制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計與運行問題研究-以A企業(yè)為例

采購內(nèi)部控制流程設(shè)計是否合理、運行是否有效是企業(yè)供應(yīng)鏈采購環(huán)節(jié)的核心樞紐。企業(yè)擁有合理且有效的采購內(nèi)部控制制度，相當(dāng)于具備強大的造血功能。它既能保證企業(yè)生產(chǎn)運營正常運轉(zhuǎn)、井然有序，又能驗證采購業(yè)務(wù)的真實性，讓欺詐、舞弊、監(jiān)守自盜等行為無處可藏，同時還可以為企業(yè)降低經(jīng)營成本提供最直接、有效的路徑。采購業(yè)務(wù)是制造企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品并控制產(chǎn)品成本的重要環(huán)節(jié)，采購環(huán)節(jié)原材料成本的可控性決定著企業(yè)在市場競爭中能否占有優(yōu)勢地位。由此可見，探討采購內(nèi)部控制流程設(shè)計是否合理、運行是否有效顯得尤為重要。一、制造企業(yè)采購內(nèi)控的理論簡述（一）內(nèi)部控制的相關(guān)概念所謂內(nèi)部控制，是指企業(yè)為了實現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)，保護資產(chǎn)的安全完整，保障會計信息資料的準(zhǔn)確可靠，確保經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營活動的經(jīng)濟性、效率性和效果性而在企業(yè)內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評價和控制的一系列方法、手段與措施的總稱。內(nèi)部控制的目標(biāo)是：合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)；合理保證企業(yè)資產(chǎn)安全；合理保證企業(yè)財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整；提高經(jīng)營效率和效果；促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略；內(nèi)部控制包括五大要素：即內(nèi)部環(huán)境（包括員工自身的品質(zhì)、道德價值觀和工作能力，管理者的經(jīng)營理念和經(jīng)營風(fēng)格，管理者確立權(quán)威性和責(zé)任、組織和開發(fā)員工的方法等）、風(fēng)險評估（對相關(guān)的風(fēng)險所進(jìn)行的辨別與分析）、控制活動（為了確保實現(xiàn)管理者的目標(biāo)而采取的政策和程序，包括審批、授權(quán)、驗證、確認(rèn)等）信息與溝通（為了保證員工履行職責(zé)而必須識別、獲取的信息及其溝通）、監(jiān)控（對內(nèi)部控制實施質(zhì)量的評價，主要包括經(jīng)營過程中的持續(xù)監(jiān)控，即日常管理和監(jiān)督、員工履行職責(zé)的行動等，也包括個別評價，或者是兩者的結(jié)合）。（二）制造企業(yè)采購內(nèi)控的重要性內(nèi)部控制的五大要素之一即控制活動，是企業(yè)實施內(nèi)控制度的核心活動，而控制活動中的采購內(nèi)控，作為制造企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動的起始業(yè)務(wù)，對制造企業(yè)供應(yīng)鏈活動有著至關(guān)重要的作用，有效的采購內(nèi)部控制措施，可以為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供了有力的質(zhì)量保證，增強制造企業(yè)的產(chǎn)品競爭力和影響力，有力的鞏固企業(yè)的市場地位，間接地提高了企業(yè)的銷售業(yè)績的同時，增加了制造企業(yè)的營業(yè)利潤，因此采購內(nèi)控的流程設(shè)計是否合理、運行是否有效對企業(yè)至關(guān)重要，有效的內(nèi)控為財務(wù)會計信息的真實性、完整性提供了良好的環(huán)境基礎(chǔ)，在營業(yè)利潤增加的同時也為制造企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。