醫(yī)院檔案規(guī)范化管理策略

AbstractHospitalarchivesmanagementofhospitaldevelopmenthasveryimportantsignificance,inthecurrentmanagementprocessastherearestillsomenon-standardproblemsinthemanagementofhospitalarchives,andthereforeneedastrengthentosolvetheseproblems,inordertoimprovethelevelofhospitalarchivesmanagement,forthedevelopmentofthehospitaltoprovidemoreusefulfileinformation.Ontheimportanceofthestandardizedmanagementofhospitalarchivesandthearchivesadministrationofthehospitalinthecommonproblemofanalysis,andputforwardthestrategiesinthemanagementofhospitalarchives,inordertoprovideatheoreticalbasisforthearchivesmanagementofhospital.Keywordshospital;archivesmanagement;standardizedmanagement;strategy0引言檔案管理是為醫(yī)院發(fā)展提供充足的信息材料的重要過程,尤其是對于醫(yī)院而言,一些病癥檔案對于醫(yī)院的醫(yī)學研究有重要幫助,可以促進醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。隨著信息時代的不斷發(fā)展,加強醫(yī)院檔案管理的內容控制以及方法的創(chuàng)新,有助于對醫(yī)院的檔案管理水平進行提升,使得醫(yī)院的經濟發(fā)展過程中的各項資料能夠得到有效的保存,防止出現信息缺乏的現象。我國當前經濟環(huán)境中,醫(yī)院的檔案管理過程中還有一些問題存在,比如很多醫(yī)院的管理體制存在問題,沒有對檔案管理進行統(tǒng)一的規(guī)范,因此使得檔案管理過程中也存在很多不規(guī)范的現象,比如亂涂亂畫、檔案保存不規(guī)范等,不利于檔案資源的查詢和利用。在未來的發(fā)展過程中,必須要加強對檔案管理工作的改善,加強對檔案管理制度的完善,從而使得檔案管理過程中的各項工作可以得到有效的落實,為醫(yī)院的發(fā)展提供更多資源。1醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的意義在醫(yī)院的內部管理中,檔案管理是其中不可或缺的一個部分,檔案信息包括很多方面,比如人力資源檔案、財務檔案、科研檔案等,這些都是醫(yī)院發(fā)展過程中的重要內容,這些檔案的收集與保存,對于醫(yī)院的各項經濟活動的開展有很大的幫助,為醫(yī)院的科研提供更多有用的材料。具體說來,醫(yī)院的檔案規(guī)范化管理對醫(yī)院的發(fā)展有以下幾個重要的作用。第一,第一,有助于規(guī)范醫(yī)院檔案活動,在醫(yī)院的檔案管理過程中,對檔案進行規(guī)范化管理,可以對各種資源進行有條不紊的收集和整理,并且對檔案進行合理地保存,從而使得檔案管理工作水平不斷提升,從而促進醫(yī)院檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。第二,有助于對檔案信息內容的安全保護。在檔案管理過程中,由于各種不規(guī)范的行為導致檔案缺失的現象時常發(fā)生,比如對檔案保存時不進行存檔記錄,因此很容易導致再次利用檔案時找不到檔案所在的地方。尤其是在信息化過程中,信息化檔案管理成為一個必然趨勢,但是信息化過程中面臨的一個嚴重問題就是安全隱患,對此必須要積極加強對各種安全問題的防范,醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理是促進檔案信息安全的有效途徑,可以防止一些非法的行為對檔案進行利用,從而確保檔案資料的齊全。2醫(yī)院檔案管理常見問題醫(yī)院檔案管理對整個醫(yī)院的發(fā)展都有十分重要的意義,當前有的醫(yī)院在發(fā)展過程中很多檔案管理人員的管理方法比較單一,管理理念比較陳舊,因此使得很多醫(yī)院的檔案管理工作停滯不前,最終使得很多醫(yī)院的資料出現缺失,甚至對醫(yī)療機構樹立良好的社會形象,建立和諧的醫(yī)患關系都可能帶來不良的影響。當前很多醫(yī)院的檔案管理都還停留在傳統(tǒng)的人工管理基礎上,對一些紙質檔案進行管理,對人力物力的消耗都比較大,而且當前很多醫(yī)院都實現了信息化發(fā)展,對各種信息化的應用比較多,產生的電子檔案也比較多,所以傳統(tǒng)的檔案管理方式已經不再適用。