某建筑集團(tuán)工程檔案管理規(guī)定

城開集團(tuán)工程檔案管理規(guī)定〔暫行〕一、目的為標(biāo)準(zhǔn)集團(tuán)各工程工程檔案文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一工程檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)，確保工程現(xiàn)場資料的收集完整、平安管理和有效利用，并使工程現(xiàn)場管理資料全過程具有可追溯性，提高公司的檔案管理水平，依據(jù)<<建設(shè)工程文件歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)>>GB/T50328-2001和城開集團(tuán)文件編寫程序,制定本規(guī)定。二、適用范圍集團(tuán)各工程部及相關(guān)部門。三、檔案室職責(zé)1、按有關(guān)規(guī)定有方案地分別收集各部門檔案文件，各部門定期協(xié)調(diào)檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。2、凡已辦理完畢的工程準(zhǔn)備階段的文件資料，集團(tuán)檔案室要求各相關(guān)部門均應(yīng)在五日內(nèi)遞交集團(tuán)檔案室立卷、歸檔。監(jiān)理文件、施工文件、可以每月25日前上傳電子文件清單，竣工時(shí)上報(bào)公司存檔，竣工備案文件〔紙質(zhì)〕要求工程上報(bào)公司一份存檔。檔案形成部門詳見附表一。3、立卷、歸檔的要求：各部門資料管理員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)把資料整理完畢，并上交公司檔案室，檔案室負(fù)責(zé)立卷、歸檔。4、各相關(guān)部門檔案管理人員向集團(tuán)檔案室移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。5、檔案室負(fù)責(zé)對(duì)各工程已歸檔文件，建立對(duì)應(yīng)的電子文檔，便于分類管理和查閱。四、檔案管理程序1、歸檔時(shí)間及要求1.1各相關(guān)部門資料管理員把本部門工程準(zhǔn)備階段的文件，完成后五日內(nèi)上報(bào)集團(tuán)檔案室辦備案，各類圖紙〔施工圖紙、配套工程圖紙、景觀工程圖紙等〕，有工程效勞部下發(fā)到各相關(guān)部門，其中竣工圖紙〔施工圖紙、配套工程圖紙、景觀工程圖紙等〕及備案文件在竣工驗(yàn)收結(jié)束后由工程部檢查合格后移交公司工程效勞部，工程施工檔案資料竣工驗(yàn)收后移交集團(tuán)檔案室。1.2資料管理員把部門文檔及時(shí)歸類，監(jiān)理文件、施工文件5日內(nèi)上通過OA工程檔案文件審批流程，并把紙質(zhì)的工程文件上集團(tuán)檔案室。1.3集團(tuán)檔案室資料管理員每月負(fù)責(zé)檢查各部門資料歸檔情況，并把檢查情況列入績效考核。2、分類2.1分類、組卷要遵循檔案文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，做到分類科學(xué)

、組卷合理、層次清楚、檢索便利。盡量以工程工程為單位組卷。2.2檔案分類按材質(zhì)分為：紙質(zhì)檔案和電子檔案。檔案分類按階段分為：工程準(zhǔn)備階段〔立項(xiàng)文件、建設(shè)用地拆遷文件、勘察設(shè)計(jì)文件、招標(biāo)文件、合同文件〕、監(jiān)理文件〔監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)那么、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理通知、監(jiān)理竣工總結(jié)、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告〕、施工文件〔設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定文件、現(xiàn)場簽證文件、工程管理文件、進(jìn)度文件、預(yù)決算文件〕、竣工文件〔施工許可文件、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)、質(zhì)量合格文件、地基與根底、結(jié)構(gòu)驗(yàn)收文件、合同價(jià)款結(jié)算文件、竣工圖〕。3、編號(hào)檔案編號(hào)由工程代號(hào)、分類號(hào)、文件順序號(hào)構(gòu)成，表示方法如下：工程代號(hào)+分類號(hào)+文件順序號(hào)編碼SC(1、2、3)KCXHLMZ……含義水城(一、二、三期)康城祥和里馬寨編碼ZJSB……含義工程準(zhǔn)備階段監(jiān)理文件施工文件竣工文件其中分類號(hào)包括三級(jí)目錄，詳見附錄一。例如：SC3Z040401表示水城三期工程準(zhǔn)備階段施工合同中序號(hào)為01的文件4、裝訂4.1文字材料以件為單位裝訂，裝訂前要取下金屬裝訂物，采取三孔線裝形式裝訂，裝訂線在左邊。不同尺寸的文字材料要折疊或裁切成統(tǒng)一尺寸。不得大于A4幅面。且要求裝訂邊及底邊對(duì)齊。

