行政辦公管理必備制度與表格范例

行政辦公管理必備制度與表格范例目錄\hChapter1行政組織結(jié)構(gòu)設計必須掌握的行政辦公基礎\h1.1行政組織結(jié)構(gòu)設計六個要素\h1.2行政組織結(jié)構(gòu)設計八大原則\h1.3行政組織結(jié)構(gòu)設計九個重點\h1.4行政組織結(jié)構(gòu)常見形態(tài)\h1.5行政組織結(jié)構(gòu)常見形式\h1.6行政組織結(jié)構(gòu)設計程序\h1.7行政組織結(jié)構(gòu)設置圖表\h掃一掃：獲取行政組織結(jié)構(gòu)設計最新最實用表格\hChapter2各部門崗位說明書保障行政工作更好地開展\h2.1行政部崗位說明書\h2.2公司經(jīng)理及經(jīng)理級以上階層崗位說明書\h2.3各科科長及以上主管崗位說明書\h2.4公司各部門員工崗位說明書\h掃一掃：獲取各部門最新最實用崗位說明書\hChapter3行政辦公人員管理工作指導細化行政管理\h3.1行政辦公管理人員的配置\h3.2行政辦公管理人員的基本素質(zhì)\h3.3行政辦公人員的管理\h掃一掃：獲取行政辦公人員最新最實用辦公指導表格\hChapter4行政經(jīng)費管理做好計劃與預測\h4.1行政經(jīng)費預測管理\h4.2行政經(jīng)費控制管理\h4.3行政經(jīng)費管理常用工具模板\h掃一掃：獲取行政經(jīng)費管理最新最實用表格\hChapter5日常行政辦公管理幫助公司更好地運轉(zhuǎn)\h5.1文書管理\h5.2檔案管理\h5.3印章管理\h5.4會議與會務管理\h5.5財產(chǎn)與物質(zhì)管理\h5.6出差管理\h5.7車輛管理\h5.8安全與衛(wèi)生管理\h5.9公關(guān)管理\h5.10接待宴請管理\h5.11保密工作管理\h掃一掃：獲取日常行政辦公管理最新最實用表格\hChapter6行政公文寫作釋放行政更大能量\h6.1行政公文的含義、文種分類及選用依據(jù)\h6.2行政公文處理規(guī)范與語言運用\h6.3辦公事務類文書寫作要點與范本\h6.4行政公務類文書寫作要點與范本\h6.5章程類文書寫作要點與范本\h6.6禮儀類文書的寫作要點與范本Chapter1

行政組織結(jié)構(gòu)設計

必須掌握的行政辦公基礎行政組織結(jié)構(gòu)是構(gòu)成行政組織各要素的配合和排列組合方式，對其進行設計是組織管理者根據(jù)組織內(nèi)外環(huán)境因素，規(guī)劃、選擇、建立一種適合本組織自身特點、結(jié)構(gòu)優(yōu)良、功能齊全、運轉(zhuǎn)靈活的組織結(jié)構(gòu)的過程或活動，它可以讓行政組織，乃至整個公司發(fā)展得更好。1.1行政組織結(jié)構(gòu)設計六個要素行政組織結(jié)構(gòu)，是指構(gòu)成行政組織各要素的配合和排列組合方式，包括行政組織各成員、單位、部門和層級之間的分工協(xié)作以及聯(lián)系、溝通方式。為了充分發(fā)揮行政組織結(jié)構(gòu)的功能，必須建立合理的組織結(jié)構(gòu)。因此，行政組織結(jié)構(gòu)設計至關(guān)重要，包括六個要素。1．工作可以進行協(xié)調(diào)20世紀初，亨利·福特通過建立汽車生產(chǎn)線而成為享譽全球的富翁。之所以如此，是因為他給公司的每一位員工分配了特定的、重復性的工作，即通過把工作分化成較小的、標準化的任務，使每個員工反復地進行同一種操作，如生產(chǎn)汽車時，負責安裝右前輪的只負責安裝右前輪，負責安裝方向盤的只負責安裝方向盤，如此一來，不僅能讓每一個員工熟悉自己的任務，還能不斷提高熟練性，提升工作效率。所以，亨利·福特利用技能相對有限的員工每10秒就能生產(chǎn)出一輛汽車，可謂業(yè)界奇跡。工作可以進行協(xié)調(diào)本質(zhì)上是指工作專門化，即一個人是不可能完成一項工作的全部的，它需要合作、協(xié)調(diào)，分解成若干步驟，每一個步驟由一個人去專門執(zhí)行，以此來提升效率。同樣重要的是，從組織角度來看，實行工作專門化有利于提高組織的培訓效率。而且挑選并訓練從事具體的、重復性工作的員工比較容易，成本也較低。對于高度精細和復雜的操作工作尤其是這樣。2．部門化通過工作協(xié)調(diào)、專門化完成任務細分之后，就需要按照類別對它們進行分組，以便使共同的工作可以進行協(xié)調(diào)。不過要知道的是，工作分類的基礎是部門化。對工作活動分類主要是根據(jù)活動的職能進行。以制造業(yè)為例，制造業(yè)的經(jīng)理通過把工程、會計、制造、人事、采購等方面的專家劃分成共同的部門來組織其工廠。當然，根據(jù)職能進行部門的劃分適用于所有的組織。只有職能的變化可以反映組織的目標和活動。這種職能分組法的主要優(yōu)點在于把同類專家集中在一起，能夠提高工作效率。職能性部門化通過把專業(yè)技術(shù)、研究方向接近的人分配到同一個部門中來實現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟。工作任務也可以根據(jù)組織生產(chǎn)的產(chǎn)品類型進行部門化，這種分組方法的主要優(yōu)點在于其可以提高產(chǎn)品績效的穩(wěn)定性，因為公司中與某一特定產(chǎn)品有關(guān)的所有活動都由同一主管指揮。如果一個組織的活動是與服務而不是產(chǎn)品有關(guān)，每一種服務活動就可以自然地進行分工。還有一種部門化方法是根據(jù)地域進行劃分的。以營銷工作為例，一般營銷都根據(jù)地域進行，可以分為東、南、西、北四個區(qū)域，分片負責。此外，還有一種部門化方法是過程部門化，這種部門化適用于產(chǎn)品的生產(chǎn)和顧客的服務。如在鋁試管的生產(chǎn)過程中，由每個部門負責一個特定生產(chǎn)環(huán)節(jié)進行工作。首先金屬被鑄造成巨大的胚料；接著被送到鍛壓部，擠壓成鋁管；再把鋁管轉(zhuǎn)送到試管部，由試管部負責把它們做成體積各異、形狀不同的試管；然后把這些試管送到成品部，由它負責切割、清洗工作；最后，產(chǎn)品進入檢驗、包裝、運輸部。由于不同的環(huán)節(jié)需要不同的技術(shù)，因此，這種部門化方法為在生產(chǎn)過程中進行同類活動的歸并打下了基礎。最后還有一種部門化方法是根據(jù)顧客類型來進行劃分的。以銷售辦公設備的公司為例，公司可下設三個部門：零售服務部、批發(fā)服務部和政府部門服務部。3．命令鏈20年前，命令鏈的概念是組織設計的基石，但今天它的重要性大大降低，不過在決定如何更好地設計組織結(jié)構(gòu)時，管理者仍需考慮命令鏈的意義。命令鏈是一種不間斷的權(quán)力路線，從組織最高層擴展到最基層，澄清誰向誰報告工作。舉個最簡單的例子，即命令鏈可以解決員工“我有問題時去找誰？”“我對誰負責？”等問題。在討論命令鏈之前，應先討論兩個輔助性概念：權(quán)威和命令統(tǒng)一性。權(quán)威是指管理職位所固有的發(fā)布命令并期望命令被執(zhí)行的權(quán)力。為了促進協(xié)作，每個管理職位在命令鏈中都有自己的位置，每位管理者為完成自己的職責任務，都要被授予一定的權(quán)威。命令統(tǒng)一性原則有助于保持權(quán)威鏈條的連續(xù)性。它意味著一個人應該對一個主管，且只對一個主管直接負責。如果命令鏈的統(tǒng)一性遭到破壞，一個下屬可能就不得不窮于應付多個主管不同命令之間的沖突或優(yōu)先次序的選擇。不過隨著時代變化，電腦技術(shù)的發(fā)展和下屬充分授權(quán)的潮流沖擊，組織設計的原則，尤其是命令鏈、權(quán)威、命令統(tǒng)一性等概念的重要性大大降低了。現(xiàn)代企業(yè)信息如此發(fā)達，一個基層雇員能在幾秒鐘內(nèi)便能得到20年前只有高層管理人員才能得到的信息。同樣，隨著電腦技術(shù)的發(fā)展，日益使組織中任何位置的員工都能同任何人進行交流，而不需通過正式渠道。而且，權(quán)威的概念和命令鏈的維持越來越無關(guān)緊要，因為過去只能由管理層做出的決策現(xiàn)在已授權(quán)給操作員工自己做決策。除此之外，隨著自我管理團隊、多功能團隊和包含多個上司的新型組織設計思想的盛行，命令統(tǒng)一性的概念越來越無關(guān)緊要了。當然，還是有組織認為通過強化命令鏈可以使組織的生產(chǎn)率達到最高，但今天這種組織越來越少了。4．控制跨度控制跨度的問題對于一個企業(yè)來說是至關(guān)重要的，因為在很大程度上，它決定著組織要設置多少層次，配備多少管理人員。在其他條件相同時，控制跨度越寬，組織效率越高。但是，在某些方面寬跨度可能會降低組織的有效性，也就是說，如果控制跨度過寬，由于主管人員沒有足夠的時間為下屬提供必要的領導和支持，員工的績效會受到不良影響。控制跨度窄也有其好處，把控制跨度保持在5~6人，管理者就可以對員工實行嚴密的控制。不過控制跨度窄有三個缺點：（1）管理層次會因此而增多，管理成本會大大增加；（2）使組織的垂直溝通更加復雜，管理層次增多也會減慢決策速度，并使高層管理人員趨于孤立；（3）控制跨度過窄易造成對下屬監(jiān)督過嚴，妨礙下屬的自主性。近幾年，控制跨度有加寬的趨勢。比如，在通用電氣公司這樣的大公司中，控制跨度已達10~12人，是15年前的2倍?？偠灾訉捒刂瓶缍扰c各個公司努力降低成本、削減企業(yè)一般管理費用、加速決策過程、增加靈活性、縮短與顧客的距離、授權(quán)給下屬等的趨勢是一致的，所以，加寬控制跨度在一定程度上是有必要的。不過，為了避免因控制跨度加寬而導致員工績效降低，各公司都應在加寬控制跨度的同時，加強員工培訓的力度和投入。如此，便能讓員工充分了解自己的工作，提高工作效率。5．集權(quán)與分權(quán)在大多數(shù)公司中，一般都是由高層管理者制定決策，低層管理人員只管負責執(zhí)行高層管理者的指示。不過也有一些公司將決策權(quán)下放到基層管理人員手中。這兩種方式當中，前者是高度集權(quán)式的，后者是高度分權(quán)式的。集權(quán)化是指組織中的決策權(quán)集中于一點的程度。這個概念只包括正式權(quán)威，也就是說，某個位置固有的權(quán)力。一般來講，如果組織的高層管理者不考慮或很少考慮基層人員的意見就決定組織的主要事宜，那么這個組織的集權(quán)化程度較高。相反，基層人員參與程度越高或他們能夠自主地做出決策，組織的分權(quán)化程度就越高。集權(quán)式與分權(quán)式組織在本質(zhì)上是不同的。在分權(quán)式組織中，采取行動、解決問題的速度較快，更多的人為決策提供建議，所以，員工與那些能夠影響他們工作生活的決策者隔膜較少或幾乎沒有。近年來，分權(quán)式?jīng)Q策的趨勢比較突出，這與使組織更加靈活和主動地做出反應的管理思想是一致的。在大公司中，基層管理人員更貼近生產(chǎn)實際，對有關(guān)問題的了解比高層管理者更翔實。6．正規(guī)化正規(guī)化是指組織中的工作實行標準化的程度。如果一種工作的正規(guī)化程度較高，就意味著做這項工作的人對工作內(nèi)容、工作時間和工作手段沒有多大自主權(quán)。人們總是期望員工以同樣的方式投入工作，能夠保證穩(wěn)定一致的產(chǎn)出結(jié)果。在高度正規(guī)化的組織中，有明確的工作說明書，有繁雜的組織規(guī)章制度，對于工作過程有詳盡的規(guī)定。而正規(guī)化程度較低的工作，相對來說工作執(zhí)行者和日程安排就不是那么僵硬，員工對自己工作的處理許可權(quán)就比較寬。由于個人許可權(quán)與組織對員工行為的規(guī)定成反比，因此，工作標準化程度越高，員工決定自己工作方式的權(quán)力就越小。工作標準化不僅減少了員工選擇工作行為的可能性，而且使員工無需考慮其他行為選擇。組織之間或組織內(nèi)部不同工作之間正規(guī)化程度差別很大。一種極端情況是，眾所周知，某些工作正規(guī)化程度很低，如大學書商（向大學教授推銷公司新書的出版商代理人）工作自由許可權(quán)就比較大，他們的推銷用語不要求標準劃一。在行為約束上，不過就是每周交一次推銷報告，并對新書出版提出建議。另一種極端情況是那些處于同一出版公司的職員與編輯位置的人。他們上午8點要準時上班，否則會被扣掉半小時工資，而且，他們必須遵守管理人員制定的一系列詳盡的規(guī)章制度。1.2行政組織結(jié)構(gòu)設計八大原則1．戰(zhàn)略導向原則組織是實現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標的有機載體，組織的結(jié)構(gòu)、體系、過程、文化等均是為完成組織戰(zhàn)略目標服務的，達成戰(zhàn)略目標是組織設計的最終目的。組織應通過組織結(jié)構(gòu)的完善，使每個人在實現(xiàn)組織目標的過程中做出更大的貢獻。2．適度超前原則組織結(jié)構(gòu)設計應綜合考慮組織的內(nèi)外部環(huán)境、組織的理念與文化價值觀、組織當前以及未來的發(fā)展戰(zhàn)略等，以適應組織的現(xiàn)實狀況。并且，隨著企業(yè)的成長與發(fā)展，組織結(jié)構(gòu)應有一定的拓展空間。3．系統(tǒng)優(yōu)化原則現(xiàn)代組織是一個開放系統(tǒng)，組織中的人、財、物與外界環(huán)境頻繁交流，聯(lián)系緊密，需要開放型的組織系統(tǒng)，以提高對環(huán)境的適應能力和應變能力。因此，組織機構(gòu)應與組織目標相適應。組織設計應簡化流程，有利于信息暢通、決策迅速、部門協(xié)調(diào)；充分考慮交叉業(yè)務活動的統(tǒng)一協(xié)調(diào)和過程管理的整體性。4．有效管理幅度與合理管理層次的原則管理層級與管理幅度的設置受到組織規(guī)模的制約，在組織規(guī)模一定的情況下，管理幅度越大，管理層次越少。管理層級的設計應在有效控制的前提下盡量減少管理層級，精簡編制，促進信息流通，實現(xiàn)組織扁平化。其中，管理幅度受主管直接有效的指揮、監(jiān)督部屬能力的限制。管理幅度的設計沒有一定的標準，要具體問題具體分析，粗略地講，高層管理幅度3~6人較為合適，中層管理幅度5~9人較為合適，低層管理幅度7~15人較為合適。影響管理幅度設定的主要因素如下：（1）員工的素質(zhì)。主管及其部屬能力強、學歷高、經(jīng)驗豐富者，管理幅度可加大；反之，應小一些。