二、制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計與運行中存在的問題（一）物資請購存在不合理情況物資請購環(huán)節(jié)是采購部門發(fā)生采購的依據(jù)，前端是需求部門或是庫房部門根據(jù)自身需求或市場需求填寫請購單，經(jīng)過部門主管的審批后，最終將請購單移交給采購部門進(jìn)行采購，期間尤其是庫房根據(jù)市場需求和自身的庫存情況，申請采購的大量物資，如果對市場情況把握不精準(zhǔn)、預(yù)算采購不合理，勢必會給企業(yè)造成資金上的浪費，進(jìn)而影響企業(yè)的資金鏈，而資金相比于人類生存的血液，一旦出現(xiàn)問題，將給企業(yè)帶來非常大的資金風(fēng)險。（二）供應(yīng)商管理不嚴(yán)格一般企業(yè)在供應(yīng)商準(zhǔn)入方面管理比較松散，沒有確切合理的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，而且選擇合適的供應(yīng)商也并不是簡單的事情，如果沒有合理的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度這就比較容易導(dǎo)致人為主觀地確定供應(yīng)商并發(fā)生采購行為。由于沒有對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)查工作，比如供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量如何、信用等級如何、綜合實力的強弱、售后服務(wù)是否全面、資金是否充盈，而且對于重要原材料的供應(yīng)商沒有實地考察并準(zhǔn)確評估，這直接關(guān)系到采購的原材料的質(zhì)量好壞和是否給企業(yè)帶來稅務(wù)風(fēng)險和資金風(fēng)險，如預(yù)付款無法收回或供應(yīng)商無法開出發(fā)票，增加企業(yè)的資金成本支出和稅務(wù)成本的風(fēng)險。（三）采購人員職責(zé)劃分不清一般小型的制造企業(yè)，往往比較注重能為企業(yè)帶來直接經(jīng)濟利益的銷售和生產(chǎn)，而對職能類的部門不夠重視，有時會為了減少人員成本的支出，往往會精簡職能部門的費用支出，因此人員設(shè)置方面也不會充盈，會有一人負(fù)責(zé)多重崗位的現(xiàn)象，且負(fù)責(zé)的采購項目比較繁雜，一旦出現(xiàn)難以解決的問題時，一時難以找到直接的負(fù)責(zé)人，相當(dāng)大的影響了采購工作的效率，當(dāng)采購人員的工作進(jìn)度趕不上產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)度時，嚴(yán)重影響了采購的時效性，進(jìn)而影響生產(chǎn)進(jìn)度。同時，采購人員的職責(zé)沒有按照采購類型劃分，采購內(nèi)部人員職責(zé)相互有交叉，也影響著進(jìn)一步培養(yǎng)采購管理型人才，企業(yè)的全面發(fā)展除了需要高級領(lǐng)導(dǎo)人的帶領(lǐng)，還需要企業(yè)內(nèi)部高素質(zhì)人才的支持與跟隨。（四）采購合同簽訂存在風(fēng)險簽訂采購合同時也有一定的風(fēng)險需要注意，采購合同內(nèi)的產(chǎn)品名稱、數(shù)量要與庫房部門溝通清楚，否則可能會影響庫房的入庫管理，進(jìn)而增加管理成本；采購價格的定價機制如果不合理，不了解采購物資的特性，造成采購成本的忽高忽低；對于產(chǎn)品參數(shù)和質(zhì)量的要求，合同里充分要體現(xiàn)出來，否則可能會采購到不符合企業(yè)要求的產(chǎn)品；采購物資的售后服務(wù)也同等重要，一旦發(fā)生質(zhì)量問題，企業(yè)可根據(jù)合同的要求進(jìn)行售后或是退貨處理，進(jìn)而節(jié)省企業(yè)的采購成本；最后合同簽訂要經(jīng)公司法務(wù)和財務(wù)的審查，避免有合同漏洞的出現(xiàn)，造成公司的采購損失。（五）采購付款審批不嚴(yán)謹(jǐn)采購業(yè)務(wù)付款審批流程形同虛設(shè)或設(shè)置不嚴(yán)謹(jǐn)，沒有形成相互監(jiān)督、相互制約的內(nèi)控制度，采購內(nèi)控的設(shè)置就沒有達(dá)到預(yù)期目的，采購部門將采購付款單遞交財務(wù)人員時，財務(wù)人員根據(jù)采購合同、發(fā)票、入庫單情況審核付款，此時財務(wù)人員的審批層級如果低于負(fù)責(zé)采購的高級領(lǐng)導(dǎo)時，財務(wù)審核環(huán)節(jié)審核的合同內(nèi)容條款、發(fā)票、入庫物資情況就無法做到獨立性，進(jìn)而在財務(wù)與供應(yīng)商核對往來賬款明細(xì)和余額時發(fā)現(xiàn)錯誤無法及時糾正，起不到財務(wù)監(jiān)督的作用，間接造成了公司資金上的損失。