海運船東操作流程

海運船東操作流程打印歸檔順序：RECAP/FIXTURENOTECHARTERPARTY港使費確認(rèn)函船代委托函（裝港和卸港）港口指南檢驗報價單/檢驗委托書氣導(dǎo)委托書/氣導(dǎo)確認(rèn)函航次指令入港圖航次預(yù)算CGODELCARATIONPACKINGLIST預(yù)配載靠泊意向（PROSPECT）/靠泊計劃（Berthschdl）排隊表/到港報/日報/離港報支出確認(rèn)函PSC報告提單/艙單/大副收據(jù)保函復(fù)印件事實記錄配載圖理貨報告或者水尺報告或者過磅報告貨損報告簽發(fā)提單授權(quán)書NOR運費形式發(fā)票滯期費計算運費水單排隊表/到港報/日報/離港報支出確認(rèn)函PSC報告事實記錄理貨報告或者水尺報告或者過磅報告貨損報告還船通知航次總結(jié)常用軟件使用要求：本地郵箱軟件：操作本地郵件客戶端文件夾：1.操作郵件樣本抬頭：TO:（對方公司名稱）ATTN:（對方直接聯(lián)系人）CC:（第三方相關(guān)方）DD:（發(fā)送時間）FM:（我司名稱）REF:（編碼）RE:（主題）與租家的郵件往來，REF使用“日期+OPS+發(fā)送人+順序號”，例如，0305OPSMRL03；與保險公司,“日期+INS+發(fā)送人+順序號”；與代理,“日期+AGT+發(fā)送人+順序號”；與公司內(nèi)部ISM,“日期+ISM+發(fā)送人+順序號”；與公司內(nèi)部TECH,“日期+TEC+發(fā)送人+順序號”；與公司海務(wù),“日期+MRN+發(fā)送人+順序號”；與公司財務(wù),“日期+INV+發(fā)送人+順序號”；與公司行政部,“日期+OFC+發(fā)送人+順序號”；2.根據(jù)船舶歸類，根目錄下設(shè)置OPERATION@-收件箱（只保留最近2周內(nèi)的郵件，2周外的全部歸檔到相關(guān)文件夾）-ChaneNavi--1401---MASTER（給船長發(fā)送的各種報文，船長回復(fù)的郵件）---CHARTERER（與租家/經(jīng)紀(jì)來回的郵件，包含各種爭議，文件遞交，發(fā)送的船舶動態(tài)）---AGENT（給代理的港費詢價函和委托函，加油加水的詢價函，非常規(guī)費用的確認(rèn)函，申報的遞交資料，船舶臨時狀況的處理郵件，物料快遞的單號以及代理的郵件確認(rèn)）-PORTGUIDE（每次詢問的存檔保存）--QINGDAO包含航道要求，吃水限制，碼頭長度，泊位數(shù)量，吊機數(shù)量，吊機負(fù)荷，工班數(shù)量，港口機構(gòu)的頻道，裝卸速度，油水供應(yīng)，防污染要求/壓載水排放，引航站信息，拖輪信息，冰區(qū)航行引導(dǎo)，貨物堆場信息，工班信息，裝卸工藝說明，水密度等。-ISM（代理發(fā)送/船代發(fā)送的PSC檢查報告的郵件副本。原郵件保留在原處。更換船員的報價的確認(rèn)函。更換船員的往來郵件）-TECH（配件快遞編號和船代收妥確認(rèn)郵件。委托船代購買配件的詢價函和代理的報價函。實際購買配件的確認(rèn)和通關(guān)費用，運輸費用的確認(rèn)郵件）-OFFICE（放假通知，辦公用品申報，請假記錄）-MARINE（氣象警報，航行安全通知）-FINANCE（港費確認(rèn)郵件，非常規(guī)費用申請和確認(rèn)郵件，實際賬單掃描件）CHARTERING@-收件箱-ACH-CGOOFFER-TONNAGE-CHANENAV--V1401-BRIGHTFU--V1401-CHARTERER--(CHARTERERNAME)---BACKGROUD---FIXTURELIST-CLAIM航次執(zhí)行流程：CHARTERING@和OPERATION@配合，OPERATION@和其他部門配合。配貨業(yè)務(wù)員：-發(fā)送TONNAGEOFFER(1)shippingmail群發(fā)，發(fā)送人署名chartering@(2)配貨業(yè)務(wù)員(3)日常工作(4)存檔要求：抄送chartering@詳細(xì)解釋：無論是做Ownedchartering還是Inhousechartering,貨盤和船盤盡量要求統(tǒng)一渠道，例如使用chartering@不建議使用網(wǎng)站更新實盤offer，原因在于，（1）大型公司禁止使用80端口，無法訪問網(wǎng)頁；（2）規(guī)模公司使用的標(biāo)準(zhǔn)化流程里面，郵件作為主要的溝通方式；-接收CGOOFFER(1)chartering@查看(2)配貨業(yè)務(wù)員(3)日常工作(4)存檔要求：chartering@的本地郵件客戶端設(shè)置規(guī)則，主題中有“CGO”and/or“CGOOFFER”移動到文件夾“CGOOFFER”。詳情解釋：作為配貨的業(yè)務(wù)人員，要不停的了解市場，并且做出市場分析。對于接受到的貨盤信息，需要在本地文件夾CGOOFFER下建立以地區(qū)為標(biāo)題的二級文件夾。例如，TJ-TS-DL（天津-唐山-大連），YT-QD-RZ（煙臺-青島-日照），LYG-SH-NB(連云港-上海-寧波)，Yangtse（長江里的港口），F(xiàn)Z-GZ-HK(福州-廣東-香港)，Bb-Haip-HN(北部灣-海防-海南)，Taiwan(臺灣區(qū)域)，PH-EASTMalay(菲律賓-東馬)，Indonesia(印度尼西亞)等。