畢馬威：北方光電Oracle實(shí)施采購業(yè)務(wù)方案

北方光電科技股份有限公司Oracle實(shí)施采購業(yè)務(wù)方案顧問:生成日期:最后修改日期:控制號:版本:審批:KPMGConsultantNOROP-PO-22.0北方光電項(xiàng)目經(jīng)理 畢馬威項(xiàng)目經(jīng)理 文檔控制修改記錄VersionVersionChangeReferenceAuthorDate2002.9.28畢馬威顧問沒有以前版本2002.11.28畢馬威顧問2.0根據(jù)CRP更新解決方案審查人NamePositionii公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用文檔控制 II修改記錄 ii審查人 ii公司組織管理 11采購組織管理 4業(yè)務(wù)部門設(shè)置 4業(yè)務(wù)人員情況 42采購產(chǎn)品管理 72.1采購產(chǎn)品 72.2采購產(chǎn)品編碼 72.3采購產(chǎn)品分類 7采購產(chǎn)品計(jì)量單位 8采購產(chǎn)品庫存控制 93供應(yīng)商管理 114請購管理 144.1請購流程 145詢價(jià)及報(bào)價(jià)管理 155.1詢價(jià)單 155.2報(bào)價(jià)單 166訂單管理 176.1訂單生成 176.2訂單內(nèi)容 263訂單安全性 287采購接收與退貨 29收控制 29采購?fù)素?308審批管理 328.1審批流程 328.2審批人員 358.3審批權(quán)限 359采購與財(cái)務(wù)接口 371采購和財(cái)務(wù)接口 37iii公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用公司組織管理Oracle系統(tǒng)采購模塊功能概述Oracle采購模塊是Oracle分銷系統(tǒng)的主要功能模塊之一，也是控制企業(yè)整個(gè)物流鏈條始端的功能模塊。它主要處理和控制企業(yè)的采購業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對采購流程、采購物品和供應(yīng)商的有效管理。Oracle采購管理系統(tǒng)主要的功能概述如下：對請購、采購業(yè)務(wù)流程的監(jiān)測和控制；記錄并利用詢價(jià)和報(bào)價(jià)信息；對供應(yīng)商進(jìn)行有效的管理和評價(jià)等。Oracle采購模塊功能的主要特性有：業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)集成(資金保留、與應(yīng)付和總帳集成)；利用工作流方式規(guī)范業(yè)務(wù)；強(qiáng)大的審批與權(quán)限控制；多樣化的采購模式；靈活的外幣處理；豐富的系統(tǒng)報(bào)表等等。1公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用請購應(yīng)付模塊發(fā)票匹配采購模塊接收入庫庫存模塊財(cái)務(wù)信息導(dǎo)入總賬總請購應(yīng)付模塊發(fā)票匹配采購模塊接收入庫庫存模塊財(cái)務(wù)信息導(dǎo)入總賬總賬模塊導(dǎo)入下圖為本解決方案中，北方光電總部采購模塊與其它模塊的關(guān)系：銷售模塊庫存模塊應(yīng)付模塊發(fā)票匹配采購模塊 庫存模塊應(yīng)付模塊發(fā)票匹配采購模塊導(dǎo)入總賬財(cái)務(wù)信息導(dǎo)入總賬總賬模塊生產(chǎn)基地中采購模塊與其他模塊之間的關(guān)系如下圖所示：Oracle采購業(yè)務(wù)解決方案概述針對北方光電股份有限公司及其下屬子公司現(xiàn)行的采購業(yè)務(wù)特點(diǎn)，以及未來對采購管理和控制的需求，采取多個(gè)經(jīng)營單位、多個(gè)庫存組織的方式設(shè)置系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)。北方光電總部的貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部的銷售合同導(dǎo)入采購模塊生成銷售請購，銷售請購單由采購部門自動(dòng)引入，分配給采購人員，由采購人員制定采購訂單，并根據(jù)采購訂單審批流程進(jìn)行審批。通過審批的采購訂單打印并下達(dá)供應(yīng)商。供應(yīng)商貨物送達(dá)后，按照采購接收流程接收貨物。生產(chǎn)基地年初時(shí)簽訂長期框架協(xié)議，由采購部門為生產(chǎn)基地的生產(chǎn)物料制定一攬子采購協(xié)議，提交采購部門經(jīng)理審批。2公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用辦公用品、低值易耗品的采購由財(cái)務(wù)模塊直接錄入發(fā)票處理，不在業(yè)務(wù)模塊中記錄信息。固定資產(chǎn)的請購由各部門在系統(tǒng)外填制請購單，采購部匯總后統(tǒng)一制作采購單進(jìn)行采購，采購過程不在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄和維護(hù)。采購產(chǎn)品的分類和編碼與庫存模塊中的物品分類和編碼保持一致。供應(yīng)商信息的建立和維護(hù)，以及對供應(yīng)商的評估，本方案采用了Oracle系統(tǒng)提供的供應(yīng)商建立、維護(hù)方案，可以有效地保證采購業(yè)務(wù)高效進(jìn)行。此外，可以通過供應(yīng)商服務(wù)、質(zhì)量績效等報(bào)表對供應(yīng)商表現(xiàn)進(jìn)行匯總分析；供應(yīng)商信息由采購部門負(fù)責(zé)維護(hù)，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)外提供財(cái)務(wù)方面的有關(guān)信息，應(yīng)付模塊與采購模塊共享供應(yīng)商信息庫。針對每一種具體采購單據(jù)(請購單、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、采購訂單)設(shè)置訪問層次和安全層次，確保只有相關(guān)人員能夠?yàn)g覽采購單據(jù)。只有具有特定權(quán)限的人員才能夠修改、取消單據(jù)，保證單據(jù)的安全性。采購的會計(jì)期與總帳相同，本位幣為人民幣。文檔結(jié)構(gòu)本文檔將從以下幾個(gè)方面，對采購業(yè)務(wù)的解決方案進(jìn)行具體闡述：1.采購組織管理2.采購產(chǎn)品管理3.供應(yīng)商管理4.請購管理5.詢價(jià)及報(bào)價(jià)管理6.采購訂單管理7.采購接收與退貨8.采購與財(cái)務(wù)接口9.采購訂單的審批相關(guān)文檔本文檔的設(shè)計(jì)基于以下文檔的內(nèi)容：北方光電Oracle實(shí)施采購業(yè)務(wù)需求分析方光電業(yè)務(wù)流程、操作手冊3公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.doc公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用41采購組織管理1.1業(yè)務(wù)部門設(shè)置業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部負(fù)責(zé)輕工、機(jī)械、照明的自營和代理貿(mào)易業(yè)務(wù)。下設(shè)采購小組、銷售小組分別負(fù)責(zé)自營出口業(yè)務(wù)的采購與銷售。采購部采購員負(fù)責(zé)采購光電部銷售的產(chǎn)品；專人維護(hù)北方光電總部與下屬奧德光電、遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)、中山精密的供應(yīng)商信息；制定下屬子公司的長期框架協(xié)議。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部負(fù)責(zé)原材料的采購、儲運(yùn)、庫存計(jì)劃等。生產(chǎn)部的采購經(jīng)辦將負(fù)責(zé)按照總部采購部的框架性協(xié)議釋放一攬子協(xié)議的采購訂單，或者自行制作不能夠與供應(yīng)商簽定一攬子協(xié)議的零星采購申請,創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。