企業(yè)常見的六大采購策略及企業(yè)采購管理流程

企業(yè)常見的六大采購策略沒做預(yù)算不能采購，應(yīng)該作為企業(yè)采購管理的基本原則。編制現(xiàn)金預(yù)算就是要解決收入與支出的平衡。收入來源于銷售，經(jīng)營支出很大一塊在于采購，在有的企業(yè)，像超市、家電、藥店等采購支出會達到60%以上。對于銷售過分依賴賬期賒銷的企業(yè)，有較多的應(yīng)收賬款，往往現(xiàn)金流入的期限比較長，因此采購最應(yīng)關(guān)注的是對現(xiàn)金付款的賬期，也就是應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)率。對這個時間的控制就是對現(xiàn)金流量的控制關(guān)鍵，所以，對采購支付的管理將會極大地影響到企業(yè)的現(xiàn)金狀況。首先，所采購產(chǎn)品或服務(wù)的型態(tài)，是屬于一次性的采購，或者是持續(xù)性的采購。這應(yīng)是采購最基本的認知，如果采購的型態(tài)有所轉(zhuǎn)變，策略也必須跟著作調(diào)整，持續(xù)性采購對成本分析的要求遠高于一次性采購，但一次性采購的金額如果相當(dāng)龐大，也不可忽視其成本節(jié)省的效能。其次，年需求量與年采購額各為多少，這關(guān)系到在與供應(yīng)商議價時，是否能得到較好的議價優(yōu)勢。但采購量又與產(chǎn)品的生命周期所處的階段有直接的關(guān)系，產(chǎn)品由導(dǎo)入期、成長期到成熟期，采購量會逐漸放大，直到衰退期出現(xiàn)，采購量才會逐漸縮小。最后，則是與供應(yīng)商之間的關(guān)系，從賣方、傳統(tǒng)的供應(yīng)商、認可的供應(yīng)商，到與供應(yīng)商維持伙伴關(guān)系，進而結(jié)為策略聯(lián)盟，企業(yè)采購策略各不相同，以下是常用的采購策略：一、選擇供應(yīng)商策略：選擇供應(yīng)商一般應(yīng)包括以下步驟，建立專家評估組、明確供應(yīng)商選擇范圍、建立指標體系、逐項評估、綜合評分且確定供應(yīng)商。二、物料品質(zhì)策略：所謂物料品質(zhì)是指在一定生產(chǎn)標準范圍內(nèi)，滿足買方的使用需求目的。物料品質(zhì)構(gòu)成要素包括材料、功能、壽命、穩(wěn)定性、安全性、流行性。約定物料品質(zhì)的過程是指設(shè)計過程、制造過程和使用過程中的物料品質(zhì)約定。三、采購價格策略：采購價格是指物料的成本和采購過程中所耗用的各種費用總和。采購價格直接影響采購企業(yè)的利潤。采購價格的組成包括采購成本、采購過程成本、驗收成本、運輸及搬運成本、物料成本。降低采購價格的基本途徑：1．選擇物料供應(yīng)商2．合理使用采購方式及方法3．對原有物料設(shè)計作重新修正或改進4．尋找原有物料的替代品5．選擇合理運輸方式6．加強采購過程標準化管理7．運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)四、采購時間策略：采購時間是指從采購物料至物料檢驗入庫所花費的時間。一般包括：處理訂購單時間、供應(yīng)商制造物料時間或提供物料時間、運輸交貨時間、檢驗入庫時間等。計算合理的采購時間往往根據(jù)以下兩種不同制度而決定。現(xiàn)用現(xiàn)購制度：1．需用物料日期倒算采購時間，決定某一采購日期。2．以成本為原則，計算采購時間。存貨控制制度：1．在定量訂貨制下，當(dāng)某一存貨達到訂購點時，即為采購日期。2．在定期訂貨制下，每隔一定時期，即為采購日期。五、采購批量策略：可以有高、中、低三種。