三支一扶培訓(xùn)服務(wù)檔案管理

第一節(jié)檔案管理制度 1一、檔案人員崗位責(zé)任制 1二、文件歸檔制度 3三、檔案收集整理制度 4四、檔案保管制度 4五、檔案庫房管理制度 6六、檔案保密制度 6七、檔案查、借閱制度 7八、檔案利用制度 8九、檔案統(tǒng)計制度 9十、檔案鑒定銷毀制度 10十一、歸檔材料控制措施和驗收制度 10第二節(jié)檔案人員崗位職責(zé) 11一、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé) 11二、檔案員崗位職責(zé) 13三、兼職檔案工作人員職責(zé) 13第三節(jié)檔案安全保密制度 14第一節(jié)檔案管理制度一、檔案人員崗位責(zé)任制（一）努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。（二）認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《XX省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本公司各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，并根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。（三）熟悉本公司和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本公司各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。（四）切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。（五）同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。（六）保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。（七）編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。（八）積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務(wù)工作的需要。（九）積極參加本公司組織的科研課題鑒定會、公司工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認(rèn)真接收上述活動形成的應(yīng)該歸檔的文件材料，并整理歸檔。（十）做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺賬，及時、準(zhǔn)確地向檔案管理部門填報機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表。（十一）在做好公司內(nèi)部檔案管理的同時，還要對公司內(nèi)部各科室和所屬公司的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。二、文件歸檔制度（一）歸檔范圍我司進(jìn)行三支一扶培訓(xùn)過程中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。（二）歸檔時間1.文書材料于次年X月底前立卷歸檔；2.會計文件材料在會計年度終了后，由會計人員立卷歸檔，于次年X月底前移交進(jìn)檔案室；3.照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后X個月內(nèi)向檔案人員移交歸檔；4.其他門類和載體的文件材料，也應(yīng)于完成工作后X個月內(nèi)向檔案人員移交或按檔案部門有關(guān)規(guī)定辦理。（三）歸檔要求1.應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)為已結(jié)束的工作（或項目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整；2.歸檔文件材料應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，按照檔案管理的規(guī)范分類、填寫各類目錄。三、檔案收集整理制度（一）凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價值的文件、材料、報表、照片、錄像等必須收集整理。（二）收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做到分門別類存放。（三）整理檔案要按照文件材料形成的自然規(guī)律，保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分價值，分類整理，做到無積存零散文件，案卷質(zhì)量符合業(yè)務(wù)規(guī)范要求。（四）歸檔文件材料的制作和書寫要適宜長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆和復(fù)寫紙。四、檔案保管制度（一）本單位所有的各種門類和載體的檔案材料，由檔案人員在檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個人不得私自保存和任意銷毀。（二）檔案保管應(yīng)采用專用柜架，檔案庫房應(yīng)當(dāng)堅固可靠、清潔通風(fēng)，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防有害氣體等設(shè)施。（三）檔案管理員要定期檢查檔案，做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施，確保檔案完整和安全。（四）檔案如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時修補(bǔ)或復(fù)制。（五）檔案人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦理移交，移交檔案時，雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點核實，并履行簽字手續(xù)。（六）收進(jìn)、移出檔案和資料，必須認(rèn)真清點，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。（七）熱保管檔案和資料，必須使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。（八）檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。（九）隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時進(jìn)行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。（十）檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。