物料入庫管理等由生產(chǎn)部的庫存管理員負(fù)責(zé)。經(jīng)BPR討論認(rèn)為，北方光電與生產(chǎn)基地的固定資產(chǎn)、辦公用品等采購無需在系統(tǒng)進(jìn)行操作，直接在財(cái)務(wù)進(jìn)行處理即可。解決方案Oracle系統(tǒng)可以通過靈活的責(zé)任、菜單設(shè)置實(shí)現(xiàn)將采購功能菜單(詢價(jià)和報(bào)價(jià)、采購、接收、供應(yīng)商管理等)分配給采購部、貿(mào)易一部與貿(mào)易二部采購小組、生產(chǎn)基地的相應(yīng)人員；通過預(yù)置文件的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)北方光電總部與生產(chǎn)基地各經(jīng)營單位業(yè)務(wù)信息的獨(dú)立與完整。1.2業(yè)務(wù)人員情況業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、二部各有一名經(jīng)理，采購小組業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)為本部門銷售小組采購自營出口業(yè)務(wù)的輕工、機(jī)械、照明等產(chǎn)品；其他類型的業(yè)務(wù)不實(shí)行購銷分離，由各業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)執(zhí)行采購與銷售的整個(gè)貿(mào)易過程。5公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用采購部設(shè)有采購經(jīng)理，下屬采購人員負(fù)責(zé)為光電部簽訂采購訂單、為生產(chǎn)基地簽訂長期框架協(xié)議，專人管理供應(yīng)商檔案。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部設(shè)經(jīng)理一名，下屬采購經(jīng)辦負(fù)責(zé)發(fā)放一攬子采購協(xié)議；或者制作零星物料的采購申請，然后創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)訂單等。目前生產(chǎn)基地的采購由業(yè)務(wù)員按照產(chǎn)品分類負(fù)責(zé)訂單的制定與跟蹤工作，每類產(chǎn)品由不同的采購經(jīng)辦負(fù)責(zé)。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)有4名采購經(jīng)辦，分別負(fù)責(zé)金工結(jié)構(gòu)、光學(xué)、包裝材料、橡膠件等的采購。奧德光電有4－5名，2名負(fù)責(zé)金工件采購、1名負(fù)責(zé)包裝材料與輔料采購、1名負(fù)責(zé)光學(xué)件(包括光學(xué)毛坯、光學(xué)成品等)的采購。解決方案以上需求在系統(tǒng)中通過以下幾個(gè)方面的方案實(shí)現(xiàn)：口采購員口采購員與采購物品的關(guān)系職位Oracle系統(tǒng)可以靈活地設(shè)置公司員工職位，并與每一位員工進(jìn)行關(guān)聯(lián)。具體如下：1.設(shè)置職位關(guān)鍵彈性域：由于北方光電與北方工業(yè)的4家子公司共用一套系統(tǒng)，彈性域的設(shè)置在所有經(jīng)營單位之間是共享的。因此北方光電的職位彈性域?qū)⒂靡欢危诿Q中區(qū)分不同的經(jīng)營單位。具體如下：北方光電：根據(jù)BPR設(shè)計(jì)的崗位職責(zé)，與采購相關(guān)的職位如下：采購部經(jīng)理采購部業(yè)務(wù)員光電部經(jīng)理光電部業(yè)務(wù)員貿(mào)易一部經(jīng)理6公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.doc貿(mào)易一部銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易一部采購業(yè)務(wù)員貿(mào)易二部經(jīng)理貿(mào)易二部銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易二部采購業(yè)務(wù)員財(cái)務(wù)部經(jīng)理副總總經(jīng)理生產(chǎn)基地：以下是部分采購業(yè)務(wù)相關(guān)職位列表：生產(chǎn)部經(jīng)理生產(chǎn)部采購經(jīng)辦生產(chǎn)部計(jì)劃員生產(chǎn)部倉庫管理經(jīng)辦2.采購員設(shè)定在采購員定義窗口中定義采購員。3.采購員與物品的關(guān)聯(lián)在物品定義中指定每一物品的缺省對應(yīng)采購員，在請購單中系統(tǒng)將自動(dòng)選取該物品對應(yīng)的采購員，錄入人員可以改選其他的采購員。7公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用2采購產(chǎn)品管理2.1采購產(chǎn)品業(yè)務(wù)需求北方光電公司主要采購光電、輕工、機(jī)械、照明等產(chǎn)品；生產(chǎn)基地采購生產(chǎn)光電產(chǎn)品的原材料，包括光學(xué)件、金工件、橡膠件、包裝材料等。解決方案運(yùn)用庫存模塊在系統(tǒng)中定義采購物品。具體參見庫存模塊業(yè)務(wù)解決方案。2.2采購產(chǎn)品編碼業(yè)務(wù)需求光電總部目前的采購產(chǎn)品沒有進(jìn)行編碼，業(yè)務(wù)員大多使用海關(guān)編碼對物品進(jìn)行標(biāo)志有時(shí)也運(yùn)用供應(yīng)商產(chǎn)品編碼。工藝技編碼不定長，例如:M58111S希望不同的分類有定長的編碼，并保證編碼的唯一性。目前存在的問題：公司內(nèi)部不同部門各自的文件中不統(tǒng)一，存在同一件號，不同編碼。奧德光電生產(chǎn)基地：目前沒有標(biāo)準(zhǔn)的物料編碼，希望盡快編制物料編碼，并且一定基于物料編碼唯一性。解決方案財(cái)務(wù)物品編碼采用與庫存相同的編碼規(guī)則，并在庫存模塊定義物品時(shí)明確采購產(chǎn)品的編碼。2.3采購產(chǎn)品分類業(yè)務(wù)需求目前貿(mào)易一部、二部經(jīng)營的輕工產(chǎn)品包括：燈具、鐘、日雜、家用電器?？赡茉诿看箢愊略偌?xì)分(燈具按2頭或3頭分、日雜按一件套/二件套分、鐘分為掛鐘和臺鐘、家用電器按微波爐、咖啡壺、電飯煲分)。基本分兩層，家用8公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用電器再細(xì)分則按升分。機(jī)械產(chǎn)品包括鑄鐵產(chǎn)品、燈具、不銹鋼制品、汽配、設(shè)備零件、文體用品/醫(yī)療器械。再下一層分類十分繁多。采購部為光電部采購的成品包括：望遠(yuǎn)鏡、顯微鏡、天體望遠(yuǎn)鏡、搶瞄、光學(xué)材料(其中顯微鏡分為生物和體視)，其他產(chǎn)品的分類依據(jù)《海關(guān)編碼》；生產(chǎn)基地采購的原材料包括：遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)生產(chǎn)基地:結(jié)構(gòu)件分：金工，機(jī)加，塑料件，金飾件奧德光電生產(chǎn)基地：開發(fā)中心按照物品的不同用途有分類，物品分類可以按照大、中、小類，并體現(xiàn)在物品的編碼中。解決方案系統(tǒng)可以在庫存模塊和采購模塊運(yùn)用不同的物品分類。鑒于北方光電與生產(chǎn)基地沒有區(qū)分職能采用不同的物品分類的要求，因此建議采用庫存模塊定義的物品分類具體參見庫存模塊的解決方案。2.4采購產(chǎn)品計(jì)量單位業(yè)務(wù)需求北方光電：輕工部：出于退稅的要求，計(jì)量單位要按照海關(guān)報(bào)關(guān)的要求定?；旧蠠舻挠?jì)量單位是盞、鐘按臺/只計(jì)量、日雜的計(jì)量單位是套/公斤；家用電器是按個(gè)計(jì)量光電部：基本上按具或個(gè)計(jì)量；光學(xué)材料有時(shí)采用“公斤、塊”，根據(jù)客戶的要求。機(jī)械部：從公斤、米、具、套、個(gè)等都有，且不確定，當(dāng)客戶要求不同時(shí)會用不同的計(jì)量單位。