盤點工作手冊

盤點工作手冊第一單元前言第二單元概述第三單元清點作業(yè)流程第四單元清點的組織及制度確立第五單元清點配置圖及其表格第六單元清點前的預備第七單元清點的詳細操作第八單元清點結(jié)果的剖析和處置第九單元其它

第一單元前言一、適用范圍本手冊供參與清點員工和管理人員學習運用，并作為大冶好太太連鎖超市清點系統(tǒng)的參考指南。二、目的本手冊作為清點的規(guī)范作業(yè)順序，片面引見清點系統(tǒng)、要求及流程，旨在提高清點的準確度，增進任務效率。三、益處運用本手冊可提供以下主要益處：1、更短的培訓時間2、更高的任務效率3、一致的專業(yè)術(shù)語，便于溝通4、關(guān)于清點系統(tǒng)的更好了解和適用操作5、了解清點在商業(yè)體系中的重要性第二單元概述一、什么是清點所謂清點就是活期或不活期地對店內(nèi)的商品停止全部或局部的清點，以確實掌握該時期內(nèi)的運營業(yè)績，并因此加以改善，增強管理。二、為什么清點對每天林林總總、美不勝收的商品，對摩肩接踵、絡繹不絕、進進出出的顧客，員工忙里忙外，無非是令顧客滿意、企業(yè)興隆興盛。但是，要知道是盈或是虧，光靠每天的報表，每天的業(yè)績，是無法準確知道的，目前的獨一方法就是清點，且經(jīng)過清點可以到達：確切掌握庫存量掌握損耗并加以改善增強管理，防微杜漸三、清點要達成的目的每次清點皆需投入少量的人力、物力和時間，同時也帶來一些負面影響，但它卻是一種十分重要的任務，由于它能到達以下目的：1、了解商店在一定階段的虧盈狀況2、了解目前商品的寄存位置，缺貨狀況3、了解商店的存貨水平，積壓商品的狀況及商品的周轉(zhuǎn)狀況4、開掘并肅清滯銷品、臨近過時商品，整理環(huán)境、肅清死角5、依據(jù)清點狀況，可增強管理、防微杜漸，同時遏阻不軌行為第三單元清點作業(yè)流程一、流程圖清點作業(yè)流程規(guī)劃的慎密與否，直接關(guān)系到清點結(jié)果的真實性否否樹立清點制度及規(guī)范停止組織落實責任區(qū)域劃分清點前的預備及培訓清點作業(yè)清點結(jié)果重盤停止調(diào)整和結(jié)算清查責任、對策改良是嚴重差異嚴重差異二、作業(yè)流程管理1、清點制度由總部一致制定。包括：清點方法、清點周期、帳務處置、差異處置及獎懲規(guī)則；2、組織落實包括：全部清點的組織落實和局部清點的組織落實、區(qū)域劃分；3、清點作業(yè)要劃分區(qū)域，落實到人；4、清點前預備：主要有人員組織、工具、通告、商品和環(huán)境整理、任務分配與盤前培訓、各種資料整理；5、清點作業(yè)：主要有資料整理與剖析、庫存調(diào)整、差異處置、獎懲實施。第四單元清點的組織及制度確立一、清點制度確實立清點方法列表如下：實物和帳面區(qū)域時間段周期實物帳面片面清點區(qū)域清點營業(yè)中營業(yè)后活期不活期定義實踐清點存貨數(shù)量的方法以書面記載或電腦記載進出帳的活動狀況而失掉期末存貨余額或預算本錢將店內(nèi)一切存貨區(qū)域停止清點以類分區(qū)，依序清點一定區(qū)域，如此循環(huán)往復清點時商店仍對外營業(yè)商店在關(guān)門后清點每次清點距離期分歧的清點清點距離期不分歧的清點適用范圍及時間距離商店實物清點由電腦部和財務部停止一年二次周期性庫存區(qū)清點銷售區(qū)域清點片面清點大家電、精品等，或突發(fā)事情、人事故動、運營異常等說明：1、由于商業(yè)行業(yè)自身的特點，我們采用相應交叉的清點方法停止清點。2、片面清點由總部一致制定，區(qū)域清點由店內(nèi)列出半年清點方案表，自行組織實施，并報總部營運總監(jiān)及財務部存查。3、如遇特殊狀況，如門店的人事故動、不測事情發(fā)作〔如水患、火災〕、運營異常等，必需另行組織清點，至于全盤或區(qū)域清點，那么視狀況而定。二、帳務處置由財務部制定執(zhí)行三、差異處置清點能夠出現(xiàn)嚴重差異。所謂嚴重差異即指：盤損率大幅超越同行業(yè)規(guī)范或公司目的，以及毛利率遠低于同行業(yè)規(guī)范或公司目的。1、盤損率是實踐清點庫存與電腦實際庫存的差異。普通而言盤損的緣由有以下幾種：①錯盤、漏盤②計算錯誤③偷竊④收貨錯誤，或空收貨，結(jié)果帳多物少⑤報廢商品未停止庫存更正⑥對一些清貨商品，未計算降價損失⑦生鮮品失重等處置不當⑧商品變價未注銷和恣意變價2、假定發(fā)作嚴重差異時，應立刻采取以下措施：①重新確認清點區(qū)域，看能否漏盤；②反省收貨，有無少量異常進貨，并且未錄入電腦；③反省有無少量異常退貨，并且未錄入電腦；④反省庫存更正及清貨變價表；⑤反省能否有新來生鮮處置員工，技術(shù)不熟練；⑥重新計算；3、同時按規(guī)則順序停止庫存調(diào)整〔第八單元有專門論述〕商品盤損的多少，代表著管理人員的管理水平及責任感。只需結(jié)果在合理的范圍內(nèi)，均視為正常。同時有必要獎優(yōu)懲差，降低損耗。參照行業(yè)規(guī)范及華聯(lián)綜合超市的低本錢損耗及責任落實到人的運營理念，公司目前規(guī)則的量販店清點損耗規(guī)范為：①門店盤損率應控制在銷售總金額的4‰-6‰。②在4‰以下予以獎勵。③在6‰-8‰之間應視為低于規(guī)范水平，必需由店長擔任尋覓緣由，提出整改措施。④在8‰以上為不正常，須跟隨有關(guān)運營人員及員工的責任，并給予處分。⑤開店初期二個月的第一次清點允許有較高的損耗率。4、清點的組織清點作業(yè)人員組織，普通由各店自己擔任落實，假定為片面清點，應由總部營運部、電腦部、財務部、推銷部在各門店停止清點時分頭指點和監(jiān)視清點，并由營運部總監(jiān)統(tǒng)籌布置。由各店長擔任并詳細落實到各部門和人。清點作業(yè)是商店人員投入最多的作業(yè)，所以要求全員參與清點。普通是每個部門為一個小組。片面清點組織構(gòu)架圖〔如以下圖〕：假定為區(qū)域清點，那么由樓面各部門，依據(jù)清點方案自己組織落實，同時由ALC配合操作第五單元清點配置圖及其表格一、清點配置圖停業(yè)初的全店配置圖可做清點配置圖之用。普通而言，清點配置圖上除包括賣場的冷凍柜、冷藏柜、貨架、大陳列區(qū)之外，，還應包括后場的倉庫區(qū)、冷庫等，只需是商品貯存、陳列之處均要標明。為便于掌握全體態(tài)勢及規(guī)劃，清點圖必需將通道及陳列架標示編號，并將此編號作成貼紙，粘貼于陳列架右上角，這樣既可周詳?shù)胤峙湄熑螀^(qū)域，清點者又可明了自己的任務范圍。同時，也可在此圖上掌握全局，合理分配，相互援助.。清點配置圖如下：清點配置圖：蔬菜庫I蔬菜庫I1冷藏庫I2BA6A4A2AA11A9A5A7A3A1CDEFB8B6C7C5BC4BC3B4B29C3C1BD2BC1C8C6D7D5CD4CD3C4C2D3D1CD2CD1D8D6E7E5DF4DF3D4D2E3E1DF2DF1E8E6F7F5EF4EF3E4E2F3F1EF2EF1冷藏庫K1冷凍庫K2GH4H3H2H1G12G10G6G8G4G2F8F6G7G5FG4FG3F4F2G3G1FG2FG1庫房L庫房L