4.2圖紙一律不裝訂，但案卷內(nèi)大于A4幅面的圖紙要全部折疊成A4幅面，折疊方式采用反折式手風(fēng)琴折疊法〔反面在外〕，圖標(biāo)欄在圖紙縱向右下角。4.3案卷裝訂一般采用卷盒、卷夾兩種形式。工程準(zhǔn)備階段文件、竣工圖考慮后期使用方式以卷盒裝定為主，監(jiān)理文件、施工文件和竣工文件以卷夾分別裝訂成冊，一冊不夠的分兩側(cè)或多冊，案卷不宜過厚，一般不超過40mm。5、借閱本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時(shí)間，不得超過半個(gè)月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)于關(guān)鍵性和常用局部的檔案應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件，一般由使用人復(fù)印。檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時(shí)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意前方可進(jìn)行。5.3查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號(hào)、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。5.4查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反應(yīng)給檔案管理人員，以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項(xiàng)工作效勞。五檔案保密制度1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司的各項(xiàng)保密制度。2、凡涉及不宜公開的公司機(jī)密等檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。4、對(duì)確已無保存價(jià)值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案，列出銷毀清單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并簽名注銷。六、本作業(yè)指導(dǎo)書由集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)解釋附件：1、工程檔案分類及保管期限表2、卷內(nèi)文件目錄3、備考表4、文件資料移交單5、收文登記臺(tái)賬6、發(fā)文登記臺(tái)賬附錄1工程檔案分類表及歸檔范圍一級(jí)類目二級(jí)類目序號(hào)歸檔文件形成部門保管期限工程準(zhǔn)備階段文件〔Z〕立項(xiàng)文件(01)01工程建議書審批意見工程效勞部永久02可行性研究報(bào)告審批意見工程效勞部永久03工程評(píng)估資料工程效勞部永久用地征地拆遷文件(02)01選址意見通知書工程效勞部永久02拆遷安置意見、協(xié)議、方案工程效勞部長期03國有土地使用證工程效勞部永久04建設(shè)用地工程效勞部永久05建設(shè)工程規(guī)劃許可證工程效勞部永久06施工許可證工程效勞部永久07預(yù)售許可證營銷部永久勘察設(shè)計(jì)文件(03)01工程地質(zhì)勘察報(bào)告工程效勞部永久02工程文物勘察報(bào)告工程效勞部永久03工程測量成果報(bào)告工程效勞部永久04設(shè)計(jì)方案審查意見書工程效勞部永久05施工圖審批意見書〔建筑結(jié)構(gòu)、人防、消防、環(huán)保、節(jié)能等行政部門〕工程效勞部永久06工程報(bào)建工程效勞部短期07招投標(biāo)備案工程效勞部短期08質(zhì)量監(jiān)督備案工程效勞部短期合同文件(04)01勘察設(shè)計(jì)委托合同招標(biāo)辦長期02施工承包合同招標(biāo)辦長期03監(jiān)理委托合同招標(biāo)辦長期04甲供、甲分包合同招標(biāo)辦長期05市政合同〔水、電、氣、暖、雨污水〕招標(biāo)辦長期06景觀施工合同招標(biāo)辦長期07采購合同招標(biāo)辦長期08其他合同招標(biāo)辦長期招投標(biāo)(05)01監(jiān)理、勘察設(shè)計(jì)、施工招投標(biāo)文件招標(biāo)辦長期02供給商招投標(biāo)文件招標(biāo)辦長期03中標(biāo)通知書招標(biāo)辦長期監(jiān)理文件〔J〕監(jiān)理規(guī)劃(01)01監(jiān)理規(guī)劃工程部長期02監(jiān)理細(xì)那么工程部長期監(jiān)理總結(jié)(02)01監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要工程部長期02監(jiān)理通知單