中小企業(yè)采購管理核心制度新

XXXXX采購管理制度一、目標(biāo)：為加強(qiáng)采購計(jì)劃管理，規(guī)范采購工作，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品正常連續(xù)供給，降低采購成本，特制訂本制度。二、適用范圍本制度適適用于企業(yè)對外采購和生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料及非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、辦公用具、勞保用具采購（以下統(tǒng)稱為采購物品）。三、職責(zé)權(quán)限1、總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購管理制度審批；2、分管副總、財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)采購管理制度審核；3、人力資源行政部負(fù)責(zé)采購管理制度制訂。4、經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品（物資）采購由企管部負(fù)責(zé)；非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、辦公用具、勞保用具采購由人力資源行政部負(fù)責(zé)。四、采購標(biāo)準(zhǔn)1、詢價(jià)比價(jià)標(biāo)準(zhǔn)物品采購必需有三家以上供給商提供報(bào)價(jià)，在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、用戶群等原因基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評定，并和供給商深入議定最終價(jià)格，臨時(shí)性應(yīng)急購置物品除外。2、一致性標(biāo)準(zhǔn)：采購人員定購物品必需和請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高情況下，采購人員須立即反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數(shù)量不能完全和請購單一致，經(jīng)審核后，差值不得超出請購量5—10%。3、低價(jià)搜索標(biāo)準(zhǔn)：采購人員隨時(shí)搜集市場價(jià)格信息，建立供給商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及最低價(jià)格，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購。4、廉潔標(biāo)準(zhǔn)：（1）自覺維護(hù)企業(yè)利益，努力提升采購物品質(zhì)量，降低采購成本。（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接收吃請，更不能向供給商伸手。（3）嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接收監(jiān)督。（4）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，廣泛掌握和采購業(yè)務(wù)相關(guān)新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。（5）工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯，不因本身工作失誤給企業(yè)造成損失。5、招標(biāo)采購標(biāo)準(zhǔn)：凡大宗或常常使用物品，全部應(yīng)經(jīng)過詢議價(jià)或招標(biāo)形式，由企管、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門共同參與，定出一段時(shí)間內(nèi)（十二個月或六個月）供給商、價(jià)格，簽署供貨協(xié)議，以簡化采購程序，提升工作效率。對于價(jià)格隨市場改變較快物品，除縮短招標(biāo)間隔時(shí)限外，還應(yīng)隨時(shí)掌握市場行情，調(diào)整采購價(jià)格。6、審計(jì)監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)：采購人員要自覺接收財(cái)務(wù)部或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對采購活動監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程中發(fā)生違犯廉潔制度行為，企業(yè)有權(quán)對相關(guān)人員依據(jù)企業(yè)《職員獎懲制度》等進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。五、采購步驟1、采購申請：物品（物資）需求部門依據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營實(shí)際需要，由企管部負(fù)責(zé)采購物品每個月25日前、由人力資源行政部負(fù)責(zé)采購物品每三個月最終30天25日前提出采購申請，填寫《請購單》，請購單要求注明名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、參考價(jià)格、用途等，若包含技術(shù)指標(biāo)，須注明相關(guān)參數(shù)、指標(biāo)要求。按采購申請步驟，由各相關(guān)部門審批，經(jīng)總經(jīng)理同意后交采購部門采購。各審核步驟對采購申請?zhí)岢鲎h異者，應(yīng)于2個工作日內(nèi)將意見反饋給采購申請部門。