這三種物資對庫存資金占用的影響是不同的，因此采用的采購策略不能完全一樣。高價值的物資一旦出現(xiàn)積壓，對庫存資金的占用就會增大，影響流動資金的使用，一般采用按需訂貨的原則。中價值的物資從降低每次采購成本考慮，采用最小批量的原則，在制定最小批量時，要考慮均衡生產(chǎn)時的常規(guī)消耗量。低價值的物資由于該物資的存儲對庫存占用資金的影響不大，采用固定批量或者經(jīng)濟批量原則，批量的大小要考慮物資消耗的速度和采購成本之間的平衡。六、供應(yīng)鏈模式的采購策略：基于供應(yīng)鏈管理模式的采購策略與傳統(tǒng)采購策略的差異主要有為訂單而采購，非為庫存而采購；從一般買賣關(guān)系轉(zhuǎn)向戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系；變多源供應(yīng)為少源供應(yīng)；變大批量少批次采購為小批量多批次采購。原材料采購預(yù)算是編制采購預(yù)算重點。原材料預(yù)算，是指在預(yù)算期內(nèi)，根據(jù)生產(chǎn)預(yù)算所確定的材料采購數(shù)量和材料采購金額的計劃。原材料采購預(yù)算以生產(chǎn)預(yù)算為基礎(chǔ)，根據(jù)生產(chǎn)預(yù)算的每季預(yù)計生產(chǎn)量、單位產(chǎn)品的材料消耗定額、計劃期間的期初、期末存料量、材料的計劃單價以及采購材料的付款條件等編制的預(yù)算期原材料采購計劃。原材料采購預(yù)算編制的依據(jù)，主要是：1．生產(chǎn)預(yù)算的每季預(yù)計生產(chǎn)量；2．單位產(chǎn)品的材料消耗定額；3．計劃期間的期初、期末存料量；4．材料的計劃單價；5．采購材料的付款條件等。編制原材料采購預(yù)算時首先應(yīng)按材料類別根據(jù)下列公式分別計算出預(yù)計購料量：預(yù)計購料量=生產(chǎn)需要量+計劃期末預(yù)計存料量-計劃期初存料量然后，分別乘以各類材料的計劃單價，求得預(yù)計購料成本。在編制原材料采購預(yù)算后，還要有預(yù)算期間的“預(yù)計現(xiàn)金支出計算表”，用以計算預(yù)算期內(nèi)為采購原材料而支付的現(xiàn)金數(shù)額，以便編制現(xiàn)金預(yù)算。原材料采購預(yù)算的程序如下：1．計算某種原材料的預(yù)計購料量；預(yù)計購料量=生產(chǎn)需要量+預(yù)算期末預(yù)計存料量-預(yù)算期初存料量2．計算預(yù)算期某種原材料的采購成本；材料采購成本=該材料單價×該材料預(yù)計購料量（其中：材料單價不含增值稅）3．計算預(yù)算期所有材料采購的總成本；4．計算預(yù)算期發(fā)生的與材料采購總成本相關(guān)的增值稅進項稅額；某預(yù)算期增值稅進項稅=材料采購總成本×增值稅稅率5．計算預(yù)算期含稅采購金額；某預(yù)算期采購金額=采購總成本+進項稅額6．計算預(yù)算期內(nèi)的采購現(xiàn)金支出；某預(yù)算期采購現(xiàn)金支出

=該期現(xiàn)購材料現(xiàn)金支出+該期支付前期的應(yīng)付賬款7．計算預(yù)算期末應(yīng)付賬款余額。