景區(qū)亮化亮化工程檔案管理方案

第一節(jié)檔案管理制度 1一、檔案制度總則 2二、檔案管理基本制度 2三、亮化工程檔案管理的意義 7第二節(jié)檔案管理規(guī)范 10一、檔案室責任落實 10二、檔案歸檔要求 11三、工程檔案管理要求 12四、檔案保管要求 13五、檔案借閱要求 14第三節(jié)檔案崗位工作職責和制度 15一、檔案人員崗位職責 15二、文件材料歸檔制度 15三、電子文檔管理制度 16四、專門檔案管理制度 17五、檔案利用制度 18六、檔案保管制度 18七、檔案鑒定制度 19八、檔案室清潔衛(wèi)生制度 20第一節(jié)檔案管理制度一、檔案制度總則1.為確保項目工程檔案的齊全、元整、準確、系統(tǒng)，確保檔條條卷合格率，使工程檔案官理順利達到《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GBT/50328-2001)的要求，特制定本制度。2.基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目，從醞釀、訣策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料，包括項目的招投標文件、中標通知書、施工合同、施工管理技術資料、竣工驗收、工程移交、工程結算等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。3.基本建設工程檔案資料是企業(yè)的寶貴財富，是施工和管理人員的勞動結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。二、檔案管理基本制度1.檔案資料管理（1）工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查,并負責工程技術檔案資料的接收和移交。（2）為了便于各個管理環(huán)節(jié)的銜接，工程部配備專職人員，為更好地管理好檔案資料，配置必要的檔案室、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備等。（3）工程過程中資料按節(jié)點統(tǒng)交工程部檔案室統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細帳。各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術文件和竣工資料進行查驗,各項工程竣工訣算的最后付款必須由工程部對竣工資料簽收合格后支付。2.歸檔文件的質量規(guī)定（1）凡合同、協(xié)議等文件材料均應為正本(即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔)。（2）施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設計修改通知單(含工程聯(lián)系單)等表格和數(shù)據均應用70g以上的白色書寫材料書寫并原件(如表式為復印件,數(shù)據雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名)歸檔。（3）書寫規(guī)定①書寫字跡工整，圖樣清晰。②書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。③文件書寫格式應用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關文件編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發(fā)的有關規(guī)定。（4）書寫材料的大小尺寸應規(guī)范,裝訂邊空白間距應為25mm，裝訂邊空白間隙內不能進行書寫和留有信息。3.工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。（1）工程文件接收①各項目部提供給工程部的工程文件(工程技術文件、圖紙資料)由工程部檔案室統(tǒng)一接收。②工程部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交工程部檔案室。③檔案資料室對接收的工程文件資料，必須進行數(shù)量和外觀質量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時通知相關部門補充整改完善。④檔案資料室對接工程文件應及時建立工程文件接收總登記帳和分類帳(簿式臺帳和電子臺帳)，并能利用計算機進行各類工程文件的查詢檢索。