存在這樣的情況，即采購訂單、銷售訂單、應(yīng)收帳款發(fā)票按個(gè)計(jì)量，但在出口報(bào)關(guān)、供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票上需要按照公斤等單位計(jì)量。生產(chǎn)基地：包括件、公斤、瓶、米、片、雙等。存在計(jì)量單位之間的轉(zhuǎn)換情況。9公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用解決方案在庫存模塊可以定義各物品的基本單位，并明確基本單位與其他輔助計(jì)量單位之間的換算關(guān)系。具體參見庫存業(yè)務(wù)方案設(shè)計(jì)。2.5采購產(chǎn)品庫存控制業(yè)務(wù)需求總部：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購品沒有物理庫存，不存在庫位控制的問題。但是對貨物需要進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，要求采購訂單、入庫通知單、銷售訂單編號一致，以實(shí)現(xiàn)成本測算。光電部貿(mào)易類物品有物理庫存，但未對存放庫位進(jìn)行管理控制。光電部同樣需要根據(jù)采購訂單號跟蹤采購物品。都未使用序列號控制。生產(chǎn)基地：遠(yuǎn)達(dá)光學(xué):目前有光學(xué)完工庫、光學(xué)毛坯庫、工具工裝庫、輔料工具庫、金工庫(橡膠件、結(jié)構(gòu)件、金工件)、光學(xué)棱鏡庫、易燃易爆庫、包裝材料庫、成品庫等。都沒有庫位、批號、序列號、版本控制。橡膠件有過期控制。奧德光電：目前有光學(xué)完工庫、光學(xué)毛坯庫、工具輔料庫、金工庫、包裝材料成品庫等5個(gè)倉庫。沒有庫位、批號、序列號、版本控制。橡膠件有過期控制。解決方案總部：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的業(yè)務(wù)由于存在供應(yīng)商提前開票結(jié)算，確認(rèn)存貨的情況，因此將運(yùn)用北方開發(fā)的訂單流程，由銷售訂單導(dǎo)出生成請購單，自動(dòng)創(chuàng)建為采購訂單，供應(yīng)商開來發(fā)票要求付款時(shí)，在系統(tǒng)中接收入庫。物品出口發(fā)運(yùn)給客戶獲取相關(guān)單據(jù)后，在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn)的操作。光電部采購的物品基本都先入北方光電自備庫，因此光電部銷售訂單將采用開發(fā)的流程，將采購物品接收入庫后，再進(jìn)行挑庫發(fā)運(yùn)的操作(具體參見銷售訂單管理模塊)。采購部采購員、貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購人員將請購單中接收人附注中記錄的銷售訂單編碼作為前綴，加流水號，作為采購訂單編碼，實(shí)現(xiàn)銷售訂單與采購訂單之間的聯(lián)系。接收入庫單可以根據(jù)采購訂單進(jìn)行查詢，在采購定單公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用查詢界面實(shí)現(xiàn)。將采購訂單查詢菜單設(shè)定給銷售員，銷售員即可在系統(tǒng)中適時(shí)查詢采購訂單所處的狀態(tài)。北方光電本部自營出口,投標(biāo),進(jìn)料加工要進(jìn)行成本盈虧測算.這部分業(yè)務(wù)中所涉及的產(chǎn)品要進(jìn)行批號控制。批號編碼規(guī)則參見庫存解決方案。其他業(yè)務(wù)的產(chǎn)品考慮到以后會出口，也要進(jìn)行批號控制。編碼規(guī)則參見庫存解決方案。生產(chǎn)基地：設(shè)立多個(gè)子庫存，對物品進(jìn)行分類管理與控制。無需對物料進(jìn)行批號、系列號等控制。子庫存與庫位等的設(shè)置具體參見庫存模塊的方案設(shè)計(jì)。公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用3供應(yīng)商管理業(yè)務(wù)需求北方光電供應(yīng)商目前沒有統(tǒng)一的編碼規(guī)則。現(xiàn)有的點(diǎn)石系統(tǒng)中，供應(yīng)商信息由業(yè)務(wù)員自己維護(hù)。業(yè)務(wù)員可以選擇供應(yīng)商信息不共享、部門內(nèi)共享和部門間共享。供應(yīng)商分類按照部門分為輕工類、機(jī)械類、光電類、照明類等。生產(chǎn)基地遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部人員按照供應(yīng)商產(chǎn)品類別分別由專人統(tǒng)計(jì)更新，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)調(diào)度室進(jìn)行匯總。供應(yīng)商沒有編碼。供應(yīng)商按照產(chǎn)品分為：光學(xué)類、金工類、輔料類、包裝材料類。奧德光電的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部業(yè)務(wù)員按照類別收集，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)調(diào)度室進(jìn)行匯總管理。供應(yīng)商沒有編碼。供應(yīng)商分類與遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)的分類方法相同。遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)總調(diào)度室每年對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核標(biāo)準(zhǔn)沒有明確的規(guī)定。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)與奧德光電采購員將收集的供應(yīng)商表現(xiàn)等信息匯集到總調(diào)度室進(jìn)行分析。選擇新供應(yīng)商時(shí)，從規(guī)模、價(jià)格、質(zhì)量、交貨期上對供應(yīng)商進(jìn)行考量。公司僅與通過考核的供應(yīng)商簽訂采購合同。BPR以后總部與生產(chǎn)基地的供應(yīng)商信息統(tǒng)一由北方光電采購部專人負(fù)責(zé)錄入與維護(hù)。解決方案供應(yīng)商信息內(nèi)容：Oracle系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商名稱、編號、分類、地址、聯(lián)系人、付款條件、應(yīng)付款、預(yù)付款帳戶等信息。供應(yīng)商信息維護(hù)：供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性根據(jù)BPR設(shè)計(jì)的組織架構(gòu)與部門職責(zé)，并保證供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性，由北方光電采購部專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息維護(hù)。供應(yīng)商信息安全性：公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用系統(tǒng)的供應(yīng)商頭信息在各經(jīng)營單位之間共享，地址層信息在各經(jīng)營單位之間屏蔽，在經(jīng)營單位內(nèi)部共享?？紤]系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完備性，建議由北方光電采購部專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息在系統(tǒng)中的維護(hù)。供應(yīng)商編碼：采用自動(dòng)編碼或者手工編碼，手工編碼可以使用字符，最長30位。經(jīng)過討論，初步確定運(yùn)用手工編碼，編碼規(guī)則參見北方工業(yè)總部編碼規(guī)則。供應(yīng)商分類：系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商分類信息，在采購快查碼中定義供應(yīng)商類別，錄入供應(yīng)商時(shí)就可以選擇所屬的相應(yīng)類別?？