清點用表格〔附后〕清點表清點責任區(qū)分配表〔小組用〕小組清點布置方案表援助清點人員布置方案表清點培訓方案表附1：填寫說明：按部門填寫設定編號設定編號清點日期，按年、月、日各兩位填寫本店稱號商品6位貨號電腦確認的商品稱號按售賣單位清點的數(shù)量清點人簽字注：此表共三種，第一種黑色線〔初點〕、第二種藍色線〔復點〕、第三種白色線〔抽點〕

附2：清點責任區(qū)分配表〔小組用〕部門日期姓名清點類別區(qū)域編號清點單編號備注起迄張數(shù)填表人：同意人：

附3：組清點布置方案表所屬部門：主管姓名：日期員工姓名職位清點時間布置清點內(nèi)容參與清點步驟加班時數(shù)初點復點抽點部門經(jīng)理：店長：

附4：援助組清點人員布置方案表門店時間姓名所屬部門職位清點時間布置清點內(nèi)容參與清點步驟加班時數(shù)初點復點抽點制表：店長

附5：清點培訓方案表門店日期部門組別本部門參與培訓人員其它部門培訓人員培訓時間指點人員生鮮肉類、水產(chǎn)、蔬果熟食日配組干貨食品糧油、罐頭干貨煙酒飲料沖調(diào)飲品糖果餅干百貨電器日化家紡文明家居精品算計制表同意店長

