整理檔案工作八個流程

文件編號：EC-17-82-FB-E5第第頁檔案工作八個流程檔案工作八個流程20年月日A4打印/可編輯

第1章單位檔案管理單位檔案管理是文秘日常工作的一部分。文秘檔案管理工作包括文件歸檔整理、檔案文件的收集、紙質(zhì)和電子文檔的歸檔、檔案的保護技術(shù)等。單位檔案是單位歷史活動的證據(jù)，做好單位檔案管理工作可以為日后查詢單位歷史活動信息提供有用的資料，有利于提高我國企事業(yè)單位的發(fā)展競爭力。1.1文件歸檔整理文件歸檔整理工作首先要了解檔案管理工作的內(nèi)容，掌握文件歸檔的基本原則與基本程序。明確哪些檔案是需要歸檔的，并按照一定的文件歸檔整理程序?qū)ξ募M行歸檔。1.1.1檔案管理工作的內(nèi)容檔案管理工作的內(nèi)容包括七個方面：檔案收集、檔案鑒定、檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案信息開發(fā)、檔案統(tǒng)計。1.檔案收集檔案收集工作具體是指為了保證單位檔案的完整性和積累本單位寶貴的檔案財富，實現(xiàn)單位檔案由零散的碎片化檔案轉(zhuǎn)向集中歸類的檔案的管理。檔案收集是檔案管理的前期準備工作，是檔案資料保存和進一步查閱的基礎工作。2.檔案鑒定在傳統(tǒng)檔案管理工作方面，檔案鑒定泛指鑒定檔案的真假。但現(xiàn)代意義上的檔案鑒定更多的是關(guān)注檔案相對重要和次要的價值區(qū)分，對有重要價值的檔案做到妥善保管，從而恰當分配人力、物力和財力的支出。3.檔案整理檔案整理主要指的是按照一定的歸類原則，對檔案進行全宗卷的區(qū)分、排列、組合以及編目等工作。檔案整理工作使檔案由分散凌亂的信息轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)有序的信息，使復雜的、數(shù)量繁多的文檔變?yōu)橄到y(tǒng)條理的檔案，為檔案的檢索和檔案系統(tǒng)的利用打下了堅實基礎。4.檔案保管檔案保管的目的在于保證檔案信息的安全與完整。檔案保管的內(nèi)容涉及兩個方面，一是避免各種損害檔案信息的現(xiàn)象和行為發(fā)生，二是實現(xiàn)檔案信息存儲的有序性。檔案保管工作實現(xiàn)了檔案使用的長久性與便捷性。5.檔案檢索檔案檢索是指查找存儲檔案信息的過程。目前，檔案檢索已經(jīng)實現(xiàn)電子化檢索，并且提供了查找檔案的多種手段和方式。通過檔案檢索可以實現(xiàn)查找檔案的多途徑與多形式。6.檔案信息開發(fā)檔案信息開發(fā)的目的在于發(fā)現(xiàn)檔案的價值和作用。檔案開發(fā)是為了滿足用戶的特定需求，開發(fā)特定的渠道，通過特定的方式和特定的方法將客戶所需要的檔案傳遞給客戶。在我國，檔案信息開發(fā)過程中的重點工作是“檔案編研”?！皺n案編研”就是在客戶具體需求的基礎上，按照特定的專題、方法與體例對檔案文獻進行編輯的過程。檔案信息開發(fā)一方面能夠滿足檔案管理的社會需求，另一方面也有利于發(fā)現(xiàn)檔案的內(nèi)在價值，延長檔案的使用期限。7.檔案統(tǒng)計檔案統(tǒng)計指的是對檔案數(shù)量進行搜集、統(tǒng)計、整理和分析的過程。通過檔案統(tǒng)計可以實現(xiàn)檔案管理人員對檔案整體情況的摸底，進而總結(jié)出檔案管理工作中的不足與成績，不斷提高檔案管理的有效性和水平。1.1.2檔案管理的原則檔案管理要遵循以下三個原則。1.