（2）溝通的程度。組織目標、決策制度、命令可迅速而有效地傳達，渠道暢通，管理幅度可加大；反之，應小一些。（3）職務的內(nèi)容。工作性質(zhì)較單純、標準者，可擴大控制的層面。（4）協(xié)調(diào)工作量。利用幕僚機構(gòu)及專員作為溝通協(xié)調(diào)者，可以擴大控制的層面。（5）追蹤控制。設有良好、徹底、客觀的追蹤執(zhí)行工具、機構(gòu)、人員及程序者，可以擴大控制的層面。（6）組織文化。具有追根究底的風氣與良好的企業(yè)文化背景的公司可以擴大控制的層面。（7）地域相近性。所轄的地域近可擴大管理控制的層面，地域遠則縮小管理控制的層面。5．責權(quán)對等原則責權(quán)相互對等是組織正常運行的基本要求。權(quán)責不對等對組織危害極大，有權(quán)無責容易出現(xiàn)瞎指揮的現(xiàn)象；有責無權(quán)會嚴重挫傷員工的積極性，也不利于人才的培養(yǎng)。因此，在結(jié)構(gòu)設計時應著重強調(diào)職責和權(quán)利的設置，使公司能夠做到職責明確、權(quán)力對等、分配公平。6．職能專業(yè)化原則公司整體目標的實現(xiàn)需要完成多種職能工作，應充分考慮專業(yè)化分工與團隊協(xié)作。特別是對于以事業(yè)發(fā)展、提高效率、監(jiān)督控制為首要任務的業(yè)務活動，更應以此原則為主來進行部門劃分和權(quán)限分配。當然，公司的整體行為并不是孤立的，各職能部門應做到既分工明確，又協(xié)調(diào)一致。7．穩(wěn)定性與適應性相結(jié)合的原則首先，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)必須具有一定的穩(wěn)定性，這樣可使組織中的每個人工作相對穩(wěn)定，相互之間的關(guān)系也相對穩(wěn)定，這是企業(yè)能正常開展生產(chǎn)經(jīng)營的必要條件，如果組織結(jié)構(gòu)朝令夕改，必然造成職責不清的局面。其次，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)必須具有一定的適應性。由于企業(yè)的外部環(huán)境和內(nèi)部條件是在不斷變化的，如果組織結(jié)構(gòu)、組織職責不注意適應這種變化，企業(yè)就會缺乏生命力、缺乏經(jīng)營活力。因此，企業(yè)應該根據(jù)行業(yè)特點、生產(chǎn)規(guī)模、專業(yè)技術(shù)復雜程度、專業(yè)化水平、市場需求和服務對象的變化，以及經(jīng)濟體制的改革需求等進行相應的動態(tài)調(diào)整。企業(yè)應該強調(diào)并貫徹這一原則，在保持穩(wěn)定性的基礎上進一步加強和提高組織結(jié)構(gòu)的適應性。8．集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合的原則企業(yè)組織設計時，既要有必要的權(quán)力集中，又要有必要的權(quán)力分散，兩者不可偏廢。集權(quán)是大生產(chǎn)的客觀要求，它有利于保證企業(yè)的統(tǒng)一領導和指揮，有利于人力、物力、財力的合理分配和使用。而分權(quán)是調(diào)動下級積極性、主動性的必要組織條件。合理分權(quán)有利于基層根據(jù)實際情況迅速而正確地做出決策，也有利于上層領導擺脫日常事務，集中精力抓重大問題。因此，集權(quán)與分權(quán)是相輔相成的，是矛盾的統(tǒng)一。沒有絕對的集權(quán)，也沒有絕對的分權(quán)。企業(yè)在確定內(nèi)部上下級管理權(quán)力分工時，主要應考慮的因素有：企業(yè)規(guī)模的大小、企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)特點、各項專業(yè)工作的性質(zhì)、各單位的管理水平和人員素質(zhì)的要求等。1.3行政組織結(jié)構(gòu)設計九個重點1．組織的目標使組織內(nèi)部各部門在公司整體經(jīng)營目標下，充分發(fā)揮能力以達成各自目標，從而促進公司整體目標的實現(xiàn)。2．組織的成長考慮公司的業(yè)績、經(jīng)營狀況與持續(xù)成長。3．組織的穩(wěn)定隨著公司的成長，逐步調(diào)整組織結(jié)構(gòu)是必要的，但經(jīng)常的組織、權(quán)責、程序變更會動搖員工的信心，產(chǎn)生離心力，因此應該保證組織的相對穩(wěn)定。4．組織的精簡組織機構(gòu)精簡、人員精干有助于資源的合理配置，實現(xiàn)工作的高效率。5．組織的彈性主要指部門結(jié)構(gòu)和職位具有一定的彈性，既能保持正常狀況下的基本形式，又能適應內(nèi)外部各種環(huán)境條件的變化。6．組織的分工協(xié)作只有各部門之間以及部門個人之間的工作能協(xié)調(diào)配合，才能實現(xiàn)本部門目標，同時保證整個組織目標的實現(xiàn)。7．指揮的統(tǒng)一性工作中的多頭指揮使下屬無所適從，容易造成混亂的局面。8．權(quán)責的明確性權(quán)力或職責不清將使工作發(fā)生重復或遺漏、推諉現(xiàn)象，這樣將導致員工挫折感的產(chǎn)生，造成工作消極的局面。9．流程的制度化、標準化與程序化明確的制度與標準作業(yè)以及工作的程序化可縮短摸索時間，提高工作效率。1.4行政組織結(jié)構(gòu)常見形態(tài)一個組織，除了有形的物質(zhì)要素外，在各個構(gòu)成部分之間，實際上還存在著一些相對穩(wěn)定的關(guān)系，即縱向的等級關(guān)系及溝通關(guān)系，橫向的分工協(xié)作關(guān)系及其溝通關(guān)系，這種關(guān)系構(gòu)成了無形的構(gòu)造——組織形態(tài)。企業(yè)組織形態(tài)取決于管理層次和管理幅度。管理層次是指組織內(nèi)部縱向管理系統(tǒng)所劃分的等級數(shù)。管理幅度是指管理層次中，主管能夠直接有效地指揮和監(jiān)督的下屬數(shù)量。管理層次與管理幅度的反比關(guān)系決定了兩種基本的管理組織結(jié)構(gòu)形態(tài)：扁平結(jié)構(gòu)形態(tài)和錐形結(jié)構(gòu)形態(tài)。1．扁平結(jié)構(gòu)形態(tài)扁平結(jié)構(gòu)形態(tài)是指組織規(guī)模已定，管理幅度較大而管理層次較少的一種組織結(jié)構(gòu)形態(tài)。由于管理層次少，更有利于縮短上下級之間的距離，加快信息傳遞速度，使下屬擁有較多的自主性；同時管理人員減少也會降低企業(yè)的成本開支。不過如此一來，上級所管理的下屬人數(shù)較多，控制較松，容易失控；同時，同級之間的溝通比較困難，容易影響信息的及時利用。2．錐形結(jié)構(gòu)形態(tài)錐形結(jié)構(gòu)形態(tài)是指管理幅度較小而管理層次較多形成的高、尖、細的金字塔式結(jié)構(gòu)。在錐形的結(jié)構(gòu)形態(tài)中，上級能給予下級更多的指導，上下級之間溝通方便。但是上級對下級的控制過于嚴密，遏制了下屬的積極性；而過多的管理層次不但增加了過多的管理人員，使管理成本上升，也延長了組織中的等級鏈，使信息溝通的環(huán)節(jié)增多，從而加大了信息失真的可能性。1.5行政組織結(jié)構(gòu)常見形式1．直線制直線制是最早也最簡單的一種組織結(jié)構(gòu)形式，是一種從企業(yè)最高管理層到最低層以垂直系統(tǒng)建立各級機構(gòu)，各級領導者執(zhí)行統(tǒng)一指揮的管理職能，不設專門的職能機構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)形式。直線制組織結(jié)構(gòu)圖優(yōu)點：結(jié)構(gòu)簡化，權(quán)力集中，命令統(tǒng)一，決策迅速，責任明確。缺點：沒有職能機構(gòu)和職能人員當領導的助手。在規(guī)模較大、管理比較復雜的企業(yè)中，主管人員難以具備足夠的知識和精力來勝任全面的管理，因而不能適應日益復雜的管理需要。適用范圍：只適用于規(guī)模較小、生產(chǎn)技術(shù)比較簡單的企業(yè)。2．職能制職能制是各級領導之下，按專業(yè)分工設置職能部門的一種組織結(jié)構(gòu)形式。各職能部門在自己業(yè)務范圍內(nèi)有權(quán)向下級發(fā)布命令或下達指示，下級既要服從上級領導的指揮，也要聽從上級職能部門的命令。