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文檔簡介
采購部規(guī)范化管理工具箱
目錄
第一章采購部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)...................................................7
1.按專業(yè)分工劃分的采購部組織結(jié)構(gòu)圖....................................7
2.按職能設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)圖........................................7
3.按物品類別設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)圖....................................7
4.按采購地區(qū)設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)圖....................................8
5.大型企業(yè)的采購部組織結(jié)構(gòu)圖..........................................8
6.超市采購部組織結(jié)構(gòu)圖................................................9
7.生產(chǎn)制造企業(yè)采購部的職責(zé)............................................9
8.商場、超市采購部職責(zé)................................................10
9.采購部的權(quán)力........................................................11
10.采購經(jīng)理的崗位職責(zé).................................................11
11.采購主管的崗位職責(zé).................................................12
12.采購稽核員的崗位職責(zé)...............................................13
第二章采購計劃與預(yù)算管理.....................................................14
1.采購計劃主管的崗位職責(zé)..............................................14
2.采購計劃專員崗位職責(zé)................................................14
3.采購預(yù)算專員的崗位職責(zé)..............................................14
4.采購申請?zhí)岢黾皩徟鷻?quán)限規(guī)定表.......................................15
5.直接材料采購預(yù)算表..................................................16
6.年度原材料采購預(yù)算表................................................17
7.采購現(xiàn)金預(yù)算表......................................................17
8.材料定期采購計劃表..................................................18
9.訂單采購計劃表......................................................19
10.月度材料采購計劃表................................................20
11.所有物品年度采購計劃表.............................................21
12.物品申購表.........................................................22
13.材料請購單.........................................................23
14.設(shè)備采購申請表.....................................................24
15采購變更申請表.......................................................25
16.采購變更審批表.....................................................26
17.采購審核表.........................................................27
18.材料采購記錄表.....................................................27
19.采購月報表.........................................................28
20.單件產(chǎn)品采購統(tǒng)計表................................................28
21.原材料采購數(shù)量排名表...............................................29
22.采購預(yù)算編制流程...................................................30
23.采購預(yù)算編制流程說明表............................................31
24.采購計劃編制流程圖................................................32
24.采購計劃編制流程說明表............................................33
25月度采購計劃編制流程圖..............................................34
26.月度采購計劃編制流程說明表........................................34
27.采購計劃審批流程圖................................................35
28.采購計劃審批流程說明表............................................35
29.采購計劃管理流程圖................................................36
30.采購計劃管理流程說明表............................................36
31.采購調(diào)查主題項目表.................................................37
