金色假日酒店辦公室管理制度樣本

金色假日酒店辦公室管理制度金色假日酒店是由金三元新世紀投資有限公司開發(fā)，并特聘請建國國際管理公司所管理，是具備國際性四星級酒店，可接待不同國籍不同層次客人。周邊環(huán)境優(yōu)美，空氣清新，室內(nèi)設(shè)備設(shè)施先進完善，是抱負旅游會議、休閑度假基地。金色假日酒店位于媯川北路西側(cè)總占地面積為28648.37平米，綠化率40%，車位總數(shù)60個。酒店擁有416間設(shè)備設(shè)施完善原則間、套間、豪華套間等各式客房?？头克邪凑账男羌壴瓌t裝修，具備國內(nèi)、國際直播電話、語音信箱、迷你冰箱、衛(wèi)星電視和閉路電視演播系統(tǒng)，寬帶接入等客房配套設(shè)施，24小時提供中西餐送餐服務(wù)，為您提供無限便利。房間內(nèi)配套客用品均按五星級酒店原則配備，高檔、優(yōu)質(zhì)。金色假日酒店經(jīng)營理念：

吸納世界酒店業(yè)先進管理精髓，融合東方文化特色，

堅持以人為本、誠信求實、開拓創(chuàng)新經(jīng)營理念，

打造精品商務(wù)酒店品牌。1、辦公室主任崗位職責(zé)2、辦公規(guī)范管理制度3、電話接聽規(guī)范制度4、特殊來電解決制度5、打電話規(guī)范管理制度6、賓客接待制度7、辦公區(qū)管理制度8、節(jié)假日值班管理制度9、會議室、接待室使用管理制度10、會議準備制度11、會議記錄管理制度12、會議工作人員服務(wù)制度13、會議紀要管理制度14、辦公設(shè)備管理制度15、印章管理制度16、公文收發(fā)管理制度17、文獻復(fù)印管理制度18、檔案管理制度19、文獻借閱管理制度20、文獻保管制度21、司機管理制度22、司機交通事故解決制度23、車輛衛(wèi)生管理制度24、車輛維修保養(yǎng)制度25、公務(wù)用車管理制度26、辦公用品發(fā)放管理制度27、辦公區(qū)儀容儀表管理制度辦公室管理制度辦公室主任崗位職責(zé)1、協(xié)助辦公室總經(jīng)理做好酒店尋常行政事務(wù)管理工作，對酒店總經(jīng)理負責(zé)；2、協(xié)助酒店總經(jīng)理制定酒店經(jīng)營籌劃、經(jīng)營方針、政策，并嚴格履行監(jiān)督、催辦、貫徹之責(zé)；3、監(jiān)督檢查酒店會議、會議紀要及下發(fā)文獻貫徹狀況，并依照詳細狀況下發(fā)《催辦告知書》，履行催辦職責(zé)；4、代表總經(jīng)理協(xié)調(diào)各部門之間工作關(guān)系，及時調(diào)和部門之間不和諧因素，建立適應(yīng)經(jīng)營需要營業(yè)系統(tǒng)；5、依照酒店總經(jīng)理和酒店經(jīng)營需要，詳細組織和安排酒店及部門級會議，發(fā)放會議告知單；6、詳細負責(zé)酒店及部門級會議記錄，并依照會議記錄內(nèi)容，及時整頓《會議紀要》，交總經(jīng)理審視后下發(fā)關(guān)于部門；7、負責(zé)和組織酒店尋常工作報告、籌劃、總結(jié)、請示、告知、會議記錄、會議紀要等各種文獻起草、審核、打印、收發(fā)及存檔保管等工作；8、協(xié)助酒店總經(jīng)理及各部門經(jīng)理起草、制定酒店關(guān)于經(jīng)營管理規(guī)章制度，并履行監(jiān)督職責(zé)；9、負責(zé)辦公室所轄車輛及司機尋常工作管理，并依照酒店詳細狀況，制定相應(yīng)車輛及司機管理辦法；10、依照財務(wù)部有關(guān)