對于全球航線，按照BIMCO的12條航線建立文件夾。-查詢港口限制政策要求擁擠情況費用高低(1)operation@發(fā)送(2)操作人員(3)日常工作(4)存檔要求：手動把詢問港口情況的郵件，復(fù)制存入"PORTGUIDE"文件夾詳情解釋：根據(jù)郵件樣本向船代詢問。港口對于貨物的要求需要存檔記錄。通過船代給的港口入港信息僅限于船舶要求。而對于貨物的要求會有不同的信息。例如，發(fā)貨人和收貨人的指定泊位是否有特殊的要求，傳送帶的長度，吊機的負(fù)荷，工班數(shù)量是否足夠（是否有臨時卸火車的情況），特別貨物的優(yōu)先權(quán)。-綜合風(fēng)險評估確定運費水平(1)制作航次預(yù)算表,表內(nèi)把壓港時間，額外港口費用，惡劣天氣計入。(2)配貨業(yè)務(wù)員(3)日常工作(4)存檔要求：通過個人公司郵箱發(fā)送到個人郵箱，配貨業(yè)務(wù)員個人保存，并如果談妥航次執(zhí)行結(jié)束后與操作制作的航次總結(jié)表格統(tǒng)一放入航次檔案。詳情解釋：運費價格不是市場水平。而是根據(jù)船舶成本而做的最低底限的而做的報價。碼頭的擁擠情況，工班作業(yè)習(xí)慣，航線的惡劣天氣，貨物配載要求，地理位置，政策影響等都要考慮在內(nèi)。作為綜合的要求，一定要全方位的考量。2014年有明顯的厄爾尼諾現(xiàn)象的征兆。長江流域普遍降雨的概率要增加，臺風(fēng)的數(shù)量比往年增加的概率很大。在以上的綜合考慮之外，要增加氣候的考慮。做連續(xù)航次的時候，避免在大概率不利氣候區(qū)域內(nèi)持續(xù)做航次。-選擇貨盤談判(1)chartering@.com發(fā)送郵件，詢盤，回盤。不可使用MSN/QQ/SKYPE表述代表公司的意見.(2)配貨業(yè)務(wù)員(3)日常工作(4)存檔要求：抄送chartering@.com。詳情解釋：篩選貨物。要根據(jù)船舶的裝載能力。5500mt的船舶可以裝載5000MT貨物的10%的上限貨量，也可以裝載6000MT貨物的10%下限貨量。對于貨量的選擇，可以使用MIN,MAX,MIN/MAX,5/10%MOLCHT/OWROPTION等條款可以充分利用以適合船舶而不虧艙。受載期。對于受載期一般是5到7天。一般是提前15天談判受載期可以適當(dāng)?shù)脑试S比目前預(yù)計的OPEN時間稍晚。因為預(yù)備航次的執(zhí)行情況會因為裝卸港的泊位情況，工班情況，航行過程中的天氣影響都會造成延誤。港口的裝卸速度。對于某些特定的泊位，常年壓港而且通常不給裝卸率的某些特定泊位，例如仁川現(xiàn)代廢鋼泊位，要計入到航次運費中。對于雖然港口裝卸率不高但是有裝卸率條款的航次，要增加滯期費支付條款，如進入滯期后每3天支付一次或者卸貨之后1周內(nèi)結(jié)清。-審核RECAP條款(1)chartering@.com接受郵件。審核主要條款。核實租家背景/BACKGROUND和租船記錄/FIXTURELIST。(2)配貨業(yè)務(wù)員(3)日常工作(4)存檔要求：租家背景和租船記錄的郵件要移動到“CHARTERER”文件夾下，以租家名字命名新文件夾保存。詳情解釋；RECAP作為談判的條款協(xié)商的主要記錄，務(wù)必審核好每一條條款。根據(jù)合約的性質(zhì)，無論形式如何，合約可以訂立。如果沒有FN或者CP，recap也可以作為合約的一種表現(xiàn)形式。使用公司規(guī)定的不同貨物的樣本合同修改后由租船方修改。原則上由船東主導(dǎo)RECAP的修訂過程。對于條款的注意方向，參照楊良宜的《程租合約》和《期租合約》。-回盤確定SUB(1)chartering@.com發(fā)送郵件。確認(rèn)認(rèn)可的條款。提出需要修改的條款。(2)配貨業(yè)務(wù)員(3)日常工作(4)存檔要求：抄送CHARTERING@，如果談判能夠成功，則移動到相應(yīng)的船舶航次文件夾內(nèi)；如果沒有成功，則移動到ACH文件夾里。-摘掉SUB（1）chartering@.com收租船方的確認(rèn)郵件，樣本郵件如下：“WE,XXXXSHIPPINGCOLTD,ASTHECHARTEREROFTHISSHIPMENT,MVZANOEXDALIAN-KAOHSIUNG,LIFTSUB-FIXTURENOTE.”（2）配貨業(yè)務(wù)員（3）日常工作（4）存檔要求：：抄送CHARTERING@OPERATION@，移動到相應(yīng)的船舶航次文件夾內(nèi)；（5）打印要求：RECAP打印存檔；-簽正式FIXTURENOTE（COVER）/CHARTERPARTY（1）chartering@.com，發(fā)送帶有騎縫章和簽字簽章的FN，并抄送operation@。（2）配貨業(yè)務(wù)員（3）日常工作（4）存檔要求：chartering@和operation@的郵箱內(nèi)。（5）打印要求：FN和CP打??；配貨業(yè)務(wù)員的角色定位：業(yè)務(wù)員是運用知識能力服務(wù)其他人。前提是要做一個服務(wù)者和團隊成員。要清晰地明白自己需要做什么。和正確的表達自己的訴求。配貨業(yè)務(wù)員對于尋找潛在客戶：1.實名商務(wù)社交網(wǎng)絡(luò)，例如，，航運界-航運新媒體及互動社交平臺；內(nèi)貿(mào)方向/國內(nèi)貨代，;東南亞方向，MarineCircle；散貨業(yè)務(wù)QQ群；2.