大型跨國(guó)公司秘書(shū)手冊(cè)樣本

秘書(shū)手冊(cè)（試講稿）聯(lián)想電腦公司企劃部秘書(shū)處目錄前言…………………3秘書(shū)必備素質(zhì)……………4秘書(shū)重要職業(yè)技能………5第一某些尋常事務(wù)解決…………………5電話、傳真、郵件、文獻(xiàn)管理、名片第二某些日程安排………7總體日程安排…………………7出差日程安排…………………8會(huì)議安排………13媒體采訪………18大型活動(dòng)………21突發(fā)來(lái)訪接待…………………24第三某些溝通與協(xié)調(diào)……25內(nèi)部溝通………25外部溝通………25秘書(shū)應(yīng)具備禮儀……………26秘書(shū)禮儀素質(zhì)培養(yǎng)…………27第四某些文字支持………27第五某些會(huì)議支持………30前言在許多人眼里，秘書(shū)仍是一種即讓人熟悉又不被人理解職業(yè)。秘書(shū)輔助和參謀作用在該職業(yè)特性中最具代表性，她們是領(lǐng)導(dǎo)左膀右臂，是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保持溝通橋梁，為此，她們必要全心全意并精確無(wú)誤地提供支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其自身價(jià)值。先進(jìn)秘書(shū)會(huì)使人想到干練、精明、繁忙處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時(shí)彬彬有禮儀態(tài)；聯(lián)想到在她們臉上那一慣呈現(xiàn)胸有成竹樣子……無(wú)論如何，秘書(shū)這個(gè)詞會(huì)讓許多正準(zhǔn)備從事這個(gè)職業(yè)人們有著太多想像。然而,秘書(shū)工作到涉及哪些，在秘書(shū)工作背后尚有些什么，這是被諸多人忽視。在聯(lián)想，秘書(shū)及行政助理、部門(mén)文員是一只龐大隊(duì)伍，在聯(lián)想大環(huán)境下，人們各就各位地支撐著許多尋常繁雜事項(xiàng)解決。在領(lǐng)導(dǎo)解決每一項(xiàng)工作時(shí)侯，咱們會(huì)隨時(shí)身處其中，自然而然成為此件事情某一環(huán)節(jié)，而不可或缺，有時(shí)咱們需要扮演更多角色，，以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需要。別看都是秘書(shū)，但由于所服務(wù)對(duì)象不同,各部門(mén)性質(zhì)不同,其所進(jìn)行工作任務(wù)也必然存在著很大差別，但由于秘書(shū)工作是以服務(wù)為其主線性質(zhì)，這在共性尋找上為咱們提供了根據(jù)。事實(shí)上有諸多相似工作不同之處只是由于事件輪廓上差別，本質(zhì)上都是可以歸于一類(lèi)。無(wú)論什么時(shí)候，謹(jǐn)慎認(rèn)真工作態(tài)度是秘書(shū)們不遺不棄職業(yè)操守，而當(dāng)代秘書(shū)職業(yè)規(guī)定在尊奉這一理念基本上更要加強(qiáng)這一能力綜合運(yùn)用和發(fā)揮。因而，什么是一種出眾地秘書(shū)該具備職業(yè)素質(zhì)，什么樣秘書(shū)會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)承認(rèn)，在聯(lián)想,不同崗位秘書(shū)在提高工作效率呼聲下又該做什么呢？這些是咱們始終以來(lái)需要摸索問(wèn)題，也就是這此些思想火花碰撞出咱們最初編寫(xiě)本手冊(cè)想法。咱們--作為企劃部秘書(shū)處秘書(shū)，在長(zhǎng)期工作之中，在領(lǐng)導(dǎo)尋常所給協(xié)助中以及自身在各項(xiàng)工作中鍛練使得咱們?yōu)樽陨韺ふ业搅四承┖嫌霉ぷ鬓k法，積累了某些工作經(jīng)驗(yàn)和技巧，在解決許多類(lèi)似狀況時(shí)形成了某些慣用做法和商定俗成規(guī)定，咱們將這些點(diǎn)滴一一收集，在通過(guò)了重復(fù)總結(jié)和提練、否定和借鑒過(guò)程后，已將其做成了本部門(mén)工作一種原則，達(dá)到了在辦法和流程上統(tǒng)一。咱們相信，在咱們自己不懈努力和對(duì)秘書(shū)工作熱愛(ài)之下;為聯(lián)想,為咱們事業(yè)將來(lái)發(fā)展進(jìn)行一番奮斗后,咱們定會(huì)做出成績(jī).咱們迫切地相想早日讓這本小冊(cè)子與人們會(huì)面，但愿它能為同行們工作中提供以便快捷參照之用，同步咱們非常樂(lè)意將這些經(jīng)驗(yàn)和技巧共享出來(lái)和人們一起探討，也但愿能運(yùn)用這樣一種機(jī)會(huì)使咱們工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家指點(diǎn)，以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，補(bǔ)已之短。秘書(shū)手冊(cè)合用于公司各部秘書(shū)及行政人員，致力于予以任何一種聯(lián)想人關(guān)于行政方面指引。手冊(cè)編寫(xiě)工作是由企劃部秘書(shū)處完畢，在此其間咱們得到了來(lái)自部門(mén)同仁及上下各部門(mén)有關(guān)人員大力支持，在此，咱們深表謝意，關(guān)于本手冊(cè)所收集內(nèi)容，由于水平有限，不當(dāng)之處請(qǐng)及時(shí)向咱們提出，咱們熱忱盼望著您意見(jiàn)。這本手冊(cè)隨著工作需要咱們還將不斷補(bǔ)充完善，使手冊(cè)真正可以成為一部聯(lián)想秘書(shū)行為指南，為您服務(wù)，為你所用。第一章秘書(shū)必備素質(zhì)一、職業(yè)化秘書(shū)原則:敬業(yè)精神 正直--公平，堅(jiān)持既定政策和原則表率作用 誠(chéng)實(shí)--實(shí)事求是領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范 敬業(yè)--以工作為榮，設(shè)定高工作水準(zhǔn)業(yè)務(wù)能力 守信--不失約、不違約、不食言、不泄密指揮與控制能力 勤奮--努力工作，不斷學(xué)習(xí)合伙精神 有序--利落，有條不齋學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力 高效--追求效率和效益知人善任能力 可靠--按商定完畢工作，保質(zhì)、保量、及時(shí)對(duì)待意見(jiàn)與批評(píng) 大局觀 二、秘書(shū)職業(yè)態(tài)度積極性（Initiative)適應(yīng)性(Flexibility)團(tuán)隊(duì)精神(Teamwork)尊重她人(RespectforPeople)創(chuàng)新精神(Creativity)堅(jiān)持原則(UncompromisingIntegrity)服務(wù)與貢獻(xiàn)(Service&Contribution)認(rèn)同與分享(Sharing)雙贏與互相依存(Win-win&Interdependence)溫柔心和自省第二章秘書(shū)重要職業(yè)技能第一某些：尋常事務(wù)解決一、撥打/接聽(tīng)電話程序和技巧打電話前準(zhǔn)備準(zhǔn)備好電話記錄本和筆把要與對(duì)方闡明事情、內(nèi)容順序簡(jiǎn)樸列在記事本上，并逐個(gè)核對(duì)無(wú)漏掉。準(zhǔn)備好通話時(shí)需要文獻(xiàn)資料。查閱對(duì)方電話號(hào)碼，確認(rèn)無(wú)誤，開(kāi)始撥打。正式撥打電話：撥通電話后，確認(rèn)對(duì)方公司及姓名，然后熱情而有禮貌說(shuō)：“你好！我是聯(lián)想電腦公司**部**?！比缧枧c關(guān)于人員通話，應(yīng)有禮貌地請(qǐng)對(duì)方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。如告知對(duì)方內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)積極提示對(duì)方做好記錄逐個(gè)將事情闡明，注意語(yǔ)言簡(jiǎn)要、精確；通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放電話。3、接聽(tīng)電話3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌：“你好！我是**部**?！迸袛郬HO，分如下幾種狀況：來(lái)電人員總經(jīng)理可接電話時(shí)總經(jīng)理不在時(shí)內(nèi)部直接上級(jí)及平級(jí)直接轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級(jí)電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。直接下屬問(wèn)清事情梗概，轉(zhuǎn)接時(shí)向總經(jīng)理闡明梗概后轉(zhuǎn)入問(wèn)清梗概，如不緊急，記錄下來(lái)轉(zhuǎn)告總經(jīng)理如事情緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系辦法。普通員工問(wèn)清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其她可視狀況解決外部重要且緊密問(wèn)清概要，向總經(jīng)理闡明后，然后轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級(jí)電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。重要但不緊密問(wèn)清概要，向總經(jīng)理闡明后，依總經(jīng)理批示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入記錄留言，向總經(jīng)理報(bào)告。