項(xiàng)目管理處人力行政管理工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

物管從業(yè)二十年，本文極具參考價(jià)值，如若有用請打賞支持，謝謝！項(xiàng)目管理處人力行政管理工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)【物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)分享】述職報(bào)告—12

附件6第6部份

項(xiàng)目管理處人力行政管理工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

一、行政管理工作的任務(wù)1．檔案管理。

2．辦公用品發(fā)放和管理。

3．員工宿舍、員工食堂的管理。4．物業(yè)日常用品的采購和庫房管理。

5．人事招聘和人事檔案的管理。

6．員工手冊的編輯、修改、培訓(xùn)和解釋。7．物業(yè)工作的質(zhì)量檢查。

8．總經(jīng)理辦公室的日常事務(wù)處理。

9．與村委會(huì)、工商、小區(qū)辦等政府有關(guān)部門的協(xié)調(diào)聯(lián)系。10．處理與與業(yè)主之間的法律糾紛。

10．組織員工的各項(xiàng)文體活動(dòng)。

11．與客服部門合作組織社區(qū)的文體活動(dòng)。12．審查管理各部門向業(yè)主發(fā)通知的程序。

二、檔案管理

1．管理目標(biāo)：建立建全檔案管理體系，結(jié)合ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證，為申報(bào)區(qū)級(jí)、市級(jí)優(yōu)秀物業(yè)管理住宅小區(qū)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；向業(yè)主委員會(huì)轉(zhuǎn)交完整的物業(yè)資料，為物業(yè)管理合同的竟標(biāo)續(xù)定創(chuàng)造良好的企業(yè)形象。2．檔案管理的類別：

工程類：

竣工圖紙、規(guī)劃許可證、施工許可證、房屋銷售許可證、工程竣工驗(yàn)收合格證明、消防驗(yàn)收合格證明、工程沉降觀測報(bào)告、占地面積的測繪報(bào)告、綠化規(guī)劃說明，綠化施工批準(zhǔn)證明、水電施工批準(zhǔn)證明、水電能源供應(yīng)的協(xié)議書、環(huán)境評(píng)價(jià)書、房屋使用說明書、房屋質(zhì)量保證書、房屋實(shí)測面積的測繪報(bào)告、全部的設(shè)計(jì)變更洽商記錄、鋼材、水泥等主要材料和構(gòu)架的質(zhì)量合格證明、砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告、水、暖、氣等管道的打壓試驗(yàn)報(bào)告、雨、污水排水立管閉水試驗(yàn)和通球試驗(yàn)的報(bào)告、所有設(shè)備和材料的訂貨合同，產(chǎn)品合格證、使用說明和維保協(xié)議、電纜鋪設(shè)記錄。電纜試驗(yàn)記錄，所有電氣設(shè)備試驗(yàn)調(diào)整，絕緣遙測、送電驗(yàn)收的記錄、發(fā)電機(jī)、電動(dòng)機(jī)試運(yùn)行的記錄、生活水箱衛(wèi)生許可證、環(huán)保局對環(huán)境檢測合格的證明、四方驗(yàn)收的全部技術(shù)資料、物業(yè)對設(shè)備設(shè)施接管驗(yàn)收的全部驗(yàn)收記錄、物業(yè)在設(shè)備運(yùn)行過程中對設(shè)備設(shè)施實(shí)施維護(hù)保養(yǎng)和技術(shù)改造的記錄和相關(guān)技術(shù)資料等。業(yè)主信息類：

房屋的銷售合同、房屋銷售過程中對業(yè)主有特殊承諾的書面材料、收房流程確認(rèn)單、業(yè)主對房屋驗(yàn)收的驗(yàn)收單、物業(yè)管理服務(wù)合同、業(yè)主登記表、親屬登記表、車輛登記表、龐物登記表、向業(yè)主發(fā)放物品的記錄、在物業(yè)服務(wù)過程中業(yè)主的報(bào)修記錄、為業(yè)主提供特需服務(wù)的記錄、與物業(yè)洽商各種事項(xiàng)的記錄、業(yè)主投訴的記錄、房屋出租情況的登記、業(yè)主戶內(nèi)發(fā)生各種行事案件的記錄、向業(yè)主發(fā)出各種通知的記錄、業(yè)主戶內(nèi)發(fā)生各種突發(fā)事件的記錄、其它與物業(yè)管理有關(guān)的記錄、業(yè)主對房屋進(jìn)行裝修的全部檔案資料，房屋裝修的檔案資料前期由工程部保管，裝修驗(yàn)收完畢后轉(zhuǎn)交客服部入業(yè)主檔案。

