物業(yè)檔案管理培訓(xùn)課件

行政中心2024年3月9日檔案管理學(xué)習(xí)物業(yè)檔案管理培訓(xùn)雅居樂地產(chǎn)置業(yè)有限公司檔案管理學(xué)習(xí)三個基本問題什么是檔案

為什么要管好檔案12

怎樣管好檔案3物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第一章什么是檔案檔案：是公司現(xiàn)行使用完畢或告一段落的具有保存價值的并保存?zhèn)洳榈奈募牧稀?.1、檔案的定義

是文件材料

是使用完畢或告一段落的文件材料

是具有保存價值的文件材料123

是保存?zhèn)洳榈奈募牧?物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第一章什么是檔案文件：公司在各項工作和活動中直接產(chǎn)生和形是信息記錄材料載體形式多樣原生性和相關(guān)性內(nèi)容極其豐富實質(zhì)是信息是各種載體形式的是公司直接產(chǎn)生和形成的是各項工作和活動中形成的1.2、文件的定義成的各種載體形式的信息記錄材料。物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第一章什么是檔案1.3、文件與檔案的關(guān)系文件檔案整理歸檔具有保存價值使用完畢或告一段落半現(xiàn)行文件非現(xiàn)行文件現(xiàn)行文件文件生命周期形成者部門資料室項目檔案室100%10—70%3—10%物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第一章什么是檔案1.4、對檔案定義的理解檔案形式依附載體保管！電子時代面臨的挑戰(zhàn)—信息與實體分離前端控制包含信息內(nèi)容保密過程管理方式變革物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第一章什么是檔案1.5、檔案基本分類行政管理財務(wù)管理綜合管理類其它類檔案基本分類經(jīng)營管理營銷管理多種經(jīng)營技術(shù)類物業(yè)管理基建工程設(shè)備儀器特殊載體物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第二章為什么要管好檔案2.1、檔案的直接作用記錄公司歷史著錄公司資產(chǎn)

維系公司正常運轉(zhuǎn)保護公司合法權(quán)益1234憑證作用參考作用物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第二章為什么要管好檔案2.2、檔案在管理活動中的價值體現(xiàn)決策計劃組織領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)新控制倫理文化信息檔案P(plan)D(do)C(check)A(again)物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.0.1檔案管理的基本原則

集中統(tǒng)一管理本公司全部檔案

維護檔案完整與安全

便于各項工作的利用123物業(yè)檔案管理培訓(xùn)Page10第三章怎樣管好檔案檔案行政工作檔案業(yè)務(wù)工作組織協(xié)調(diào)實施監(jiān)督業(yè)務(wù)指導(dǎo)統(tǒng)一制度統(tǒng)籌規(guī)劃積累收集整理歸檔利用鑒定統(tǒng)計整理保管分類編號辦法庫房管理辦法利用辦法鑒定辦法統(tǒng)計辦法綜合類規(guī)范技術(shù)類規(guī)范歸檔辦法收集范圍文件轉(zhuǎn)化為檔案日常工作3.0.2檔案工作結(jié)構(gòu)展開圖部門文員DAGL人員指導(dǎo)監(jiān)督檢查文件管理工作檔案管理工作檔案工作物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.1.1檔案管理體系和機構(gòu)集團綜合DAS項目綜合DAS區(qū)域綜合DAS部門ZLS部門ZLS集團行政中心區(qū)域行政中心項目行政人事部部門部門三層架構(gòu)雙線管理工程ZLS工程部

表示領(lǐng)導(dǎo)表示指導(dǎo)表示虛擬機構(gòu)物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案主管領(lǐng)導(dǎo)行政管理部門檔案主管3.1.2檔案管理崗位和職責(zé)檔案管理員工程資料員部門文員納入規(guī)劃解決關(guān)鍵協(xié)調(diào)發(fā)展擬訂規(guī)劃提供條件創(chuàng)造環(huán)境制定計劃樹立標準檢查指導(dǎo)提升業(yè)務(wù)抓住頭尾控制過程圖紙管理竣工驗收貫徹標準開展業(yè)務(wù)基層指導(dǎo)執(zhí)行制度整理文件保管保密物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.1.3檔案行政工作職能統(tǒng)籌檔案事務(wù)，規(guī)劃目標和發(fā)展方向制度、標準、規(guī)范的制定、維護、實施施加外部壓力（職責(zé)考核）/激發(fā)內(nèi)部動力（示范）以目標為導(dǎo)向的過程控制（報表巡查）標準指引和行為修正（培訓(xùn)總結(jié)咨詢）統(tǒng)一制度組織協(xié)調(diào)實施監(jiān)督業(yè)務(wù)指導(dǎo)統(tǒng)籌策劃物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案銷毀清退暫存歸檔無保存價值有保存價值有清退要求文件處理方式超過保管期限有參考價值重份文件3.2.1文件處理方式視情況酌定二次利用需判斷保密性權(quán)威性（紅頭紅章）用途（報批對外）等因素二次利用出賣積累收集整理積累收集清理回復(fù)及外單位重份文件物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.2.2文件管理工作要點要素責(zé)任者時間要求標準/范圍積累形成者隨時及時完整工作范圍內(nèi)形成的所有文件收集文員定時及時齊全完整系統(tǒng)整理文員隨時+定時齊全完整準確系統(tǒng)規(guī)范《綜合類整理規(guī)范》《技術(shù)類整理規(guī)范》歸檔文員隨時+定時及時完整《歸檔辦法》物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.2.3綜合類文件整理綜述按件整理，按卷裝盒基本原則整理時間、地點方便靈活方式簡潔，減少工作量便于利用，有利保密123優(yōu)點有保存價值，屬歸檔范圍基本前提

