電大辦公室管理歷屆試題大全

PAGE第9頁共30頁電大《辦公室管理》復習資料一、判斷題：（錯的打×，其余的對）1、文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。(√)2、如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。(√)3、如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。(×)4、文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔"，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。(×)5、要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。(×)6、如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。(√)7、宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產品，如茅臺等烈性酒。(×)8、如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。(√)9、假如對方所要求的日期已經被預約，除非有相當的確認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。(√)10、為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數即可。(×)11、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務、私事方面的協助、財物管理及其他活動。(√)12、凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。(×)13、值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理。(√)14、檔案是指使用過的、文件中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。(×)15、辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。（×)16、合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。(×)17、受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。(√)18、宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。(×)19、無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I結”，便表示穿無尾正式禮服。(√)20、拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。(√)21、同時介紹很多人時，可以右至左，按順序介紹。（√）22、如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話（√）23、文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（×）24、當上司要求文員協助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。（√）25、介紹信的正本和存根必須一致。可以出具空白介紹信。（×）、26、面對突發(fā)事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采取臨時應急措施。（√）27、注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果。（√）28、即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（×）29、女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅有一個拳頭大小距離。（√）30、文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。（×）31、即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協助。（√）32、如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（√）33、文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。（×）34、雞尾酒會一船要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（×）35、用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔。（×）36、口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗些。（√）37、受到直屬上司以外的指派時，假如文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（√）38、監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（×）39、列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（√）40、文秘人員或文書人員依照已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸入卷內，即為年終歸卷工作。(×)41、善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（×）42、文員因為已經打過電話，并給對方留了言，即是已經完成任務了，“做過某項工作”和”“完成某項工作”是完全相同的。（×）43、對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（×）44、當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離座時，都要招呼一聲。（√）45、文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。（√）46、如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。（×）47、如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內的門把手，以輕盈的步伐進入室內，輕輕關上門。（√）48、如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（√）49、會議租用的設備，文員必須確保賓館（或其他供應者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（×）50、上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現約會沖突，解決方法是上司先見他自己安排的那一位。（×）51、辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。(√)52、沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。(√)53、文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。(×)54、文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻把話轉達。(×)55、在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機，效果不受影響。(×)56、文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。(√)57、男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。(×)58、英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。(×)59、如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。(×)60、介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員，若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。(√)61、辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利于保密工作。（√）62、小辦公室的優(yōu)點是節(jié)省空間，空氣流通，聯系方便。（×）63、文員應有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。（×）64、對于緊急而重要的事，文員應作書面請示，留檔備查。（×）65、文員在接聽電話時，如查投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了?！