統(tǒng)一領導，分級管理全國性質(zhì)的檔案管理工作應當由各級黨委和政府負責，并且各級檔案行政管理機關(guān)負責檔案的具體歸檔和保管工作。企業(yè)檔案必須由本單位的檔案管理部門專門集中進行保管。特別值得注意的是，如果單位檔案中存在具有特殊歷史意義的檔案，還應當轉(zhuǎn)移交付給同級地方政府檔案館，不得占為己有。2.確保檔案的完整性和安全性檔案的完整性包括檔案的數(shù)量完整和檔案的質(zhì)量完整兩個方面。檔案數(shù)量的完整指的是按照各單位不同的歸檔要求，各部門要將各類需要歸檔的材料全部移交給單位的檔案保管部門，不得有任何遺漏；檔案質(zhì)量的完整指的是檔案的歸類要按照事物發(fā)展的過程，加強文檔之間的關(guān)聯(lián)性，切不可片面、分割地整理檔案。檔案的安全性主要指的是在檔案保管過程中，要防止檔案遭受人為或者自然的破壞。當今世界紛繁復雜，要防止檔案通過不合法的途徑流入境外組織，防止國家機密的泄露。只有既完整又安全的檔案才能稱得上是一份合格的檔案。檔案的完整和安全是檔案管理工作得以有序進行的前提條件。3.檔案要便于利用檔案管理的一個重要原則在于檔案歸檔之后要方便單位或相關(guān)人士今后對檔案進行查閱。檔案的客觀價值正是通過檔案的查閱功能得以實現(xiàn)。單位的檔案管理水平越先進，后續(xù)檔案的查閱利用就越方便，越能彰顯檔案的真正價值。1.1.3文件歸檔的程序文件歸檔是檔案管理的前期工作，其基本程序主要包括十個步驟：收集材料、劃分年度、分大類、確定保管期限、裝訂檔案、排列檔案、錄入檔案管理系統(tǒng)、紙質(zhì)檔案加蓋公章、編制檔案件號、裝盒存檔。1.收集檔案材料按照單位檔案歸檔的要求，搜集單位檔案的正文、底稿、附件、批復單、指示單等相關(guān)材料，特別是上級單位的收文、發(fā)文、紅頭文件等。單位的會議紀要也在檔案材料的收集范圍之內(nèi)。檔案材料收集要突出檔案的全面性，在檔案歸檔范圍之內(nèi)的所有材料都要收集，避免材料的疏漏。2.按年度分檔歸類檔案整理歸檔需要按照一定的順序，這個順序通常指的是時間順序。檔案需要按照歸檔文件形成時間進行歸類，將發(fā)生在同一年度的檔案整理在一起，以便后期查閱。3.按照單位職能部門分類檔案按照單位的職能部門對檔案進行分類，將同一職能部門的檔案統(tǒng)一進行歸集，具有歷史延續(xù)性和查閱便捷性。如果單位較小不能按照職能部門對檔案進行分類，可以按照單位歷史經(jīng)營活動的大類進行分類。一旦單位對部門分類檔案的標準確定，不要隨意變動。4.確定檔案的保管期限根據(jù)單位檔案的重要程度不同，檔案的保管期限可以劃分為永久、長期和短期三類。單位檔案保管范圍內(nèi)的各類檔案，在同一大類的檔案中，不同檔案保管的期限也不一樣。永久檔案要求對檔案進行永久保存，長期與短期要根據(jù)單位的具體情況進行期限的設定，通常單位檔案長期為30年，短期為20年。同一類檔案中可以永久、長期與短期三種檔案并存，也可以只存在一種或者兩種期限的檔案。5.裝訂檔案永久保管的檔案，通常比較重要，要用專門的裝訂工具裝訂成冊，例如會計檔案就要逐本裝訂成冊。而一些短期保管的檔案，可以標好頁碼后裝入檔案盒，無須進行專門的裝訂。6.確定檔案排列順序?qū)τ谕活惖臋n案文件，要按照檔案的重要程度和相似度進行排列。排列要遵循由重要到次要的順序。同一類的檔案材料要按照文件號進行排列。7.錄入檔案管理系統(tǒng)整理完的檔案，要在檔案系統(tǒng)中進行錄入，在錄入后要注意對單位檔案進行備份。錄入完畢，要分別打印出總目錄以及不同類下的分目錄。8.紙質(zhì)檔案加蓋公章對于歸檔文件應在相應的文件上加蓋公章。