經(jīng)紀(jì)人培訓(xùn)課件：企業(yè)高效開會秘訣

稻殼兒20XX

中國經(jīng)紀(jì)人培養(yǎng)企業(yè)高效開會秘訣BUSINESSREPORTENTERPRISEYEAR-ENDREPORTSUMMARYANNUALMEETINGSPECIALITEMS20XX.03.15BUSINESSENTERPRISESUMMARY01Pleaseaddthetitlehere會議概述03Pleaseaddthetitlehere如何提高會議效率02Pleaseaddthetitlehere會議低效原因04Pleaseaddthetitlehere下步計(jì)劃目錄CONTENTS

PART01會議概述Pleaseaddthetitlehere會會議議討論、商議會議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動聚會、見面、集會會議是一種群體溝通的方式企業(yè)高效開會秘訣企業(yè)高效開會秘訣人類開會的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會稽山召集了全國的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國的財(cái)政問題。據(jù)說，會稽山原名茅山，因召開此會而更名。會議概述OurCompany會議起源公元前681年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會盟，首開國際會議的先河。會議概述OurCompany會議起源隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會議的頻率和規(guī)模也越來越高。因此，齊桓公也被譽(yù)為是“文山會海”的祖師爺。會議概述OurCompany會議起源發(fā)起人想從參會者那里獲取信息或建議；ONE企業(yè)高效開會秘訣發(fā)起人想讓參會者參與解決問題或制定決策；TWO領(lǐng)導(dǎo)者需要聽取下屬的工作匯報(bào)并監(jiān)督進(jìn)度；THREE問題需涉及不同崗位員工或多部門協(xié)調(diào)解決；FOUR有重要事情需要把參與人集中到一起傳達(dá)；FIVE適合開會的幾種情況企業(yè)高效開會秘訣已經(jīng)形成慣例的每周例會，卻沒有什么事情要討論；會議成本太大，或還有比開會更好的辦法；問題用電話、備忘錄或個別談話等方式解決起來更好；所談事務(wù)密級較高，不宜擴(kuò)大知情范圍；發(fā)起人對要解決的問題已經(jīng)作出決定；大家之間怨氣大、敵對情緒濃，開會前需要時間平靜。會議的時機(jī)選擇一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略時間成本時間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準(zhǔn)備時間＋與會者的旅行時間＋正式會議時間＋會議休息及耽擱時間）。金錢成本金錢成本＝開會的時間成本×與會人員平均每小時的工資＋場地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。會議成本企業(yè)高效開會秘訣

PART02會議低效原因Pleaseaddthetitlehere議程主題參會人主持人沒有核心主題，或主題不明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會議低效的根本原因。沒有明確的會議議程及時間分配規(guī)則，導(dǎo)致會議的進(jìn)展和時間很難把控。參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重，或該到的人未到。未指定主持人或主持人未能嚴(yán)格按照議程來控制會議，被參會者牽著鼻子跑。《哈佛商業(yè)評論》05年第7期中有這樣的一句話：“任何會議都是要么富有成效，要么純粹浪費(fèi)時間，二者必居其一。”無效的會議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，而且也會引起與會者對會議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。企業(yè)高效開會秘訣會議為什么會低效企業(yè)高效開會秘訣會議前缺乏準(zhǔn)備會議中缺乏控制會議后缺乏跟蹤沒有提前準(zhǔn)備好會場、開會設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。開會前沒有提前通知與會者相關(guān)事宜及會議材料學(xué)習(xí)；沒有提前準(zhǔn)備好會議議題、議程、會議材料、參與人、主持人、記錄人等沒有嚴(yán)格按照會議的議程進(jìn)行未能很好地控制時間，如未能及時開始或拖沓、冗長，未能及時結(jié)束。氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵大家積極發(fā)言。會議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時限并進(jìn)行追蹤，這樣的會議也幾乎是無任何意義的！會議為什么會低效

PART03如何提高會議效率Pleaseaddthetitlehere提前準(zhǔn)備好會議議題、議程、會議材料并確定參與人、主持人和記錄人等；ONE會議議題、議程、時間、地點(diǎn)確定后，要提前告知參會人員并提前發(fā)放相關(guān)會議資料。TWO會議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會前的準(zhǔn)備。不要開沒有準(zhǔn)備的會議，即便是細(xì)小的事情也要毫無遺漏地做好準(zhǔn)備。企業(yè)高效開會秘訣企業(yè)高效開會秘訣如何提高會議效率議題明確一次會議，最好只有一個主題?？梢约袝r間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會議，最多也不要超過三個議題為好。議程清晰要有明確的議程及時間分配規(guī)則，方好有效控制會議的進(jìn)程和時間使用，確保會議高效。注意：議程安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁。精選人員會議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會增加會議成本，延長會議時間，也會增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會議結(jié)論，也不利于會議控制。指定主持無論是何種形式的會議，必須要明確指定會議主持人。會議主持人要嚴(yán)格按照會議的議程、時間安排等做好會議的主持和控制。做好記錄參加會議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能夠?qū)叩陌l(fā)言、待完成事項(xiàng)能夠清晰地保留下來，必須要做好會議記錄。稻殼兒20XX

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