfessional2007，其工作界在如圖所示，包括標題欄、菜單欄、工具欄、數(shù)據(jù)編輯欄和工作區(qū)等組成。2.2.1標題欄標題欄位于窗口的頂端，用于顯示當前正在運行的程序名及文件名等信息，如圖所示。標題欄最右端有3個按鈕，分別用來控制窗口的最小化、最大化和關閉應用程序。2.2.2菜單欄菜單欄位于標題欄的下方，包括“文件”、“編輯”、“視圖”及“工具”等11個菜單項，用戶可以單擊菜單來執(zhí)行各種命令。2.2.3工具欄在Project2007中，將常用命令以工具按鈕的形式表示出來。通過工具按鈕的操作，可以快速執(zhí)行使用頻率最高的菜單命令，從而提高工作效率。顯示或隱藏工具欄添加或刪除工具欄按鈕自定義工具欄2.2.4數(shù)據(jù)編輯欄在項目文檔要編輯某些數(shù)據(jù)信息時，可以使用數(shù)據(jù)編輯欄。它與Excel中的錄入窗口很相似。在數(shù)據(jù)編輯欄中有兩個按鈕，其作用分別如下?！按_認”按鈕：單擊該按鈕將會確認當前編輯的數(shù)據(jù)。“取消”按鈕：單擊該按鈕將會撤消當前編輯的數(shù)據(jù)。2.3Project2007的常用視圖視圖以特定的格式顯示Project2007中輸入信息的子集，該信息子集存儲在Project中，并且能夠在任何調(diào)用該信息子集的視圖中顯示，通過視圖可以展現(xiàn)項目信息的各個維度。視圖主要分為任務類視圖和資源類視圖，常用的任務類視圖有“甘特圖”視圖、“網(wǎng)絡圖”視圖、“日歷”視圖、“任務分配狀況”視圖等；常用的資源視圖有“資源工作表”視圖、“資源圖表”視圖、“資源使用狀況”視圖等。2.3.1“甘特圖”視圖“甘特圖”視圖是Project2007的默認視圖，用于顯示項目的信息。視圖的左側(cè)用工作表顯示任務的詳細數(shù)據(jù)，例如任務的工期，任務的開始時間和結(jié)束時間，以及分配任務的資源等。視圖的右側(cè)用條形圖顯示任務的信息，每一個條形圖代表一項任務，通過條形圖可以清楚地表示出任務的開始和結(jié)束時間，各條形圖之間的位置則表明任務是一個接一個進行的，還是相互重疊的。2.3.2“跟蹤甘特圖”視圖對于每項任務，“跟蹤甘特圖”視圖顯示兩種任務條形圖，一個條形圖形在另一個條形圖形的上方。下方的條形圖顯示任務的比較基準，另一個條形圖形顯示任務的當前計劃。當計劃發(fā)生變化時，就可以通過比較基準任務與實際任務來分析項目偏移原始估計的程度。2.3.3“任務分配狀況”視圖“任務分配狀況”視圖給出了每項任務所分配的資源以及每項資源在各個時間段內(nèi)(每天、每周、每月或其他時間間隔)所需要的工時、成本等信息，從而可以更合理地調(diào)整資源在任務上的分配。2.3.4“日歷”視圖“日歷”視圖是以月為時間刻度單位來安日歷格式顯示項目信息。任務條形圖將跨越任務日程排定的天或星期。使用這種視圖格式，可以快速地查看在特定的時間內(nèi)排定了哪些任務。2.3.5“網(wǎng)絡圖”視圖“網(wǎng)絡圖”視圖以流程圖的方式來顯示任務及其相關性。一個框代表一個任務，框與框之間的連線代表任務間的相關性。默認情況下，進行中的任務顯示為一條斜線，已完成的任務框中顯示為兩條交叉斜線。2.3.6“資源工作表”視圖“資源工作表”視圖以電子表格的形式顯示每種資源的相關信息，比如支付工資率、分配工作小時數(shù)、比較基準和實際成本等。2.3.7“資源使用狀況”視圖“資源使用狀況”視圖用于顯示項目資源的使用狀況，分配給這些資源的任務組合在資源的下方。2.3.8“資源圖表”視圖“資源圖表”視圖以圖表方式按時間顯示分配、工時或資源成本的有關信息。每次可以審閱一個資源的有關信息，或選定資源的有關信息，也可以同時審閱單個資源和選定資源的有關信息。如果同時顯示會出現(xiàn)兩幅圖表：一幅顯示單個資源，一幅顯示選定資源，以便對二者進行比較。2.4在MicrosoftProject2007中選擇數(shù)據(jù)域在Project2007中進行操作首先要選擇操作對象，通過不同的方法可以選擇不同的位置。2.4.1選中表中的元素在對表格進行格式化設置之前，都必須選取編輯對象。選取單元格、選取整行、選取整列、選取全部2.4.2選中圖中的元素選擇圖中的元素不像在表中操作那么明顯，在視圖中操作時鼠標指針的指向就是要進行操作的部分。例如，在“甘特圖”視圖形卡，光標指在不同的位置顯示不同的選項。光標指向任務信息光標指向任務鏈接光標指向空白區(qū)域第03章創(chuàng)建與管理項目文檔使用Project2007管理項目的第一步就是要創(chuàng)建項目文檔。用戶可以通過多種方法來創(chuàng)建項目，并對其進行日常的管理操作，為迅速邁入項目管理的專業(yè)殿堂打下基礎。教學重點與難點新建項目文檔新建項目文檔定義項目工作時間設置項目屬性保存、打開和關閉項目文檔3.1新建項目文檔新建項目文檔有3種方法：新建空白項目文檔、新建基于模板的項目文檔和新建基于現(xiàn)有項目的項目文檔。3.1.1新建空白項目文檔空白文檔是用戶最常使用的傳統(tǒng)文檔。要創(chuàng)建空白文檔，可在“常用”工具欄中，單擊“新建空白文檔”按鈕，或選擇“文件”|“新建”命令，打開“新建項目”任務窗格，在“新建”選項區(qū)域中單擊“空白項目”鏈接即可。3.1.2新建基于模板的項目文檔要創(chuàng)建基于模板的項目文檔，可以選擇“文件”|“新建”命令，打開“新建項目”任務窗格，在“模板”選項區(qū)域中單擊“計算機上的模板”鏈接，打開“模板”對話框，選擇“項目模板”選項卡，從中選擇需要的模板即可。3.1.3新建基于現(xiàn)有項目的項目文檔據(jù)現(xiàn)有項目創(chuàng)建新的項目文檔，可將選擇的項目以副本方式在一個新的文檔中打開，這時用戶就可以在新的文檔中編輯文檔的副本，而不會影響到原有的文檔。3.2新建項目計劃新建項目文檔后，還需要定義項目有關的多項活動的鏈接，包括定義項目的開始時間、工作時間及其屬性等。3.2.1定義項目定義項目最重要一步就是定義項目的開始時間。如果未設置項目開始的時間，Project自動使用現(xiàn)在的時間為開始時間。要定義項目，可選擇“視圖”|“啟用項目向?qū)А泵?，打開“任務”向?qū)Т案?，單擊“定義項目”鏈接，根據(jù)向?qū)崾据斎腠椖康拈_始時間、定義項目工組是否協(xié)作，并保存項目。3.2.2定義項目工作時間對于一個項目，每個單位根據(jù)實際情況，工作時間的安排是不相同的。在定義項目后，就需要定義項目工作時間。要定義項目工作時間，可在“任務”向?qū)Т案裰?，單擊“定義項目常規(guī)工作時間”鏈接，根據(jù)向?qū)崾?，定義每日工時，以及每周和每月的工作日。3.2.3設置項目的屬性每個項目都包含一組特有的組件：項目目標、特定的任務以及工作人員等。在Project2003中可以記錄這些重要的詳細信息，以便于與他交流或在需要時查閱這些信息。3.3管理項目文檔創(chuàng)建項目文檔后，還可以進行日常的管理操作，主要包括保存、打開和關閉項目文檔。3.3.1保存項目文檔對于新建的Project文檔或正在編輯某個文檔時，如果出現(xiàn)了計算機突然死機、停電等非常關閉的情況，文檔中的信息就會丟失，因此為了保護勞動成果，保存文檔是十分重要的。3.3.2打開項目文檔打開文檔是Project的一項最基本的操作，對于任何文檔來說都需要先將其打開，然后才能對其進行編輯。3.3.3關閉項目文檔對文檔完成所有的操作后，要關閉時，可選擇“文件”|“關閉”命令，或單擊窗口右上角的“關閉”按鈕。