船代推薦。與沒有租船部門的船代保持合作，獲取當(dāng)?shù)厥瞻l(fā)貨人資料，傭金支付給船代；3.碼頭現(xiàn)場。利用已經(jīng)具有的船舶平臺，自有船舶的裝卸貨現(xiàn)場，接觸實際收發(fā)貨人，并深挖貨方資源。4.爭取同類型客戶推薦。即貨方推薦貨方，船東推薦船東，基于是對方?jīng)]有broker部門.基于已經(jīng)有的客戶資源，引導(dǎo)口碑宣傳，建立客戶檔案，并保持密切的聯(lián)系和互動，電話，郵件和即時聊天。在實際的履約階段，做到最大謹(jǐn)慎下的細(xì)致工作，每一個貨方的要求，必須立刻回應(yīng)。如果無法一個人解決，則迅速通過QQ建立臨時群組討論工作內(nèi)容。對于程租，每個航次都可能有突發(fā)的狀況，對于可控的則使用郵件密切關(guān)注，也可做到必要的流程的存檔，方便總結(jié)。對于不可控的，盡最大能力的控制損失，先理清楚合同關(guān)系劃分責(zé)任歸屬，同時把屬于我方的責(zé)任迅速傳達到公司內(nèi)部。每一次的針對突發(fā)性事件的處理是展現(xiàn)公司專業(yè)度和應(yīng)急處理能力的機會。履約能力不是以航次的最終是否能達到完美的盈利效果而是是否能夠把人能做的工作做到完美?；诤＿\上的特性，風(fēng)險大，金額大和圈子小。工作場合展現(xiàn)工作能力之外，也要在私下里想辦法營銷自己，讓同行認(rèn)為無論做事還是做人都是可以值得結(jié)交。即，和某個公司可以合作是因為某個人或者某一些人存在。操作實際流程：合同相關(guān)，財務(wù)相關(guān)，單證相關(guān)。操作的工作有如上的三個方面。執(zhí)行合同的要求，給船長船代下指令和監(jiān)督航次執(zhí)行情況；如實的記錄在合同執(zhí)行過程中的賬務(wù)往來；詳盡的核對單證的正確和完整。航次工作，日常工作，協(xié)調(diào)工作為了實現(xiàn)如上的三個方面，工作的時間安排上可分為航次工作，日常工作和協(xié)調(diào)工作。航次工作時根據(jù)船舶的執(zhí)行航次的程度來做，例如，當(dāng)?shù)窖b貨港的時候，航次工作需要做哪些。而日常工作則是每天必須做的工作，例如，船舶動態(tài)的發(fā)布，包括對外動態(tài)的發(fā)布和公司內(nèi)部的動態(tài)發(fā)布。協(xié)調(diào)工作則是和公司其他部門間的配合，例如船員上下，配件供應(yīng)，加油加水的確認(rèn)等。如上，合同相關(guān)+航次工作，有公司認(rèn)為是“海運操作”；財務(wù)相關(guān)+日常工作，有公司認(rèn)為是“商務(wù)專員”；單證相關(guān)+協(xié)調(diào)工作，有公司認(rèn)為是“內(nèi)勤”；除此以外，還有“運使費業(yè)務(wù)員”，“商務(wù)助理”，“調(diào)度”等。一般都是如上的各項要求演化出來的崗位。操作類的崗位要求“協(xié)調(diào)”能力。要看到如果有信息從其他渠道傳播到操作手里，操作有責(zé)任把這個信息沒有損耗的傳遞給需要的人。例如，通過QQ/MSN/SKYPE聊天的記錄，必須要通過郵件的形式再次呈現(xiàn)出來。日常工作要求：1.每日綜合各船動態(tài)，發(fā)送到船代，并抄送公司其他部門，抄送租船方，抄送本部門；2.審核船報，如有失誤及時通知船長更正；3.交船通知和審核交船報；4.每日在公司大屏幕上更新船舶動態(tài)，方便其他同事；5.核對船代郵寄的正本賬單。用操作章（可以公司提供或者自行購買或者手寫）在發(fā)票背面左下角簽下時間和審核操作的姓名。審核完畢轉(zhuǎn)交部門經(jīng)理確認(rèn)并轉(zhuǎn)入財務(wù)部門。6.核對各部門要求，對于更換船員，寄送配件，加油加水安排等，列入工作日志，逐項跟進進度。-交船通知（1）由船長或者操作制作交船通知發(fā)送給租船方-向備選船代詢價（1）重復(fù)“-查詢港口限制政策要求擁擠情況費用高低”過程，增加備選船代（2）操作（3）航次工作（4）存檔要求：operation@發(fā)送樣本詢價郵件并抄送operation@，郵件放入相應(yīng)船舶和航次。-港使費談判（1）根據(jù)船代回復(fù)的港費預(yù)估單，逐項詢問計算公式和收取單位名稱。通過備選船代的答復(fù)甄選出目標(biāo)港口的港費征收要求，并進行相對應(yīng)的談判。（2）操作（3）航次工作（4）存檔要求：所有詢問和談判過程必須經(jīng)過郵件或者使用郵件重現(xiàn)其他方式下的談判過程，郵件發(fā)送到operation@，放入船名下的航次文件夾。方便存檔和其他同事調(diào)用資料和核對。（5）打印要求：港使費確認(rèn)函詳情解釋：港使費由船代代為港口部門報價，實際上是替船東代收代付的工作，只賺取中間的代理費和代理雜費。代理雜費指的是船東在代理過程中產(chǎn)生的單證費，交通費，通訊費，快遞費等。船代理論上不替船東墊付港費，船東需要在到港前把船舶在本港口的港使費預(yù)付到船代指定賬戶。即，預(yù)付船代備用金。船代從這些備用金里支出船舶在港期間的費用。港使費的報價基于船東操作的詢價函。詢價函要包含關(guān)于港口方面的條款，例如，F(xiàn)IO/FILO/LINER，LSD等。如果做的港口是班輪條款，那么碼頭工班和裝卸費就要求船代給報價。