職能制組織結(jié)構(gòu)圖優(yōu)點：能適應現(xiàn)代化工業(yè)企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)比較復雜，管理工作比較精細的特點；能充分發(fā)揮職能機構(gòu)的專業(yè)管理作用，減輕直線領導人員的工作負擔。缺點：妨礙了必要的集中領導和統(tǒng)一指揮，形成了多頭領導；不利于責任制的建立和完善，容易造成紀律松弛、生產(chǎn)管理秩序混亂，無法達到各部門的通力合作。適用范圍：適用于規(guī)模較小、生產(chǎn)技術(shù)比較簡單的企業(yè)。3．直線職能制直線職能制也叫生產(chǎn)區(qū)域制，或直線參謀制。它是在直線制和職能制的基礎上，取長補短，吸取這兩種形式的優(yōu)點而建立起來的。這種組織結(jié)構(gòu)形式把企業(yè)管理機構(gòu)和人員分為兩類：一類是直線領導機構(gòu)和人員，按命令統(tǒng)一原則對各級組織行使指揮權(quán)；另一類是職能機構(gòu)和人員，按專業(yè)化原則，從事組織的各項職能管理工作。直線領導機構(gòu)和人員在自己的職責范圍內(nèi)有一定的決定權(quán)和對所屬下級的指揮權(quán)，并對自己部門的工作負全部責任。而職能機構(gòu)和人員則是直線指揮人員的參謀，不能對直接部門發(fā)號施令，只能進行業(yè)務指導。直線職能制組織結(jié)構(gòu)圖優(yōu)點：既保證了企業(yè)管理體系的集中統(tǒng)一，又可以在各級行政負責人的領導下，充分發(fā)揮各專業(yè)管理機構(gòu)的作用。缺點：職能部門之間的協(xié)作和配合性較差，容易產(chǎn)生脫節(jié)和矛盾，辦事效率低。適用范圍：適用范圍較廣，是目前許多企業(yè)都采用的一種形式。4．事業(yè)部制事業(yè)部制是一種高層集權(quán)下的分權(quán)管理體制，是分級管理、分級核算、自負盈虧的一種組織結(jié)構(gòu)形式，即一個企業(yè)按地區(qū)或按產(chǎn)品類別分成若干個事業(yè)部，從產(chǎn)品的設計、原料采購、成本核算、產(chǎn)品制造，一直到產(chǎn)品銷售，均由事業(yè)部及所屬工廠負責，實行單獨核算、獨立經(jīng)營，企業(yè)總部只保留人事決策、預算控制和監(jiān)督大權(quán)，并通過利潤等指標對事業(yè)部進行控制。還有某些事業(yè)部則按區(qū)域來劃分?？傮w來說，事業(yè)部必須具有三個基本要素，即相對獨立的市場、相對獨立的利益和相對獨立的自主權(quán)。（1）產(chǎn)品事業(yè)部制。按照產(chǎn)品或產(chǎn)品系列組織業(yè)務活動，在經(jīng)營多種產(chǎn)品的大型企業(yè)中早已顯得日益重要。產(chǎn)品部門化主要是以企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品為基礎，將生產(chǎn)某一產(chǎn)品有關(guān)的活動，完全置于同一產(chǎn)品部門內(nèi)，再在產(chǎn)品部門內(nèi)細分職能部門，進行生產(chǎn)該產(chǎn)品的工作。這種結(jié)構(gòu)形態(tài)，在設計中往往將一些共用的職能集中，由上級委派以輔導各產(chǎn)品部門，做到資源共享。產(chǎn)品事業(yè)部制組織結(jié)構(gòu)圖優(yōu)點：適應企業(yè)的擴展與業(yè)務多元化要求，有利于采用專業(yè)化設備，并能使個人的技術(shù)和專業(yè)化知識得到最大限度的發(fā)揮；同時每一個產(chǎn)品部門都是一個利潤中心，能獨立評估其績效，而在同一產(chǎn)品部門內(nèi)有關(guān)的職能活動協(xié)調(diào)比較容易，比完全采用職能部門管理來得更有彈性。缺點：需要的具有全面管理才能的人才不易找到；每一個產(chǎn)品分部都有一定的獨立權(quán)力，高層管理人員有時會難以控制；產(chǎn)品分部間會因為資源、內(nèi)部交易等問題發(fā)生沖突，導致不同產(chǎn)品線間的不協(xié)調(diào)和信息不暢通。適用范圍：最適合在變化迅速和不穩(wěn)定環(huán)境中經(jīng)營的企業(yè)。（2）區(qū)域事業(yè)部制。又稱區(qū)域部門化。對于在地理上分散的企業(yè)來說，按地區(qū)劃分部門是一種比較普遍的方法。一個國家的每一個地區(qū)可能會有截然不同的愛好和需要，企業(yè)可能發(fā)現(xiàn)在當?shù)厣a(chǎn)銷售更能滿足該地區(qū)的特殊需要。其原則是把某個地區(qū)或區(qū)域內(nèi)的業(yè)務工作集中起來，委派一位經(jīng)理來主管其事。這種組織結(jié)構(gòu)形態(tài)，在設計上往往設有中央服務部門，如采購、人事、財務、廣告等，向各區(qū)域提供專業(yè)性的服務。區(qū)域事業(yè)部制組織結(jié)構(gòu)圖優(yōu)點：每一個區(qū)域都有相應的權(quán)力和責任，都是一個利潤中心，部門能根據(jù)不同地區(qū)的特殊需要妥善解決市場需求，有利于地區(qū)內(nèi)部協(xié)調(diào)，也有利于培養(yǎng)通才管理人員。缺點：隨著地區(qū)的增加，需要更多具有全面管理能力的人員，而這類人員往往不易得到；每一個區(qū)域都是一個相對獨立的單位，加上時間、空間上的限制，總部難以控制，難以維持集中的經(jīng)濟服務工作。各地區(qū)間也會因為資源等問題產(chǎn)生沖突。適用范圍：特別適用于規(guī)模大的企業(yè)，尤其是跨國企業(yè)。5．矩陣制矩陣制組織結(jié)構(gòu)是為了改進直線職能制橫向聯(lián)系差、缺乏彈性的缺點而形成的一種組織形式。它的特點表現(xiàn)在圍繞某項專門任務成立跨職能部門的專門機構(gòu)上，例如組成一個專門的產(chǎn)品（項目）小組去從事新產(chǎn)品開發(fā)工作，在研究、設計、試驗、制造各個不同階段，由有關(guān)部門派人參加，力圖做到條塊結(jié)合，以協(xié)調(diào)有關(guān)部門的活動，保證任務的完成。這種組織結(jié)構(gòu)形式是固定的，人員卻是變動的，需要誰，誰就來，任務完成后就可以離開。項目小組和負責人也是臨時組織和委任的，任務完成后就解散，有關(guān)人員回原單位工作。因此，這種組織結(jié)構(gòu)非常適用于橫向協(xié)作和攻關(guān)項目。矩陣制組織結(jié)構(gòu)圖優(yōu)點：機動、靈活，可隨項目的開發(fā)與結(jié)束進行組織或解散。由于這種結(jié)構(gòu)是根據(jù)項目組織的，任務清楚，目的明確，各方面有專長的人在新的工作小組里能溝通、融合，能把自己的工作同整體工作聯(lián)系在一起，為員工提供了發(fā)展職能技能和一般管理技能的機會。它還加強了不同部門之間的配合和信息交流，克服了直線職能制組織結(jié)構(gòu)中各部門互相脫節(jié)的現(xiàn)象。缺點：一個員工有時必須既向項目經(jīng)理匯報，又向原部門領導匯報工作，造成沖突壓力，使員工感到無所適從。各部門利益不一致，各部門間難以調(diào)和，常把時間浪費在會議決策中。成本和利潤的責任不明。適用范圍：矩陣制組織結(jié)構(gòu)適用于一些重大攻關(guān)項目，特別是以開發(fā)與實驗為主的單位。企業(yè)可用來完成涉及面廣的、臨時性的、復雜的重大工程項目或管理改革任務。6．多維立體制多維立體制組織結(jié)構(gòu)是系統(tǒng)理論在管理組織中的一種應用。它又稱立體結(jié)構(gòu)，是矩陣制組織結(jié)構(gòu)的進一步發(fā)展。該結(jié)構(gòu)主要由三方面管理系統(tǒng)組成：（1）按產(chǎn)品劃分的事業(yè)部——產(chǎn)品事業(yè)利潤中心；（2）按職能劃分的專業(yè)參謀機構(gòu)——專業(yè)成本中心；（3）按地區(qū)劃分的管理機構(gòu)——地區(qū)利潤中心。多維立體制組織結(jié)構(gòu)圖優(yōu)點：這種機構(gòu)把產(chǎn)品事業(yè)部經(jīng)理、參謀機構(gòu)及地區(qū)部門經(jīng)理三者的管理協(xié)調(diào)起來，有利于使產(chǎn)品事業(yè)部和地區(qū)部門以利益為中心的管理同參謀機構(gòu)以成本為中心的管理較好地結(jié)合起來，同時，協(xié)調(diào)產(chǎn)品事業(yè)部之間、地區(qū)部門之間的矛盾，有助于及時互通信息，集思廣益，共同決策。