費用支出規(guī)定，負責(zé)審核、監(jiān)督職能部門尋常辦公費用支出、報銷工作；11、負責(zé)酒店營業(yè)、稅務(wù)、車輛等各種證照申請、注冊、年檢、更換手續(xù)辦理工作；12、負責(zé)酒店辦公家具、電話、傳真、電腦、復(fù)印等設(shè)備使用、安裝、管理和調(diào)配工作；13、協(xié)助酒店總經(jīng)理做好對本地政府關(guān)于行政管理部門聯(lián)系及公關(guān)協(xié)調(diào)工作，使酒店保持暢通外界渠道；14、代表酒店參加本地政府關(guān)于行政管理部門召開各種會議，并及時向總經(jīng)理報告、貫徹關(guān)于會議精神；15、對酒店總經(jīng)理辦公室尋常來訪、來電、來文等事務(wù)及總經(jīng)理辦公室內(nèi)勤工作進行管理；16、完畢酒店總經(jīng)理交辦其他工作。辦公規(guī)范管理制度1、酒店所有工作人員必要按規(guī)定佩帶工作牌或胸卡；2、按酒店職工著裝規(guī)定，男性職工穿黑色或藍色西裝，女性職工穿黑色或藍色裙裝；3、辦公區(qū)桌椅擺放規(guī)范（1）辦公桌面除辦公用品、用品、電腦、電話以外，不得擺放其他物品；（2）邊桌除文獻盒、電腦外無其他物品；（3）電腦放在邊桌上，主機放在邊桌下部右側(cè)；（4）推柜放在邊桌底部左側(cè)，柜面面向辦公椅方向。4、語言規(guī)范（1）日慣用語：您好，歡迎光臨，早、晚上好，再會，請問，請關(guān)照，謝謝；（2）電話用語：您好，辦公室（部），請問，麻煩您，謝謝，再會；（3）接待用語：您好，您有事嗎？您稍等，您請坐，請喝水，我通報一下，對不起，請您登記，謝謝。5、行為規(guī)范（1）工作時間不得串崗，影響她人工作；（2）在工作時間不得做與工作無關(guān)事務(wù)；（3）不得在辦公區(qū)內(nèi)整頓儀容儀表；（4）不得隨旨在辦公區(qū)內(nèi)會客，以免影響她人工作；（5）工作時間不得接待個人來訪；（6）在會客室接待公事來訪，必要事先請示，，批準后方可在接待室接待賓客；（7）不得運用辦公電腦上網(wǎng)聊天；（8）不得在辦公時間撥打私人電話；（9）不得擅自復(fù)印酒店或其他部門文獻；（10）部門經(jīng)理批準后方可外出辦理公務(wù)；（11）不得私拿用公用物品或送人。接聽電話規(guī)范管理制度1、辦公室人員一定要留守電話，有事離開時，應(yīng)委托她人看守或待接電話，不得空崗；2、聽見鈴聲應(yīng)即刻接聽電話，在工作較忙狀況下，電話鈴聲三聲，必要接聽電話；3、接聽電話前要發(fā)自內(nèi)心笑一笑，將自身情緒調(diào)節(jié)到最佳狀態(tài)，讓來電方感到親切；4、如果正在解決事情，或者正在接聽電話，也要及時接聽打進電話，告訴對方稍后半晌，或記下對方電話號碼，稍后回電；5、如果由于工作較忙而稍微遲緩接聽來電，因該向?qū)Ψ奖磉_歉意，說聲“讓您久等了”：6、接聽電話時，要積極自報酒店名稱、部門或個人姓名，讓來電方確認與否打錯電話或找對人；7、對方要找人不在時，仔細詢問對方，與否但愿留言或轉(zhuǎn)告，切勿及時掛斷電話，讓對方感覺沒有禮貌、修養(yǎng)；8、在聽不清對方發(fā)言時，切忌“喂喂”或大聲叫嚷，應(yīng)當(dāng)客氣地請對方重復(fù)一遍，予以確認；9、如果來電突然中斷，應(yīng)及時掛上，等待對方重撥電話，電話重新接通后要積極表達歉意，同步闡明通話中斷也許因素；10、與來電方通話完畢時，依照詳細狀況，向?qū)Ψ奖磉_感謝，等對方先掛斷電話后，再輕輕放下話筒；11、電話機邊要備有《電話記錄本.》