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文檔簡介

會議服務(wù)及設(shè)備管理方案會議服務(wù)及設(shè)備管理(1)會議服務(wù)①會議資料準備在必要時將參會人員的資料按每人次準備好,注意區(qū)分參會人員的角色(如分成會議主持、參會領(lǐng)導(dǎo)、參會普通人員),資料按照人員角色分別準備。②會議通知擬定會議通知分為書面通知和短信通知,其中在較為緊急情況下采用短信通知。提前5天擬定會議通知,報主管審核,再由項目經(jīng)理審批簽字后以書面文件形式下發(fā),下發(fā)時簽收人須登記存檔;通知內(nèi)容必須包含時間(24小時制)、人物、地點、事件等要素;會議盡量避免安排在周一或其他會議集中的日期進行,會議時間的確定須與人力資源部主管協(xié)商并進行登記;緊急通知采用短信形式下發(fā),下發(fā)前負責人員須擬定短信通知內(nèi)容及參會人員短號,交與行政部相關(guān)人員進行短信通知。③會議議程安排會議議程須以正式文件形式擬定;正式會議開始時一般需要說明會議整體流程,會議分為幾項內(nèi)容;議程安排時應(yīng)考慮到會議時間,盡量將會議時段安排在正常工作時段內(nèi),如9:00-12:00或者14:00-18:00,如果是有外部人員參加的會議需要考慮是否安排餐宿問題。④會場布置提前3天,填寫好會議室、橫幅(和歡迎牌)申請表,交與行政部及廣告部相關(guān)負責人;領(lǐng)回橫幅(和歡迎牌)并確認內(nèi)容正確后交與行政部,并在會議前一天追蹤橫幅是否掛好(歡迎牌是否擺放正確);會議開始前排好座席及水牌,并將瓶裝水、茶水、水果、會議相關(guān)資料等正確擺放于會議桌上(注:銷售部人員水牌可擺在靠邊位置);需用到視頻放映時,提前調(diào)試好會場的投影儀、調(diào)音臺、麥克風等器械,并負責為外部人員接入電腦等事宜。⑤現(xiàn)場安排(人員入場時)若有外部人員參與的會議,需要接送時必須在會議前一天填寫好用車申請單交與調(diào)度室,并安排人員在會議當天接待外部人員;會議開始前在會場入口處設(shè)立簽到處,組織參會人員簽到,并指引外部人員入座;會議資料較少時可在參會人員簽到時分發(fā)給參會人員;會議開始前3分鐘,迅速將未到場人員的水牌及資料撤收,并安排靠后人員填補空位。(2)會議中①會議記錄及服務(wù)安排好專職的會議記錄員,對參會人員的發(fā)言及電子資料進行記錄和拍照,允許時準備好U盤進行拷貝;提前通知部門做好現(xiàn)場攝影準備,會后留底;安排1人(會議組織人員或行政部人員)負責茶水服務(wù)。②其他注意事項準時入場,并盡量靠前坐,手機關(guān)機或震動,認真做好會議記錄;會議時間較長時,可適當安排中途休息時間;須進行學(xué)校參觀的,提前與行政部溝通,安排好車輛及參觀路線,并做好現(xiàn)場準備,并安排專職人員全程陪同外部人員參觀。(3)會議結(jié)束后①整理好會議中文字記錄、圖片和電子稿等資料,進行備案。②對會議整個策劃及組織過程進行總結(jié)。(4)設(shè)備管理①音視頻設(shè)備操作1.1電源開啟??開啟主電源開啟電視電源???開啟視頻終端電源,等待3分鐘左右,視頻終端綠色顯示框出現(xiàn)閃爍時,視頻會議系統(tǒng)完全啟動。雙屏中主屏會顯示輸入2〔顯示本地攝像頭拍攝內(nèi)容〕,輔屏會顯示輸入5〔顯示筆記本輸入內(nèi)容〕。1.2遙控操作?顯示主頁〔主菜單項,可以進展不同的設(shè)置和參數(shù)調(diào)整〕??前一頁面或關(guān)閉當前窗口???切換畫面布局〔該功能可以將畫面輪流切換,以顯示想要看到的內(nèi)容〕發(fā)送或停止演示〔該功能可以將筆記本電腦的輸出發(fā)送到遠端關(guān)閉或打開麥克風減小輸出音量增大輸出音量???