在關閉文檔時，如果沒有對文檔進行編輯、修改，可直接關閉；如果對文檔做了修改，但還沒有保存，系統(tǒng)將會打開一個如圖所示的提示框，詢問是否保存對文檔所做的修改。單擊“是”按鈕即可保存并關閉該文檔。第04章項目任務管理項目計劃是為完成項目目標而進行的系統(tǒng)任務安排。在創(chuàng)建項目的具體任務時，如何合理安排項目中的每一項子任務是非常重要的。本章將重點介紹創(chuàng)建任務，以及管理項目任務等知識。教學重點與難點創(chuàng)建和編輯任務安排任務工期任務分級添加任務鏈接和其他信息4.1創(chuàng)建任務創(chuàng)建一個新項目計劃后，就需要為項目創(chuàng)建任務。任務是項目中最基礎的元素，任何項目的實施都是通過完成一系列的任務來實現(xiàn)的。4.1.1輸入任務在Project2007的多種視圖中都可以輸入任務，其操作方式大致相同。例如，如果要在“甘特圖”視圖中為輸入任務，只需要選中工作區(qū)的“任務名稱”欄下的單元格，然后輸入任務名稱，按Enter鍵或單擊其他單元格輸入即可。4.1.2從Excel工作表中導入任務手動輸入任務的過程比較煩瑣，若已有使用Excel制作的任務表格，可將其直接導入到Project2007中。4.2編輯任務在實際工作中，創(chuàng)建任務后，還需要對其進行編輯。例如插入新的任務，刪除多余的任務，調(diào)整次序混亂的任務等。4.2.1插入任務在輸入任務時，經(jīng)常會遇到要在已輸入任務的項目中添加新任務的情況。在Project2007中可以很方便地插入任務。4.2.2刪除任務在Project2007的項目文檔中，還可以很方便地刪除多余或重復的任務。4.2.3復制任務在編輯任務時，對于需要多次重復出現(xiàn)的任務可以使用復制操作來節(jié)省時間，加快輸入和編輯的速度。選取需要復制的任務，選擇“編輯”|“復制任務”命令，將鼠標定位到目標位置，再選擇“編輯”|“粘貼”命令。選取需要復制的任務，按Ctrl+C組合鍵，將鼠標定位到目標位置，按Ctrl+V組合鍵選取需要復制的任務，在“常用”工具欄上單擊“復制任務”按鈕，將鼠標定位到目標位置，單擊“粘貼”按鈕。選取需要復制的任務，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“復制任務”命令，將鼠標定位到目標位置，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令。4.2.4移動任務移動任務的操作與復制任務類似，唯一的區(qū)別在于，移動任務后，原位置的任務消失，而復制任務后，原位置的任務仍在。選取需要移動的任務，選擇“編輯”|“剪切任務”命令，將鼠標定位到目標位置，再選擇“編輯”|“粘貼”命令。選取需要移動的任務，按Ctrl+X組合鍵，將鼠標定位到目標位置，再按Ctrl+V組合鍵。選取需要移動的任務，在“常用”工具欄上單擊“剪切任務”按鈕，將鼠標定位到目標位置，單擊“粘貼”按鈕。選取需要移動的任務，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“剪切任務”命令，將鼠標定位到目標位置，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令。選取要移動的任務，按住鼠標左鍵不放，向上或向下拖動至目標位置，然后釋放鼠標。4.3任務分級創(chuàng)建任務后，默認狀態(tài)下所有的任務都處于同一級別，沒有差異。為了方便查詢和管理項目任務，可以對其進行分級。4.3.1創(chuàng)建大綱結(jié)構(gòu)在創(chuàng)建任務時，可以將任務分為摘要任務和子任務。摘要任務是由多個子任務組成，并對這些子任務進行匯總的任務。要創(chuàng)建大綱結(jié)構(gòu)，只需要選中要作為子任務的多個任務，然后選擇“項目”|“大綱”|“降級”命令，將其降級，使之成為子任務即可。4.3.2創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)是一種用于組織任務以便報告日程和跟蹤成本的分層結(jié)構(gòu)。在Project中，可以根據(jù)任務在項目大綱中的層次將相應的WBS代碼分配給任務。4.4安排任務工期創(chuàng)建和編輯完任務后，還需要對任務的工期進行設置。工期是指計劃每一個任務需要花費的時間，以及整個項目花費的時間。合理安排和利用時間可以提高工作效率，以獲取更高的利潤。4.4.1輸入任務工期Project中允許輸入的工期單位有月、星期、工作日、小時或分鐘，不包括非工作時間。在輸入任務名稱后，Project會對該任務設置一個默認的工期：1個工作日。用戶可根據(jù)實際情況估計并具體設定任務的工期，輸入任務工期時，若不能準確確定該任務的工期，可在工期后加一個“？”號。4.4.2創(chuàng)建里程碑里程碑用于標識日程中的重要事項，其工期為零?？梢詫⒗锍瘫鳛橐粋€參考點，以監(jiān)視項目的進行。要將某任務設置為里程碑，只需將該任務的工期設置為0即可。此時，在甘特圖中該任務的開始日期處將顯示菱形的里程碑符號。4.4.3周期性任務周期性任務是在項目進行過程中重復發(fā)生的任務，如每月的例會就可以定義為一個周期性任務。4.5添加任務鏈接和其他信息在默認情況下，任務工期的開始時間是同一天，但事實上，有些任務需要在某些任務完成之后進行，為了表示任務之間這種時間先后的關系到，需要用任務鏈接將任務串起來。當然為了能更好地說明任務的狀況，還可以為任務添加備注信息或超級鏈接等其他信息4.5.1添加任務鏈接鏈接任務可以節(jié)省管理項目的時間，在定義了項目的任務并估計了各任務所需的時間后，就可以鏈接這些任務了。任務間相關性、建立任務鏈接、刪除任務鏈接、修改任務鏈接4.5.2添加任務其他信息在創(chuàng)建任務時，為了能更詳細地將該任務的信息表達出來，可以向任務添加備注、超級鏈接等信息。添加備注、添加超級鏈接、添加任務限制第05章項目資源管理資源是項目管理中的重要組成部分之一，它關系到項目能否順利開展。為了有效地管理資源，首先必須創(chuàng)建一個可供調(diào)用的資源庫，將所有資源的基本輸入到資源庫中，然后為每個任務分配資源。在整個項目的實施過程中，還要統(tǒng)計和調(diào)整資源的利用率、工時和成本等。教學重點與難點創(chuàng)建資源設置資源信息分配資源管理資源5.1創(chuàng)建資源庫任何一個項目都會使用到資源，項目中的資源是指用于完成項目的人、設備和材料。項目中有些資源是現(xiàn)成的，有些需要臨時調(diào)用，有些資源是全職或?qū)Ｓ玫?，有些資源是兼職或與別的項目共用的。資源的可用性和規(guī)劃將會影響整個項目的工期，因此，在進行資源管理之前，首先應創(chuàng)建一個可供使用的資源庫，把需要基本的資源信息輸入進去，然后再分配給每個任務。5.1.1資源分類在Project中資源分為三類，一類是工時資源，指的是執(zhí)行工時以完成任務的人員和設備資源，工時資源要消耗時間(工時或工作日)來完成任務，通常需要按照工作時間來支付報酬；一類是材料資源，指可消耗的材料或供應品等物質(zhì)，例如水泥、鋼管、沙子或木材等；一類是成本資源，指收取固定的費用而不是收取（或附加收取）隨時間變動的或按小時計的費用，例如每次使用特定的短途運輸服務，固定的運輸費用為10元，此費用將在每次使用該服務時支付，可以將該資源設置為成本資源。