保ā蹋?6、無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應首選傳真。（×）67、上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握（×）68、女性文員應留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作（√）69、如查兩位來訪者均未預約，應該按照先來后到的原則引見給上司。（×）70、文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。（×）71、辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）72、文員應避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯系集中起來分批進行。（√）73、文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（×）74、如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門。（√）75、文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）76、假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）77、代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數方為有效，因此文員應仔細核對出席人數。（√）78、文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（×）79、交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（√）80、不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（√）81、辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）82、沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（√）83、同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（√）84、代表會議依依法定期召開，與會代表必須達到法定人數方為有效，因此文員應仔細核對出席人數。（√）85、文員應有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。（×）86、文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。（×）87、男女之間，女士先伸手了，男士才能與之相握。（√）88、要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話這后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。（×）89、文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。（×）90、文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（×）91、小辦公室的配置，打字、復印間應離上司辦公室稍遠一些(√)92、辦公室桌、椅，特別是客人的椅子應放在直對光源的地方（×）93、請示與報告可以合并使用，如“關于××××問題的請示報告”。(×)94、如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。（×）二、選擇題：1．辦公室布置要注意(D)。A．上司單獨用的辦公桌椅靠墻放B．一般辦公室桌椅最好面對面放置C．打字、復印間離上司辦公室近些D．必須考慮到符合各種溝通、保密、心理調適、情緒轉換以及休息等要求。2．傳真機的使用哪一項是不對的(B)A．發(fā)送前檢查原稿質量B．隨時隨地可向對方發(fā)送C．不宜發(fā)送禮儀性文本D．不宜發(fā)送私人、保密文本3．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當的(C)。A．協助簽到B．分發(fā)資料C．作會議記錄時離開會議室接聽電話D．暫時保管與會者的物品4．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的(B)。A．保留一張購貨訂單，收到貨物時一一核對打勾B．讓員工們隨意領取辦公用品C．通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度D．用庫存一覽表來儲備辦公用品5．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的(B)。A．沒有任何設想就應著手從事該項工作B．文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力C．上司分派兩項以上工作時，按照先來后到順序進行D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實施6．文員必須管理好金錢，學會節(jié)約開支，以下行為中哪一項是不恰當的(A)。A．最好到價格便宜的商店去購買，質量并不重要B．作出預算，按月或季度預計辦公室的開銷來控制開支C．采購大量物品時可以享受批量折扣，就一次多購買一些辦公用品D．限制不必要的長途電話，輕易不要選擇快遞服務7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的(B)A．善于同他人合作，密切配合，步調一致B．應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己C．配備文秘人員時遵從異質結合的原則D．公開地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任8．以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的(A)。A．審查功能B．保密功能C．歡迎詞播放功能D．報數功能9．以下關于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的(D)。A．用叉、匙進食時，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物C．口內含有食物與人說話D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去10．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免(D)A．上司沒有經過文員而決定的日程安排計劃，也必須填寫在計劃表上B．如果表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己能夠了解的簡單符號C．制作日程安排計劃表時，要留意上司改變思考的時間和路途上的時間D．日程安排計劃筆記本如果已經使用一年以上，可以廢棄11．在使用復印機的過程中，以下哪項內容是不恰當的(A)。A.接通電源可立即復印操作B．選定復印紙后要抖松消除靜電C.選擇復印倍率來決定復印紙尺寸D．復印完畢應取下復印品和原稿12．以下文員對辦公室零用現金管理的行為中，哪一項是不適宜的(C)。A.現金通常放在一個帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里B．把每一次支出的數額都記在零用現金單據中．C.標準的零用現金單據有一個簽名D．不允許任何人從零用現金基金里借錢13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的(D)。A.先將自己想做的工作以重要程度為標準分類B．其次以緊急程度和重要程度為標準分類C.同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率D．可以按照文員自己的習慣進行工作14．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的(A)。A.傳達可以根據上司主要意思，夾進自己的意見B．必要時可形成文字材料，照本宣科C．不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內容的指示D．重要的指示，應該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記15．以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的(B)。A.考慮打電話的時間是否合適B．打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話C.有時候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”D．對待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達歉意，并告知一定馬上調查此事16．以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的(C)。A．應選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜B．白天赴宴應選用香味較濃的香水，夜晚則應選用香味優(yōu)雅的香水C.未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側，叉尖向上，刀刃向內D．