企業(yè)外貿(mào)業(yè)務(wù)作業(yè)流程

\o"評分0"外貿(mào)業(yè)務(wù)操作步驟一、用戶詢價及報價：業(yè)務(wù)人員在國外采購商詢價，做出產(chǎn)品報價前，應(yīng)了解用戶基礎(chǔ)信息，包含是否終端用戶、年采購能力、消費(fèi)區(qū)域，和產(chǎn)品用途、規(guī)格及質(zhì)量要求，我企業(yè)是否能夠生產(chǎn)等。對于外商詢價，需要在收到郵件當(dāng)日回復(fù)；特殊情況需要延期，應(yīng)立即向外商解釋及大約需要時間。對于外商產(chǎn)品報價，如新產(chǎn)品或需要重新核實成本老產(chǎn)品，應(yīng)立即做好成本核價單，在核價單上寫清楚用戶各項要求，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后發(fā)給設(shè)計部人員，企業(yè)設(shè)計科經(jīng)核實出成本后立即發(fā)給總經(jīng)理核價，收到總經(jīng)理確定價格立即發(fā)給用戶；員工在做好核價單及報價后應(yīng)在核價報價記錄表上做好登記，并催促設(shè)計員立即核實成本。對于定單數(shù)量較大，外商所能接收價格低于總經(jīng)理核實價格，業(yè)務(wù)人員應(yīng)先上報部門經(jīng)理并報總經(jīng)理同意后實施。對于C&F及CIF報價，需要我方辦理運(yùn)輸、保險或需要進(jìn)行法定檢驗等事項，業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先聯(lián)絡(luò)相關(guān)中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行確定相關(guān)費(fèi)用，選擇中介機(jī)構(gòu)應(yīng)考慮業(yè)務(wù)熟練、服務(wù)效率高及收費(fèi)合理。

二、樣品安排1、對于外商寄樣要求，標(biāo)準(zhǔn)上對方負(fù)擔(dān)2~3倍產(chǎn)品單價及郵寄費(fèi)。在收到正式訂單后，能夠返還多收樣品費(fèi)用。特殊情況，如關(guān)系比很好老用戶，我方能夠免收樣品費(fèi)（視樣品數(shù)量和金額而定），但標(biāo)準(zhǔn)上運(yùn)費(fèi)仍需用戶負(fù)擔(dān)（視金額而定），報部門經(jīng)理（主管）同意后實施。費(fèi)用較大，需報總經(jīng)理同意后實施。對于外商需要打樣，業(yè)務(wù)人員應(yīng)和生產(chǎn)部門協(xié)調(diào)，確保樣品質(zhì)量及規(guī)格符合要求；外商對于產(chǎn)品有包裝或嘜頭要求，正式包裝或印刷前需經(jīng)外商確定。樣品包裝前員工需親自檢驗，拍照和做好相關(guān)產(chǎn)品統(tǒng)計并通知包裝人員相關(guān)包裝要求，樣品未經(jīng)檢驗不得安排包裝和快遞。如需要設(shè)計部對樣品進(jìn)行產(chǎn)品資料留底，應(yīng)在包裝前通知設(shè)計部人員對樣品進(jìn)行樣品資料搜集和留底。員工要跟蹤樣品生產(chǎn)進(jìn)度，確保樣品交貨日期符適用戶要求，如碰到較多樣品在生產(chǎn)，則需依據(jù)用戶關(guān)鍵性安排好樣品生產(chǎn)次序，并向不能按時交樣用戶解釋原因，特殊情況需要生產(chǎn)車間配合，應(yīng)申報部門經(jīng)理并和生產(chǎn)部經(jīng)理溝通協(xié)調(diào)處理。員工下樣品單及郵寄出樣品后需在樣品記錄表上做好登記。