辦公室6S管理實施方法與技巧

辦公室6S管理

實施方法與技巧3A企業(yè)管理顧問有限公司2011年03月08日精選ppt規(guī)范高效辦公室6S細致專業(yè)追求目標:精選ppt辦公室6S的十六大要求一、OA機定位二、公私區(qū)分三、資料歸位四、柜架管理五、電腦文件六、表格管理七、桌面狀態(tài)八、桌底狀態(tài)九、抽屜狀態(tài)十、物品定位十一、線束整理十二、開關標識十三、空調狀態(tài)十四、張貼管理十五、看板管理十六、會議管理精選ppt1、清理不要物；2、公用的辦公設備（傳真機、打印機、復印機等）應統(tǒng)一定位在各部門都方便使用的位置；3、明確管理責任人；一、OA(辦公自動化)設備管理精選ppt精選ppt精選ppt二、“公私區(qū)分”1、清理不要物

2、私人用品和辦公用品分開放置；

3、私人用品不宜過多，原則上不超過一個抽屜；

4、私人用品應置于抽屜的下層；

5、標識明確：辦公用品、常用資料、私人物品精選ppt1、清理過期的資料；2、每冊資料都需要有明確的標識；①資料名稱②定位標識③管理者標識3、每次使用過的資料都必須按指定的位置歸回原處；4、保持資料干凈整齊。三、資料\物品歸位精選ppt精選ppt精選ppt改善前改善后精選ppt1、清理不要物；

2、各文件、物品必須分層、分類管理

標準類、記錄類、通知類、日常管理類、規(guī)定規(guī)

范、參考資料、事務管理類、品質管理類、生產

計劃類、報告類、人事管理、檔案類、工藝文

件、國家標準、空白表格……

3、各文件柜、架內物品按輕重決定置于哪層。一般

輕的物品、文件放上層，重的放下層，

4、各文件柜、架內物品按使用的頻率決定置于哪

層。一般使用頻率高的置于中間拿取方便的位

置。使用頻率低的置于偏高或偏低的層次；

5、標識明確；

6、定期清掃，保持干凈無塵。四、柜架管理精選ppt文件柜分類標識精選ppt五.電腦文件6S1、建立電腦文件目錄文檔2、個人文件與公司文件區(qū)分放置，并標識清楚3、公司文件要進行文件分類并標識清楚（思路見后）4、公司文件加密與不加密的文件要用標識區(qū)分清楚精選pptC盤我的文檔私人文件*****文件品質文件培訓文件JIT文件*****文件效率文件電腦文件分類（例）：精選pptXXX公司JIT文件分類實例精選ppt六、空白表單管理1、部門內有多種表格時，需分類管理；2、為了方便查找，建議用不同顏色標識進行區(qū)分3、為了防止急用時“空倉”現(xiàn)象，建議有復印提示4、定期清理不用、過期的表格。精選ppt精選ppt

案例練習抽屜里放著《生產日報》空白表格一疊，每天各班定時來這里取空表做生產日報。有一天，張三取走了最后一張表格，心理暗自慶幸自己運氣好……第二天，張三象往常一樣，來取空白表格，拉開抽屜，發(fā)現(xiàn)表格沒有了，開始四處尋找……思考：你會怎么樣解決這種問題？精選ppt精選ppt1、清理不要物；2、可定置于桌面的物品為：電腦、文件欄、電話、筆筒、臺歷、茶杯，并要求定位；3、工作時可有需處理的文件資料等置于桌面，但人長時間（0.5H以上）離開時，文件、資料必須歸位；4、桌面文件狀態(tài)可按“待處理”、“已處理”、“處理中”5、保持桌面清潔七、桌面狀態(tài)精選ppt精選ppt精選ppt精選ppt精選ppt精選ppt1、清理不要物（包括私人鞋物）；2、文件資料/產品等不可直接置于桌底；3、離開座位時，椅子要推近桌子；4、保持地面干凈。八、桌底狀態(tài)精選ppt精選ppt1、不要物的清理

2、辦公用品、文件資料、私人用品必須按類別分

抽屜放置；

3、一個抽屜內有幾種物品時，想辦法將物品固定，

避免來回開關抽屜時物品亂動

；

4、標識清楚；

5、定期清理，保持干凈無塵。九、抽屜狀態(tài)精選ppt精選ppt精選ppt十、物品定位(隱形定位法)說明：需定位的地面物品：碎紙機、衣架、書架、茶幾

\地面復印機\柜式空調\梯子等易移動物品；定位線寬2CM左右，兩邊長12CM,隔實物1CM貼附,

以免磨損，當物品靠墻時，只需定外側；目的：提醒歸位1cm12cm傳真機精選ppt花盆定位精選ppt精選ppt1、電源線不可直接拖在地上。2、繞成大概15~20CM長，用扎帶或套紐固定兩端；3、或將線束嵌入套管，露出部分用扎帶固定；（不可給其他操作、動作造成障礙）4、插頭標識清楚5、電源排插應固定。十一、線束整理精選ppt精選ppt精選ppt精選ppt精選ppt精選ppt十二、開關標識1、保持干凈2、功能完好3、控制區(qū)域/功能明確精選ppt精選ppt精選ppt精選ppt十三、空調狀態(tài)1、明確管理責任人2、運轉狀態(tài)目視管理3、確保功能完好精選ppt精選ppt精選ppt精選ppt1、清理過期的張貼物；2、所有張貼物都需定位,墻上張貼物要明確區(qū)域；3、公司通知、公告需統(tǒng)一貼附在看板中的規(guī)定位置上，不可隨處有張貼現(xiàn)象；4、工作臺需要的張貼物（備忘錄等）不可隨意貼，要求規(guī)定位置,規(guī)定數(shù)量貼附(不能超過2張A4紙位置),

玻璃窗上不宜張貼通知/資料；5、明示標識崗位、職責6、保持張貼物的清潔。十四、張貼管理精選ppt精選ppt十五、看板管理內容：通告/公告欄學習園地(初期可以展示6S基礎知識)人員去向管理輪值管理6S責任區(qū)域布局圖6S日常點檢表精選ppt精選ppt十六、會議室1、“不要物”清理2、會議室標識3、使用狀態(tài)標識4、預約管理5、會議要求精選ppt精選ppt精選ppt

會議室懸掛物如：公司方針、環(huán)境方針、產品介紹、地圖……*要求:大小、高度盡量一致

會議室溫馨提示

*會議后椅子必須歸位、禁止吸煙等*請帶走會議后多余物

會議高效六條要求精選ppt出席會議六要求：

準時出席，不任意離席。

發(fā)言遵守會議程序及規(guī)定，言簡意賅。

討論時應尊重對方的意見，對事不對人，勿傷和氣。

會議進