無紙化會議系統(tǒng)建設(shè)方案

無紙化會議系統(tǒng)解決方案產(chǎn)品背景企業(yè)現(xiàn)場會議問題通過調(diào)研和客戶訪談，企業(yè)會議存在如下需求和開展過程中的痛處：開會的準(zhǔn)備周期長、效率低，要經(jīng)過打印、裝訂、分發(fā)、簽到、收集投影資料等過程，效率有待提高。會議成本高，打印或復(fù)印大量會議資料，耗費(fèi)大量的紙張，還存在裝訂出差錯(cuò)的可能；含有經(jīng)營數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃案、市場營銷案等高度保密的會議資料的打印和分發(fā)，會導(dǎo)致泄密?，F(xiàn)場會議或大型會議坐后排參會者在看會議資料時(shí)，看不清的阻礙；移動辦公的需求，想要輕便、簡單而又高效；會前閱讀會議材料，需要標(biāo)記或者筆記資料內(nèi)容和自己觀點(diǎn)，但缺少一種工具在會前和會中都可方便使用。使用自動化會議系統(tǒng)的好處針對企業(yè)會議的問題和痛處，通過使用自動化會議系統(tǒng)，我們可以解決如下問題：提高辦公效率。將會議過程中的各環(huán)節(jié)無紙化、無線化，將多種信息化技術(shù)融入會議的各環(huán)節(jié)、貫穿會議全過程，將頻繁召開的會議全部搬上電子平臺，這樣管理者可以在更短時(shí)間內(nèi)完成多于以往的任務(wù)。降低辦公成本，包括打印、復(fù)印、裝訂、會議配套設(shè)備(投影儀、移動白板、白板筆等)所產(chǎn)生的費(fèi)用；解決會議投影內(nèi)容看不清，姿勢累的問題；滿足移動辦公需求，帶平板、筆記本、手機(jī)即可參會，輕便、簡單、高效；不需要每個(gè)會議室都配備投影儀，系統(tǒng)通過同屏可以起到同屏瀏覽的效果，沒有投影儀也可聚焦重點(diǎn)；使用前后的對比使用自動化會議系統(tǒng)場景一：使用前：開一些領(lǐng)導(dǎo)決策的相關(guān)會議，綜合部或者會議服務(wù)者要為各個(gè)與會領(lǐng)導(dǎo)打印相關(guān)資料，以便會上查看材料和發(fā)言。這一項(xiàng)準(zhǔn)備工作，非常耗費(fèi)時(shí)間，也難免出錯(cuò)，同時(shí)耗費(fèi)大量耗材成本。尤其是當(dāng)有大量文檔的時(shí)候，此問題更嚴(yán)重。作為參會者，可能自己帶筆記本電腦入會，也可能直接使用打印的資料。使用后：會議資料無需再打印，只需把會議資料上傳到服務(wù)端就已經(jīng)準(zhǔn)備完畢。每一位參會者都會有一臺安裝“無紙化無線會議客戶端”的平板，相當(dāng)于一個(gè)“個(gè)人會議終端”，可通過無線網(wǎng)絡(luò)訪問到已經(jīng)準(zhǔn)備好的會議資料。無需麻煩的用筆記本或使用打印的資料。使用自動化會議系統(tǒng)場景二：使用前：會議參會者眾多，后排總有人看不清投影內(nèi)容。使用后：通過“個(gè)人會議終端”，可方便瀏覽已上傳的會議材料，選擇同屏，可跟隨主講人當(dāng)前屏幕內(nèi)容。使用自動化會議系統(tǒng)場景三：使用前：領(lǐng)導(dǎo)需要發(fā)言，翻打印的資料指住某一頁并且進(jìn)行發(fā)言，所有參會者跟隨一起翻打印的資料。或者在電腦上打開該資料，然后連接投影設(shè)備，進(jìn)行發(fā)言，當(dāng)有多人需要發(fā)言時(shí)，需要切換設(shè)備等過程操作。使用后：主講人可在參會者之間切換，切換后可把已經(jīng)準(zhǔn)備好的會議資料打開，所有參會者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。