缺點：管理成本較高，決策速度較慢，有時相互協(xié)調(diào)比較難。適用范圍：適用于跨國企業(yè)或規(guī)模龐大的跨地區(qū)企業(yè)。除此之外，還有模擬分權(quán)組織結(jié)構(gòu)和企業(yè)集團等常見形式，是現(xiàn)代較新型的組織結(jié)構(gòu)，企業(yè)可結(jié)合自己的具體情況進行選擇。1.6行政組織結(jié)構(gòu)設計程序企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的設計只有按照正確的程序進行，才能達到組織設計的高效化。組織設計可能出現(xiàn)三種情況：一是新建企業(yè)需要進行組織結(jié)構(gòu)設計；二是當企業(yè)原有組織結(jié)構(gòu)出現(xiàn)較大問題或企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)生變化時，需要對原有組織結(jié)構(gòu)重新進行評價和設計；三是由于環(huán)境和情況的變化，需要對組織結(jié)構(gòu)進行局部的調(diào)整。這三種情況下的組織設計程序大體相同，其中對新建企業(yè)的組織設計程序最為完整。一般按如下八個步驟進行。1．確定組織設計的基本方針和原則進行組織設計的第一步是根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略、目標以及企業(yè)的內(nèi)部條件和外部環(huán)境，確定進行組織設計的基本思路，規(guī)定一些設計的主要原則和主要參數(shù)，以作為進行組織設計的基本依據(jù)。例如，確定企業(yè)的管理幅度寬或窄，部門分工形式采用職能制還是事業(yè)部制，實行集權(quán)制還是分級分權(quán)制管理等。2．進行職能分析和職能設計組織設計的第二步需要根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略和目標，對企業(yè)需要設置的各種職能進行設計，并確定其關(guān)鍵職能。具體地說，職能設計的主要內(nèi)容就是對企業(yè)的管理業(yè)務進行總體設計，確定企業(yè)的各項管理職能及其結(jié)構(gòu)，并層層分解為各個管理層次、管理部門、管理職務和崗位的業(yè)務工作。其內(nèi)容可以概括為三個方面：基本職能設計、關(guān)鍵職能設計和職能的分解。職能設計是否正確合理，決定了整個管理組織是否能夠順利有效地運轉(zhuǎn)，它是組織設計過程中的首要工作。3．業(yè)務流程的總體設計業(yè)務流程設計是組織結(jié)構(gòu)設計的開始，只有總體業(yè)務流程達到最優(yōu)化，才能實現(xiàn)企業(yè)組織高效化。業(yè)務流程是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動在正常情況下，不斷循環(huán)流動的程序或過程。企業(yè)的活動主要有物流、資金流和信息流，它們都是按照一定流程流動的。企業(yè)實現(xiàn)同一目標，可以有不同的流程。這就存在一個采用哪種流程的優(yōu)選問題。因此，在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設計時，首先要對流程進行分析對比、擇優(yōu)確定，即優(yōu)化業(yè)務流程。優(yōu)化的標準是：流程時間短，崗位少，人員少，流程費用少。業(yè)務流程包括主導業(yè)務流程和保證業(yè)務流程。主導業(yè)務流程是產(chǎn)品和服務的形成過程，如生產(chǎn)流程；保證業(yè)務流程是保證主導業(yè)務流程順利進行的各種專業(yè)流程，如物資供應流程、人力資源流程、設備工具流程等。首先，要優(yōu)化設計的是主導業(yè)務流程，使產(chǎn)品形成的全過程周期最短、效益最高；其次，圍繞主導業(yè)務流程，設計保證業(yè)務流程；最后，進行各種業(yè)務流程的整體優(yōu)化。4．按照優(yōu)化原則設計崗位崗位是業(yè)務流程的節(jié)點，又是組織結(jié)構(gòu)的基本單位。由崗位組成車間、科室，再由車間、科室組成各個子系統(tǒng)，進而由子系統(tǒng)組成全企業(yè)的總體結(jié)構(gòu)。崗位的劃分要適度，不能太大也不能太小，既要考慮流程的需要，也要考慮管理的方便。5．規(guī)定崗位的輸入、輸出和轉(zhuǎn)換崗位是工作的轉(zhuǎn)換器，就是把輸入的業(yè)務經(jīng)過加工轉(zhuǎn)換為新的業(yè)務輸出。通過輸入和輸出就能從時間、空間和數(shù)量上把各崗位縱橫聯(lián)系起來，形成一個整體。6．崗位人員的定質(zhì)與定量定質(zhì)就是確定本崗位需要使用的人員的素質(zhì)。由于人員的素質(zhì)不同，工作效率就不同，因而定員人數(shù)也就不同。人員素質(zhì)的要求主要根據(jù)崗位業(yè)務內(nèi)容的要求來確定。要求太高會造成人員的浪費；要求太低則保證不了正常的業(yè)務活動和一定的工作效率。定量就是確定本崗位需用人員的數(shù)量。人員數(shù)量的確定要以崗位的工作業(yè)務量為依據(jù)，同時也要以人員素質(zhì)為依據(jù)。人員素質(zhì)與人員數(shù)量在一定條件下成反比。定量就是在工作業(yè)務量和人員素質(zhì)平衡的基礎上確定的。7．設計控制業(yè)務流程的組織結(jié)構(gòu)這是指按照流程的連續(xù)程度和工作量的大小來確定崗位形成的各級組織結(jié)構(gòu)。整個業(yè)務流程是個復雜的系統(tǒng)，結(jié)構(gòu)是實現(xiàn)這個流程的組織保證，每個部門的職責是負責某一段流程并保證其暢通無阻。崗位是保證整個流程實施的基本環(huán)節(jié)，應該先有優(yōu)化流程，后有崗位，再組織車間、科室，而不是倒過來。流程是客觀規(guī)律的反映，因人設機構(gòu)是造成組織結(jié)構(gòu)設置不合理的主要原因之一，必須進行改革。8．反饋和修正組織設計是一個動態(tài)的過程，在組織結(jié)構(gòu)運行過程中，很可能會發(fā)現(xiàn)以上設計中尚有不完善的地方，并且新情況也可能不斷出現(xiàn)。這就要求企業(yè)定期或不定期地收集組織結(jié)構(gòu)運行狀況的反饋，及時發(fā)現(xiàn)和修正原有設計中的不足，使之不斷完善，適應新的情況。以上八個步驟，既有區(qū)別又有聯(lián)系，必須經(jīng)過反復的綜合平衡、不斷地修正，才能獲得最佳效果。1.7行政組織結(jié)構(gòu)設置圖表1.7.1大型企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)設置圖表1.7.2中小型企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)設置圖表1.7.3區(qū)域型行政組織機構(gòu)設置圖表1.7.4產(chǎn)品生產(chǎn)及服務型行政組織機構(gòu)設置圖表1.7.5業(yè)務流程行政組織結(jié)構(gòu)設置圖表掃一掃：獲取行政組織結(jié)構(gòu)設計最新最實用表格注：關(guān)注公眾號，回復“行政辦公”，下載表格·大型企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)設置圖表·中小型企業(yè)行政組織結(jié)構(gòu)設置圖表·區(qū)域型行政組織結(jié)構(gòu)設置圖表·產(chǎn)品生產(chǎn)及服務型行政組織結(jié)構(gòu)設置圖表·業(yè)務流程行政組織結(jié)構(gòu)設置圖表·行政部組織結(jié)構(gòu)設置圖表·財務部組織結(jié)構(gòu)設置圖表·物控部總組織結(jié)構(gòu)設置圖表·物控部組織結(jié)構(gòu)設置圖表·成品倉輔助倉組織結(jié)構(gòu)設置圖表·售后服務部組織結(jié)構(gòu)設置圖表·品質(zhì)部組織結(jié)構(gòu)設置圖表·采購部組織結(jié)構(gòu)設置圖表·銷售部總組織結(jié)構(gòu)設置圖表·零售部組織結(jié)構(gòu)設置圖表·電子商務部組織結(jié)構(gòu)設置圖表·設計研發(fā)部組織結(jié)構(gòu)設置圖表·配件倉組織結(jié)構(gòu)設置圖表·生產(chǎn)車間組織結(jié)構(gòu)設置圖表Chapter2