（六）采購業(yè)務(wù)舞弊問題采購部門中的采購人員大都屬于公司老板的關(guān)系戶，沒有經(jīng)過專業(yè)的采購培訓(xùn)，整體素質(zhì)也都參差不齊，同時也自主決定對供應(yīng)商的選擇，也容易與供應(yīng)商之間達(dá)成某種協(xié)議，進(jìn)而損失公司的利益，直接影響著公司產(chǎn)品成本的高低，增加公司的采購舞弊風(fēng)險。（七）產(chǎn)品驗收程序不合理一般制造企業(yè)的驗收環(huán)節(jié)包括兩部分，即采購產(chǎn)品驗收入庫和生產(chǎn)產(chǎn)品驗收入庫，庫房人員根據(jù)采購訂單對到貨的產(chǎn)品進(jìn)行驗收入庫，此時要嚴(yán)格核查采購訂單上的產(chǎn)品名稱、數(shù)量、型號和規(guī)格，如果因為驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收程序不合理，對已驗收入庫但實際不合格的產(chǎn)品，由于銷售不出去或退貨退回庫房，這些不合格產(chǎn)品容易對庫房造成庫存積壓、時間一長進(jìn)而發(fā)生霉?fàn)€變質(zhì)的產(chǎn)品貶值風(fēng)險。生產(chǎn)的產(chǎn)品入庫環(huán)節(jié)沒有驗收或驗收不合理，一旦有不合格產(chǎn)品銷售出去，影響了客戶的體驗效果或造成不良后果，也會給企業(yè)帶來客戶投訴及法律訴訟的風(fēng)險。三、制造企業(yè)采購內(nèi)控流程設(shè)計與運行問題的改善策略（一）完善采購業(yè)務(wù)請購環(huán)節(jié)的內(nèi)控制度完善企業(yè)發(fā)生物資采購前的內(nèi)控制度，能有效從根源上解決資源上的浪費，即要有合理的、全面的采購計劃，采購計劃審批后，采購部門再根據(jù)采購計劃的內(nèi)容開展采購活動。采購計劃的制定，需要多部門配合才能完成，比如庫房部門及時有效的提供庫存余量、生產(chǎn)部門及時告知量化的生產(chǎn)能力、銷售部門根據(jù)市場銷售前景和目前的銷售情況合理預(yù)計銷售數(shù)量，建立一個單獨的計劃采購部，將多個部門提供的信息準(zhǔn)確無誤的匯總一起制定采購計劃，確定采購計劃后，再由銷售部、庫房部、生產(chǎn)部審批確認(rèn)后移交給采購部進(jìn)行物資采購，這樣的物資采購避免了因采購計劃不合理導(dǎo)致庫存積壓、霉?fàn)€變質(zhì)而造成企業(yè)經(jīng)濟上的損失。（二）完善供應(yīng)商管理制度建立完善的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。首先，應(yīng)該制定一些規(guī)則來選擇合格的供應(yīng)商，在選擇時，建立與企業(yè)長期戰(zhàn)略制度相匹配的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，比如供應(yīng)商的生產(chǎn)資質(zhì)是否齊全、產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)品價格是否匹配、供貨周期是否及時準(zhǔn)確、行業(yè)內(nèi)口碑及商業(yè)信譽是否良好、售后服務(wù)制度是否完善；其次，為合格的供應(yīng)商建立一個長期的動態(tài)的供應(yīng)商名錄，即對供應(yīng)商做好日常的考核記錄，一般對于供應(yīng)商的考核可以定期考核一次，比如每三個月對供應(yīng)商的商業(yè)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨周期、售后服務(wù)進(jìn)行打分制，對于排名最后的供應(yīng)商名次第一次可以標(biāo)記星號標(biāo)志，以警示此供應(yīng)商處于警告狀態(tài)，第二次考核時還是星號標(biāo)志時，那就對這類供應(yīng)商及時從名錄里清除，以免發(fā)生處理不及時造成公司的經(jīng)濟損失；最后，企業(yè)發(fā)生采購行為時按照采購制度的規(guī)定在這個動態(tài)的供應(yīng)商名錄里進(jìn)行招投標(biāo)或選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購，對供應(yīng)商優(yōu)中選優(yōu)，這樣，對制造企業(yè)采購的原材料有了質(zhì)量上的保證，為企業(yè)后面的生產(chǎn)活動提供了有力的質(zhì)量基礎(chǔ)。