應(yīng)用價(jià)值該會議系統(tǒng)是一套會議的輔助工具，通過多種終端設(shè)備的屏幕同屏，及會議相關(guān)的輔助功能，解決企業(yè)無紙化會議的需求，解決參會者就近共同查看會議資料的難題，及會議過程中的障礙，達(dá)到降低企業(yè)會議成本、加強(qiáng)企業(yè)的會議管理、提高會議溝通效率和效果的目的。二、系統(tǒng)概述系統(tǒng)組成本系統(tǒng)主要由“會議服務(wù)端”和“個(gè)人會議終端”組成。“會議服務(wù)端”主要包含會議控制服務(wù)、會議資料解析轉(zhuǎn)換服務(wù)、會議資料存儲服務(wù)等。“個(gè)人會議終端”是運(yùn)行在筆記本或移動終端上的應(yīng)用軟件，包括PC瀏覽器上WEB版本、基于移動設(shè)備的安卓客戶端應(yīng)用、IOS客戶端應(yīng)用，“個(gè)人會議終端”由個(gè)人使用，通過WIFI、3G、4G網(wǎng)絡(luò)登入會議系統(tǒng)。本產(chǎn)品與其它同類產(chǎn)品的競爭優(yōu)勢產(chǎn)品支持多種終端同時(shí)參會本產(chǎn)品支持用蘋果的iPad、安卓平板、安卓大屏手機(jī)、筆記本電腦、PC機(jī)等設(shè)備共同參會。采用PC和筆記本參會，將為企業(yè)最大化利用現(xiàn)有投資。產(chǎn)品支持多議題會議模式本產(chǎn)品根據(jù)客戶需求的反饋，為滿足集團(tuán)型企業(yè)、政企單位等現(xiàn)場會議需求，開發(fā)了同一會議多子議題的功能，滿足不同議題主講人員分別指定、分權(quán)限控制能查看的會議資料的需求。產(chǎn)品支持多種會議資料類型產(chǎn)品支持的會議資料類型有：DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。安全與穩(wěn)定性操作系統(tǒng)更優(yōu)異：會議系統(tǒng)運(yùn)行在Liunx操作系統(tǒng)平臺上，比一般廠家windows平臺的補(bǔ)丁不斷、黑客攻擊、木馬侵入等更安全和穩(wěn)定。應(yīng)用服務(wù)更安全：提供帳號的認(rèn)證、離線即刪除資料等功能，保障閱讀者的身份控制和會議資料的安全?，F(xiàn)有一些廠家是直接下載的SD卡中，能被第三方應(yīng)用使用，或者被復(fù)制。系統(tǒng)角色及權(quán)限描述1).主持人主持人可通過“會議應(yīng)用服務(wù)器”創(chuàng)建“會議”。可賦予與會人員主講權(quán)限。可控制會議進(jìn)程，切換各個(gè)會議議題。與會過程可發(fā)起“投票”會議功能。會議結(jié)束后，可查看保存的會議資料。2).主講人可上傳會議資料；可簽到會議；可操作同屏?xí)h資料，并進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)注；可全屏顯示同屏的資料；可隱藏標(biāo)注和取消一步標(biāo)注；可參與投票；可在會中載入和書寫筆記。3).參會者會中，手機(jī)、PAD、PC可同屏接收到被共享的文檔內(nèi)容；可退出同屏，自己瀏覽會議資料；可申請成為主講人；參與投票；可在會中載入和書寫筆記。4).來賓可登錄系統(tǒng)，看到屬于該來賓的當(dāng)前會議。只具有觀看權(quán)限，不能申請主講等。三、業(yè)務(wù)流程及系統(tǒng)功能核心業(yè)務(wù)流程：創(chuàng)建會議流程系統(tǒng)支持所有注冊用戶創(chuàng)建會議，董事會會議、總經(jīng)理辦公會議一般由對應(yīng)的辦公廳或綜合部秘書創(chuàng)建。該會議類型是私秘性會議，即只有被邀請的人員才能參加。