（十一）庫房專管人員進(jìn)出庫房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不得隨意進(jìn)入庫房。（十二）必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或賬物不符時，必須及時追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。（十三）檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。五、檔案庫房管理制度為了加強(qiáng)檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。（一）保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認(rèn)真做好記載。（二）注意庫房安全。庫內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物。進(jìn)出庫房隨時關(guān)門上鎖，不允許非庫房管理人員進(jìn)入庫內(nèi)。（三）定時測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時開關(guān)工作。（四）搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。（五）遇有特殊情況，及時向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報告，保護(hù)現(xiàn)場不受破壞。六、檔案保密制度（一）認(rèn)真貫徹相關(guān)法律法規(guī)，遵守保密制度，保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案秘密的安全。（二）檔案室保管的涉密檔案，要根據(jù)國家規(guī)定確定保密項目和密級，不得擅自擴(kuò)大使用和接觸的人員范圍。（三）檔案室是機(jī)要部門，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。任何人不得擅自翻印、復(fù)制、摘抄和向外傳播檔案內(nèi)容。經(jīng)批準(zhǔn)翻印、復(fù)制的保密材料要按正式文件進(jìn)行登記和清退。（四）檔案移交、接收和查（借）閱必須辦理登記手續(xù)，歸還時要清點注銷。（五）需銷毀的檔案材料，應(yīng)造具清冊，寫出銷毀報告，經(jīng)鑒定小組審批后，在指定地點銷毀。平時辦公廢紙、廢件及時銷毀，不得隨意丟棄。七、檔案查、借閱制度（一）本單位職工利用檔案，須經(jīng)辦公室主任同意后方可查（借）閱；外來人員利用檔案，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查（借）閱。（二）利用者必須愛護(hù)檔案，不得在文件材料上畫圈、勾線和作任何記號，不得涂改拆散、抽頁、污染和損壞檔案。（三）利用者必須嚴(yán)格遵守保密制度，只能查閱相關(guān)內(nèi)容，不得隨意傳播和擴(kuò)散檔案內(nèi)容。（四）利用者需摘抄（復(fù)制）檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意，所摘抄（復(fù)制）的內(nèi)容經(jīng)檔案人員校對并加蓋我辦公章后方為有效。（五）利用檔案一般只能在指定地點查閱，不得隨意帶走。本單位工作人員確因工作需要，在辦理借閱手續(xù)后，可以借出檔案室。（六）借閱期限不超過一周，確需延期者，經(jīng)辦公室主任同意并另行辦理借閱手續(xù)。（七）利用檔案須填寫查（借）閱登記簿和檔案利用效果登記簿。八、檔案利用制度（一）本公司檔案僅限于本公司及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。（二）外公司來查閱檔案資料的人員，必須持有公司介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（三）查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。（四）查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（五）借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。（六）借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損，違者必究。（七）借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認(rèn)真清點，仔細(xì)檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。（八）凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。（九）凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應(yīng)按《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。（十）復(fù)制、錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，錄復(fù)制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。（十一）檔案人員應(yīng)根據(jù)本公司工作的特點按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu)，編制科學(xué)的檢索工具和有參考價值的檔案資料，以提高檔案的查全率。九、檔案統(tǒng)計制度（一）檔案統(tǒng)計工作是檔案基礎(chǔ)工作的重要組成部分，檔案工作必須加強(qiáng)政治責(zé)任心，認(rèn)真做好此項工作。（二）對室藏的各種門類、載體的檔案資料利用情況，必須建立齊全的登記，統(tǒng)計注冊。（三）對當(dāng)年形成的歸檔案卷（包括接受、移交）和檔案借閱、鑒定情況應(yīng)隨時登記。（四）每年年終形成的各類檔案資源和編寫的檔案工具，科研材料（包括案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、字號、索引、人物卡片、專題目錄、大事記、組織、各項規(guī)章制度）統(tǒng)計一次。（五）檔案資料的查閱、供閱情況，每年統(tǒng)計兩次（六月和十二月）。（六）每年十二月前，填寫《檔案工作統(tǒng)計年報表》一式兩份，一份上報上級機(jī)關(guān)，一份存檔。十、檔案鑒定銷毀制度（一）檔案室要根據(jù)國家檔案局關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定、原則、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位制定的檔案保管期限，確定檔案價值，劃分保管期限，剔除確無保存價值的檔案，以便銷毀。