文員應在上司之后與對方碰杯，碰杯時應目視對方以示敬意17．以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的(D)A.與人聯系要記下對方姓名(同時告知你的姓名)，需再打電話弄清疑點應找同一人B．首先要了解火車運行時間，上司對鋪位的要求C.如果預訂需要有保證，應事先申明，如果想取消預訂，也要在結帳之前打電話D．不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明18．文員協助舉行宴會時，不用考慮(D)。A.宴會的形式與氣氛B．交通是否方便C.有無停車場D．有無休息室19．以下關于說話的要領中，哪一項不適宜(B)。A．語句要簡短B．由過程先說C.利用重復的效果D．說話時考慮時間、地點、場合、對象因素，使用模糊語言20．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是(A)。A.騎邊章B．封存章C.騎縫章D．證見章21、以下關于投影機的使用哪一項是不適宜的（D）A、安置窗簾遮擋室外光線B、與其他設備正確連接C、選擇復印倍率來決定復印紙尺寸D、應設置電腦的桌面屏幕保護功能22、文員在進行辦公室布置時，以下哪些為是不適宜的（C）A、準備一些敞開的文件夾，貼上相應的標識條B、辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經常清理C、較大物的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方D、下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免失和泄密23、以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的（A）A、錄音時需將監(jiān)聽開關至于“ON”位置B、想保存錄制好的內容，可將磁帶盒兩側的防抹片除掉C、機內話筒錄音，注意最佳錄音距離為30—150厘米D、錄音時要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音24、文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的（C）A、定好目標，把想做或需要做的事情寫下來B、盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做C、每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力D、對每一項工作作出安排，定好最后期限25、以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的（C）A、電話機旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄B、文員離開辦公室時，要安排別人替你接電話C、應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯系D、如果已經回電，但沒打通，切記要再聯系26、以下關于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一些是不適宜的（A）A、以電話方式決定面談或開會的重要預定計劃，不用再以書面形式確認B、上司和文員必須在周末核對下周的行動計劃，每天早上核對當天的行動計劃C、如果會議的主辦者是上司，就要確認（至少在舉辦日的二、三天前）會議室D、會議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準備好27、文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的（B）A、準備旅行計劃和旅館信息B、代替上司制定約會計劃C、為商務洽談收集資料D、把上司商務旅行時需要帶的行李列出清單28、以下關于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的（D）、A、用后跟著地走路B、正式場合，女性文員雙腿可交疊成二郎腿C、男性在任何場合都可戴著手套握手D、穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰29、以下說明宴會的種類與形式的內容，哪一項是正確的（C）A、雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好B、茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉會C、工作餐是非正式宴請形式，早午、晚舉行均可D、午宴一般不設固定席位，以便于客人社交30、上司決定參加某個會議時，文員不應該（A）A、只在便箋上寫好會議名稱B、除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C、如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通耗費的時間D、和上司先充分溝通，避免在會議進行中臨時以電話聯系的不便31、以下關于文員對辦公室的情況，哪一個是錯誤的（B）A、伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關的物品B、辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C、各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標識D、紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放入盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方32、以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的（D）A、定好目標，把想做或需要做的事情寫下來B、想辦法加快處理郵件、信件和其他反復出現的事務C、開始工作之前要做好準備工作，就不會因遺忘某事而中途停頓D、把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做33、文員在接打電話時，正確的做法是（B）A、電話鈴響一聲就應接聽B、在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來C、文員接聽業(yè)務電話時，應首先讓對方報出姓名、單位D、文員替上司傳話時，應考慮對方的情緒以個人的口吻轉達34、文員在拆郵件時，不正確的做法是（A）A、拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B、應該把郵件分成最急件、次急件和普通件C、經授權閱看信件時，應把重點部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關問題D、在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請接受人員簽字，并保存好35、以下關于握手的禮節(jié)，不正確的是（C）A、上級先伸手后，下級才能相握B、一船社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經心用手指尖點一下C、雙方有很多人時，可以交叉握手D、握手時應上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好36、文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應（A）A、拆開后信紙在后、信封在前，一并裝訂，有轉辦單的放在信紙前面一并裝訂B、對寫信人的各項情況逐項登記C、處理信件按照“分級負責、歸口辦理”原則，進行轉辦、交辦或自辦D、對問題復雜、調查處理的時間較長的信件，應復信作解釋和答復37、文員進行會議的計劃和準備時，不應該做的是（C）A、文員按照上司的指示，應事先調查時間安排對參加者是否方便B、什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急程度C、會議場所的選擇，要根據會議時間長短、花費多少作決定D、文秘人員必須配合會議議程，詳細檢查各項工作38、文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（B）A、歸檔內容、歸檔時間、保密要求B、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求C、收集范圍、歸檔時間、管理制度D、歸檔范圍、時間限度、歸檔材料要求39、上司出差，文員預訂機票時，以下哪一種做法不正確（D）A、首先搞清清楚上司想作什么樣的安排B、辦理預訂飛機票手續(xù)之前材料要備齊C、與人聯系時要記下對方姓名（同時告知你的姓名），如有疑點，應找同一個人D、不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認40、照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的（D）A、有更多的機會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性B、到了用餐時間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當時機提醒上司用餐C、對上司的健康管理包括預防、治療、病后調理各階段D、應酬需要換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協助41、文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應該打印在（B）A、右下角B、左上角C、右上角D、左下角42、在辦公室里，（A）的位置是上座。