32.價值分析實施細則表................................................37
33.物料調(diào)查的內(nèi)容詳解表..............................................38
34.采購預(yù)算編制方法一覽表............................................39
35.采購預(yù)算編制步驟示意圖............................................40
36.確定采購數(shù)量的步驟示意圖..........................................41
37.計算采購數(shù)量的方法詳表............................................41
38.訂貨方式控制采購數(shù)量的方式詳表....................................41
39.確定采購數(shù)量的策略比較表..........................................42
40.編制采購數(shù)量計劃的流程圖..........................................43
41.物料采購數(shù)量計劃一覽表............................................43
第三章供應(yīng)商開發(fā)與管理.......................................................44
1.供應(yīng)商主管的崗位職責(zé)................................................44
2.供應(yīng)商關(guān)系專員的崗位職責(zé)...........................................44
3.評估小組備案表......................................................45
4.供應(yīng)商基本資料表....................................................46
5.供應(yīng)商考核項目及評分標(biāo)準(zhǔn)表.........................................46
6.供應(yīng)商調(diào)查表........................................................47
7.供應(yīng)商評價標(biāo)準(zhǔn)表....................................................48
8.供應(yīng)商評分表........................................................49
9.供應(yīng)商篩選表........................................................51
10.合格供應(yīng)商列表.....................................................51
11.供應(yīng)商考核表.......................................................52
12.供應(yīng)商考核匯總表...................................................53
13.供應(yīng)商月度評估表...................................................54
14.特殊承諾供應(yīng)商列表................................................55
15.供應(yīng)商開發(fā)流程圖...................................................56
16.供應(yīng)商開發(fā)流程說明表..............................................56
17.供應(yīng)商選擇流程圖...................................................58
18.供應(yīng)商選擇流程說明表..............................................59
19.供應(yīng)商初審流程圖...................................................60
20.供應(yīng)商初審流程說明表..............................................61
21.供應(yīng)商評定流程.....................................................62
22.供應(yīng)商評定流程說明表..............................................62
23.供應(yīng)商認證流程.....................................................63
24.供應(yīng)商認證流程說明表..............................................63
25.供應(yīng)商考核流程圖...................................................65
26.供應(yīng)商考核流程說明表..............................................65
27.供應(yīng)商管理流程圖...................................................67
28.供應(yīng)商管理流程說明表..............................................68
29.采購招標(biāo)流程圖.....................................................69
30.采購招標(biāo)流程說明表................................................70
31.采購評標(biāo)流程圖.....................................................71
32.采購評標(biāo)流程說明表................................................71
33.供應(yīng)商基本資料表...................................................72
34.供應(yīng)商問卷調(diào)查表...................................................73
35.供應(yīng)商調(diào)查表.......................................................74
36.供應(yīng)商篩選評分表..................................................75
37.供應(yīng)商考核項目及評分標(biāo)準(zhǔn)..........................................76