而且盡可能的找不同的裝卸公司做報價。港使費談判中要確認(rèn)費用的提供者是否提供正規(guī)發(fā)票。有一些包干性質(zhì)的發(fā)票實際上有很多可談的空間。著重詢問拖輪理貨費的計算公式。通過對比多家船代的報價來確認(rèn)合理的報價計算公式。船代替船東做的紙面工作的法律責(zé)任很小。僅是最大限度內(nèi)的謹(jǐn)慎。對于船代的各種文件的繕制，船東依然要保留謹(jǐn)慎核對，尤其是提單，NOR，SOF，保函。港費談判的結(jié)束是以操作的確認(rèn)函為準(zhǔn)。舉例：WEHEREBYCONFIRMYRKINDPDAQUOTATIONTTPAY80%OFAMOUNTINADVANCEANDSETTLEBALANCEAGAINSTORIGINALBILLSANDVOUCHERSFROMPORTAUTHORITIES.-委托船代（1）使用operation@發(fā)送公司模板下的委托函。抄送operation@。（2）操作（3）航次工作（4）存檔要求：郵件放入船名下的航次文件夾內(nèi)。（5）打印要求：船代委托函郵件樣本如下：TO:XXXSHIPPINGAGENCYCO.,LIMITED//船代名字ATTN:ANNIE//船代負(fù)責(zé)人DATE:2013-06-24//發(fā)郵件時間FM:ZANOSHIPPINGCO.,LIMITED//船公司名稱REF:52164-S112//參考編碼:52164-S112RE:MVZANOCALLATDALIANFORLOADINGWIRC//主題：關(guān)于ZANO輪掛靠大連港裝盤元GOODDAY,WEAREPLSDTOINFMUTTOURMVZANOWILLCALLATDALIANFORLOADINGWIRCABT5000MTANDAPPOINTYRKINDCO.,ASOURAGTANDPLSCHECKFOLLOWINGINFORMATIONANDREQUEST://我們很高興的通知您我們的ZANO輪將會掛靠大連港裝大約5000噸盤元。指定貴司作為我司船代。請查看下列信息和要求：1.PARTICULAR://船舶規(guī)范MVZANOCAMFLAGBLT1990L/B/D:106.392/14.6/7.8M//ZANO輪，柬埔寨國籍，1990年建造，船長106.392米，船寬14.6米，型深7.8米DWT/DWCC5575/5300MTON5.9MSSW//載重噸5575噸載貨噸5300噸夏季吃水5.9米GRT/NRT3356/1749GR/BL:6006CBM,2H/2H,//總噸3356凈噸1749散裝艙容/包裝艙容6006立方米2個貨艙2個艙口HATCHSIZE:NO.1&2:31.2X10.2M//艙口尺寸：1號艙和2號艙：31.2米X10.2米HOLDSIZE:NO.1&2:33.0X11.0M//貨艙大小：1號貨艙和2號貨艙：33.0米X11.0米BOXTYPESTEELBOTTOM,SINGLEDECK,//箱型船鋼制艙底板單甲板G'LESS,P&IBCCODECLASSCOVEREDA.D.A.//無船吊加入船東互保協(xié)會具有散裝適裝證書有船級社所有數(shù)據(jù)為估計值2.CGONQTTY:ABT5000MTWRIC5%MOLCOCHTOP//貨物和數(shù)量：大約5000噸盤元5%的數(shù)量增減由租船方選擇3.LASTPORT:YANTAI,CN//上一港：煙臺，中國4.NEXT/DISCHGPORT:POHANG,KR//下一港/卸貨港：浦項，韓國5.LDGRATE:SSHINCPWWD3DAYS24HRSCONSECUTIVEWORKING裝率（裝貨速度）:周六周日節(jié)假日包含在內(nèi)3個晴天工作日并且要求24小時連續(xù)工作6.ETADALIAN28TH/JUN/2013//預(yù)計到達大連港的時間：2013年6月28日7.TERMS:F.I.O.S.TNL/S/D/STBFCHTRRACCT條款：船東不負(fù)責(zé)積載和平艙，并且，綁扎，固定，墊艙，隔票由租船方負(fù)責(zé)8.MASTERCONTACTPOINT:MP:EMAIL://船長聯(lián)系方式：手機：電子郵箱：9.VOYAGENO.://航次號：10.CARRIERNAME:ZANOSHIPPINGCO.,LIMITED//承運人：ZANOSHIPPINGCO.,LIMITEDPLSKINDLYOFFERUSASFONTIME://請及時提供如下信息：1.B4ARRVL://到港前：A:DAILYLINEUP/PROSPECT/SCHDL;//每日的排隊表/預(yù)估計劃/正式計劃B:PROCEDUREOFCGOREADINESS,BOOKING/COLLECTION/CUSTOMCLEARANCE,ANDRELATEDDOCS;//貨物的備貨進度，遞載/集港/通關(guān)和相關(guān)單證C:PRIORVSLDAILYWORKINGCONDITION:BALANCEOFCGOANDDELAYREASONIFANY；//前船的每日工作報告：剩余貨物和延遲原因如果有延遲D:LOCALWEATHERFORECAST：72/48/24HRS;//當(dāng)?shù)氐奶鞖忸A(yù)報：72小時，48小時，24小時E:GUIDEINFORMATION,BERTHMAP,ETC;//進港指南，泊位圖，等2.WHENLOADING://裝貨時A:ARVALRPTNDAILYWORKINGRPT;//抵