不重要且不緊密問(wèn)清概要，酌情解決若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清晰地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點(diǎn)重復(fù)一便，以免漏掉或有偏差。通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放電話。通話技巧：尋常禮貌用語(yǔ)：詢(xún)問(wèn)對(duì)方時(shí)，可用：“請(qǐng)問(wèn)您哪里？”、“請(qǐng)問(wèn)您怎么稱(chēng)呼？”“請(qǐng)問(wèn)有什么事？”等對(duì)總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系外部、內(nèi)部人員應(yīng)在尋常工作中盡量熟悉，達(dá)到聞其聲知其人，并及時(shí)予以轉(zhuǎn)接。如對(duì)方有事需要你傳達(dá)，必要時(shí)需將對(duì)方姓名、單位、電話號(hào)碼以及需要傳達(dá)事再重復(fù)一遍，以便必要時(shí)再與對(duì)方聯(lián)系。如不能把握總經(jīng)理與否要和對(duì)方通話狀況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可說(shuō)“請(qǐng)您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理與否在？”，然后請(qǐng)示總經(jīng)理與否轉(zhuǎn)接。如遇總經(jīng)理不肯接聽(tīng)對(duì)方電話，則可用委婉語(yǔ)調(diào)：“實(shí)在抱歉，**總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見(jiàn)到她時(shí)再給您回個(gè)電話；如果您以便話，能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。在懂得身份但不告知事由狀況下，如以便可詢(xún)問(wèn)總經(jīng)理后決定與否轉(zhuǎn)接；也可詢(xún)問(wèn)對(duì)方是公事還是私事，如是公事可讓對(duì)方知曉，將事由告知自己也可達(dá)到目。在對(duì)方不肯告知身份及事由狀況下，經(jīng)重復(fù)詢(xún)問(wèn)后未果，可委婉結(jié)束通話。如果對(duì)方喋喋不休，廢話連篇，可以說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)您尚有別事嗎？”或“對(duì)不起，我尚有急事要辦”等結(jié)束通話。如一種未完又來(lái)一種，應(yīng)視電話內(nèi)容和對(duì)方身份，讓緊急、重要人員先講，同步禮貌告訴另一方稍候半晌，或記錄對(duì)方電話，稍侯打過(guò)去。整頓電話留言，在總經(jīng)理回來(lái)后報(bào)告有關(guān)信息。二、傳真將傳真分類(lèi)：需要總經(jīng)理本人審視，依照總經(jīng)理授意解決由秘書(shū)來(lái)待為解決：A、轉(zhuǎn)給其她有關(guān)負(fù)責(zé)人由秘課本人回答使用電腦公司原則CI格式遵守公文寫(xiě)作規(guī)范保密文獻(xiàn)需要傳真時(shí)，應(yīng)先與對(duì)方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機(jī)上，發(fā)送后再與對(duì)方確認(rèn)。需請(qǐng)對(duì)方協(xié)助抄送時(shí)，務(wù)必在文獻(xiàn)正文前加以闡明，列明抄送范疇務(wù)必在傳真件首頁(yè)上標(biāo)明總頁(yè)碼，并在每一頁(yè)文獻(xiàn)上標(biāo)注頁(yè)碼。必要傳真分類(lèi)存檔三、郵件依照郵件類(lèi)型（如急閱件、待解決件、須知告知、普通告知、報(bào)表、報(bào)告/總結(jié)、新聞/通報(bào)、私人郵件等等）或按詳細(xì)項(xiàng)目設(shè)立子文獻(xiàn)夾。將收件箱中郵件過(guò)濾，刪除不必要郵件，然后分如下：需要總經(jīng)理本人審視，存入相應(yīng)文獻(xiàn)夾，某些依照總經(jīng)理授意回答郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定期間內(nèi)解決有關(guān)事宜。以總經(jīng)理名義回答時(shí)，要在語(yǔ)調(diào)上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；以秘書(shū)名義發(fā)送時(shí)，要闡明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。由秘書(shū)來(lái)待為解決：A、轉(zhuǎn)給其她有關(guān)負(fù)責(zé)人；B、由秘課本人回答如發(fā)出郵件需要追蹤成果或確認(rèn)對(duì)方與否收到，需要設(shè)立回執(zhí)，如對(duì)方未能及時(shí)查看，需電話闡明。需要總經(jīng)理審視、批改郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回答或傳達(dá)；重要郵件及時(shí)進(jìn)行存檔四、文獻(xiàn)管理（參看集團(tuán)《秘書(shū)手冊(cè)》第33-36頁(yè)）（附文獻(xiàn)解決流程）閱讀文獻(xiàn)，判斷與否應(yīng)由總經(jīng)理解決，然后審核文獻(xiàn)格式與否對(duì)的、內(nèi)容表述與否清晰、完整。對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行分類(lèi)：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫(xiě)明文獻(xiàn)摘要（必要背景資料、審批原由），便于總經(jīng)理按總經(jīng)理批改意見(jiàn)復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文獻(xiàn)管理規(guī)定），必要事情進(jìn)行追蹤，反饋成果。必要文獻(xiàn)進(jìn)行存檔。注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文，應(yīng)及時(shí)譯出五、名片分類(lèi)：可依照總經(jīng)理業(yè)務(wù)狀況分類(lèi)，如公司類(lèi)型、客戶(hù)類(lèi)型、地區(qū)等；存儲(chǔ)：名片盒錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時(shí)間）應(yīng)準(zhǔn)備一名片夾，存儲(chǔ)與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要人員名片，并保證查找時(shí)以便快捷。第二某些日程安排控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作。“日程安排”是指時(shí)間排定領(lǐng)導(dǎo)工作籌劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果一種反映，是時(shí)間管理藝術(shù)集中體現(xiàn)。秘書(shū)職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要準(zhǔn)備，并提示領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會(huì)議安排、媒體采訪、大型活動(dòng)和突發(fā)來(lái)訪六某些加以詳細(xì)闡明并提供文字模版，但愿能給人們工作提供參照。日程是領(lǐng)導(dǎo)工作質(zhì)量，工作效率，工作成果一種體現(xiàn)，而規(guī)劃、安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程是秘書(shū)一項(xiàng)基本工作。這項(xiàng)工作看似簡(jiǎn)樸，但卻十分重要，它是秘書(shū)輔助總經(jīng)理工作基本，安排好總經(jīng)理日程，意味著秘書(shū)將和總經(jīng)理一起進(jìn)行有序工作。作為秘書(shū)一定要細(xì)心觀測(cè)領(lǐng)導(dǎo)工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)節(jié)自己工作辦法，積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作節(jié)拍。在沒(méi)有達(dá)到默契狀況下，最佳在合伙之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次進(jìn)一步溝通，精確理解領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定、需求，并對(duì)也許會(huì)遇到某些狀況解決原則達(dá)到共識(shí)，為日后工作順利開(kāi)展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結(jié)對(duì)于秘書(shū)尋常工作效率提高是十分必要，把看得出經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時(shí)常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長(zhǎng)這不但提高了自己工作水準(zhǔn)，同步也對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作效率起到了間接地增進(jìn)作用?？