政府機關(guān)物業(yè)服務項目檔案管理

政府機關(guān)物業(yè)服務項目檔案管理目錄第一節(jié)檔案管理計劃 1一、檔案管理部門職責 1二、檔案管理人員職責 1第二節(jié)檔案管理流程 3一、立卷歸檔 3二、借閱管理 3三、收集整理 3四、鑒定銷毀 4第三節(jié)檔案管理方案 5一、管理目的 5二、適用范圍 5三、管理細則 5四、管理重點 10五、管理條件 11六、管理思考 12第一節(jié)檔案管理計劃一、檔案管理部門職責1.負責本單位各類檔案的統(tǒng)一管理，負責對本單位的技術(shù)圖書資料實行業(yè)務管理，并根據(jù)本單位經(jīng)營管理的需要編制各種檢索工具，積極開展檔案的提供利用工作。2.貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制訂本企業(yè)檔案管理制度。3.負責檢查、指導各部門檔案人員和有關(guān)人員做好歸檔資料的積累、整理工作，提出本單位專、兼職檔案員的業(yè)務培訓和考核計劃，會同有關(guān)部門、單位搞好各類檔案的鑒定、銷毀、移交工作。4.做好各類檔案的管理和統(tǒng)計工作，編制各種專題目錄、索引及匯編資料，辦理檔案的借閱手續(xù)，負責檔案的復制、修裱及檔案庫房安全措施的落實，確保檔案的完整和安全。二、檔案管理人員職責1.人員職責：（1）在檔案管理部門負責人的領(lǐng)導下，做好檔案的管理工作，熱愛本職工作，認真學習業(yè)務，熟悉檔案業(yè)務知識，努力為公司各項工作服務。（2）熟悉并認真貫徹執(zhí)行檔案工作的方針、政策和各項規(guī)章制度，負責接收各部門、單位移交的各類歸檔材料，做好檔案的立卷、編目、登記、統(tǒng)計、鑒定工作。（3）保護檔案的安全，堅持做好“七防”工作。（4）努力做好檔案的利用服務工作，編制多種檢索工具及公司“大事記”等有關(guān)匯編材料。（5）協(xié)助和指導各部門兼職檔案員做好檔案的積累、整理、歸檔工作。（6）嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案的機密內(nèi)容。（7）參加有關(guān)工程項目的竣工驗收、技術(shù)成果鑒定和設(shè)備、技術(shù)資料開箱檢驗，并做好記錄。（8）負責檔案的鑒定和銷毀工作，并把好銷毀中的復查、審批和監(jiān)銷關(guān)。（9）積極完成領(lǐng)導交辦的其它工作。2.人員配置表格：職務姓名持何種資格證件已承擔項目情況證書名稱級別共計人數(shù)第二節(jié)檔案管理流程一、立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。二、借閱管理1.本單位人員借閱檔案：由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導簽字批準——檔案室負責查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。2.外單位人員查閱檔案：查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導簽字批準——檔案室負責查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。三、收集整理1.立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整。2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷。3.次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）。4.三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導。5.兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。6.兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案。7.檔案室對案卷進行分類、整理。8.編制檔號。9.編制案卷目錄等各種檢索工具。10.入庫。11.做好檔案的統(tǒng)計。12.開展檔案的利用。13.進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工四、鑒定銷毀檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導簽字批準——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準——主管領(lǐng)導裁簽字批準——一把手簽字批準——檔案室及相關(guān)部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。第三節(jié)檔案管理方案一、管理目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、管理細則1.檔案資料的歸檔范圍（1）公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等。（2）公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件。（3）本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等。（4）公司領(lǐng)導的批示、指示等。（5）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。（6）反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等。（7）公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報。（8）本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料。（9）本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料。（10）本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；（11）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；（12）外出公務活動（如學習、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；（13）財務檔案資料；（14）各種實物檔案；（15）其他具有利用和保存價值的文件資料。2.檔案資料的歸檔要求（1）歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。（2）一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。（3）聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。（4）子文件應有相應的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。（5）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。3.檔案資料的歸檔時間：（1）即時歸檔：下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：①公司規(guī)定的密級文件。②重要文件，如政府批文、核準文件、證照等。③合同、協(xié)議書等正本及過程資料。④公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料。⑤其他認為需要即時歸檔的資料。（2）定期歸檔：①部門應在每月25日前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部。②部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；（3）電子聲像檔案的歸檔：①重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。②一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。③每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。4.歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：文件等級文件類型保管期限一級秘密文件公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽、經(jīng)營計劃、管理決策，單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，公司內(nèi)部人員任免、獎勵、處分等文件材料，財務報表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等永久二級重要文件會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三級普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管、檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修三年5.檔案交接：（1）部門內(nèi)檔案交接：部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。（2）檔案移交公司的流程：①經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單。②行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對。③檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份。6.檔案保管：（1）檔案編號：檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（2）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。（3）檔案分類編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。（4）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改，建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。四、管理重點1.重視和完善庫房建設(shè)：檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障?？傮w上檔案庫房應按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，但一些單位不具備這樣的條件。在實際工作中應注意，不是任何一間辦公室都可作為庫房，除了樓層的選擇要考慮安全性以外，庫房門窗等應專門加固，增強防范功能。還應盡量做到庫房與辦公室、閱覽室分開，指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。2.區(qū)分管理和日常管理：如果是保密級別很高的檔案，要與其他檔案分別保管，如有條件還應該指定專人保管，并設(shè)保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保涉密檔案的安全，在檔案的日常管理中，涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等，應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)。3.涉密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應及時匯報，查明原因，進行補救。提高工作人員的保密素質(zhì)。檔案管理人員要時刻警惕，防止檔案的損壞確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。管理人員具有知密早、知密多、知密深特點，因此，涉密檔案管理人必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，把保守秘密作為神圣的職責和必盡的義務。4.認真對待檔案的保管期限與保密期限：確定檔案保管期限，必須正確分析和監(jiān)別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而涉密的文件與檔案，在授權(quán)機關(guān)做出解密前，任何人和單位不得擅自決定解密和隨意對外提供。五、管理條件1.領(lǐng)導重視：領(lǐng)導重視是做好檔案工作的前提條件，有人認為檔案工作就是事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要不丟失、不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想表明了一些人對它缺乏了解，與信息時代的檔案管理需求不適應。2.健全檔案管理制度：規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性，必須符合單位特點和檔案管理實際，與單位檔案管理工作相適應。規(guī)章制度應簡明實用，具有可操作性，簡便易行。要堅持制約束的雙向性，既約束職工也約束管理層，要堅持制度執(zhí)行的嚴肅性，有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。3.加強管理力量，提高管理水平：要盡可能地對檔案管理人員進行專業(yè)的檔案知識培訓，使檔案管理人員熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。檔案管理人員在提升檔案管理水平和技能的同時，要不斷強化對檔案工作重要性的認識，增加工作責任心和使命感。4.完善硬件環(huán)境設(shè)施：具備一定的檔案管理工作環(huán)境和配備必要的硬件，是做好工作的重要條件，要因地制宜地不斷改善檔案工作環(huán)境，完善工作設(shè)施。六、管理思考1.在檔案管理工作中，要積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為單位的建設(shè)和不斷進步發(fā)展的社會提供有效的檔察資源。2.改進和完善檔案功能，采用信息化管理手段。要使檔案記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)，就要對檔案的功能應進行重新定位，一是對檔案的原有