工程部長期03監(jiān)理月報(bào)工程部長期04監(jiān)理竣工總結(jié)工程部長期05質(zhì)量評(píng)估報(bào)告工程部長期進(jìn)度控制(03)01工程總進(jìn)度方案工程部長期02開工/復(fù)工審批表工程部長期03工程延期報(bào)告及審批工程部長期施工文件〔S〕設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定(01)01圖紙會(huì)審紀(jì)要工程部/總工室長期02圖紙、竣工圖工程部/總工室長期03設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定工程部/總工室長期04現(xiàn)場簽證工程部/總工室長期工程管理文件(02)01專項(xiàng)方案評(píng)審記錄工程管理部/工程部短期02質(zhì)量停檢點(diǎn)檢查工程管理部/工程部短期03專項(xiàng)工程管理檢查工程管理部/工程部短期04整改通知單工程管理部/工程部長期05停工通知單工程管理部/工程部長期06工程管理月報(bào)工程管理部短期預(yù)決算文件(03)01工程款報(bào)審與支付文件工程造價(jià)部短期02總包、分包預(yù)算書工程造價(jià)部短期03設(shè)計(jì)變更、簽證報(bào)審與簽認(rèn)工程造價(jià)部短期04工程竣工決算書審核意見書工程造價(jià)部長期竣工備案文件〔B〕施工許可(01)01建設(shè)單位法人委托書工程部長期02建筑工程施工許可證〔副本〕工程部長期工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)(02)01鄭州市工程質(zhì)量實(shí)施監(jiān)督通知單工程部長期02鄭州市工程質(zhì)量監(jiān)督登記表工程部長期03工程參建單位質(zhì)量責(zé)任制一覽表工程部長期04工程質(zhì)量監(jiān)督方案書工程部長期05工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告書工程部長期06施工圖紙審查批準(zhǔn)書工程部長期07施工圖紙審查意見工程部長期質(zhì)量合格文件(03)01勘察部門對(duì)地基及處理的驗(yàn)收文件工程部長期02施工單位出具的竣工報(bào)告工程部長期03建設(shè)單位出具的竣工驗(yàn)收方案工程部長期04工程竣工驗(yàn)收意見表工程部長期05工程竣工驗(yàn)收報(bào)告工程部長期06工程參建方工作情況報(bào)告工程部長期07工程參建方工作情況報(bào)告文字說明工程部長期08監(jiān)理單位出具的工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告工程部長期09勘察出具的質(zhì)量檢查報(bào)告工程部長期010設(shè)計(jì)出具的質(zhì)量檢查報(bào)告工程部長期011監(jiān)理單位簽署的竣工移交證書工程部長期地基與根底、結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄(04)01地基驗(yàn)槽記錄工程部長期02結(jié)構(gòu)〔地基與根底〕工程驗(yàn)收報(bào)告〔表2-5〕工程部長期03結(jié)構(gòu)〔主體〕工程驗(yàn)收報(bào)告〔表2-5〕工程部長期04屋面防水檢測報(bào)告工程部長期05電氣檢測報(bào)告工程部長期06工程質(zhì)量整改通知書及對(duì)應(yīng)的整改報(bào)告工程部長期07建筑工程規(guī)劃許可證及附件工程部長期08建筑工程消防設(shè)計(jì)審核意見書工程部長期09建筑工程消防驗(yàn)收意見書工程部長期010環(huán)保部門的認(rèn)可文件及批準(zhǔn)使用文件工程部長期011建筑工程保修書工程部長期012住宅工程質(zhì)量保證書工程部長期013住宅工程質(zhì)量說明書工程部長期014工程竣工報(bào)告工程部長期工程價(jià)款結(jié)算材料(05)01建設(shè)合同、協(xié)議書、專用條款工程部長期02建設(shè)工程結(jié)算書或預(yù)算書工程部長期03建設(shè)單位支付工程款的證明工程部長期04建設(shè)單位支付工程款憑證工程部長期注：未列入本歸檔文件目錄的文件，根據(jù)其文件內(nèi)容，按一、二、三級(jí)類目對(duì)應(yīng)關(guān)系進(jìn)行歸檔。附錄2卷內(nèi)文件目錄序號(hào)文號(hào)文件題名日期頁號(hào)備注注：單位：mm。表格寬為185mm。第1、6、7列寬分別為15，第2、5列寬分別為20，第3列寬為30，第4列寬為70。行高以適應(yīng)文字內(nèi)容為宜。建議表格中的文字采用宋體小四號(hào)字。附錄3備考表本卷共有文件材料頁。歸檔文件情況說明：立卷人：立卷日期：年月日檢查人：檢查日期：年月日單位：mm表長為245，寬為165附錄4文件資料移交單部門名稱：文件名稱份數(shù)移交部門接受部門移交原因：移交人簽字日期接收人簽字日期附錄5收文登記臺(tái)賬部門名稱：序號(hào)文號(hào)文件