各部門崗位說明書

保障行政工作更好地開展崗位說明書是表明企業(yè)期望員工做些什么、規(guī)定員工應該做些什么、應該怎么做和在什么樣的情況下履行職責的總匯，根據(jù)公司具體情況而制定，注意編寫時語言通俗易懂，內(nèi)容具體明晰，可以保障行政工作更好地開展。2.1行政部崗位說明書2.1.1行政部門崗位說明書（續(xù)表）2.1.2行政總監(jiān)崗位說明書（續(xù)表）（續(xù)表）2.1.3行政經(jīng)理崗位說明書（續(xù)表）2.1.4行政主管崗位說明書（續(xù)表）2.1.5行政助理崗位說明書（續(xù)表）2.1.6行政秘書崗位說明書（續(xù)表）2.1.7總務后勤主管崗位說明書（續(xù)表）2.1.8公關(guān)主管崗位說明書（續(xù)表）（續(xù)表）2.2公司經(jīng)理及經(jīng)理級以上階層崗位說明書2.2.1董事長崗位說明書（續(xù)表）2.2.2總經(jīng)理崗位說明書（續(xù)表）2.2.3財務部經(jīng)理崗位說明書（續(xù)表）2.2.4生產(chǎn)部經(jīng)理崗位說明書（續(xù)表）2.2.5營銷部經(jīng)理崗位說明書（續(xù)表）2.2.6技術(shù)開發(fā)部經(jīng)理崗位說明書（續(xù)表）2.2.7人力資源部經(jīng)理崗位說明書（續(xù)表）（續(xù)表）2.2.8客戶服務部經(jīng)理崗位說明書（續(xù)表）2.2.9信息部經(jīng)理崗位說明書（續(xù)表）2.2.10技術(shù)開發(fā)部經(jīng)理崗位說明書（續(xù)表）2.2.11企業(yè)發(fā)展部經(jīng)理崗位說明書（續(xù)表）2.2.12質(zhì)保部經(jīng)理崗位說明書（續(xù)表）2.3各科科長及以上主管崗位說明書2.3.1辦公室主任崗位說明書（續(xù)表）2.3.2文秘科科長崗位說明書（續(xù)表）2.3.3董事長秘書崗位說明書（續(xù)表）2.3.4會計主管崗位說明書（續(xù)表）（續(xù)表）2.3.5會計核算科科長崗位說明書（續(xù)表）2.3.6供應科科長崗位說明書（續(xù)表）2.3.7計劃統(tǒng)計科科長崗位說明書（續(xù)表）2.3.8生產(chǎn)科科長崗位說明書（續(xù)表）2.3.9設備科科長崗位說明書（續(xù)表）2.3.10質(zhì)檢科科長崗位說明書（續(xù)表）2.3.11質(zhì)管科科長崗位說明書（續(xù)表）2.3.12儲運科科長崗位說明書（續(xù)表）2.3.13總務科科長崗位說明書（續(xù)表）2.3.14保衛(wèi)科科長崗位說明書（續(xù)表）2.4公司各部門員工崗位說明書2.4.1總機話務員崗位說明書（續(xù)表）2.4.2檔案管理員崗位說明書（續(xù)表）2.4.3駕駛員崗位說明書（續(xù)表）2.4.4人事培訓員崗位說明書2.4.5勞資員崗位說明書2.4.6倉儲員崗位說明書2.4.7調(diào)度員崗位說明書2.4.8裝卸工崗位說明書2.4.9市場調(diào)查員崗位說明書2.4.10業(yè)務管理員崗位說明書2.4.11會計檔案員崗位說明書（續(xù)表）2.4.12出納員崗位說明書（續(xù)表）2.4.13計檢員崗位說明書2.4.14質(zhì)檢員崗位說明書2.4.15采購員崗位說明書掃一掃：獲取各部門最新最實用崗位說明書注：關(guān)注公眾號，回復“行政辦公”，下載表格·行政部門崗位說明書·行政總監(jiān)崗位說明書·行政經(jīng)理崗位說明書·行政主管崗位說明書·行政助理崗位說明書·行政秘書崗位說明書·總務后勤主管崗位說明書·公關(guān)主管崗位說明書·董事長崗位說明書·總經(jīng)理崗位說明書·財務部經(jīng)理崗位說明書·生產(chǎn)部經(jīng)理崗位說明書·營銷部經(jīng)理崗位說明書·市場部經(jīng)理崗位說明書·人力資源部經(jīng)理崗位說明書·客戶服務部經(jīng)理崗位說明書·信息部經(jīng)理崗位說明書·技術(shù)開發(fā)部經(jīng)理崗位說明書·企業(yè)發(fā)展部經(jīng)理崗位說明書·質(zhì)保部經(jīng)理崗位說明書·辦公室主任崗位說明書·文秘科科長崗位說明書·董事長秘書崗位說明書·會計主管崗位說明書·會計核算科科長崗位說明書·供應科科長崗位說明書·計劃統(tǒng)計科科長崗位說明書·生產(chǎn)科科長崗位說明書·設備科科長崗位說明書·質(zhì)檢科科長崗位說明書·質(zhì)管科科長崗位說明書·儲運科科長崗位說明書·總務科科長崗位說明書·保衛(wèi)科科長崗位說明書·總機話務員崗位說明書·檔案管理員崗位說明書·駕駛員崗位說明書·人事培訓員崗位說明書·勞資員崗位說明書·倉儲員崗位說明書·調(diào)度員崗位說明書·裝卸工崗位說明書·市場調(diào)查員崗位說明書·業(yè)務管理員崗位說明書·會計檔案員崗位說明書·出納員崗位說明書·計檢員崗位說明書·質(zhì)檢員崗位說明書·采購員崗位說明書Chapter3

行政辦公人員管理工作指導

細化行政管理企業(yè)行政管理廣義上包括行政事務管理、辦公事務管理、人力資源管理和財產(chǎn)會計管理四個方面；狹義上指以行政部為主，負責行政事務和辦公事務。做好行政辦公人員管理工作指導，可以細化行政管理，使公司發(fā)展得更快、更穩(wěn)。3.1行政辦公管理人員的配置企業(yè)的行政管理體系，可以說是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，其擔負著企業(yè)的管理工作。企業(yè)中除行政管理之外的工作，都是某個方面的“業(yè)務”。行政管理體系推動和保證著企業(yè)的技術(shù)（設計）、生產(chǎn)（施工）、資金（財務）、經(jīng)營（銷售）和發(fā)展（開發(fā)）幾大塊業(yè)務的順利、有效進行和相互之間的協(xié)調(diào)。行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復雜。企業(yè)行政辦公管理人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務。但是，這些事務只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。所以，無論是行政管理者，還是一般行政文員，都是缺一不可的。這就好比在一場戰(zhàn)斗中，想要打一場漂亮的勝仗，必須要有作戰(zhàn)總指揮的英明指揮和果斷決策，同時還要有訓練有素、聽從指揮的士兵配合作戰(zhàn)。否則，指揮一敗涂地，全軍覆沒。在任何一個集體或者團隊中，盡管領導和下屬的職責不同，各自的工作不同，但是他們在各自的崗位上所發(fā)揮的作用，對一個企業(yè)的生存和發(fā)展，都起著相當重要的作用。而行政部門在進行行政辦公管理人員配置時更應該嚴格把關(guān)，保證整個團隊的質(zhì)量。在這個過程中，我們應該遵循任人唯賢、因事?lián)袢?、程序化、?guī)范化、精簡、動態(tài)平衡和優(yōu)化組合原則。具體如下表所示。遵循原則詳細解讀任人唯賢原則在人事選聘方面，大公無私、實事求是地發(fā)現(xiàn)人才，愛護人才，本著求賢若渴的精神，重視和使用確有真才實學的人。這是組織不斷發(fā)展壯大，走向成功的關(guān)鍵。選人用人事關(guān)企業(yè)的經(jīng)營管理能否長久不衰，直面經(jīng)濟全球化的挑戰(zhàn)。因此，“用好的作風選人、選作風好的人”是企業(yè)在進行人員配備時必須堅持的原則。因事?lián)袢嗽瓌t所謂因事?lián)袢?，是指應以所設職位和工作的實際要求為標準來選拔符合標準的各類人員。選取人的目的在于使其擔當一定的職務，并能按照要求從事與該職務相對應的工作。要使工作圓滿完成并卓有成效，首先要求在保證工作效率的前提條件下安排和設置職位，其次要求占據(jù)該職位的人員應具備相應的知識和工作能力。因此，因事?lián)袢耸菍崿F(xiàn)人事匹配的基本要求，也是組織中人員配備的首要原則。程序化、規(guī)范化原則員工的選拔必須遵循一定的標準和程序?？茖W合理地確定組織員工的選拔標準和聘任程序是組織聘任優(yōu)秀人才的重要保證。只有嚴格按照規(guī)定的程序和標準辦事，才能選聘到真正愿為組織的發(fā)展做出貢獻的人才。精簡原則對于行政部門，人員精簡顯得尤為重要。因為行政部門屬于服務、管理部門，工作非常繁雜與瑣碎，而且很多工作都無法進行明確的分工。在這種情況下，如果人員冗余，就容易發(fā)生工作責任不明確，推諉扯皮情況。最關(guān)鍵的是，行政部門內(nèi)部管理的復雜化，會直接導致反應能力下降，工作效率和責任心下降。所以，行政文員需要有較強的綜合素質(zhì)和應變能力。因此，該部門人數(shù)不宜過多，以五人為宜，而且人員應該偏向年輕化。動態(tài)平衡原則處在動態(tài)環(huán)境中的組織，是不斷變革和發(fā)展的。組織對其成員的要求也是在不斷變動的，當然，工作中人的能力和知識也是在不斷提高和豐富的。因此，人與事的配合需要不斷地進行協(xié)調(diào)與平衡。所謂動態(tài)平衡，就是要使那些能力發(fā)展充分的人，去從事組織中更為重要的工作，同時也要使能力平平、不符合職位需要的人得到識別及合理的調(diào)整，最終實現(xiàn)人與職位、工作的動態(tài)平衡。優(yōu)化組合原則行政部門是一個綜合部門，它涉及任何類型的工作，如公文起草、電話接聽、來客接待、會議組織、突發(fā)事件處理和文件檔案管理等。而我們不可能要求每一個行政辦公管理人員都精通所有的工作，都能獨當一面。所以，有目的性地選擇不同個性能力的人，進行相互搭配、優(yōu)化組合，讓他們做自己最擅長的事就顯得尤為重要。3.1.1行政辦公管理人員配置表13.1.2行政辦公管理人員配置表23.2行政辦公管理人員的基本素質(zhì)辦公室工作頭緒繁多，涉及面廣，要求工作人員有盡可能廣博的知識，做一個“通才”和“雜家”。但是現(xiàn)代社會科學技術(shù)突飛猛進，知識更新速度加快，一個人就算終其一生，所學也極為有限，因此，怎樣的知識結(jié)構(gòu)，或者說怎樣的知識層次和內(nèi)容構(gòu)成，才能適應實際工作的需要，就成為重要的問題。鑒于此，想要成為一名合格或者優(yōu)秀的行政辦公管理人員，就必須具備一定的基本素質(zhì)。3.2.1行政辦公管理人員基本素質(zhì)要求表（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）3.2.2行政辦公管理人員職業(yè)素養(yǎng)定義表表格名稱行政辦公管理人員職業(yè)素養(yǎng)定義表素質(zhì)名稱定義服務意識在工作中善于站在對方立場上考慮問題，具有滿足對方需求的意識。主動性指在日常工作中不需要他人指派，能夠主動承擔相應的工作。進取心指一個人希望更好地完成工作或達到某一績效標準的持續(xù)性欲望。誠信意識以誠實、善良的心態(tài)行使權(quán)力，履行義務。成本意識注重投入產(chǎn)出，具有節(jié)約公司資源的意識。廉潔自律指不利用職務之便為自己或他人直接或間接謀取私利的態(tài)度。團隊意識指個人自覺地融入團隊，與同事合作完成工作任務的意識。3.3行政辦公人員的管理行政辦公人員的管理包括對行政辦公人員的選拔、任用、使用、晉升和考核等一系列內(nèi)容。在了解具體內(nèi)容之前，一定要先了解行政辦公人員管理的相關(guān)管理制度，在此基礎上才能更好地了解行政辦公人員的管理。3.3.1行政辦公人員管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）3.3.2行政辦公管理人員選拔表3.3.3行政辦公管理人員任用、使用、晉升表3.3.4行政辦公管理人員考核表（續(xù)表）掃一掃：獲取行政辦公人員最新最實用辦公指導表格注：關(guān)注公眾號，回復“行政辦公”，下載表格·行政辦公管理人員配置表1·行政辦公管理人員配置表2·行政辦公管理人員基本素質(zhì)要求表·行政辦公管理人員職業(yè)素養(yǎng)定義表·行政辦公人員管理制度·行政辦公管理人員選拔表·行政辦公管理人員任用、使用、晉升表·行政辦公管理人員考核表·行政辦公管理人員績效考核表·行政辦公管理人員績效考核方案·總經(jīng)辦主任績效考核量表·總經(jīng)理秘書績效考核量表·總經(jīng)理助理績效考核量表·行政部經(jīng)理績效考核量表·行政主管績效考核量表·行政專員績效考核量表·前臺接待主管績效考核量表·前臺接待專員績效考核量表·行政采購專員績效考核量表·文書檔案管理員績效考核量表·資料管理員績效考核量表·車輛主管績效考核量表·司機績效考核量表Chapter4