⑤登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應按工程部領導審定的工程文件分發(fā)表及時分發(fā)給有關單位和部門。⑥對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存，并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。⑦檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè)，并建立檔案登錄總登記帳和分類登記帳；對工程部分發(fā)各項目的的工程文件資料同樣整編存檔。（2）工程文件資料發(fā)放①分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)--歸口辦理。②呈送上級單位領導的工程文件由工程部領導確定發(fā)放單位和數(shù)量。③檔案資料室按工程部領導審定的施工圖分發(fā)表、資料分發(fā)表分發(fā)工程文件資料(當工程施工圖、設備資料份數(shù)有限時)，檔案資料室僅提供項目部一套或二套文件，不足部分項目部自行聯(lián)系復制，復制的設備資料應加蓋“復制件”印章。④分發(fā)的圖紙資料應建立資料分發(fā)臺帳，資料分發(fā)臺帳應留存?zhèn)洳椤＂轂楸苊夤こ涛募Y料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單(項目第一責任人)，并書面通知工程檔案室，檔案資料室按指定名單發(fā)放工程文件資料。（3）結算資料：圖紙會審、工程聯(lián)系單、簽證單、計量款等資料管理規(guī)定（1）圖紙會審、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料室按圖紙會審、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。（2）圖紙會審、工程聯(lián)系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存。（3）凡涉及設計修改、變更，檔案資料室應及時在歸檔圖紙的副本對應卷冊圖紙目錄上加蓋設計修改印章，并將變更單復印件及時放入卷冊內。對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內的文件，檔案資料室有權退回立卷歸檔項目部，立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料歸檔不完整,不符合有關歸檔規(guī)定者，不能進行工程決算，各項工程竣工訣算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。檔案、資料、圖書的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。檔案庫房管理按本工程檔案庫房管理規(guī)定執(zhí)行。公司各職能部門工程文件材料.立卷歸檔按公司各職能部門基建文件材料立卷歸檔范圍、歸檔時間的規(guī)定執(zhí)行。4.聲像檔案管理辦法（1）建設工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設、管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片(包括反轉片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。（2）項目部應向公司報送的聲像檔案主要有:建設工程的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。（3）照片檔案應符合以下要求:①主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；②能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置；③以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片)；④使用數(shù)碼相機拍攝,其影像不能進行后期加工，光學分辨率不得小于400萬有效像素(不允許插值)。（4）錄像檔案應符合以下要求:①主題明確、內容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)；②需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設施、消防設施、水電設施、保安設施、標準房、標準層、設計特色、建筑特色等；③報送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤(DVD或以上素質的格式)。