文秘檔案管理規(guī)章制度范本

第頁(yè)共頁(yè)文秘檔案管理規(guī)章制度范本第一章總則第一條為規(guī)范文秘檔案的管理，保證檔案的完整性和可查性，提高檔案管理的效率，制定本規(guī)程。第二條文秘檔案包括電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案以電子文檔的形式存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文檔的形式存儲(chǔ)。第三條文秘檔案的管理范圍涉及到本單位的各類文件、資料、報(bào)告、備忘錄、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、計(jì)劃、通知等文件。第四條文秘檔案的管理原則是合理、規(guī)范、安全、保密、便捷。第五條文秘檔案的管理工作由本單位的檔案管理部門負(fù)責(zé)，具體責(zé)任由檔案管理員負(fù)責(zé)。第二章檔案的建立與歸檔第六條每份文秘檔案在生成時(shí)應(yīng)當(dāng)按照事務(wù)程序進(jìn)行編號(hào)，并填寫相應(yīng)的檔案封面信息。第七條檔案編號(hào)應(yīng)當(dāng)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保編號(hào)的唯一性和順序性。第八條每份文秘檔案在歸檔前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行整理和裝訂，確保文件的完整性和安全性。第九條每份文秘檔案在歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)填寫歸檔登記表，并在檔案封面上蓋章確認(rèn)。第十條每個(gè)檔案柜分配一個(gè)檔案箱，檔案箱內(nèi)的文件應(yīng)當(dāng)按照事務(wù)程序和編號(hào)進(jìn)行歸檔存放。第三章檔案的借閱與歸還第十一條借閱檔案需要填寫借閱申請(qǐng)表，并由預(yù)借人、檔案管理員和主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。第十二條借閱檔案的審批權(quán)限由檔案管理員負(fù)責(zé)，根據(jù)具體情況進(jìn)行審批。第十三條借閱檔案的期限一般不得超過一個(gè)月，如有特殊情況，可向檔案管理員申請(qǐng)延期。第十四條借閱檔案應(yīng)當(dāng)妥善保管，不得私自帶出本單位，不得損壞、遺失、涂抹檔案。第十五條借閱檔案歸還時(shí)應(yīng)當(dāng)填寫歸還登記表，并由檔案管理員予以確認(rèn)。第四章檔案的保管與銷毀第十六條紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)存放在防火、防潮、防塵、防蟲的專用廚柜內(nèi)，創(chuàng)造適宜的環(huán)境條件。第十七條電子檔案應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)在密碼保護(hù)的電子設(shè)備內(nèi)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并防止非授權(quán)人員訪問。第十八條檔案管理員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和整理，確保檔案的完整性。第十九條檔案保管期限根據(jù)檔案屬性和重要性確定，過期的檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。第二十條檔案銷毀應(yīng)當(dāng)有檔案管理員負(fù)責(zé)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)當(dāng)做好記錄和備份。第五章附則第二十一條本規(guī)程自發(fā)布之日起生效，可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行修訂和補(bǔ)充。第二十二條本規(guī)程解釋權(quán)歸本單位的檔案管理部門負(fù)責(zé)。第二十三條本規(guī)程未盡事宜，可參照相關(guān)