人事檔案管理制度（4篇）

第頁(yè)共頁(yè)人事檔案管理制度是一個(gè)組織機(jī)構(gòu)或企業(yè)建立和實(shí)施的一套管理規(guī)范，用于統(tǒng)一管理和保管員工的人事檔案，確保信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。人事檔案管理制度通常包括以下內(nèi)容：1.檔案建立和歸檔：規(guī)定員工入職后的檔案建立程序和要求，包括收集并整理必要的人事資料、辦理相關(guān)手續(xù)，并將檔案歸入檔案庫(kù)中。2.檔案查閱和利用：規(guī)定檔案的查閱權(quán)限和流程，明確誰(shuí)有權(quán)利查閱檔案，以及查閱時(shí)的操作步驟和注意事項(xiàng)。3.檔案保密：明確檔案信息的保密性要求，規(guī)定只有特定授權(quán)人員可以查閱和利用檔案信息，以保護(hù)員工個(gè)人隱私和組織機(jī)構(gòu)的商業(yè)秘密。4.檔案保存和銷毀：規(guī)定檔案保存的時(shí)間和方式，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案的保存要求。同時(shí)也需要明確檔案銷毀的程序和要求，確保檔案的安全處理。5.檔案管理責(zé)任和分工：明確檔案管理的責(zé)任人和具體分工，保證檔案管理工作的執(zhí)行和監(jiān)督。6.檔案管理培訓(xùn)和監(jiān)督：組織相關(guān)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和意識(shí)，同時(shí)進(jìn)行定期的監(jiān)督和檢查，確保人事檔案管理制度的有效執(zhí)行。通過(guò)建立和實(shí)施人事檔案管理制度，組織機(jī)構(gòu)或企業(yè)能夠更加規(guī)范和系統(tǒng)地管理員工的人事檔案，提高信息的可追溯性和可靠性，同時(shí)確保人事信息的安全和保密，維護(hù)員工和組織的合法權(quán)益。人事檔案管理制度（二）目錄一、總則1.1目的和適用范圍1.2法律法規(guī)依據(jù)1.3術(shù)語(yǔ)和定義二、檔案的建立與歸檔2.1檔案管理的責(zé)任部門(mén)2.2員工檔案的建立2.3檔案的分類與編號(hào)2.4檔案的檢查、整理、存儲(chǔ)與歸檔2.5檔案保密和備份策略三、檔案的使用與查詢3.1檔案的使用權(quán)限3.2檔案的查閱與借閱3.3檔案的引用與復(fù)制3.4檔案的轉(zhuǎn)交與銷毀四、檔案的保管期限和報(bào)廢4.1檔案的保管期限4.2檔案的報(bào)廢程序和要求五、附則5.1檔案遷移和轉(zhuǎn)儲(chǔ)5.2檔案管理制度的宣傳和培訓(xùn)5.3檔案管理制度的評(píng)估和修訂一、總則1.1目的和適用范圍本制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部的人事檔案管理工作，保證人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可用性，維護(hù)員工合法權(quán)益，保障公司與員工的利益。本制度適用于全體公司員工的人事檔案管理工作。1.2法律法規(guī)依據(jù)本制度制定依據(jù)《勞動(dòng)法》、《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。1.3術(shù)語(yǔ)和定義1.3.1人事檔案：指公司對(duì)員工在職期間的個(gè)人信息、合同、獎(jiǎng)懲記錄、證照等有關(guān)資料的歸檔和管理。1.3.2檔案管理：指對(duì)人事檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、查詢、保護(hù)、遷移、轉(zhuǎn)儲(chǔ)等一系列活動(dòng)的管理工作。二、檔案的建立與歸檔2.1檔案管理的責(zé)任部門(mén)人事部門(mén)負(fù)責(zé)公司內(nèi)部的檔案管理工作，具體責(zé)任包括檔案的建立、整理、存儲(chǔ)、歸檔、保密等。2.2員工檔案的建立員工入職后，人事部門(mén)負(fù)責(zé)建立員工檔案，包括但不限于以下資料：個(gè)人基本信息、合同和協(xié)議、培訓(xùn)記錄、考勤和請(qǐng)假記錄、績(jī)效評(píng)估記錄、獎(jiǎng)懲記錄、離職手續(xù)等。2.3檔案的分類與編號(hào)為便于管理和檢索，人事部門(mén)將員工檔案按照一定的分類規(guī)則進(jìn)行歸類和編號(hào)，分類標(biāo)準(zhǔn)包括但不限于崗位、部門(mén)、入職時(shí)間等。