第六單元清點前的預備自古兵家〝不打無預備之仗〞，事前預備愈縝密愈詳細，清點任務停頓就能愈順利，清點結(jié)果就會愈準確。人的布置1．原那么上，清點當日，應中止任何休假，特別是片面清點至少應于兩周前布置妥當，包括加班、延伸時間等，應由門店各部門寫出?××組清點布置方案表?〔見前表3〕，并呈報店長同意。2．責任區(qū)落實到人，明白范圍，采用〝互換法〞，即商品部Ａ的作業(yè)人員清點商品部Ｂ的作業(yè)區(qū)，防止〝自盤自〞形成不實狀況發(fā)作。3．援助各部門清點的員工，由ＡＬＣ合理分配，同時填寫?援助組清點人員布置方案表?〔見附表4〕，并呈報店長同意。告知通知顧客假定營業(yè)中清點而影響顧客購物那么經(jīng)過廣播方式告知顧客，以取得體諒：〝尊崇的顧客冤家，您好，我們的清點給您購物形成了方便，請您體諒，順祝您購物愉快！〞假定停業(yè)清點那么應提早三天，以廣播方式及公告方式，通知顧客，防止顧客白費往復，公告方式如下〔見下頁〕：留意：華聯(lián)超市不做停業(yè)清點，如有特殊狀況需停業(yè)清點，必需有營運總監(jiān)的容許，并制定專門方案。

停業(yè)清點通知尊崇的會員冤家，您好！本店因業(yè)務需求，定于年月日點至年月日點，停止外部總清點。清點時間內(nèi)，恕不對外營業(yè)。假定因此而形成您購物上的方便，敬希見諒。同時感謝您于清點后，繼續(xù)給予支持和惠顧。 × ×量販店店長 × × ×敬上 年月日2、通知廠商清點前，由推銷員在訂貨時注明，或以告知，或發(fā)函通知，防止廠商于清點時段送貨，并在收貨處提早一個星期貼出通知。三、清點前培訓清點前兩個星期內(nèi)停止清點模擬培訓，解說本卷須知，務使失誤降至最低模擬培訓，按實踐清點步驟停止解說，詳細由店長及樓面經(jīng)理布置實施，并由ＡＬＣ填寫?清點培訓方案表?〔見前5〕，呈店長同意清點人員停止逐一操作演習各部門主管須停止規(guī)范操作示范清點工具清點表〔一式三聯(lián)黑、蘭、紅〕，小張自粘貼紙，紅藍圓珠筆等。四、任務分配初點任務由指定員工實施，抽點、復點任務由部門主管或后勤人員來執(zhí)行。五、商品整理，環(huán)境整理實踐清點前兩天對商品停止整理，使清點任務更有序、有效，及早肅清不良商品，其整理的重點是：反省貨架或冷凍、冷藏價錢卡能否與商品陳列位置分歧，不分歧時，要將其調(diào)整分歧或改換新卡；將商品陳列劃一，以利于清點數(shù)量，象陳列端頭、陳列架、附壁陳列架、隨機陳列架、堆頭號；肅清壞品、退貨商品，該報廢的報廢，該退貨的退到收貨區(qū)，包裝破損商品要及時處置；肅清賣場及作業(yè)場死角，反省維修檢測區(qū)、收貨區(qū)、結(jié)帳區(qū)等能否有滯留商品；將各項設備、備用品、工具寄存劃一；庫存商品的整理要留意兩點：一是把小箱子放在大箱前；二是防止商品數(shù)量缺乏整箱的當作整箱計算；清點前最后整理：普通在清點前兩小時，對商品停止最后整理，主要是陳列架上的商品。順序相對不能改動，否那么清點時會對不上號。

六、資料單據(jù)整理為防止出現(xiàn)虛偽現(xiàn)象，有關(guān)清點的資料要整理:聯(lián)營式自營商品的單據(jù)整理；報廢品單據(jù)匯總；贈品單據(jù)匯總；改包裝單位的商品單據(jù)匯總；收貨資料的匯總。本卷須知清點前各主管須核對前三日的退貨狀況，看能否錄入電腦；主管核對報廢商品能否及時停止庫存更正；主管反省破包商品能否整理；銷售區(qū)域的清點必需在當天營業(yè)完畢后停止；電腦部必需在營業(yè)完畢以后，末尾清點以作庫存鎖庫；收貨部門在清點當日１９：００〔可依實踐狀況而定〕，必需中止一切數(shù)據(jù)資料的錄入；未錄入的商品，必需貼上〝未錄入不需清點〞的標志。