和記錄取筆，隨時記錄來電著姓名、電話號碼和來電要點，并向?qū)Ψ綇?fù)述一遍，避免浮現(xiàn)記錄錯誤。附：1、電話登記表樣本2、電話留言條樣本電話登記表來電人單位來電人姓名來電人電話號碼來電時間來電內(nèi)容記錄人姓名年月日電話留言條先生（女士）：今接到給您來電，詳細內(nèi)容如下：來電人姓名：電話號碼：來電人單位：來電時間：月日（星期）時分詳細事項：口請您回電話口有事您商量口她還會在月日（星期）時分來電話口她在月日（星期）時分上門拜訪口請您月日（星期）時分參加會議口有文獻和資料交給您口詳細留言：電話接聽人：留言時間：年月日時分特殊來電解決制度1、解決尋常來電時，一方面理解清晰對方身份和來電意圖，不得容易說出上司在場或有空接聽電話；2、如果對方不肯表白身份，切她要找人又不肯接聽電話，可以明確告訴對方，真“對不起”，您要找人暫時不在，不知我能為您做些什么；3、未弄清來電方意圖，不要容易讓上司接聽電話，以免上司沒有思想準備，措手不及；4、依照外界來電事項，電話接聽人擬定由誰來接聽電話或解決來電事項，容易不要讓上司接聽電話，干擾上司工作；5、如果上司不在現(xiàn)場，要禮貌請對方留言，并請對方放心，本人一定及時轉(zhuǎn)交上司。不要簡樸回絕對方，以免對方誤會或反感；6、如果上司工作忙無暇接聽電話時，要坦誠告訴對方，同步征詢對方，與否可以由其他人接聽電話。7、如果上司回絕接聽電話，電話接聽人就要設(shè)法打打圓場，告之對方“真抱歉”，某人剛剛離開，不要讓對方覺得難堪或不按；8、無法決定或無詳細人接聽來電時，要精確記錄來電內(nèi)容及電話號碼，事后與上司商量好了再回電。打電話規(guī)范管理制度1、打電話前必要準備好與人通話事項詳細內(nèi)容，弄清撥打電話目和意義；2、有必要時，要草擬通話提綱，避免通話時產(chǎn)生疏漏，影響或消弱通話質(zhì)量；3、打電話前，準備好記錄取筆和記錄本，以備通話時記錄對方陳述電話內(nèi)容；4、認真確認對方電話號碼、酒店名稱、部門、接電話人姓名、職位等與否對的；5、必要時，充分準備與通話內(nèi)容有關(guān)資料，以備精確回答對方提出各種問題；6、打電話前要發(fā)自內(nèi)心笑一笑，將自身情緒調(diào)節(jié)到最佳狀態(tài)，讓對方感到親切；7、電話接通時，要積極向?qū)Ψ絾柡茫瑘蟪鲎约盒彰?、單位、部門，并說“麻煩您”，請您幫我找找某某先生或女士接聽電話，對方應(yīng)諾時，要對對方說聲“謝謝”；8、對方承辦人接聽電話時，要按事先擬好通話提綱，有條理陳述通話內(nèi)容；9、與對方通話時，要注意語言、語調(diào)及發(fā)言節(jié)奏運用，盡量讓對方聽得清晰和感到親切；10、對方告之關(guān)于事項，要仔細記錄，并向?qū)Ψ綇?fù)述、確認一遍，以免記錯或浮現(xiàn)差錯；11、如委托對方留言或轉(zhuǎn)達時，一定要記錄轉(zhuǎn)達人姓名及所屬部門等狀況，備查。賓客接待制度1、接待人員在賓客來訪前一天，提示關(guān)于部門、關(guān)于人員、準備接待賓客來訪及接洽有關(guān)事宜；2、接待賓客人員必要積極、熱情、笑臉相迎，并用誠摯語言表達“歡迎光臨”之意；3、按賓客進入順序，逐個讓座，并及時送上茶水，請賓客“休息半晌”，在談?wù)?，不要讓賓客感到窮困和尷尬；4、對未經(jīng)預(yù)約而來訪不速之客，確認來訪者身份和來意后，對賓客“稍候半晌”，及時請示關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)，與否接見；5、?？