港報和每日工作報告B:PSCINSPECTIONPROCEDUREIFANY;//PSC檢查進度如果有C:BUNKERINGSCHDLIFANY;//加油計劃如果有D:ACTUALWEATHER;//實際的天氣情況E:CREWEXCHANGEPROCEDUREIFANY;//更換船員進度如果有D:SHIPPINGORDER,PACKINGLISTANDDRAFTBILL;//提供下貨紙，裝箱單和樣本提單3.AFTLOADING://裝貨完畢A:BLRELEASESHOULDBAGAINSTOWNER'SWRITTENCONFRIMATION;//提單的釋放必須通過船東的書面確認(rèn)B:FAXOREMAILTOUS:B/L,MANIFEST,STOWAGEPLAN,MATE'SRECEIPT,BLLOI,TIMESHEET/SOF,TALLYSHEET/DRAFTSURVEY,CONDITIONSURVEYIFANY,NOR,PSCRPTIFANY,HATCHLIST,DAMAGERPT,DEPARTURERPT,ETC;//傳真或者發(fā)電子郵件：提單，艙單，配載圖，大副收據(jù)，提單保函，時間表/事實記錄，理貨報告/水尺報告報告，驗船報告如果有，備妥就緒通知書，PSC檢查報告如果有，裝貨明細(xì)表，貨損報告，離港報，等C:POSTTOUS:PDAFINALTRIPACCT,ORIGINALLOIOFBL,ALLOFABVORIGINALOFPARTB'SDOCS.//郵寄給我們：港費正本賬單，提單正本保函和如上B部分的正本單據(jù)ALLOFADDITIONALCHARGEOCCUREDBYMASTER'SSIGNATURESHOULDBECONFIRMEDBYOWNERFIRSTLYOTHERWISEITFAIL.//所有額外發(fā)生（不在港費報價單里）的由船長簽單的費用必須由船東首先確認(rèn)，否則無效。THANKSFORYRKINDCOOPERATION!//感謝貴司的良好配合B.RGSMRLU===NNN===詳情解釋：使用公司模板下的委托函格式。務(wù)必要求船代要提供貨物的準(zhǔn)備情況，通關(guān)情況，PSC檢查情況，加油加水上物料等各種要求的實際執(zhí)行情況。還需要72/48/24小時的天氣預(yù)報。在到港前的每日排隊表。最為關(guān)鍵的是，特別指明，除非公司的書面確認(rèn)，否則不能放單放貨。對于遇到執(zhí)行過程中出現(xiàn)的可能的放單爭議，需提前單獨發(fā)送郵件提醒除非書面確認(rèn)否則不能放單放貨的要求。-獲得港口進港指南（1）通過operation@收取船代發(fā)送的進港指南/GUIDEINFORMATION。并抄送CN@，通知全體公司同事知道港口要求和船代信息。（2）操作（3）航次工作（4）存檔要求：接受的郵件和抄送的郵件放入船名下的航次文件夾內(nèi)。并復(fù)制一份郵件存入GUIDE文件夾。方便以后查詢。（5）打印要求：港口指南；詳情解釋：港口的限制要求包括但不限于：吃水，凈空，岸高和船長。泊位也分內(nèi)貿(mào)泊位和外貿(mào)泊位，或者公共泊位和私人泊位。費率也會有不同。內(nèi)貿(mào)泊位不允許外貿(mào)船舶使用，除非在外貿(mào)泊位清關(guān)之后放可使用，這會導(dǎo)致時間和費用的額外支出。私人泊位的放貨實際上在海關(guān)的有效監(jiān)管之外。卸貨的風(fēng)險很高。即，私人泊位=無單卸貨銀行保函。鑒于此，主要港口的PORTGUIDEINFORMATION必須存檔。但每次執(zhí)行航次必須重新詢問。-委托接受裝前（聯(lián)合）檢驗（量油/驗艙/監(jiān)裝等）和氣導(dǎo)（1）由操作用operation@發(fā)送委托給相關(guān)第三方船舶檢驗機構(gòu)，例如，SGS。并抄送operation@,chartering@.（2）操作（3）航次工作（4）存檔要求：抄送operation@,chartering@,techdpmt@，放入郵箱客戶端船名文件夾下的航次文件夾。（5）打印要求：檢驗報價單；檢驗委托書；氣導(dǎo)委托書；氣導(dǎo)確認(rèn)函；詳情解釋：對于船舶檢驗的委托，流程上和委托船代類似，發(fā)詢價函-確認(rèn)報價-報實際動態(tài)。對于氣導(dǎo)，發(fā)送委托函。并在航次指令里寫明氣導(dǎo)公司聯(lián)系方式和船報要求。-繕制航次指令附加入港簡圖附加配載要求（1）通過operation@發(fā)送@給船上航次指令并要求船長確認(rèn)已收到。（2）操作（3）航次工作（4）存檔要求：抄送operation，放入郵箱客戶端船名文件夾下的航次文件夾。（5）打印要求：航次指令；入港圖；詳情解釋：航次指令里要填寫除了金額以外的大部分條款。重要的條款例如，貨物描述和數(shù)量，受載期，裝卸率，滯期費速遣費，NOR遞交要求，油耗約定等。-制作航次預(yù)算（1）通過航次預(yù)算模版，計算出日租水平；（2）操作（3）航次工作（4）存檔要求：通過Operation@發(fā)送到operation@，并放入船名下航次文件夾內(nèi)；（5）打印要求：航次預(yù)算詳情解釋：航次預(yù)算要填寫裝卸港港費預(yù)估費用，裝卸港代理信息，貨物和貨物數(shù)量，航行距離，預(yù)估的加油數(shù)量和價格，運費水平，使用公司規(guī)定模版填寫，計算出預(yù)估的日租水平。