件：具有完整、獨立意思表達的文件基本整理單位

卷：具有內(nèi)在邏輯聯(lián)系的件的集合及基本保管單位物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.2.4綜合類文件整理程序定件裝訂分類排列編號編目裝盒自然件組合件（規(guī)格）原裝訂裝線裝粘裝年度（大）問題保管期限問題時間全宗號年度保管期限件號問題件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注封面盒脊備考表物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案全宗號年度室編件號機構(gòu)或問題保管期限館編件號3.2.5歸檔章填寫示例A200710.1.011物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.2.6歸檔文件目錄填寫示例件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注1地產(chǎn)置業(yè)雅集行中〔2007〕2號關(guān)于“推選2006年度‘優(yōu)秀經(jīng)理’候選人”事宜2含附件物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.2.7檔案盒封面脊背及備考表填寫示例全宗號年度保管期限機構(gòu)（問題）起止件號室館盒號

本卷為2007年營業(yè)執(zhí)照變更資料，共10件，10頁。A200710.1.01起止件號1-1001盒內(nèi)文件情況說明整理人：歐瑩（手簽）2007年3月20日檢查人：郭杰（手簽）物業(yè)檔案管理培訓(xùn)Page21第三章怎樣管好檔案3.2.8工程類文件整理概覽階段工程前期文件工程竣工文件工程竣工驗收文件立項審批勘測設(shè)計施工竣工圖監(jiān)理責(zé)任者建設(shè)單位勘測單位設(shè)計單位施工單位監(jiān)理單位建設(shè)單位職能全過程收集、整理、歸檔全過程標準1.遵照所在地城建檔案規(guī)范2.結(jié)合相關(guān)專業(yè)標準3.參考公司《工程文件歸檔管理規(guī)定》4.圖紙依據(jù)《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.2.9技術(shù)類文件整理程序組卷排列編目裝訂原則要求方法卷內(nèi)案卷頁號封面目錄備考表皮裝盒裝夾裝物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.2.10文件歸檔辦法要素目標方法/措施歸檔范圍齊全：數(shù)量而言整個公司完整流程完整：每一份歸檔文件內(nèi)容完整了解流程熟悉范圍歸檔時間定時限時隨時熟悉計劃把握重點歸檔份數(shù)一份/多份價值性實用性結(jié)合質(zhì)量審核準確：最終版本簽字蓋章手續(xù)完備清晰：表面清潔字跡線條清晰規(guī)范：經(jīng)過系統(tǒng)整理耐久：載體書寫材料金屬物過程控制培訓(xùn)示范物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.3.1檔案分類辦法工程營銷物管營銷策劃銷售管理銷售合同綜合管理服務(wù)管理物業(yè)合同行政管理行政綜合人力資源企業(yè)文化信息管理經(jīng)營管理經(jīng)營綜合目標計劃審計監(jiān)察立項設(shè)計施工籌備監(jiān)理竣工財務(wù)管理財務(wù)綜合資金管理會計檔案分類原則：以全部檔案為對象依據(jù)管理職能結(jié)合內(nèi)容及形成特點保持有機聯(lián)系便于管理和開發(fā)利用基于核心業(yè)務(wù)的職能分類物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.3.2檔案編號辦法全宗號+分類號（一級類目+二級類目+三級類目）+件號/卷號檔號構(gòu)成：從1開始編流水號兩位數(shù)字從01~99八分制先1~8再91~98十進位制從0~9大寫英文字母表示注：綜合管理類、特殊載體類檔案用以表示件號，技術(shù)類用以表示卷號物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.3.3檔案編號示例A.0.1.01—1件號表示第1件三級類目表示機構(gòu)管理二級類目表示行政綜合一級類目表示行政管理全宗號表示集團本部綜合管理類特殊載體類檔號需與年度及保管期限結(jié)合使用物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.4.1檔案庫房管理辦法原則以防為主，防治結(jié)合，嚴格日常管理要求防盜放火防潮防蟲防鼠措施門窗緊固庫房嚴入嚴禁明火安全用電置滅火器禁水沖地置除濕機放置藥品禁堆雜物勤關(guān)門窗要求防塵防高溫防強光防輻射防有害氣體措施清潔掃除門窗緊固置空調(diào)器置溫濕度計外窗遮陽遠輻射源置防磁柜遠離污染源裝具布置與墻間隔、垂直于自然光源、迂回式排列排架方法從里到外、從左到右、從上到下溫濕度溫度14℃-24℃，濕度45%-60%