蛠碓L，如果領(lǐng)導(dǎo)不肯接見，接待人員運用圓滑手段回絕，避免浮現(xiàn)難堪場面；6、對不熟悉賓客，接待人員核算賓客身份后，向賓客到來表達“誠摯歡迎”，并及時通報有關(guān)人員接見；7、在接受賓客名片時，一定要用雙手接過，認真看一遍，并稱呼賓客職位，表達“歡迎光臨”；8、如果賓客約見人在酒店，接待人員請賓客“稍候半晌”，隨后通報關(guān)于人員接見；9、如果賓客約見者不在酒店，可以對賓客坦誠相告，“實在不湊巧，她外出辦事了，您看怎么辦”；10、因接見人忙于工作或開會，接待人員要坦誠相告之會議所需時間，由賓客決定與否等待，并積極招待賓客；11、每位接待人員，必要認真接待賓客，讓賓客高興而來，帶著對酒店美好印象而歸；12、賓客告辭時，接待人員必要及時起身向賓客道別，并引路相送至門口。辦公區(qū)管理制度1、為加強管理，維護辦公區(qū)正常辦公秩序，凡未經(jīng)事先預(yù)約或批準，外來人員一律不得進入辦公區(qū)；2、內(nèi)部工作人員不得隨意出入其他辦公室，因公進入也不得長時間逗留，以免影響她人辦公；3、未經(jīng)關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)批準，任何人不得隨意動用辦公室辦公設(shè)備、用品、資料；4、禁止酒店職工在工作或休息時間帶小孩出入辦公區(qū)，影響辦公正常秩序；5、每天下班后，任何人不得出入辦公區(qū)，或者滯留辦公區(qū)內(nèi)聊天及辦理私事；節(jié)假日值班管理制度1、辦公室依照酒店人員編制及職工個人狀況，合理編排《節(jié)假日值班表》；2、所有參加值班人員必要按《節(jié)假日值班表》排班順序參加節(jié)假日值班，履行值班職責(zé)；3、值班人員在節(jié)假日值班期間，按國家節(jié)假日加班關(guān)于規(guī)定，予以相應(yīng)倍數(shù)加班工資補貼；4、值班人員必要規(guī)定在酒店辦公室接待室值班，在本部門辦公室值班，按離崗行為論處；5、值班人員必要認真堅守工作崗位，隨時解決值班期間發(fā)生一切事物；6、值班人員仔細閱讀上班值班記錄，完畢上班交辦事物；7、及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告超越值班管理權(quán)限重大問題，并依照領(lǐng)導(dǎo)批示解決所遇問題；8、負責(zé)節(jié)假日值辦司機、車輛管理，為酒店特殊狀況下公務(wù)用車派遣車輛；9、監(jiān)督、檢查營業(yè)區(qū)營業(yè)及管理人員值班狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時做出解決；10、認真檢查辦公區(qū)有無治安、防火、防盜等安全隱患；11、值班期間發(fā)生和解決一切問題，必要詳細填寫《節(jié)假日值班記錄》，備查。會議室、接待室使用管理制度1、辦公室負責(zé)會議室，接待室尋常管理工作；2、凡屬酒店級會議，賓客接待等公務(wù)活動，可以優(yōu)先使用會議室、接待室；3、部門級會議、賓客接待等公務(wù)活動，經(jīng)辦公室批準，履行有關(guān)手續(xù)后方可使用會議室；4、任何人和部門不得隨意搬動、借用會議室、接待室家具及其他一切用品；5、會議、接待活動結(jié)束時，辦公室主任現(xiàn)場驗收會議室、接待室家具、物品有無缺損；6、會議室、接待室使用完畢后，使用部門必要恢復(fù)室內(nèi)原有規(guī)范原則和風(fēng)貌；7、使用會議室、接待室部門必要按規(guī)定嚴格履行使用申請、審批、登記手續(xù)；8、未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及辦公室批準，任何部門不得擅自使用或出入會議室和接待室。