數(shù)字鍵盤用來進展撥號和輸入拼音???控制攝像頭〔可以控制遠端攝像頭和本地攝像頭的位置和焦距,通過導(dǎo)航鍵操作〕??設(shè)置攝像機預(yù)制位置〔此功能可以預(yù)先設(shè)置好攝像機的位置并進展保存,再次使用設(shè)備時可以不用再重新設(shè)置攝像機位置〕??發(fā)起呼叫或開始會議〔按下該鍵后會顯示〕??刪除輸入的內(nèi)容或會議中的會場??完畢會議或掛斷會場??打開或關(guān)閉電源??1.3投影機日常保養(yǎng)與維護?投影機的使用并不復(fù)雜,但是由于投影機的用戶常常不是單一的,而也不是經(jīng)常性地使用投影機,人們往往忽略了?投影機的保養(yǎng)維護問題。下面的簡單條目,向普通投影機的用戶提供日常的保養(yǎng)、維護與故障處理事項,您可以把這段文字打印在一X紙上,和機器放在一起,在使用前快速瀏覽,讓投影機保持最優(yōu)的狀態(tài)。??鏡頭保養(yǎng):投影機在鏡頭上常會看到有灰塵,其實那并不會影響投影品質(zhì),假如真的很臟,可用鏡頭紙擦拭處理。??機器使用:大多數(shù)的投影機在關(guān)機時必須散熱,用完不可直接把總電源關(guān)掉。假如正常開關(guān)機,機器可用得更久。???散熱檢查:投影機在使用時一定注意,其進風口與出風口是否有保持暢通。???濾網(wǎng)清洗:為了讓投影機有良好的使用狀況,請定時的清洗濾網(wǎng)(濾網(wǎng)通常在進風口處),清洗時間視環(huán)境而定,一般辦公室環(huán)境,約半年清洗一次。???連接:投影機所提供的接口很多,所以就有很多的接線,在接信號線時,必須注意是否拿對線、插對孔,以減少故障。??遙控器:使用完時,最好把電池取出,防止下次使用時沒電。投影機:有著高熱源、高價值、高后期使用本錢,怕灰塵,嚴操作的使用特點,日常專人操作管理制度。定期保養(yǎng)除塵是延長投影機的使用壽命最經(jīng)濟的方法,這樣可以降低更換燈泡頻率,提高液晶板,偏振板等易老化部件的使用時間。②音頻系統(tǒng)2.1音響設(shè)備開、關(guān)機順序?應(yīng)按由前到后順序開機,即由音源設(shè)備,音頻處理設(shè)備,信號切換設(shè)備〔高清播放機,機頂盒,DVD,調(diào)音臺等〕到音頻功率放大器到電視機、投影機。關(guān)機時順序相反,應(yīng)先關(guān)功放。這樣操作可以防止開、關(guān)機對設(shè)備的沖擊,防止燒毀功放和揚聲器。??2.2音響器材日常保養(yǎng)與維護??音響器材正常的工作溫度應(yīng)該為18℃~45℃。溫度太低會降低某些機器(如電子管機)的靈敏度;太高如此容易燒壞元器件,或使元器件提早老化。????音響器材切忌陽光直射,也要防止靠近熱源,如取暖器。????音響器材用完后,各功能鍵要復(fù)位。如果功能鍵長期不復(fù)位,其牽拉鈕簧長時期處于受力狀態(tài),就容易造成功能失常。????開關(guān)音響電源之前,把功放和調(diào)音臺的音量電位器旋至最小,這是對功放和音箱的一項最有效的保護手段。這時候功放的功率放大幾乎為零,至少在誤操作時也不至于對音箱造成危害。???機器要常用。常用反而能延長機器壽命,如一些帶電機的部體(錄音座、激光唱機、激光視盤機等)。如果長期不轉(zhuǎn)動,局部機件還會變形。????要定期通電。在長期不使用的情況下尤其在潮濕、高溫季節(jié),最好每天通電半小時。這樣可利用機內(nèi)元器件工作時產(chǎn)生的熱量來驅(qū)除潮氣,防止內(nèi)部線圈、揚聲器音圈、變壓器等受潮霉斷。????