A、離入口最遠B、離入口最近C、靠近門口D、靠近窗戶43、文員如果誤拆了非本人司的信，應該（A）A、在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B、在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C、在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D、寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去44、文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應該（D）A、不作聲，等無人時查字典B、作判斷，用同偏旁的字音讀C、不用讀，只稱呼姓即可D請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？”45、會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應（D）A、不理睬B、不征求主持人意見，停止筆錄C、征求主持人意見，停止筆錄，不關錄音機D、征求主持人意見，停止筆錄，關錄音機46、在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點；一時掌握足夠的知識，了解業(yè)務的輕重緩急；另一是具有（B），了解要求約會者的心理。A、社交的能力B、說話的技巧C、聽話的能力D、聽寫的能力47、當文員獲各婚喪喜慶的消息后，首先應（D）A、向上司報告B、送禮C、寫信D、查證消息的可靠性48、以下餐巾的使用方法是正確的（C）A、中途離座，把餐巾放在椅子上B、用來擦刀叉C、用來擦嘴唇嘴角D、塞人衣服領口里49、上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應（A）A、通知上司家人把衣服送達B、自己到上司家里去拿C、讓上司自己去家里更換D、去買新的服裝50、文書立卷的歸檔制度包括三方面；歸檔范圍、（A）和歸檔要求。A、歸檔時間B、歸檔憑證C、歸檔模式D、歸檔歷史51．社交場合很講究次序禮儀，一般(B)A．以右為次B．以右為尊C.以后為次D．以左為尊52．辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題?(A)A.有共同利益的話題B．夸耀自己的話題C．保密的話題D．應當忌諱的話題53．郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素(D)A．時間B．便利C．經濟D．愛好54．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中(C)A．加入自己的主觀意見B．不記錄議題C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D．對所記內容作評論55．以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的?(C)A．按收件人姓名分揀B．按收件部門名稱分揀C.按私人公務標準分揀D．按郵件重要性分揀56．傳真機最好用來傳送以下哪種郵件?(A)A．一般的圖紙B．機密文件C.很長的文件D．感謝信57．以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責(B)A.訂購B．制造C.分配D．儲備58．文員在處理信訪工作時，由收信人(單位)復信的情況是以下哪一種(A)A.初次寫信，或有過激言行的B．有過激言行或漫罵領導的匿名信C.已做結案處理的D．沒有具體內容的匿名信59．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議．(C)A．口字型B．教室型C.圓桌型D．U字型60．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷．如問函與復函等用(D)A.通訊者特征立卷B．按地區(qū)特征立卷C.按問題特征立卷D．按文種特征立卷61、文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內容的打印順序應該是（C）A、國名、地址、部門、姓名B、姓名、地址、部門、國名C、姓名、部門、地址、國名D、姓名、國名、部門、地址62、有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內容不是文員的任務（B）A、準備資料B、發(fā)表意見C、現場服務D、會議或會談記錄63、郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（D）Ａ、每天開箱次數與郵局投遞次數一致Ｂ、取出郵件立即返回辦公室Ｃ、事先帶上包袋裝郵件Ｄ、應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦64、以下哪些接打電話的行為是不正確的（A）Ａ、受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊Ｂ、給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上Ｃ、做記錄時可以在便箋下墊一張復寫紙，以防遺失后備用Ｄ、中途因有事需放下電話請對方等待時，應把話筒朝下放置65、文員根據上司指示，向對方要求約會時，以下哪些做法是錯誤的（D）Ａ、如果用寫信的方式，在估計對方收到信后，再打電話確認Ｂ、告知你或上司的聯系電話，以便有變化時可立即通知Ｃ、對方越忙越必須早一點聯絡Ｄ、如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會66、以下關于名片的使用方式，哪些是錯誤的（D）Ａ、文員應在任何時候、任何場合攜帶名片Ｂ、向別人遞送名片時應雙手捧交，將文字正面朝向對方Ｃ、如果對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應說明并表歉意Ｄ、名片只能當面遞送，寄去是不禮貌的67、文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是（A）Ａ、下級單位報送的報告、統(tǒng)計報表等Ｂ、未經簽發(fā)的文電草稿Ｃ、單位內部互相抄送的文件材料Ｄ、本單位負責人兼任外單位職務所形成的文件材料68、值班人員不應該做以下哪類事情（A）Ａ、簽發(fā)文件Ｂ、分發(fā)會議通知Ｃ、詢問情況Ｄ、傳達指示69、接受忠告的反應應該是（D）Ａ、以煩躁的心情傾聽Ｂ、盡量把責任推給別人Ｃ、應辯解說：“那是因為……”Ｄ、切勿感情用事70、以下哪些不是辦公室事務管理的特征（B）A、服務性B、決策性C、專業(yè)性D、主動性71、以下哪項不是辦公室事務管理的特征（B）Ａ、服務性Ｂ、決策性Ｃ、專業(yè)性Ｄ、主動性72、文員在進行辦公室布置時，以下哪種行為是不適宜的（C）Ａ、準備一些敞開的文件夾，貼上相應的標識條B、辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經常清理Ｃ、較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方Ｄ、下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密73、文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的（D）A、定好目標，把想做或需要做的事情寫下來B、盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做C、每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力Ｄ、對每一項工作做出安排，定好最后期限74、以下哪種接打電話的行為是不正確的（A）A、受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊B、給上司的留方正面朝下放在他的辦公桌上C、做記錄時可以在便箋下墊一張得寫紙，以防遺失后備用D、中途因有事需放下電話請對方等待時，應把話筒朝下放置75、郵件的寄發(fā)不要考慮以下（D）因素。A、時間B、便利C、經濟D、愛好76、辦公室人員在社交活勸中應如何選擇話題，（A）屬于合適的話題。A、有共同利益的話題B、夸耀自己的話題C、保密的話題D、應當忌諱的話題77、文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復信的情況是以下哪一種（A）A、初次寫信，或有過激言行的B、有過激言行或漫罵領導的匿名信C、已做結案處理的D、沒有具體內容的匿名信78、文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（C）A、加入自己的主觀意見B、不記錄議題D、與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D、對所記內容作評論79、以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議。（C）A、口字型B、教室型C、圓桌型D、U字型80、在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點；一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務的輕重緩急；另一是具有（B），了解要求約會者的心理。