會議準備制度1、酒店領(lǐng)導(dǎo)按照會議性質(zhì)、目及需要，擬定會議級別決定參加、列席會議人員名單；2、明確擬定適合會議召開詳細時間，保證所有與會人員可以準時、安心參加會議；3、注意避免會議召開期間與酒店重要經(jīng)營活動產(chǎn)生沖突，或者避免會議打亂酒店正常工作程序4、精心準備、策劃會議議題，力求縮短會議時間，避免召開“馬拉松”式會議，節(jié)約會議成本；5按會議性質(zhì)及參加人員構(gòu)造，精心準備會議場合必備會議器材、用品、用品6、擬定簡潔、詳細會議議事日程，下發(fā)與會人員，以便與會人員會前對會議內(nèi)容所有理解；7、依照會議性質(zhì)及參加會議人員級別，擬定會議座次安排，制作與會人員座位批示標牌8、辦公室將會議地點、時間、出席人員范疇、會議議程等內(nèi)容整頓成“會議告知”下發(fā)與會部門或有關(guān)人員；9部門經(jīng)理或有關(guān)人員收到《會議告知單后，及時向辦公室返回經(jīng)理簽字《會議告知單》回執(zhí)，辦公室備案。附i；會議告知單樣本會議告知單會議名稱被通知人會議時間年月日（星期）時分會議地點主持人會議議題發(fā)文單位發(fā)放單位電話備注回執(zhí)辦公室年月日下發(fā)會議告知，于年月日以收到，本部門有關(guān)人員將屆時參加會議！簽收人會議記錄管理制度1、辦公室主任負責(zé)會議記錄工作；2、將會議名稱、時間、地點、出席者、主持人等組織及貫徹狀況做詳細記錄；3、對會議議題、討論發(fā)言、形成決策等內(nèi)容進行詳細記錄；4、尋常會議采用摘要記錄，不必每言必記，抓住重點，摘錄要點、結(jié)論、會議通過決策、決定等；5、重要會議必要按原話記錄與會者發(fā)言，做到有言必錄，會后及時整頓成文；6、會議記錄真實記載會議狀況，客觀反映會議內(nèi)容和進程，作為酒店重要檔案材料存檔；7、依照會議記錄記載內(nèi)容及時整頓《會議紀要》附；會議登記表樣本會議登記表（正頁）會議時間年月日（星期）時分會議地點出席人名單請假人名單實到人數(shù)主持人記錄人會議議題討論事項形成決策備注會議登記表會議主持人簽名會議記錄人簽名會議工作人員服務(wù)制度1、會議工作人員要及時引導(dǎo)與人員入座，或者設(shè)立座位批示標志，與會人員按標志就座；2、會議工作人員要將會議所需文獻材料，及時發(fā)放到每個與會員手中，并履行文獻發(fā)放登記手續(xù)；3、辦公室主任要認真履行會議記錄職責(zé)，會后及時整頓《會議紀要》，下發(fā)有關(guān)人員；4、會議工作人員要將會議進行期間關(guān)于部門發(fā)生特殊狀況轉(zhuǎn)達與會人員，有關(guān)人員及時解決營業(yè)浮現(xiàn)問題；5、及時制止無關(guān)人員進入會議現(xiàn)場，維護會場程序，保證會議順利進行；6、保證會議主持人主持會議所需要文獻及其他用品；7、依照參加會議人數(shù)，會議工作人員事先為與會人員準備茶水及水杯，保證與會人員引用水供應(yīng)；《會議紀要》管理制度1、辦公室主任依照會議記錄及酒店總經(jīng)理規(guī)定，負責(zé)整頓《會議紀要》2、經(jīng)整頓《會議紀要》由總經(jīng)理、副總經(jīng)