預(yù)算期末應(yīng)付賬款余額=預(yù)算期初應(yīng)付賬款余額+該期含稅采購金額-該期采購現(xiàn)金支出 公司采購管理流程圖 部門時限供應(yīng)商營銷部綜管部倉庫總經(jīng)辦財務(wù)由訂單需求起至批準采購單發(fā)出完成為一天換貨發(fā)貨收款退貨物料采購單采購單采購單換貨發(fā)貨收款退貨物料采購單采購單采購單營銷計劃訂單需求營銷計劃訂單需求NONONOYESNO請款退貨單采購單議價比價詢價供應(yīng)商調(diào)查供應(yīng)商開發(fā)NONONOYESNO請款退貨單采購單議價比價詢價供應(yīng)商調(diào)查供應(yīng)商開發(fā)YESNO采購計劃請購單YES入庫驗收物料查庫存YESNO采購計劃請購單YES入庫驗收物料查庫存批準批準批準批準付款采購單付款采購單由采購單批準日起至材料入庫完成為四天由請款批準日起至付款完成為三十天制定:XXX20XX/02/05審核:批準:供應(yīng)商管理流程圖供應(yīng)商資訊收集供應(yīng)商資訊收集基本資料篩選基本資料篩選調(diào)查申請調(diào)查申請實施調(diào)查實施調(diào)查年度調(diào)查年度調(diào)查評估不合格評估不合格合格合格列入合格名列列入合格名列采購采購交貨交貨評審不合格評審不合格淘汰淘汰合格合格適當(dāng)之獎勵適當(dāng)之獎勵供應(yīng)商管理及采購管理規(guī)定一、制定目的：為規(guī)范供應(yīng)商管理及采購流程，有效管理供應(yīng)商及保障公司營銷業(yè)務(wù)的需求，特制定本規(guī)章。二、適用范圍：本公司所有OEM成品、OEM生產(chǎn)所需物料采購，悉依本規(guī)章處理。三、權(quán)責(zé)單位：綜管部負責(zé)規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作?？偨?jīng)辦負責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之核準。四、內(nèi)容：A：供應(yīng)商管理規(guī)定。B：采購管理流程。五、供應(yīng)商管理規(guī)定：1．供應(yīng)商開發(fā)：1．1供應(yīng)商信息收集：供應(yīng)商信息收集為必須收集可為我公司提供經(jīng)營所需的有效供應(yīng)商信息（包含公司名稱、公司地址、公司電話、經(jīng)營規(guī)模、所供物品）。1．2供應(yīng)商信息篩選：供應(yīng)商信息篩選為對所有收集的供應(yīng)商信息中篩先出具有相對其他供應(yīng)商更適合我公司經(jīng)營所需產(chǎn)品或物料的供應(yīng)商。1．3供應(yīng)商調(diào)查：采購部實施采購前，應(yīng)對擬開發(fā)之廠商組織供應(yīng)商調(diào)查工作，目的是了解供應(yīng)商之各項管理能力，以確定其可否列為合格供應(yīng)商名單并填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》。評核之結(jié)果由各單位作出建議，供總經(jīng)理核定是否準予成為本公司之合格供應(yīng)商，并列出《合格供應(yīng)商明細表》。2．供應(yīng)商調(diào)查評估：2．1價格評估：對供應(yīng)商所供應(yīng)產(chǎn)品的價格及付款方式進行評估，能否符合我公司價格及付款條件。2．2技術(shù)評估：評估供應(yīng)商所供應(yīng)產(chǎn)品的能否達到我公司所需物料的工藝要求。2．3品質(zhì)評估：評估供應(yīng)商所供應(yīng)產(chǎn)品的的品質(zhì)能否達到我公司所需物料的品質(zhì)要求。3．供應(yīng)商評審：3．1評估項目供應(yīng)商交貨實績之評估項目及分數(shù)比例如下（滿分100分）：品質(zhì)評審：40分；交期評審：25分；價格評審：15分；服務(wù)評審：15分；其他評審：5分。3．2評分辦法： 3．2．1品質(zhì)評審：由倉庫依進料驗收的批次合格率評分，每個月進行一次；計算：進料批次合格率=（檢驗合格批數(shù)/總交驗批數(shù)）×100%評分：得分=40×進料批次合格率3．