38.供應(yīng)商考核評定標(biāo)準(zhǔn)及運用表........................................76
第四章采購價格、談判與合同管理..............................................77
1.采購合同主管的崗位職責(zé).............................................77
2.合同管理專員的鹵位職責(zé).............................................77
3.采購詢價記錄表......................................................78
4.詢價結(jié)果一覽表......................................................78
5.比價議價記錄表......................................................79
6.采購談判計劃表......................................................79
7.合同談判記錄表......................................................79
8.合同信息統(tǒng)計表......................................................80
9.采購價格調(diào)查流程圖.................................................81
10.采購價格調(diào)查流程說明表............................................81
11.采購價格詢價流程圖.................................................82
12.采購價格詢價流程說明表............................................82
13.采購價格確定流程圖.................................................83
14.采購價格確定流程說明表............................................84
15.采購談判管理流程圖.................................................85
16.采購談判流程說明表................................................85
17.采購合同制定流程圖................................................87
18.采購合同制定流程說明表............................................87
19.采購合同復(fù)審流程圖................................................88
20.采購合同復(fù)審流程說明表............................................88
21.采購合同執(zhí)行流程圖.................................................89
22.采購合同執(zhí)行流程說明表............................................89
23.采購合同變更流程圖................................................91
24.采購合同變更流程說明表............................................91
第五章采購檢驗與質(zhì)量控制....................................................93
1.采購質(zhì)量控制主管的崗位職責(zé).........................................93
2.采購檢驗專員的崗位職責(zé).............................................94
3.采購訂單進展?fàn)顟B(tài)一覽表.............................................95
4.供應(yīng)商交貨基本狀況一覽表...........................................96
5.試制認證具體過程示意圖.............................................97
6.中試認證具體過程示意圖.............................................98
7.批量認證具體過程示意圖.............................................99
8.樣品質(zhì)量評價表.....................................................100
9.貨物采購環(huán)境表.....................................................101
10.采購認證合同......................................................102
11.物料跟催表........................................................103
12.催貨通知單........................................................104
13.采購驗收表........................................................105
14.檢驗報告單........................................................106
15.質(zhì)量控制表........................................................107
16.采購檢驗管理流程圖................................................108
17.采購檢驗管理流程說明表...........................................109
18.采購質(zhì)量控制流程圖................................................110
19.采購質(zhì)量控制流程說明表............................................111
20.采購?fù)素浌芾砹鞒虉D................................................112
21.采購?fù)素浌芾砹鞒陶f明表............................................113
22.儀器設(shè)備質(zhì)量檢驗項目及要求明細表.................................114
23.設(shè)備采購驗收報告單................................................115
24.元器件材料工具檢驗報告單.........................................116