（三）完善人員職責(zé)劃分，防范舞弊風(fēng)險對于多條產(chǎn)品線的制造企業(yè)而言，采購部門擔(dān)負(fù)起整個的物資采購類型就比較繁雜，采購人員如果有清晰的職責(zé)劃分，即使采購類型繁多，也會亂中有序地進(jìn)行。此時可以按照企業(yè)產(chǎn)品線和采購類型來劃分采購內(nèi)部人員的崗位職責(zé)，成品采購和原材料采購分開設(shè)置人員負(fù)責(zé)，有助于培養(yǎng)專業(yè)人才，這樣就實現(xiàn)了專人專崗，人與人之間也不會有交叉的工作，然后再在采購部門內(nèi)部定期實行輪崗制，防范采購舞弊的發(fā)生。（四）加強采購合同的審查管理建立采購合同定期審計制度，既要對簽訂采購合同的目的進(jìn)行審計也要對合同條款定價原則進(jìn)行審計。簽訂采購合同的目的即是否有完善的采購計劃及對應(yīng)的審批流程，杜絕采購計劃和審批流程形同虛設(shè)，杜絕沒有計劃的采購行為，以免發(fā)生采購舞弊的風(fēng)險；合同條款是否會給企業(yè)帶來風(fēng)險，比如合同雙方權(quán)利與義務(wù)是否對等，審查合同是否執(zhí)行完畢，執(zhí)行的程度，以免發(fā)生在支付預(yù)付款后長期收不到供應(yīng)商貨物和發(fā)票，造成企業(yè)的經(jīng)濟損失和增加企業(yè)的管理成本；合同價格定價是否是優(yōu)中選優(yōu)的價格，即使是中標(biāo)的供應(yīng)商，也要將中標(biāo)的全過程納入審計程序中審查，避免采購人員與供應(yīng)商發(fā)生舞弊風(fēng)險。（五）合理設(shè)置采購業(yè)務(wù)付款審批流程建立完善的采購業(yè)務(wù)付款審批制度，采購付款前提是有審批后的采購合同，根據(jù)采購合同支付款項，然后再區(qū)分出是預(yù)付款合同還是貨到付款合同，付款方式不同，付款審批時附帶的附件單據(jù)不同。如：預(yù)付款合同，采購填寫付款單時需要附上采購合同，經(jīng)采購內(nèi)部審批后，轉(zhuǎn)交庫房審批，目的是讓庫房登記即將簽訂的采購物資，關(guān)注后期到貨情況，然后再轉(zhuǎn)交財務(wù)部審核，目的是財務(wù)根據(jù)采購合同審查預(yù)付款是否合理，并準(zhǔn)確記賬并后續(xù)定期跟供應(yīng)商對賬，經(jīng)采購部、庫房部、財務(wù)部審核后，預(yù)付款方可支出，并且?guī)旆亢拓攧?wù)定期要核查采購合同執(zhí)行情況；貨到付款方式，采購人員需要在填寫付款單時附上采購合同、到貨單、入庫單和對應(yīng)的準(zhǔn)確無誤的發(fā)票，經(jīng)采購部內(nèi)部審批后，再經(jīng)庫房部、財務(wù)部審核后，方可支付款項。采購付款審批流程不是一成不變的，需要根據(jù)企業(yè)自身的環(huán)境變化，隨時調(diào)整付款審批流程，使之符合企業(yè)的現(xiàn)行發(fā)展需要。（六）完善采購業(yè)務(wù)監(jiān)督制度，避免發(fā)生舞弊行為完善采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制監(jiān)督制度，管理人員要對采購業(yè)務(wù)時刻保持風(fēng)險防控的狀態(tài)，避免發(fā)生采購業(yè)務(wù)舞弊行為。設(shè)立不相容崗位相分離制度，比如，申請人員與審批人員相分離，采購計劃的制作者要與審批崗位分離，供應(yīng)商的選擇與確定審批要分離，合同的簽訂與合同審批崗位要分離，付款申請與付款審核崗位要分離，記錄供應(yīng)商明細(xì)賬臺賬人員要與定期與供應(yīng)商對賬人員相分離，有選擇的情況下，可以對采購部門內(nèi)人員實行輪崗制度，避免采購人員長時間的在相同崗位。（七）完善物資驗收環(huán)節(jié)流程建立完善的物資驗收環(huán)節(jié)流程，有助于企業(yè)對庫存產(chǎn)品的高質(zhì)量管理，避免多次發(fā)生供應(yīng)商售后環(huán)節(jié)服務(wù)，增加企業(yè)的管理成本和倉儲壓力。首先，采購物資到達(dá)企業(yè)時，采購人員通知質(zhì)檢部對到貨情況進(jìn)行質(zhì)量檢驗，對于合格的采購物資方可進(jìn)行下一步的入庫流程，對于不合格的采購物資，及時退還供應(yīng)商，避免發(fā)生相互扯皮風(fēng)險，增加企業(yè)的管理成本。四、結(jié)束語隨著我國社會經(jīng)濟的高速發(fā)