偛糠诸悾嘿Q(mào)易一部、貿(mào)易二部、采購部生產(chǎn)基地分類：光學(xué)類、金工類、輔料類、包裝材料供應(yīng)商評估與合格供應(yīng)商管理：1.供應(yīng)商評估信息的收集定期查看供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，其中記錄了與供應(yīng)商發(fā)生每一筆交易的信息。利用報(bào)價(jià)查詢和報(bào)價(jià)分析來幫助評估供應(yīng)商。運(yùn)行系統(tǒng)提供的關(guān)于供應(yīng)商信息的報(bào)表，從不同角度收集評估信息：序號報(bào)表名稱報(bào)表內(nèi)容1按分類的采購匯總報(bào)表按物品類別，供應(yīng)商，采購員，訂單日期打印采購訂單的匯總情況。2按供應(yīng)商的發(fā)票價(jià)格差異報(bào)表按物品類別，供應(yīng)商，期間打印采購訂單和發(fā)票的價(jià)格差異，只有采購訂單和發(fā)票匹配的才能統(tǒng)計(jì)。3采購訂單及發(fā)放明細(xì)報(bào)表按采購訂單查看采購訂單的發(fā)放情況，注：只有計(jì)劃采購訂單和一攬子采購協(xié)議有訂單發(fā)放。4供應(yīng)商采購匯總報(bào)表按供應(yīng)商打印采購訂單匯總情況表。5供應(yīng)商服務(wù)性能分析報(bào)表按物品，物品類別，供應(yīng)商等打印供應(yīng)商到貨日期同采購訂單需求日期的對比報(bào)表。公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用6供應(yīng)商過期發(fā)貨報(bào)表按供應(yīng)商查看根據(jù)需求日期，過期未到的采購訂單及物品明細(xì)情況。7供應(yīng)商質(zhì)量性能分析報(bào)表按供應(yīng)商打印供應(yīng)商物品的驗(yàn)收情況表。8供應(yīng)商暫掛報(bào)表按供應(yīng)商打印暫掛的采購訂單情況表。9過量發(fā)貨報(bào)表按供應(yīng)商打印供應(yīng)商發(fā)貨數(shù)量超過訂單數(shù)量的過量發(fā)貨情況表。2.根據(jù)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行供應(yīng)商等級的分類，針對供應(yīng)商所屬等級在系統(tǒng)中錄入相應(yīng)的付款條件、接收方式等。做采購訂單時(shí)，相應(yīng)的供應(yīng)商信息會帶入采購訂單中，用來管理與供應(yīng)商的交易條款。3.系統(tǒng)可以維護(hù)合格供應(yīng)商清單，并限制物料僅可從合格供應(yīng)商處采購。具體是在庫存定義物料時(shí)，要求“使用批準(zhǔn)供應(yīng)商”，在采購模塊中定義合格供應(yīng)商清單，明確某物料的合格供應(yīng)商是哪些。業(yè)務(wù)員將無法提交不合格供應(yīng)商的采購訂單。公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用4請購管理4.1請購流程業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購組、采購部目前沒有請購流程。生產(chǎn)基地根據(jù)BPR成果，當(dāng)生產(chǎn)基地需要自行采購一些還不能夠與供應(yīng)商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購，請購流程如下：1.采購經(jīng)辦進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)等活動(dòng)2.查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報(bào)價(jià)，制作請購單，提交審批3.由部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批，在超出審批范圍時(shí)，由公司總經(jīng)理進(jìn)行審批具體參見BPR交付成果“采購申請(計(jì)劃)制定、審核及下達(dá)流程”經(jīng)BPR討論確定，固定資產(chǎn)低值易耗品的采購申請與采訂單等流程不在ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)。目前未采用采購預(yù)算控制。解決方案北方光電：由于北方光電主營貿(mào)易業(yè)務(wù)，物品的采購需求基本來自于簽訂的銷售訂單，只要銷售訂單通過了審批，就可以采購相關(guān)物品，因此不存在手工錄入請購單的情況。在本方案中，將運(yùn)用直接發(fā)運(yùn)或者開發(fā)的工作流將銷售物品信息傳遞至采購模塊，系統(tǒng)將自動(dòng)生成請購單，傳遞至采購部門進(jìn)行采購。生產(chǎn)基地：運(yùn)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的請購單功能，在系統(tǒng)中定義相應(yīng)的審批層次，采購經(jīng)辦可以在系統(tǒng)中制作請購單，按照審批路徑與審批權(quán)限提交審批。公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用5詢價(jià)及報(bào)價(jià)管理5.1詢價(jià)單業(yè)務(wù)需求北方光電與生產(chǎn)基地的詢價(jià)都通過電話、傳真等形式進(jìn)行。沒有固定的書面形式的詢價(jià)單。解決方案北方光電總部的詢價(jià)活動(dòng)包括內(nèi)部詢價(jià)(即銷售人員向采購人員的詢價(jià))和對外詢價(jià) (即傳統(tǒng)意義上的對供應(yīng)商詢價(jià))。1.內(nèi)部詢價(jià)：系統(tǒng)沒有標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部詢價(jià)功能。考慮到運(yùn)用請購單變通作為內(nèi)部詢價(jià)單，操作上比較復(fù)雜，而且仍然需要手工業(yè)務(wù)的配合，因此建議系統(tǒng)外進(jìn)行。具體的操作步驟：1.銷售人員在獲得客戶的意向后，將需求記錄至手工的內(nèi)部詢價(jià)單，傳遞給采購人員。2.采購人員進(jìn)行對外詢報(bào)價(jià)。3.采購人員與銷售人員溝通詢價(jià)結(jié)果。4.采購人員將溝通結(jié)果記錄在內(nèi)部詢價(jià)單上，購銷雙方進(jìn)行簽字確認(rèn)。2.對外詢價(jià)：采用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的詢價(jià)單功能，記錄對外詢價(jià)情況。為了簡化操作，可以從請購單行自動(dòng)創(chuàng)建成詢價(jià)單。并可以打印詢價(jià)單，發(fā)給供應(yīng)商。生產(chǎn)基地采用標(biāo)準(zhǔn)的對外詢價(jià)單功能記錄采購詢價(jià)信息，在系統(tǒng)中錄入詢價(jià)物品、數(shù)量、目標(biāo)價(jià)位、向哪些供應(yīng)商詢價(jià)等信息。公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用5.2報(bào)價(jià)單業(yè)務(wù)需求北方光電供應(yīng)商報(bào)價(jià)的方式主要有電話、傳真。供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)已經(jīng)考慮了采購數(shù)量等因素，因此其報(bào)價(jià)中不包括任何折扣信息。報(bào)價(jià)無需審批即可生效。希望業(yè)務(wù)員可以查詢以往的報(bào)價(jià)歷史紀(jì)錄。生產(chǎn)基地供應(yīng)商報(bào)價(jià)主要是針對價(jià)格合同，報(bào)價(jià)方式主要有電話、傳真。報(bào)價(jià)內(nèi)容包括物品編號、價(jià)格、圖紙、模具等。業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，存在價(jià)格更改的情況，一般是價(jià)格下調(diào)。報(bào)價(jià)需要經(jīng)過總經(jīng)理或生產(chǎn)部經(jīng)理審批方可生效。價(jià)格合同將保存在遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)總調(diào)度室。