25.原材料檢驗的項目及方法表.........................................117
26.供應(yīng)商延誤交貨的處理步驟示意圖...................................117
27.供應(yīng)商延遲交貨的解決方案.........................................118
第六章采購結(jié)算管理..........................................................119
1.采購結(jié)算主管的崗位職責(zé).............................................119
2.采購結(jié)算專員的崗位職責(zé).............................................119
3.預(yù)付款申請表.......................................................119
4.付款申請表.........................................................120
5.現(xiàn)金采購申請表.....................................................121
6.委托付款申請表.....................................................122
7.貨款結(jié)算表.........................................................123
8.付款(內(nèi)部)結(jié)算單.................................................124
9.支出證明表.........................................................125
10.結(jié)算清款表........................................................125
11.付款匯總表........................................................125
12.采購結(jié)算管理流程圖................................................127
13.采購結(jié)算管理流程說明表...........................................128
14.付款申請審批流程圖................................................129
15.付款申請審批流程說明表............................................130
16.現(xiàn)金采購管理流程圖................................................131
17.現(xiàn)金采購管理流程說明表...........................................132
18.采購預(yù)付款管理流程圖..............................................133
19.采購預(yù)付款管理流程說明表.........................................134
第七章采購成本控制..........................................................135
1.采購成本控制主管的崗位職責(zé)........................................135
2.采購成本分析專員的崗位職責(zé)........................................135
3.采購成本預(yù)算表(季度).............................................137
4.采購成本預(yù)算表(年度).............................................138
5.采購成本分析表.....................................................139
6.采購費用分配表.....................................................140
7.采購成本計算表.....................................................141
8.采購成本匯總表.....................................................142
9.成本差異匯總表.....................................................143
10.采購成本比較表....................................................144
11.采購成本核算流程圖................................................145
12.采購成本核算流程說明表............................................146
13.采購成本分析流程圖................................................147
14.采購成本分析流程說明表...........................................148
15.采購成本控制流程圖................................................149
16.采購成本控制流程說明表...........................................150
第八章采購績效管理..........................................................151
1.采購績效主管的崗位職責(zé).............................................151
2.采購績效專員的崗位職責(zé)............................................151
3.采購工作業(yè)績考核指標(biāo)表.............................................152
4.采購稽核重點與依據(jù)表...............................................153
5.采購目標(biāo)管理卡.....................................................154
6.采購人員績效考核表(一)..........................................155
7.采購人員績效考核表(二)..........................................156
8.采購績效改進表(一)...............................................157
9.采購績效改進表(二)...............................................158