傮w日程安排領(lǐng)導(dǎo)尋常工作分為尋常性工作，即事先有籌劃相對(duì)固定工作（如會(huì)議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（暫時(shí)安排事情）兩類(lèi)。而秘書(shū)普通做法是將有籌劃事情預(yù)先填入擬好日程表中，同步細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。（一）總體原則：理解總經(jīng)理尋常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，-優(yōu)化工作辦法，細(xì)心觀測(cè)總經(jīng)理工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，積極適應(yīng)其工作節(jié)拍；-理解公司業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r，特別是所服務(wù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r，留意近期工作興奮點(diǎn)；對(duì)籌劃內(nèi)事情預(yù)先寫(xiě)入日程；及時(shí)整頓日程表，以免安排沖突；明確事情優(yōu)先級(jí)，在解決事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排解決；定期與總經(jīng)理溝通，將雙方規(guī)定、需求和也許會(huì)遇到狀況解決原則達(dá)到共識(shí)，以利工作開(kāi)展；注意日程安排時(shí)間松緊，恰當(dāng)安排；（二）經(jīng)驗(yàn)與技巧周一日程、出差先后一種工作日不要安排過(guò)多事務(wù)；在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出整頓思路時(shí)間；同步預(yù)留時(shí)間解決尋常事務(wù)；依照總經(jīng)理習(xí)慣留出恰當(dāng)固定期間閱讀報(bào)刊資料及其她信息；對(duì)于總經(jīng)理各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提示已定下來(lái)安排，防止沖突；每日安排相對(duì)固定期間與總經(jīng)理核對(duì)日程，保證秘書(shū)與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理批準(zhǔn)下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情解決；控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止遲延，以免影響下面日程；掌握近期要回避人物；月/周籌劃安排模版可使用NOTES日歷功能，填入有關(guān)安排，打印即可；也可按照總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表；二、出差日程安排做為秘書(shū)，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常一項(xiàng)工作，同步也是需要更加細(xì)致一項(xiàng)工作。通過(guò)秘書(shū)籌劃，把總經(jīng)理出差在外工作安排得緊張而有序，高興而圓滿(mǎn)，這是秘書(shū)工作目的，也是工作價(jià)值一種體現(xiàn)。（一）國(guó)內(nèi)出差出差前：擬定出差目和日期；確認(rèn)總經(jīng)理出差陪伴人與出差地有關(guān)人員溝通，擬定周到日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要路程時(shí)間、接待人員等信息。）擬定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選取好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選取總經(jīng)理習(xí)慣酒店、熟悉酒店電話、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人聯(lián)系方式）；完善細(xì)致周到日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等）（見(jiàn)范例）。依照總經(jīng)理習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見(jiàn)物品攜帶表）。擬寫(xiě)授權(quán)書(shū)并于總經(jīng)理出差前一天向各有關(guān)部門(mén)及有關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。（見(jiàn)范例）出差中在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后聯(lián)系方式，必要時(shí)告知授權(quán)人及其他有關(guān)人員。依照總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及GM關(guān)懷業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r；配合總經(jīng)理授權(quán)人工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)有關(guān)信息。依照狀況及時(shí)與有關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時(shí)調(diào)節(jié)日程安排；出差后及時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；出差資料整頓（涉及資料、名片、會(huì)談備忘），依照需要轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)人員或存檔；向總經(jīng)理以為有必要合伙方致感謝函。各種差旅費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)；跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二）國(guó)外出差出差國(guó)外與國(guó)內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大體相似，但在此要特別提示您注意如下幾點(diǎn)：依照公司最新業(yè)務(wù)狀況準(zhǔn)備PRESETATION（中/英文），與對(duì)方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時(shí)準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。機(jī)票購(gòu)買(mǎi)時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選取好航空公司和服務(wù)，長(zhǎng)途飛行選取好機(jī)型；注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請(qǐng)函，并提示總經(jīng)理攜帶；依照客人級(jí)別和國(guó)家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物；準(zhǔn)備本地地圖及國(guó)家風(fēng)情資料；確認(rèn)對(duì)方還是我方提供翻譯服務(wù)；回國(guó)后向邀請(qǐng)方道謝。（三）陪伴出差陪伴總經(jīng)理出差無(wú)疑對(duì)秘書(shū)工作提出了更高規(guī)定，在出差前除了前面簡(jiǎn)介注意事項(xiàng)外，在出差過(guò)程中，規(guī)定秘書(shū)注意如下事項(xiàng)：登機(jī)前，為總經(jīng)理辦理機(jī)場(chǎng)建設(shè)費(fèi)購(gòu)買(mǎi)、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn)接車(chē)人；到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，理解總經(jīng)理房間號(hào)碼及電話，并將秘書(shū)房號(hào)電話及時(shí)告知總經(jīng)理；每日及時(shí)核對(duì)本日及第二天日程安排；提前設(shè)立清晨叫醒，并安排早餐；依照當(dāng)天日程安排貫徹車(chē)輛；及時(shí)提示并事先貫徹各項(xiàng)安排；攜帶總經(jīng)理名片、必要會(huì)議資料（報(bào)告稿件、會(huì)晤備忘、采訪提綱）；注意建立各種客戶(hù)關(guān)系（涉及政府領(lǐng)導(dǎo)、合伙伙伴、媒體記者）著裝規(guī)定：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；出差返回后將總經(jīng)理與客戶(hù)溝通事項(xiàng)逐條貫徹、跟蹤，并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、資料整頓。附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、ppt備份軟盤(pán)2張來(lái)回機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保存在秘書(shū)手中）書(shū)面發(fā)言稿及素材2份活動(dòng)或會(huì)議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備鈔票或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮物*包裝應(yīng)急藥及慣用藥物附件二：授權(quán)書(shū)模版文獻(xiàn)編號(hào)OURREF.