解決方案北方光電：系統(tǒng)中可以記錄報(bào)價(jià)信息，并可以由詢價(jià)單自動(dòng)生成報(bào)價(jià)單。生產(chǎn)基地：系統(tǒng)報(bào)價(jià)單可以記錄物品編碼、價(jià)格等信息，圖紙、模具等信息如果有電子文本，可以掛為附件。系統(tǒng)具備報(bào)價(jià)審批功能，可以在詢價(jià)單上注明是否需要報(bào)價(jià)審批，針對該詢價(jià)單的所有報(bào)價(jià)都將需要審批；或者制作報(bào)價(jià)單時(shí)要求報(bào)價(jià)審批。鑒于系統(tǒng)中沒有報(bào)價(jià)審批的工作流，所有具有該界面操作權(quán)限的員工都可以進(jìn)行報(bào)價(jià)審批的操作，控制意義不大，建議將通過審批生效的報(bào)價(jià)錄入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務(wù)提供參考。公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用6訂單管理6.1訂單生成業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購訂單根據(jù)銷售訂單生成，采購部為光電部制定的采購訂單由銷售訂單生成，為生產(chǎn)基地制定的長期框架協(xié)議根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃生成。目前銷售合同基本與采購合同一一對應(yīng)。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的標(biāo)準(zhǔn)采購訂單根據(jù)長期框架協(xié)議的相關(guān)規(guī)定生成。采購訂單無需與銷售訂單進(jìn)行對應(yīng)。解決方案北方光電：總部的采購業(yè)務(wù)分為三種類型：1.貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部等的貿(mào)易類采購業(yè)務(wù)。2.總部銷售生產(chǎn)基地物品業(yè)務(wù)。3.總部采購部為生產(chǎn)基地簽訂的長期框架協(xié)議業(yè)務(wù)。1.總部貿(mào)易類采購業(yè)務(wù)類型:編號類型描述1自營出口業(yè)務(wù)處理出口業(yè)務(wù)的國內(nèi)采購，在采購模塊管理2自營進(jìn)口業(yè)務(wù)處理自營進(jìn)口采購業(yè)務(wù)，在采購模塊管理3進(jìn)料加工不作價(jià)業(yè)務(wù)包括進(jìn)料加工的原料采購和加工費(fèi)用的處理，在采購模塊管理4進(jìn)料加工作價(jià)業(yè)務(wù)處理進(jìn)料加工的原料采購與成品采購業(yè)務(wù)，在采購模塊管理5來料加工業(yè)務(wù)收取加工費(fèi)用的業(yè)務(wù)類型，在財(cái)務(wù)模塊管理公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用編號類型描述6代理進(jìn)口業(yè)務(wù)收取代理費(fèi)的業(yè)務(wù)類型，在財(cái)務(wù)模塊與采購模塊管理7內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)處理內(nèi)貿(mào)采購業(yè)務(wù)，在采購模塊管理注：1.這里所指的代理進(jìn)口業(yè)務(wù)是指純代理的情況，區(qū)別于北方光電以往的代理業(yè)務(wù)的范疇，這里的代理業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)上反映的不是結(jié)轉(zhuǎn)收入和成本，而是代理費(fèi)的收入。2.這里所指出的業(yè)務(wù)類型以及業(yè)務(wù)類型的解決方案同樣適用于遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)的業(yè)務(wù)處理。自營出口業(yè)務(wù)的處理貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部出口業(yè)務(wù)中的采購訂單，一般要求記庫存帳，再根據(jù)銷售訂單的規(guī)定將物品發(fā)運(yùn)至客戶處，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。操作流程如下所示：1.運(yùn)用開發(fā)的銷售訂單流程，在銷售模塊錄入銷售訂單，導(dǎo)入采購模塊生成請購單。2.采購員創(chuàng)建采購訂單。為了便于銷售人員對采購訂單情況的查詢，在系統(tǒng)中將建立銷售訂單與采購訂單之間的聯(lián)系。采購員根據(jù)請購單“接收人附注”中記錄的銷售合同號，將其作為采購訂單編碼。如果有多個(gè)采購訂單為一張銷售訂單進(jìn)行采購，則在銷售訂單編碼后加流水號作為采購訂單編碼。3.在供應(yīng)商將物品發(fā)運(yùn)至客戶時(shí)，采購員根據(jù)收到供應(yīng)商傳來的單據(jù)在系統(tǒng)中進(jìn)行物品接收入庫的操作，并在貨物發(fā)運(yùn)出口后在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)的動(dòng)作。具體的系統(tǒng)流程如下：公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用自營出口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中進(jìn)行盈虧測算的嚴(yán)格控制，即需要將自營出口業(yè)務(wù)中預(yù)測的費(fèi)用以采購訂單的形式錄入系統(tǒng)。建議由專人從系統(tǒng)里來錄入費(fèi)用采購訂單，具體步驟如下：1.銷售業(yè)務(wù)員對銷售訂單進(jìn)行確認(rèn)后，由專人在系統(tǒng)中查詢該銷售訂單；2.將銷售訂單后的盈虧測算表附件打開；3.根據(jù)盈虧測算表的預(yù)測金額在系統(tǒng)中錄入相關(guān)的費(fèi)用采購訂單。1)在系統(tǒng)設(shè)置時(shí)，預(yù)先根據(jù)不同部門，不同的費(fèi)用訂單類型在系統(tǒng)中分別做好費(fèi)用采購訂單模版。2)需要通過復(fù)制費(fèi)用采購訂單模版生成各種費(fèi)用訂單。3)費(fèi)用采購訂單上顯示單價(jià)顯示1，數(shù)量輸入金額。銷售訂單對應(yīng)的采購訂單編號規(guī)則如下所示：采購訂單類型采購訂單編號外運(yùn)費(fèi)采購訂單銷售合同號-F傭金費(fèi)用采購訂單銷售合同號-C雜項(xiàng)費(fèi)用采購訂單銷售合同號-Z物料采購訂單合同號-1注：1)不同的外運(yùn)公司需要做不同的外運(yùn)費(fèi)用采購訂單，如果預(yù)測一個(gè)出口合同項(xiàng)下發(fā)生不同外運(yùn)公司的外運(yùn)費(fèi)，那么外運(yùn)費(fèi)采購訂單以銷售合同號位前綴，后加-F1，F(xiàn)2等。2)物料采購訂單如果存在多張，那么從-1開始向下續(xù)編。自營進(jìn)口業(yè)務(wù)的處理自營進(jìn)口業(yè)務(wù)中，進(jìn)口合同占據(jù)主導(dǎo)地位，同事自營進(jìn)口的業(yè)務(wù)量不大，可以不對銷售合同與采購合同建立掛接關(guān)系，即分別在系統(tǒng)中錄入采購訂單與20公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用銷售訂單。制作進(jìn)口采購訂單的流程與標(biāo)準(zhǔn)的國內(nèi)采購訂單相同，注意幣種需要選擇外幣。關(guān)稅及進(jìn)口業(yè)務(wù)中發(fā)生的費(fèi)用的處理：方案一：平均成本更新按照采購價(jià)格制作采購訂單在報(bào)關(guān)時(shí)接收入庫平均成本更新(關(guān)稅＋運(yùn)保費(fèi))銷售發(fā)貨時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)成本獲得關(guān)稅繳款通知書時(shí)在庫存模塊調(diào)整商品成本，分錄如下：借：庫存商品貸：材料成本差異同時(shí)在應(yīng)付模塊錄入關(guān)稅發(fā)票，分錄如下：借：材料成本差異貸：應(yīng)付賬款再對關(guān)稅發(fā)票進(jìn)行付款借：應(yīng)付賬款貸：銀行存款優(yōu)點(diǎn)：1.