理審視簽字擬定后，下發(fā)有關(guān)人員閱讀；3、《會議紀要》下發(fā)至部門經(jīng)理級，有關(guān)內(nèi)容由經(jīng)理向下級傳達，辦公室不得越級下發(fā)；4、《會議紀要》要編撰文獻編號，擬定文獻保密級別；5、下發(fā)《會議紀要》必要填寫《文獻發(fā)放登記表》，由文獻接受人簽名擬定；6、《會議紀要》，按規(guī)范整頓成冊，存檔保管；7、借閱《會議紀要》必要酒店總經(jīng)理批準，履行借閱登記手續(xù)后方可借閱；8、借閱《會議紀要》，只能在辦公室主任辦公室觀看，不得帶離辦公室主任；9、酒店決策性《會議紀要》不對下級下發(fā)，只有總經(jīng)理或副總經(jīng)理級人員有資格借閱。辦公設(shè)備管理制度1、辦公室統(tǒng)一對辦公區(qū)域辦公設(shè)備進行管理、調(diào)配；2、辦公桌、電腦、打印機等設(shè)備由使用人進行尋常管理；3、辦公室傳真、打印室設(shè)備由辦公室統(tǒng)一進行管理；4、任何人不得運用辦公設(shè)備打印私話，為她人服務(wù)；5、設(shè)備使用人不得隨意拆御或更換設(shè)備零部件，據(jù)為己有；6、不得使用辦公設(shè)備上網(wǎng)聊天或下載無關(guān)資料；7、禁止外來人動用辦公設(shè)備；8、禁止借用辦公設(shè)備外出使用；9、使用人必要妥善保管辦公設(shè)備，不得浮現(xiàn)損傷或損壞現(xiàn)象；10、辦公室經(jīng)常檢查辦公設(shè)備使用狀況，發(fā)生問題及時解決；11、正常耗損辦公設(shè)備，由辦公室統(tǒng)一進行管理、任何人不得擅自拿用或解決；12、辦公設(shè)備統(tǒng)一由辦公室進行維護、保養(yǎng)、其他人或部門不得擅自代辦；印章管理制度1、酒店印章由辦公室主任負責(zé)保管，其他人員不得代管；2、部門印章由部門經(jīng)理指定專人或辦公室統(tǒng)一管理，其他人不得代管；3、所有印章不得帶離辦公室，否則，追究保管人責(zé)任；4、酒店所有文獻、合同及各種報表需加蓋公章時，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可使用；5、辦公室要嚴格履行印章使用登記手續(xù)，詳細記錄印章使用用途、批準人、使用人等內(nèi)容；6、部門印章由部門經(jīng)理或辦公室履行使用登記手續(xù)，辦公室監(jiān)督使用；7、辦公室主任或部門經(jīng)理外出辦事需將印章帶離酒店，必要有兩人以上同行，監(jiān)督使用；8、未經(jīng)批準或履行印章式樣登記手續(xù)，不得擅自使用各種印章。附；印章使用表格樣本印章使用登記表蓋印文獻名稱蓋章數(shù)量印章種類蓋章日期申請人簽名審批人簽名辦公室主任簽名經(jīng)手人簽名公文收發(fā)管理制度1、辦公室負責(zé)尋常公文接受、登記、分發(fā)工作；2、屬于酒店或政府職能部門文獻單位，一律由總經(jīng)理簽收，總經(jīng)理批閱登記存檔或整頓下發(fā)；3、普通性文獻由辦公室登記后，轉(zhuǎn)交有關(guān)人員傳閱，同步填寫傳閱記錄；4、個人或部門承辦公文，限期貫徹，不得遲延；5、酒店發(fā)放文獻由辦公室進行嚴格登記，收文單位或個人要妥善保管，不得損壞、丟失；6、辦公室履行文獻貫徹督辦職責(zé)，對文獻貫徹不利部門或有關(guān)人員及時下發(fā)“催辦告知書”，催促限時貫徹；7、傳閱、貫徹后公文應(yīng)及時歸類存檔，擬定保密級別；8、人事變動時，原有文獻持有人應(yīng)將所有文獻上交辦公室，辦公室參照《公文發(fā)放登記表》對文獻進行驗收，不得缺少或丟失文獻；9、超過存檔期限普通文獻，經(jīng)總經(jīng)理批準后，方可銷毀；10、秘密級以上文獻銷毀時，履行登記手續(xù)后方可銷毀，不得丟失或漏掉；11、銷毀文獻必要有兩人以上在場時執(zhí)行。