2.4檔案的檢查、整理、存儲(chǔ)與歸檔人事部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案應(yīng)存放在封存的文件柜中，確保安全可靠，并按照一定的歸檔規(guī)則進(jìn)行分類和編號(hào)。2.5檔案保密和備份策略人事部門(mén)需對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)人員不得查閱、復(fù)制和使用檔案信息。同時(shí)，人事部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行檔案的備份，確保檔案信息不會(huì)因意外事故導(dǎo)致的丟失。三、檔案的使用與查詢3.1檔案的使用權(quán)限檔案的使用權(quán)限按照員工的崗位和職責(zé)進(jìn)行劃分，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的員工才能使用檔案信息，并且需在使用時(shí)記錄使用情況，遵循保密原則。3.2檔案的查閱與借閱員工有權(quán)查閱自己的檔案信息，需提前向人事部門(mén)申請(qǐng)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。離職員工只能查看離職前的檔案信息。其他員工如需查閱或借閱檔案信息，需提供合理的理由，并經(jīng)過(guò)人事部門(mén)的批準(zhǔn)。3.3檔案的引用與復(fù)制檔案信息使用過(guò)程中如需引用或復(fù)制，需經(jīng)過(guò)人事部門(mén)的授權(quán)和記錄。引用或復(fù)制后的檔案信息應(yīng)保證準(zhǔn)確性，并且不得用于違反公司規(guī)定和法律法規(guī)的行為。3.4檔案的轉(zhuǎn)交與銷毀員工的檔案在離職時(shí)，人事部門(mén)需按照規(guī)定的程序?qū)n案轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的部門(mén)負(fù)責(zé)人，并在檔案轉(zhuǎn)交記錄中進(jìn)行備案。檔案達(dá)到保管期限后，人事部門(mén)會(huì)根據(jù)公司的規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀程序應(yīng)包括報(bào)批、審批、公示等一系列程序，并記錄銷毀情況。四、檔案的保管期限和報(bào)廢4.1檔案的保管期限檔案的保管期限按照公司規(guī)定的檔案管理要求進(jìn)行分類，包括但不限于永久保存、長(zhǎng)期保存、定期保存等。不同檔案的保管期限根據(jù)法律法規(guī)和公司的規(guī)定進(jìn)行設(shè)定。4.2檔案的報(bào)廢程序和要求檔案達(dá)到保管期限后，人事部門(mén)需按照公司的規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢程序。報(bào)廢程序應(yīng)包括報(bào)批、審批、公示等一系列程序，并記錄報(bào)廢情況。報(bào)廢的檔案應(yīng)進(jìn)行銷毀或歸檔處理。五、附則5.1檔案遷移和轉(zhuǎn)儲(chǔ)人事檔案管理過(guò)程中，如遇到部門(mén)調(diào)整或公司重組等情況，人事部門(mén)需及時(shí)處理檔案的遷移和轉(zhuǎn)儲(chǔ)工作，確保檔案信息的完整性和可用性。5.2檔案管理制度的宣傳和培訓(xùn)人事部門(mén)需定期對(duì)員工進(jìn)行檔案管理制度的宣傳和培訓(xùn)，確保員工對(duì)制度的理解和遵守，并能正確使用檔案管理系統(tǒng)及相關(guān)工具。5.3檔案管理制度的評(píng)估和修訂人事部門(mén)需定期對(duì)檔案管理制度進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂和完善，確保制度的適用性和有效性。修訂后的制度需及時(shí)通知全體員工并進(jìn)行培訓(xùn)。人事檔案管理制度（三）1.目的本制度旨在規(guī)范和管理公司的人事檔案，以確保檔案的準(zhǔn)確、完整和安全。2.適用范圍本制度適用于公司所有部門(mén)和員工。3.檔案管理責(zé)任3.1人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)制定和實(shí)施人事檔案管理政策和程序。