2、詢價(jià)比價(jià)議價(jià)：（1）每一個物品（物資）標(biāo)準(zhǔn)上需兩家以上供給商進(jìn)行報(bào)價(jià)。（2）采購員接到報(bào)價(jià)單后，需進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)，并填寫《詢價(jià)統(tǒng)計(jì)表》，按低價(jià)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購。（3）屬下列情況者，無須進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)：獨(dú)家代理、獨(dú)家制造、專賣品、原廠零配件無代用具，但仍需留下報(bào)價(jià)統(tǒng)計(jì)。3、樣品提供和確定：（1）若須進(jìn)行樣品提供和確定，須確定送樣周期，由采購人員負(fù)責(zé)追蹤，收到樣品后，須第一時(shí)間送交需求部門進(jìn)行確定，必需時(shí)需會同財(cái)務(wù)部等部門相關(guān)人員給予確定。（2）對于需要保留樣品，須作封樣處理，方便以后作收貨比較。4、供給商選擇：（1）含有正當(dāng)經(jīng)營主體者。（2）品質(zhì)、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等條件良好者。（3）信譽(yù)良好者。（4）用戶認(rèn)可供給商。采購人員須建立供給商信息臺帳。5、協(xié)議簽定：（1）供給商經(jīng)送樣審查合格后，由采購部門和選定供給商簽署協(xié)議。（2）交易發(fā)生爭吵時(shí)，依據(jù)協(xié)議核定條款進(jìn)行處理。6、進(jìn)度跟催（1）為確保按時(shí)交貨，采購人員應(yīng)提前采取電話、傳真或親自到供給商處跟催，以確保物品（物資）能適時(shí)供給。（2）若采購物品（物資）無法在預(yù)定時(shí)間內(nèi)交貨，采購人員須提前通知需求部門，尋求處理措施，并須重新和供給商確定新交貨期，并知會需求部門。7、驗(yàn)收入庫：采購物品（物資）到企業(yè)后，屬經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品（物資）、非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、大宗勞保用具等經(jīng)需求部門驗(yàn)收，辦公用具等常見具經(jīng)庫管驗(yàn)收合格后，庫管開具《入庫單》，按步驟辦理入庫手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，由驗(yàn)收部門通知采購部門，2日內(nèi)辦理換（退）貨手續(xù)。8、對帳付款：采購物品（物資）辦理入庫后，由采購員憑《入庫單》按協(xié)議或約定付款方法辦理付款手續(xù)。9、采購步驟圖：（附后）六、考評：凡違反本制度人員，依據(jù)企業(yè)相關(guān)管理制度進(jìn)行處罰。七、本制度解釋權(quán)歸人力資源行政部，自公布之日起實(shí)施。八、本制度附件：1、《XXXXX請購單》2、《XXXXX詢價(jià)統(tǒng)計(jì)表》XXXXXXXX集團(tuán)XXXX年XX月XX日

采購步驟圖步驟作業(yè)要求統(tǒng)計(jì)表單責(zé)任單位/人采購申請采購申請驗(yàn)收入庫對帳/整理付款資料詢價(jià)比價(jià)議價(jià)樣品提供確定簽署采購協(xié)議進(jìn)度跟催供給商選擇接收請購單驗(yàn)收入庫對帳/整理付款資料詢價(jià)比價(jià)議價(jià)樣品提供確定簽署采購協(xié)議進(jìn)度跟催供給商選擇接收請購單1、物資需求部門依據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營實(shí)際需要填寫請購單請購單需求部門1、接收已核準(zhǔn)請購單請購單采購員1、采購人員依需求緩急，參考采購歷史統(tǒng)計(jì)或供給商所提供資料，最少精選兩家以上供給商進(jìn)行比價(jià)和議價(jià)詢價(jià)統(tǒng)計(jì)表采購員1、以滿足需求部門所提出性能、指標(biāo)、品質(zhì)為標(biāo)準(zhǔn)申請單采購員1、依優(yōu)質(zhì)低價(jià)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行選擇詢價(jià)統(tǒng)計(jì)表需求部門/企管部/采購員1、依據(jù)供需雙方確定條件簽署協(xié)議采購協(xié)議采購員1、依據(jù)協(xié)議或約定交貨期進(jìn)行跟蹤確定，發(fā)生異常立即處理采購協(xié)議采購員1、按采購需求進(jìn)行驗(yàn)收，辦理入庫手續(xù)入庫單庫管員/需求部門1、庫管員按已辦妥請購單、送貨單整理匯總2、采購員依據(jù)庫管員提供相關(guān)資料進(jìn)行對帳，到財(cái)務(wù)部辦理付款送貨單發(fā)票支付憑證庫管員采購員XXXXX請購單申請單位：申請日期：年月日編號：序號物品名稱廠家/品牌緩急程度規(guī)格型號單位需求數(shù)量用途需用日期庫存請購數(shù)量備注經(jīng)辦人：部門責(zé)任人：申請部門分管領(lǐng)導(dǎo)：企管部（人力資源行政部）審核：審核部門分管領(lǐng)導(dǎo)：財(cái)務(wù)總監(jiān)：總經(jīng)理：庫管：XXXXX詢價(jià)統(tǒng)計(jì)表編號：序號物料名稱規(guī)格/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)付款及開票方法單位數(shù)量單價(jià)累計(jì)報(bào)價(jià)單位報(bào)價(jià)人聯(lián)絡(luò)方法確定供給商采購員：采購部門責(zé)任人：分管領(lǐng)導(dǎo)：財(cái)務(wù)總監(jiān)