弘盛檔案管理操作手冊樣本

弘盛檔案管理操作手冊目錄一、檔案管理平臺綜述 2二、檔案案卷管理 3三、檔案文獻管理平臺 6四、檔案文獻列表導入 10五、檔案借閱管理 12檔案管理操作手冊一、檔案管理平臺綜述檔案管理分為文書檔案和工程檔案。操作途徑為：工作管理→檔案管理→分類檔案管理→文書檔案/工程檔案如右面圖1所示。雙擊打開進入檔案管理平臺界面，如下面圖2所示（以文書檔案為例）圖1圖2組織目錄樹：顯示是當前操作員擁有登陸組織列表，選取相應組織，在其下建立檔案目錄分類（文書檔案以年份分類，工程檔案以工程項目分類）；二、檔案案卷管理1、文書檔案圖3如上面圖3所示，在檔案管理平臺組織目錄樹中，選中相應檔案目錄，點擊“新增”，浮現案卷管理平臺，如下面圖4所示：圖4文書檔案案卷管理平臺字段闡明：編號數據名稱來源闡明其她闡明1檔號自動生成組織號.年+流水（2位）2保管期限選取錄入永久、長期、短期3密級選取錄入絕密、機密、秘密、普通4件數自動生成本卷內文獻總份數5頁數自動生成本卷內文獻總頁數6案卷題名手工錄入卷名7立卷單位選取錄入8存儲位置手工錄入實體檔案存儲地點9起始日期自動生成卷內文獻最早成文日期10終結日期自動生成卷內文獻最新成文日期工程檔案案卷管理平臺字段闡明：編號數據名稱來源闡明其她闡明1檔號自動生成項目編號.流水（2位）2工程項目選取錄入該操作員擁有權限項目3保管期限選取錄入永久、長期、短期4密級選取錄入絕密、機密、秘密、普通5件數自動生成本卷內文獻總份數6頁數自動生成本卷內文獻總頁數7案卷題名手工錄入卷名8立卷單位選取錄入9存儲位置手工錄入實體檔案存儲地點10起始日期自動生成卷內文獻最早成文日期11終結日期自動生成卷內文獻最新成文日期錄入完畢后，點擊“保存”即可。注意：在對工程檔案進行建卷時，一定需要先進行項目切換文書檔案案卷分類規(guī)定：1.文書檔案每年以保管期限立卷，將文獻以卷內目錄形式進行歸檔。2.檔號：以公司總部為例，檔號01.01代表總部永久卷；檔號01.02代表總部長期卷；檔號01.03代表總部短期卷；檔號01.02代表總部長期卷；2、工程檔案建卷工程檔案案卷分類規(guī)定：01基建文獻卷；02監(jiān)理資料卷；03施工管理資料卷；04施工技術資料卷；05施工測量記錄卷；06施工物資資料卷；07施工記錄卷；08施工實驗資料卷；09過程驗收資料卷；10竣工驗收資料卷；11竣工圖卷；12聲像資料卷；13榮譽資料卷各區(qū)域若對工程檔案案卷分類有特殊規(guī)定，可進行相應調節(jié)，以滿足地區(qū)檔案館或區(qū)域公司自身有關規(guī)定規(guī)定。檔案文獻字段闡明：編號數據名稱來源闡明其她闡明1文獻標題手工錄入/自動生成2保管期限選取錄入/自動生成永久、長期、短期3文獻編號自動生成規(guī)則：項目編號.年+流水（3位）4檔號自動生成所屬卷檔號5材料屬性選取錄入原件、復印件6頁數手工錄入本文獻頁數7份數手工錄入8責任者手工錄入9順序號自動生成卷內文獻順序號，可修改10單據編號自動生成原業(yè)務單據編號11文獻日期手工錄入成文日期12項目選取錄入/自動生成該操作員擁有權限項目13存儲地點手工錄入14竣工資料選取錄入是、否15備注手工錄入錄入完畢后，點擊保存。。方式為：在上述圖6“文獻歸檔選取”對話框中，選好檔案類型和檔案目錄后，點擊“歸文獻”，即浮現上述圖8“檔案文獻維護平臺”。錄入完畢后，點擊保存，文獻就會自動歸至該檔案目錄下未歸卷平臺內，如下面圖9所示圖9