三、簽署協(xié)議1、員工跟用戶約定好付款條件，產(chǎn)品具體規(guī)格要求及包裝要求等后方可做PI給用戶，確保產(chǎn)品單價包含用戶要求各項產(chǎn)品要求，如用戶訂單需要拼箱，需要通知用戶接收USD150~200拼箱費(fèi)用。2、交貨日期：在發(fā)給用戶PI之前一定要跟生產(chǎn)部協(xié)商好本企業(yè)可接收交貨日期并通知用戶，待用戶確定并收到用戶回簽PI后或確定郵件后制作生產(chǎn)確定單，在部門經(jīng)理簽字后發(fā)給工廠相關(guān)人員，以供相關(guān)部門提前做生產(chǎn)計劃及備料，收單人員需在文件去向表上簽字以確定收到文件。3、付款方法上，標(biāo)準(zhǔn)上考慮前TT全部或部分作為定金，剩下見提單COPY件付款，如新用戶或部分小國家和不發(fā)達(dá)國家用戶，標(biāo)準(zhǔn)上要求收到余款再安排發(fā)貨和船運(yùn)。用戶要求付款條件為信用證，需申報部門經(jīng)理（主管）同意，標(biāo)準(zhǔn)上只接收即期信用證，且員工必需通知用戶先將信用證初稿發(fā)給本企業(yè)檢驗確定后方可開出正本信用證，在收到用戶信用證初稿后員工和單證員均需對信用證初稿進(jìn)行審核，發(fā)覺本企業(yè)無法接收條款，應(yīng)立即通知用戶修改。4、假如是用戶返單，返單時間假如超出6個月，需要對返單產(chǎn)品按目前原材料成本和工人工資情況重新核實正本，并結(jié)合目前匯率更新價格，在得到用戶確定后方可做PI給用戶。5、生產(chǎn)確定單做好后需在業(yè)務(wù)記錄表上做好意向性訂單登記，待正式下單后將訂單統(tǒng)計移至正在生產(chǎn)訂單項下，如訂單金額或交貨日期有更改，需將數(shù)據(jù)更正。四、安排生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)上，企業(yè)在收到外商定金及信用證正本后，開始安排生產(chǎn)計劃，組織貨源，進(jìn)行生產(chǎn)。需要提前生產(chǎn)或備料，需向部門經(jīng)理及總經(jīng)理匯報同意后方可實施。在收到訂金或正本信用證后，員工需立即做好協(xié)議和生產(chǎn)指令單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后組織企業(yè)生產(chǎn)部，采購部和設(shè)計部相關(guān)人員召開協(xié)議評審會議，員工應(yīng)通知設(shè)計科同事將全部產(chǎn)品圖紙準(zhǔn)備好，以備評審會上評審之用。員工應(yīng)在會議上說清用戶各項要求及交貨日期.生產(chǎn)指令單下發(fā)后應(yīng)在文件去向表上做好簽收登記。正式下單后，員工應(yīng)將協(xié)議和生產(chǎn)指令單復(fù)制至業(yè)務(wù)協(xié)議資料文件夾下面，并將協(xié)議復(fù)印件交予財務(wù)部門并在文件去向表上做好簽收統(tǒng)計。協(xié)議評審會議后員工應(yīng)立即將產(chǎn)品圖紙復(fù)印并發(fā)放給生產(chǎn)部和采購部，并在圖紙領(lǐng)用記錄表上做好簽收統(tǒng)計，在訂單完成生產(chǎn)后催促領(lǐng)用部門歸還圖紙并做好簽收統(tǒng)計。員工應(yīng)該在下單后最短時間內(nèi)跟用戶確定好包裝和紙箱嘜頭及印刷品要求，最遲應(yīng)出貨日前15天內(nèi)將包裝指示書和嘜頭指示書和印刷品清單做好，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后下發(fā)到相關(guān)部門，如分批交貨訂單則需要在第一批貨交貨前15天跟用戶確定好各項要求。