5.1.2輸入資源在Project2007中通常在“資源工作表”視圖中輸入資源。輸入的方法與輸入任務的方法相似。5.1.3從外部程序中導入資源Project還可以從外部程序，例如Outlook和Excel表格中直接導入資源名稱。從Outlook中導入資源從Excel中導入資源5.1.4設置資源的可用性在Project中資源可用性表示資源何時以及有多少時間可安排給所分配的工作。可用性有下列因素決定：項目日歷和資源日歷、資源的開始日期和完成日期，或資源可用于工作的程度。在Project2007中使用資源的“最大單位”來標識資源的可用性?！白畲髥挝弧笔侵敢粋€資源可用于任何任務的最大百分比或單位數(shù)量。它表示資源可用于工作的最大能力，默認值是100%。根據(jù)資源的投入情況，可將資源的最大值設置為100%、75%、50%等，在給任務分配資源時，Project將根據(jù)資源的可用性自動計算任務的進度。5.2設置資源日歷為項目設置資源后，在項目日歷中定義的工作時間和休息日是每個資源的默認工作時間和休息日。當個別的資源需要按完全不同的日程工作時，或者需要說明假期或設備停工期時，可以修改個別的資源日歷。此外，如果幾個資源具有相同的工作時間和非工作時間，可為他們創(chuàng)建一個共同的日歷以提高工作效率。5.3設置資源的其他詳細信息在Project2007中可以使用“資源信息”對話框為每個資源設置更詳細的信息。選擇“項目”|“資源信息”命令，打開“資源信息”對話框。5.3.1添加備注信息資源備注信息用來說明資源情況。添加備注信息后，在該資源欄的標記欄中出現(xiàn)一個標記，當光標移到該處時，將顯示備注信息。5.3.2添加超級鏈接在創(chuàng)建項目資源時，也可以添加超級鏈接，例如將個人簡歷與資源建立鏈接，使其他工作成員更加清楚明了資源的相關信息。5.4分配資源定義資源信息后，就可以為項目中的任務分配資源了。合理地分配資源是順利完成任務的重要因素之一。一種資源可以同時在多個任務上工作，而一個任務也可以由多種資源共同完成。5.4.1使用“甘特圖”視圖分配資源如果項目中使用到的資源較少，可使用“甘特圖”視圖來分配資源。打開項目文檔，在“甘特圖”視圖的“資源名稱”欄中單擊對應的單元格，使其變?yōu)橄吕斜砜?，在該下拉列表框中選擇相應的選項即可。若需要對該任務分配多個資源，可選擇一個資源后，輸入,再選擇下一個資源。5.4.2使用“任務信息”對話框分配資源如果項目中的使用資源較多，可以使用“任務信息”對話框來分配資源。雙擊需要分配資源的任務所在行的任意單元格，打開“任務信息”對話框，選擇“資源”選項卡，單擊“資源名稱”列表框中的空白單元格，使其變?yōu)橄吕斜砜颍瑥闹羞x擇所需的資源即可。5.4.3使用“分配資源”對話框分配資源如果在資源庫中列出了所有的資源，可以使用“分配資源”對話框同時對若干任務進行多個資源的分配。選擇某個任務，然后選擇“工具”|“分配資源”命令，打開“分配資源”對話框，在“資源名稱”列表框中選擇需要分配的資源即可。5.5管理資源庫項目的規(guī)模越大，任務越多，資源也就會越多，為了能方便有效地對資源信息進行查詢，需要對資源進行管理。5.5.1對資源進行排序在默認情況下，Project是按第一個字的拼音字母順序?qū)Y源進行排序的，工時資源與材料資源混在一起，為了更方便地調(diào)用資源，可對其進行排序。選擇“項目”|“排序”|“排序方式”命令，打開“排序”對話框，在“主要關鍵字”、“次要關鍵字”和“第三關鍵字”下拉列表框中選擇關鍵字，并在其右側(cè)選擇“升序”或“降序”排列方式，就可以對資源重新排序。5.5.2對資源進行篩選如果顯示的資源過多，在操作時不方便，用戶可以使用篩選操作，只顯示一部分資源。在“資源工作表”視圖中，選擇“項目”|“篩選”命令的子命令，就可以按需要進行篩選。5.5.3對資源進行替換在項目實施過程中，由于人員調(diào)動，或某種資源不足需要使用其他資源對該資源進行替換。在“分配資源”對話框中，選擇需要替換的資源，單擊“替換”按鈕，打開“替換資源”對話框，在列表框中選擇需要替換為的資源，就可以完成資源的替換操作。5.6查看項目資源分配在Project2007中，使用“分配資源”對話框可以隨時查閱資源的狀態(tài)，以便更加合理有效地使用資源，對人員進行更合理的工作分配。第06章項目成本管理成本管理是項目實施過程中一個極其重要的環(huán)節(jié)。它不僅在排定項目日程上決定著完成任務所需要的時間，而且在控制方式上掌握著資源使用的方法。對于許多項目管理者來說，一個項目的成功與否就在于完成項目的最終成本是否和預算或相比較的基準計劃成本相符。教學重點與難點建立成本體系查看成本信息調(diào)整成本成本分析6.1創(chuàng)建成本項目成本是項目實施過程中產(chǎn)生的費用。在項目計劃提出之前，常常需要對項目成本進行估算，以確保產(chǎn)業(yè)利益。在項目實施過程中，還需要對項目成本進行管理，以確保項目的實際成本限定在預算范圍內(nèi)。因此，為了方便在項目實施過程中控制成本，在對項目成本管理之前，需要建立成本管理體系。6.1.1成本的構(gòu)成一個項目的成本包括了資源、任務或任務分配輸入的所有基于資源費率的資源成本、每次使用的資源成本和固定成本。它分為兩大類：資源成本和固定成本。6.1.2設置資源費率通過設置資源的標準費率和加班費率，可以更加準確地管理項目成本。在資源中設置費率在資源中設置費率6.1.3為任務設置固定成本設置任務的固定成本后，無論任務工期或資源完成任務的工時如何改變，任務的成本都保持不變。例如，承包商的合同費或某種管理費在一些情況下都可以設置為固定成本。在任務中分配固定成本，需要切換到“甘特圖”視圖，選擇“視圖”|“表”|“成本”命令，在甘特圖中的“固定成本”欄中輸入相應任務的固定成本即可。6.1.4計算任務實際成本在任務的執(zhí)行過程中，Project將基于任務的成本累算方式來更新實際成本，并提供兩種計算實際成本的方式：自動和人工。自動更新實際成本人工輸入實際成本6.2查看項目成本信息項目建立的過程中，為了及時準確地了解每項任務的成本，估計單個以及多個資源的成本，以便用更加接近實際情況的方式來管理項目，對項目成本信息的查看是必不可少的。6.2.1查看任務成本信息為了能清楚地了解完成每一項任務消耗的成本，可以按任務來查看成本。要查看任務成本信息，首先需要切換到任務類視圖，例如“任務分配狀況”視圖，然后再選擇“視圖”|“表”|“成本”命令，就可以查看每項任務的詳細成本信息。6.2.2查看資源成本信息為了能夠了解成本是否超出預算，可以按照資源來查看人員工資、材料消耗量。要查看資源成本信息，首先需要切換到資源類視圖，例如“資源使用狀況”視圖，然后再選擇“視圖”|“表”|“成本”命令，就可以查看每種資源的詳細成本信息。6.2.3查看項目成本信息在項目實施的過程中，要隨時查看項目的成本，以防止成本超出預算。要查看項目成本信息可以使用兩種快捷的方法：一種是使用“項目統(tǒng)計”對話框，另一種是使用“項目摘要任務”報表。6.3調(diào)整成本在資源分配過程中，時常會出現(xiàn)資源過度分配或使用效率不足等情況，使得成本超過了預算的范圍。為了有效地控制成本，就必須對資源進行調(diào)整。6.3.1查找超出預算的成本Project2007提供了“成本超過預算”篩選器，使用該功具可以快速地查找出超出成本的任務或工作分配。6.3.2調(diào)整工時資源的工時工時分布表明了項目計劃的工時如何按時間分布。在Project中可以使用工時分布來調(diào)整資源在任務中花費的時間。