，日記年結(jié)物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.4.2檔案庫房布置示意圖門窗表示不小于60cm庫房要求：

功能分區(qū)，輕重有別，標識清晰；新建房宜等三個月，裝修房宜等一個月后搬入；選擇干燥樓層，不宜設(shè)在地下室、頂層或平房；遠易燃易爆物和污染源1234物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.5.1檔案鑒定銷毀辦法直接價值鑒定法方法5-10年一次頻率申請鑒定成立鑒定小組價值鑒定形成鑒定報告銷毀審批同意審批同意留存1-2年鑒定銷毀程序后續(xù)工作內(nèi)容來源完整程度載體形式物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案檔案統(tǒng)計指標體系檔案數(shù)量統(tǒng)計檔案管理統(tǒng)計檔案利用統(tǒng)計綜合統(tǒng)計專題統(tǒng)計人員統(tǒng)計設(shè)備統(tǒng)計用量統(tǒng)計用戶統(tǒng)計分類統(tǒng)計環(huán)境統(tǒng)計鑒定統(tǒng)計整理統(tǒng)計檔案輔助統(tǒng)計3.6.1檔案統(tǒng)計指標體系方案調(diào)查整理分析程序物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案檔案統(tǒng)計指標分析歸檔率U查準率Z完整率V準確率W查全率Q3.6.2檔案統(tǒng)計指標分析U=（U1+V1）/（U2+V2）×100%V=R1/R2×100%Z=Z1/Z2×100%

W=W1/W2×100%Q=Q1/Q2×100%物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.7.1檔案利用概述樹立服務(wù)意識利用前提配備服務(wù)設(shè)施建立檢索體系主動性利用要求針對性及時性多元化保密性熟悉館藏，了解需求用戶分類，需求分析熟悉流程，前端介入方式多元，內(nèi)容多元用戶分類，秘密分級在恰當(dāng)?shù)臅r間，以恰當(dāng)?shù)姆绞?，將恰?dāng)?shù)臋n案提供給恰當(dāng)?shù)挠脩衾米谥嘉飿I(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案利用方式提供原始檔案提供一次信息提供二次信息閱覽出借復(fù)制供應(yīng)電話查檔網(wǎng)絡(luò)查詢咨詢編研3.7.2檔案利用方式物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.7.3檔案利用需求分析利用人員決策人員中基層管理人員工程技術(shù)人員利用范圍綜合性、可靠性強，涉及面廣具體詳盡實用性強的信息針對性強內(nèi)容具體利用內(nèi)容政策性和分析論證文件，決策方案決策依據(jù)反饋意見等工作關(guān)聯(lián)度高的內(nèi)部信息項目專業(yè)信息、標準化文件、專利等利用時間緊急（針對性強篩選加工信息密度高）綜合迅速及時利用方式委托（適合主動上門服務(wù)）綜合綜合物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.7.4檔案利用審批程序要素部門負責(zé)人行政負責(zé)人主管副總裁（區(qū)域/項目負責(zé)人）普通⊙秘密⊙⊙機密絕密⊙⊙⊙內(nèi)部利用要素對口部門負責(zé)人行政負責(zé)人主管副總裁（區(qū)域/項目負責(zé)人）普通⊙⊙秘密⊙⊙（集團行政中心負責(zé)人）⊙機密絕密⊙⊙⊙外部利用物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.8.1檔案保密辦法整理按件整理，便于利用保管嚴守庫房、重點監(jiān)控、專題索引、調(diào)整密級利用利用審批、勤于監(jiān)督、出借謹慎、及時歸還過程保密人員保密樹立保密意識牢記保密要務(wù)（422）簽定保密協(xié)議泄密必將追究把好門、守住口、記于心物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.9.1設(shè)備檔案管理概覽范圍原則整理歸檔時間歸檔份數(shù)1.滿足固定資產(chǎn)額度2.購置安裝調(diào)試使用維護改造報廢全過程資料四同步：1.申報與預(yù)立卷同步2.開箱與隨機資料歸檔同步3.驗收與安裝資料歸檔同步4.改造與補充資料歸檔同步1.按設(shè)備單體組卷2.一次性購大量同類設(shè)備且價值不高可合并組卷3.以《技術(shù)類文件整理規(guī)范》為整理標準隨時歸檔一般為一份原件物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.9.2設(shè)備檔案管理職責(zé)額度責(zé)任部門職責(zé)購置開箱安裝調(diào)試階段使用維護報廢階段2千＞使用部門酌情保存2千≤＜1萬使用部門將購置及開箱資料與安裝調(diào)試資料整理后一并歸檔由使用部門負責(zé)使用維護報廢資料的整理歸檔倉庫倉庫代存檔案室按月接收1萬≤檔案室開箱即歸檔使用部門需使用的先出借后與安裝調(diào)試資料一并整理歸檔物業(yè)檔案管理培訓(xùn)第三章怎樣管好檔案3.10.1聲像檔案管理辦法音像檔案照片檔案錄音帶數(shù)碼照片傳統(tǒng)照