具體流程見下。主講人參會流程主講人是當(dāng)前議題的主講人，每議題的主講人可分別在創(chuàng)建會議時(shí)指定。主講人進(jìn)入會議并開始演講的流程如下。一般參會者參會流程一般參會者隨會議創(chuàng)建時(shí)指定，參會者登錄會議系統(tǒng)并參會的流程如下。會議管理端功能登錄系統(tǒng)輸入系統(tǒng)的登錄信息（用戶名和密碼、驗(yàn)證碼），通過用戶身份認(rèn)證后，可登錄本系統(tǒng)并進(jìn)入會議管理控制臺。會議管理系統(tǒng)支持任一認(rèn)證用戶新建會議，并可創(chuàng)建“會議議程”及議程匹配的會議資料和參與議題討論的人員。認(rèn)證用戶可查看在線會議列表、瀏覽會議資料、查看會議詳細(xì)信息。主持人或管理員可管理會議資料。遇到會議有變更，可變更會議信息。用戶管理會議管理員可根據(jù)自身組織情況，新建、刪除、編輯企業(yè)內(nèi)會議系統(tǒng)的用戶。并根據(jù)員工情況可管理使用系統(tǒng)的狀態(tài)：正常使用、鎖定不能登錄、阻止使用。用戶組管理系統(tǒng)管理員及會議管理員可創(chuàng)建用戶組，即把經(jīng)常參加會議的人員歸集到一個(gè)組中，在創(chuàng)建會議并選擇用戶組后，組成員都將成為議題內(nèi)參會人員。會議室管理會議管理員可根據(jù)企業(yè)會議室情況，進(jìn)行會議室的新建、刪除、編輯操作。會議資料管理新建會議者可管理會議資料。包括在線查看會議資料，上傳、下載、刪除會議資料等。統(tǒng)計(jì)會議數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)會議相關(guān)數(shù)據(jù)主要從管理需要角度、業(yè)務(wù)健康度角度出發(fā)。主要包含：系統(tǒng)使用方面的報(bào)表、會議召開方面的報(bào)表、會議資料閱讀方面的報(bào)表、移動設(shè)備版本使用方面的報(bào)表。座席牌設(shè)置座位銘牌功能是僅針對會議發(fā)下平板、會后收集平板的公司提供的功能。并且該功能一般由會務(wù)秘書在會前調(diào)取出來顯示。銘牌先設(shè)置后顯示。銘牌設(shè)置背景色設(shè)置，字體大小根據(jù)終端已做到自適應(yīng)。具體操作界面見下。個(gè)人會議終端功能登錄系統(tǒng)輸入系統(tǒng)的登錄信息（用戶名和密碼），通過用戶身份認(rèn)證和設(shè)備認(rèn)證后，可登錄本系統(tǒng)并進(jìn)入會議?？焖俳〞苿咏K端可快速創(chuàng)建會議。此種會議初始所有認(rèn)證用戶可以看見，可設(shè)置密碼進(jìn)入。簽到會議簽到是在創(chuàng)建會議時(shí)由會議創(chuàng)建人設(shè)置，在入會前由參會者根據(jù)設(shè)置要求進(jìn)行簽到，簽到將會在會議結(jié)束后根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式，輸出簽到表。座席牌座位銘牌功能是僅針對會議發(fā)下平板、會后收集平板的公司提供的功能。并且該功能一般由會務(wù)秘書在會前調(diào)取出來顯示。銘牌先設(shè)置后顯示。銘牌設(shè)置背景色設(shè)置，字體大小根據(jù)終端已做到自適應(yīng)。銘牌顯示以全屏方式顯示，點(diǎn)擊銘牌后，返回前一頁內(nèi)容。呼叫會服服務(wù)呼叫會服提供參會者在會上能向會場服務(wù)人員發(fā)起呼叫服務(wù)。呼叫會服的服務(wù)類型包括：紙、筆、茶水、其它。會服人員可通過平臺可實(shí)時(shí)查看到具體服務(wù)對象和服務(wù)類型。