食品公司采購(gòu)控制程序

XXX食品有限公司文件編號(hào)：采購(gòu)控制程序版次：生效日期：20XX年X月X日第4頁(yè)共4頁(yè)1.目的對(duì)采購(gòu)過(guò)程及供方進(jìn)行控制，確保所采購(gòu)的產(chǎn)品符合規(guī)定要求。2.范圍適用于對(duì)生產(chǎn)所需的原材料、零配件采購(gòu)及供方提供服務(wù)的控制；對(duì)供方進(jìn)行尋找、開(kāi)發(fā)、選擇、評(píng)價(jià)和控制。3.職責(zé)3.1供銷部負(fù)責(zé)按組織的要求組織對(duì)供方進(jìn)行開(kāi)發(fā)和評(píng)價(jià)，編制《合格供方一覽表》,并對(duì)供方的供貨業(yè)績(jī)定期進(jìn)行評(píng)價(jià)，建立供方檔案；負(fù)責(zé)制定《采購(gòu)計(jì)劃》編制采購(gòu)物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及《采購(gòu)物資分類明細(xì)表》，執(zhí)行采購(gòu)作業(yè)。3.2品管部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的進(jìn)貨驗(yàn)證。3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《供方評(píng)定記錄表》及《合格供方一覽表》、《采購(gòu)計(jì)劃》。4.名詞定義（略）5.作業(yè)程序5.1采購(gòu)物資分類供銷部負(fù)責(zé)制定采購(gòu)物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及《采購(gòu)物資分類明細(xì)表》，根據(jù)其對(duì)隨后的實(shí)現(xiàn)過(guò)程及其輸出的影響，將采購(gòu)物資分為三類：5.1.1重要物資：構(gòu)成最終產(chǎn)品的主要成分，直接影響產(chǎn)品質(zhì)量，可能導(dǎo)致顧客嚴(yán)重投訴的物資；5.1.2一般物資：構(gòu)成最終產(chǎn)品非主要成分，它一般不影響最終產(chǎn)品的質(zhì)量或即使略有影響，但可采取措施予以糾正的物資；5.1.3輔助物資：非直接用于產(chǎn)品本身的起輔助作用的物資，如一般外包裝箱等。5.2對(duì)供方的評(píng)價(jià)5.2.1供銷部根據(jù)采購(gòu)物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和生產(chǎn)需要，通過(guò)對(duì)物資的質(zhì)量、價(jià)格、供貨期等進(jìn)行比較，選擇合格的供方，填寫“供方評(píng)定記同類的重要物資和一般物資，應(yīng)同時(shí)選擇幾家合格的供方。供銷部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)《采購(gòu)物資分類明細(xì)表》規(guī)定的產(chǎn)品類別，明確對(duì)供方的控制方式和程度。5.2.2對(duì)體系運(yùn)行前已有多年業(yè)務(wù)往來(lái)的物資的供方，如能在質(zhì)量、交貨期、配合度等方面長(zhǎng)期保證者，可直接登錄為合格供方，并要求其盡可能提供以下資料，以證實(shí)其質(zhì)量保證能力：5.2.2.1質(zhì)量管理體系、HACCP體系認(rèn)證證書、生產(chǎn)許可證等；5.2.2.2本組織對(duì)供方質(zhì)量管理體系、HACCP體系進(jìn)行審核的結(jié)果；5.2.2.3本組織及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；5.2.2.4供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨能力等情況；5.2.2.5供方的財(cái)務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等；5.2.2.6供方的產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告等。5.2.3對(duì)第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，還需客戶送樣驗(yàn)證，送樣驗(yàn)證合格才能供貨，并簽訂合同。5.2.3.1供方根據(jù)本公司的要求提供樣品；5.2.3.2品管部對(duì)樣品進(jìn)行驗(yàn)證，出具相應(yīng)的驗(yàn)證報(bào)告，并填寫《供方評(píng)定記錄表》中相應(yīng)欄目，反饋給供銷部；5.2.3.3樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過(guò)兩次；5.2.3.4樣品驗(yàn)證合格后，供銷部通知供方先小批量供貨；經(jīng)品管部進(jìn)貨驗(yàn)證合格后，交供銷部使用，并由品管部出具相應(yīng)試用后的驗(yàn)證報(bào)告，填寫《供方評(píng)定記錄表》中相關(guān)欄目，反饋給供銷部；5.2.3.5小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨資格。樣品驗(yàn)證、小批量試用均合格的經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可列入《合格供方一覽表》。5.2.4對(duì)于一般物資供方，需要經(jīng)過(guò)樣品驗(yàn)證和小批試用合格，各相關(guān)部門提供評(píng)價(jià)意見(jiàn)，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可列入《合格供方一覽表》。5.2.5對(duì)于批量供應(yīng)的輔助物資，品管部在進(jìn)貨時(shí)對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)證，并保存驗(yàn)證記錄，合格者由總經(jīng)理批準(zhǔn)后，即可格供方一覽表》。對(duì)零星采購(gòu)的輔助物資，其進(jìn)貨驗(yàn)證記錄即為對(duì)此供方的評(píng)價(jià)。5.2.6對(duì)于可提供質(zhì)量管理體系或HACCP體系認(rèn)證證書的一般物資及輔助物資的供方，可直接列入《合格供方一覽表》，但不能免除上述的對(duì)供方評(píng)價(jià)的過(guò)程及以后的復(fù)評(píng)。5.2.7供方產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題，供銷部應(yīng)向供方發(fā)出《糾正預(yù)防措施處理單》，如兩次發(fā)出處理單而質(zhì)量沒(méi)有明顯改進(jìn)的，應(yīng)取消其供貨資格。