-遞交入港船舶資料（1）根據(jù)船代的要求，把需要的申報資料發(fā)送給船代；（2）船長+操作（3）航次工作（4）存檔要求：抄送operation@，并放入船名下航次文件夾內(nèi)；詳情解釋：港口船舶代理的申報工作需要船舶相關(guān)證書文件。操作必須在指定下船舶代理之后立刻按照船代的要求準(zhǔn)備材料并盡快發(fā)送過去。這個過程因為公司的要求不同，可能需要船長遞交文件給船代。船代需要做預(yù)申報和正式申報。向港口官方部門申報，例如國檢，海關(guān)，海事和邊檢。國檢是由之前的衛(wèi)檢和商檢合并后的機構(gòu)。1.影響貨物手續(xù)的船方操作的工作：對于船舶操作方面，重要的是今早讓船代做海關(guān)的艙單錄入，貨方貨代在訂艙/遞載之后，拿到海關(guān)艙單錄入后的編碼，和港務(wù)局的運抵報告一起進行報關(guān)。只有貨物（港區(qū)給的運抵報告）和貨物單證備妥之后，船代才可以去港務(wù)局調(diào)度科申請出船舶靠泊裝卸計劃。2.預(yù)申報：對于預(yù)申報，每個港口部門有不同的要求，尤其是小型港口，通常只有在正式申報的時候在靠泊時由船長提供的船員物品申報單，船用物品申報單，船舶概況（A表），需要由船長提前或者操作提前發(fā)送給船代。常規(guī)下的預(yù)申報操作需要遞交的資料是：ITCISSCREGISTRYSSCECBCC這5個基礎(chǔ)證書。根據(jù)港口不同要增加額外證書。港序（VoyageMEMO/CALLINGPORTS），船員名單和保安信息表（ISPS/SSI/保安情報等不同的說法）由船長或者操作制作。對于港序，要根據(jù)倒序的時間單獨制作一個文件，依照如下格式每航次填寫更新：JINGJIANG,CN2014-02-02---2014-02-07DISCHG9000MTCOAL港序的開始時間按照船長的到港報的下錨時間，結(jié)束時間按照船離港后的最有一個引水員下船的時間，對于長江里的港口按照船離開碼頭/錨地的時間，因為長江里的引水員下船地點不在港區(qū)內(nèi)。3.正式申報：正式申報也就是辦理靠泊手續(xù)的過程。通常需要1-2個小時。由船長簽章簽字過的正本單據(jù)，例如，船員物品申報單，船用物品申報單，健康申報書，船員名單，船舶概括（A表）和總申報單，經(jīng)船代外勤遞交到港口部門做申報。在手續(xù)未做完前，船員不得上下船，不能回收污油水，不得加油加水，不得開艙。不能進行任何操作。-提供CGODECLARATION/PACKLINGLIST要求大副做預(yù)配載（1）通過operation@向租船方要求CGODECLARATION并發(fā)送給船長郵箱，針對沒有F站的船舶，在上一個掛靠港口發(fā)送給船長并在離港前做好給上港船舶代理，由船代轉(zhuǎn)交給操作；（2）操作（3）航次工作（4）存檔要求：抄送operation@，放入郵箱客戶端船名文件夾下的航次文件夾。（5）打印要求：CGODELCARATION；PACKINGLIST；預(yù)配載；-船長宣載（1）由船長通過電報或者郵件發(fā)送宣載報告給operation@,操作把宣載報告通過operation@發(fā)送給租船方，并抄送operation@,chartering@.（2）船長+操作+配貨（3）航次工作（4）存檔要求：抄送operation@,chartering@,放入郵箱客戶端船名文件夾下的航次文件夾。-船長遞交NOR（1）由船長通過電報或者郵件發(fā)送NOR給operation@，操作把NOR通過operation@發(fā)送給租船方，并抄送chartering@。（2）船長+操作+配貨（3）航次工作（4）存檔要求：抄送operation@,chartering@,放入郵箱客戶端船名文件夾下的航次文件夾。（5）打印要求：NOR；詳情解釋：在到港前和船長再次確認(rèn)提醒NOR的遞交要求，是根據(jù)GENCON還是約定TURNTIME,或者條款不是GENCON默認(rèn)要求。要清晰的通知到船長具體是什么約定條款。讓船長加車爭取到港時間在臨界時間前。-靠泊計劃（1）通過operation@接收由船代提前發(fā)送靠泊意向和準(zhǔn)確的靠泊計劃；（2）操作（3）航次工作（4）存檔要求：靠泊意向和靠泊計劃發(fā)送到cn@，通知全體管理團隊（5）打印要求：靠泊意向（PROSPECT）；靠泊計劃（Berthschdl）詳情解釋：根據(jù)操作的日常工作，每天發(fā)船舶動態(tài)告知船代。根據(jù)船代每日公布的排隊表/LineUP,來預(yù)估靠泊計劃。對于預(yù)報的競爭船，也需要根據(jù)ais去查詢競爭船動態(tài)。不排除某些地區(qū)港口會有船舶在沒有優(yōu)先權(quán)的情況下，插隊靠泊。對此，要每日核對船舶位置?？坎从媱濌P(guān)系到船方和貨方。如果在FIO的條款下，吊機的費用屬于租船方/貨方，那么，貨方要根據(jù)船方的靠泊計劃來安排工班和卡車的計劃。這樣，靠泊計劃出來前的最后一次船長報的ETA將會是非常重要。尤其是在有潮水限制，入港限制，雇傭工班時間限制和引航計劃時間限制的港口。一旦船舶不能在預(yù)報的時間內(nèi)到港，那么，引航計劃取消后可能無法立刻重新訂計劃。因為引航站出計劃也需要在特定時間之前。例如某港口上午12點前出次日引航計劃，如果當(dāng)天下午15點才到，不僅僅錯過當(dāng)天引航計劃而且錯過后續(xù)第二天的引航計劃。在日本，船舶不能在靠泊計劃時間要求內(nèi)到港，會有工班取消費。