在項目文檔中，切換到“任務分配狀況”視圖，在“任務名稱”欄中，雙擊要調(diào)整的資源，打開“工作分配信息”對話框，選擇“常規(guī)”選項卡，在“工時”微調(diào)框中調(diào)整工時，在“單位”數(shù)值框中確定資源投入的百分比，在“工時分布”下拉列表框中選擇一種分布模式。6.3.3調(diào)整材料資源的消耗量在項目實施過程中，可以通過調(diào)整材料資源的消耗量來降低成本。在項目文檔中，切換到“資源使用狀況”視圖，在任務的材料資源中調(diào)整消耗量即可。6.4查看盈余分析表盈余分析表可以幫助項目管理人員對項目的原始成本預算與當前日期的實際工時進行比較，項目管理人員可以設定項目狀態(tài)日期，可者以當前日期為基準計算盈余分析的各項參數(shù)。通過查看盈余分析數(shù)據(jù)可以分析從啟動日期到狀態(tài)日期這一時間段內(nèi)項目的實際情況與計劃情況之間的差異。在進行盈余分析之前，必須先保存比較基準計劃，從而使Project能夠在開始跟蹤實際工作之前計算工作的預算成本。第07章項目進度管理項目進度管理是整個項目管理中最重要的一個組成部分。在項目實施過程中，會有不同的因素影響任務完成的結(jié)果，這就需要跟蹤項目的實際運行狀態(tài)，包括設置比較基準、更新進度、顯示進度線和查看項目進度等。教學重點與難點設置比較基準和中期計劃跟蹤項目進度查看項目進度7.1比較基準所謂“基準”是指在計劃結(jié)束時，或者是在其他關鍵階段結(jié)束時保存的一組原始數(shù)據(jù)或項目圖?；鶞蕦嵸|(zhì)上是一組數(shù)據(jù)，并與跟蹤時輸入的實際數(shù)據(jù)保存在同一個文件中。因此，比較基準就是在項目中輸入任務、資源、工作分配和成本信息后，所保存的初始計劃的參照點。這樣，在項目進行過程中，可以隨時與實際中輸入的任務、資源、工作分配和成本的更新信息進行詳細的比較。7.1.1設置比較基準在開始跟蹤進度之前，需要設置比較基準計劃，這樣可以將該信息與項目中最新的信息進行比較。要設置比較基準，只需要選擇“工具”|“跟蹤”|“設置比較基準”命令，打開“設置比較基準”對話框，進行設置即可。7.1.2設置中期計劃設置比較基準計劃后，在開始更新日程時，可能需要定期地設置中期計劃。要設置中期計劃，只需要在“設置比較基準”對話框中選擇“設置為中期計劃”單選按鈕即可。中期計劃只保存項目文檔中的開始時間或完成時間，而不保存工時或成本，通過中期計劃與實際值比較，可跟蹤項目的進度。7.1.3清除已保存的計劃若保存的比較基準或中期計劃不需要時，可以將它們刪除，節(jié)省計算機資源。要清除保存的計劃，可以選擇“工具”|“跟蹤”|“清除比較基準”命令，打開“清除比較基準”對話框，選擇需要清除的計劃即可。7.2跟蹤項目進度為項目建立了比較基準計劃后，為了進一步跟蹤項目進度情況，需要不斷地更新項目的日程。例如，任務的實際開始日期和完成日期，任務完成百分比或?qū)嶋H工時。跟蹤這些實際值可以讓用戶了解所作的更改如何影響其他任務并最終影響項目的完成日期。Project能夠根據(jù)輸入的實際值重排項目的其他部分，也可使用該信息監(jiān)視任務進度，管理成本以及制定項目人員的計劃，并搜集項目的歷史數(shù)據(jù)以進行總結(jié)，便于更有效地計劃將來的項目。7.2.1更新整個項目項目更新是以項目當前的實際數(shù)據(jù)為依據(jù)的，Project提供了以下兩種方式來確定每個任務完成的百分比。按日程比例設定任務的完成百分比更新進度未全部完成進度的任務完成百分比為0要更新項目，可以選擇“工具”|“跟蹤”|“更新項目”命令，打開“更新項目”對話框。7.2.2更新任務更新任務包括更新任務實際開始時間和完成時間、已完成任務的百分比、實際工期和剩余工期等。要更新任務，需要在甘特圖的“任務名稱”欄中選擇要更新的任務，然后選擇“工具”|“跟蹤”|“更新任務”命令，在打開的“更新任務”對話框中進行設置即可。7.2.3更新資源信息在保存項目計劃工作時，通常已對資源進行了設置，例如，安排人員完成某個任務、工作時間等。但在實際工作中，如果項目計劃發(fā)生了改變，還需要對資源信息進行更新。要更新資源信息，切換到“資源使用狀況”視圖，選中要更新的資源對應的任務，在“常用”工具欄中單擊“分配信息”按鈕，打開“工作分配信息”對話框，選擇“跟蹤”選項卡，輸入實際工時、剩余工時等信息。7.2.4項目進度線項目進度線是反映進度狀況的一條狀態(tài)線，它是根據(jù)設定的日期構(gòu)造的一條直線。此線與每個任務的進度相連，如果任務完成的進展線的重點在進度線的左邊，說明進度落后；如果任務完成的進展線的重點在進度線的右邊，說明進度超前。要設置項目進度線，可在“甘特圖”視圖中，選擇“工具”|“跟蹤”|“進度線”命令，打開“進度線”對話框。7.3查看項目進度查看項目進度可以隨便了解項目的進展情況，了解是否有任務未完成，了解項目實際運行情況與計劃的差異等，并根據(jù)這些情況來調(diào)整任務，以保證項目的順序完成。7.3.1查看項目進度總體情況在項目實施過程中，隨時查看項目的完成情況，可以大致了解項目能否按時按質(zhì)完成。要查看項目進度總體情況，可以選擇“項目”|“項目信息”命令，打開“項目信息”對話框，單擊“統(tǒng)計信息”按鈕，在打開的“項目統(tǒng)計”對話框中就可以查看。7.3.2查看項目進度具體情況在查看項目總體情況時，若發(fā)現(xiàn)了實際情況與項目計劃之間存在差異，就需要對項目任務的具體情況進行分析，以便調(diào)整工作。第08章美化項目信息一個大型的項目通常會持續(xù)幾個月甚至幾年，在這期間需要不斷地查看、設置，為了增加項目文檔的可讀性，可以對項目文檔中的信息進行美化，包括項目信息中的文本、條形圖、網(wǎng)格的格式設置以及插入對象等知識。教學重點與難點設置組件的格式設置文檔整體格式插入繪圖和對象8.1設置項目文檔各組件格式項目文檔中包括文本、條形圖和網(wǎng)格，用戶可以對這3個組件的格式進行重新設置，以美化文檔。8.1.1設置文本格式默認狀態(tài)下，輸入文本的格式為宋體、小五號，可以根據(jù)需要重新設置文本格式。要設置文本格式，選擇需要設置格式的文本，選擇“格式”|“字體”命令，打開“字體”對話框，可以設置字體、字形、字號、顏色及下劃線等。8.1.2設置底紋與在Excel中為單元格設置底紋類似，在Project2007中可以通過設置單元格底紋來突出地強調(diào)一些特定的信息。要設置單元格的底格，首先選擇要設置格式的單元格，然后選擇“格式”|“字體”命令，打開“字體”對話框，在“背景色”和“背景圖案”下拉列表框中選擇選項即可。8.1.3設置條形圖形格式默認情況下，“甘特圖”視圖中任務的三維條形圖是藍色的，用戶可以對這些條形圖重新設置，與其他任務區(qū)分開來。要設置條形圖格式，首先需要選擇要設置的條形圖，然后選擇“格式”|“條形圖”命令，打開“設置條形圖格式”對話框，在該對話框中可以設置條形圖的形狀以及條形圖的文本。8.1.4設置網(wǎng)格格式在視圖中為了增強可讀性和明確性，可以重新設置網(wǎng)格格式。要設置網(wǎng)格格式，選擇“格式”|“網(wǎng)格”命令，打開“網(wǎng)格”對話框，在該對話框中可以設置線型、顏色等。8.2設置項目文檔整體格式設置項目文檔中各組件的格式，只能修改某一項目信息的樣式，如果需要修改項目文檔的整體格式，則需要使用其他方法來設置。8.2.1設置甘特圖格式要設置甘特圖的格式，可以選擇“格式”|“甘特圖向?qū)А泵?，打開“甘特圖向?qū)А睂υ捒?