行政經(jīng)費管理

做好計劃與預測對行政經(jīng)費進行管理，可以更好地控制不合理費用的開支，做到專款專用、賬目明晰、節(jié)儉節(jié)約等，既能提高經(jīng)濟效益，又能為公司做好計劃與預測，促進其更好地發(fā)展。4.1行政經(jīng)費預測管理4.1.1行政經(jīng)費預測管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）4.1.2行政經(jīng)費預算流程圖4.1.3行政經(jīng)費月度預測表（續(xù)表）4.1.4行政經(jīng)費季度預測表（續(xù)表）4.2行政經(jīng)費控制管理4.2.1行政經(jīng)費控制管理制度（續(xù)表）4.2.2行政經(jīng)費報銷管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）4.3行政經(jīng)費管理常用工具模板4.3.1部門辦公費用預算計劃表4.3.2公司銷售費用預算明細表4.3.3費用報銷申請單4.3.4差旅費用報銷單掃一掃：獲取行政經(jīng)費管理最新最實用表格注：關(guān)注公眾號，回復“行政辦公”，下載表格·行政經(jīng)費預測管理制度·行政經(jīng)費月度預測表·行政經(jīng)費季度預測表·行政經(jīng)費控制管理制度·辦公用品購買申報單·行政經(jīng)費報銷管理制度·出差借款預算單·招待費審批單·部門辦公費用預算計劃表·公司銷售費用預算明細表·費用報銷申請單·差旅費用報銷單·通信費用報銷單·外勤費用報銷單·車輛費用報銷單·招待費用報銷單·行政費用申請單·行政費用計劃表·人事動態(tài)費用明細表·部門費用報銷明細表·差旅費支付明細表·培訓費用預算表Chapter5