全部文件下發(fā)后需在文件統(tǒng)計表上做好簽收登記。在訂單生產(chǎn)階段，業(yè)務(wù)人員應(yīng)多到生產(chǎn)車間了解訂單生產(chǎn)進(jìn)度，并對產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)行抽檢，確保產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量、包裝、生產(chǎn)進(jìn)度等符適用戶要求，如發(fā)覺問題應(yīng)立即和相關(guān)部門協(xié)調(diào)處理，并上報部門經(jīng)理，如不能協(xié)商處理或處理措施會給企業(yè)造成直接損失，應(yīng)上報總經(jīng)了處理。如有用戶需提前交貨，應(yīng)第一時間跟生產(chǎn)部溝通并上報部門經(jīng)理，需本企業(yè)確定方可確定給用戶。員工在訂單包裝階段應(yīng)對產(chǎn)品做好拍照留底，將產(chǎn)品試裝，包裝過程，嘜頭和標(biāo)貼等全部拍好照片并具體統(tǒng)計保留到電腦上。驗貨及出貨安排無驗貨要求訂單：員工應(yīng)在訂單工廠出貨前10天將出貨清單做好，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后下發(fā)給相關(guān)部門。有驗貨要求訂單：應(yīng)在出貨前10天向用戶提交驗貨申請，在確定驗貨日期后應(yīng)立即通知生產(chǎn)部門和質(zhì)檢部相關(guān)人員，驗貨日期必需要先跟生產(chǎn)部確定后方可提交申請。員工應(yīng)在驗貨日前2天做好驗貨接送單給行政部及其它相關(guān)部門人員。員工需了解用戶驗貨員是直屬用戶企業(yè)還是第三方驗貨企業(yè)，并通知部門經(jīng)理。驗貨后員工應(yīng)在驗貨員未將驗貨匯報發(fā)出去之前將驗貨情況上報部門經(jīng)理及生產(chǎn)部門，如有問題，應(yīng)立即跟驗貨員協(xié)商處理，方便影響訂單出貨。驗貨結(jié)果需第一時間通知企業(yè)倉管及貨運(yùn)部門，方便安排運(yùn)輸。出貨清單上需明確注明是工廠裝柜還是運(yùn)輸?shù)缴虾Ｑb柜，并在發(fā)給相關(guān)部門時給提醒。在多種節(jié)假日尤其是國慶節(jié)，圣誕節(jié)及春節(jié)，員工應(yīng)安排好盡可能避免在這些節(jié)假日前后大量出貨，方便貨運(yùn)部門安排車輛和降低運(yùn)費(fèi)費(fèi)用。還應(yīng)結(jié)合本企業(yè)及上海倉庫實際情況，合理安排出貨，盡可能避免貨運(yùn)車輛抵達(dá)上海倉庫無法卸貨情況。本企業(yè)倉庫將貨物裝車后，單證員需按倉庫流轉(zhuǎn)單制作卸貨清單，卸貨清單上需具體寫明產(chǎn)品數(shù)量、箱數(shù)、體積、進(jìn)倉編號、司機(jī)車牌號、司機(jī)聯(lián)絡(luò)方法及倉庫地址和聯(lián)絡(luò)人，制作好后將卸貨清單發(fā)給倉儲部門轉(zhuǎn)交給司機(jī)。單證員需將卸貨清單留底并在出貨統(tǒng)計表上做好統(tǒng)計。如有延遲交貨，需跟用戶確定好后再安排出貨，尤其是信用證付款條件，標(biāo)準(zhǔn)上應(yīng)要求用戶修改信用證，待收到修改信用證后再安排發(fā)貨，老用戶或大用戶也應(yīng)收到用戶確定郵件后方可安排發(fā)貨。員工應(yīng)在出貨清單做好后將復(fù)印件交財務(wù)一份，并在電腦上復(fù)制一份到業(yè)務(wù)協(xié)議資料文件夾下面，全部簽收人員必需在文件去向表上做好簽收登記。