第七單元清點的詳細操作清點作業(yè)流程圖鎖庫停止鎖庫停止初點填寫填寫清點表填黑色聯(lián)，初點交表復點填寫清點復點填寫清點表蘭色聯(lián)ALC錄入電腦ALC錄入打印初點報表ALC錄入打印初點報表列印差異表第三次填白色聯(lián)至列印差異表第三次填白色聯(lián)至清點無差異差異是否抽點抽點是差異否店長簽核調(diào)整庫存完畢和電腦庫存對照店長簽核調(diào)整庫存完畢和電腦庫存對照否是差異否是

二、清點的規(guī)則1．初點規(guī)則先點倉庫〔庫存區(qū)〕、冷凍庫、冷藏庫，再點賣場清點貨架或冷凍柜、冷藏柜時，依序由左而右，由上而下

如圖示：

每一貨架或冷凍柜、冷藏柜均視為獨立單位，運用獨自的清點表。假定清點表缺乏，那么繼續(xù)運用下一張。初點清點表為黑色；兩人一組，一人點，一人寫；將數(shù)量寫在自粘貼紙上，放置在商品的前方；清點單上的數(shù)字填寫要清楚，不可潦草讓人混雜；數(shù)字寫錯，要涂改徹底；清點時，一定要按最小單位清點，不夠一個單位的疏忽不計，同時取出歸入待處置品堆放處；清點時，特地檢查商品的有效期，過時商品應隨即取下歸入待處置品堆放處；店長要掌握清點進度，調(diào)度機動人員援助，巡視各部門清點區(qū)域，開掘死角及易漏盤區(qū)域；對無法查知商品編號或商品售價的商品，就立刻取下，稍后清查歸屬；清點留意大分類和小分類，注明該分類商品所在的貨架號碼。2．復點作業(yè)規(guī)則復點時要先反省清點配置圖與實踐現(xiàn)場能否分歧，有否遺漏區(qū)域；巡視有無遺漏標示小粘紙的商品；復點在初點停止一段時間后停止，用藍色一聯(lián)；復點無誤后將小粘紙拿下。３．抽點作業(yè)規(guī)則對整個區(qū)域的抽點視同復點；抽點商品要選擇賣場內(nèi)的死角，或體積小、單價高、量多的商品；抽點用白色清點表，注明為抽點；抽點是對初點和復點無差異商品的抽驗。４．差異處置此處講的差異是初點和復點不一樣及抽點與初點、復點的結(jié)果不一樣?！矓?shù)據(jù)差異的調(diào)整，見第八單元庫存調(diào)整〕初點和復點不一樣，應由主管或其指定的不同員工去第三次點，填寫白色單，注明第三次清點。假定還有差異那么由不同的人重復上述舉措，并注明是第幾次清點，直至正確、電腦沒有差異報表出現(xiàn)為止；抽點假定發(fā)作與前述清點有差異，按上述舉措停止，直至正確；假定無差異那么須主管簽名，由ＡＬＣ停止〝確認〞舉措。５．本卷須知每份清點報表必需由部門經(jīng)理以上人員簽名；主管在簽核報表時，對其數(shù)量的總和應再核對一次，以確保無誤；主管必需檢視每位員工擔任的清點區(qū)域能否確實完整地清點；在清點前該清點品項的銷售區(qū)域應維持適當?shù)钠桨矌齑媪浚恢鞴茼殦螌η妩c進程中聚集的待處置品〔如破損、蛻變商品、過保質(zhì)期商品、無商標商品等做出相應處置〔如報損、重新包裝等〕。６．打印實踐清點報表經(jīng)主管核對無誤后，并由部門經(jīng)理以上人員簽字后，由ＡＬＣ打印實踐清點報表。

第八單元清點結(jié)果的剖析和處置清點作業(yè)完畢后，實踐庫存和電腦庫存相核對，假定有差異要清查緣由，堵疏防漏。清查差異緣由〔差異緣由如第四單元所述〕二、庫存調(diào)整1．庫存更正流程圖主管填寫庫存更正表主管填寫庫存更正表經(jīng)本部門經(jīng)理簽字核實交店長同意由ALC調(diào)整歸檔留底至下一期清點

此時發(fā)生的差異，經(jīng)部門經(jīng)理簽核后，以清點實踐庫存量作為正確數(shù)據(jù)；店長簽字后，ＡＬＣ方可作〝確認〞任務；總公司營運部于各品項清點后將視狀況予以抽查；報表保管至該品項下次清點后，方可銷毀；帳務調(diào)整，由財務部完成；清點電腦系統(tǒng)流程，參照電腦部相關(guān)順序。2．資料整理店長