每隔一段時間要用干凈潮濕的軟棉布擦拭機器外表;不用時,應(yīng)用防塵罩或蓋布把機器蓋上,防止灰塵入內(nèi)。????(4)系統(tǒng)設(shè)備問題及處理①整個系統(tǒng)不能啟動原因與處理方法?整個系統(tǒng)的啟動是依靠中控系統(tǒng)的編程控制完成,當整個系統(tǒng)不能啟動時,多數(shù)是有?如下幾個原因造成:?1.1中控系統(tǒng)的開機命令得不到執(zhí)行:可以把控制主機或應(yīng)用程序重啟。?1.2電源時序器有故,無法接收中控系統(tǒng)的指令,可以采取手工啟動的方式應(yīng)急處理。?1.3如有中控系統(tǒng),可能是無線觸摸屏故障,無法發(fā)射控制指令,可以把電池拆出再重裝。?②局部器材不能遙控原因與處理方法?局部器材不能遙控,需要根據(jù)該器材的控制方式分別判斷和處理:2.1紅外遙控失效:紅外發(fā)射棒脫落或有光源干擾。?2.2串口控制失效:協(xié)議無法通訊,請嘗試重啟該器材。?2.3中控總線控制失效:接線脫落或器材有問題。?③無法顯示視頻信號原因與處理方法在選擇視頻信號時手動切換視頻矩陣的信號源,并留意矩陣面板LED的顯示。視頻矩陣無法切換的應(yīng)急處理可以把需要顯示的視頻信號源與輸出視頻線纜短接。④無法顯示電腦信號原因與處理方法4.1確認手提電腦顯卡輸出已開啟和動作正常,比如手提電腦大局部是先按住[Fn]鍵,再反復(fù)按[F8]鍵在關(guān)閉和開啟外接顯示器之間切換而IBM電腦如此是先按住[Fn]鍵,再?反復(fù)按[F7]鍵在關(guān)閉和開啟外接顯示器之間切換。4.2手動切換矩陣的電腦信號源,并留意矩陣面板LED的顯示。4.3矩陣無法切換的應(yīng)急處理可以把需要顯示的電腦信號源與輸線纜短接。⑤顯示類故障原因與處理方法?5.1定義這類故障不僅包含由于顯示設(shè)備或部件所引起的故障,還包含有由于其它部件不良所引起的在顯示方面不正常的現(xiàn)象。也就是說,顯示方面的故障不一定就是由于顯示設(shè)備引起的,應(yīng)全面進展觀察和判斷。?5.2可能的故障現(xiàn)象?開機無顯、顯示器有時或經(jīng)常不能加電;顯示偏色、抖動或滾動、顯示發(fā)虛、花屏等;?????在某種應(yīng)用或配置下花屏、發(fā)暗〔甚至黑屏〕、重影、死機等;屏幕參數(shù)不能設(shè)置或修改;亮度或比照度不可調(diào)或可調(diào)X圍小、屏幕大小或位置不能調(diào)節(jié)或X圍較??;休眠喚醒后顯示異常;??????顯示器異味或有聲音。???????5.3可能涉與的部件??顯示器、顯示卡與其它們的設(shè)置;主板、內(nèi)存、電源,與其它相關(guān)部件。特別要注意計算機周邊其它設(shè)備與地磁對計算機的干擾。5.4判斷要點/順序5.4.1維修前準備相應(yīng)顯示卡的最新版驅(qū)動程序5.4.2環(huán)境檢查a.市電檢查市電電壓是否在220V±10%、50Hz或60Hz;市電是否穩(wěn)定;???其余參考加電類故障中有關(guān)市電檢查局部。b.連接檢查?????顯示器與主機的連接牢靠、正確〔特別注意,當有兩個顯示端口時,是否連接到正確的顯示端口上〕;電纜接頭的針腳是否有變形、折斷等現(xiàn)象,應(yīng)注意檢查顯示電纜的質(zhì)量是否完好;顯示器是否正確連接上市電,其電源指示是否正確〔是否亮與顏色〕;顯示設(shè)備的異常,是否與未接地線有關(guān)。特別注意:不允許電腦維修工程師為用戶安裝地線,應(yīng)請用戶通過正式電工來安裝;c.周邊與主機環(huán)境檢查檢查環(huán)境溫、濕度是否與使用手冊相符〔如鉆石瓏管,要求的使用溫度為18-40℃〕;?