并對服務(wù)狀態(tài)進(jìn)行跟蹤和處理。同屏文檔可通過本系統(tǒng)和無線網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行會議資料的同屏，將“主講人”屏幕文檔內(nèi)容同步顯示給參會人員的PAD、手機(jī)、PC上。自由閱讀參會人員可根據(jù)自身需要，跟隨同屏，也可以退出同屏，進(jìn)行自由瀏覽會議資料。自由閱讀時(shí)不再跟隨當(dāng)前主講人進(jìn)度。閱讀控制閱讀會議資料時(shí)，所有參會人員可進(jìn)行上/下翻頁，以及進(jìn)行預(yù)覽翻頁。如果是主講人做翻頁操作，所有參會設(shè)備將同步同屏演示文檔內(nèi)容。在瀏覽時(shí)還可文檔放大/縮小/還原會議資料，上/下移動、左/右移動會議資料。當(dāng)前主講人雙擊移動設(shè)備屏幕，可實(shí)現(xiàn)會議資料的全屏顯示，此時(shí)所有參會者的終端都將全屏顯示。同時(shí)再次雙擊關(guān)閉全屏。以上閱讀控制可完全適配觸摸屏進(jìn)行點(diǎn)擊、觸摸、雙擊等手指操作。標(biāo)注標(biāo)注功能類似現(xiàn)實(shí)場景的主講人用紅外筆在投影屏上劃的場景。同屏啟用時(shí),可使用標(biāo)注工具輔助對會議資料進(jìn)行標(biāo)注，標(biāo)注工具的操作包括：畫筆、粗細(xì)設(shè)置、顏色設(shè)置、還原、撤銷、清除等,并提供標(biāo)注的隱藏或顯示功能。當(dāng)主講人進(jìn)行標(biāo)注時(shí)，所有參會者均可見標(biāo)注內(nèi)容。保存標(biāo)注系統(tǒng)自動保存當(dāng)前主講人的文檔內(nèi)容及標(biāo)注內(nèi)容。供參會人員下載、查看。為會議紀(jì)要、會后總結(jié)等提供信息參考圖片集瀏覽可一次性打包所要瀏覽的多張圖片，在新建會議時(shí)上傳此圖片集，在個(gè)人會議終端可翻頁瀏覽圖片集，并且可同屏顯示給其他參會者。瀏覽視頻支持MP4文件的上傳，在會議中可進(jìn)行播放。會議筆記參會者可在會前及會中閱讀會議資料，并進(jìn)行筆記的記錄。筆記記錄支持“劃線”、原筆跡輸入筆記、文本輸入筆記、筆屬性設(shè)置、橡皮擦等功能。筆記記錄是用戶個(gè)人的私有記錄，不對第三方公開，筆記記錄完成后即保存，可隨時(shí)調(diào)出來進(jìn)行閱讀。投票一個(gè)會議可以發(fā)起多次投票，每一次投票都有創(chuàng)建、發(fā)起、參與、結(jié)束這4個(gè)過程。投票模式支持2種模式：1)、多選模式：從多個(gè)可選項(xiàng)中，選擇1個(gè)或多個(gè)認(rèn)同的；可選項(xiàng)數(shù)額有上限設(shè)置，可選項(xiàng)不超過上限；2)、單選模式：從多個(gè)可選項(xiàng)中，只能選擇一個(gè)。發(fā)起投票是主持人功能。每個(gè)議題可發(fā)起多次投票。單一投票可多次發(fā)起，每次都需要記錄。發(fā)起投票后，被選參會者將看到投票內(nèi)容（需要阻止其他操作），點(diǎn)擊可進(jìn)入開始投票。主持人應(yīng)能看到參與投票人員總數(shù)、實(shí)時(shí)變化的已投票總數(shù)，當(dāng)前未投票人員姓名。主持人在發(fā)起投票后，可根據(jù)情況結(jié)束投票。結(jié)束投票會匯總所有投票信息，并隨后進(jìn)行結(jié)果展現(xiàn)（見參會者中的查看投票結(jié)果）。每一次的投票結(jié)束，都需要保留投票信息，以備查看或追查。結(jié)束投票后將不再接受投票。結(jié)束投票后，結(jié)果不可更改。變更主講變更主講支持兩種模式。