-裝貨（1）A.船代方面。通過operation@接收并核對船代發(fā)送的到港報，日報，離港報；B.船長方面。通過operation@接收并核對船長簽署的各項文件，如NOR,SOF,船長授權(quán)書等；C.貨代方面。通過operation@接收并核對裝貨前的貨物準(zhǔn)備文件，例如通關(guān)單等；D.部門協(xié)調(diào)方面。通過operation@接收并核對其他部門的要求，例如，更換船員，物料供應(yīng)，維修項目等。（2）操作（3）航次工作+部門協(xié)調(diào)（4）存檔要求：所有的郵件發(fā)送接收全部抄送operation@，如有部門協(xié)調(diào)工作，則將接收到的郵件復(fù)制移動到部門文件夾內(nèi)。（5）打印要求：排隊表；到港報；日報；離港報；支出確認(rèn)函；PSC報告；提單；艙單；大副收據(jù)；保函復(fù)印件；事實記錄；配載圖；理貨報告或者水尺報告或者過磅報告；貨損報告；簽發(fā)提單授權(quán)書；詳情解釋：對于和船代的配合工作，船舶在港期間，必須每日講電話確認(rèn)港口情況，無論是否有事情，找機會必須和船代進行電話溝通，這是讓船代和船東保持溝通的有效手段。如果本船無事就詢問港口其他情況，例如后續(xù)船舶多少，未來天氣情況。對于船代發(fā)送的到港報，日報，離港報，要確認(rèn)信息無誤。對于臨時發(fā)生的確認(rèn)項目，例如更換船員費用，配件送船費用等其他臨時性的費用確認(rèn)，要抄送代理郵件得到其他部門確認(rèn)，其他部門可直接確認(rèn)給代理但需要抄送操作。確認(rèn)函需打印并記入支出確認(rèn)單；對于和船長的配合工作，對于船長在港期間確認(rèn)的費用，離港前和船長確認(rèn)項目和金額。并和船代確認(rèn)。對于事實記錄，要求和船長再次確認(rèn)LAYTIME條款內(nèi)容，要求船長務(wù)必詳實的記錄并且對于可能不利于滯期費計算的記錄要求糾正。對于船報方面，操作核對此前航程的船報，對于有疑問或要求船長增加報告內(nèi)容及時和船長確認(rèn)。對于和貨代的配合工作，實際上，船東并不直接和貨代聯(lián)系，一般都是通過船代轉(zhuǎn)達。通過船代去要求貨物方面的文件資料，例如運抵報告和通關(guān)單。尤其是在船舶到港后，因為貨方原因，船代不能安排靠泊計劃的情況，一定要通知船代去港務(wù)局要到貨物進度的證明材料文件。船代和貨代的工作配合如下：-收運費結(jié)算裝港滯期速遣費（1）A.操作制作運費形式發(fā)票，經(jīng)配貨業(yè)務(wù)員，操作經(jīng)理或者銷售主管確認(rèn)后，經(jīng)operation@發(fā)送invoice到租船方郵箱，并抄送chartering@,operation@；B.根據(jù)滯期費計算模板，通過operation@收取整理NOR和SOF，計算裝卸港口裝卸時間滯期費，經(jīng)配貨業(yè)務(wù)員，操作經(jīng)理或者銷售主管確認(rèn)后制作invoice發(fā)送租船方郵箱并抄送chartering@,operation@;（2）操作+配貨業(yè)務(wù)員（3）航次工作（4）存檔要求：所有的郵件發(fā)送接收全部抄送operation@,涉及到合同條款里的滯期費運費速遣費(5)打印要求：運費形式發(fā)票；滯期費計算表；運費水單；詳情解釋：運費/租金屬于船東唯一收入來源，不可折讓。原則是必須全額收款。如果合同里約定的運費支付條款沒有寫明要扣除傭金，那么100%的運費要全額收齊；對于期租出去的船舶，要全額收取租金，如果有停租/代付或者其他委托，如果合同沒有約定，則必須確定正本發(fā)票后方可從租金里扣除，而且需要由租船方發(fā)送申請要求從租金里扣除，經(jīng)主管確認(rèn)后，否則不予扣除。-船舶航行（1）操作（2）日常工作-委托船代（1）使用operation@發(fā)送公司模板下的委托函。抄送operation@。（2）操作（3）航次工作（4）存檔要求：郵件放入船名下的航次文件夾內(nèi)。（5）打印要求：船代委托函郵件樣本如下：TO:XXXSHIPPINGAGENCYCO.,LIMITED//船代名字ATTN:ANNIE//船代負(fù)責(zé)人DATE:2013-06-24//發(fā)郵件時間FM:ZANOSHIPPINGCO.,LIMITED//船公司名稱REF:52164-S112//參考編碼:52164-S112RE:MVZANOCALLATPOHANGFORDISCHGWIRC//主題：ZANO輪掛靠浦項港卸盤元GOODDAY,WEAREPLSDTOINFMUTTOURMVZANOWILLCALLATPOHANGFORDISCHGWIRC5000MTANDAPPOINTYRKINDCO.,ASOURAGTANDPLSCHECKFOLLOWINGINFORMATIONANDREQUEST://我們很高興的通知您我們的ZANO輪將會掛靠浦項港卸大約5000噸盤元。指定貴司作為我司船代。