：LCS-DTB·60023-99發(fā)文日期DATE：.6.14文獻(xiàn)類(lèi)別CATEGORY:告知擬文人FROM:審核VERIFIED://批準(zhǔn)APPROVED:收文人TO：全體人員收文部門(mén)TO(DEPT.):臺(tái)式電腦事業(yè)部、筆記本領(lǐng)業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送CC:總裁室、企劃部秘書(shū)處、財(cái)務(wù)附件ATTACHMENT://FORMCHECKBOX傳閱FORMCHECKBOX閱后存檔FORMCHECKBOX保密保密期限CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMFORMCHECKBOX其她OTHERS//FORMCHECKBOX頁(yè)數(shù)NO.OFPAGES1授權(quán)通知電腦公司副總裁在6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺(tái)式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營(yíng)管理等有關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理，臺(tái)式電腦事業(yè)部其她有關(guān)財(cái)務(wù)及文獻(xiàn)審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理，除臺(tái)式電腦事業(yè)部外其她事業(yè)部系統(tǒng)有關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文獻(xiàn)審批委托副總裁解決。特此告知.6.14附件三：國(guó)內(nèi)出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（4月25-27日）時(shí)間日程地點(diǎn)備注4月25日17：25北京—深圳CA1305機(jī)場(chǎng)接機(jī)人：1360―――入住新世紀(jì)酒店該車(chē)在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會(huì)晤及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、鄧秉覺(jué)聯(lián)想：、議題：嘉利最新?tīng)顩r通報(bào)對(duì)方聯(lián)系人：鄧秉覺(jué)13：20出發(fā)前去EMCoffice、陪伴前去14：00EMC會(huì)晤深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍骸?、、、EMC參加人：總經(jīng)理余昭信 副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊 技術(shù)處協(xié)理郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理張濱會(huì)晤安排：14:00~15:00 雙方公司簡(jiǎn)介交流15:00~16:00 參觀工廠16:00~17:00產(chǎn)品研討（顯示屏/電腦有關(guān)產(chǎn)品）及將來(lái)業(yè)務(wù)合伙磋商17：20返回新世紀(jì)，梁青陪伴18：00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國(guó)國(guó)家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想：、4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會(huì)晤深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經(jīng)理董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠參加人：采購(gòu)部主管黃寶球工程總監(jiān)鄧秉覺(jué)聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、、議程安排：14：00-14：05雙方簡(jiǎn)介14：05-14：25金和簡(jiǎn)介（工廠歷史、油漆種類(lèi)、生產(chǎn)工藝及有關(guān)噴漆核心技術(shù)、發(fā)展趨勢(shì)等）14：25-14：55雙方討論14：55-15：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：35-15：40聯(lián)想與瑞和人員互相簡(jiǎn)介15：40-16：10參觀瑞和工廠16：10-16：25機(jī)動(dòng)16：25前去機(jī)場(chǎng)，車(chē)程約30分鐘17：40CA1303深圳—北京安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話：附件四：國(guó)外出差日程安排表執(zhí)行副總經(jīng)理訪問(wèn)漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問(wèn)時(shí)間重要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月14日17：50——20：4021：00——21：30北京——漢城到達(dá)酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐悖琇G商事提供一部手機(jī)在漢城期間使用，號(hào)碼為：KIMPOHolidayinnSeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在機(jī)場(chǎng)左邊出口舉牌接(Tel：)下榻處：HolidayinSeoul(佳樂(lè))Tel：82—02—7179441Fax:82—02—71594417月15日8：00——9：009：00——12：3012：30——13：2013：20——14：4014：40——16：4016：40——18：00與LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park共進(jìn)早餐及會(huì)談前去LG位于龜尾LCD廠與LGLCD負(fù)責(zé)人午餐參觀及會(huì)談（陪伴及參加者:LGLCD廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J.S.Park）前去LG電子位于平澤CDROM廠參觀及會(huì)談（陪伴及參加者：LG電子Mr.M.H.Park/Sr.DirectorMr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park）HolidayinnSeoulorLGTwin龜尾路程：3小時(shí)中餐主持人：Mr.K.S.Park路程：3小時(shí)主持人：Mr.M.H.Park訪問(wèn)時(shí)間重要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月15日18：00——19：3019：30——21：00與LG電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月16日8：00——9：209：30——10：0010：30——10：5010：50——11：2011：20——11：5011：50——13：0013：00——14：00自酒店前去三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)會(huì)面（LCDMarketingW.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品簡(jiǎn)介針對(duì)有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行會(huì)談參觀與會(huì)者共進(jìn)午餐乘車(chē)前去LG總部七星（Kiheung）聯(lián)系人：Mr.J.Y.ParkTel:82—02—750731314：30——17：0017：00——17：3019：00——21：00會(huì)談（參加者：LG商事D.H.Kang/V.PresidentLG電子M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息與LG商事人員共進(jìn)晚餐（D.H.Kang/V.President、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG總部HolidayinnSeoul聯(lián)系人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr.D.H.Kang訪問(wèn)時(shí)間重要活動(dòng)地點(diǎn)備注7月17日10：00——18：0018：00——19：0021：40——22：40參觀韓國(guó)電子市場(chǎng)/漢都市區(qū)及近郊觀光游覽酒店結(jié)帳、乘車(chē)前去金浦機(jī)場(chǎng)漢城——北京漢都市區(qū)及近郊陪伴人：導(dǎo)游、LG商事Mr.J.S.Park（17日為韓國(guó)國(guó)慶日）自酒店到機(jī)場(chǎng)約40分鐘路程三、會(huì)議安排召開(kāi)和參加會(huì)議是總經(jīng)理重要工作方式之一。組織會(huì)議和解決與會(huì)議關(guān)于事務(wù)幾乎成為秘書(shū)經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會(huì)務(wù)工作是秘書(shū)組織工作能力綜合體現(xiàn)，它將各種繁雜事務(wù)匯集一身。