日常行政辦公管理

幫助公司更好地運轉(zhuǎn)日常行政辦公管理涉及到行政辦公所要接觸的方方面面的問題，繁瑣、細碎，卻是每一位行政辦公管理工作者不可不知的最基本管理，能為行政辦公管理工作的開展奠定良好的基礎，并能幫助公司更好地運轉(zhuǎn)。5.1文書管理5.1.1行政文書管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）5.1.2文書管理流程圖5.1.3公司文件管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）5.1.4文件送發(fā)登記表5.2檔案管理5.2.1檔案管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）5.2.2電子檔案管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）5.2.3人事檔案管理流程圖5.2.4員工檔案表5.3印章管理5.3.1印章管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）5.3.2印章刻制申請表5.3.3印章使用審批表5.3.4印章使用范圍表5.4會議與會務管理5.4.1會議管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）5.4.2會議計劃表5.4.3會議安排表5.4.4會議通知單5.4.5會議程序表5.5財產(chǎn)與物質(zhì)管理5.5.1辦公用品管理制度（續(xù)表）5.5.2物資采購入庫驗收管理制度（續(xù)表）5.5.3倉庫管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）5.5.4公司計算機管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）5.5.5辦公用品需求表5.5.6辦公用品采購單5.5.7辦公用品申領單5.5.8辦公用品配發(fā)表5.5.9辦公用品統(tǒng)計表5.5.10辦公用品盤點報告表5.6出差管理5.6.1出差管理制度（續(xù)表）5.6.2出差實施細則表5.6.3出差管理辦法（續(xù)表）5.6.4出差計劃申請表（續(xù)表）5.6.5年度出差計劃表5.6.6國外出差費用明細表5.6.7外派培訓學習申請表5.7車輛管理5.7.1車輛管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）5.7.2車輛管理實施細則（續(xù)表）5.7.3司機管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）5.7.4車輛使用申請表5.7.5車輛故障請修表5.7.6車輛費用報銷單5.7.7司機值班表5.7.8加油記錄表5.8安全與衛(wèi)生管理5.8.1員工安全管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）5.8.2公司消防管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）5.8.3衛(wèi)生管理制度（續(xù)表）5.8.4衛(wèi)生狀況檢查表5.8.5清潔衛(wèi)生評分表5.8.6安全狀況檢查表（續(xù)表）5.8.7消防設備檢修表5.8.8員工出入證5.8.9安全工作日報表5.8.10值班安排表5.8.11交接記錄表5.9公關(guān)管理5.9.1公關(guān)管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）5.9.2公關(guān)工作計劃表5.9.3危機調(diào)查報告表（續(xù)表）5.9.4危機預警對策表5.10接待宴請管理5.10.1接待宴請管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）5.10.2來訪客人登記表5.10.3接待用餐申請表5.10.4商務接待安排表5.10.5公務接待審批表5.10.6宴請申請單5.11保密工作管理5.11.1保密工作管理制度（續(xù)表）（續(xù)表）5.11.2公司秘密事項分類、內(nèi)容、等級匯總表（續(xù)表）（續(xù)表）5.11.3員工保密協(xié)議書員工保密協(xié)議書甲方：__________乙方：__________甲乙雙方根據(jù)《中華人民共和國反不正當競爭法》和國家、地方有關(guān)規(guī)定，就企業(yè)技術(shù)秘密、公司及客戶財產(chǎn)保護達成如下協(xié)議：1．保密范圍（1）甲方尚未公開的發(fā)展規(guī)劃、方針政策、經(jīng)營決策的信息、計劃、方案、指令及商業(yè)秘密。（2）甲方財政預算、決策報告、財務報表、統(tǒng)計資料、財務分析報告、審計資料和銀行賬號。（3）甲方的經(jīng)營方法、狀況和經(jīng)營實力。（4）甲方未公布的人事調(diào)動、人事任免。（5）甲方機構(gòu)的設置、編制、人員名冊和統(tǒng)計表、獎懲材料、考核材料。（6）甲方各級員工的個人薪金收入情況。（7）甲方具有保密級別的文件、資料、會議記錄、信件、方案、投標書、圖片和電腦軟件。（8）甲方客戶的資料及財產(chǎn)。（9）甲方專有產(chǎn)品技術(shù)、新技術(shù)，包括設計方案、測試結(jié)果和記錄、數(shù)據(jù)資料、計算機程序等，以及售后服務技術(shù)。（10）銷售合同、銷售網(wǎng)絡和渠道。2．權(quán)利和義務（1）甲方提供乙方正常的技術(shù)研究、開發(fā)條件和業(yè)務拓展的空間，努力創(chuàng)造有利于乙方發(fā)展的機會。（2）乙方未經(jīng)批準，不準復印、摘抄、隨意或惡意拿走甲方的秘密文件，電腦軟、硬件等。（3）乙方未經(jīng)批準，不得向他人泄露甲方秘密、信息。（4）乙方應妥善謹慎保管和處理甲方及其客戶之機密信息資料及固定資產(chǎn)，如有遺失，應立即報告并采取補救措施挽回損失。（5）甲方有義務對乙方在保守秘密、舉報泄密或改進保密技術(shù)、措施，以及及時防止泄密事故、挽救損失方面成績顯著者，給予獎勵。3．違約責任（1）乙方違反此協(xié)議，甲方有權(quán)無條件解除聘用合同，并取消或收回有關(guān)待遇。（2）乙方違反此協(xié)議，造成一定經(jīng)濟損失，甲方將處以乙方萬元罰款。（3）乙方違反此協(xié)議，造成甲方重大經(jīng)濟損失的，應賠償甲方全部損失。（4）以上違約責任的執(zhí)行，超過法律、法規(guī)賦予雙方權(quán)限的，申請仲裁機構(gòu)仲裁或向法院提出起訴。4．協(xié)議期限（1）聘用合同期內(nèi)。（2）解除聘用合同后的_________年內(nèi)。甲方（蓋章）：_______乙方（簽字）：____________年___月___日_____年___月___日簽訂地點：_______簽訂地點：_______附件補充合同公司：_______（下稱“甲方”）員工：_______先生／小姐（下稱“乙方”）下列條款與條件經(jīng)雙方一致協(xié)商制訂，若有不足之處，由雙方協(xié)商修訂并由甲乙雙方簽署生效。一、適用范圍甲方已聘用的，可以接觸公司技術(shù)或銷售秘密的員工。二、甲方權(quán)利和義務1．甲方有義務為乙方在工作過程中需要了解涉及到保密范圍的工作內(nèi)容提供方便。2．甲方為乙方的科研成果提供良好的創(chuàng)造和應用條件，并根據(jù)創(chuàng)造的經(jīng)濟效益給予獎勵。3．甲方在乙方離職時發(fā)放離職補償金以要求乙方做到第四項條款。獲取離職補償金條件：當涉及違反甲方紀律而被處分、處罰或被解雇的乙方不在獲取離職補償金范圍內(nèi)。4．離職補償金發(fā)放的比例：（1）已工作半年未到一年的，以最后工作日底薪的_______%補償。（2）已工作一年至三年的，以最后工作日底薪的_______%補償。三、乙方權(quán)利和義務乙方在任何時候任何場合均不得向第三方泄露甲方商業(yè)秘密、資料和信息。乙方不得到與甲方相同或相近業(yè)務（專業(yè)）有競爭關(guān)系或利益關(guān)系的其他公司兼職。掌握甲方專有產(chǎn)品技術(shù)或銷售業(yè)務網(wǎng)絡的乙方，在離開甲方后的1年內(nèi)不得到與甲方相同或相近業(yè)務（專業(yè)）有競爭關(guān)系或利益關(guān)系的其他公司任職。離職之日起2年內(nèi)，不得利用甲方技術(shù)機密、商業(yè)機密和客戶資源參與同行業(yè)競爭。乙方在離職前可以得到甲方給予的離職補償金作為須遵守以上條款的補償。四、注釋：相同或相近業(yè)務（專業(yè)）有競爭關(guān)系或利益關(guān)系的公司1．行業(yè)的相關(guān)公司。2．可利用甲方軟、硬件核心技術(shù)的相關(guān)公司。3．可利用甲方客戶資料及銷售網(wǎng)絡和渠道的相關(guān)公司。五、違約責任乙方違反此合同，甲方有權(quán)無條件解除聘用合同，當造成一定經(jīng)濟損失時，甲方視情節(jié)輕重處理，處以乙方________至________萬的罰款。乙方違反此合同，造成公司重大經(jīng)濟損失的，應賠償甲方全部經(jīng)濟損失，甲方有權(quán)追回乙方所得全額離職補償金。以上違約責任的執(zhí)行，超過法律、法規(guī)賦予雙方權(quán)限的，申請仲裁機構(gòu)仲裁或向法院提出起訴。甲方（蓋章）：_______乙方（簽字）：____________年___月___日_____年___月___日掃一掃：獲取日常行政辦公管理最新最實用表格注：關(guān)注公眾號，回復“行政辦公”，下載表格·行政文書管理制度·公司文件管理制度·文件送發(fā)登記表·檔案管理制度·電子檔案管理制度·員工檔案表·印章管理制度·公章借出審批表·印章移交或銷毀清單·印章刻制申請表·印章使用范圍表·會議管理制度·會議管理規(guī)定·會議室使用規(guī)定·公司例會制度·會議計劃表·會議安排表·會議通知單·會議程序表·會議紀要表·會議用品明細表·辦公用品管理制度·固定資產(chǎn)管理制度·文具使用管理制度·物資采購入庫驗收管理制度·索賠處理單·進貨日報表·電話傳真管理制度·公司計算機管理制度·辦公用品需求表·辦公用品采購單·辦公用品申領單·辦公用品配發(fā)表·辦公用品統(tǒng)計表·辦公用品盤點報告表·辦公設備采購申請單·請購單·月度采購計劃表·出差管理制度·出差申請書·出差旅費概算表·出差旅費報銷單·出差實施細則表·物料移交清冊·物資保管清單·物料使用轉(zhuǎn)移登記卡·固定資產(chǎn)登記表·固定資產(chǎn)移交清單·固定資產(chǎn)保管記錄卡·辦公用品一覽表·辦公用品登記表·辦公用品耗用統(tǒng)計表·出差計劃申請表·車輛登記表·車輛使用申請表·車輛調(diào)度派車單·車輛日常檢查表·車輛故障請修表·車輛保養(yǎng)記錄表·車輛交通事故處理單·交通事故現(xiàn)場記錄表·安全工作日報表·安全檢查報告書·安全整改通知書·意外事故報告單·突發(fā)事故報告表·安全事故報告書·傷亡事故報告書·工傷醫(yī)療費用報銷申請表·賠償處理調(diào)查報告表·保安工作日志·來賓出入登記表·員工外出登記表·物品出廠放行單·貨品進廠聯(lián)絡單·值班安排表·值班工作記錄表·消防器械檢查記錄表·員工住宿申請單·員工宿舍登記表·住宿人員資料卡·宿舍物品領用表·宿舍檢查登記表·宿舍管理員值班日報表·廚房排班表·餐廳衛(wèi)生檢查表·餐廳衛(wèi)生考核表·清潔工作安排表·衛(wèi)生狀況檢查表·綠化責任區(qū)劃分表·綠化項目計劃表·綠化質(zhì)量巡查表·員工病假單·員工體檢表·材料檢驗報告表Chapter6