A、社交的能力B、說話的技巧C、聽話的能力D、聽寫的能力81、辦公室，顧名思義，是辦公的場所，下列諸項中（B）應不屬于辦公室的范疇。A、廠長室B、實驗室C、院長室D、經理室82、請示是文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示，或無權處理時，向上司請求批準，下面請示中（C）是不當的。A、對口請示B、事先請示C、超級請示D、請示要單一83、以下關于辦公室職能的說法，那一種是正確的（C）A、辦公室為上司服務，其他職能部門不用顧及B、辦公室人員只要掌握辦文、辦事、辦會知識和技能C、辦公室管理具有集中性和整體性D、辦公室事務管理不僅有被動性，體現出來更多的是主動性84、文員在為上司篩選電話時，以下做法不正確的是（A）A、文員在說了迎接詞，對方發(fā)出聲音之后，就能迅速辨聽出對方B、了解單位每個人的工作和職務，提醒正要接聽轉接電話的人，說明情況及轉接理由C、有時需要文員編織一些“美麗的謊言”以應付那些上司不想接待的人D、來電者尋找你的上司，應弄清對方的身分再通報上司85、對新情況、新問題，無章可循時，上司又沒有明確的指示，文員可參照有關政策，作出合乎情理的處理。這是采用（C）方法。A、進言B、受意C、變通D、擋駕86、為了防止辦公室出現“瓶頸現象”，下列做法中，哪項工作應該改進（A）A、工作人員工作盡可能專門化、單一化B、盡可能定量控制辦公室工作C、重復性的工作盡量由機器完成D、合理設計辦公室的工作流程87、在公務專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個人稱呼后習慣用(D)A、“頃悉”、“際此”B、“謹啟”、“鈞啟”C、“臺鑒”、“惠鑒”D、“臺安”、“鈞安”88、按照美國人類學家愛德·霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，45CM~120CM,應該是(A)A、個人區(qū)B、社交區(qū)C、親密區(qū)D、公眾區(qū)三、設計題：1．麥格公司為了解新產品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會?參考答案：(1)座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會以小型為主，人數以七、／L人為宜；(3)座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；(4)主持人負責引導、組織，可不做記錄；(5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；(7)會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。2．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經理、副總經理各職能部門的正副經理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。參考答案：(1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支(2)G參加會議人員的每小時人均工資數；每個人每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；(5)n——參加會議人數為50人(46+4)；(6)后勤開支——等于支票開支、現金開支和實物開支的總和為800(200+100+10×50)(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)3．文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做?參考答案：(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；(2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；(3)在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當地的購物環(huán)境。(4)還應熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當的禮物即可。(5)要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。(6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。(7)如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。(8)文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。(9)為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。4．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作?參考答案：(1)整理好旅行過程中所有的單據、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。(2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。(3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。(4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。5.文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內國際旅行時要考慮哪些項目？履行哪些職責？參考答案：（1）準備旅行計劃和旅行信息，旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。（2）制定約會計劃。約會計劃表包括：城市名和省州名（如果是國外旅行，寫明城市名和國家名），日期和時間，與上司約會的者的姓名、公司和地址，電話號碼。（3）為商務洽談收集資料。（4）覺決定旅行用品。把上司作商務兩重性時需要帶的用品列出清單。（5）考慮行李問題。通過航空公司出版的兩重性計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準備識別標簽。（6）安排差旅費。（7）建立旅行——旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯系，建立最新信息充實自己的資料庫。（8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。6.某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？參考答案：（1）客人的選擇。缺點名單，再請上司核定。（2）確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應按國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。（3）會場的選擇。要考慮宴會的性質、客人的數目、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。（4）擬訂菜單。應符合對方的飲食習慣，從賓客的身份、宴請次數、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。（5）寄法請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應寫明邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，著裝要求、要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出。（6）席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應注明席次號。席次的排列原則是：男女主人對坐桌椅的兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；難主賓做在女主任的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主任方面的陪客，應插在客人中間坐，以便同客人接觸。7、總經理把保管單位公章和蓋卬的任務交給了秘書小付，小付應該怎樣做？參考答案：小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內，鑰匙內，鑰匙隨身攜帶（2分）;每次用畢應將印章加鎖存放，隨印隨鎖（1分）；如因事外出，須經批準交他人代管。（2分）加蓋單位公章，須經總經理批準，并審核簽名；（2分）并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項詳細登記（2分）。加蓋印章必須做到力均勻，使印章端正、完整（1分）。8、某中外外資公司德方總經理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？參考答案：清楚德方總經理的愛好、文化背景、性格習慣等（2分）；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內選購禮物（2分）；比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經理又比較喜歡的物品（2分）；贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下（2分）；附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經理（2分）。