保證會(huì)議順利舉辦，需要多方面準(zhǔn)備工作。這就需要秘書(shū)是八面玲瓏天才，同步善用平時(shí)培養(yǎng)出細(xì)心與責(zé)任心，沉著應(yīng)對(duì)，以不變應(yīng)萬(wàn)變！如下分內(nèi)部會(huì)議與外部會(huì)議分別簡(jiǎn)介。（一）內(nèi)部會(huì)議安排總經(jīng)理主持會(huì)議結(jié)束修改下發(fā)整頓睬議記錄/紀(jì)要會(huì)中服務(wù)會(huì)前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）反饋接受下發(fā)修改安排會(huì)議室、貫徹參會(huì)人員擬訂會(huì)議告知（注意文獻(xiàn)格式）擬定會(huì)議目、參會(huì)人員、時(shí)間、議程結(jié)束修改下發(fā)整頓睬議記錄/紀(jì)要會(huì)中服務(wù)會(huì)前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）反饋接受下發(fā)修改安排會(huì)議室、貫徹參會(huì)人員擬訂會(huì)議告知（注意文獻(xiàn)格式）擬定會(huì)議目、參會(huì)人員、時(shí)間、議程開(kāi)始審批審批審批N審批NYYNY注意事項(xiàng)：會(huì)前與GM及有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人；綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間；下發(fā)會(huì)議告知后，確認(rèn)參會(huì)人與否已收到告知，對(duì)特別重要參會(huì)人，可通過(guò)電話確認(rèn)；會(huì)中協(xié)助放映PPT，并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)狀況，隨機(jī)應(yīng)變；對(duì)會(huì)中達(dá)到?jīng)Q策及時(shí)跟蹤，并反饋給GM；總經(jīng)理參加會(huì)議開(kāi)始接受告知回答或改請(qǐng)結(jié)束會(huì)后材料整頓工作跟進(jìn)反饋開(kāi)始接受告知回答或改請(qǐng)結(jié)束會(huì)后材料整頓工作跟進(jìn)反饋確認(rèn)時(shí)間確認(rèn)時(shí)間判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)與否關(guān)于判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)與否關(guān)于N回答邀請(qǐng)部門(mén)并準(zhǔn)備材料與對(duì)方確認(rèn)后另行安排回答邀請(qǐng)部門(mén)并準(zhǔn)備材料與對(duì)方確認(rèn)后另行安排會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備Y會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前提示時(shí)間沖突總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前提示請(qǐng)示總經(jīng)理請(qǐng)示總經(jīng)理與否參加NY注意：把握前去會(huì)議地點(diǎn)出發(fā)時(shí)間安排。（二）外部會(huì)晤安排總經(jīng)理主持外部會(huì)晤接受會(huì)晤祈求 NO 婉拒或該請(qǐng)她人注意：講明因素，以免對(duì)方誤解注意：在收到會(huì)晤祈求時(shí)，經(jīng)與部門(mén)有關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討決定，同步提供背景材料以供GM做出判斷Y與對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程，并貫徹我方人員、地點(diǎn)擬定meetingagenda，ppt 修改（中英文原則版、及業(yè)務(wù)回顧）發(fā)會(huì)議告知，并貫徹參會(huì)人員會(huì)前準(zhǔn)備工作 會(huì)中服務(wù)會(huì)中達(dá)到共識(shí)跟蹤反饋結(jié)束注意事項(xiàng)：綜合考慮各種因素，選取適當(dāng)會(huì)晤地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；注意準(zhǔn)備電子或紙制歡迎牌、激光筆；會(huì)前與對(duì)方溝通與否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；依照來(lái)訪公司習(xí)慣及來(lái)訪者級(jí)別準(zhǔn)備禮物；在與來(lái)訪公司溝通中確認(rèn)與否需安排車(chē)輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并告知對(duì)方確切會(huì)晤時(shí)間及地點(diǎn)；考慮與否需要在會(huì)晤時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫(xiě)參觀申請(qǐng)，安排參觀陪伴人；會(huì)前給總經(jīng)理提供有關(guān)背景材料，如需要請(qǐng)有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜；在會(huì)前擬制meetingagenda（見(jiàn)模版）在制作PPT時(shí)依照各部門(mén)狀況、來(lái)訪者需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容及時(shí)更新，并依照來(lái)訪者需求制作中/英文；--初次會(huì)晤PPT應(yīng)涉及：聯(lián)想總體狀況及業(yè)務(wù)狀況簡(jiǎn)介；--再次會(huì)晤應(yīng)注意：有針對(duì)性業(yè)務(wù)回顧（可請(qǐng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提供資料）。幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提示會(huì)晤時(shí)攜帶；提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對(duì)待客人謙和有禮態(tài)度；提示總經(jīng)理參會(huì)，在GM批準(zhǔn)后陪伴參會(huì)，參會(huì)中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)狀況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活解決各種狀況；會(huì)晤結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪伴送客人拜別；之后整頓筆記本電腦等儀器設(shè)備；總經(jīng)理參加外部會(huì)晤總經(jīng)理參加其她部門(mén)組織、主持會(huì)晤，秘書(shū)工作也許就不像前面簡(jiǎn)介那樣繁多。但應(yīng)從較專(zhuān)業(yè)角度協(xié)助安排。并關(guān)注如下幾點(diǎn)：開(kāi)始開(kāi)始征詢(xún)GM與否參會(huì)征詢(xún)GM與否參會(huì)婉拒并請(qǐng)對(duì)方改請(qǐng)接到參會(huì)邀請(qǐng)婉拒并請(qǐng)對(duì)方改請(qǐng)接到參會(huì)邀請(qǐng)NY回答對(duì)方參會(huì)，并回答對(duì)方參會(huì)，并寫(xiě)入日程表關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織狀況，并適時(shí)提出關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織狀況，并適時(shí)提出建議在會(huì)晤前給GM提供背景材料在會(huì)晤前給GM提供背景材料提示GM參會(huì)提示GM參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)結(jié)束結(jié)束注意事項(xiàng)：會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)背景材料；會(huì)前理解會(huì)議詳細(xì)地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請(qǐng)注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間；對(duì)會(huì)中決策，總經(jīng)理但愿詳細(xì)理解，及時(shí)跟進(jìn)并反饋；外部會(huì)晤會(huì)議備忘模版GuestMeetingTableGuest’sCompany：AMDGuest’sNameandPositionLegend’sParticipantandPositionMr.HectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales&MarketingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr.―――GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.―――ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr.―――InterpreterAppointedTimePeriod：15:00pm-16:00pm，June2，Venue：PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:15:00-15:05Introduction15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)15:30-15:45Legendupdate(Mr.