2．2交期評審：由綜管部依訂單規(guī)定的交貨日期進行評分，方式如下：如期交貨得分25分；延遲1~2日每批次扣2分；延遲3~4日每批次扣5分；延遲5~6日每批次扣10分；延遲7日以上不得分。本項得分以0分為最低分。綜管部每月將同一供應(yīng)商當(dāng)月各批訂單交貨評分進行平均，得出該月的交期評估得分。3．2．3服務(wù)評審：3．2．3．1抱怨處理評分誠意改善：8分；尚能誠意改善：5分；改善誠意不足：2分；置之不理：0分。3．2．3．2退貨交換行動評分由綜管部對不良退貨交換行動評分：按期更換：7分；偶爾拖延：5分；經(jīng)常拖延：2分；置之不理：0分。3．2．4其他評審：由綜管部匯總倉庫、財務(wù)或其他單位對供應(yīng)商之評價、抱怨，予以評分，滿分5分。3．3評審辦法：供應(yīng)商之評估每月進行一次。將各項得分匯入《供應(yīng)商評估表》，并合計總得分。每半年平均一次廠商得分，計算方式為：半年平均得分=每月得分總和/評估月數(shù)3．4評審分等：供應(yīng)商評估等級劃分如下：平均得分90.1~100分者為A等；平均得分80.1~90分者為B等；平均得分70.1~80分者為C等；平均得分60.1~70分者為D等；平均得分60分以下者為E等。3．5評審處理：A等廠商為優(yōu)秀廠商，予以付款、訂單、檢驗之優(yōu)惠獎勵。B等廠商為良好廠商，由綜管部提請廠商改善不足。C等廠商為合格廠商，由倉庫、綜管等部門予以必要之建議。D等廠商為輔導(dǎo)廠商，由倉庫、綜管等部門予以建議，三個月內(nèi)未能達到C等以上予以淘汰。E等廠商為不合格廠商，予以淘汰。被淘汰廠商如欲再向本公供貨，需再經(jīng)過供應(yīng)商調(diào)查評估。4．供應(yīng)商獎懲：4．1獎勵方式對優(yōu)秀之供應(yīng)商有下列獎勵方式：A等供應(yīng)商，可優(yōu)先取得交易機會。A等供應(yīng)商，可優(yōu)先支付貨款或縮短票期。A等供應(yīng)商，年終可獲公司“優(yōu)秀供應(yīng)商”獎勵。4．2懲處方式凡因供應(yīng)商品質(zhì)不良或交期延誤而造成之損失，由供應(yīng)商負責(zé)賠償。C等、D等之供應(yīng)商，應(yīng)接受訂單減量措施。E等供應(yīng)商即予停止交易。D等供應(yīng)商三個月內(nèi)未能達到C等以上供應(yīng)商之標準，視同E等供應(yīng)商，予以停止交易。因上述原因停止交易之供應(yīng)商，如欲恢復(fù)交易，需接受重新調(diào)查評核，并采用逐步加量之方式交易。信譽不佳之供應(yīng)商酌情作延期付款之懲處。六、采購管理流程：1．請購：倉庫主管依物料需要狀況、庫存數(shù)量、請購前置期等要求，開立《請購單》。請購單應(yīng)注明物料名稱、編號、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項。請購單一聯(lián)送交綜管部，一聯(lián)自存，一聯(lián)交財務(wù)部。2．采購方式：2．1合約采購經(jīng)常OEM成品及OEM生產(chǎn)所需之物料，綜管部應(yīng)事先選定供應(yīng)商，議定供應(yīng)價格及交易條件，辦理合約采購，以確保物料供應(yīng)來源，簡化采購作業(yè)。采購方法以集中采購較為有利，依定時或定量之方式進行采購。2．2一般采購除（2。1）之外的物料，綜管部依《請購單》逐步辦理采購作業(yè)。3．采購訂單：綜管部依倉庫出具《請購單》編制《XXX有限公司訂購單》（必須與請購單一致）經(jīng)總經(jīng)理批準后進行訂單下達。采購訂單必須注明所采購物品之名稱、型號、數(shù)量、價格、金額、包裝方式、交貨時間、交貨地點、交貨方式、付款時間、付款方式如有特殊說明必須詳細注明。