文字說明包括:工程名稱、建設單位名稱、設計單位、施工單位、地點、開工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建筑面積、結構、層數(shù)、攝影日期、攝影者等。三、亮化工程檔案管理的意義1.亮化工程檔案管理的重要性景區(qū)亮化工程檔案管理能夠很直觀的反映出一個工程項目各項工程建設情況以及項目使用情況，這不僅是項目建設管理中的第一于資料，這也是項目資產的重要組成部分，更是項目展開、經營、管理等各項工作的基礎。良好的檔案管理，有助于增強項目的技術和知識儲備，保護好知識產權和商業(yè)秘密，為亮化工程項日的可持續(xù)發(fā)展提供強有力的保障。并在關鍵時刻發(fā)揮檔案的依據和憑證作用，維護企業(yè)的經濟利益和合法權益。檔案管理工作對于工程項目的前期建設與后期投入使用都非常重要。這不僅能夠成為建設過程的許多參照，更是能夠為項目的投入使用與經營管理抵御潛在風險。這不僅能夠保障項目的長期穩(wěn)定運行，更是對于項目的經濟效益的一種有力維護。景區(qū)亮化工程是一項工程量大、技術要求高且建設工期較長的大型項目。這不僅會影響景區(qū)的整體風貌與發(fā)展，好的項目更是能夠在美化景區(qū)環(huán)境的前提下也確保資源的合理利用。這對于一個景區(qū)的可持續(xù)發(fā)展是非常重要的。想要很好的實現(xiàn)這些建設目標，項目建設展開過程中涉及的信息資源將會非常重要，而這些資源的搜集、整理與利用過程正是檔案管理工作的重要組成。由此可見，一個好的亮化工程管理將會有助于拓展工程項目信息資源，從而讓項目更好的展開建設。2.當前亮化工程檔案管理中存在的問題檔案管理理論基礎薄弱，檔案管理是一套較為復雜、涵蓋的方面非常廣泛的管理活動，無論是對于工程建設實況的了解，還是對于工程項目的開發(fā)利用，這些都是檔案管理的理論基礎所在，也是檔案管理過程中需要嚴格參照的基礎知識。亮化工程檔案對于許多檔案管理人員來說都是一個十分新鮮的事物，更不用說在執(zhí)行相關項目時應當如何借助有效的程序、方法、模式與評價標準等來讓管理過程很好的完成。理論基礎的薄弱是當下亮化工程檔案管理面臨的首要問題。如果這個問題不能夠得到很好的解決與完善，檔案管理T.作將會很難高效的得以展開。檔案管理缺乏完善的規(guī)章制度，迄今為止還沒有一部成文的針對亮化工程檔案管理標準、規(guī)章體系或者是法律法規(guī)，制度的缺乏極大的增加了檔案管理工作展開時的難度與障礙，這是城市亮化工程檔案管理中的一個重大缺失，也是當下亮化工程檔案管理中一個非常顯著的問題。3.檔案管理人員專業(yè)素質較低檔案管理專業(yè)人才的缺乏是亮化工程檔案管理工作難以展開的一個重要制約因素，它不僅需要從業(yè)人員必要的文字、統(tǒng)計、法律等知識，對于亮化工程檔案管理工作而言它還需要人員具備足夠的環(huán)保意識以及可持續(xù)發(fā)展觀念。還要求檔案管理人員要對整個亮化工程非常熟悉，這對于管理人員的知識層面與專業(yè)素養(yǎng)要求是比較高的，大部分現(xiàn)有的檔案管理人員都難以達到這個標準，這也進一步造成了亮化工程檔案管理專業(yè)人才缺乏的現(xiàn)狀。4.解決對策1.完善檔案管理規(guī)章制度，強化與完善檔案管理規(guī)章制度是提升亮化工程檔案管理質量與管理效率的根本，這也是檔案管理工作能夠更好的得以展開的前提與契機。強化與完善檔案管理規(guī)章制度可以主要從兩個方面得以展開。一方面，應當確立一部完善可行的檔案管理規(guī)章體系，要針對工程項目的實際情況確立檔案管理范疇，這才能夠讓檔案管理工作真正落到實處。與此同時，要盡快完善檔案管理的信息化管理模式，對于檔案管理過程中需要展開的信息搜集與整理內容以及需要借助的信息管理手段應該規(guī)定相關部門必須給與協(xié)助，只有這樣才能夠確保檔案管理工作準確高效的得以展開。另一方面，要盡快建立一套完整可行的檔案管理工作細則，細則中對于檔案管理工作展開的流程、各方而需要承擔的責任和義務要有明確劃分，只有這樣才能夠避免管理時的局限性，讓檔案管理工作展開更更為規(guī)范。2.提升檔案管理從業(yè)人員專業(yè)素養(yǎng)想要推進亮化工程檔案管理工作的高效展開，必須建立一支高素質的人才隊伍。檔案管理人員要對亮化工程建設以及項目開發(fā)利用的相關準則有較好的掌握與認識，同時，從業(yè)人員應當具備很好的環(huán)境保護理念，只有這樣才能夠更好的展開檔案管理工作。第二節(jié)檔案管理規(guī)范一、檔案室責任落實工程檔案室隸屬于工程管理部，工程管理部部總監(jiān)是檔案室的主管領導，工程檔案員具體實施工程檔案收集、查找、借閱等工作。