――)15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒體采訪時(shí)序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書(shū)品牌市場(chǎng)部Y開(kāi)始接到采訪申請(qǐng)品推安排?整頓品推提供采訪提綱NN轉(zhuǎn)交品推解決Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見(jiàn)接受采訪Y開(kāi)始接到采訪申請(qǐng)品推安排?整頓品推提供采訪提綱NN轉(zhuǎn)交品推解決Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見(jiàn)接受采訪結(jié)束接受采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提示總經(jīng)理著裝理解記者需求，為記者提供有關(guān)資料Y修改審視配合品推整頓采訪問(wèn)題答案N依照日程進(jìn)行安排貫徹品推陪伴人員及記者聯(lián)系方式NY結(jié)束接受采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提示總經(jīng)理著裝理解記者需求，為記者提供有關(guān)資料Y修改審視配合品推整頓采訪問(wèn)題答案N依照日程進(jìn)行安排貫徹品推陪伴人員及記者聯(lián)系方式NY結(jié)束告知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，貫徹播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提示總經(jīng)理出發(fā)與品推陪伴人聯(lián)系，再次貫徹時(shí)間檢查采訪場(chǎng)地Y定車(chē)接待記者預(yù)定會(huì)議室NY電話采訪？采訪在公司？N結(jié)束告知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，貫徹播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提示總經(jīng)理出發(fā)與品推陪伴人聯(lián)系，再次貫徹時(shí)間檢查采訪場(chǎng)地Y定車(chē)接待記者預(yù)定會(huì)議室NY電話采訪？采訪在公司？N媒體采訪流程闡明：1、接受采訪聯(lián)想電腦公司采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由公司傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外采訪需求必要轉(zhuǎn)交品牌推廣部解決；對(duì)直接聯(lián)系記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ疥U明公司采訪規(guī)定，請(qǐng)對(duì)方理解；應(yīng)記下記者聯(lián)系方式，必要時(shí)可協(xié)助對(duì)方聯(lián)系品推接口人；從品推得到采訪提綱；將整頓好采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審視，征求總經(jīng)理意見(jiàn)；對(duì)總經(jīng)理接受采訪可依照日程進(jìn)行安排，適合安排在一起采訪盡量安排在一起；對(duì)總經(jīng)理不接受采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其她人接受采訪，必要時(shí)可協(xié)助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)系。2、采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）貫徹品推采訪陪伴人和記者聯(lián)系方式，浮現(xiàn)意外狀況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；配合品推協(xié)助總經(jīng)理整頓采訪問(wèn)題答案，呈送總經(jīng)理審視并適時(shí)修改；對(duì)于常用問(wèn)題回答應(yīng)當(dāng)有所備份并及時(shí)更新；理解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對(duì)于需要攝像或拍照采訪對(duì)光線和電源會(huì)有規(guī)定，在預(yù)定采訪場(chǎng)地時(shí)應(yīng)當(dāng)注意；有些記者會(huì)規(guī)定得到公司、部門(mén)簡(jiǎn)介或總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片，可事先為記者提供；對(duì)公司簡(jiǎn)介、部門(mén)簡(jiǎn)介、總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；3、采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問(wèn)題答案；對(duì)于需要攝像或拍照采訪注意提示總經(jīng)理著裝和發(fā)型；如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會(huì)議設(shè)備；如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車(chē)；如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并依照采訪需要注意采光電源；4、采訪當(dāng)天采訪前20分鐘必要與品推陪伴人聯(lián)系，貫徹采訪時(shí)間；如果是電話采訪需要檢查會(huì)議設(shè)備；到采訪時(shí)間后接入記者打來(lái)電話或協(xié)助總經(jīng)理?yè)芡ㄓ浾唠娫?；如果采訪在公司外應(yīng)當(dāng)及時(shí)提示總經(jīng)理出發(fā)；如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)當(dāng)檢查采訪場(chǎng)地；如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書(shū)先行接待，理解場(chǎng)地與否適當(dāng)，對(duì)方與否需要其他背景資料；安排停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開(kāi)，并理解播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間；5、采訪結(jié)束與記者溝通，及時(shí)理解播出或見(jiàn)報(bào)確切時(shí)間；告知總經(jīng)理收看，或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理；必要時(shí)可告知公司全體或部門(mén)員工收看。注意事項(xiàng)：對(duì)記者界面要非常和諧。五、大型活動(dòng)陪伴總經(jīng)理參加大型活動(dòng)：部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理預(yù)定車(chē)輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見(jiàn)理解活動(dòng)議程N(yùn)活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天接受活動(dòng)邀請(qǐng)結(jié)束整頓業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理?yè)躐{帶好活動(dòng)議程、名片等資料提示總經(jīng)理應(yīng)參加哪幾項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)始預(yù)定車(chē)輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見(jiàn)理解活動(dòng)議程N(yùn)活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天接受活動(dòng)邀請(qǐng)結(jié)束整頓業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理?yè)躐{帶好活動(dòng)議程、名片等資料提示總經(jīng)理應(yīng)參加哪幾項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)始陪伴總經(jīng)理參加大型活動(dòng)流程闡明：接受活動(dòng)邀請(qǐng)得到活動(dòng)議程，判斷重要限度，征詢(xún)總經(jīng)理意見(jiàn)；對(duì)于總經(jīng)理批準(zhǔn)參加活動(dòng)事先安排日程；活動(dòng)前一天準(zhǔn)備工作做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車(chē)輛等；提示總經(jīng)理應(yīng)當(dāng)參加活動(dòng)那幾項(xiàng)；活動(dòng)當(dāng)天著大方職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整潔，工作時(shí)間要佩帶胸卡；帶好活動(dòng)議程、名片等資料；活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理需要，注意保持在總經(jīng)理視線內(nèi)，在必要時(shí)為總經(jīng)理?yè)躐{；活動(dòng)后整頓業(yè)務(wù)資料和名片。