另外,由于很多醫(yī)院在發(fā)展過程中,都更傾向于進行醫(yī)院的醫(yī)療設備、藥物等各種與醫(yī)療相關的材料的配備,對從事醫(yī)療服務的工作人員的業(yè)務水平和服務質量等方面加強培訓,忽視了檔案管理的重要性,無從談起檔案管理的創(chuàng)新。3醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的策略3.1提高檔案管理人員自身素質檔案管理人員是檔案管理過程中的主要人員,對檔案管理的規(guī)范化程度以及管理水平有很大影響。當前很多醫(yī)院的檔案管理人員依舊采用傳統(tǒng)的方式方法進行管理,其根本原因就是檔案管理人員自身的能力水平不高。對此必須要加強對檔案管理人員的綜合能力水平的提升,以提高檔案管理質量。要對檔案管理人員進行相應的培訓,比如醫(yī)院可以為檔案管理人員提供一些深造學習的機會,在醫(yī)院內部可以舉辦一些針對檔案管理的講座等,讓檔案管理人員能夠不斷開拓思維,將新的管理理念應用在檔案管理過程中。檔案管理人員自身應該要加強自我學習意識的培養(yǎng),在日常的工作過程中應該要積極結合信息時代的檔案管理特征,加強對各種新媒體以及新技術的認識,學習計算機技術、通信技術等各種新技術的使用方法,使用新技術進行檔案管理。同時還可以借助各種媒介平臺加強與其他檔案管理人員的溝通和交流,就檔案管理過程中的經驗進行分享,將自己對檔案管理的看法講出來,暢所欲言,通過這種方式進行交流,檔案管理人員取長補短,對自己的檔案管理問題進行反思,累積更多的檔案管理經驗和檔案管理方法,從而實現醫(yī)院檔案管理水平的提升。3.2完善檔案管理制度在檔案管理過程中,應該要對管理制度進行完善,從而使得檔案管理過程可以更加規(guī)范化。首先,應該要對檔案工作人員的責任進行明確,使得不同的人員能夠明確知道自己的工作內容,同時要建立完善的獎懲制度,對在檔案工作中出現問題的人員要進行懲罰,使得檔案管理人員能夠帶著責任感去工作,減少工作中的出錯率。此外,還應該要加強對檔案工作的監(jiān)督制度的完善。醫(yī)院的檔案工作要想實現規(guī)范化發(fā)展,則必須要在日常工作中加強對其的監(jiān)督管理,使得醫(yī)院的檔案管理可以受到監(jiān)督,對一些重要的檔案要加強分類和保存。最后,應該要對醫(yī)院檔案管理制定統(tǒng)一的標準。比如對檔案管理的方式、檔案文件的格式等,都要制定統(tǒng)一的標準,有助于檔案管理人員對檔案管理工作進行完善,促使醫(yī)院各種檔案能夠得到有效的保存。3.3不斷提高檔案管理的信息化水平醫(yī)院檔案管理包括多方面內容,比如對醫(yī)院發(fā)展過程中的各種檔案數據進行分析以幫助醫(yī)院的管理者可以實現正確的決策,比如根據醫(yī)院的人事檔案,確定醫(yī)院新招聘人員的數量、專業(yè)等,可以為醫(yī)院的人力資源工作提供必要的依據。在實現信息化管理的過程中,應該要確保檔案管理在完成的過程中可以實現自動化辦公。首先需要更新傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案工作信息資源管理的理念,在潛移默化過程中促進人員思想逐漸實現轉變,為醫(yī)院檔案工作信息資源的整合奠定堅實的基礎。另外,在發(fā)展的過程中,還應該要為檔案信息化管理提供必要的硬件條件,比如各種計算機的配備、軟件的安裝等,要建立相對獨立的檔案工作室數據網絡,加強保密措施的應用,確保各種信息的安全性。3.4加強檔案管理工作的創(chuàng)新意識新醫(yī)改是當前醫(yī)療系統(tǒng)轉型發(fā)展的一個重要契機,在新醫(yī)改的背景下,醫(yī)院以及醫(yī)療系統(tǒng)的創(chuàng)新改革都在不斷進行,醫(yī)院的檔案管理為了要適應新醫(yī)改的時代特征,就必須要不斷進行創(chuàng)新。首先,在醫(yī)院的管理層,應該要注重對檔案管理的創(chuàng)新,因此能夠使得醫(yī)院發(fā)展過程中的各個部門的檔案管理工作都能受到重視,能夠結合時代的特征進行改革。另外要將這種創(chuàng)新落實到基層,醫(yī)院的檔案管理服務要實現創(chuàng)新,比如醫(yī)院的檔案管理人員要加強對各種新技術的學習,保持一種創(chuàng)新的理念,淘汰傳統(tǒng)的保守陳舊的觀念,將檔案管理工作的創(chuàng)新當做日常工作的一項重要內容。3.5積極調研,合作共享在當前的時代背景下,醫(yī)院的檔案管理人員在轉變檔案管理意識的基礎上,應該要做好整個行業(yè)的調研,同時可以與其他醫(yī)院之間建立聯系,到一些檔案管理創(chuàng)新工作做得較好的醫(yī)院進行調研,掌握更多先進優(yōu)秀的管理方法和手段,同時與自己所在醫(yī)院的實際情況進行對比分析,將這些新技術和新方法進行變通利用。另外,在醫(yī)療行業(yè)中,可以建立一種合作共贏的發(fā)展機制,將檔案管理水平的提升當做各個醫(yī)院的一個目標,通過