行政公文寫作

釋放行政更大能量行政公文，此章偏重企業(yè)行政公文，是在生產(chǎn)經(jīng)營和行政管理等過程中形成的具有強制執(zhí)行效力和規(guī)范體式的公務文書，是企業(yè)管理中必不可少的重要工具和歷史資料，能夠幫助企業(yè)行政釋放更大能量。6.1行政公文的含義、文種分類及選用依據(jù)1．行政公文的含義行政公文，是公務文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應用文。它是特殊規(guī)范化的文體，具有其他文體所沒有的權(quán)威性，有法定的制作權(quán)限和確定的讀者，有特定的行文格式，并有行文規(guī)則和辦理辦法。本章偏重企業(yè)行政公文，它是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和行政管理等過程中形成的具有強制執(zhí)行效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，貫徹落實企業(yè)戰(zhàn)略部署、經(jīng)營方針，發(fā)布規(guī)章制度，實施行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況和進行經(jīng)營活動等的重要工具和歷史資料。2．行政公文的文種分類國家行政機關(guān)公文最新版本有15種，分別是決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函和紀要，比2000年8月的版本多了決議和公報兩個文種。黨政機關(guān)公文公認的有決議、決定、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函和紀要14個文種。其中企業(yè)常用的有決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見和函。3．公文選用依據(jù)要擬寫一篇公文，我們首先要學會選擇一個合適的文種來行文。對于公文文種的正確選用，國務院于2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中已有明確規(guī)定：公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文的職權(quán)和與主送機關(guān)的關(guān)系確定。（1）企業(yè)行政公文選用依據(jù)。①決定。適用于對重要事項或者重大行動做出決策和安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。②通知。適用于批轉(zhuǎn)有關(guān)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，發(fā)布規(guī)范性公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項，任免人員。③通報。用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。實踐中常用于總結(jié)推廣先進典型的經(jīng)驗，褒揚先進模范事跡，總結(jié)并要求借鑒吸取具有較普遍借鑒意義的各種教訓，批評具有一定典型性的錯誤思想、錯誤觀念、錯誤做法、錯誤行為，告知性質(zhì)重要、涉及面較寬的事物的動態(tài)、動向。④報告。用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級機關(guān)的詢問。⑤請示。用于向上級機關(guān)請求指示或批準。⑥批復。用于答復下級機關(guān)的請求事項。⑦意見。用于對重要問題提出見解和處理辦法。⑧函。用于機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準等。（2）其他公文選用依據(jù)。①條例。對于國家權(quán)力機關(guān)而言，可作為國家法律、地方性法規(guī)和民族自治地方有關(guān)法規(guī)文件的名稱。全國人民代表大會或全國人民代表大會常務委員會制定的作為國家法律的條例，主要用于調(diào)整明確長期施行的國家政治、經(jīng)濟、文化等方面的關(guān)系或規(guī)則。②規(guī)定。可作為國家法律、地方性法規(guī)、行政法規(guī)和規(guī)章以及黨內(nèi)規(guī)章和機關(guān)內(nèi)部規(guī)章制度的名稱。③命令。適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強制性行政措施，嘉獎有關(guān)單位及人員。④指示。適用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。⑤決議。用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。⑥公告。用于地位較高、影響較大的機關(guān)向國內(nèi)處公開宣布重要事項或法定事項。⑦公報。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。其具體適用范圍與公告基本相同。⑧通告。用于公布社會有關(guān)方面應當遵守或者周知的事項。⑨議案。用于各級人民政府（須以政府而非政府部門名義）按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。⑩會議紀要。用于記載和傳達會議情況與議定事項。4．相近公文文種的區(qū)別（1）報告與請示的區(qū)別。①請示的目的是請求上級機關(guān)對某事宜給予批準或明確答復某個問題；報告的目的是向領導部門匯報工作、反映情況、提出建議，不需要批準答復。②請示必須在事前行文；報告則不受行文時限，事前、事中、事后皆可行文。③請示內(nèi)容單一，要求一文一事，以便上級及時處理；報告則一文一事、一文數(shù)事皆可。④請示中可以反映有關(guān)情況，要有請示事項；報告中決不能夾帶請示事項。⑤本機關(guān)難以解決或難以回答的問題用請示；本機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)可解決或已解決的問題用報告。（2）請示與申請的區(qū)別。①申請是因業(yè)務或事務需要，按相關(guān)的法定程序向上級或職能部門、管理機構(gòu)、組織、社團說明理由，提出請求，希望得到批準的一種事務文書，也叫申請書或申請表。請示和申請都有請求原由、請求事項，但請示是法定公文，申請為專用書信，屬于不同文種。②請示用于下級機關(guān)向上級提出請求，下級只能在上級機關(guān)的職權(quán)范圍內(nèi)報請需要批準的事項。申請不僅用于下級向上級提請求，而且可用于不相隸屬的但按規(guī)定、法律程序必須向其請求的機關(guān)、單位、部門等。如銀行、保險、公安、海關(guān)、土地管理、工商管理等專門辦理有關(guān)業(yè)務的機構(gòu)部門。③請示的行文對象固定，而申請的行文對象不定。請示的內(nèi)容限于本系統(tǒng)、本部門的行政公務或政策問題，寫法規(guī)范；申請的內(nèi)容不以系統(tǒng)、部門為限，寫法不強求一律，且常以填寫有關(guān)部門印制的各種表格代替。④請示的作者是法定的機關(guān)、團體，而申請的作者可以是機關(guān)、團體，也可以是個人。機關(guān)、團體或個人向有關(guān)方面遞交申請，有時必須按有關(guān)規(guī)定出具或提交有關(guān)證明、證件、文件等，而請示則沒有這方面的規(guī)定。⑤請示可以帶附件，附件是請示的重要組成部分，作為對正文的補充說明或參考。（3）批復與批示的區(qū)別。批復和批示都是上級機關(guān)對下級機關(guān)的來文所作出的指導性意見，若分不清“請示”與“報告”，必造成批復與批示的混用。①批復是上級機關(guān)對下級請示作出的同意與否、批準與否的答復；批示是上級機關(guān)或領導者有選擇地、主動地就下級來文中較有普遍意義的問題作出的指示。②批復是法定公文，而批示不屬此列；批示多以批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)下級來文的通知的形式下發(fā)。③批復對應的文種只能是請示；批示的對象則有報告、總結(jié)、調(diào)查報告等。④批復的結(jié)尾往往用“此復”“特此批復”等詞語；批示則用“望參照執(zhí)行”“望依此辦理”等。6.2行政公文處理規(guī)范與語言運用6.2.1行政公文規(guī)范（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）（續(xù)表）6.2.2行政公文語言運用行政公文的語言，受制于公文的性質(zhì)、內(nèi)容、功能，有明晰、準確、簡樸、莊重的鮮明特點。撰寫公文時，應按公文語言的要求選詞造句，組段成篇，使公文語言更好地為表達內(nèi)容服務。1．明晰明晰，就是意思明白、清楚，不晦澀，無歧義。公文要在辦理公務中發(fā)揮有效的作用，從語言方面看，首先是要讓人看得懂，能清楚地理解你的意思。如果晦澀難懂、語有歧義，必然會影響公務的有效辦理。因此，想要使行政公文語言明晰，要做到以下兩點：（1）選用含義確定、自己明白的詞語。選擇詞語，首先要選含義確定、自己明白的詞語。如果自己都不懂或似懂非懂，表達出來的意思至少也會含混不清、晦澀難懂。例如：要統(tǒng)籌安排生產(chǎn)和生活用水，把城市所有用水戶逐步納入計劃，按季分月下達用水指標，嚴格執(zhí)行，認真考核。（1982年第18號《國務院公報·二十五個城市用水會議紀要（摘要）》）例中的“考核”應改為“查核”。因為，對人可以“考核”，對“用水指標”是不能“考核”的。（2）要選通俗易懂的詞語。不要用過時、冷僻的詞語，更不能生造詞語。比如，計量單位，我國曾實行市制，現(xiàn)在實行公制，其名稱也應相應改變。在公文中現(xiàn)在就不應該再用諸如尺、平方尺、斤，而應該用米、平方米、公斤。重量單位公斤又稱為千克，因此兩者都可以用。生造詞語，是指由撰稿者自己造出來的，別人可能不理解它的意義和功能的詞語。2．準確準確，就是能恰如其分地說明情況、闡述做法和表達思想。這里有用詞、造句、構(gòu)段等問題，但最基本的是詞語的錘煉問題。錘煉詞語的目的，就是要選用最恰當、最能說明特定事物的詞語入文。錘煉詞語，在公文的撰寫中要注意以下幾點：要認真分辨詞類。詞，按照其在造句時所起作用的不同，可以分成實詞和虛詞兩大類。實詞能充當句子成分，包括名詞、動詞、形容詞、數(shù)詞、量詞和代詞。虛詞不能單獨充當句子成分，包括副詞、連詞、介詞、助詞、語氣詞和嘆詞。各類詞因其性質(zhì)不同，其語法特點也不同。在公文撰寫中要做到用詞準確，就要分清詞性，了解其語法特征，否則，選用時就容易產(chǎn)生錯誤。要精心辨析詞義。漢語的詞匯非常豐富，這是我們民族語言發(fā)達的一個重要標志。在公文的語言表達上要做到準確，精心辨析和選用同義詞，就顯得十分重要。例如，公文中在講到收獲時常常用到成績、成果、成效和成就，這幾個詞就是同義詞。它們的基本意義一樣，但分量和重點有所不同。“成績”一般用于工作或?qū)W習中取得的具體收獲，如“他在期末考試中取得了優(yōu)良成績”?！俺晒眲t用在事業(yè)中取得了較大些的收獲，如“我們的勞動取得了豐碩的成果”。“成效”則重于功效、效果，如“他們研制的新農(nóng)藥，殺滅稻田害蟲很有成效”。“成就”是指事業(yè)上取得了很大的成績，如“我國的開放改革事業(yè)取得世界矚目的成就”。3．簡樸簡樸，就是要簡明扼要、實事實說、直陳直敘，不冗長繁雜，不浮華藻飾。要使公文語言達到“簡樸”的要求，應該注意以下幾點：（1）實事求是，實話實說。不說假話，不說空話，不說套話。（2）敘事說理，開門見山。主旨確定之后，就要話不離題。議論這個問題，你就對這個問題發(fā)表贊成或反對意見。（3）遣詞造句，惜字如金。一個詞能概括就不用兩個詞，三句話能交代清楚的就不用四句話。要反復修改，正如魯迅先生所說：“竭力將可有可無的字，句，段刪去，毫不可惜。”4．莊重莊重，就是端莊、鄭重，這是發(fā)文單位辦理公務的嚴正立場、嚴肅態(tài)度的體現(xiàn)，也是公文強烈的權(quán)威性和行政約束力的要求。公文在語言的運用上要達到莊重，起碼要做到兩點：（1）要用規(guī)范的書面語言。公文的用詞造句，要符合現(xiàn)代漢語的規(guī)范要求。一般不要使用口語、方言和土語。如：“改革開放后，農(nóng)民的錢包一年比一年脹，日子越過越好，就像吃甘蔗由尾吃到頭越吃越甜?！边@是口語，要把這樣的意思寫入公文，得改為：“改革開放后，農(nóng)民的收入年年增加，生活越過越幸福。”這是書面語言。口頭語言和書面語言的意思雖然沒有什么差別，但后者要比前者來得端莊、鄭重。（2）恰當?shù)厥褂脤Ｓ谜Z。在長期的公務實踐中，由于行文關(guān)系和處理程序的需要，公文逐漸形成了一套常用的專用語，即公文特定用語?，F(xiàn)代的公文特定用語，已基本規(guī)范化、定型化，具有含義的確定性，它在準確、嚴謹?shù)乇硎龉膬?nèi)容及格式的同時，還能自然地增強簡明、莊重的語體風格。公文常用特定用語如下表所示。表格名稱公文常用特定用語簡表用語名稱作用常用特定用語開端用語主要用于文章開頭，表示發(fā)語、引據(jù)為、為了、為著、查、接、頃接、根據(jù)、據(jù)、遵照、依照、按照、按、鑒于、關(guān)于、茲、茲定于、今、隨著、由于。稱謂用語用于表示人稱或?qū)挝坏姆Q謂第一人稱：我、我單位、本人、本公司、我們、敝單位。

第二人稱：你、你局、貴公司、貴方。

第三人稱：他、該公司、該項目。遞送用語用于表示文、物遞送方向上行：報、呈。

平行：送。

下行：發(fā)、頒發(fā)、頒布、發(fā)布、印發(fā)、下達。引敘用語用于復文引據(jù)悉、接、頃接、據(jù)、收悉。擬辦用語用于審批擬辦擬辦：責成、交辦、試辦、辦理、執(zhí)行。經(jīng)辦用語用于表明進程經(jīng)、業(yè)經(jīng)、已經(jīng)、茲經(jīng)。過渡用語用于承上啟下鑒于、為此、對此、為使、對于、關(guān)于、如下。期請用語用于表示期望請求上行：請、懇請、擬請、特請、報請。

平行：請、擬請、特請、務請、如蒙、即請、切盼。

下行：希、望、尚望、切望、請、希予、勿誤。結(jié)尾用語用于結(jié)尾表示收束上行：當否，請批示；可否，請指示；如無不當，請批轉(zhuǎn)；如無不妥，請批準；特此報告；以上報告，請批轉(zhuǎn)；以上報告，請審核。

平行：此致敬禮；為盼；為荷；特此函達；特此證明；尚望函復。

下行：為要；為宜；為妥；希遵照執(zhí)行；特此通知；此復；為……而努力；……現(xiàn)予公布。謙敬用語用于表示謙敬惠允、不勝感激、鼎力相助、蒙、承蒙。批轉(zhuǎn)用語用于上級對下級來文的批轉(zhuǎn)處理批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)。征詢用語用于征請、詢問對有關(guān)事項的意見、態(tài)度當否、妥否、可否、是否妥當、是否同意、如無不當、如無