9.文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節(jié)？參考答案：（1）文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應先把要講的內容作一個完整結構的構思，簡略記下發(fā)言的要點。（2）會議上注意自己的表情和說話的語調，并控制發(fā)言的時間。（3）對發(fā)言內容加以引導，提醒時間有限。（4）在會上可分配工作任務，認真傾聽其他人的意見，不要當眾批評某個人。最后作總結，統(tǒng)一認識。（5）要求與會者記筆記，自己做好筆記并把會議紀要的打印件放進文件夾，以作查證。10．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術人股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案?參考答案：（1）接受任務（2）了解來賓（3）制訂計劃（4）預訂食宿（5）歡迎來賓（6）商議日程（7）禮節(jié)性拜訪（8）宴請（9）正式會談（10）簽訂協議書（11）陪同參觀游覽（12）互贈禮品（13）歡送來賓（13）接待小結。11．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文件柜，儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒．各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當的位置。小李應該怎么做?參考答案：（1）電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄，電腦放在右邊，（2）新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應的標識條：（3）各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內，參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里。（4）公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內。（5）墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層。12．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案?參考答案：(1)接受任務；(2)了解來賓；(3)制訂計劃；(4)預訂食宿；(5)迎接來賓；(6)商議日程；(7)安排會談；(8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結。13．某公司成立不久，業(yè)務就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小胡設計一個電話記錄單。小胡應該怎樣設計？參考答案：（見書本P46-48頁：電話記錄單）14.康橋賓館位于本市南京西路４５號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？參考答案:（1）會議的名稱：（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間（開始到結束的預定時刻）；（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）；（5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯絡處，電話號碼等；（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。15.某個下雨天，在利達公司召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？參考答案:（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；（3）有留話時，切記務必傳達；（4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅；（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（9）關緊門窗并上鎖；（10）通知會場的管理單位，會議已經結束。16、所謂“有問題”的來訪者一般式怎樣的？文員應如何應對？參考答案:（1）固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應毫不妥協（但要注意禮貌）地反復進行解釋并提出建議。堅持說你沒有權利更改規(guī)章制度?？杀ＷC：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。（2）進行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話給保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突。（3）情緒激動的來訪者。如果來訪者是男生，女文員應招男的幫忙；如果是女生，女文員可能會使她平靜下來；如果不行，招一個成熟的女同事來幫忙。（4）騙人的老手。他們介紹的產品或服務價格低得離譜；公司經營時間不長；個人或公司沒有通信地址，或電話號碼有疑問。文員要仔細辨認，保護上司和公司的利益。17、文秘人員要經常代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？參考答案:（1）在贈禮前必須搞清楚贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等。（2）在日歷上應清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當地的購物環(huán)境。（3）還應熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當的禮物即可；要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方；贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店以哦那個精美包裝紙重新包裝一下；如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。（4）文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提出的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。（5）為了避免所送禮物的重復，文秘人員為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。18、作為辦公室文員，在上司辦公室或接待室的整理方面應注意哪些具體事務？參考答案：（1）要建立器具和備用品的臺帳，簡明記載購入時間、修理經過。（2）器具和用品壞了時，應立即找有關部門安排更換或修理。（3）注意保持室內清潔。（4）注意預防火災，要了解滅火器和緊急電話的使用方法，以及災害發(fā)生時的逃避途徑，對遇有緊急情況需要拿走的文件放好。（5）認真管理櫥柜、房門的鑰匙，注意保密四、案例分析題19、本單位為了推進工作開展，擬制定近三年或中長期工作發(fā)展規(guī)劃，決定召開部分人員參加的工作研討會，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會？參考答案：(1)座談會邀請對象必須是對部門工作熟悉，能獨立思考，有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會以小型為，人數以七、八人為宜；(3)座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；(4)主持人負責引導、組織，可不做記錄；(5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；(7)會場也可準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。20、某中外合資公司總部德方總經理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？參考答案：(1)清楚德方總經理的愛好、文化背景、性格習慣等；(2)征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內選購禮物；(3)比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經理雙比較喜歡的物品；(4)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下；(5)附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經理。案例分析題1．