應(yīng)付發(fā)票可以全額匹配采購訂單，采購訂單可以自動(dòng)關(guān)閉2.錄入采購訂單時(shí)運(yùn)用公司匯率，減少錄入?yún)R率發(fā)生錯(cuò)誤的可能缺點(diǎn)：1.平均成本更新的時(shí)點(diǎn)與金額影響財(cái)務(wù)記帳的準(zhǔn)確性與及時(shí)性2.平均成本更新的責(zé)任人待定210af400af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.doc方案二：報(bào)關(guān)時(shí)作以含關(guān)稅、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)的價(jià)格制作采購訂單報(bào)關(guān)時(shí)按照含運(yùn)費(fèi)價(jià)格制作采購訂單接收入庫接收入庫時(shí)：借：材料采購12(含稅、費(fèi)價(jià)格)貸：應(yīng)計(jì)負(fù)債12借：庫存12貸：材料采購12發(fā)票匹配時(shí)：借：應(yīng)計(jì)負(fù)債12貸：應(yīng)付帳款10(采購價(jià)格)發(fā)票價(jià)格差異2優(yōu)點(diǎn)：庫存成本較為準(zhǔn)確及時(shí)反映缺點(diǎn)：0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.doc運(yùn)用本方案的前提是在報(bào)關(guān)時(shí)，業(yè)務(wù)員已經(jīng)清楚地知道需要計(jì)入成本的運(yùn)保費(fèi)金額要求業(yè)務(wù)員在報(bào)關(guān)后，錄入采購訂單的價(jià)格為手工計(jì)算的含關(guān)稅、運(yùn)保費(fèi)等的價(jià)格，數(shù)額的準(zhǔn)確性同樣影響財(cái)務(wù)記帳由于關(guān)稅按照報(bào)關(guān)單匯率計(jì)算，需要在錄入采購訂單時(shí)輸入用戶匯率采購訂單無法全額匹配，只能手工關(guān)閉采購訂單制定時(shí)間滯后，審批沒有實(shí)際意義22公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用經(jīng)過討論確定，運(yùn)用第一種解決方案，即業(yè)務(wù)員在拿到報(bào)關(guān)單后，在系統(tǒng)中進(jìn)行接收入庫，平均成本更新的操作。并且確保平均成本更新的數(shù)額與實(shí)際發(fā)生的運(yùn)費(fèi)、關(guān)稅金額相同，否則在日后運(yùn)費(fèi)發(fā)票到后，財(cái)務(wù)無法入帳。來料加工業(yè)務(wù)的處理由于來料加工業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)不擠占本公司的資金，不存在物料貨權(quán)轉(zhuǎn)移，只向客戶收取一定比例的加工費(fèi)用，向供應(yīng)商支付加工費(fèi)，建議此類業(yè)務(wù)通過財(cái)務(wù)模塊進(jìn)行處理。進(jìn)料加工不作價(jià)業(yè)務(wù)的處理進(jìn)料加工業(yè)務(wù)存在物權(quán)的轉(zhuǎn)移，北方光電將原材料采購進(jìn)來后，委托加工廠商進(jìn)行加工，再將成品發(fā)運(yùn)至客戶。具體解決方案如下：單。同時(shí)將銷售合同號錄入銷售訂單題頭界面。接下來的操作同自營出口業(yè)務(wù)的處理。2．進(jìn)口原料：在系統(tǒng)中直接做采購訂單。采購訂單號以銷售合同號為前綴，進(jìn)口合同號在采購訂單界面的說明字段中錄入，然后進(jìn)行采購接收入庫等操作。1)在系統(tǒng)中錄入加工費(fèi)用采購訂單。費(fèi)用采購訂單上單價(jià)是1，數(shù)量顯示金額，加工費(fèi)用item定義的具體內(nèi)容參見庫存解決方案。(該業(yè)務(wù)適用于三個(gè)生產(chǎn)基地的委外加工業(yè)務(wù))2)在收到成品的入庫單據(jù)時(shí)，在系統(tǒng)中進(jìn)行原料雜項(xiàng)出庫的處理。注：如果成品是分批接收的，那么按照比例將原料雜項(xiàng)出庫。出庫原料的數(shù)量=(收到成品數(shù)量/成品總數(shù)量)*原料總數(shù)量.雜項(xiàng)出庫：為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號-OUT”。出庫時(shí)不輸出庫物料的單位成本，采用系統(tǒng)缺省的移動(dòng)加權(quán)平均成本。23公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用.通過查詢獲得本次出庫原料的總成本。3)同時(shí)在系統(tǒng)中做成品雜項(xiàng)入庫的處理。成品入庫的數(shù)量=收到成品的數(shù)量.雜項(xiàng)入庫，接收成品。輸入成品的單位成本：按比例計(jì)入成品成本的加工費(fèi)用=(收到成品數(shù)量/成品總數(shù)量)*加工費(fèi)用總金額成品的單位成本=(出庫原料的總成本+按比例計(jì)入成品成本的加工費(fèi)用)/收到成品的數(shù)量.為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號-IN”。進(jìn)料加工作價(jià)業(yè)務(wù)的處理該業(yè)務(wù)類型實(shí)際上是出口業(yè)務(wù)與自營進(jìn)口業(yè)務(wù)兩種業(yè)務(wù)的結(jié)合。該種業(yè)務(wù)是以出口為導(dǎo)向的，所以在系統(tǒng)中也以出口銷售合同號為基準(zhǔn)建立銷售與采購的關(guān)聯(lián)。1.對外合同協(xié)商成功后，按照出口業(yè)務(wù)，制作銷售訂單，申請導(dǎo)出生成成品的采購訂單。2.進(jìn)料時(shí)，業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中按照自營進(jìn)口的流程錄入進(jìn)口原料采購訂單，訂單編碼為銷售合同號加后綴，說明字段為實(shí)際的進(jìn)口合同號，然后接收入庫。3.將進(jìn)口原料作價(jià)給加工廠商，在系統(tǒng)中錄入銷售訂單，在客戶PO字段記錄出口合同編號。4.加工廠商將成品發(fā)運(yùn)后，業(yè)務(wù)員根據(jù)相關(guān)單據(jù)進(jìn)行接收入庫、發(fā)運(yùn)確認(rèn)的操作，產(chǎn)生相應(yīng)的財(cái)務(wù)信息。該業(yè)務(wù)中的單據(jù)編號規(guī)則如下所示：訂單類型采購訂單編號進(jìn)口原料的采購訂單銷售合同號-M完工成品的采購訂單合同號-1外運(yùn)費(fèi)用采購訂單銷售合同號-F24公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用傭金采購訂單銷售合同號-C雜項(xiàng)費(fèi)用采購訂單銷售合同號-Z代理業(yè)務(wù)的處理這里所指的代理業(yè)務(wù)僅涉及代理費(fèi)用的收取，不存在物權(quán)的轉(zhuǎn)移，不結(jié)轉(zhuǎn)主營業(yè)務(wù)收入和成本，因此建議相關(guān)的帳務(wù)通過財(cái)務(wù)模塊來完成，不由業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行信息傳遞。但是出于風(fēng)險(xiǎn)控制的考慮，建議代理進(jìn)口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中錄入計(jì)劃采購訂單，并在訂單題頭彈性域中記錄委托方的名稱。對該種訂單將不進(jìn)行發(fā)放或接收，因此不會產(chǎn)生財(cái)務(wù)信息。注：如果不能獲得明晰的代理進(jìn)口業(yè)務(wù)的供應(yīng)商信息，那么可以根據(jù)委托方選擇虛擬供應(yīng)商“代理供應(yīng)商——委托加工方名稱”。代理出口業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容參見銷售業(yè)務(wù)解決方案。