（二）參加支持大型活動(dòng)：部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見(jiàn)總經(jīng)理審視Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)依照總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束依照錄音整頓發(fā)言稿整頓業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演習(xí)N修改協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y理解活動(dòng)議程開(kāi)始征求總經(jīng)理意見(jiàn)總經(jīng)理審視Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)依照總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束依照錄音整頓發(fā)言稿整頓業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演習(xí)N修改協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y理解活動(dòng)議程開(kāi)始參加支持大型活動(dòng)流程闡明：接受活動(dòng)邀請(qǐng)得到活動(dòng)議程，判斷重要限度，征詢(xún)總經(jīng)理意見(jiàn)；如果總經(jīng)理批準(zhǔn)參加活動(dòng)，安排好日程；活動(dòng)前三星期參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己職責(zé)，理解其她人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化貫徹；如果發(fā)言稿、PPT是由秘書(shū)準(zhǔn)備，要給自己留出修改時(shí)間；協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審視后修改定稿；定稿PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；參加彩排；對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示PPT一定要重復(fù)演習(xí)；活動(dòng)當(dāng)天參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)著端莊大方職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整潔，工作時(shí)間要佩帶胸卡；帶好如下物品：拷好資料筆記本電腦和兩張備份軟盤(pán)、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等；活動(dòng)中配合演示PPT，做好錄音；活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求同步也關(guān)注其她總經(jīng)理需求；在突發(fā)緊急狀況下不要慌亂，一方面要關(guān)注自己總經(jīng)理需求或布置，也許狀況下積極分擔(dān)會(huì)務(wù)人員工作；活動(dòng)后整頓業(yè)務(wù)資料和名片；依照錄音整頓發(fā)言稿；總經(jīng)理在活動(dòng)中往往會(huì)遇到諸多人，引起諸多工作管理上想法，需要秘書(shū)參會(huì)后跟進(jìn)貫徹。六、突發(fā)來(lái)訪接待部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見(jiàn)NNNNYNNN總經(jīng)理以便接待結(jié)束依照總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來(lái)訪者會(huì)面為對(duì)方安排會(huì)議室，告訴對(duì)方需要等待時(shí)間總經(jīng)理以便時(shí)告知來(lái)訪狀況記下對(duì)方聯(lián)系方式，留下對(duì)方資料征求對(duì)方意見(jiàn)，協(xié)助安排其她負(fù)責(zé)人會(huì)面積極另約會(huì)面時(shí)間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人解決留下來(lái)訪者聯(lián)系方式和簡(jiǎn)介資料告知來(lái)訪者有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式NY與部門(mén)業(yè)務(wù)關(guān)于？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)關(guān)于？NY對(duì)來(lái)訪者熟悉？問(wèn)清對(duì)方來(lái)訪目開(kāi)始征求總經(jīng)理意見(jiàn)NYNNN總經(jīng)理以便接待結(jié)束依照總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來(lái)訪者會(huì)面為對(duì)方安排會(huì)議室，告訴對(duì)方需要等待時(shí)間總經(jīng)理以便時(shí)告知來(lái)訪狀況記下對(duì)方聯(lián)系方式，留下對(duì)方資料征求對(duì)方意見(jiàn)，協(xié)助安排其她負(fù)責(zé)人會(huì)面積極另約會(huì)面時(shí)間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人解決留下來(lái)訪者聯(lián)系方式和簡(jiǎn)介資料告知來(lái)訪者有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式NY與部門(mén)業(yè)務(wù)關(guān)于？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)關(guān)于？NY對(duì)來(lái)訪者熟悉？問(wèn)清對(duì)方來(lái)訪目開(kāi)始接待突發(fā)來(lái)訪流程闡明：?jiǎn)柷鍖?duì)方來(lái)訪目；對(duì)于總經(jīng)理熟悉且非常重要客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時(shí)有時(shí)間接待，應(yīng)當(dāng)盡量安排，可以把來(lái)訪者帶到會(huì)議室，為對(duì)方準(zhǔn)備飲料和報(bào)紙，并告訴對(duì)方大概要等多久，同步禮貌地暗示對(duì)方總經(jīng)理下一種約會(huì)何時(shí)開(kāi)始，請(qǐng)對(duì)方注意時(shí)間；對(duì)于總經(jīng)理熟悉且非常重要客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時(shí)不肯接待或不在辦公室，由秘書(shū)對(duì)狀況做出解釋?zhuān)寔?lái)訪者覺(jué)得她隨時(shí)都會(huì)受到歡迎，同步征詢(xún)來(lái)訪者意見(jiàn)，積極和來(lái)訪者另約一種會(huì)面時(shí)間，或協(xié)助她安排和有關(guān)負(fù)責(zé)人會(huì)面；留下來(lái)訪者聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理以便時(shí)轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，如果需要可進(jìn)行后續(xù)安排；對(duì)于與公司和部門(mén)毫不有關(guān)來(lái)訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能擬定，一定要征詢(xún)有關(guān)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)；對(duì)于與其他部門(mén)業(yè)務(wù)有關(guān)來(lái)訪，可以告訴對(duì)方有關(guān)部門(mén)聯(lián)系方式，留下對(duì)方聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)解決；對(duì)于的確應(yīng)由總經(jīng)理分管來(lái)訪記下對(duì)方聯(lián)系方式，告訴對(duì)方總經(jīng)理不能立即接待她，并做出解釋。如果對(duì)方樂(lè)意，可以推薦對(duì)方與部門(mén)其她負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同步告訴對(duì)方可以先把想法以寫(xiě)信或寄email方式告訴總經(jīng)理；在總經(jīng)理以便時(shí)告知來(lái)訪狀況，依照總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排。注意事項(xiàng)：有些來(lái)訪者聽(tīng)不進(jìn)秘書(shū)所做任何解釋?zhuān)览p著非見(jiàn)總經(jīng)理不可，對(duì)這種人一定要毫不當(dāng)協(xié)—但要注意禮貌—重復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。同步一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫(xiě)信或發(fā)email給總經(jīng)理，并且總經(jīng)理一定會(huì)看。