（二）檔案的鑒定工作由辦檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)，鑒定工作結(jié)束后，附上需要銷毀的檔案登記清冊，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。并及時向主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)寫檔案鑒定報告和說明。（三）實行定期鑒定，力求準(zhǔn)確無誤，做到不留錯，也不錯毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應(yīng)保存１—２年后確認(rèn)無保存價值，方可銷毀。（四）銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人（X人）以上監(jiān)銷。十一、歸檔材料控制措施和驗收制度（一）檔案分管領(lǐng)導(dǎo)必須參加本單位重要會議，檔案管理人員必須了解本單位有關(guān)的重大事項，做好材料收集歸檔工作。（二）按照《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管理。任何人不得據(jù)為己有。（三）檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑒定，設(shè)備的開箱等工作并有記錄。（四）專項活動與建檔工作實行同步：即下達(dá)計劃任務(wù)同時提出文件材料形式情況；工作結(jié)束同時驗收檔案材料的完整、準(zhǔn)確、歸檔情況。（五）對外出人員獲得的各類文件和引進(jìn)設(shè)備、技術(shù)的各種材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關(guān)驗收。第二節(jié)檔案人員崗位職責(zé)一、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)（一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級主管部門有關(guān)檔案管理的方針、政策和部署安排。（二）制訂本公司檔案工作的規(guī)劃計劃、規(guī)章制度和管理細(xì)則，并組織實施。（三）全面掌握本公司的工作情況，組織全室人員做好檔案收集、整理、分類、編目、鑒定工作，組織檔案管理人員開展檔案編研工作、有效提供檔案為生產(chǎn)、經(jīng)營管理和兩個文明建設(shè)服務(wù)。（四）安排本公司所屬職工的政治教育、業(yè)務(wù)技術(shù)學(xué)習(xí)及工作考核，提高檔案隊伍的整體素質(zhì)。有計劃、有組織地安排專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)技術(shù)活動和學(xué)術(shù)活動。（五）聯(lián)系購置配備必要的工具、裝具設(shè)施。（六）加強(qiáng)與各有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，理順疏通檔案的歸檔渠道，促進(jìn)檔案工作的順利開展。（七）負(fù)責(zé)對全公司部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。定期召開部門檔案工作會議，經(jīng)常組織人員深入基層了解檔案資料的積累、利用等情況，隨時進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督檢查工作。（八）及時向上級主管部門提供本公司檔案工作的各種資料。（九）負(fù)責(zé)本部門成本的有效使用和控制。（十）負(fù)責(zé)綜合檔案室固定資產(chǎn)的管理和維護(hù)。協(xié)助做好廠固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)資工作。（十一）起草工作報告、總結(jié)工作。向上級匯報工作。（十二）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。（十三）負(fù)責(zé)全公司的檔案統(tǒng)籌管理工作。（十四）負(fù)責(zé)綜合檔案室行政和日常工作。（十五）負(fù)責(zé)對全公司各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（十六）負(fù)責(zé)理順疏通檔案的歸檔渠道。（十七）負(fù)責(zé)加強(qiáng)檔案基本建設(shè)，聯(lián)系購置必備的檔案裝具和設(shè)施。（十八）負(fù)責(zé)向廠領(lǐng)導(dǎo)和上級業(yè)務(wù)主管部門匯報工作。（十九）負(fù)責(zé)召集鑒定小組對到期檔案進(jìn)行鑒定，并組織監(jiān)督銷毀過期檔案，建立銷毀記錄。二、檔案員崗位職責(zé)（一）認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《XX省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《XX省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》、國家檔案局8號令及有關(guān)法規(guī)文件，鉆研業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平。（二）負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作并編制檢索工具。（三）搞好檔案的保管、利用、統(tǒng)計和匯編工作，熟悉保管檔案的內(nèi)容，積極提供檔案利用，并做好檔案利用登記等各種記錄。（四）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理各項制度和保密守則，維護(hù)檔案的完整和安全。（五）配合有關(guān)部門進(jìn)行檔案的鑒定工作，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，做好銷毀工作。（六）做好檔案“九防”工作，每季度至少要對檔案進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并做好記錄。三、兼職檔案工作人員職責(zé)（一）認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，遵守檔案工作的各項規(guī)章制度。（二）執(zhí)行保密法規(guī)，杜絕檔案泄密事件發(fā)生。（三）負(fù)責(zé)收集、整理本科室業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件材料，按要求及時向綜合檔案室移交，并辦好交接手續(xù)。（四）認(rèn)真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。（五）協(xié)助專職檔案員做好利用工作，充分發(fā)揮檔案的作用。第三節(jié)檔案安全保密制度為保護(hù)檔案的安全，做好管理