文件類：所有已經(jīng)審核批準(zhǔn)的各部門的管理體系文件、所有與開發(fā)、施工單位等協(xié)商事項(xiàng)的文件、所有與物業(yè)管理有關(guān)的法規(guī)文件、所有公安、工商、消防、衛(wèi)生、建委、稅務(wù)、各級(jí)政府等執(zhí)法部門向物業(yè)下發(fā)的文件、所有對員工獎(jiǎng)勵(lì)和處分的文件、所有公司經(jīng)理會(huì)議決定事項(xiàng)的文件、各部門年終的工作總結(jié)材料等。

工作記錄類：各部門的全部工作記錄、所有業(yè)主報(bào)修的派工單、各種會(huì)議的會(huì)議記錄、與業(yè)主洽談的各種洽談?dòng)涗?、各種大型活動(dòng)的記錄等。

人事類：所有物業(yè)人員的入職登記表、所有人員的上崗證件（復(fù)印件）、勞動(dòng)合同、所有人員的考勤記錄、所有上級(jí)對下級(jí)、平級(jí)對平級(jí)、下級(jí)對上級(jí)的評(píng)語材料、所有業(yè)主物業(yè)人員的評(píng)語材料、特殊工作業(yè)績的相關(guān)記錄。年終個(gè)人工作總結(jié)材料等。

培訓(xùn)類：

各種公司的培訓(xùn)資料、各部門的培訓(xùn)資料、所有外請單位對物業(yè)人員的培訓(xùn)資料、各種專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)資料等。資料類：

所有設(shè)備設(shè)施的使用說明、維修保養(yǎng)的技術(shù)資料、各種宣傳資料、綠化資料等。

重大事件類：園區(qū)內(nèi)發(fā)生各種刑事案件的紀(jì)錄資料、因物業(yè)工作人員失誤給公司或業(yè)主造成重大損失的記錄資料、業(yè)主大會(huì)的重大決定事件的記錄資料等。

其它類：

不在以上類別范圍中但需要保存的與物業(yè)管理有關(guān)的資料。3．檔案管理的相關(guān)規(guī)定：

1）物業(yè)所有的檔案均由行政管理部門進(jìn)行管理。

2）能做電子版的檔案必須做成電子版由行政部和相關(guān)部門共同保存電子版。3）業(yè)主檔案在客服部門保管、業(yè)主裝修檔案前期在工程部保管，其它檔案裝訂后一律交行政部入檔案室存檔。

4）臨時(shí)不能存檔的檔案資料，又各部門保管，必須接受行政部的指導(dǎo)、檢查，行政部對檔案管理工作負(fù)直接責(zé)任。

5)檔案資料中所有記錄表格只能用黑色簽字筆進(jìn)行記錄，不能使用圓銖筆和其它顏色的筆做記錄。6)所有記錄必須認(rèn)真填寫，不能隨意涂改，特殊情況需要進(jìn)行涂改的涂改處必須有涂改人的簽字。

7)所有記錄表格應(yīng)按公司統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行文件編號(hào)。

8)各種記錄表格公司有范本的要同一使用公司的范本。9)所有記錄的事件應(yīng)編寫順序號(hào)。

10)各種記錄表格應(yīng)切合實(shí)用性進(jìn)行編制，原則上各種記錄表上不應(yīng)有空格，對必須有的列項(xiàng)出現(xiàn)空格時(shí)可用斜畫線填寫。

11)對于記錄表中下一項(xiàng)內(nèi)容與上一項(xiàng)相同時(shí)必須用文字進(jìn)行填寫，不許用點(diǎn)點(diǎn)或符號(hào)填寫表示與上項(xiàng)相同。12)各種記錄按月收集存檔，存檔的記錄必須編輯成冊做封皮。一般性工作記錄存檔期為一年，重要事件的記錄存檔期5-10年（帶※號(hào)的為重要記錄）。

13)所有存檔的文件資料必須按系統(tǒng)編撰成文件體系存入檔案盒中，檔案盒內(nèi)第一頁必須編撰文件目錄，目錄中必須標(biāo)注文件頁碼。

14)檔案盒側(cè)面必須按規(guī)定標(biāo)注文件體系的名稱，便于文件的查找。15)檔案盒必須整齊碼放在文件柜中，文件的標(biāo)注一側(cè)必須對外，便于查看。