顯示器加電后是否有異味、冒煙或異常聲響〔如爆裂聲等〕;顯示卡上的元器件是否有變形、變色,或溫升過快的現(xiàn)象;顯示卡是否插好,可以通過重插、用橡皮或酒精擦拭顯示卡〔包括其它板卡〕的金手指局部來檢查;主機內(nèi)的灰塵是否較多,進展去除;?????周圍環(huán)境中是否有干擾物存在〔這些干擾物包括:日光燈、UPS、音箱、電吹風機、相靠過近〔50厘米以內(nèi)〕的其它顯示器,與其它大功率電磁設(shè)備、線纜等〕。注意顯示器的擺放方向也可能由于地磁的的影響而對顯示設(shè)備產(chǎn)生干擾;??????對于偏色、抖動等故障現(xiàn)象,可通過改變顯示器的方向和位置,檢查故障現(xiàn)象能否消失。d.其它檢查與須知事項主機加電后,是否有正常的自檢與運行的動作〔如有自檢完成的鳴叫聲、硬盤指示燈不停閃爍等〕,如有此種現(xiàn)象,重點檢查顯示器或顯示卡;??????禁止帶電搬動顯示器與顯示器方向,在斷電后的一段時間內(nèi)〔2-3分鐘〕也最好不要搬動顯示器。??5.4.3故障判斷要點??????????a.調(diào)整顯示器與顯示卡????????通過調(diào)節(jié)顯示器的OSD選項,最好是回復(fù)到RECALL〔出廠狀態(tài)〕狀態(tài)來檢查故障是否消失。對于液晶顯示器,需按一下auto?config按鈕;????????顯示器的參數(shù)是否調(diào)得過高或過低〔如H/V-MOIRE,這是不能通過RECALL來恢復(fù)的〕;????????顯示器各按鈕可否調(diào)整,調(diào)整X圍是否偏移顯示器的規(guī)格要求;顯示器的異常聲響或異常氣味,是否超出了顯示器技術(shù)規(guī)格的要求〔如新顯示器剛用之時,會有異常的氣味;剛加電時由于消磁的原因而引起的響聲、屏幕抖動等,但這些都屬正?,F(xiàn)象〕顯示卡的技術(shù)規(guī)格是否可用在主機中〔如AGP?2.0卡是否可用在主機的AGP插槽中等〕。?????????b.BIOS配置調(diào)整???BIOS中的設(shè)置是否與當前使用的顯示卡類型或顯示器連接的位置匹配〔即是用板載顯示卡、還是外接顯示卡;是AGP顯示卡還是PCI顯示卡〕;????????對于不支持自動分配顯示內(nèi)存的板載顯示卡,需檢查BIOS中顯示內(nèi)存的大小是否符合應(yīng)用的需要;以下的檢查應(yīng)在軟件最小系統(tǒng)下進展。??????????c.檢查顯示器/卡的驅(qū)動?????顯示器/卡的驅(qū)動程序是否與顯示設(shè)備匹配、版本是否恰當;???顯示器的驅(qū)動是否正確,如果有廠家提供的驅(qū)動程序,最好使用廠家的驅(qū)動;????????是否加載了適宜的Direct?X驅(qū)動〔包括主板驅(qū)動〕;????????如果系統(tǒng)中裝有Direct?X驅(qū)動,可用其提供的Dxdiag.exe命令檢查顯示系統(tǒng)是否有故障。該程序還可用來對聲卡設(shè)備進展檢查。????d.顯示屬性、資源的檢查在設(shè)備管理器中檢查是否有其它設(shè)備與顯示卡有資源沖突的情況,如有,先去除這些沖突的設(shè)備;????????顯示屬性的設(shè)置是否恰當〔如:不正確的監(jiān)示器類型、刷新速率、分辨率和顏色深度等,會引起重影、模糊、花屏、抖動、甚至黑屏的現(xiàn)象〕;??????????e.操作系統(tǒng)配置與應(yīng)用檢查???????系統(tǒng)中的一些配置文件〔如:System.ini文件〕中的設(shè)置是否恰當;????????顯示卡的技術(shù)規(guī)格或顯示驅(qū)動的功能是否支持應(yīng)用的需要;??是否存在其它軟、硬件沖突。?????????f.硬件檢查當顯示調(diào)整正常后,應(yīng)逐個添加其它部件,以檢查是何部件引起顯示不正常;????????