抓好三個(gè)環(huán)節(jié),提高辦會(huì)水平

抓好三個(gè)環(huán)節(jié)，提高辦會(huì)水平會(huì)議是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)制定方針政策、決定重要事項(xiàng)、貫徹上級(jí)指示、檢查布置工作、總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)的一種工作方式，是一種集眾議事的行為過程。在現(xiàn)代政治、經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活中，會(huì)議已成為一種經(jīng)常性的活動(dòng)方式。會(huì)務(wù)工作是會(huì)議活動(dòng)中的重要組成部分，是會(huì)議正常進(jìn)行和取得預(yù)期效果的重要保證。要做好會(huì)務(wù)服務(wù)工作，必須認(rèn)真抓好會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)環(huán)節(jié)，使會(huì)務(wù)服務(wù)工作達(dá)到制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，才能確保各類會(huì)議嚴(yán)謹(jǐn)高效，精益求精，達(dá)到預(yù)期目的。

一、把握三要點(diǎn)，譜好會(huì)前“曲”

會(huì)前準(zhǔn)備工作是否充分，是決定會(huì)議是否成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，為了確保會(huì)前準(zhǔn)備工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，超前主動(dòng)，不出紕漏，必須緊緊把握三個(gè)要點(diǎn)：

1.制定方案，要周密詳細(xì)

會(huì)前準(zhǔn)備工作涉及面廣，任務(wù)繁重，涉及到調(diào)查研究、安排議題、準(zhǔn)備文件、會(huì)議接待、布置會(huì)場(chǎng)、會(huì)議編組等多項(xiàng)工作。要求會(huì)議工作人員必須制訂詳細(xì)的計(jì)劃，考慮和安排好方方面面的問題。因此，在明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、人員的基礎(chǔ)上，針對(duì)會(huì)前需要準(zhǔn)備的工作要成立會(huì)議臨時(shí)籌辦機(jī)構(gòu)，進(jìn)行明確分工。對(duì)大型會(huì)議或規(guī)格較高的會(huì)議，一般要成立秘書組、會(huì)務(wù)組、宣傳組、后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組，若有室外活動(dòng)還應(yīng)成立交通秩序管理組。對(duì)小型會(huì)議，也要成立秘書組或會(huì)務(wù)組。但不論會(huì)議規(guī)格高低、規(guī)模大小，都要對(duì)每一項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)，每一項(xiàng)具體工作明確到人。必要時(shí)將所有籌備會(huì)議人員的聯(lián)系電話收集整理，編印通訊錄，發(fā)至每個(gè)工作人員手中，便于聯(lián)系。

2.分工落實(shí)，要準(zhǔn)確高效

會(huì)前準(zhǔn)備工作要求在會(huì)議召開之前全部圓滿完成，具有很強(qiáng)的時(shí)限性。因此，會(huì)議籌備方案確定后，各工作小組要根據(jù)任務(wù)分工，抓好落實(shí)。秘書組提前確定會(huì)議議程，印制好領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議文件，典型材料等；會(huì)務(wù)組應(yīng)提前落實(shí)好日程安排、行程路線、制作會(huì)標(biāo)、擺放花卉、印制名簽等工作；宣傳組要提前落實(shí)好會(huì)議室內(nèi)外氣氛的營(yíng)造，根據(jù)會(huì)議規(guī)格，在主會(huì)場(chǎng)外布置彩虹門、氫氣球，懸掛歡迎、祝賀之類的標(biāo)語，以此來營(yíng)造會(huì)場(chǎng)氣氛。并提前組織好攝像、照相人員和錄音、記錄人員，保證會(huì)議期間及時(shí)到位；后勤組提前將參會(huì)人員的姓名、職務(wù)、性別、民族掌握準(zhǔn)確，安排好食宿房間、餐桌等，特別是在舉行招待酒會(huì)的情況下，要將每個(gè)參會(huì)人員的桌簽提前打印放置桌面，并在報(bào)到時(shí)將編印好的食宿安排表發(fā)到參會(huì)人員手中，讓人一目了然。另外，后勤組要根據(jù)其它工作組的預(yù)算和意見，及時(shí)提供各項(xiàng)后勤保障。安全保衛(wèi)組要根據(jù)會(huì)議規(guī)格高低，做好會(huì)場(chǎng)及駐地的安全保衛(wèi)工作。