某國營企業(yè)總經理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習生，剛從大學經濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導老師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經理談談。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不高興，結果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小是否埋沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵守紀律，完不成任務被解職，此刻要找總經理解決他們的問題。小趙說總經理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經理不可。正好總經理走了進來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應該怎么做才對。參考答案：(1)不能說“總經理外出了，有什么事請跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽；(3)對提重要建議的來訪者，應認真記錄，匯報上司；(4)應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；(5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節(jié)，宣傳政策；(6)應盡快為總經理解圍，可以請保安或打110。2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還化了一番功夫進行了打扮。正式會談這天，只見坐在古總經理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。古總經理與法國客商在接待室內寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經理和客商的不同反應?？蜕堂鎺Р粣傊炎约旱牟璞频眠h遠的，古總經理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!”小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關系?"小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應該是怎樣的?參考答案：(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經理的形象；(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；(5)小沈應該對領導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足。古總經理與客商爭執(zhí)，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責客商；(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。找適當的機會，用適當的方式說明情況，交流思想和感情。3．某年3月5日，新欣化工公司的總經理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預定12日上午回來。文員小王負責處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經理曾關照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。小王把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜里，又拆開總經理辦公室收件，一封是邀請總經理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經理前幾天還談到準備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經理將參加會議，并替總經理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產品樣品的照片，小王看了信的內容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現是產品研發(fā)中心為了開發(fā)新產品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確?如果不正確，正確的做法應該是怎樣的?參考答案：(1)河南分公司郵件轉交銷售科處理的，應制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復；(3)12日回來就參加會議不妥當，不宜在總經理出差回來的當天安排活動；(4)在回信上應簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復印一份，留待上司過目；(5)發(fā)現附件缺少，應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數量，接著應及時打電話或寫信與寄信人聯系；(6)沒有訂購的東西不能簽收；(7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。4．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：(1)市教委關于2003年招生工作的通知；(2)東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；(3)東方學院2003年招生工作計劃；(4)東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；(5)市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；(6)東方學院院務會議關于調整系主任的決定；(7)東方學院關于調整系主任的通知；(8)東方學院關于做好開學工作的通知；(9)東方學院各系關于開學準備工作的報告；(10)東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；(11)東方學院各系關于提高教學質量的報告；(12)東方學院2003年度工作總結。參考答案案卷一：(1)．市教委關于2003年招生工作的通知；(4)．東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；(5).市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；標題：市教委、東方學院關于招生工作的通知、請示、批復案卷二：(2)．東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；(6)．東方學院院務會議關于調整系主任的決定；(7)．東方學1憲關于調整系主任的通知；(8)．東方學院關于做好開學工作的通知；標題：東方學院關于招生工作、系主任調整、開學工作的會議紀要、決定、通知案卷三：(3)．東方學院2003年招生工作計劃；(12)．東方學院2003年度工作總結；標題：東方學院招生工作計劃、年度工作總結案卷四：(9)．東方學院各系關于開學準備工作的報告；(10)．東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；(11)．東方學院各系關于提高教學質量的報告；標題：東方學院各系關于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質量的報告5.公司經理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到11：00召開銷售員會議，需要小劉通知有關人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少個銷售員，她到幾個業(yè)務部門轉了轉，大多數人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，經理問她會議通知了沒有，她才在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席?！毙瞧谒纳衔?：30左右，有2個銷售員到了辦公室，但會議里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了，。9：00左右有6個銷售又來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經約好客戶在10：00見面。到了10點，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結實了，經理很不高興。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。經理對小劉非常不滿。請問：小劉究竟錯在哪里？正確的做法應該是怎樣的？參考答案：（1）應該搞清銷售員的人數和姓名，準備這份名單；（2）打印好書面通知；（3）在三天內，當面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對方確認時間、地點、內容等）到名單上的每一個人；（4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；（5）通知上應會議的時間（開始到結束時間）、地點；（6）應詳細寫清會議內容，應做好那些準備；（7）應提前到會議室做好準備，做好簽到工作。6.