，按照向?qū)崾具M行設置即可。8.2.2設置文本樣式在Project2007中不僅可以設置某一單元格的字體格式，還可以一次設置所有文本或具有某一特征的文本格式。選擇“格式”|“文本樣式”命令，打開“文本樣式”對話框，就可以設置文本樣式，包括字體、字形、字號、下劃線、顏色、背景色和背景圖案。8.2.3設置條形圖樣式在Project2007中可以對具有某一特征的條形圖進行樣式設置。選擇“格式”|“條形圖樣式”命令，打開“條形圖樣式”對話框，可以設置條形圖的頭部、中部和尾部的樣式。8.2.4設置版式版式是指鏈接線、條形圖旁的日期格式、條形圖高度等外觀屬性。要設置版式，選擇“格式”|“版式”命令，在打開的“版式”對話框中進行相關設置即可。其中各選項的功能如下。8.3插入繪圖和對象為了能讓Project2007傳遞的信息更加直觀，可以在項目文檔中插入其他信息對象，例如代表一定意義的圖形、圖像等，以增強計劃文件的顯示效果。在項目文檔中，可以插入繪圖和圖像的位置有4個：甘特圖中的條形圖區(qū)域，備注頁，標題、頁腳和圖例中，資源窗體的圖表中。8.3.1插入繪圖Project2007提供了“繪圖”工具欄，使用它可以很方便地插入直線、箭頭、矩形、橢圓和多邊形等。要插入繪圖，選擇“插入”|“繪圖”命令，打開“繪圖”工具欄，單擊要繪制的圖形按鈕，在圖表區(qū)域進行繪制即可。8.3.2插入對象在Project2007中，不但可以插入繪圖，還可以插入對象，例如ACDSee圖像、Excel工作表、PowerPoint幻燈片、Word文檔和日歷控件等。插入Word文檔插入Excel文件第09章項目的優(yōu)化在項目實施過程中，常常會出現(xiàn)許多問題，例如項目完成時間需要提前，或者成本超出了預算等。為了確保項目能按照計劃有條不紊地進行，項目管理者需要對項目不斷地調(diào)整、優(yōu)化，以滿足實際的需求。教學重點與難點調(diào)整和優(yōu)化任務調(diào)整和優(yōu)化日程解決資源沖突9.1優(yōu)化任務在項目任務實施過程中，可以根據(jù)需求對任務進行延遲、重疊、中斷等操作，以調(diào)整、優(yōu)化任務。9.1.1延遲鏈接任務在Project2007中，系統(tǒng)自動根據(jù)任務之間的鏈接關系來確定任務的開始時間和完成時間。但是，在實際工作中，前置任務完成后，后續(xù)任務常常需要延遲一段時間，不能馬上開始。要設置任務的延遲，首先選擇需要設置延遲的任務，然后選擇“項目”|“任務信息”命令，打開“任務信息”對話框，在“前置任務”選項卡的“延隔時間”欄對應的單元格中輸入一個正數(shù)或百分數(shù)即可，例如2d表示前置任務完成兩天后再開始。9.1.2重疊鏈接任務在實際工作中，一些任務并不需要前置任務完成后再開始，可以在前置任務開始一段時間后再開始，以縮短工期，降低成本。要設置任務的重疊，首先選擇需要與前置任務重疊的任務，然后選擇“項目”|“任務信息”命令，打開“任務信息”對話框，在“前置任務”選項卡的“延隔時間”欄對應的單元格中輸入一個負數(shù)或負的百分數(shù)即可，例如-2d表示前置任務開始兩天后就開始該任務。9.1.3中斷任務在執(zhí)行任務時，一些工作人員可能會發(fā)生意外，而造成某項任務中斷，此時，就不應該為其計算成本，這時就需要進行拆分任務處理。如果通過其他一些方法，無需中斷任務，還可以撤銷設置的拆分處理。拆分任務撤銷拆分任務9.1.4設置任務期限如果希望某項任務在特定日期完成，但又不希望用限制來約束該任務，可以為任務設定一個期限，當任務的日程發(fā)生變化時，Project會根據(jù)該任務更新后的狀態(tài)，與期限日期進行比較，若超過期限日期，則會在“標記”欄中顯示出一個圖標提醒用戶。要設置任務期限，首先選擇要設置任務期限的任務，然后選擇“項目”|“任務信息”命令，打開“任務信息”對話框，選擇“高級”選項卡，在“期限”下拉列表框中選擇任務的期限日期即可。9.1.5設置關鍵任務在項目文檔中，通常包含了許多任務，它們的主次關系不一樣，重要性也不一樣。有些任務直接決定整個項目最終完成的日期，這些任務稱之為關鍵任務。非關鍵任務并不是指對項目無用的任務，只是它不會直接影響項目最終完成的日期。要確保項目按時完成，就必須首先保證關鍵任務如期完成。由于關鍵任務不能被拖延，否則整個項目都被推遲，所以關鍵任務是沒有時差的。在Project中時差為0的任務默認為關鍵任務。若需要在任務變得越來越關鍵，在時差變?yōu)?時提前得到警告，可以更改Project的默認設置，使具有特定時差的任務成為關鍵任務。9.1.6查看任務驅(qū)動因素Project2007新增了“任務驅(qū)動因素”功能，使用該功能可以查看影響任務開始日期的因素，包括前置任務、限制和日歷等。單擊這些驅(qū)動因素即可鏈接到相關信息。要查看某個任務的驅(qū)動因素，首先選擇要查看的任務，然后選擇“項目”|“任務驅(qū)動因素”命令，或在“常用”工具欄中單擊“任務驅(qū)動因素”按鈕，就可以打開“任務驅(qū)動因素”窗格，來查看影響該任務開始日期的因素。9.2優(yōu)化日程在復雜多變的項目中，對基本的日程安排進行初步設置后，在某些方面不可避免的存在錯誤以及時間安排上的不足，因此，需要根據(jù)實際情況優(yōu)化日程，使日程安排更加合理有效。9.2.1使用投入比導向安排日程將新的工時資源分配給任務或從任務中刪除工時資源時，Project將根據(jù)為任務分配的資源數(shù)量延長或縮短任務工期，但不會更改任務的總工時。這種日程排定方式稱為投入比導向日程控制方法

，它是Project用于多個資源分配的默認的日程排定方式。通過更改默認的投入比導向日程控制方法，可以更改Project排定日程的方式。9.2.2使用PERT分析估計任務工期PERT分析又叫“計劃評價和審查技術”分析。使用PERT分析來估計任務的工期，就是在為日程中的任務指定了樂觀工期、預期工期和悲觀工期之后，讓Project計算這3個工期的加權平均值，也可以分別使用樂觀工期、悲觀工期和預期工期來確定最短、最長和最可能的項目結(jié)束日期。9.2.3縮短工期若項目日程超出了項目計劃，必須縮短后期任務的工期，從而保證項目按時完成?？s短工期可通過安排加班、延長工作時間等操作來實現(xiàn)。\安排加班延長工作時間9.3調(diào)配資源在項目實施過程中，不可能對所有任務和資源的分配有詳盡而準確的了解和規(guī)劃，這樣在某些情況下很容易導致資源的過度分配。例如，讓一個人在同一時間去執(zhí)行兩個完全不同的任務，從而導致其根本無法完成，從而影響整個項目的工期。為了避免這一情況的發(fā)生，需要對資源進行調(diào)整。9.3.1資源過度分配的原因資源過度分配的原因有以下幾種：資源同時全職地分配給多項任務。任務工期的增加。如果增加了一項任務的工期，分配到資源的工作量也會跟著增加，并且可能導致資源在單位時間內(nèi)超負荷工作。資源的最大單位可用性減少。若要查找資源是否減少了單位可用性，可在“資源工作表”視圖中查看“最大單位”域。如果“最大單位”域顯示為100%，可打開“資源使用狀況”視圖，并選擇“格式”|“詳細信息”|“剩余可用性”命令，查看已分配工作的資源每天的剩余可用性。輸入資源的日期后可用性受到限制。不僅將資源分配到摘要任務，還分配到該摘要任務的一項或多項子任務。若用戶將資源全職分配給摘要任務，然后又將該資源全職分配給摘要任務下的個別子任務，就會產(chǎn)生不必要的資源過度分配。