內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)的處理內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)發(fā)生較少，無需建立銷售訂單與采購訂單之間的對應(yīng)關(guān)系，銷售訂單的簽訂與采購訂單之間不存在任何關(guān)聯(lián)關(guān)系，因此建議按照標(biāo)準(zhǔn)的采購與銷售訂單流程進(jìn)行處理。總部銷售生產(chǎn)基地物品業(yè)務(wù)：方案一：總部光電部與精密光電部簽訂對外銷售合同之前，與采購部相關(guān)人員協(xié)商確定是否從生產(chǎn)基地采購。如果是從生產(chǎn)基地采購，則在銷售模塊輸入銷售訂單，指明從生產(chǎn)基地的庫存組織發(fā)貨。采購部人員按照訂單要求協(xié)調(diào)生產(chǎn)基地的生產(chǎn)，運(yùn)用發(fā)運(yùn)通知單通知生產(chǎn)基地發(fā)運(yùn)，由銷售人員(待定)在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn)。系統(tǒng)將自動(dòng)按照轉(zhuǎn)移價(jià)格生成總部與生產(chǎn)基地之間的應(yīng)收應(yīng)付發(fā)票。采購人員無需在系統(tǒng)中建立采購訂單。具體流程如下圖：25公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用產(chǎn)生的會計(jì)分錄如下：生產(chǎn)基地：借：應(yīng)收帳款(公司間)貸借：應(yīng)收帳款(公司間)貸：主營業(yè)務(wù)收入貸：存貨借：主營業(yè)務(wù)成本應(yīng)借：主營業(yè)務(wù)成本應(yīng)交增值稅－進(jìn)項(xiàng)稅借：應(yīng)收帳款貸：應(yīng)付帳款(公司間)貸：主營業(yè)務(wù)收入貸：應(yīng)付帳款(公司間)應(yīng)交增值稅－銷項(xiàng)稅方案二：由于生產(chǎn)基地生產(chǎn)的物品大多需要入北方光電的自備庫，并且開出發(fā)票要求北方光電付款。北方光電財(cái)務(wù)需要確認(rèn)庫存與應(yīng)付帳款，待業(yè)務(wù)員拿到提單，再確認(rèn)銷售收入，結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。跨OU銷售無法產(chǎn)生中轉(zhuǎn)庫存，因此建議以下步驟：1.光電部業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中按照自營出口的流程由銷售訂單生成采購定單，并下達(dá)至生產(chǎn)基地。2.生產(chǎn)基地的生產(chǎn)計(jì)劃經(jīng)辦在系統(tǒng)中錄入對北方光電的銷售訂單3.在發(fā)運(yùn)至光電自備庫時(shí)，在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn)4.光電業(yè)務(wù)員進(jìn)行接收入庫操作，財(cái)務(wù)確認(rèn)庫存26公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用5.待發(fā)運(yùn)至客戶時(shí)，在光電部業(yè)務(wù)員根據(jù)提單在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn)注：關(guān)于銷售業(yè)務(wù)的具體處理參見銷售業(yè)務(wù)解決方案?？偛繛樯a(chǎn)基地進(jìn)行的長期框架性采購由總部采購部人員在系統(tǒng)中錄入一攬子協(xié)議類型的采購訂單，在訂單中明確供應(yīng)商、采購物品編碼、數(shù)量、單價(jià)、到期日等信息?？梢砸?guī)定該物品價(jià)格是否可以更改，如果更改，價(jià)格上限是多少，并可以進(jìn)行該一攬子協(xié)議采購總額的控制。待生產(chǎn)基地需要該物品時(shí)在系統(tǒng)中對訂單進(jìn)行發(fā)放。生產(chǎn)基地：生產(chǎn)基地的采購包括對總部建立的一攬子協(xié)議的發(fā)放、零星物料的采購等。采用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行，即創(chuàng)建采購訂單/采購發(fā)放、接收、入庫。6.2訂單內(nèi)容業(yè)務(wù)需求采購合同編碼：1.總部目前的幾個(gè)部門存在不同的采購訂單編碼規(guī)則，例如：輕工部：QG020514F－XXX機(jī)械部：ABBJXEN28JXF表示：機(jī)械部員工張卓飛在2002年5月28日的采購合同號270af400af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.doc照明部與光電部沒有明確的采購訂單編碼規(guī)則，業(yè)務(wù)員根據(jù)自己的喜好進(jìn)行編制。目前的點(diǎn)石系統(tǒng)可以打印采購訂單文本。2.照明部與光電部沒有明確的采購訂單編碼規(guī)則，業(yè)務(wù)員根據(jù)自己的喜好進(jìn)行編制。目前的點(diǎn)石系統(tǒng)可以打印采購訂單文本。2.生產(chǎn)基地沒有采購訂單編碼。采購訂單編碼規(guī)則有待統(tǒng)一。采購訂單一般不存在外幣訂單。采購價(jià)格是含稅價(jià)，并且可以部分或全部退稅。解決方案北方光電1.采購訂單編號不同于銷售訂單的訂單編號，采購訂單編號可以用于手工輸入，不僅將不同的采購業(yè)務(wù)類型分開，而且可以直接輸入進(jìn)口合同號或相關(guān)聯(lián)的銷售合同號。采購業(yè)務(wù)類型的編號:型描述則1處理自營出口業(yè)務(wù)的國內(nèi)采業(yè)務(wù)引入的出口合同編號＋序號(－1)3處理自營進(jìn)口業(yè)務(wù)4作價(jià)業(yè)務(wù)處理不作價(jià)的進(jìn)料加工業(yè)務(wù)M4價(jià)業(yè)務(wù)處理作價(jià)的進(jìn)料加工業(yè)務(wù)的原料采購和成品采購業(yè)務(wù)成品采購：引入的出口合同編號-I(1,2…)5理進(jìn)口業(yè)務(wù)處理代理進(jìn)口業(yè)務(wù)6處理內(nèi)貿(mào)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)貿(mào)合同編號2.為生產(chǎn)基地制定的長期框架合同編碼：由于長期框架協(xié)議無須跟任何銷售訂單關(guān)聯(lián)，建議一攬子采購協(xié)議編碼為采購員負(fù)責(zé)的產(chǎn)品代碼(2位)＋年月日(6位)＋兩位流水號。生產(chǎn)基地1.采購合同編號：在發(fā)放一攬子采購協(xié)議時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)對發(fā)放進(jìn)行流水編號280af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.doc公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用CommentedCommented[Y1]:Page:28零星采購物料的采購申請編碼建議為采購員代碼＋年＋月＋日＋兩位流水號。其中采購員代碼按照采購員負(fù)責(zé)采購的物品類別確定。北方光電與生產(chǎn)基地：1.采購訂單編號的錄入：可以由業(yè)務(wù)員手工輸入采購合同編號。系統(tǒng)提供兩個(gè)字段輸入編號：1)采購訂單號：主要業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的統(tǒng)計(jì)參考字段。2)說明：說明字段，可以錄入合同編號的參考信息。2.標(biāo)準(zhǔn)合同文本的打印建議方案如下：系統(tǒng)可以打印采購訂單，但內(nèi)容僅限于供應(yīng)商、采購物品編碼、單位、數(shù)量、單價(jià)、到貨日期、收貨地點(diǎn)等主要條款，而且格式較為較亂。建議在外部系統(tǒng)中制作合同文本，例如WORD，然后作為訂單附件附加在采購訂單上。訂單生成后，系統(tǒng)可以將訂單數(shù)據(jù)導(dǎo)出，OFFICE支持導(dǎo)出的TXT格式文件，然后可以粘貼在WORD或EXCEL模板上編輯，操作比較簡便。6.3訂單安全性業(yè)務(wù)需求北方光電采購訂單由業(yè)務(wù)人員建立，經(jīng)過相應(yīng)的審批后，最終與供應(yīng)商簽訂采購合同。具體的采購合同審批流程參見BPR相關(guān)流程與操作手冊文檔。