訂艙訂艙時間安排1.1對于FOB貨，員工需提前10天將托辦單等全套單據(jù)制作好，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后交單證員安排訂艙。員工應(yīng)在開船前聯(lián)絡(luò)本企業(yè)代理及用戶指定貨代，將船運(yùn)詢價表做好并交部門經(jīng)理簽字。1.2對于C&F、CIF價格條款，業(yè)務(wù)人員應(yīng)在發(fā)貨前15天向貨代問詢海運(yùn)費(fèi)，員工應(yīng)向多家貨代企業(yè)詢價，以取得最優(yōu)運(yùn)價，確定航線和運(yùn)價后將船運(yùn)詢價表填好，隨其它全套單據(jù)交部門經(jīng)理簽字后再將轉(zhuǎn)交單證部正式訂艙。2、員工應(yīng)在托辦單上具體寫明出貨日期，預(yù)訂船期，貨代企業(yè)名稱和聯(lián)絡(luò)方法，CONSIGNEE,NOTTIFY，目標(biāo)港和單證要求，信用證成交方法需填寫信用證號。3、單證員在收到員工托辦單后于一天內(nèi)將托書發(fā)給貨代訂艙，并將全套單據(jù)做好交部門經(jīng)理簽字。單證員需在貨物報關(guān)前將商檢做好，其它單據(jù)需在開船日前全部做好。4、單證員應(yīng)按托辦單上用戶要求具體認(rèn)真做好全部單據(jù)，確保單據(jù)無誤。信用證付款條件，應(yīng)確保全部單據(jù)符合信用證要求，盡可能避免不符點(diǎn)，如確有不符點(diǎn)產(chǎn)生，應(yīng)立即通知員工，方便員工跟用戶溝通。5、員工應(yīng)熟悉全部已托辦訂單訂艙和發(fā)貨情況，確保在截港前一天貨物已經(jīng)裝柜或運(yùn)輸?shù)綄?yīng)倉庫。6、單證員應(yīng)在開船后催促代理立即簽出提單或其它單據(jù)，尤其是航期較短，應(yīng)在通知部門經(jīng)理后安排電放提單或直接由上海代理直接寄單，確保用戶在貨柜到港之前收到全套清關(guān)單據(jù)。7、標(biāo)準(zhǔn)上本企業(yè)只接收船東提單（MBL）,不接收貨代提單（HBL）或FCR.8、標(biāo)準(zhǔn)上提單上SHIPPER只可為本企業(yè)，如用戶要求為其它企業(yè)，需上報部門經(jīng)理，通常只接收收到貨款方可顯示其它企業(yè)。9、如有托盤熏蒸要求，員工應(yīng)在出貨日前10天通知生產(chǎn)部安排運(yùn)輸托盤原料到熏蒸企業(yè)熏蒸。單證員要登記好企業(yè)送至南昌托盤數(shù)量和日期，并做好每個協(xié)議所用托盤數(shù)量和日期。八、收款結(jié)匯1、1.1收匯方法為前T/T，在收到提單后立即發(fā)全套單據(jù)COPY件給用戶，通知用戶付款，在收到尾款后方可寄單。有些新用戶，小用戶和不發(fā)達(dá)國家用戶則需收到余款后再安排訂艙。1.2收匯方法為后T/T，應(yīng)在到款日前一個星期提醒用戶付款，方便立即收匯。1.3信用證付款方法，業(yè)務(wù)人員和單證員必需細(xì)心操作，做到單證一致性，按時交單。2、員工必需確保結(jié)匯差額為正常范圍，結(jié)匯差額非正常，員工需提供書面匯報。3、全部收匯后，單證員應(yīng)對相關(guān)核銷單據(jù)進(jìn)行跟蹤，確保本企業(yè)財務(wù)部門立即到外管局、稅務(wù)局辦理核銷、退稅。4、每次外匯到賬時，單證員需將外匯付款金額，實際到賬金額，協(xié)議號，到賬日期列一張清單交部門經(jīng)理，如發(fā)覺有外匯差額在非正常范圍，要立即通知員工查明原因。用戶來訪員工應(yīng)在用戶通知來訪時通知部門經(jīng)理及總經(jīng)理，方便安排行程。員工需和用戶聯(lián)