10.采購績效獎懲表....................................................158
11.采購管理績效評估流程圖............................................159
12.采購管理績效評估流程說明表.......................................159
13.采購人員績效評估流程..............................................160
14.績效管理流程說明表................................................161
15.采購部門關(guān)鍵績效指標(biāo)表............................................162
16.采購人員績效評估表................................................163
17.績效考核申訴表....................................................164
18.考核結(jié)果運用表....................................................164
19.績效改進計劃表....................................................165
第一章采購部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)
1.按專業(yè)分工劃分的采購部組織結(jié)構(gòu)圖
2.按職能設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)圖
3.按物品類別設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)圖
4.按采購地區(qū)設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)圖
5.大型企業(yè)的采購部組織結(jié)構(gòu)圖
6.超市采購部組織結(jié)構(gòu)圖
7.生產(chǎn)制造企業(yè)采購部的職責(zé)
職責(zé)1根據(jù)生產(chǎn)計劃和安全庫存,編制不同時期的物料采購計劃,經(jīng)批準(zhǔn)后組織采購
職責(zé)2:〉編制采購預(yù)算,經(jīng)批準(zhǔn)后實施
職責(zé)3;〉審杳各類請購申請,核查采購的必要性以及請購規(guī)格與數(shù)量是否恰當(dāng)
職責(zé)4)〉供應(yīng)商資料的收集、整理、選擇、保管及合格供應(yīng)商的評估
職責(zé)5:〉執(zhí)行采購活動,包括詢價、比價、議價、訂購及交貨的催促與協(xié)調(diào)
職責(zé)6\)做好市場供求信息及價格調(diào)查,保質(zhì)、優(yōu)質(zhì)采購,確保生產(chǎn)及經(jīng)營活動的需要
職責(zé)7;〉做好物料消耗分析,在保證生產(chǎn)及經(jīng)營需要的前提下降低資金占用,減少庫存
職責(zé)8],收集市場的價格信息,利用各種途徑降低成本,完成采購成本控制指標(biāo)
職責(zé)9]〉采購結(jié)算工作
職責(zé)10))國外采購的進口許可申請、結(jié)匯、公證、保險、運輸及報關(guān)等事務(wù)的處理
職責(zé)11:“其他相關(guān)職責(zé)
8.商場、超市采購部職責(zé)
職責(zé)1確定商品定位取向,開發(fā)引進適銷商品
職責(zé)2:>>通過市場調(diào)研,把握市場動態(tài),及時調(diào)整商品結(jié)構(gòu)
職責(zé)3:,負責(zé)確定、調(diào)整商品在店內(nèi)的陳列位置,增強商品的展示程度
職責(zé)4:〉根據(jù)市場需要,組織、審核落實商品促銷活動,跟蹤促銷效果,提高市場競爭力
職責(zé)5:,跟蹤分店銷售情況及配送中心的配送信息,及時補充貨源
職責(zé)6:,及時處理滯銷、損壞的商品
職責(zé)7:,管理采購部駐店人員,加強與各分店的溝通與協(xié)調(diào),及時傳遞和反饋信息
職責(zé)8:>>根據(jù)季節(jié)和促銷需要對商品進行組合、加工、拆分,提高商品適銷性
職責(zé)9],負責(zé)商品資料的維護,保證商品資料信息的準(zhǔn)確性
職責(zé)io:))負責(zé)采購部與分店、配送中心以及供應(yīng)商之間的信息溝通
職責(zé)11:,跟蹤分析商品銷售數(shù)據(jù),為業(yè)務(wù)決策提供依據(jù)
職責(zé)12:>〉負責(zé)商品采購合同檔案的管理工作
采購部的才又力
權(quán)力1:,有采購方式設(shè)定、額度內(nèi)資金支配的權(quán)力
權(quán)力2;>>代表公司選擇、評估、確定合格供應(yīng)商的權(quán)力
權(quán)力3:>>在計劃范圍內(nèi),代表公司對外簽署采購合同的權(quán)力
權(quán)力4:>,對于不合格的供應(yīng)商,有索賠、解除供應(yīng)關(guān)系的權(quán)力
權(quán)力51>>對請購方式、手續(xù)權(quán)限、進度控制有監(jiān)督權(quán)
權(quán)力6:>>在不影響公司正常經(jīng)營的情況下,有對外進行物資調(diào)配的權(quán)力
權(quán)力5:>>有處理公司廢舊物資、損壞物資的權(quán)力
權(quán)力61,對本部門員工的調(diào)動、獎懲、晉級、工作任務(wù)的重新分配有建議權(quán)
10.采購經(jīng)理的崗位職責(zé)
職責(zé)1))擬訂和執(zhí)行采購戰(zhàn)略,擬訂采購部門的工作方針與目標(biāo)
職責(zé)2)〉制訂采購計劃,保證滿足經(jīng)營活動需要,降低庫存成本
職責(zé)3)〉編制年度采購預(yù)算,報批后監(jiān)督實施
職責(zé)4),全面負責(zé)規(guī)劃、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)企業(yè)所需物資及相關(guān)服務(wù)的采購工作
職責(zé)5],組織對采購物品國內(nèi)外市場行情進行跟蹤,并預(yù)測價格變化趨勢
職責(zé)6)〉尋找物料供應(yīng)來源,調(diào)杳和掌握供應(yīng)渠道
職責(zé)71〉負責(zé)采購物流、資金流、信息流的相關(guān)管理工作
職責(zé)81〉參與協(xié)調(diào)采購、提貨、供應(yīng)工作
職責(zé)91〉參與開發(fā)、選擇、處理與考核供應(yīng)商,建立供應(yīng)商檔案管理制度
職責(zé)io)〉采購合同的制定、審核、簽署與監(jiān)督執(zhí)行
職責(zé)II]〉廢料、質(zhì)量事故的預(yù)防與處理
職責(zé)12)〉控制采購成本和費用,審核采購訂單和物資調(diào)撥單
職責(zé)13)〉向企業(yè)管理層提供采購報告
職責(zé)14]〉負責(zé)采購人員的績效、培訓(xùn)等管理工作
職責(zé)15)
y負責(zé)本部門的日常管理工作,以及與其他部門的協(xié)調(diào)工作
職責(zé)16)>>完成上級交辦的其他工作
11.采購主管的崗位職責(zé)
職責(zé)1/>/>全面協(xié)助采購部經(jīng)理開展采購及部門管理等工作
職責(zé)2)分派采購部所有人員的日常工作
職責(zé)3編制單項材料的采購計劃,并監(jiān)督實施