為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門領導一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知：會議通知經局領導決定，茲定于4月2日上午9時在局辦公樓會議室召開各部門負責人會議，會議重要，請準時出席。小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話，詢問開什么會議，言談中頗有些責權的意思。問題一：小萬錯在哪里？應該怎樣寫這份會議通知？過了幾天，局里召開傳達上級精神黨員代表大會，有數百人參加，小萬負責會議材料工作。會議上，聽完報告后，進入小組討論。這時卻出現了庥煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現了一陣騷亂。問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應采取什么措施？參考答案：問題一：會議通知缺少主題（議題）（2分），時間上缺少從幾點到幾點（2分），請哪些人出席不明確（2分），發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上，可進行說明解釋。（2分）如本人不在，應請代收人（或秘書）簽字，打電話確認是否出席。（2分）問題二：會前準備工作的每個細節(jié)問題都應認真對待。（2分）小萬沒有認真校對材料，（2分）最后也沒能仔細審查所有會議材料，加以改正。（2分）補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語了幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉了九日尷尬局面。代表們按原來小組劃分展開了討論。（4分）此辦法是其中的一種，如果學生提出更好的、合理的解決方法，可酌情給分。7．皇朝貿易公司總經理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經常與羅浪斯公司的總經理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進行皮革進出口貿易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯，我們經理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。我沒法告訴你詳細情況。但這次談判確實非常順利?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經理去白天鵝賓館與德國某貿易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團的影子。后來德國某公司長駐中國的代表打來電話說：“代表團已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價格低于貴公司百分之十?！被食Q易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經理及時采取快速行動，也責怪自己沒有時時注意德國代表團的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團的情報的？他們是如何搶走生意的？問題：（1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的？（2）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？（3）企業(yè)的機密有哪些？（4）秘書在日常工作中應該怎樣做好保密工作？參考答案：（1）李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍抓住了機會，得到了這筆生意。（2）即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。（3）企業(yè)的機密包括公司的生產流程、工藝技術、組織人事、資金運作、客戶資料、流通渠道等。上司正在考慮、討論而未作定論，未公開宣布的內容。上司的隱私、疾病和公司內發(fā)生的事故、人事爭端、內部失竊、經濟糾紛等。（4）應做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機密內容專用記錄本記并妥善保管，機密文件嚴密保管，自己的電腦設置密碼等。8.文員鄧小姐第一天上班，上司讓她處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者就把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所以的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：……”，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。參考答案：（1）收領郵件應該把以前的信件另外放開，以免混淆。（2）應在清點后才能簽名。（3）首先應分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆。（4）不能呆板回信地址剪掉。（5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。假如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。（6）誤拆了信，應在信封上注明“誤拆”，并寫上自己姓名的縮寫，然后把信重新封好，把信交給收信人并道歉。（7）把交給上司的郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。（8）打印寄往美國的信封，收件人地址、姓名打印在信封的右下角，把公司的地址打印在左上角。9．文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經理請示了業(yè)務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經理，小曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也因此矛盾加深．孫認為小曹與張關系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業(yè)務是他引介的，小曹應先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對?錯在哪里?面對這種情況小曹應該怎么辦?參考答案：(1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領導職權分工、單向請示的原則，既然向主管領導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示；(2)在工作中不應過分親近或疏遠某領導，以至落到尷尬的境地；(3)兩位領導都作了指示，如果張通情達理，小曹應向他說明只能按職權分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；(4)如果不能求得諒解時，小曹應向兩位領導分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應向總經理請示，遵照總經理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。10.新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月，陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經理外出了，陳小姐正在公司打字。電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下：來電者；“是利達公司嗎？”陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兘浝碓趩?”陳小姐：“不在?！辈呻娬撸弧澳銈兪巧a塑膠手套的嗎?”陳小姐：“是。”來電者：“你們的塑膠手套多少錢—打?”陳小姐：“1．8美元．”來電者：“1．6美元一打行不行??陳小姐：“對不起，不行的?！闭f完，“啪”掛上了電話。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1．4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1．6美元一打行不行，我知道你的定價是1．8，就說不行的?！鄙纤井敿茨樕蛔冋f：“你被解雇了”陳小姐哭喪著臉說：“為什么?”上司說：“你犯了五個錯?！标愋〗惚唤夤褪且驗樯纤菊f她犯了五個錯，分別是什么?她在電話禮儀方面還犯了哪些錯?參考答案：(1)該問的沒有問(指對方情況，手套的需要量)；(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)；(3)該說的沒有說(沒有及時向上司匯報)；(4)不該說的卻說了(價格上的自作主張，不向上司請示)；(5)不懂得保護自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)；(6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門；(7)不等對方說完，就“啪”掛上電話。11.文員小胡正在辦公室忙著，進來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經理約好