16)文件查閱后必須按頁碼放回文件盒中，不許將頁碼放亂。

17)所有檔案資料的借閱必須經(jīng)行政主管同意，借閱人員必須填寫資料借閱登記表。三、其它工作

1．每月向總經(jīng)理申報(bào)各種辦公用品的采買計(jì)劃，批準(zhǔn)后進(jìn)行采買，貨比5家，廣泛征集各部門意見后，指定供應(yīng)商長期合作。但在合作過程中嚴(yán)格控制商品的質(zhì)量。

2．按照有關(guān)規(guī)定控制發(fā)放各部門的辦公用品，并指導(dǎo)各部門節(jié)約使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)。

3．對員工宿舍要有制度、有培訓(xùn)、有

檢查，杜絕臟亂差的現(xiàn)象，象軍隊(duì)一樣嚴(yán)格管理，象家庭一樣和諧溫馨。

4．與廚師人員不斷溝通，搞好員工伙食，確保員工要吃飽吃好。

5．嚴(yán)格管理庫房，所有庫存商品必須整齊碼放在貨架上，使用統(tǒng)一標(biāo)簽標(biāo)注，方便各種物品的查找，嚴(yán)格執(zhí)行出入庫登記的制度，每三個(gè)月盤點(diǎn)一次，確保賬目清楚無差錯(cuò)。

6．按招聘程序招聘物業(yè)人員，對已上崗的人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)、考勤監(jiān)督等人事管理。

7．日常指導(dǎo)和督導(dǎo)各部門的質(zhì)量體系工作，每月進(jìn)行質(zhì)量檢查一次，有評(píng)比、有判分，及時(shí)糾正物業(yè)工作的不足，促進(jìn)物業(yè)整體工作的質(zhì)量不斷提升。8．在總經(jīng)理授權(quán)的情況下代表總經(jīng)理與各系統(tǒng)的政府部門進(jìn)行溝通，參加政府部門的各項(xiàng)會(huì)議，向總經(jīng)理匯報(bào)向物業(yè)員工傳達(dá)政府部門的有關(guān)精神和決定。

9．處理與業(yè)主之間的法律糾紛，明確各方責(zé)任，對于少數(shù)無正當(dāng)理由長期拒絕繳納物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)的，協(xié)助律師起草律師函和起訴材料。

10定期組織豐富多彩的員工文體活動(dòng)，（每月為員工過生日一次、業(yè)余事件要組織員工的羽毛球、乒乓球、象棋等體育比賽、每年組織員工的旅游一次等）征求員工意見，不斷象總經(jīng)理建議改進(jìn)和增加員工文體活動(dòng)的內(nèi)容。11．定期組織豐富多彩的業(yè)主宣傳和文體活動(dòng)，（每月在大門崗組織一次物業(yè)法規(guī)宣傳日活動(dòng)、收集物業(yè)與業(yè)主的糾紛案例組織業(yè)主進(jìn)行案例分析溝通會(huì)、組織業(yè)主進(jìn)行羽毛球、乒乓球、象棋等體育比賽、每年組織業(yè)主的旅游一次等）征求業(yè)主意見，不斷象總經(jīng)理建議改進(jìn)和增加業(yè)主宣傳活動(dòng)和文體活動(dòng)的內(nèi)容。

12．所有對業(yè)主發(fā)出的通知、協(xié)商函等文件由行政部負(fù)責(zé)審查，必須確保格式正確、語句通順，無錯(cuò)別字、恭敬用語，充分體現(xiàn)公司水準(zhǔn)。

四、行政管理部必要的管理制度1．崗位職責(zé)?！?/p>

2．檔案管理制度。

3．辦公環(huán)境的管理規(guī)定?！?．員工儀容儀表的管理規(guī)定。※

5．考勤的管理制度。

6．辦公用品發(fā)放和使用的管理規(guī)定。7．庫房管理規(guī)定。※

8．物品進(jìn)出庫的管理規(guī)定。※

9．員工宿舍的管理規(guī)定?！?0．物業(yè)工作質(zhì)量檢查的管理規(guī)定。※

11．員工定期考核的管理規(guī)定。

12．員工浴室使用的管理規(guī)定?！?3.年終評(píng)選優(yōu)秀員工的管理規(guī)定。

14．越級(jí)上告的管理規(guī)定。

15．各部門向業(yè)主發(fā)通知的工作程序的管理規(guī)定。帶※號(hào)的為必須上墻的管理制度。

五、員工手冊的編輯和培訓(xùn)

1．員工手冊的內(nèi)容應(yīng)包括企業(yè)簡介、總經(jīng)理致詞、企業(yè)文化的的介紹、企業(yè)的發(fā)展、企業(yè)用人的專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)招聘的程序、企業(yè)管理的核心思想、企業(yè)員工的休假制度、員工的其它福利