二、檔案歸檔要求1.接收歸檔的案卷必須保證質量，應符合下列要求:（1）歸檔的文件材料齊全完整;（2）文件按其內容的聯(lián)系，合理整理、立卷;（3）歸檔的文件材料，要保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。2.歸檔時間和手續(xù)辦理（1）竣工資料按年度歸檔(在每年的次年初歸檔)，在項目完成通過竣工驗收后及時歸檔。（2）隨時接收.上級規(guī)定應接收的檔案。接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊，一式二份，寫明案卷標題，卷內文件頁數(shù)，案卷數(shù)量，移交時間，交接雙方要簽名蓋章。要保管好各類交接記錄。（3）對接收按要求整理好的檔案進一步系統(tǒng)化，主要是①對所接收的檔案進行嚴格檢查，檢查的內容有:全宗內的檔案是否完整，分類、排列、組卷、編目等工作是否正確。②進行必要的編目工作。③根據它的分類方案和排列次序，將案卷順序上架。存放檔案必須有專用柜架。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序排列，以便于管理和查找。三、工程檔案管理要求1.檔案室要按照國家規(guī)定編制各種檔案管理制度及保管期限表。保管期限劃為永久、長期、短期三種。2.定期對檔案進行全面整理，包括檔案的分類、立卷、擬制案卷標題、案卷排列等。定期對檔案進行局部整理，對不符合整理要求的案卷進行加工、調整。3.建立檔案的統(tǒng)計制度，對檔案收進轉出、保管利用等進行統(tǒng)計。4.按照檔案形成的特點，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有基礎，使整理完成的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。5.檔案室要定期對超過保管期限的檔案進行鑒定，鑒定檔案由檔案部門和公司組織鑒定領導小組共同進行，經公司領導批準后，對無保存價值檔案進行銷毀，并由二人監(jiān)銷，辦理銷毀手續(xù)。6.每年要對庫藏檔案進行一次全面的檢查，認真核對，做到帳物相符，對破損或載體變質檔案，要及時進行修補和復制，發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害，必須及時采取消毒殺蟲措施加以處理。7.需要保密的檔案，按國家有關規(guī)定劃分為秘密、機密、絕密三種。國家規(guī)定外的各種檔案則由公司負責人確定其密級。四、檔案保管要求1.檔案庫房必須確定專人負責保管，檔案工作人員，必須提高警惕，認真做好庫房的安全和保密工作，切實貫徹執(zhí)行保密安全制度，確保檔案的安全。非本部門人員，未經同意，不得進入庫房。2.檔案庫房門窗要堅固，管理人員外出時，須鎖好檔案柜、門窗。班前班后進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報。3.檔案室應配備滅火器，嚴禁吸煙、存放易燃、易爆等雜物。無人時須斷電。4.對檔案庫房照明線路定期檢查，發(fā)現(xiàn)隱患，及時排除，防止因短路等原因引起的火災。5.為保障檔案的安全和延長檔案壽命，檔案庫房每隔半年要進行一次安全檢查，按照防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防高溫、防潮濕、防有害氣體等八防要求，及時排除檔案保管中的安全隱患。6.檔案庫房門窗應設有遮陽裝置，避免陽光直接照射在檔案柜上。并經常打掃，保持庫內整齊、清潔。7.案卷入庫時應以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔案順序排列。8.檔案庫房應配置調控溫、濕度的設施和設備，使庫房溫度基本保持在14℃~24℃，相對濕度45~60,之間的規(guī)定要求。每天堅持記錄溫濕度。9.保持檔案庫房整齊干凈，檔案入庫前須嚴格檢查，被蟲咬蝕的則不能入庫。檔案柜及庫房內應施放防霉、防蟲藥劑，并勤于檢查。五、檔案借閱要求1.凡需借閱工程檔案者，須履行借閱登記手續(xù)，填寫文件借閱/復制記錄(詳見附表)，并有義務將利用效果反饋給檔案部門。2.借閱本單位、本專業(yè)范圍內機密以上的檔案時，需經本單部門總監(jiān)以上負責人批準。3.外單位人員因工作需要借閱本公司機密以上的檔案時，須有原主管單位負責人簽署的介紹信，并得到公司主要領導批準。4.工程檔案室檔案原則上不外借，如有特殊需要，須經檔案室負責人同意，并報請公司主管領導批準后，方可借出。5.對借出檔案要嚴加愛護，未經批準不得復制、摘抄、轉借或公開展覽等。