9.3.2查找過度分配的資源資源所分配的工時大于排定工作時間內(nèi)所能完成的工時量時，就會出現(xiàn)資源過度分配的情況。在著手解決資源過度分配問題之前，應首先確定過度分配的資源或任務。使用“過度分配”欄查看產(chǎn)生過度分配的資源使用“資源管理”工具欄查看產(chǎn)生過度分配的任務9.3.3解決資源的過度分配資源的過度分配不僅會造成資源無法在可用工作時間內(nèi)完成這些任務，而且由于資源直接和成本有關，還會對項目造成嚴重的影響，因此在項目管理中要十分重視資源過度分配的問題。Project2007提供了自動進行資源調(diào)配的功能，可以對過度分配的資源進行調(diào)配，也可以通過手動的方式更改資源工作時間、延遲任務開始時間等方式解決。第10章項目報表Project2007提供的各類視圖雖然可以提供項目的各種信息，但在日常的工作中，用戶習慣用一種格式來打印這些項目信息，這時使用Project2007提供的報表功能比視圖更加有效和方便。教學重點與難點報表的分類生成報表打印報表打印視圖10.1常用的報表報表是指項目計劃中與特定部分相關的項目信息或匯總數(shù)據(jù)以定義的格式打印出來，方便查閱。Project2007提供了許多預定義格式的報表，可以分五大類：總覽、當前操作、成本、工作分配和工作量。10.1.1總覽類報表Project2007的總覽報表是一些高層的、概要性的報表，顯示項目整體信息。其中預設“項目摘要”、“最高級任務”、“關鍵任務”、“里程碑”和“工作日”等5種報表。10.1.2當前操作類報表當前操作類報表顯示與當前進度相關的信息。其中預設“未開始任務”、“即將開始的任務”、“進行中的任務”、“已完成的任務”、“應該已開始的任務”和“進度落后的任務”等6種報表。10.1.3成本類報表成本類報表顯示與成本相關的信息。其中預設“現(xiàn)金流量”、“預算”、“超過預算的任務”、“超過預算的資源”和“盈余分析”等5種報表。10.1.4工作分配類報表工作分配類報表顯示與資源工作分配相關的信息。其中預設“誰在做什么”、“誰在何時做什么”、“待辦事項”和“過度分配資源”等4種報表。10.1.5工作量類報表工作量類報表顯示任務或資源工作量的信息。其中預設“任務分配狀況”和“資源使用狀況”等兩種報表。10.2生成項目報表在Project2007中，可以直接使用預定義格式的報表，也可以創(chuàng)建自定義報表來滿足實際工作的需要。10.2.1生成預定義報表要生成系統(tǒng)預定義的報表，可以選擇“報表”|“報表”命令，打開“報表”對話框，選擇需要的報表類型，再單擊“選定”按鈕，在打開的對話框中選擇報表類型即可。10.2.2自定義報表Project2007提供了自定義報表功能，可以根據(jù)需要修改預定義報表內(nèi)容或重新對報表進行定義。自定義定義任務報表或資源報表自定義定義月歷報表或交叉分析報表10.3生成可視報表在Project2007中，可以使用可視報表功能生成基于Project數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)透視表視圖、圖表、圖形和圖示。在視圖中查看報表時可以選擇要顯示的域（包括自定義域），可以快速修改報表的顯示方式，而無需從Project2007中生成報表。憑借這種靈活性，可視報表提供了一種比基本報表更加靈敏的報表解決方案。10.3.1使用模板創(chuàng)建可視報表Project2007提供了許多預定義格式的可視報表，可以分六大類：工作分配使用狀況、任務摘要、資源摘要、工作分配摘要、任務分配狀況和資源使用狀況。用戶可以很方便地使用這些模板來創(chuàng)建可視報表。10.3.2編輯現(xiàn)有可視報表模板如果Project2007提供的可視報表，不能滿足用戶的需求，可以根據(jù)需要編輯可視報表模板。選擇“報表”|“可視報表”命令，打開“可視報表”對話框，選擇“全部”選項卡，在列表框中選擇需要編輯的模板，然后單擊“編輯模板”按鈕，打開“可視報表-域選取器”對話框，選擇要在報表中所包含的域，單擊“編輯模板”就可以創(chuàng)建帶有修改過的域列表的報表。10.3.3創(chuàng)建新的可視報表模板在Project2007中還可以創(chuàng)建新的可視報表模板。在“可視報表”對話框中，單擊“新建模板”按鈕，打開“可視報表-新建模板”對話框。在“選擇應用”程序選項區(qū)域中選擇用于此報表模板的應用程序，可以是Excel或Visio，在“選擇數(shù)據(jù)類型”下拉列表框中選擇要在報表中使用的數(shù)據(jù)類型，在“選擇域”選項區(qū)域中單擊“域選取器”按鈕，打開“可視報表-域選取器”對話框，選擇包含在報表中的域，就可以新建可視報表模板。10.4打印報表和視圖為了使項目管理更加有效、更加合理化，參與項目的人員進行信息交流是必不可少的。因此在使用Project時，可以將有關項目信息的視圖和報表打印出來，將其分發(fā)給項目組成員，從而達到相互交流的目的。10.4.1打印輸出報表為了進行信息的交流和溝通，需要將報表打印輸出。與打印Word文檔一樣，在打印報表之前，需要對頁面進行設置，并預覽效果，直到滿意為止。10.4.2打印輸出視圖在Project2007中，可以使用多種視圖樣式來查看項目信息，它與報表一樣可以打印輸出。第11章多重項目管理在實際工作中，所接觸到的項目往往是既龐大又復雜，而且執(zhí)行的過程會分為不同的階段，由公司的各個部門來管理不同的項目內(nèi)容。因此，為了使部門內(nèi)部或部門之間能夠更好的交流項目信息，Project2007提供多項目管理功能，從技術上大大減輕了多項目管理工作的難度。教學重點與難點合并項目文檔建立項目間相關性在項目間共享資源多項目信息管理11.1合并項目文檔Project2007提供了“項目合并”功能，尤其在制定大型而復雜的計劃時，通過將一個項目插入到另一個項目中創(chuàng)建合并項目，可以簡單而有效地組織一系列相關的大型項目。11.1.1主/子項目和合并項目合并項目文檔就是將子項目文檔插入到主項目文檔中。主項目是指包含其他項目(插入項目或子項目)的項目，也稱為合并項目。子項目是指插入到其他項目中的項目，子項目可作為一種復雜項目分解為更多可管理部分的部分，子項目也稱為插入項目。每個子項目都可以被保存為一個單獨的項目文檔，可以為每個子項目分配資源，建立鏈接和約束。當需要從宏觀的角度跟蹤整個項目時，就可以把分離的多個子項目合并成為一個大型項目。子項目在合并項目中顯示為摘要任務，可以隱藏任何一個與子項目相關的任務。在合并項目文檔中，可以只對所關心的部分進行操作，可以查看、打印和修改任何一個子項目的信息。11.1.2插入項目文檔在插入項目文檔之前首先需要確定主項目，然后將其他的項目文檔作為子項目插入到主文檔中。11.1.3編輯項目文檔將子項目插入到主項目后，為了滿足主項目文檔的需要，還需對插入的項目做進一步的編輯。例如，可以對子項目進行類似于摘要任務的處理，在大綱中通過升級或降級的方法來更改任務層次中子項目的次序。11.1.4快速合并項目Project2007提供了一種快速合并項目的方法，使用該方法可以快速地將多個項目文檔進行合并。11.2建立項目間的相關性在實際工作中，只有兩個項目的任務目的相同，并且兩者之間存在相互制約的關系才會進行合并。因此，合并項目后，既可以鏈接合并項目中各項目之間的任務，也可以鏈接幾個獨立的相關項目之間的任務。鏈接任務時，Project顯示任務相關性的同時會在每個項目中顯示外部任務。要注意的是，不能對外部任務進行編輯。