附：1、公文收發(fā)登記表樣本2、公文催辦告知書樣本公文收發(fā)登記表文件資料發(fā)文方收文方文件名稱附件編號保密等級份數(shù)發(fā)文單位發(fā)文人發(fā)文日期收文單位收文人收文日期公文催辦告知書催辦日期：年月日被催辦單位負責(zé)人文獻名稱文獻編號保密級別催辦事項詳細規(guī)定1、被催辦單位在收到“公文催辦告知書”當(dāng)天，將催辦回執(zhí)返回辦公室；2、被催辦單位在徹底貫徹催辦事項后，以報告形式回答催辦單位；3、回答報告一式若干份，報單位各一份催辦單位催辦人聯(lián)系電話回執(zhí)辦公室：年月日下發(fā)“公文催辦告知書”已收悉，本單位保證在催辦期限內(nèi)徹底貫徹催辦事項。被催辦單位負責(zé)人簽名年月日文獻復(fù)印管理制度1、任何人不得擅自到打印室復(fù)印文獻；2、酒店級文獻須經(jīng)總經(jīng)理簽字承認后方可復(fù)?。?、各部門復(fù)印文獻須經(jīng)部門經(jīng)理簽字承認后方可復(fù)??；4、任何人不得在酒店復(fù)印室復(fù)印個人和為她人或單位復(fù)印資料；5、辦公室做好各部門文獻復(fù)印登記及記錄核算工作，將復(fù)印所生產(chǎn)費用，列入部門營業(yè)或行政開支；6、復(fù)印室工作人員要保守酒店機密，不得向她人或外界泄露所有復(fù)印文獻內(nèi)容；7、除酒店辦公室有關(guān)人員外，其她人不得擅自進入復(fù)印室或動用復(fù)印設(shè)備；檔案管理制度1、對已得到徹底貫徹酒店文獻或資料，按有關(guān)規(guī)定進行分類后建檔保管；2、每類文獻存檔都要編制歸檔所采用分類詳細排序辦法，以以便文獻查找；3、所有檔案借閱行為，必要嚴格履行審批、登記手續(xù)，并在規(guī)定限期內(nèi)歸還存檔；4、每年清理檔案一次，撤除超過保管期限應(yīng)銷毀文獻，重新整頓文獻存檔索引；5、建立詳細、規(guī)范檔案保管總目錄，以以便尋常檔案存檔管理及文獻調(diào)檔；6、對長期存儲或借閱而導(dǎo)致破損存檔文獻要及時修復(fù)、補救、保證檔案完整；7、部門或有關(guān)人員摘要或復(fù)印普通檔案文獻，必要經(jīng)辦辦公室主任批準后復(fù)?。?、外單位摘抄或復(fù)印普通檔案文獻，必要經(jīng)總經(jīng)理批準后復(fù)??；9、秘密級以上文獻不得摘抄或復(fù)?。?0、按照文檔管理年限銷毀超過保管期限文獻，詳細銷毀辦法按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。文獻借閱管理制度1、借閱酒店文獻，必要嚴格履行借閱審批、登記手續(xù)；2、借閱普通文獻，經(jīng)辦公室主任批準后方可借閱；3、秘密級、機密級文獻必要經(jīng)總經(jīng)理批準，按履行登記手續(xù)后方可借閱；4、絕密級文獻除酒店董事長、總經(jīng)理及有關(guān)副總經(jīng)理級人員以外，其他人不得借閱；5、所有文獻借閱只能在檔案室或酒店辦公室閱讀，不得帶離辦公室主任和秘書視線范疇；6、借閱人歸還借閱文獻時，文獻管理人及借閱人雙方當(dāng)場確認，發(fā)現(xiàn)丟