人事行政部文件管理規(guī)定

2.0范圍2.1僅合用于宏偉石英制品有限企業(yè)的文控管理。3.0定義3.1立卷歸檔：按照一定的規(guī)定和措施，對(duì)系統(tǒng)性的整頓、組合成案卷并(交)由人事行政部的文控中心歸檔的過(guò)程。4.0職責(zé)4.1人事行政部負(fù)責(zé)本制度的歸口管控。4.2人事行政部文控中心負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)建檔范圍內(nèi)的所有文獻(xiàn)與資料進(jìn)行歸口管4.3企業(yè)內(nèi)部各職能部門(mén)和個(gè)人應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理規(guī)4.4管理性作業(yè)文獻(xiàn)如規(guī)程、作業(yè)表格、制度、質(zhì)量記錄等由各部門(mén)負(fù)責(zé)按“類別→日期”進(jìn)行立卷并每月1次(次月10日前)將當(dāng)月“企業(yè)建檔范圍內(nèi)的文4.5外來(lái)文獻(xiàn)可由對(duì)應(yīng)的對(duì)外接口部門(mén)做預(yù)簽(接)收→再轉(zhuǎn)文控中心簽收、立5.1文控中心建檔范圍5.1.1體系文獻(xiàn)：質(zhì)量方針、質(zhì)量目的、質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、作業(yè)規(guī)范/表單(原始體系文獻(xiàn))5.1.3外來(lái)文獻(xiàn)、工程規(guī)范：技術(shù)原則、法律法規(guī)及有關(guān)識(shí)別、第二5.1.4運(yùn)行內(nèi)控及基建檔案：企業(yè)設(shè)置、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文獻(xiàn)5.1.5以上(5.1.4)文獻(xiàn)材料包括決策、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文獻(xiàn)，5.1.6企業(yè)資料還包括聲像資料：照片文獻(xiàn)資料(含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字闡明構(gòu)成);影片文獻(xiàn)資料(含原版底片、拷貝及文字闡明);錄音文獻(xiàn)資料(含唱片、錄音帶);錄像文獻(xiàn)資料(含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng));企業(yè)歷史成長(zhǎng)音像圖片資料。5.2管理機(jī)制、機(jī)構(gòu)職責(zé)5.2.1管理機(jī)制：實(shí)行集中與分散管理相結(jié)5.2.2機(jī)構(gòu)職責(zé)：文控中心既是企業(yè)文獻(xiàn)、文獻(xiàn)資料工作的行政職能管理部5.3文獻(xiàn)資料的搜集建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔期、5年、3年、1年等);注明文獻(xiàn)的版本號(hào)。有關(guān)詳細(xì)內(nèi)容按《記錄控制程序》5.3.2對(duì)遺缺不全的文獻(xiàn)資料，采用不一樣措施5.3.3及時(shí)跟進(jìn)并將辦理完畢的文獻(xiàn)上交回收，在檢查齊全后整頓立卷歸檔。5.4文獻(xiàn)資料的歸檔、立卷與管理5.4.2分類：根據(jù)文獻(xiàn)資料來(lái)源、時(shí)間、題無(wú)5.4.4案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷5.4.7每年對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保留的材料；對(duì)破損和褪色的5.4.8對(duì)文獻(xiàn)資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量5.4.9企業(yè)文獻(xiàn)資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，5.5文獻(xiàn)資料的保管5.5.1為維護(hù)文獻(xiàn)與資料的安全(防止損壞、延長(zhǎng)壽命),絕密、機(jī)密與秘密類5.5.2企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦墨I(xiàn)庫(kù)保5.5.3管理人員應(yīng)做好文控中心室的防盜、5.6文獻(xiàn)資料借閱5.6.1副總級(jí)(含)以上人員借閱非密級(jí)文獻(xiàn)資料可直接通過(guò)文控中心管理員辦閱文獻(xiàn)申請(qǐng)表》(附件1),經(jīng)文控中心負(fù)責(zé)人審核后方能調(diào)閱。密級(jí)文獻(xiàn)資料經(jīng)審批后可以借閱，但借閱時(shí)間不得超的借閱—如屬本部門(mén)則由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；如屬于跨部門(mén)的則由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人同5.6.3案卷一般僅供在文控中心查閱，立卷5.6.4借閱期限不得超過(guò)一星期，到期償還；如需5.6.5借閱文獻(xiàn)資料者應(yīng)愛(ài)惜資料，保證資料的完整性，不得私自涂改、勾畫(huà)、5.6.6外單位借閱文獻(xiàn)資料，應(yīng)持有單位簡(jiǎn)5.6.7企業(yè)內(nèi)文獻(xiàn)資料運(yùn)用的方式有：①提5.6.8出文部門(mén)負(fù)責(zé)人規(guī)定或同意時(shí)，文控5.7文獻(xiàn)資料的鑒定和銷毀5.7.1企業(yè)任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)容許不得銷了銷毀期時(shí)，由文控中心管理人員填寫(xiě)《作廢文獻(xiàn)(記錄)銷毀登記表》,交所編制《銷毀清單》,將同意的《作廢文獻(xiàn)(記錄)銷毀登記表》和銷毀的文獻(xiàn)清7.5RX-QR-005《作廢文獻(xiàn)(記錄)銷毀登記表》8.0流程圖見(jiàn)附件一：IS09001文獻(xiàn)資料管控流程圖