11.2.1創(chuàng)建合并項目中任務的相關性創(chuàng)建合并項目中任務的相關性是指創(chuàng)建子項目的任務與主項目中的任務之間的相關性。項目之間的相關性可以是Project提供的4種鏈接關系中的任意一種，也可以設置延隔或重疊時間。創(chuàng)建合并項目中任務的相關性與創(chuàng)建同一項目內(nèi)各任務之間的相關性完全相同。11.2.2創(chuàng)建不同項目中的任務相關性創(chuàng)建不同項目中的任務相關性是在未建立合并關系的不同項目任務之間建立鏈接。11.3在項目間共享資源在同時對多個項目進行處理時，各個項目會經(jīng)常使用相同的資源，而這些項目都各自調(diào)用自身的資源庫，從而造成了一定程度的浪費，尤其是面對一些龐大的項目管理時，資源庫的修改和維護是非常耗費人力的。Project提供了共享資源庫功能可以有效地解決多個項目間共享資源管理問題。11.3.1創(chuàng)建共享資源庫若在多個項目中分配了相同的資源，或者在多個項目中具有共享的資源，可將所有資源信息合并到資源庫中，然后在分配資源時讓所有的項目都使用這個公共資源庫。11.3.2打開共享資源文件創(chuàng)建了共享資源庫后，再打開資源庫或共享資源文件時，Project將給出各種提示，可以使用不同的方式打開這些文件。11.3.3查看共享資源庫在項目管理的過程中，常常需要管理多個項目，同時這些項目的資源又存在著一定的相關性。這時，就可以查看創(chuàng)建了資源共享的項目以及發(fā)生沖突的資源。11.3.4更新資源庫資源發(fā)生沖突時，就需要對資源進行調(diào)整。調(diào)整資源之前，先要權衡發(fā)生沖突的任務的重要性，再選擇對應的項目文件進行調(diào)整。要更新共享資源庫，首先打開需要更新的共享資源文件，在打開的“打開資源庫信息”對話框中選擇“打開資源庫以查看所有共享資源文件的工作分配”單選按鈕，然后單擊“確定”按鈕，在項目文檔中對資源進行調(diào)整后，選擇“工具”|“資源共享”|“更新資源庫”命令即可。11.3.5取消共享資源如果需要獨自對所屬項目文件進行操作，可以斷開項目文件與共享資源庫或其他文件的鏈接。斷開鏈接后，項目文件中自有的資源將保留，而資源庫及其他文件所擁有的資源將無法調(diào)用。取消資源共享有兩種方法：停止共享來自資源庫的資源。斷開資源庫與被共享資源文件的鏈接。11.4多項目信息管理在Project2007中提供了對多項目信息進行匯總和管理的功能，可以在一個項目中創(chuàng)建報表、視圖等信息，并且還能保證子項目與主項目的同步。11.4.1多項目信息匯總當多個子項目合并到主項目中，子項目的信息將匯總到主項目中，此時，Project可以將項目信息自動生成一張報表，來反映多個項目信息。11.4.2多項目信息同步在多項目管理環(huán)境下，需要協(xié)調(diào)各項目之間的同步，Project2007可以方便地完成這項工作。更改主項目信息更改子項目信息第12章ProjectServer2007的安裝為了通過瀏覽器管理企業(yè)內(nèi)多個同時進行的項目，更好地與項目工作組共享項目信息以及簡化工作組成員之間的協(xié)作，可以使用ProjectServer2007將所有的項目和資源信息存儲在一個中心數(shù)據(jù)庫中，只需項目經(jīng)理安裝Project專業(yè)版，其他工組成員都可以使用基于瀏覽器的ProjectWebAccess來查看ProjectServer中的各項項目數(shù)據(jù)。教學重點與難點安裝ProjectServer2007的準備工作安裝ProjectServer2007安裝ProjectServer2007后的設置12.1安裝ProjectServer2007的準備工作ProjectServer2007的安裝是一件較為復雜的工作，需要其他軟件協(xié)同工作，并且這些軟件都要提前準備，以免在安裝過程中產(chǎn)生不必要的麻煩。12.1.1服務器的配置要求ProjectServer2007支持的用戶數(shù)量和服務器的負載依賴于ProjectServer的配置。為了更有效地工作，應盡量提高服務器的硬件配置，提高服務器的訪問速率。為了能夠正常使用ProjectServer2007，至少需要的系統(tǒng)配置如表所示。組件要求處理器2.5GHz或更高處理器（建議使用3GHz或更高的雙核處理器）內(nèi)存1GB內(nèi)存（建議采用2GB內(nèi)存）硬盤3GB的可用空間操作系統(tǒng)MicrosoftWindowsServer2003StandardEdition、WindowsServer2003EnterpriseEdition、WindowsServer2003DatacenterEdition或WindowsServer2003WebEdition或更高版本（含ServicePack）服務器MicrosoftInternetInformationServer(IIS)6.0或更高版本數(shù)據(jù)庫SP4的MicrosoftSQLServer2000或更高版本顯示器1024×768或更高分辨率12.1.2啟用Internet信息服務(IIS)ProjectServer2007需要使用“Internet信息服務(IIS)”，因此在安裝ProjectServer2007的計算機上必須啟用IIS。12.1.3創(chuàng)建用戶帳號在安裝ProjectServer2007之前，至少需要創(chuàng)建一個Windows域帳號，用于OLAP管理和WSS管理。12.1.4授權用戶創(chuàng)建Windows域帳號后，為了能夠正常使用ProjectServer2007訪問SQLServer2000AnalysisServices，還需要授予OLAP管理員和系統(tǒng)管理員權限，并允許該用戶從其他計算機中訪問服務器。12.1.５取消InternetExplorer增強安全性默認狀態(tài)下，WindowsServer2003提供了“InternetExplorer增強安全性配置”的功能，該功能用于服務器，是確保同時作為服務器運行的計算機上的本地用戶不會從Internet下載病毒或其他有害文件而感染服務器。具有適當?shù)脑L問權限的遠程用戶仍可以正確地查看頁面，但在服務器計算機上運行InternetExplorer的用戶將無法查看或管理該網(wǎng)站，服務器上的用戶也無法查看和管理遠程ProjectServer2007和SharePoint網(wǎng)站，因此需要取消InternetExplorer增強安全性配置。12.2安裝和配置ProjectServer2007ProjectServer2007將SharePoint集成在一起，無需單獨安裝SharePoint。只需完成ProjectServer2007后，配置SharePoint即可。安裝ProjectServer2007配置SharePoint12.3安裝后的設置安裝完ProjectServer2007后，為了確保從另一臺計算機訪問Access數(shù)據(jù)庫時不會發(fā)生權限問題，或不同的Windows用戶帳戶都可以對ProjectServer2007進行訪問，需要設置允許用戶使用不同的MicrosoftWindows用戶帳戶進行登錄。當然，在客戶端為了能夠訪問ProjectServer，也需要進行相關設置。12.3.1允許用戶使用不同的MicrosoftWindows用戶帳戶登錄庫角色默認情況下，MicrosoftOfficeProjectServer2007試圖使用Windows身份驗證來驗證用戶身份時，它會繼承Windows身份驗證來登錄網(wǎng)絡。