加蓋單位公章的目的在于證實單位檔案的真實性。9.對檔案進行編號加蓋好公章的檔案要進行編號。對檔案編制件號時，要按照單位檔案永久、長期、短期的保管期限依次進行編寫。10.歸檔保存將整理好的檔案放入專門保存檔案的檔案盒中，同時在檔案盒的正面、背脊處寫明各項內(nèi)容。這里需要注意的是檔案盒上相應項應當用鉛筆書寫，以便于保存。在每一個檔案盒中都要保留一份“備考表”，其內(nèi)容包括立卷人、檢查人、負責人以及立卷時間的記錄，也可以記錄一些說明事項。1.2歸檔文件的收集歸檔文件的收集要注意歸檔文件收集的范圍，并采用正確的收集方法。1.2.1歸檔文件收集的范圍歸檔文件收集的范圍應當結(jié)合國家檔案局的規(guī)范要求，在結(jié)合本單位自身特點的基礎上，制定本單位需要歸檔的文件材料范圍。在單位中歸檔文件收集的范圍主要包括四大類：上級機關(guān)下發(fā)的文件、本單位形成的文件、同級單位之間往來形成的文件、下級機關(guān)報送的重要文件。1.上級機關(guān)下發(fā)的文件上級機關(guān)下發(fā)的文件包括：上級單位對于本單位請示的紅頭文件批復，上級機關(guān)與本級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)的文件，上級機關(guān)對本級機關(guān)要求貫徹執(zhí)行的文件，上級機關(guān)領導來本單位訪問的重要講話、照片以及錄音等檔案資料，上級機關(guān)針對本機單位下發(fā)的文件等。2.本單位形成的文件本單位形成的文件主要包括：本單位平時開會形成的會議紀要，本單位在發(fā)展中形成的工作規(guī)劃、工作總結(jié)、工作簡報、重要數(shù)據(jù)的統(tǒng)計表等，在單位變革中形成的組織機構(gòu)設置、人事檔案、財務檔案以及一切具有一定價值的文件等檔案。3.同級單位之間往來形成的文件同級單位之間往來形成的文件主要包括：非本單位主營業(yè)務、非隸屬單位需要貫徹執(zhí)行的文件檔案，與本單位有業(yè)務往來關(guān)系的單位之間檢查業(yè)務等形成的文件檔案，同級單位與本單位來往、協(xié)商工作時形成的文件。4.下級單位報送的重要文件下級單位報送的文件檔案主要包括：下級單位報送給本單位的工作統(tǒng)計表、工作計劃以及工作總結(jié)等文件，下級單位報送給本單位的財務預決算、法規(guī)文件、重要往來文件等。一些臨時性并且尚未生效的文件以及文件的修改稿等都不需要本單位歸檔。從正式文件中提取的部分摘錄以及非證明性文件等也都不需要本單位進行歸檔。1.2.2歸檔文件收集的方法文件歸檔需要對文檔進行初步的整理，這就需要平時就對文檔文件進行有針對性的歸集，形成平時檔案歸集的良好習慣。檔案歸集人員要及時對本單位已經(jīng)處理完畢的具有一定歸檔價值的文件進行歸檔；對于經(jīng)辦人已經(jīng)經(jīng)辦完畢的檔案材料要及時督促歸檔；在單位以正式公文對外發(fā)布文件時，要將定稿或者紅頭文件保留歸檔；對于本單位的會議紀要、外出帶回文件要及時進行收集和整理，便于后續(xù)歸檔。單位檔案需要按照文書、歸檔范圍以及保管期限對本單位形成的圖紙、資料、聲像等文件進行收集和歸檔。一些部門人員將檔案據(jù)為己有的行為要堅決杜絕。文件歸檔的方法主要包括：區(qū)分全宗、對全宗內(nèi)檔案進行分類、立卷、檔案排列、檔案編目。檔案的系統(tǒng)排列與編目通常由單位的檔案部門對檔案進行統(tǒng)一的分類、編號，將零散的檔案變成系統(tǒng)