第一種模式：參會者申請，主講人或者主持人接到申請后，同意即申請成功；第二種模式：會議主持人在參會人員中選擇某一參會者設(shè)為主講人，可把主講人權(quán)限給目標(biāo)人員。會議進(jìn)度控制通過“開始會議、議題切換、關(guān)閉會議”的控制功能，來形成主持人的會議進(jìn)度控制臺，方便主持人進(jìn)行會議的進(jìn)度控制。其中“開始會議”、“關(guān)閉會議”將記錄時(shí)間，用于之后的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。會議議題控制主持人創(chuàng)建會議后，已經(jīng)建立多個(gè)議題。在會中，主持人可根據(jù)議題討論節(jié)奏和情況，在多個(gè)議題中進(jìn)行切換。會服服務(wù)終端功能會服人員專用終端。可查看是哪個(gè)會議、哪位用戶、需要什么服務(wù)類型。根據(jù)需求去進(jìn)行服務(wù)，并可對服務(wù)進(jìn)行進(jìn)展的跟蹤。系統(tǒng)安全及服務(wù)終端管理所有登入系統(tǒng)的移動終端設(shè)備由此功能進(jìn)行管理。系統(tǒng)內(nèi)存儲所有登錄設(shè)備，支持對單個(gè)設(shè)備進(jìn)行阻止、許可2種操作，對于阻止的設(shè)備，在登錄做設(shè)備驗(yàn)證時(shí)，將會阻止登入系統(tǒng)。手勢登錄為保障登錄安全和減少每次輸入數(shù)據(jù)的麻煩，系統(tǒng)提供手勢登錄，避免因記住密碼后，被他人借閱或丟失后查看到會議資料的風(fēng)險(xiǎn)。文檔水印任何認(rèn)證用戶載入會議資料后，都將隱性的會顯示文檔水印，水印內(nèi)容為當(dāng)前登錄者的姓名。該水印最大作用是截屏?xí)r，水印一并保留在圖片上。安全審計(jì)系統(tǒng)內(nèi)任何用戶、任何時(shí)間、登錄位置，登錄系統(tǒng)做任何操作，比如：登錄、進(jìn)入會議、操作文檔、操作投票等動作都將被進(jìn)行記錄。離線即刪除資料保障資料不被復(fù)制，資料原件不下載到移動終端，僅存儲在應(yīng)用獨(dú)有內(nèi)存空間，保持會議資料在線閱讀，退出會議后即刻刪除，避免外泄。安全傳輸本產(chǎn)品分為“個(gè)人會議終端”以及“會議服務(wù)端”，為保障網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?，本產(chǎn)品支持HTTPS的管道傳輸方式，使得傳輸?shù)奈臋n資料、用戶信息、操作指令等不被網(wǎng)絡(luò)截取。自動更新版本當(dāng)發(fā)布新的客戶端版本時(shí)，客戶端能自動的檢測與比較當(dāng)前服務(wù)端存留的版本信息，根據(jù)“主版本號.子版本號.編譯版本號”的規(guī)則，逐個(gè)比較信息，并在低于服務(wù)器端版本時(shí)進(jìn)行全自動化的下載更新。IOS應(yīng)用企業(yè)內(nèi)私有化部署本產(chǎn)品支持IOS的應(yīng)用在企業(yè)私有化部署模式，不再需要企業(yè)去Appstore下載通用版本，為企業(yè)個(gè)性化提供更快的服務(wù)。四、技術(shù)方案本產(chǎn)品的服務(wù)端將部署在企業(yè)的機(jī)房中，完全使用企業(yè)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行管理和提供服務(wù)。以下從運(yùn)行環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、部署方案等方面。