通過更換不同型號的顯示卡或顯示器,檢查是否存在它們之間的匹配問題;????????通過更換相應(yīng)的硬件檢查是否由于硬件故障引起顯示不正?!步ㄗh的更換順序為:顯示卡、內(nèi)存、主板〕。(5)音視頻故障原因與處理方法?①定義與多媒體播放、制作有關(guān)的軟硬件故障。???②可能的故障現(xiàn)象播放CD、VCD或DVD等報錯、死機;????播放多媒體軟件時,有圖像無聲或無圖像有聲音;????播放聲音時有雜音,聲音異常、無聲;???聲音過小或過大,且不能調(diào)節(jié);????不能錄音、播放的錄音雜音很大或聲音較??;????設(shè)備安裝異常。???③可能涉與的部件???音、視頻板卡或設(shè)備、主板、內(nèi)存、光驅(qū)、磁盤介質(zhì)、機箱等。④判斷要點/順序???a.維修前準備???除必備的維修工具外,應(yīng)準備最新的設(shè)備驅(qū)動、補丁程序、主板BIOS、最新的DirectX,標準格式的音頻文件〔CD、WAV文件〕、視頻文件〔VCD、DVD〕;????熟悉多媒體應(yīng)用軟件的各項設(shè)置,如WINDOWS下聲音屬性的設(shè)置、聲卡/顯卡附帶應(yīng)用軟件的設(shè)置、視頻盒/卡應(yīng)用軟件的設(shè)置等;有針對性的了解用戶的信息,主要了解:出現(xiàn)故障前是否安裝過新硬件、軟件、重裝過系統(tǒng)〔包括一鍵恢復(fù)〕。???b.環(huán)境檢查??檢查市電的電壓是否在允許的X圍內(nèi)〔220V±10%〕;??檢查設(shè)備電源、數(shù)據(jù)線連接是否正確,插頭是否完全插好,如音箱、視頻盒的音/視頻連線等;開關(guān)是否開啟;音箱的音量是否調(diào)整到適當大??;??觀察用戶的操作方法是否正確;??檢查周圍使用環(huán)境,有無大功率干擾設(shè)備,如:空調(diào)、背投、大屏幕彩電、冰箱等大功率電器。如果有應(yīng)與其保持相當?shù)木嚯x〔50厘米以上〕;??檢查主板BIOS設(shè)置是否被調(diào)整,應(yīng)先將設(shè)置恢復(fù)出廠狀態(tài),特別檢查CPU、內(nèi)存是否被超頻。????c.故障判斷要點對聲音類故障〔無聲、噪音、單聲道等〕,首先確認音箱是否有故障,方法:可以將音箱連接到其他音源〔如錄音機、隨身聽〕上檢測,聲音輸出是否正常,此時可以判定音箱是否有故障;???檢查是否由于未安裝相應(yīng)的插件或補丁,造成多媒體功能工作不正常;???對多媒體播放、制作類故障,如果故障是在不同的播放器下、播放不同的多媒體文件均復(fù)現(xiàn),如此應(yīng)檢查相關(guān)的系統(tǒng)設(shè)置〔如聲音設(shè)置、光驅(qū)屬性設(shè)置、聲卡驅(qū)動與設(shè)置〕。乃至檢查相關(guān)的硬件是否有故障;???如果是在特定的播放器下才有故障,在其他播放器下正常,應(yīng)從有問題的播放器軟件著手,檢查軟件設(shè)置是否正確,是否能支持被播放文件的格式??梢灾匦掳惭b或升級軟件后,看故障是否排除;?如果故障是在重裝系統(tǒng)、更換板卡、用系統(tǒng)恢復(fù)盤恢復(fù)系統(tǒng)、或使用一鍵恢復(fù)等情況下出現(xiàn),應(yīng)首先從板卡驅(qū)動安裝入手檢查,如驅(qū)動是否與相應(yīng)設(shè)備匹配等;???對于視頻輸入、輸出相關(guān)的故障應(yīng)首先檢查視頻應(yīng)用軟件采用信號制式設(shè)定是否正確,即應(yīng)該與信號源〔如有線電視信號〕、信號終端〔電視等〕采用一樣的制式。