采購訂單一聯(lián)送交供應(yīng)商，一聯(lián)自存，一聯(lián)交財務(wù)部，一聯(lián)交與倉庫。4．采購跟催：采購訂單下達后綜管部負責(zé)訂單跟催使供應(yīng)商于訂單約定交期內(nèi)按約定交貨方式交貨。有任何異常情況必須與營銷部門進行溝通以防影響營銷運作。因供應(yīng)商品質(zhì)、交期原因造成對我公司造成不利影響或損失綜合管部按供應(yīng)商管理規(guī)定對相關(guān)供應(yīng)商進行損失索賠。5．采購入庫：供應(yīng)商按送貨到倉庫，倉庫主管人員對供應(yīng)商送貨進行產(chǎn)品、品質(zhì)、數(shù)量與采購單進行對核及檢驗。如完全符合采購訂單所約定條件倉庫主管人員進行送貨簽認辦理正常入倉手續(xù)開具《進倉單》?！哆M倉單》一聯(lián)送交供應(yīng)商，一聯(lián)交與綜管部，一聯(lián)自存，一聯(lián)交財務(wù)部。如因送貨產(chǎn)品品質(zhì)不合者必須通知綜管部進行處理并開具《退貨單》，《退貨單》必須注明退貨原因、數(shù)量、金額?！锻素泦巍芬宦?lián)送交供應(yīng)商，一聯(lián)交與綜管部，一聯(lián)自存。6．退貨：綜管部收到經(jīng)倉庫開退貨單后綜管部開具《退貨單》聯(lián)系供應(yīng)商進行退貨。7．請款：綜管部收到倉庫開具《進倉單》后，依據(jù)《進倉單》到總經(jīng)理處進行請款，經(jīng)總經(jīng)理批準后交與財務(wù)進行貨款支付。8．貨款支付：財務(wù)于請款批準后三十天內(nèi)支付貨款，具貨款支付方式以采購單所約定條件為準。附件：《供應(yīng)商評估表》《合格供應(yīng)商名錄》《請購單》《XXX有限公司訂購單》《進倉單》《退貨單》《損失索賠通知書》供應(yīng)商評估表年eq\o(\s\up6(上),\s\do3(下))半年廠商名稱廠商編號地址采購材料評鑒項目品質(zhì)評鑒交期評鑒價格評鑒服務(wù)評鑒其他合計得分時間月月月月月月得分總和平均得分評鑒等級處理意見：綜管部經(jīng)理：倉庫主管：總經(jīng)理：合格供應(yīng)商名錄年月日序號廠商編號名稱聯(lián)系方式供應(yīng)材料最后復(fù)查時間備注綜管部經(jīng)理：總經(jīng)理：XXX有限公司產(chǎn)品請購單TO:綜管部名稱規(guī)格型號單位數(shù)量要求供貨日期說明說明:申請人:日期:綜管部簽收:簽收日期:XXX有限公司XXX有限公司訂購單訂單號：TO:電話/p>

傳真：0757-289968091.我司向貴公司訂購如下產(chǎn)品，具體如下：名稱規(guī)格型號數(shù)量單位單價金額合計備注合計2.交貨方式：由貴公司送貨到以下地址：公司XXX倉庫（希貴集團對面）。運費由□買方■賣方負擔(dān)。3.交貨期：，請及時交貨。4.貨款支付方式_______________,貨款支付時間_______________。５．單未盡事宜，雙方協(xié)商解決。（請回簽確認，24小時內(nèi)不回簽當(dāng)默認）制單：審核：批準：年月日XXX有限公司進倉單供貨方:__________公司名稱規(guī)格型號單位采購單編號采購數(shù)量送貨數(shù)量實收數(shù)量檢驗判定備注收貨人:綜管部:財務(wù):送貨人:XXX有限公司退貨單TO:__________公司以下物料因:□品質(zhì)□數(shù)量過多□其他原因不能與采購訂單所約定條件相符,是以退回貴司,詳情請見下方表格所列!名稱規(guī)格型號單位退貨數(shù)量采購單編號要求供貨日期采購數(shù)量到貨日期退貨詳細原因要求補貨日期