請查看下列信息和要求：1.PARTICULAR://船舶規(guī)范MVZANOCAMFLAGBLT1990L/B/D:106.392/14.6/7.8M//ZANO輪，柬埔寨國籍，1990年建造，船長106.392米，船寬14.6米，型深7.8米DWT/DWCC5575/5300MTON5.9MSSW//載重噸5575噸載貨噸5300噸夏季吃水5.9米GRT/NRT3356/1749GR/BL:6006CBM,2H/2H,//總噸3356凈噸1749散裝艙容/包裝艙容6006立方米2個貨艙2個艙口HATCHSIZE:NO.1&2:31.2X10.2M//艙口尺寸：1號艙和2號艙：31.2米X10.2米HOLDSIZE:NO.1&2:33.0X11.0M//貨艙大?。?號貨艙和2號貨艙：33.0米X11.0米BOXTYPESTEELBOTTOM,SINGLEDECK,//箱型船鋼制艙底板單甲板G'LESS,P&IBCCODECLASSCOVEREDA.D.A.//無船吊加入船東互保協(xié)會具有散裝適裝證書有船級社所有數(shù)據(jù)為估計值2.CGONQTTY:ABT5000MTWRIC5%MOLCOCHTOP//貨物和數(shù)量：大約5000噸盤元，5%的數(shù)量增減由租船方選擇3.LAST/LDGPORT:DALIAN,CN//上一港/裝貨港：大連，中國4.NEXTPORT:TOYAMA,JP//下一港：富山，日本5.DISCHGRATE:SSHINCPWWD3DAYS24HRSCONSECUTIVEWORKING//斜率（卸貨速度）：周六周日節(jié)假日包含在內(nèi)3個晴天工作日并且要求24小時連續(xù)工作6.ETAPOHANG6TH/JUL/2013//預(yù)計到達浦項的時間：2013年7月6日7.TERMS:F.I.O.S.TNL/S/D/STBFCHTRRACCT//條款：船東不負(fù)責(zé)積載和平艙，并且，綁扎，固定，墊艙，隔票由租船方負(fù)責(zé)8.MASTERCONTACTPOINT://船長聯(lián)系方式：手機：電子郵件MP:EMAIL:9.VOYAGENO.://航次號：PLSKINDLYOFFERUSASFONTIME:1.B4ARRVL：//到港前A:DAILYLINEUP/PROSPECT/SCHDL;//每日排隊表/靠泊意象/靠泊計劃B:PRIORVSLDAILYWORKINGCONDITION:BALANCEOFCGOANDDELAYREASONIFANY；//前船工作每日工作狀態(tài)：剩余貨量和推遲原因如果有C:LOCALWEATHERFORECAST：72/48/24HRS;//當(dāng)?shù)靥鞖忸A(yù)報：72小時/48小時/24小時D:GUIDEINFORMATION,BERTHMAP,ETC;//進港指南，泊位圖等E:CGODISCHGOPERATIONWAYS,DISCHGONTOBERTHORYARDINTOCUSTODYBYCUSTOMANDAGTOR,ONTORCVR'STRUCKOR,OTHERWAYSTORELEASECGOWHENCOMPLTDOFDISCHG;//卸貨工藝，卸貨到碼頭泊位還是進海關(guān)堆場，還是收貨人車船直取，或者當(dāng)卸貨完畢后有無其他放貨方式；2.WHENDISCHG://當(dāng)卸貨時：A:ARVALRPTNDAILYWORKINGRPT;//每日日報和工作報告B:PSCINSPECTIONPROCEDUREIFANY;//PSC檢查進度如果有PSC檢查C:BUNKERINGSCHDLIFANY;//加油進度如果有加油安排D:ACTUALWEATHER;//實際的天氣情況E:CREWEXCHANGEPROCEDUREIFANY;//船員更換進度如果有3.AFTDISCHG://卸貨完畢后A:PLSRELEASECGOAGAINSTORIGINALBLOTHERWISESHOULDGETOURWRITTENCONFIRMATION;//請憑借收貨人的正本提單放貨否則需要首先得到船東書面確認(rèn)B:FAXOREMAILTOUS:SCANEDCOPYOFORIGINALB/LIFRELEASEDCGO,DISCHGLOIIFANY,TIMESHEET/SOF,TALLYSHEET/DRAFTSURVEY,CONDITIONSURVEYIFANY,NOR,PSCRPTIFANY,HATCHLIST,DAMAGERPT,DEPARTURERPT,ETC;//傳真或者電子郵件給我們：放貨后的正本提單的彩色復(fù)印件，卸貨保函如果有，時間表/事實記錄，理貨報告/水尺報告，驗船報告，就緒通知書，PSC檢查報告如果有，裝貨明細(xì)表，貨損報告，離港報等C:POSTTOUS:PDAFINALTRIPACCT,ORIGINALLOIOFDISCHGIFANY,ANDALLOFABVORIGINALPARTB'SDOCS;//郵寄給我們：港費正本賬單，卸貨保函的正本如果有，所有如上B部分的單證的正本。ALLOFADDITIONALCHARGEOCCUREDBYMASTER'SSIGNATURESHOULDBECONFIRMEDBYOWNERFIRSTLYOTHERWISEITFAILS.//所有額外發(fā)生（不在港費報價單里）的由船長簽單的費用必須由船東首先確認(rèn)，否則無效。THANKSFORYRKINDCOOPERATION!B.RGSMRLU===NNN===-獲得港口進港指南（同前）-委托接受裝前（聯(lián)合）檢驗（量油/驗艙/監(jiān)裝等）（同前）-遞交入港船舶資料（1）根據(jù)船代的要求，把需要的申報資料發(fā)送給船代；（2）船長+操作（3）航次工作（4）存檔要求：抄送operation@，并放入船名下航次文件夾內(nèi)；詳情解釋：港口船舶代理的申報工作需要船舶相關(guān)證