第三某些溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通秘書(shū)要與所服務(wù)總經(jīng)理建立經(jīng)常性溝通，理解總經(jīng)理近期工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面思想。精確理解總經(jīng)理授意、做好上情下達(dá)工作。秘書(shū)應(yīng)以積極謙虛態(tài)度與總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)人員充分溝通，盡量及時(shí)理解各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r，并將信息及時(shí)整頓反饋給總經(jīng)理，有效地協(xié)助總經(jīng)理推動(dòng)工作作為秘書(shū)，在尋常工作中，注意與其他部門(mén)和同事協(xié)作，要把對(duì)方看作是自己資源，通過(guò)一點(diǎn)一滴交往，協(xié)調(diào)與各部門(mén)之間關(guān)系，對(duì)任何部門(mén)、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)客戶(hù)意識(shí)，尊敬對(duì)方、尊重對(duì)方，注意及時(shí)向那些予以你支持部門(mén)和人員表達(dá)謝意。二、外部溝通外部溝通會(huì)大量使用電話、電子設(shè)備、書(shū)信等媒介，因而要特別注重在這些方面商務(wù)禮儀。（見(jiàn)電話禮儀、書(shū)信規(guī)范）（一）業(yè)務(wù)合伙：作為總經(jīng)理與外界溝通窗口，秘書(shū)應(yīng)以熱忱態(tài)度與合伙廠商建立起真誠(chéng)信任關(guān)系，但在解決事務(wù)時(shí)注意以公司利益為重，端正自己位置，靈活解決。尊重疊作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方理解與業(yè)務(wù)有關(guān)事務(wù)，以做到精確理解對(duì)方意圖、協(xié)助進(jìn)行有效溝通與傳達(dá)。在代總經(jīng)理進(jìn)行關(guān)于業(yè)務(wù)推動(dòng)工作時(shí)，要與合伙廠商達(dá)到理解，為總經(jīng)理決策創(chuàng)造良好合伙環(huán)境，輔助總經(jīng)理推動(dòng)。（二）禮尚往來(lái)：答謝（節(jié)日禮物、賀卡等）在重要節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合伙廠商公司紀(jì)念日等）秘書(shū)應(yīng)在征求總經(jīng)理意見(jiàn)之后，以禮物或賀信及時(shí)致意，維護(hù)與合伙廠商和諧關(guān)系。在業(yè)務(wù)合伙中，適時(shí)提示總經(jīng)理并為其安排與廠商定期溝通活動(dòng)或輕松就餐，與廠商建立經(jīng)常性溝通。以增進(jìn)彼此理解與進(jìn)一步合伙。三、秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備禮儀秘書(shū)作為總經(jīng)理輔助人員，除完畢尋常業(yè)務(wù)事宜外，更多精力是為總經(jīng)理服務(wù)。一種好秘書(shū)既是領(lǐng)導(dǎo)助手又是領(lǐng)導(dǎo)參謀，秘書(shū)在尋常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同步還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹(shù)立良好公眾形象。作好助手和參謀工作參加決策調(diào)研，提供有份量信息。秘書(shū)要做好決策參謀，就要積極參加決策調(diào)查研究。一方面是廣泛收集信息，多提供真實(shí)狀況。另一方面是超前搞好調(diào)研，多提供決策預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有份量文稿。其中要把握三點(diǎn)：要有觀測(cè)力，跟蹤理解總經(jīng)理思維軌跡，敏于捕獲領(lǐng)導(dǎo)思想火花。才干及時(shí)預(yù)測(cè)總經(jīng)理在想什么，準(zhǔn)備什么。要站在領(lǐng)導(dǎo)工作角度思考問(wèn)題，才有一定高度、廣度和深度。積極與總經(jīng)理交流思想，通過(guò)聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)不斷調(diào)節(jié)自己思維，在事務(wù)解決和文稿撰寫(xiě)中更好地體現(xiàn)總經(jīng)理思想。參加實(shí)踐，協(xié)助總經(jīng)理推動(dòng)工作。積極介入關(guān)于工作，及時(shí)掌握有關(guān)狀況，適時(shí)提出建議。經(jīng)常理解全局狀況，獲得準(zhǔn)時(shí)保質(zhì)完畢各類(lèi)任務(wù)積極權(quán)。參加要有度，參謀要有方參加決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。參加督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”參加工作實(shí)踐，要當(dāng)好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)工作。輔助總經(jīng)理塑造良好形象。秘書(shū)和秘書(shū)部門(mén)是為總經(jīng)理服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外形象好壞在很大限度上反映了秘書(shū)和秘書(shū)部門(mén)服務(wù)水準(zhǔn)。秘書(shū)可從如下幾方面來(lái)輔助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好形象。語(yǔ)言形象總經(jīng)理在正式場(chǎng)合刊登發(fā)言，秘書(shū)要事先準(zhǔn)備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時(shí)做好語(yǔ)言標(biāo)記。公務(wù)活動(dòng)之前，提供廣泛合用背景資料（涉及活動(dòng)內(nèi)容、所要解決基本問(wèn)題及與此有關(guān)人文等知識(shí)）供總經(jīng)理參照準(zhǔn)備。2．協(xié)助總經(jīng)理樹(shù)立行為合伙形象。要在事務(wù)安排中，特別是公司內(nèi)部活動(dòng)中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工，理解狀況，融于員工之中，才干使領(lǐng)導(dǎo)形象得以升華。協(xié)助總經(jīng)理樹(shù)立行為勉勵(lì)形象。要尊重別人，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商，多征求人們意見(jiàn)，在堅(jiān)持原則前提下，盡量滿(mǎn)足下屬及部門(mén)需求，增強(qiáng)合力。協(xié)助總經(jīng)理樹(shù)立行為感化形象。領(lǐng)導(dǎo)者要通過(guò)自身行動(dòng)影響她人，秘書(shū)是總經(jīng)理對(duì)外界面口，必要協(xié)助總經(jīng)理做好如下幾項(xiàng)工作：要待人熱情，例如在總經(jīng)理開(kāi)展某項(xiàng)活動(dòng)之前，詳細(xì)理解該項(xiàng)活動(dòng)所涉及人員狀況，涉及姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對(duì)方信息，為開(kāi)展熱情和諧交際活動(dòng)創(chuàng)造條件。對(duì)外交往要真誠(chéng)情切，秘書(shū)要較好地領(lǐng)略和把握總經(jīng)理處事原則，并在對(duì)外交往中較好地運(yùn)用，必要時(shí)提示總經(jīng)理率先垂范，以身作則。以感化、教誨和鼓舞她人。秘書(shū)禮儀素質(zhì)培養(yǎng)秘書(shū)要充分發(fā)揮禮儀作用，達(dá)到工作自如效果，除了把握好基本禮儀原則外，還應(yīng)從如下幾方面加強(qiáng)對(duì)自身素質(zhì)培養(yǎng)。培養(yǎng)良好道德修養(yǎng)禮儀是道德一種外在體現(xiàn)形式，良好道德會(huì)令人自然展示優(yōu)雅得體舉止儀態(tài)，體現(xiàn)謙虛恭敬態(tài)度。公正客觀。要公正地評(píng)價(jià)她人，不要以自己好惡來(lái)評(píng)說(shuō)她人，也不用自己好惡規(guī)定她人。在處事中，不能感情用事，要以是非原則而不能以職務(wù)高低論曲直，提批評(píng)、建議要出于“公心”，協(xié)助她人要出于“誠(chéng)心”。忠誠(chéng)守信。要忠誠(chéng)誠(chéng)實(shí)，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦事要千方百計(jì)辦，不能辦事要向?qū)Ψ疥U明情由以得到她人諒解。擺正站位。秘書(shū)一定要擺正自己位置，在與不同身份人交往處事中，要對(duì)的履行自己職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)決策和下屬或其他部門(mén)工作。培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方態(tài)度謙虛是指對(duì)的地看待自己，也對(duì)的地看待別人。但是高預(yù)計(jì)自己，但是低預(yù)計(jì)別人，善于發(fā)現(xiàn)自己缺陷并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人長(zhǎng)處欣賞和學(xué)習(xí)。恭敬就是尊重對(duì)方人格，誠(chéng)懇待人，和藹熱情，不驕橫。謙虛