中國地區(qū)普遍為PAL制式;進展視頻導(dǎo)入時,應(yīng)注意視頻導(dǎo)入軟件和聲卡的音頻輸入設(shè)置是否相符,如:軟件中音頻輸入為MIC,如此音頻線接聲卡的MIC口,且聲卡的音頻輸入設(shè)置為MIC;???當僅從光驅(qū)讀取多媒體文件時出現(xiàn)故障,如:播放DVD/VCD速度慢、不連貫等,先檢查光驅(qū)的傳輸模式,應(yīng)設(shè)為“DMA〞方式??檢查有無第三方的軟件,干擾系統(tǒng)的音視頻功能的正常使用。另外,殺毒軟件會引起播放DVD/VCD速度慢、不連貫等〔如瑞星等,應(yīng)關(guān)閉〕;???d.軟件檢查檢查系統(tǒng)中是否有病毒;???聲音/音頻屬性設(shè)置:音量的設(shè)定,是否使用數(shù)字音頻等;???視頻設(shè)置:視頻屬性中分辨率和色彩深度;???檢查DirectX的版本,安裝最新的DirectX。同時使用其提供的Dxdiag.exe程序,對聲卡設(shè)備進展檢查???設(shè)備驅(qū)動檢查:在WINDOWS下“系統(tǒng)—設(shè)備管理〞中,檢查多媒體相關(guān)的設(shè)備〔顯卡、聲卡、視頻卡等〕是否正常,即不應(yīng)存在有“?〞或“!〞等標識,設(shè)備驅(qū)動文件應(yīng)完整。必要時,可通過卸載驅(qū)動再重新安裝或進展驅(qū)動升級。對于說明書中注明必須手動安裝的聲卡設(shè)備,應(yīng)按要求刪除或直接覆蓋安裝〔此時,不應(yīng)讓系統(tǒng)自動搜索,而是手動在設(shè)備列表中選取〕;???如用戶曾重裝過系統(tǒng),可能在裝驅(qū)動時沒有按正確步驟操作〔如重啟動等〕,導(dǎo)致系統(tǒng)顯示設(shè)備正常,但實際驅(qū)動并沒有正確工作。此時應(yīng)為用戶重裝驅(qū)動。方法可同上;???用系統(tǒng)恢復(fù)盤恢復(fù)系統(tǒng)、或使用一鍵恢復(fù)后有時會出現(xiàn)系統(tǒng)識別的設(shè)備不是用戶實際使用的設(shè)備,而且在WINDOWS下“系統(tǒng)—設(shè)備管理〞中不報錯,這時必須仔細核對設(shè)備名稱是否與實際的設(shè)備一致,不一致如此重裝驅(qū)動〔如:更換過可替換的主板后聲卡芯片與原來的不一致〕;???重裝驅(qū)動仍不能排除故障,應(yīng)考慮是否有更新的驅(qū)動版本,應(yīng)進展驅(qū)動升級、或安裝補丁程序。???e.硬件檢查用內(nèi)存檢測程序檢測內(nèi)存局部是否有故障??紤]的硬件有主板和內(nèi)存;首先采用替換法檢查與故障直接關(guān)聯(lián)的板卡、設(shè)備。聲音類的問題:聲卡、音箱、主板上的音頻接口跳線;顯示類問題:顯卡;視頻輸入、輸出類問題:視頻盒/卡;???當僅從光驅(qū)讀取多媒體文件時出現(xiàn)故障,在軟件設(shè)置無效時,用替換法確定光驅(qū)是否有故障;???對于有噪音問題,檢查光驅(qū)的音頻連線是否正確安裝,音箱自身是否有問題,音箱電源適配器是否有故障,與其他匹配問題等;?用磁盤類故障判斷方法,檢測硬盤是否有故障;采用替換法確定CPU是否有故障;采用替換法確定主板是否有故障。??(6)音響系統(tǒng)的調(diào)試①將功放和音箱接入系統(tǒng)逐一打開設(shè)備的電源,待它們工作穩(wěn)定后,接入相位儀,在較小的音量下,逐一檢查所有音箱的相位是否正確。②將噪聲發(fā)生器和均衡器接入系統(tǒng)準備好頻譜儀,按照國家有關(guān)廳堂擴聲質(zhì)量測試要求,將頻譜儀設(shè)置在相應(yīng)的地方

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