運(yùn)行環(huán)境會議系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)及系統(tǒng)應(yīng)構(gòu)建在穩(wěn)定的Linux和相關(guān)基礎(chǔ)平臺上，會議終端應(yīng)支持多種設(shè)備參與會議。具體請看運(yùn)行環(huán)境說明。產(chǎn)品運(yùn)行環(huán)境類型所需運(yùn)行環(huán)境網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境Wi-Fi/3G/4G/LAN個(gè)人會議終端PC客戶端Windows/Linux/MacFirefox，Chrome,IE10及以上Android平板和手機(jī)及以上iPadIOS6及以上會議服務(wù)端服務(wù)器redhat/centos6,網(wǎng)絡(luò)建設(shè)會議應(yīng)用場景應(yīng)適用多種固定環(huán)境和移動環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)建議移動環(huán)境應(yīng)支持Wi-Fi/3G/4G網(wǎng)絡(luò)。固定環(huán)境主要是企業(yè)內(nèi)部會議場所，會議服務(wù)部署在企業(yè)的核心辦公網(wǎng)段，個(gè)人會議終端通過無線路由器連接到企業(yè)主干網(wǎng)，再訪問會議服務(wù)。從企業(yè)外部訪問會議服務(wù)，應(yīng)通過VPN安全訪問企業(yè)內(nèi)部的會議系統(tǒng)。會議室現(xiàn)場建設(shè)建議企業(yè)已具備Wi-Fi網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，應(yīng)根據(jù)使用的用戶數(shù)情況，建立Wi-Fi熱點(diǎn)。如果是非企業(yè)級的無線路由器（一般僅能支持10個(gè)左右用戶并發(fā)），建議單獨(dú)建立2-3個(gè)Wi-Fi熱點(diǎn)，一個(gè)熱點(diǎn)接入公司領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備，同時(shí)把要連接投影機(jī)的平板/PC設(shè)備接入此熱點(diǎn)下，通過PC/實(shí)現(xiàn)無線投影功能；另一熱點(diǎn)接入其他參會者的平板或其他終端設(shè)備。如果是企業(yè)級無線路由器，則根據(jù)路由器支持的用戶數(shù)來進(jìn)行判斷，一般企業(yè)級無線路由器都支持30及更多用戶數(shù)。建議專門為會議場所單點(diǎn)部署企業(yè)級無線路由器。并且該路由器應(yīng)該直通企業(yè)骨干網(wǎng)上的會議服務(wù)器，避免多網(wǎng)元的網(wǎng)絡(luò)。部署方案服務(wù)端程序包括：會議web服務(wù)應(yīng)用、會議控制服務(wù)、文檔轉(zhuǎn)換服務(wù)、文件存儲服務(wù)、數(shù)據(jù)存儲服務(wù)。以上服務(wù)部署在1套linux環(huán)境中。根據(jù)前期溝通，貴公司已經(jīng)具備wifi和網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，則自動化會議系統(tǒng)只需一臺x86服務(wù)器，物理機(jī)和虛擬機(jī)皆可，其它利舊。詳細(xì)見下面拓樸結(jié)構(gòu)：建議有虛擬服務(wù)的企業(yè)采用虛擬化，減少投資。產(chǎn)品主要技術(shù)指標(biāo)本服務(wù)端可支持多個(gè)會議同時(shí)開會，使用人數(shù)