3.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)確保員工的檔案正確、完整地記錄，并及時(shí)提供人力資源部門(mén)所需的檔案信息。3.3人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期的檢查和審查，確保其準(zhǔn)確性和完整性。4.檔案的分類和歸檔4.1檔案應(yīng)按照員工的姓名和工號(hào)進(jìn)行分類，并分別歸檔。4.2檔案文件應(yīng)按照一定的規(guī)范進(jìn)行歸檔，包括檔案編號(hào)、姓名、工號(hào)、入職日期、離職日期等信息。4.3檔案文件應(yīng)存放在專用的檔案柜中，確保其安全和保密。5.檔案的管理和使用5.1檔案只能由經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員訪問(wèn)并使用。5.2人事檔案只能用于公司內(nèi)部人事管理相關(guān)的目的，禁止向外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人提供檔案信息。5.3檔案使用時(shí)應(yīng)做好記錄，包括檔案的借閱和歸還日期。5.4檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，以防止檔案丟失或損壞。6.檔案的保存期限6.1入職申請(qǐng)表、員工個(gè)人資料等重要檔案應(yīng)永久保存。6.2員工合同、薪酬記錄等檔案應(yīng)保存至員工離職后5年。6.3其他員工檔案可根據(jù)需要進(jìn)行保存或銷毀。7.檔案的銷毀7.1檔案銷毀應(yīng)經(jīng)過(guò)人力資源部門(mén)的審批，并按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行。7.2檔案銷毀時(shí)應(yīng)做好記錄，包括銷毀日期和原因。8.違規(guī)處罰對(duì)于未按照本制度規(guī)定管理檔案的人員，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。以上為人事檔案管理制度的模板，公司可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和完善。人事檔案管理制度（四）人事檔案管理制度是企業(yè)對(duì)員工人事檔案進(jìn)行管理和維護(hù)的一套規(guī)范和程序。以下是一份人事檔案管理制度的參考內(nèi)容：一、檔案管理的目的和范圍1.目的：保障員工人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，為企業(yè)管理和決策提供依據(jù)。2.范圍：適用于所有員工的人事檔案，包括入職資料、獎(jiǎng)懲記錄、績(jī)效評(píng)估、培訓(xùn)記錄、離職手續(xù)等。二、檔案的建立和歸檔1.入職檔案：?jiǎn)T工入職時(shí)，應(yīng)提交入職登記表和個(gè)人身份證明等資料，由人力資源部負(fù)責(zé)建立檔案。2.檔案歸檔：檔案應(yīng)按照員工姓名和員工號(hào)碼進(jìn)行歸檔，每份檔案應(yīng)有唯一標(biāo)識(shí)。三、檔案的保存和備份1.檔案保存期限：?jiǎn)T工檔案應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)的規(guī)定保存一定年限，到期后可按規(guī)定銷毀。2.檔案?jìng)浞荩簽榇_保檔案的安全性，應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，并存放在安全可靠的地方。四、檔案的借閱和查詢1.借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工或相關(guān)部門(mén)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)主管部門(mén)審批后方可借閱。2.檔案查詢：?jiǎn)T工或相關(guān)部門(mén)可以通過(guò)申請(qǐng)查詢表進(jìn)行檔案查詢，查詢結(jié)果應(yīng)及時(shí)提供。五、檔案的保密和安全措施1.保密原則：?jiǎn)T工檔案屬于企業(yè)的機(jī)密信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