采購訂單審批之前，只有制定采購訂單的員工可以修改、取消。生產(chǎn)基地采購訂單由采購經(jīng)辦根據(jù)年初簽訂的長期框架協(xié)議訂立。由于各采購經(jīng)辦分別負(fù)責(zé)不同類別產(chǎn)品的采購，因此各采購經(jīng)辦之間沒有業(yè)務(wù)重疊，也不必相互查詢采購訂單的信息，不允許更改、取消其他業(yè)務(wù)員的采購訂單。部門經(jīng)理和公司經(jīng)理可以更改、取消采購訂單。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)訂單的價(jià)格不同于價(jià)格合同的價(jià)格時(shí)，需要部門經(jīng)理審批。解決方案系統(tǒng)通過安全層次與訪問層次決定誰對訂單可以進(jìn)行什么樣的操作?？紤]到安全層次運(yùn)用“層次結(jié)構(gòu)”時(shí)，可能在人員變動(dòng)時(shí)發(fā)生審批傳遞的問題，建議29公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用通過將采購訂單的菜單掛給相關(guān)的人員實(shí)現(xiàn)對安全性的控制。訪問層次定為僅查看，保證所有人員可以查看訂單內(nèi)容，而無法對其他采購員制作的采購訂單進(jìn)行修改、取消、關(guān)閉等操作。30公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用7采購接收與退貨7.1采購接收控制業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購物品不存在物品的實(shí)際入庫，但財(cái)務(wù)上需要在貨物發(fā)運(yùn)后，根據(jù)提單等在系統(tǒng)中記錄庫存，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，確認(rèn)銷售收入。采購部為光電部進(jìn)行的采購需要進(jìn)自備庫，財(cái)務(wù)根據(jù)入庫通知單進(jìn)行記帳。貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購物品發(fā)運(yùn)前必須進(jìn)行商檢，可能自行按批抽檢或要求第三方檢驗(yàn)。采購部為光電部進(jìn)行的采購區(qū)別供應(yīng)商的合作情況，如果是長期供應(yīng)商則不進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)可能在倉庫或工廠進(jìn)行。采購品沒有質(zhì)量代碼，不允許替代品接收。貿(mào)易部(照明部)中存在無訂單接收的情況，即在急需某種物品的情況下，可能先讓供應(yīng)商發(fā)貨，再補(bǔ)采購訂單的情況。采購接收數(shù)量誤差一般在合同有所規(guī)定，但一般不會出現(xiàn)誤差，主要考慮裝柜的情況。允許接收日期誤差，在合同商定的誤差內(nèi)都可以接受，超出誤差則協(xié)商處理。貿(mào)易一部、貿(mào)易二部一般不退貨，僅進(jìn)行讓步賠償。光電部也采取先協(xié)商的方法，如果一定要退貨，則一般進(jìn)行換貨。由客戶將物品發(fā)回至本公司倉庫，或直接退回至供應(yīng)商，在下筆業(yè)務(wù)中進(jìn)行沖減。生產(chǎn)基地采購物品入庫前一般需要檢驗(yàn)，由質(zhì)保部對光學(xué)材料、金工結(jié)構(gòu)、包裝材料、橡膠等進(jìn)行抽檢，通過檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的則合格品接收入庫，不合格品退回供應(yīng)商，并進(jìn)行相應(yīng)的記帳。檢驗(yàn)結(jié)果在入庫單上進(jìn)行記錄。對于未通過檢驗(yàn)的貨物成批退回至供應(yīng)商。采購接收的數(shù)量差異沒有明確規(guī)定容限，到貨的數(shù)量多于訂單數(shù)量，可以接收入庫，但不增加應(yīng)付帳款；到貨數(shù)量少于訂單數(shù)量時(shí)，與供應(yīng)商協(xié)商處理。采購接收時(shí)間上沒有嚴(yán)格的規(guī)定，提前或一定程度的拖延都是可以接受的。接收客戶退貨時(shí)需要先接收，檢驗(yàn)后方可入庫。檢驗(yàn)屬于合格品的入成品庫，否則入不合格品庫。31公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用解決方案北方光電考慮總部貿(mào)易類企業(yè)物料監(jiān)控的特殊性，建議采用“直接入庫”的接收路徑。在系統(tǒng)中進(jìn)行一步操作，即可完成接收與入庫。對于物品質(zhì)量的現(xiàn)場檢驗(yàn)則在系統(tǒng)外進(jìn)行。對于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動(dòng)為“警告”。不允許替代接收，不允許無訂單接收。接收單采用流水編號。生產(chǎn)基地生產(chǎn)材料接收入庫前都需要進(jìn)行檢驗(yàn)，建議采用“標(biāo)準(zhǔn)接收”的接收路徑。即在系統(tǒng)中進(jìn)行兩步動(dòng)作：1)接收，在系統(tǒng)中生成接收單2)入庫，明確進(jìn)入的子庫存，增加庫存數(shù)量與資產(chǎn)如果需要記錄檢驗(yàn)情況，可以錄入檢驗(yàn)的不合格品數(shù)量，記錄質(zhì)量等級等。對于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動(dòng)為“警告”。接收單據(jù)無需與采購訂單掛接，建議采用自動(dòng)流水編碼。7.2采購?fù)素洏I(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購?fù)素浐苌侔l(fā)生。采購部為光電部進(jìn)行的采購?fù)素浛赡茉谌霂烨盎蛉霂旌筮M(jìn)行。即使出現(xiàn)退貨，也不進(jìn)行財(cái)務(wù)處理，而是根據(jù)雙方協(xié)商進(jìn)行換貨等。生產(chǎn)基地如果整批貨物經(jīng)檢驗(yàn)未達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)，則不入庫退回供應(yīng)商。如果整批貨物雖然存在不合格品，但是達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)的，將合格品入相應(yīng)的資產(chǎn)類庫房，不合格品入不合格品庫，與生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的不合格品一起退回供應(yīng)商，進(jìn)行換貨，對原采購訂單的應(yīng)付帳款不產(chǎn)生任何影響。32公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用0af40e334f2d5c5da690d6f1de078cca.公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用解決方案北方光電1.采購和銷售價(jià)格沒有變化的換貨直接在應(yīng)付模塊錄入運(yùn)費(fèi)等實(shí)際費(fèi)用的發(fā)票。不在銷售模塊和采購模塊做任何記錄。2.采購和銷售價(jià)格有變化的換貨和其它退貨對于這種情況，采購模塊分成兩筆業(yè)務(wù)處理。首先做一筆標(biāo)準(zhǔn)的采購?fù)素洠僦匦伦鲆还P標(biāo)準(zhǔn)的采購訂單和接收。換貨流程：1)在銷售模塊做RMA型退貨訂單，預(yù)定和審批通過；2)在采購接收中查找到該RMA型退貨訂單，接收產(chǎn)生收據(jù)、建議采用直接入庫接收路徑進(jìn)行接收；3)在采購模塊中做采購?fù)素?，退回供?yīng)商。4)在應(yīng)付模塊中做借項(xiàng)通知單，沖銷原采購合同的發(fā)票；5)取消原有采購訂單；6)采購業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中錄入新的采購訂單，正常接收、入庫；7)在應(yīng)付模塊中重新做發(fā)票，匹配；8)在銷售模塊重新發(fā)貨生產(chǎn)基地：生產(chǎn)基地的退貨主要是將不合格品或廢品退回供應(yīng)商。分兩種情況1，退貨：供應(yīng)商送來的物料經(jīng)過抽撿，或全檢有不合格品，可以直接退回供應(yīng)商，或先入廢品庫，再退回供應(yīng)商。在應(yīng)付模塊中做借項(xiàng)通知單