失或缺損當(dāng)場解決；7、檔案管理人不得擅自向她人借閱文獻，否則，追究當(dāng)事人越權(quán)及失密責(zé)任；附：文獻借閱登記表樣本文獻借閱登記表借閱人借閱時間文獻名稱文獻頁數(shù)文獻級別經(jīng)手人審批人文獻保管制度1、永久類文獻保管（1）特批性文獻；（2）股東類文獻；（3）管理類文獻；（4）資產(chǎn)負債類文獻；（5）執(zhí)照、批準證書；（6）土地、建設(shè)類文獻；（7）記錄類文獻；（8）契約、重要申請類文獻；（9）人事任免類文獻；（10）酒店章程類文獻；（11）訴訟類文獻；（12）客戶類文獻；（13）年度財務(wù)預(yù)算類文獻；2、十年期文獻保管（1）會議文獻；（2）工商、稅務(wù)類文獻；（3）月結(jié)算類資料；（4）商業(yè)帳、薄；（5）宣傳類文獻。3、五年期文獻保管（1）銷售帳、?。唬?）采購帳，??；（3）人事類文獻；（4）交易類文獻；4、三年期文獻保管（1）人事調(diào)動、工資類文獻、資料；（2）普通經(jīng)營會議記錄文獻；（3）關(guān)于告示類文獻；（4）文獻收發(fā)登記類資料；（5）業(yè)務(wù)日記類記錄。5、一年期文獻保管（1）尋常往來文書、告知類文獻；（2）會議告知類文獻；（3）招聘類文獻；司機管理制度1、遵守考勤制度，保持正常出勤，等待辦公室派車；2、每天檢查車輛狀況，發(fā)現(xiàn)不安全因素及時解決；3、不得擅自做主為她人出車或開車為自己辦私事；4、服從辦公室工作安排，準時出車；5、不傳播乘車人談話所涉及內(nèi)容及機密；6、發(fā)現(xiàn)以公事名義出車辦私事行為，及時向辦公室報告；7、認真填寫車輛行駛記錄，每天早上上班時交辦公室審核；8、不虛報公里數(shù)及過路、過橋費用；9、不虛報加油量及加油金額；10、不虛報車輛維修費用；11、不得開車回家或開車在外停留過夜；12、不得讓她人駕駛車輛（學(xué)車）；13、禁止酒后駕車，否則，承擔(dān)所有交通事故責(zé)任。附：行車登記表樣本行車登記表車輛牌照記錄人姓名出回車日期時間途徑路線出車表號回車表號公里數(shù)乘車人簽名司機交通事故解決制度1、所有司機須在上班前向酒店遞交相應(yīng)車輛安全保證金；2、負所有交通事故責(zé)任司機承擔(dān)雙方保險以外經(jīng)濟損失總和10%責(zé)任；3、負重要交通事故責(zé)任司機，承擔(dān)雙方保險以外經(jīng)濟損失總和7%責(zé)任；4、負同等交通事故責(zé)任司機，承擔(dān)雙方保險以外經(jīng)濟損失總和3%責(zé)任；5、負次要交通事故責(zé)任司機，承擔(dān)雙方保險以外經(jīng)濟損失總和3%責(zé)任；6、擅自出車發(fā)生交通事故，雙方車輛保險以外經(jīng)濟損失由司機自行承擔(dān)；7、酒后駕車發(fā)生交通事故，雙方車輛保險以外經(jīng)濟損失及事故經(jīng)濟懲罰由司機全額承擔(dān)。車輛衛(wèi)生管理制度1、車輛外部保持無灰塵、污跡、水跡、油跡；2、輪胎無污跡、泥土；3、機箱內(nèi)不得掛有嚴重油污及塵土；4、汽車底盤要定期沖洗，不得掛有嚴重污泥和塵土；5、先后風(fēng)擋玻璃明亮，無塵土；6、車內(nèi)無灰土、雜物、異味；7、腳墊上無塵土、污泥；8、坐墊、頭枕套無污跡、油跡；9、車內(nèi)不得堆放雜物及粘貼品；10、行李箱不得裝鮮魚、肉類、易爛、氣味較濃物品。保養(yǎng)制度1、司機應(yīng)愛護車輛，按車輛技術(shù)規(guī)定定期對車輛進行保養(yǎng)；2、