職責(zé)4在部門經(jīng)理的指導(dǎo)下,參與編制采購預(yù)算,并控制采購費用
職責(zé)5參與供應(yīng)商信息的分析,參與供應(yīng)商的選擇與評估
職責(zé)6簽訂和送審小額采購合同
職責(zé)7協(xié)助采購稽核員規(guī)范采購政策和行為,確保公司利益
12.采購稽核員的崗位職責(zé)
職責(zé)1對采購管理制度、采購人員行為規(guī)范及采購流程等內(nèi)控程度進行稽核
職責(zé)2對采購需求合理性、產(chǎn)品與服務(wù)價格進行稽核
職責(zé)3對供應(yīng)商選擇與評審、采購價格談判進行稽核
職責(zé)4檢查招標(biāo)、比價、議價等各種方式的決定是否根據(jù)相關(guān)規(guī)定辦理
職責(zé)5檢查合同內(nèi)容、罰則是否全面,合同內(nèi)容是否合法,并檢查合同的執(zhí)行情況
職責(zé)6對采購物資的質(zhì)量與數(shù)量進行稽核
第二章采購計劃與預(yù)算管理
1.采購計劃主管的崗位職責(zé)
職責(zé)11>>根據(jù)采購經(jīng)理的工作安排,做好采購計劃及預(yù)算管理工作
職責(zé)2:
匯總公司物資材料的月、季及年度的申購計劃,組織編制月、季和年度采購計劃
職責(zé)3:
y組織編制采購預(yù)算,交財務(wù)部審核后監(jiān)督其執(zhí)行情況
職責(zé)41
實時掌握物資材料的庫存情況,對所訂購的物資從訂購至到貨實行全程跟蹤
職責(zé)5:>>深入了解市場的競爭態(tài)勢,多方收集供應(yīng)商信息,不斷拓寬供貨渠道
職責(zé)6:〉監(jiān)控庫存變化,及時補充庫存,使庫存維持合理的結(jié)構(gòu)和合理的數(shù)量
職責(zé)7:〉完成上級交付的其他任務(wù)
2.采購計劃專員崗位職責(zé)
職責(zé)1:>>分析原材料、零部件歷史消耗數(shù)據(jù),依據(jù)主生產(chǎn)計劃編制物料需求計劃
職責(zé)2:
依據(jù)物料需求計劃和物料的庫存情況,編制年度采購計劃
職責(zé)31>>匯總公司物資材料的月、季及年度的申購計劃,編制月、季采購計劃
職責(zé)3:>>對非計劃備貨物料,根據(jù)訂單要求按單編制臨時采購計劃,以滿足供貨要求
職責(zé)4:
跟蹤訂單情況,監(jiān)督采購物料及時到貨,保障庫存,并滿足銷售訂單及生產(chǎn)需求
職責(zé)5:>>完成上級交付的其他任務(wù)
3.采購預(yù)算專員的崗位職責(zé)
職責(zé)1;>>在采購計劃主管及財務(wù)部預(yù)算員的指導(dǎo)下,確立采購預(yù)算原則
職責(zé)2:)>對公司各部門的采購預(yù)算進行綜合和平衡,匯總報公司決策層通過后下達實施
職責(zé)3:)協(xié)助采購計劃主管監(jiān)督采購預(yù)算的執(zhí)行情況
職責(zé)41,根據(jù)采購需求的變化情況,提出采購預(yù)算修正案并上報
職責(zé)5:
對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行分析,并編制預(yù)算執(zhí)行報告
職責(zé)6:)完成上級交付的其他任務(wù)
4.采購申請?zhí)岢黾皩徟鷻?quán)限規(guī)定表
物品類別采購申請?zhí)岢鋈松曩徱罁?jù)審核人審批人
合同及設(shè)計任務(wù)書所做的預(yù)
工程項目所需公司采購部門負責(zé)人工程副總
項目負責(zé)人算表、工程進度表、材料及設(shè)
的材料、設(shè)備等或授權(quán)人經(jīng)理
備采購清單
日常經(jīng)營所需的材料、部門負責(zé)人經(jīng)營副總
各部門經(jīng)營需求、加工要求
設(shè)備等或授權(quán)人經(jīng)理
工具及配件、器皿、勞部門負責(zé)人相關(guān)主管
使用部門月初提出采購申請
保用品、量檢具等或授權(quán)人領(lǐng)導(dǎo)
經(jīng)營、辦公等需要的大
在年初編制固定資產(chǎn)采購申
件設(shè)備和工具(屬于固使用部門總經(jīng)理
清
定資產(chǎn)投資類)
普通辦公用品、勞保用根據(jù)使用部門需求統(tǒng)一提出部門負責(zé)人
綜合辦公室總經(jīng)理
品等年度或月度采購申請或授權(quán)人
采購計劃專員(由各部門經(jīng)
常備用料日常領(lǐng)料情況、庫存情況
庫房管理員配合)理
研究開發(fā)所需要的原
根據(jù)需求時間提出月度或日部門負責(zé)人技術(shù)副總
料、輔助材料、工具、技術(shù)中心
采購申請或授權(quán)人經(jīng)理
設(shè)備等
5.直接材料采購預(yù)算表
編號:填寫日期:年月日
季度—二三四合計
預(yù)計生產(chǎn)量(單位:—)
材料單耗
A材料
B材料
預(yù)計生產(chǎn)需用量
A材料
B材料
力11:期末庫存量
A材料
B材料
預(yù)計需要量合計
A材料
B材料
減:期初庫存量
A材料
B材料
預(yù)計采購量
A材料
B材料
材料單價(單位:元)
A材料
B材料
預(yù)計采購金額(單位:元)
A材料
B材料
6.年度原材料采購預(yù)算表
編號:填寫日期:.年月日
采購
1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月U月12月累計
項目
原材
料A
原材
料B
原材
料C
.......
7.采購現(xiàn)金預(yù)算表
物料1月2月3月......
序號
類別新購預(yù)付到期新購預(yù)付到期新購預(yù)付到期......
1
2
3
4
審批:審核:填表:
8.材料定期采購計劃表
填寫日期:.年.,月日頁次:
每月估訂購交每日每日最基本存每次訂
材料名稱規(guī)格基本存量最高存量
計用量貨日期用量高用量量比率購數(shù)量
9.訂單采購計劃表
填寫日期:.年月日編號:
上旬中旬下旬
材料品名適用
生產(chǎn)生產(chǎn)生產(chǎn)庫存量訂購量
名稱規(guī)格產(chǎn)品用量用量用量
單號單號單號
10.月度材料采購計劃表
填寫日期:年月_日編號:
全年每月采購計劃
材料規(guī)部單金
采購1月2月3月......
名稱格n價額
總量數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額............
批準(zhǔn)/日期:/年—月一日審核/日期:/年月日編制人:
11.所有物品年度采購計劃表
編號:制表人:
物品種類
年度現(xiàn)有年計劃年用計劃采
序號品名規(guī)格單位單價
用量庫存量采購量金額購日期
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
制表日期:.年月日本表有效期:一年一月一日至一年一月—日
12.物品申購表
編號:
申請部門申請時間
物資品名型號
技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量
預(yù)計價格要求到位時間
物
資
用
途
描
述
申
請
原
因
申請人:填寫日期:年月日
13.材料請購單
請購單編號:請購日期:—年一月—日
品名規(guī)格物料編號部門數(shù)量
需要日期預(yù)算編號
請
用途總經(jīng)理廠長
購
說明主管副總經(jīng)辦人
項
經(jīng)理
目
材料類□原料口物料口設(shè)備口維護、零件
交貨情況口一次交貨口分批
別口其他
供應(yīng)商
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