但是，如果用戶需要從其他人的計算機或使用公用計算機查看ProjectServer2007信息，在此情況下，該用戶可能不使用其Windows用戶帳戶登錄。12.3.2配置客戶端連接ProjectServer2007客戶端可以通過ProjectWebAccess和Outlook查看ProjectServer上的工作任務。登錄ProjectWebAccess安裝Outlook配置ProjectProfessional2007第13章ProjectServer2007的管理ProjectServer2007可以幫助項目經(jīng)理、工作成員和項目干系人之間進行協(xié)同工作。要進行協(xié)同工作首先需要管理好服務器中的信息，才能將ProjectServer2007的功能發(fā)揮到極致。教學重點與難點管理用戶和安全性管理企業(yè)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫管理設置外觀管理多維數(shù)據(jù)集時間和任務管理管理隊列操作策略13.1管理用戶和安全性為了保證SQLServer的安全性，需要避免非法用戶查閱和更改ProjectServer中的數(shù)據(jù)。為了保證登錄到ProjectServer上的用戶都是本項目中的相關人員，首先在添加用戶時就需要限制用戶的登錄方式。當然，為了確保企業(yè)利益，在項目實施過程中，不出現(xiàn)推脫任務、越級行駛權利，還需要限制用戶的權限。13.1.1管理用戶在ProjectServer中，不同的用戶擁有不同的權限，為了保證只有合法的用戶才能登錄，服務器管理人員需要管理用戶，通過添加用戶、修改用戶、停用用戶和合并用戶帳戶等操作確保系統(tǒng)的安全性。添加用戶修改用戶停用或重新激活用戶13.1.2管理組將多個具有某種共性的用戶組成一個組，可以使管理簡單化，提高工作效率。添加組修改組13.1.3設置類別為了將ProjectServer的用戶與其能查看到的項目、資源、任務和視圖等數(shù)據(jù)對應起來，可以將該用戶歸屬于某個類，從而繼承該類的數(shù)據(jù)訪問權限。添加類別修改類別刪除類別13.1.4設置安全模板在ProjectServer中，可以將常用的權限組合到安全模板中，然后根據(jù)模板中設置的權限為用戶、組和類別分配權限。添加安全模板修改安全模板刪除安全模板13.1.5ProjectWebAccess權限ProjectWebAccess權限可以控制在ProjectServer上啟用的全局和類別權限。管理員可以使用ProjectWebAccess權限拒絕所有ProjectServer用戶訪問ProjectProfessional或ProjectWebAccess中的特定功能。如果啟用了ProjectWebAccess權限，則會為具有這些權限的用戶啟用等效的全局或類別權限。例如，如果禁用“刪除ProjectWebAccess”權限，那么，無論用戶是否具有“刪除項目”類別權限，均將無法刪除項目。要設置ProjectWebAccess權限，可在“服務器設置”頁面的“安全性”區(qū)域中單擊“ProjectWebAccess權限”鏈接，打開“ProjectWebAccess權限”頁面，選擇或取消選擇相關的選項即可。13.2設置外觀在ProjectServer中，可以自行設置ProjectWebAccess的外觀，例如設置管理視圖、分組格式、甘特圖格式和快速啟動等，使其滿足用戶的不同習慣和需要。13.2.1管理視圖ProjectServer為特定的成員定義了特定的視圖，方便用戶查看項目中的信息。系統(tǒng)管理員通過新建、修改視圖等操作來控制成員查看內(nèi)容和范圍。新建視圖、復制視圖、編輯視圖、刪除視圖13.2.2分組格式在“項目中心”、“資源中心”、“項目”和“工作分配”視圖中對任務和資源信息進行分組時，這些視圖內(nèi)的信息行（或級別）顯示的方式可以進行更改。通過更改這些分組的級別外觀，可以突出顯示特定信息。13.2.3甘特圖格式在ProjectServer中，可以自定義組或各類別用戶的甘特圖的顏色、圖案、形狀及樣式。并且所做的修改將影響ProjectWebAccess中的甘特圖。13.2.4快速啟動“快速啟動”包含指向MicrosoftOfficeProjectWebAccess中的頁、列表和庫的鏈接。用戶可以在其中添加或更改鏈接，以便更方便地導航。13.3管理企業(yè)數(shù)據(jù)ProjectServer提供的企業(yè)數(shù)據(jù)管理功能不僅可以自定義域添加到項目中，還可以設置企業(yè)的日歷格式，查看企業(yè)資源信息等。13.3.1企業(yè)自定義域在ProjectWebAccess中，可以創(chuàng)建或修改自定義域，并將這些域應用到項目中，以幫助工作組成員查看和使用。13.3.2資源中心在ProjectWebAccess中，可以很方便地查看所有的資源，并且可以對資源進行編輯，查看其工作分配和可用性。13.4管理多維數(shù)據(jù)集項目組合分析器聯(lián)機分析處理(OLAP)多維數(shù)據(jù)集是ProjectWebAccess中一個強大的報告和分析功能，通過該功能可以對項目數(shù)據(jù)進行復雜的分析。ProjectServer提供大量預先配置好的可用于瀏覽資源和任務信息的OLAP多維數(shù)據(jù)集，用戶也可以自定義域添加到每個多維數(shù)據(jù)集中，以擴展ProjectServerOLAP多維數(shù)據(jù)集，例如，通過為資源多維數(shù)據(jù)集添加語言維度的方式。13.4.1多維數(shù)據(jù)集生成設置通過資源可用性多維數(shù)據(jù)集在指定的日期范圍內(nèi)查看所有企業(yè)資源的詳細信息，通過OLAP多維數(shù)據(jù)集使用“項目組合分析器”視圖顯示數(shù)據(jù)。13.4.2配置多維數(shù)據(jù)集用戶可以將組織的自定義域應用于預定義的OLAP多維數(shù)據(jù)集，以便其顯示工作組成員進一步分析數(shù)據(jù)所需的信息。在“服務器設置”頁面的“多維數(shù)據(jù)集”區(qū)域中單擊“配置”鏈接，打開“多維數(shù)據(jù)集配置”頁面，可以將自定義域作為維度或度量值添加到與所選實體相關的多維數(shù)據(jù)集，也可通過添加計算度量值來自定義。13.5數(shù)據(jù)庫管理保存在ProjectServe中的數(shù)據(jù)其實都保存在ProjectServe數(shù)據(jù)庫中，為了能更好地利用數(shù)據(jù)庫，需要定期整理，例如刪除過期的數(shù)據(jù)，備份日程安排等重要數(shù)據(jù)。13.5.1刪除企業(yè)對象隨著時間的推移，在ProjectServe數(shù)據(jù)庫中將產(chǎn)生大量的過期數(shù)據(jù)，例如，過期的任務分配、任務更新和項目等。用戶需要將它們從數(shù)據(jù)庫中刪除，節(jié)省空間。13.5.2強制簽入企業(yè)對象簽入企業(yè)對象是指其他用戶以讀寫方式打開保存在ProjectServer中的項目、企業(yè)資源庫或自定義域等。如果系統(tǒng)管理員現(xiàn)在需要使用該項目，則需要先將企業(yè)項目簽入，再使用ProjectProfessional2007簽出項目。13.5.3備份和還原在Project