5.2.8供銷部每年對(duì)合格供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評(píng)，填寫《供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表》，評(píng)價(jià)時(shí)按百分制，質(zhì)量評(píng)分占60%，交貨期評(píng)分占20%，其他（如價(jià)格、售后服務(wù)、配合度等）占20%。評(píng)定總分低于60分（或質(zhì)量單項(xiàng)評(píng)分低于48分），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，但應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗(yàn)證，并執(zhí)行5.2.6條款。連續(xù)第二次評(píng)分仍不及格，取消其供貨資格，不再列為合格供方。5.2.9對(duì)服務(wù)供方的控制為組織提供服務(wù)的供方，如運(yùn)輸公司、檢測(cè)、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等，也應(yīng)經(jīng)評(píng)價(jià)合格后方可向組織提供服務(wù)。對(duì)國(guó)家授權(quán)的計(jì)量試驗(yàn)室，可不再做服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)。5.3采購(gòu)5.3.1采購(gòu)計(jì)劃供銷部根據(jù)市場(chǎng)銷售需求、實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)能力、庫(kù)存情況、編制《采購(gòu)計(jì)劃》，供銷部經(jīng)理審核。報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)。對(duì)于臨時(shí)采購(gòu)的物資，相關(guān)部門填寫《臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)單》，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核，呈相關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，交供銷部采購(gòu)員實(shí)施采購(gòu)。5.3.2采購(gòu)的實(shí)施5.3.2.1供銷部根據(jù)批準(zhǔn)的《采購(gòu)計(jì)劃》、《臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)單》，按照采購(gòu)物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在《合格供方一覽表》中選擇供方并進(jìn)行采購(gòu)；5.3.2.2第一次向合格供方采購(gòu)重要和一般物資時(shí)，應(yīng)簽訂《購(gòu)銷合同》，明確品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條件、違約責(zé)任及供貨期限等。以后采購(gòu)時(shí)，可使用《購(gòu)銷合同》或《采購(gòu)單》。《購(gòu)銷合同》采用工商局制訂的標(biāo)準(zhǔn)合同。5.3.2.3供銷部根據(jù)需要將相應(yīng)的技術(shù)要求作為合同附件提供給供方；5.3.2.4采購(gòu)前采購(gòu)員應(yīng)核實(shí)提供給供方的技術(shù)質(zhì)量要求是否有效。將《購(gòu)銷合同》或《采購(gòu)單》交供銷部經(jīng)理確認(rèn)后實(shí)施采購(gòu)，并對(duì)采購(gòu)的交期進(jìn)行跟蹤。5.4采購(gòu)信息5.4.1采購(gòu)文件5.4.1.1應(yīng)包括擬采購(gòu)產(chǎn)品的信息：a.對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量要求（可直接引用各類標(biāo)準(zhǔn)或提供規(guī)范、圖樣等技術(shù)文件）；b.對(duì)產(chǎn)品的驗(yàn)收要求；c.其他要求，如價(jià)格、數(shù)量、交付等。5.4.1.2適當(dāng)時(shí)還包括：a.對(duì)供方的產(chǎn)品、程序、過(guò)程、設(shè)備、人員提出有關(guān)批準(zhǔn)或資格鑒定的要求，如對(duì)供方產(chǎn)品的安全認(rèn)證要求，對(duì)加工過(guò)程、設(shè)備及人員要求、委托檢測(cè)的服務(wù)要求等；b.適用的質(zhì)量管理體系、HACCP體系要求。5.4.2本組織的采購(gòu)文件包括《采購(gòu)計(jì)劃》、《臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)單》、《采購(gòu)物資分類明細(xì)表》、《采購(gòu)單》、《購(gòu)銷合同》及附件等，由供銷部保管。采購(gòu)文件發(fā)放前，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負(fù)責(zé)人對(duì)其要求是否適當(dāng)進(jìn)行審批。5.5采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)證5.5.1對(duì)采購(gòu)的產(chǎn)品可以有如下幾種驗(yàn)證方式：5.5.1.1由品管部進(jìn)行進(jìn)貨驗(yàn)證；5.5.1.2由顧客在本組織現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證；5.5.1.3由本組織在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證；5.5.1.4由顧客在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證對(duì)后兩種情況，供銷部應(yīng)在采購(gòu)文件中規(guī)定驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行的方法。5.5.2驗(yàn)證活動(dòng)可包括檢驗(yàn)、化驗(yàn)、測(cè)試、觀察、工藝驗(yàn)證、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購(gòu)物資分類明細(xì)表》，在相應(yīng)的質(zhì)檢規(guī)程中規(guī)定不同的驗(yàn)證方式。5.5.3顧客的驗(yàn)證不能免除本組織提供合格產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除其后顧客拒收的可能。6.參考文件6.1《采購(gòu)物資分類明細(xì)表》WI-MAT-017.附件7.1《供方評(píng)定記