合同文件的保管與歸檔要求

合同文件的保管與歸檔要求為了保證合同文件的安全、完整和可追溯性，確保相關(guān)合同的權(quán)益和責(zé)任的執(zhí)行，并合規(guī)地進(jìn)行文件管理，以下為合同文件的保管與歸檔要求的合同書：【合同名稱】：合同文件的保管與歸檔協(xié)議【甲方】（以下簡稱“保管方”）：公司名稱：地址：聯(lián)系電話：【乙方】（以下簡稱“委托方”）：公司名稱：地址：聯(lián)系電話：【文件管理方】（以下簡稱“管理方”）：公司名稱：地址：聯(lián)系電話：鑒于甲方作為合同的保管方，乙方作為委托方，管理方作為擔(dān)任管理職責(zé)的方，三方自愿達(dá)成以下協(xié)議：第一條保管范圍1.1本協(xié)議所指的合同包括但不限于：銷售合同、采購合同、勞動合同、租賃合同等與乙方業(yè)務(wù)相關(guān)的合同文件。1.2保管方負(fù)責(zé)接受、存儲和保管屬于合同的原始文件或電子版本，并負(fù)責(zé)合同歸檔和管理。1.3委托方在簽署本協(xié)議后，將委托其產(chǎn)生的合同文件交由保管方進(jìn)行安全保管。第二條保管責(zé)任2.1保管方應(yīng)確保合同文件的安全、完整和可追溯。在合同文件的接收、存儲和保管過程中，保管方應(yīng)采取必要的技術(shù)措施和物理措施保障文件的保密性和安全性。2.2保管方應(yīng)建立合適的文件管理系統(tǒng)，確保合同文件按照時(shí)間順序進(jìn)行整理、歸類、標(biāo)識和存檔，以便委托方和管理方可以隨時(shí)查閱和審查。2.3保管方應(yīng)為合同文件建立備份，并確保備份文件在合同有效期內(nèi)妥善保管。第三條文件歸檔和保管期限3.1保管方應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，制定合同文件保管期限，并將期限清晰明示于合同管理系統(tǒng)。3.2在合同文件保管期限屆滿前，保管方不得擅自銷毀合同文件，如確需銷毀，應(yīng)提前七日書面通知委托方和管理方，并按照法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行銷毀。第四條信息安全和保密4.1保管方應(yīng)采取安全防護(hù)措施，防止合同文件的丟失、泄露或被篡改，并保護(hù)合同文件中的商業(yè)機(jī)密以及委托方的隱私信息。4.2保管方和管理方不得將委托方的合同文件信息用于與本協(xié)議無關(guān)的商業(yè)活動，不得將其提供給未經(jīng)授權(quán)的第三方。第五條責(zé)任與爭議解決5.1保管方應(yīng)按照行業(yè)常規(guī)和合同約定履行其管理職責(zé)，如因保管方疏忽或違法行為導(dǎo)致合同文件的丟失或損壞，保管方應(yīng)負(fù)責(zé)賠償委托方因此遭受的損失。5.2出現(xiàn)本協(xié)議未約定的事項(xiàng)或爭議，三方應(yīng)通過友好協(xié)商解決；如協(xié)商不能解決，可向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。第六條協(xié)議生效和變更6.1本協(xié)議一經(jīng)雙方簽字蓋章即生效，