3.會(huì)前檢查，要嚴(yán)格細(xì)致

這是落實(shí)計(jì)劃、保證開好會(huì)議的重要一步。對(duì)于重要會(huì)議，要在會(huì)前多次反復(fù)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，做到防患于未然。會(huì)前檢查一般分為由領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會(huì)籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場(chǎng)檢查兩種方式，會(huì)后工作的主要內(nèi)容有組織代表離會(huì)、整理會(huì)議記錄、起草會(huì)議紀(jì)要、撰寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、發(fā)布會(huì)議新聞等。在組織代表離會(huì)時(shí)，要詳細(xì)了解與會(huì)人員返回原單位的日程和交通工具，協(xié)助購買飛機(jī)票、車票或提供其它服務(wù)等。對(duì)個(gè)別因工作需要還需暫留的代表，在住宿等方面要妥善安置，不使他們產(chǎn)生“會(huì)散茶涼”之感。對(duì)會(huì)議的記錄、整理、簡(jiǎn)報(bào)、新聞發(fā)布工作，每次要明確專門負(fù)責(zé)，做好全程記錄，會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理出初稿，根據(jù)需要，及時(shí)起草會(huì)議紀(jì)要，或印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話。對(duì)會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議新聞等材料的印發(fā)工作，要堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)審批制度，確保會(huì)議記錄、報(bào)道內(nèi)容達(dá)到紀(jì)實(shí)、扼要、符合行文程序。

2.查漏補(bǔ)缺，及時(shí)會(huì)后總結(jié)

每次會(huì)議結(jié)束后，要召集會(huì)務(wù)工作人員認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，尋找工作差距，討論下步意見，使以后辦理同類會(huì)議時(shí)有所借鑒。在堅(jiān)持每會(huì)必總結(jié)的同時(shí)，對(duì)大型會(huì)議如黨代會(huì)、人代會(huì)及其它大型工作會(huì)要適當(dāng)對(duì)會(huì)務(wù)有功人員和有關(guān)部門進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)在會(huì)務(wù)工作中未能盡職盡責(zé)的同志提出適當(dāng)?shù)呐u(píng)，對(duì)出現(xiàn)嚴(yán)重失誤和玩忽職守的情況，追究有關(guān)人員的責(zé)任，使全體會(huì)議工作人員吸取教訓(xùn)。

3.力求實(shí)效，抓好會(huì)后督查

其目的是對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)辦理情況進(jìn)行檢查和催促，確保會(huì)議精神落到實(shí)處，防止有關(guān)單位長(zhǎng)期推諉、拖延，工作效率低下，或從自身局部利益出發(fā)，對(duì)會(huì)議交辦事項(xiàng)采取消極抵抗態(tài)度，故意不辦。為了確保每次會(huì)議都能達(dá)到有安排、有落實(shí)、有效果，應(yīng)從三個(gè)方面做起：一是明確督辦人員。一般由黨委辦、政府辦督查室同志兼任，也可根據(jù)工作需要從有關(guān)部門抽調(diào)。健全各項(xiàng)責(zé)任制，明確分工，在某一階段專職專責(zé)。二是健全登記制度。建立督查臺(tái)賬，逐項(xiàng)列出檢查催辦的事項(xiàng)，下發(fā)督辦通知單，包括督辦內(nèi)容、督辦人、督辦日期、被督單位、辦理情況、聯(lián)系人及電話等內(nèi)容。由催辦人員根據(jù)實(shí)際情況定期記載催辦事項(xiàng)的進(jìn)展情況，定期印發(fā)催辦