需要復制、摘抄、轉借或公開展覽時可提出申請，經檔案室同意后報公司分管領導批準，方可進行。使用中不得涂改、批注、抽頁、損壞，要保持案卷完整、清潔。對借閱檔案時造成的檔案丟失、損壞或泄密的，視情節(jié)給予處理并寫出書面材料。6.借閱和退還檔案時，必須當面點清，并經檔案工作人員檢查無誤時，方能離開檔案室。7.檔案管理人員應定期跟蹤外借檔案使用、歸還情況。第三節(jié)檔案崗位工作職責和制度一、檔案人員崗位職責1.堅持黨的四項基本原則，努力學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論，全心全意為人民服務，爭做合格檔案人員。2.認真學習宣傳貫徹《檔案法》及黨和國家有關檔案工作方針、政策，熟練掌握本單位計算系統(tǒng)的操作技能，不斷提高業(yè)務水平。3.妥善管理本單位各種門類和載體的檔案及有關資料，做好保管、保護、鑒定、移交等工作。4.搞好檔案利用工作，充分發(fā)揮檔案材料的作用，為各項工作服務。5.搞好檔案資料的統(tǒng)計工作，建立臺賬，做到數(shù)據準確、報送及時。6.起草檔案工作文件，制定本單位各種門類檔案的分類方案、歸檔范圍、保管期限表、建立健全各項規(guī)章制度。7.協(xié)助檔案館認真審查本單位移交的檔案，做好本單位檔案升級與開放的審查工作。8.嚴格依法辦事，以身作則，守法、執(zhí)法，及時舉報違法、違紀事件，協(xié)助檔案行政管理部門辦理檔案民事案件。二、文件材料歸檔制度1.本單位及個人在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形成歷史記錄、均屬歸檔范圍。2.歸檔材料必須齊全、完整，能反映本單位職能活動和歷史面貌。3.歸檔文件格式符合黨的機關和國家機關關于公文處理辦法的要求。4.歸檔文字材料應適于永久、長期保存，不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆、紅墨水、復寫紙等書寫、否則應復制后歸檔。5.會議材料應于會議結束后，及時交檔案室。6.本單位專業(yè)檔案由業(yè)務股室整理規(guī)范后，于次年月底前移交綜合檔案室。7.當年的文件材料應于次年月底由承辦部門向檔案室移交歸檔，文書檔案的整理歸檔必須在次年月底以前完成。8.加強電子文件的歸檔與管理，保證歸檔電子文件的安全保管和開發(fā)利用。9.歸檔文件的質量應符合檔案管理統(tǒng)一規(guī)范要求。三、電子文檔管理制度1.電子文檔是具有重要憑證性、依據性和參考利用價值的磁帶、磁盤、光盤等載體，并作為檔案向檔案部門移交保存的電子文件檔案。2.本單位應明確電子文檔管理的分管領導和部門職責，責任到人；加強對電子文檔的承辦、運轉、移交、整理、監(jiān)督、指導、保管、開發(fā)、利用工作，更好為部門各項工作服務。3.本單位在對電子文件計算機邏輯歸檔的同時，應搞好相應的紙質檔案的物理歸檔。4.本單位向檔案館移交的電子文件一式三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存；接收入庫的電子文40%件，每兩年抽檢一次，抽檢率不低于，發(fā)現(xiàn)問題及時補救，確保電子文檔的絕對安全。5.加強電子文檔的保管、保密防范措施，銷毀歸檔的電子文檔，需經本單位領導批準，有關業(yè)務部門和檔案部門審核，編制銷毀清冊，確保載體與信息徹底銷毀。四、專門檔案管理制度1.專門檔案管理，就是按照一定的原則和方法，科學地組織專門檔案工作，維護專門檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，并充分發(fā)揮專門檔案作用。2.加強對專門檔案的領導，解決落實好專門檔案所需經費，確保專門檔案工作順利開展。3.按照《檔案法》與檔案行政和行業(yè)主管部門的要求，做好專門檔案的收集、鑒定、整理、保管、利用、統(tǒng)計、保護與計算機管理工作。4.對于特殊載體和重要珍貴的專門檔案要落實專人、專室、專柜，按特藏檔案進行保管，確保檔案的絕對安全。5.專門檔案人員要努力學習、鉆研業(yè)務、熱愛本職，接受行業(yè)主管部門和檔案行政主管部門的指導，使單位各專門檔案工作健康有序地開展。五、檔案利用制度1.檔案人員應熟悉檔案內容，編制必要的檢索工具和有關參考資料。要熱情、耐心、及時、有效地為利用者提供檔案。2.凡到檔案室查閱檔案資料，應由本單位出具介紹或經有關領導批準，方可查閱。3.檔案室的檔案資料，一般在閱覽室查閱，確需借出，要經負責同志許可，用后應及時歸還，決不允許轉借或丟失。4.查檔案人員必須愛護檔案，不得在檔案上張貼、圈點、批注、劃道、折疊、污損、涂改，更不得拆卷、調換和抽取材料。5.查檔人員不得摘錄、復制與查閱無關的檔案